Beredskapsplan for Misjonshøgskolen

Transkript

1 Beredskapsplan for Misjonshøgskolen BRANN 110 POLITI 112 LEGEVAKT 113 Bård Mæland (leder) Kristin Fjelde Tjelle Stedfortreder: Kristin Fjelde Tjelle Stedfortreder: Seksjonsleder Gustav Steensland Studiesjef Torrey Seland t Stedfortreder: Prorektor utdanning Tomas Sundnes Drønen Studentprest Stefan Emmerhoff Driftssledelse Siste revidert september 2013 Drifstleder Steinar Sola (MHS) Driftssjef Tor Helge Køhn (NMS)

2 Hovedprinsipper for beredskapsarbeid Ansvarsprinsippet Den som har ansvar i en normalsituasjon har også ansvar i en ekstraordinær situasjon Likhetsprinsippet Organisasjonen en opererer med under kriser er mest mulig lik den organisasjonen man har til daglig Nærhetsprinsippet Kriser skal håndteres på lavest mulig nivå, i samsvar med den som har personalansvar. Ansvar og oppgaver Beredskapsleder vurderer hendelsens art og omfang iverksetter eventuelle strakstiltak ut fra sin vurdering av situasjonen varsler øvrige medlemmer i beredskapsgruppen avgjør hvilke medlemmer og forsterkning som skal innkalles Mediehåndtering: hva sier man/sier ikke til pressen, bruk av informasjon+ bilder av ansatte/studenter, formidling av navn/person, hvem uttaler seg, hvem kanaliseres henvendelser til. Gjennomføre første møte med vekt på potensiale / omfang, fokus, ressurser, iverksette tiltak basert på handlingskort, varsling Informasjonsstrategi Vurdering av hvilke tiltak som er aktuelle å iverksette Føre aksjoner og logg Varsle alle enheter og personer som blir berørt Klargjøre hvem som skal fronte media og hvilken informasjon som blir gitt. Nedsette frittstående evalueringsgruppe, påse at skriftlig evaluering gjøres, og formidle denne inn i revisjon og justering av beredskapsplanen. Kurs og øvelser Det skal årlig gjennomføres øvelser og andre kompetansebyggende tiltak /kurs som bidrar til å skape trygghet og felles metodikk i krisehåndteringen. Disse skal i størst mulig grad innlemmes eksisterende planene og forskrifter og inngå i HMS-arbeidet. MHS skal i tillegg gjennomføre realistiske øvelser annethvert år med mål om å forbedre og justere krisehåndteringen ved MHS, slik at den er i samsvar med gjeldende planverk, ansvarsområder, rutiner og informasjon. Revisjon av plan Beredskapsleder har overordnet ansvar for at beredskapsplanen blir oppdatert og justert på bakgrunn av erfaringer og evaluering. All relevant informasjon som er samlet i beredskapsperioden skal systematiseres og arkiveres på en forsvarlig måte. Hvert medlem av beredskapsgruppen skal sørge for at kunnskap og erfaringer fra krisesituasjoner og ekstraordinære hendelser, - som sjekklister, handlingsplaner og øvelser, skal brukes til å forbedre beredskapen.

3 1. Brann Brannvesen varsles Verifisere informasjon om skadeomfang Prioritere i forhold til - Personer - Miljø - Materiell Observatør / meldingsmottaker Branninstruks MHS Evakuering iverksettes Førstehjelp igangsettes Etablere oppholdsområde, evakuert personell Beredskapsleder/beredskapsgruppe Begrensing av skadeomfang - Oversikt over skadeomfang - Datamateriale sikres - Øvrige materielle verdier sikres Avsperring og vakthold Vakthold for flyttede gjenstander / driftsleder n trer sammen (evt. suppleres med driftsleder) Ansatte informeres Studenter informeres Oppfølging av berørt personell Forsikringsselskap varsles Logg Evaluering av forløp / beredskapstiltak Forslag til forebyggende tiltak HMS-rapportering til styret Evaluering og forebyggende tiltak AMU

4 2. Bygningsmessig/teknisk svikt Varsle driftsleder og rektor/direktør Observatør/meldingsmottaker HMS-håndbok Rapportering / etterarbeid Varsle ansatte og studenter Varsle eier trer sammen (evt. forsterkes med SR-leder og driftsleder) Verifisere skadeomfang Prioritering i forhold til: - Personer - Miljø - Materiell Vurdere skadebegrensende tiltak Evakuering av personell fra truede områder Etablere oppholdsområde for evakuert personell Evakuering av berørte/truede: - Utstillinger - Magasiner Avsperring/vakthold Vakthold flyttede gjenstander Rapportering av skade: - Politi - Arbeidstilsyn - Verneombud - Forsikringsselskap Oppfølging av berørt personell Logg Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak HMS-rapportering til styret Evaluering og forebyggende tiltak AMU

5

6 3. Skadeverk / innbrudd / tyveri Varsle driftsleder Varsle rektor/direktør Observatør / meldingsmottaker HMS-håndbok Varsle politi Mottak/kontakt med politi Hindre uvedkommende adgang Sperre av åstedet (sporsikring) Sikre/notere vitner (navn/telefon) Signalement (øyenvitner) Observatør / meldingsmottaker n trer sammen (eventuelt forsterkes med driftsleder) Vakthold Gjenopprett sikring av område/verdier Registrere skader Sikring av verdier/gjenstander Anmeldelse Politi Melding av skade til forsikringsselskap Logg Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak

7 4. Ulykke, personskade, på arbeidsplassen Iverksette førstehjelp Hjelp tilkalles, ambulanse 113 Observatør/ meldingsmottaker Mottak av ambulanse Sperre av hendelsesstedet Notere vitner Skjerme berørte personer Observatør/ meldingsmottaker n trer sammen (evt. suppleres med driftsleder og verneombud) Ansatte informeres Studenter informeres Arbeidstilsynet varsles Oppfølging av berørte Rapportere skade: - Politi - Arbeidstilsyn - Forsikringsselskap Logg Evaluering av hendelse Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak HMS-rapportering til styret Evaluering og forebyggende tiltak AMU.

8 5. Dødsfall ansatt n trer sammen (dette avhenger av dødsfallets karakter) Ansatte informeres Studenter informeres Minnemarkering på MHS planlegges og gjennomføres Nekrolog skrives Bårebukett Lys/blomster i resepsjon og eventuelt aula Deltakelse m. hilsen i begravelse, repr. ved evt. minnesamvær. Flagging på halv stang PC gjennomgås, data sikres/arkiveres/slettes E-postkonto avsluttes Brukerprofil lukkes FS og Its Learning oppdateres Videre oppfølging av kollegaer sammen med nærmeste overordnede Studiesjef i samarbeid med bedriftshelsetjeneste

9 6. Dødsfall student n trer sammen (eventuelt forsterkes med SR-leder) Kontakt med pårørende etableres Studentprest-tjenesten kontaktes Ansatte informeres Studenter informeres Lys/blomster i resepsjon og kapell Minnemarkering på MHS planlegges og gjennomføres Bårebukett Deltakelse i begravelse Flagging på halv stang Videre oppfølging av studenter E-postkonto avsluttes Brukerprofil lukkes FS og ItsLearning oppdateres Lånekassen informeres Studiesjef i samarbeid med studentprest Studiesjef

10 7. Uønskede hendelser med MHS-studenter i utlandet (MHS-organisert reise + enkeltreiser) Varsle i hht. prosedyre Varsle lokalt hjelpemannskap / legevakt Observatør/ meldingsmottaker/ Reglement for studieturer, utdanningsadministrasjonen Etablere kontaktperson på åstedet/ utenlandsk lærested (reiseleder fra MHS eller lokal kontaktperson) n sammenkalles (eventuelt forsterkes med studieveileder med internasjonalisering som ansvar) Verifisere informasjon om skadeomfang og identitet på skadet s tudent Varsle pårørende Varsle ansatte Varsle SR-leder Kontakte studentprest Eventuelt informere media Skjerme berørte personer Ivareta pårørende og deres informasjonsbehov Eventuelt kontakte norske utenlandsstasjoner eller Sjømannskirken Hvis dødsfall: Varsle politi Bistå ved bårehjemsendelse Oppfølging av evt. medstudenter i utlandet Følge prosedyrer som ved dødsfall student på MHS ved hjemkomst Oppsummere forløp, logg Evaluere hendelse Beredskapstiltak, erfaringsoverføring Utdanningsadministrasjonen skal ha informasjon om nærmeste pårørende, forsikringer og helsekort til alle MHS-studenter på utenlandsopphold.

11 8. Uønskede hendelser med MHS-ansatte i utlandet Varsle i henhold til prosedyre Varsle lokalt hjelpemannskap / legevakt Observatør/ meldingsmottaker/ lokal kontaktperson Etablere kontaktperson på åstedet/ utenlandsk (lære)sted, konsulat /ambassade n trer sammen Verifisere informasjon om skadeomfang og identitet på skadet ansatt Varsle pårørende Varsle ansatte Varsle SR-leder Skjerme berørt(e) person(er) Ivareta pårørende og deres informasjonsbehov Eventuelt kontakte norske utenlandsstasjoner eller Sjømannskirken Hvis dødsfall: Varsle politi Bistå ved bårehjemsendelse Oppfølging av evt. reisende i utlandet Følge prosedyrer som ved dødsfall ansatt på MHS ved hjemkomst Oppsummere forløp, logg Evaluere hendelse Beredskapstiltak, erfaringsoverføring Utarbeide skjema for innhenting av nødvendige personopplysninger (helsekort, pårørendeinformasjon) også når ansatte har utenlandsopphold?

12 9. Uønskede hendelser med utenlandske/internasjonale gjester/studenter ved MHS Varsle lokalt hjelpemannskap / legevakt Varsle rektor/studiesjef n trer sammen (eventuelt forsterkes med studieveileder med internasjonalisering som ansvar) Observatør/ meldingsmottaker Utdanningsadministrasjonen skal ha informasjon om nærmeste pårørende og reiseforsikringer til alle internasjonale studenter. Kontakt med pårørende etableres Kontakt med studentens/gjestens lærested/arbeidsplass Varsle aktuell ambassade gjøres kun om skadelidende ønsker det (unntak: dødsfall) Varsle ansatte Varsle SR-leder Skjerme berørte personer Følge opp skadelidende student i fht. NAV, Lånekasse (student), sykehus mv. Ivareta og bistå pårørende og deres informasjonsbehov Oppsummere forløp, logg Evaluere hendelse Beredskapstiltak, erfaringsoverføring Studiesjef

13 10. Trusler/ran/vold/seksuelle overgrep Varsle politi, evt. Ambulanse Varsle beredskapsleder Evt. iverksette førstehjelp Observatør /meldingsmottaker splan mot seksuell trakassering, kvalitetshåndbok Mottak av politi/ambulanse n trer sammen Ansatte informeres Studenter informeres Hindre uvedkommende adgang Sperre av hendelsessted Sikre/notere vitner Signalement fra øyenvitner Skjerme berørte personer Beredskapsleder / driftsleder Sikkerhetstiltak vurderes i samråd med politi Kunnskapsdepartementet og UHR informeres Presseinformasjon Logg Evaluering HMS-rapportering til styret Evaluering og forebyggende tiltak n AMU og LMU

14 11. Bombetrussel/terror Varsle politi Varsle beredskapsleder /ledelse n trer sammen (eventuelt forsterkes med driftsleder) Vurdere trusselen (i samarbeid med politi) - Spesifikk? - Uspesifikk? - Krav, motiv, steds-/tidsangivelse? Observatør / meldingsmottaker Uspesifikk: Vent på politi Unngå evakuering hvis ingen andre indikasjoner Stille søk Evakuere ved funn Spesifikk: Evakuere angitt område Evakuere tilstøtende arealer Gjennomføre søk (lokalkjent og politi) Spredning av evakuert personell Informasjon til evakuert personell Rapportering/etterarbeid Anmeldelse Telefonisk trussel: - Notere hva som ble sagt - Stemme, tonefall, aksent - Bakgrunnsstøy Skriftlig / elektronisk / annet: - Sikre bevis / spor Evaluere forløp og beredskapstiltak Evaluere sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Evaluering og forebyggende tiltak Observatør / meldingsmottaker AMU og LMU

15 12. Skoleskyting Rapportering / etterarbeid Varsle rektor/direktør og driftsleder Varsle politi Etablere kontaktperson på åstedet Varsle ansatte og studenter Etablere meldingstelefon trer sammen (evt. forsterkes med SR-leder og driftsleder) Verifisere skadeomfang Vurdere omfang/trusselbilde/trusselområde i samarbeid med politi Evakuering av personell fra truede områder Etablere oppholdsområde for evakuerte Navnelister berørte (undervisningsrom) Navneliste evakuerte Avsperring/vakthold Rapportering av skade: - Politi - Arbeidstilsyn - Verneombud - Forsikringsselskap Oppfølging av berørt personell Debriefing i samarbeid med politi og tverrfaglig team Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Evaluering og forebyggende tiltak HMS-rapportering til styret Observatør/meldingsmottaker Lærere, etasjevakter med bistand fra bedriftshelsetjeneste og studentprest AMU og LMU

16 13. Nasjonal hendelse Rapportering / etterarbeid n trer sammen Ansatte informeres om status Studenter informeres om status Hjemmeside oppdateres Oversikt over omfang Oppfølging av spesielt berørte Oppfølging av pårørende evt. i hht. rutiner for dødsfall ansatte/studenter. Markering i aula Lysglobe, blomster i resepsjon Flagging halv stang Minnestillhet i hht. nasjonal koordinert markering Oppsummere forløp, logg Evaluere hendelse Beredskapstiltak, erfaringsoverføring Evaluering og forebyggende tiltak AMU og LMU

17 14. Pandemi n trer sammen, ansvar / aksjoner fordeles i gruppen Ansatte informeres Studenter informeres SiS v/helsetjenesten kontaktes vurderes og iverksettes i samsvar med råd fra helsemyndigheter Følg helsemyndighetenes instrukser Logg Evaluering HMS-rapportering til styret