BEREDSKAPSPLAN. For brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole

Transkript

1 BEREDSKAPSPLAN For brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole Vedtatt av høgskolestyret

2 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole 1. HASTEARK FOR BEREDSKAPSGRUPPE VED DIAKONHJEMMET HØGSKOLE Brann 110 Politi 112 Ambulanse 113 Beredskapsnummer for Diakonhjemmet Høgskole Diakonhjemmet Høgskole Oslo Diakonveien OSLO Sentral beredskapsledelse består av: Rektor Administrasjons- og økonomisjef Medlemmer: HR-sjef IT-sjef Studiesjef Kontorsjef Sandnes Studentprest Eiendomssjef i Stiftelsen Stedfortreder: instituttleder ISH Stedfortreder: IT-sjef Stedfortreder: instituttleder IVE Stedfortreder: diakon Stedfortreder:driftssjef i eiendomsavdelingen Ansvar og oppgaver for første fase i krisehåndtering: Beredskapsledelsen vurderer type hendelse og omfang av denne, videre iverksette eventuelle strakstiltak ut i fra sin vurdering av situasjonen. Varsle øvrige medlemmer av beredskapsledelsen Avgjøre roller og ansvar i beredskapsledelsen Føre aksjoner, situasjonsoversikt og logg, om mulig med bildedokumentasjon Gjennomføre førstemøte i beredskapsledelsen med fokus på potensial og omfang av situasjonen Ha tydelig prioriteringsrekkefølge: mennesker miljø materiell omdømme Varsle og informere alle som kan tenkes bli berørt. Klargjøre hvem som håndterer media, og hvilken informasjon som frigis Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 1 av 24

3 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole Innholdsfortegnelse For brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole... 0 Vedtatt av høgskolestyret HASTEARK FOR BEREDSKAPSGRUPPE VED DIAKONHJEMMET HØGSKOLE OM BEREDSKAPSPLANEN... 4 Beredskapsplanens omfang... 5 Prinsipper for høgskolens beredskapsledelse... 5 Oppdatering av beredskapsplan og øvelser... 5 Beredskapsøvelser... 6 Brannvernøvelser... 6 Etterarbeid og rapportering ORGANISERING... 8 Sentral beredskapsledelse... 8 Sentral beredskapsledelse består av:... 8 Møtested... 9 Ansvar og oppgaver for beredskapsledelsen... 9 Lokal kriseledelse Informasjon i beredskapssituasjoner Oppfølging og omsorg Ivaretakelse av berørte og pårørende Håndtering av telefonhenvendelser fra pårørende Plan håndtering av pandemi Plan for håndtering IKT-kriser (informasjonssikkerhet) VARSLING Varslingsplan for alle Varsling av beredskapsledelsen Retningslinjer for intern varsling Når sentralbordet mottar varsel om ulykke/akutt krise: Når administrasjons- og økonomisjef eller rektor mottar varsel om ulykke/akutt krise Alternativ plassering av sentralbordet Fullskala varsling ved akutt fare Ansvar ved fullskala varsling Varsling av myndigheter KRISER I UTLAND Internasjonalt kontor Studenter i utlandet Sjømannskirken Hvem har ansvar for hva når ansatte og studenter er i utlandet? Ansattes ansvar Instituttenes og seksjonenes ansvar Internasjonalt kontor sitt ansvar PRAKTISK TILRETTELEGGING VED DØDSFALL Bruk av kondolanseprotokoll Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 2 av 24

4 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole Minnestund Begravelse/bisettelse Flagging Rydding av kontor og hjemmeområdet (ansatt) HUSKELISTE TIL STØTTE I ARBEIDET VEDLEGG Varslingsplan Tiltakskort 1. BRANN Tiltakskort 2. SKADEVERK Tiltakskort 3. RAN, VOLD OG TRUSLER Tiltakskort 4. VANNSKADE Tiltakskort 5. BYGNINGSMESSIG TEKNISK SVIKT Tiltakskort 6. VIRUS/SPAM Tiltakskort 7. ALVORLIG BEKYMRING FOR STUDENT Tiltakskort 8. ALVORLIG BEKYMRING FOR ANSATT Tiltakskort 9. ULYKKE MED PERSONSKADE /LIVSTRUENDE SKADE INNENLANDS Tiltakskort 10. HENDELSE MED UTENLANDSK STUDENT PÅ CAMPUS Tiltakskort 11. KRISER I UTLANDET ANSATT OG STUDENT Tiltakskort 12. DØDSFALL ANSATT Tiltakskort 13. PANDEMI Tiltakskort 14. BOMBETRUSSEL (UNNTATT OFFENTLIGHET) Tiltakskort 15. SKYTING/TRUSSEL OM DØDELIG VOLD (UNNTATT OFFENTLIGHET) Logg ved krisesituasjoner Hjelpeskjema ved bombetrussel pr. telefon Intern varslingsliste ved kriser Sikkerhetsprotokoll for utreisende studenter Sjekkliste ved melding om at student er død Kart/tegning: DBL-bygget - A20-05 Kart/tegning: DBL-bygget - A20-04 Kart/tegning: DBL-bygget - A20-03 Kart/tegning: DBL-bygget - A20-02 Kart/tegning: DBL-bygget - A20-01 Kart/tegning: DBL-bygget - A20-U1 Under og 1.etasje Diakonveien etg - Diakonveien etg - Diakonveien etg - Diakonveien 14 U.etg - Diakonveien 14 Rømningsplan Kart og tegning over lokaler i Sandnes Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 3 av 24

5 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole 2. OM BEREDSKAPSPLANEN Beredskapsplanen beskriver høgskolens organisering av og ansvar for kriseledelse. Administrasjons- og økonomisjef har, på vegne av rektor ansvar for beredskapsplanen og for at denne er kjent og øvet. Administrasjons- og økonomisjef er med dette ansvarlig for at alle relevante tiltak blir iverksatt dersom ulykker, katastrofer, alvorlige hendelser eller andre kriser rammer Diakonhjemmet Høgskole. Administrasjons- og økonomisjef leder møtene i den sentrale beredskapsledelsen. Beredskapsplan er til for å bedre sikre at høgskolen er i stand til å håndtere alle typer hendelser som krever krisehåndtering. Beredskapsplanen beskriver høgskolens organisering og fordeler ansvaret ved håndtering av kriser. Med konkrete planer, regelmessige øvelser, ansvarsbevisst personell og effektiv ledelse, kan katastrofer avverges og skadevirkninger begrenses. Denne planen skal dekke alle typer hendelser som Diakonhjemmet Høgskole (DH) blir involvert i, og som vil kreve krisehåndtering fra høgskolens side. Det gjelder både interne og eksterne hendelser og hendelser som kan svekke DHs omdømme. Ved større kriser mobiliseres høgskolens beredskapsledelse. Kriser av mindre alvorlighet og omfang skal håndteres i den enkelte avdeling og ledes av lokal leder. Beredskapsleder avgjør om den enkelte situasjon skal håndteres sentralt av beredskapsledelsen, eller lokalt i det aktuelle instituttet eller seksjonen. Ikke alle kriser er livstruende eller akutte. Den som blir kjent med, eller oppdager en krisesituasjon må vurdere om det er nødvendig å tilkalle nødetatene Brannvesen 110 Politi 112 Ambulanse 113, eller om det er tilstrekkelig å varsle høgskolens ledelse. I beredskapsplanens vedlegg følger en rekke tiltakskort som beskriver ansvar og aktuelle tiltak i ulike krisesituasjoner. Tiltakskortene er ment som et hjelpemiddel for beredskapsledelsen spesielt, og for ansatte og studenter generelt. To av tiltakskortene publiseres ikke, for å unngå uønsket oppmerksomhet: Tiltakskort 14: Bombetrussel Tiltakskort 15: Skyting/ trussel om dødelig vold Beredskapsplanen skal være tilgjengelig for alle på høgskolens nettsider, men uten disse to tiltakskortene. Ansatte har tilgang til den fullstendige versjonen gjennom HMS-håndboken på nett. Alle personer med en definert rolle i beredskapsarbeidet, skal ha en oppdatert utskrift av planen (personer på intern varslingsliste i vedlegg 2). Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 4 av 24

6 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole Diakonhjemmet Høgskole skal ikke overta nødetatenes eller kommunens ansvar, men skal i samarbeid med disse sørge for best mulig beredskap og oppfølging på lokalt plan. Beredskapsplanens omfang Eksempler på hendelser der beredskapsledelsen skal mobiliseres: Hendelser på Diakonhjemmet Høgskoles område eller ved arrangementer i høgskolens regi hvor en situasjon kan eller kan ha ført til dødsfall eller alvorlig skade på person, miljø, materiell eller omdømme Pandemi eller annen fare for sykdom Større materielle skader Grovt ran, vold eller trussel mot personer Trussel om voldsbruk mot høgskolen Naturkatastrofer Prinsipper for høgskolens beredskapsledelse Høgskolen legger vekt på at håndtering av krisesituasjoner skal være mest mulig lik håndtering av andre forhold ved skolen. Med dette menes: Ansvarsprinsippet: Den som har ansvar i en normalsituasjon, har også ansvar ved ekstraordinære hendelser. Likhetsprinsippet: Den organisasjonen man opererer med i beredskap, skal være mest mulig lik den organisasjonen man har til daglig Nærhetsprinsippet: Hendelser skal håndteres på et lavest mulig nivå Samvirkeprinsippet: Høgskolen har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering For å kunne iverksette tiltak og sørge for en handlekraftig og koordinert ledelse når krisen oppstår, er det nødvendig at medlemmene kjenner sine roller og ansvar, samt at de har tilstrekkelig opplæring og øvelse Oppdatering av beredskapsplan og øvelser Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 5 av 24

7 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole Beredskapsplanen med tilhørende dokumenter skal oppdateres løpende, senest innen utgangen av juni hvert år. Hvert 4. år revideres beredskapsplanen i sin helhet. Oppdateres innen juni: Revideres innen juni I tillegg til denne beredskapsplanen har DH følgende relaterte planer: Kriseberedskapsplan for studenter i utlandet (Ansvar: Internasjonal koordinator) Sikkerhetsprotokoll for utreisende studenter (Ansvar: Internasjonal koordinator) Brannverndokumentasjon (Ansvar: IT- Sjef ) Pandemiplan (Ansvar: HR-Sjef) Beredskapsøvelser Det er viktig å bli godt kjent med beredskapsplanen og den enkeltes rolle og oppgaver. Den beste måten å sikre dette på er gjennom øvelser. Dette kan gjøres på ulike måter, både praktiske øvelser og teoretiske skrivebordsøvelser. Det er viktig at alle øvelser dokumenteres. Beredskapsleder har ansvar for at øvelser blir gjennomført. Kunnskapsdepartementet krever at høgskolen planlegger, gjennomfører og evaluerer minst en kriseøvelse i året. Administrasjons- og økonomisjef har ansvar for at øvelsene blir gjennomført. Brannvernøvelser Det skal gjennomføres minst 2 evakueringsøvelser pr. år i hvert bygg. IT-sjef er ansvarlig for organisering, gjennomføring og dokumentasjon av brannøvelser. Etterarbeid og rapportering Ivaretakelse av berørt personell har høyeste prioritet etter en hendelse. I løpet av de første timene etter en alvorlig hendelse bør de berørte ansatte og/eller studenter samles til en samtale hvor fakta oppsummeres, informasjon gis og tanker om det som har skjedd kan deles. Det kan også være behov for videre oppfølging av involverte ansatte, studenter og pårørende. Det skal legges til rette for videre oppfølging som råd om helsehjelp, sykebesøk, Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 6 av 24

8 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole minnestund og deltagelse i begravelse. Det kan også være behov for juridisk -administrativ bistand i forbindelse med sykdom, uførhet, permisjon, forsikring osv. Beredskapsledelsen skal sørge for at ansvar for ulike oppgaver blir fordelt for å sikre en ryddig og effektiv prosess av hensyn til de involverte. Etter en krisehendelse eller større øvelse skal alle enheter involvert i aksjonen skriftlig rapportere følgende: Kortfattet beskrivelse av instituttets /seksjonens oppgaver og innsats under aksjonen Positive og negativer erfaringer fra samarbeidet med interne og eksterne aktører Erfaringer fra varslingsrutinene i beredskapsplanen og eventuelle forslag til forbedringer Eventuelle forslag til endringer eller forbedringer i beredskapsplanen. Kriseleder (den som leder håndtering av aktuell krise) har ansvar for at rapporten sendes til HR-sjef for arkivering. Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 7 av 24

9 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole 3. ORGANISERING Sentral beredskapsledelse Den sentrale beredskapsledelsen ved DH består i hovedsak av høgskolens ledelse, og suppleres med ressurspersoner ved behov. Sentral beredskapsledelse består av: Leder: Administrasjons- og økonomisjef (på vegne av rektor) Talsperson: Rektor Medlemmer: HR-sjef IT-sjef Studiesjef Kontorsjef Sandnes Studentprest Eiendomssjef i Stiftelsen Møtested: møterom i A-fløyen, Diakonveien 12 (ved rektors kontor). (Stedfortreder: IT-sjef) (Stedfortreder: instituttleder ISH) (Stedfortreder: Instituttleder IVE) (Stedfortreder: Diakon) (Stedfortreder: Driftssjef ved eiendomsavdelingen) (evt. Eiendomsavdelingen Diakonveien 10) Organisasjonskart beredskapsledelse: Rektor (Øverste leder og talsperson) Adm. og øk. sjef (beredskapsleder) HR-sjef, IT- sjef, Studiesjef, Kontorsjef Sandnes, Eiendomssjef i stiftelsen, Studentprest Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 8 av 24

10 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole Høgskolens øverste ledelse skal alltid, både i arbeids- og fritid, være tilgjengelig for kontakt i tilfelle en krise eller ulykke skulle oppstå. Dette gjelder: Rektor/ stedfortreder for rektor Administrasjons- og økonomisjef Instituttledere Beredskapsledelsen ved administrasjons- og økonomisjef skal alltid varsles om kriser av den typen som er beskrevet i beredskapsplanen. Møtested Beredskapsledelsen skal umiddelbart samles i møterom i A-fløyen, Diakonveien 12 (ved rektors kontor). Alternativt møtested: Eiendomsavdelingen Diakonveien 10 (evt. gamlegården Hartvig Halvorsens vei 5) Dersom møtesteder på området ikke kan benyttes: Menighetsfakultetet, Gydas vei 4, Oslo Ansvar og oppgaver for beredskapsledelsen Beredskapsledelsen (både sentralt og lokalt) skal starte arbeidet så raskt som mulig, i tråd med sjekklisten (listen er ikke uttømmende, men ment som et arbeidsverktøy i krisehåndteringen): Beredskapsleder vurderer hendelsens art og omfang, samt iverksetter eventuelle strakstiltak Skaffe seg oversikt over situasjonen, hva har skjedd o Mennesker, situasjon, sted, hva er allerede gjort Varsle øvrige medlemmer av beredskapsledelsen, samt avgjøre hvilke medlemmer som skal innkalles Avgjøre roller og ansvar i beredskapsledelsen o Hvem gjør hva Føre logg, om mulig med fotodokumentasjon Gjennomføre førstemøte med vekt på: o Potensial/omfang basert på «worst case»- tankegang; hvilke konsekvenser har hendelsen for DH o Fokus o Ressurser o Iverksette tiltak basert på fokuspunkter o Varsling o Velge informasjonsstrategi Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 9 av 24

11 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole Ha tydelig prioritering av: Mennesker miljø materiell omdømme Varsle/ informere institutter/seksjoner og personer som blir berørt Klargjøre hvilken informasjon som er frigitt Gjennomføre fortløpende statusmøter for å oppdatere beredskapshåndteringen Ivareta forhold til myndigheter Mobilisere nok ressurser basert på føre-var-prinsippet Koordinere informasjon mellom DH og Stiftelsen det Norske Diakonhjem. Informere internt og eksternt Etablere mediesenter etter behov Etablere informasjonstjeneste etter behov, for henvendelser fra pårørende o Samhandle med kommunen dersom hendelsen er stor Vurdere behovet for psykososial støtte o Samhandle med kommunen dersom hendelsen er stor Ta beslutning om eventuell nedtrapping eller avblåsning av aksjon Lokal kriseledelse Kriser som har et begrenset omfang, skal i hovedsak håndteres lokalt. Ved tvil er det administrasjons- og økonomisjef som avgjør om krisen håndteres lokalt eller av beredskapsledelsen. Lokale kriser kan være: Mindre ulykker (ikke alvorlig personskade) Enkeltdødsfall blant ansatte/ studenter som følge av sykdom, trafikkulykke, fritidsulykke o.l. Mindre alvorlige kriminelle handlinger Lokal kriseleder I instituttene ledes lokale kriser av instituttleder. I fellesadministrasjonen håndteres lokale kriser av seksjonsleder. Lokal kriseleder bemyndiger medarbeidere til sitt team for å få løst oppgavene på en effektiv og god måte. Lokal kriseleder vurderer situasjonens alvorlighet, herunder behovet for assistanse fra HRseksjonen, bedriftshelsetjenesten, prest o.l. I samarbeid med HR- seksjonen vurderes det i hvilken grad eksterne ressursperser skal trekkes inn. Studieseksjonen er tilgjengelig for støtte når studenter er berørt. Lokal kriseleder er ansvarlig for å holde administrasjons- og økonomisjef orientert om situasjonen. Dersom situasjonen utvikler seg til å omfatte mer enn et institutt eller seksjon, eller at trykket fra presse og media er økende, skal administrasjons- og økonomisjef vurdere mobilisering av høgskolens beredskapsledelse. Rektor har alltid ansvar for å uttale seg til media. Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 10 av 24

12 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole Forebygging Lokal kriseleder er ansvarlig for at endringer i beredskapsplanen gjøres kjent blant instituttene og seksjonenes ansatte, og skal aktivt bidra til gjennomføring av høgskolens planlagte beredskapsøvelser. Hvert institutt og seksjon skal være forberedt og i stand til å håndtere mindre krisesituasjoner som kan oppstå lokalt. Informasjon i beredskapssituasjoner Informasjon til offentligheten og medier organiseres slik ved krise/ulykke. Hvem gir informasjon: Politiet har ansvar for å gi informasjon i tilknytning til større ulykker, dødsfall og kriminelle handlinger Rektor har ansvar for høgskolens eksterne og interne informasjon Administrasjons- og økonomisjef og markeds- og kommunikasjonssjef bistår rektor og DHs beredskapsledelse med relevant informasjon Hvem informerer om hva: Politiet informerer om ulykken, redningsarbeidet, omfang/årsak, dødsfall osv. Hvis ulykken medfører dødsfall, er det alltid politiet som står for informasjonen! Rektor vurderer hvilken informasjon det kan være aktuelt å formidle for øvrig, og rådfører seg med politiet om innhold og tidspunkt for info. Administrasjons- og økonomisjef og markeds- og kommunikasjonssjef bistår rektor, meddeler via DHs nettside og organiserer evt. pressekonferanser som kan være aktuelle i tillegg til politiets. I tillegg til mediene, skal disse ha informasjon: Studenter: Informasjon gis til klassen/e Ansatte: Informasjon gis på informasjonsmøter Pårørende: Direkte kontakt, evt. kan pårørendetelefon bli opprettet ved stor pågang Lokalt politidistriktet varsles via telefon Utenriksdepartementet og Kripos v/ulykke når student/ansatt er utenlands: Utenriksdepartementet varsles via telefon Kriminalpolitisentralen varsles via telefon Sjømannskirkens beredskapstelefon: Organisering av utvidede informasjonstiltak Markeds- og kommunikasjonssjef er ansvarlig for etablering av et krisekommunikasjonsteam, ledet av rektor Teamet skal legge til rette for media i eget rom, slik at både kriseledelsen, berørte personer og pårørende skjermes i best mulig grad Markeds- og kommunikasjonssjef er ansvarlig for oppdatering av web (se kap. 4 om varsling) Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 11 av 24

13 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole All informasjon skal bekreftes skriftlig av beredskapsledelsen før den går ut til ansatte, studenter, pårørende, media og andre Oppfølging og omsorg Ved en alvorlig hendelse med mange skadde og berørte, vil man få pågang fra mennesker som er direkte rammet, pårørende og andre som vil ha behov for informasjon og ulike former for ivaretakelse. Ved hendelser som har vært en betydelig psykisk påkjenning, vil det være store helsegevinster å hente ved enkle støtte- og omsorgstiltak i egen organisasjon overfor berørte ansatte og studenter. Psykososial omsorg Det er høgskolens ansvar å sikre at ansatte og studenter ikke er alene umiddelbart etter en krise, og at alle som er rammet får et tilbud om støtte og omsorg inntil det ordinære støtteapparatet kan tre i kraft. Dersom behovet for psykisk helsehjelp er stort, oppretter beredskapsledelsen et kriseteam, bestående av bedriftshelsetjenesten, studentprest og/eller studentdiakon, eventuell psykiatrisk kompetent person eller psykolog. Dette teamet skal ikke erstatte eventuelt ansvar som primærhelsetjenesten/kommunen har overfor den enkelte, men bidra som supplement under opphold på høgskolen. I en akutt situasjon kan leder og/eller kollegaer gi psykisk førstehjelp til personer som har blitt påført alvorlige psykiske påkjenninger. Stikkord for psykososial førstehjelp: Skap ro om den som er rammet Aksepter alle følelser Vis omsorg og nærvær Følg den rammedes behov Lytt spør om situasjonen Ivaretakelse av berørte og pårørende Både under og etter en krisesituasjon vil berørte og pårørende ha stort behov for informasjon. Både om hva som skjer nå, hva som har skjedd og hvorfor, og hva som vil skje fremover. Høgskolen har følgende primærlokaler for mottak av berørte og pårørende: Oslo: AU 17, Diakonveien 14 (gamle bibliotek) Sandnes: Nr. 4 - Nærlandrommet, Vågsgaten 40 Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 12 av 24

14 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole Håndtering av telefonhenvendelser fra pårørende Telefonhenvendelser fra pårørende vil i hovedsak bli besvart ved Servicetorget. Dersom pågang fra pårørende blir for stor, må beredskapsledelse be om hjelp fra lokale myndigheter. I ekstraordinære situasjoner kan kommunen opprette pårørendetelefon bemannet av helsepersonell. Det er svært viktig at personell som betjener telefoner mot pårørende, får korrekt informasjon som kan formidles til pårørende. Plan håndtering av pandemi En pandemi er en verdensomspennende epidemi som opptrer i et stort område og vanligvis rammer en stor andel av befolkningen. Diakonhjemmet Høgskole har en egen pandemiplan og det utarbeides også et eget tiltakskort ved pandemi i beredskapsplanen. Plan for håndtering IKT-kriser (informasjonssikkerhet) Diakonhjemmet Høgskole har utarbeidet en egen policy og retningslinjer for informasjonssikkerhet. Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 13 av 24

15 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole 4. VARSLING Når det oppstår en ulykke eller annen kritisk hendelse, er det svært viktig med rask varsling til nødetatene og skolens beredskapsledelse. Varslingsplan for alle Alle alvorlige hendelser skal meldes til høgskolens ledelse for å sikre at hendelsen blir ivaretatt. Høgskolens varslingsplan gjelder varsling av alle ulykker og kriser, og skal gjøres allment kjent blant ansatte og studenter ved Diakonhjemmet Høgskole. Oppslaget skal henge godt synlig i alle bygg som disponeres av høgskolen. Enhver som er vitne til en ulykke/krise, plikter å handle og varsle i tråd med varslingsplanen. Varsling av beredskapsledelsen I en krisesituasjon skal høgskolens sentrale beredskapsledelse varsles snarest mulig. Det er opprettet et eget nødnummer som skal brukes til varsling av beredskapsledelsen telefon: Dersom sentralbordet mottar melding om en ulykke eller krise, er disse ansvarlig for å varsle sentral beredskapsledelse umiddelbart. Det er utarbeidet varslingsliste med navn i prioritert rekkefølge for å sikre en effektiv intern varsling og mobilisering av beredskapsledelsen. Se vedlegg. Varslingsliste skal oppdateres løpende og distribueres til alle som står på listen, samt sentralbord og vaktselskap. Ledergruppen forventes også å ha varslingslistens navn/telefonnummer lagret på egen mobiltelefon. Retningslinjer for intern varsling Når sentralbordet mottar varsel om ulykke/akutt krise: 1. Spør varsler om hun/han har ringt Brannvesen 110 Politi 112 Ambulanse Hvis nei: Varsle 110/112/ Varsle på Beredskapsledelse på telefon: Avklar hvem som utfører videre varsling jf. varslingsliste Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 14 av 24

16 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole Den som gjennomfører videre varsling: 5. Noter navnet på alle som har mottatt varsel Når administrasjons- og økonomisjef eller rektor mottar varsel om ulykke/akutt krise 1. Spør varsler om hun/han har ringt Brannvesen 110 Politi 112 Ambulanse Hvis nei: Varsle 110/112/ Iverksett videre varsling jf. Varslingsliste (gjør det selv eller deleger oppgaven) 4. Kontakter styreleder på Diakonhjemmet Høgskole 5. Den som gjennomfører videre varsling: 6. Noter navnet på alle som har mottatt varsel I tillegg til disse retningslinjene, er det utarbeidet støtteskjema for mottak av helt spesielle henvendelser pr. telefon til DHs sentralbord: Sjekkliste ved bombetrussel (se vedlegg) Melding om at en student er død (se vedlegg) Alternativ plassering av sentralbordet Dersom servicetorget rammes av brann eller annen krise og må evakueres, skal sentralbordfunksjonen flyttes til DBL- bygget, grupperom D Fullskala varsling ved akutt fare Ved behov for fullskala varsling av organisasjonen. f.eks. ved en reell trussel om bruk av skytevåpen, skal ansvarsprinsippet følges. Det betyr av at de som i en normalsituasjon har personalansvar, også har ansvar for å varsle i egne rekker. Dette gjelder også studenter i den grad dette er praktisk mulig. Varslingsmetode Daglig driftsansvar Stedfortredende driftsansvar e-post (alle ansatte) Markeds- og IT-tjenesten e-post (alle studenter) kommunikasjonssjef web Markeds- og IT-tjenesten kommunikasjonssjef infoskjermer på campus IT-tjenesten Klarering av informasjon All kriseinformasjon som gis via disse kanalene, SKAL komme skriftlig fra rektor/ rektors stedfortreder Ansvar ved fullskala varsling Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 15 av 24

17 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole Høgskolens beredskapsledelse avgjør om det skal iverksettes fullskala varsling ved høgskolen Rektor har ansvar for å formulere den aktuelle informasjonen i samarbeid med markedsog kommunikasjonssjef ved høgskolen og evt. politi IT-seksjonen har ansvar for at de informasjonskanaler som benyttes ved fullskala varsling er operative Dersom noen av informasjonskanalene er ute av drift skal IT-seksjonen orienteres da dette forringer mulighetene for fullskala varsling Varsling av myndigheter Ved arbeidsulykker med alvorlig personskade eller død skal både politiet og Arbeidstilsynet varsles. Varsling av myndigheter skal utføres av høgskolens ledelse, primært via HR-sjef. Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 16 av 24

18 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole 5. KRISER I UTLAND I utlandet er det vedkommende lands politi og hjelpeapparat som har det direkte ansvar for norske borgere som involveres i en ulykke. Norsk utenrikstjeneste og Kriminalpolitisentralen i Oslo har kontakt med utenlandske myndigheter, og kontakt med disse igjen etableres gjennom lokalt politi hjemme i Norge. Ved ulykker i utlandet stilles det særlig store krav til høgskolens egen kriseberedskap, både når det gjelder organisering, informasjon og omsorg Internasjonalt kontor Diakonhjemmet Høgskole samarbeider med en rekke partnere i utlandet. Internasjonalt kontor ved høgskolen har det koordinerende ansvaret for studenter i utlandet og ansatte på ansattutveksling. Internasjonal koordinator varsler beredskapsleder ved kriser i utlandet og deltar i beredskapsledelsen ved slike hendelser. Studenter i utlandet Det er utarbeidet en separat prosedyre for studenter i utlandet, se vedlegget Sikkerhetsprotokoll for utreisende studenter. Denne prosedyren omtaler Diakonhjemmet Høgskole sitt ansvar for ulike kategorier utenlandsstudenter, og inneholder prosedyrer for høgskolens studenter før, under og etter utenlandsoppholdet. Sjømannskirken Diakonhjemmet Høgskole har en beredskapsavtale med Sjømannskirken. Avtalen innebærer at Sjømannskirken stiller seg til disposisjon som en ressurs for skolens studenter og ansatte som oppholder seg i utlandet, enten de er på kortere eller lengre opphold. Sjømannskirken har 46 enheter i utlandet og har en 24-timers beredskapstelefon ( ) hvor man kan henvende seg for bistand i forbindelse med ulykker og kriser. Hvem har ansvar for hva når ansatte og studenter er i utlandet? Ansattes ansvar Før avreise skal den enkelte ansatte orientere seg om hvilken utenriksstasjon som er nærmest reisemålet, sjekk Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 17 av 24

19 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole Før avreise skal den ansatte oppdatere Outlook med reisemål og bosted (gjerne hotellnavn) Ved krise tar kontaktpersonen i gruppen (hvis man er flere) kontakt med SOS International ( ) eller Sjømannskirkens beredskapstelefon ( Når en reiser alene tar den enkelte kontakt med SOS International ( ) eller Sjømannskirkens beredskapstelefon ( ) Instituttenes og seksjonenes ansvar Instituttleder/seksjonsleder skal ha oversikt over hvor avdelingen har ansatte og studenter i utlandet, når reisen/oppholdet er i regi av Diakonhjemmet Høgskole. Instituttleder/seksjonsleder har ansvar for å følge opp ansatte og studenter på utenlandsopphold fra sin enhet. Om instituttleder/seksjonsleder får kjennskap til en situasjon i utlandet som potensielt kan innebære en krise med involverte ansatte og/eller studenter skal beredskapsleder underrettes Internasjonalt kontor sitt ansvar Dersom Internasjonalt kontor får kjennskap til en situasjon i utlandet som potensielt kan innebære en krise med involverte ansatte og/eller studenter, skal administrasjons- og økonomisjef underrettes. Internasjonalt kontor har blant annet ansvar for å: Sørge for at opplysningsskjema/egenerklæring blir arkivert Registrere utenlandsopphold Samarbeide med vertsinstitusjoner om krisehåndtering Kontakte studenter og grupper som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner Være i telefonberedskap for studentene Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 18 av 24

20 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole 6. PRAKTISK TILRETTELEGGING VED DØDSFALL Bruk av kondolanseprotokoll Ved dødsfall blant studenter eller ansatte kan det på egnet, tilgjengelig sted legges frem en kondolanseprotokoll. Protokollen legges gjerne frem på et enkelt bord med hvit duk, en bukett blomster, levende lys, dødsannonsen og eventuelt et fotografi av den avdøde. Normalt legges kondolanseprotokollen frem umiddelbart etter dødsfallet og tas inn samme dag eller dagen etter gravferden. Det bør overveies å overrekke kondolanseprotokollen til den avdødes nærmeste pårørende. Minnestund Så snart som mulig etter at dødsfall er gjort kjent, bør det arrangeres en minnestund. Minnestund skal skje i samrå med pårørende og i tråd med den avdødes livssyn. Minnestunden må gjøres godt kjent blant alle ansatte og studenter. De nærmeste pårørende bør inviteres til å være tilstede dersom de ønsker det. Minnestunden bør være enkel og verdig. Minnestunden kan inneholde følgende momenter: Musikk av passende karakter men deltagerne samles og til åpning Åpningsord ved den som leder minnestunden Enkle minneord om den som er død En passende sang/salme Et passende kunstnerisk innslag (sang, dikt eller lignende) Eventuelle beskjeder (om gravferd, undervisningen o.l) Avslutningsord Rommet der minnestunden arrangeres bør være pyntet på en enkel og verdig måte ved hjelp av levende lys, blomster og eventuelt et fotografi av den avdøde. Begravelse/bisettelse Aktuelle studenter og ansatte informeres om begravelse/bisettelse så snart dødsannonsen er publisert. I informasjonen skal det informeres om dato og sted for begravelse/bisettelse, samt spesielle ønsker fra den avdøde eller pårørende. Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 19 av 24

21 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole Høgskolen bør være representert i begravelse/bisettelse. Nærmeste leder kan innvilge velferdspermisjon med lønn for ansatte som ønsker å delta i begravelse/bisettelse. Flagging Når et dødsfall skjer på campus eller ved arrangement i regi av Diakonhjemmet Høgskole skal det flagges på halv stang den dagen ulykken skjer. Før flagget kan heises på halv stang må følgende avklares: Pårørendes skal være orientert om flaggingen, og det må avklares hvilket budskap som formidles fra høgskolen Samtidig som det flagges må det sendes ut e-post til alle ansatte og studenter om hvorfor det flagges. Høgskolen flagger for den avdøde på begravelse/bisettelsesdag. Flagget heises på halv stang inntil jordfestelsen/bisettelse har funnet sted, flagget heises deretter på hel stang. Når flagget skal være på halv stang skal det heises helt opp før det fires ned til en tredjedel fra toppen av flaggstangen. Eiendomsavdelingen er ansvarlig for å heise og fire flagget. Diakonhjemmet Høgskole har flaggstang kun i Oslo, men skal flagge på vegne av studiested Oslo og Sandnes. Rydding av kontor og hjemmeområdet (ansatt) Nærmeste leder bør ta kontakt med pårørende etter begravelse/bisettelse for å høre om de vil komme innom høgskolen for å hente/gå gjennom avdødes eiendeler. (I henvendelsen bør det legges vekt på at dette ikke haster, men er et tilbud.) En ansatt ved avdelingen/seksjonen bør være til stede når pårørende kommer for å hente eiendelene. Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 20 av 24

22 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole 7. HUSKELISTE TIL STØTTE I ARBEIDET Fra observasjon eller melding om en fare/ulykkessituasjon til situasjonen er normalisert, må beredskapsledelsen gjennom følgende faser/vurderinger: Oppgaver 1. Situasjonsvurdering 2. Varsling/ innkalling 3. Vurdering og beslutning av tiltak Momenter Hva har skjedd, hvor, når, hvem er berørt? Iverksettelse av strakstiltak Vurder mulig utvikling/skadepotensial Hva er omfanget? Få oversikt over situasjonen Internt: Lokal beredskapsgruppe Sentral beredskapsgruppe varsles Innkalling av aktuelle ressurser/nøkkelpersonell Eksternt: Ambulanse, brannvesen, politi Akutte behov (redning, evakuering, sikring /avsperring) Ivaretakelse av berørte 4. Iverksettelse av tiltak Etablering av kommunikasjon/samband Fordeling av oppdrag, oppgaver og ansvar Loggføring av hendelser Ledelse på stedet: Operativ ledelse og kommunikasjon 5. Administrativ og operativ ledelse Fortløpende situasjonsvurdering og kommunikasjon Ivaretakelse av pårørende Intern informasjon Mediekontakt (sentralt eller lokalt?) Ivaretakelse av alle involverte 6. Normalisering og etterarbeid Gjenopptakelse av normal drift Oppsummering av årsak og forløp Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 21 av 24

23 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole VEDLEGG Varslingsplan Tiltakskort 1. BRANN Tiltakskort 2. SKADEVERK Tiltakskort 3. RAN, VOLD OG TRUSLER Tiltakskort 4. VANNSKADE Tiltakskort 5. BYGNINGSMESSIG TEKNISK SVIKT Tiltakskort 6. VIRUS/SPAM Tiltakskort 7. ALVORLIG BEKYMRING FOR STUDENT Tiltakskort 8. ALVORLIG BEKYMRING FOR ANSATT Tiltakskort 9. ULYKKE MED PERSONSKADE /LIVSTRUENDE SKADE INNENLANDS Tiltakskort 10. HENDELSE MED UTENLANDSK STUDENT PÅ CAMPUS Tiltakskort 11. KRISER I UTLANDET ANSATT OG STUDENT Tiltakskort 12. DØDSFALL ANSATT Tiltakskort 13. PANDEMI Tiltakskort 14. BOMBETRUSSEL (UNNTATT OFFENTLIGHET) Tiltakskort 15. SKYTING/TRUSSEL OM DØDELIG VOLD (UNNTATT OFFENTLIGHET) Logg ved krisesituasjoner Hjelpeskjema ved bombetrussel pr. telefon Intern varslingsliste ved kriser Sikkerhetsprotokoll for utreisende studenter Sjekkliste ved melding om at student er død Kart/tegning: DBL-bygget - A20-05 Kart/tegning: DBL-bygget - A20-04 Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 22 av 24

24 Beredskapsplan for brann, ulykker og kriser ved Diakonhjemmet Høgskole Kart/tegning: DBL-bygget - A20-03 Kart/tegning: DBL-bygget - A20-02 Kart/tegning: DBL-bygget - A20-01 Kart/tegning: DBL-bygget - A20-U1 Under og 1.etasje Diakonveien etg - Diakonveien etg - Diakonveien etg - Diakonveien 14 U.etg - Diakonveien 14 Rømningsplan Kart og tegning over lokaler i Sandnes Utarbeidet av: DH/FA/Øk. adm. sjef Dokumentansvar: Ingvild Skansen Godkjent av: Ståle Søbye Dato: Versjonsnr.: 0,9 Side 23 av 24

25 Tiltakskort 1 BRANN Oppgaver Aktivitet Ansvarlig AKUTT FASE (RØD) Varsle/informere: Varsle om brann ihht. branninstruks Aktiver nærmeste brannalarm Ring brannvesenet (110) Varsle Beredskapsledelse når du er i sikkerhet på telefon: Evakuere Evakuer alle som er truet av røyk og brann Gi førstehjelp ved behov Sørg for at noen møter brannvesenet Den som oppdager brann Den som oppdager en brann. Slukke Forsøk å slukke brannen Lukk dører og vinduer Den som oppdager en brann. Samlingsplass Samles på angitt samlingsplass jf. Branninstruks Alle som evakuerer fra bygget Varsle/informere direkte berørte naboer Varsle Diakonhjemmet sykehus (Oslo), telefon: Varsle eiendomsavdelingen (Oslo), telefon Varsle Tinghuset (Sandnes), telefon: OPPFØLGING (GUL) Tiltak Verifisere informasjon om skadeomfang Prioritering i forhold til personer-miljø-materiell Etablere oppholdsområde for evakuerte personer ved behov. Skadebegrensning Avsperring/vakthold Informere alle berørte parter Nødvendig med tiltak mht eksamen, undervisning, sosiale aktiviteter Informasjon Avklar de umiddelbare konsekvensene av skadene under/etter en brann Kartlegge tilgjengelige erstatningslokaler/-utstyr internt og eksternt Informer berørte ansatte og studenter om praktiske konsekvenser etter hendelsen. Rammede personer følges opp Regelmessig statusrapport til studenter og ansatte Normalisering Normal virksomhet gjenopptas Ansatte og studenter informeres ETTERARBEID/EVALUERING (GRØNN) Sentral Beredskapsledelse/ lokal beredskapsleder Sentral Beredskapsledelse/ lokal beredskapsleder Sentral Beredskapsledelse/ lokal beredskapsleder Sentral Beredskapsledelse/ lokal beredskapsleder etter avklaring med brannvesen/forsikr ingsselskap

26 Rapportering/ Etterarbeid Forløp og tiltak evalueres Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Avklare de langsiktige konsekvensene av hendelsen Ved utsettelse av eksamen eller undervisning må ny tid avklares Sentral Beredskapsledelse/ lokal beredskapsleder

27 Tiltakskort 2: SKADEVERK/INNBRUDD/TYVERI Oppgaver Aktivitet Ansvarlig AKUTT FASE (RØD) Varsle/informere: Varsle Politi: 112 Mottak/kontakt med politi Varsle Beredskapsledelse på telefon: Den som oppdager skadeverk/innbrudd/tyv eri Sikringstiltak Hindre uvedkommende adgang Sperre av åstedet Sikre/notere navn/tlf på evt vitner Signalement Vakthold (mobiliser vaktselskapet) Registrere skader Sikring av verdier/gjenstander Sentral Beredskapsledelse/ lokal beredskapsleder OPPFØLGING (GUL) Tiltak Oppfølging av evt berørt personell. Sentral Beredskapsledelse/ lokal beredskapsleder ETTERARBEID/EVALUERING (GRØNN) Rapportering/ Etterarbeid Anmeldelse (eier av tap/skadet utstyr må anmelde til politiet) Rapportering Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Sentral Beredskapsledelse/ lokal beredskapsleder

28 Tiltakskort 3. RAN, VOLD, TRUSLER OG BOMBETRUSSEL Oppgaver Aktivitet Ansvarlig AKUTT FASE (RØD) Varsle/informere: Varsle politi (112) Mottak politi Varsle beredskapsledelse når du er i sikkerhet på telefon: Evakuere/avstenge Varsle personer i tilstøtende områder. Sperre området slik at uvedkommende ikke kan bevege seg inn i område hvor en hendelse pågår. Varsle/informere Varsle Diakonhjemmet Sykehus (Oslo), telefon: Varsle Eiendomsavdelingen (Oslo), telefon: Varsle Tinghuset (Sandnes), telefon: OPPFØLGING (GUL) Tiltak Beredskap etableres Kontakt nødetater Evakuering/avstenge Koordinere med BHT i Oslo og Sandnes Nødvendige tiltak vurderes og avklares Gjør klar intern informasjon Nødvendig med fellestiltak mht eksamen, undervisning, sosiale aktiviteter Informasjon under Informasjon til berørte parter ran/vold/trusler internt (institutt/avdelinger) pålegges Informasjon til eksterne parter, (pårørende, arbeidsgivere, media etc). Rammede personer følges opp Regelmessig statusrapport til studenter og ansatte Normalisering Avklares med nødetater Bedriftshelsetjeneste Beredskap demobiliseres Normal virksomhet gjenopptas Ansatte og studenter informeres ETTERARBEID/EVALUERING (GRØNN) Rapportering/ Forløp og tiltak evalueres Etterarbeid Mulige tiltak for å hindre nye tilfeller Ved utsettelse av eksamen eller undervisning må ny tid avklares Skal noe rapporteres til myndigheter? Anmelde forholdet Den som oppdager hendelsen Beredskapsledelsen/lokal beredskapsleder Beredskapsledelse/lokal beredskapsleder Beredskapsledelse/lokal beredskapsleder Beredskapsledelse/lokal beredskapsleder Beredskapsledelse/ lokal beredskapsleder Nødetater BHT i Oslo og Sandnes

29 Tiltakskort 4. VANNSKADE Oppgaver Aktivitet Ansvarlig AKUTT FASE (RØD) VED STORE MENGDER VANN Varsle/informere: Varsle brannvesen Sørg for at noen møter brannvesenet. Varsle Beredskapsledelse på telefon: Evakuere Evakuering av verdifullt utstyr/tekniske utstyr fra rammede områder Den som oppdager en vannskade Sentral Beredskapsledelse/ lokal beredskapsleder OPPFØLGING (GUL) Tiltak Verifisere informasjon om skadeomfang Prioritering i forhold til personermiljø-materiell Etablere oppholdsområde for evakuerte personer ved behov. Skadebegrensning inventar og utstyr Evakuering av verdifulle gjenstander og teknisk utstyr Avsperring Informere alle berørte parter Nødvendig med tiltak mht eksamen, undervisning, sosiale aktiviteter Informasjon Avklar de umiddelbare konsekvensene av skadene Kartlegge tilgjengelige erstatningslokaler/-utstyr internt og eksternt Informer berørte ansatte og studenter om praktiske konsekvenser etter hendelsen. Normalisering Normal virksomhet gjenopptas Ansatte og studenter informeres Sentral Beredskapsledelse/ lokal beredskapsleder Sentral Beredskapsledelse/ lokal beredskapsleder Sentral Beredskapsledelse/ lokal beredskapsleder Rapportering/ Etterarbeid ETTERARBEID/EVALUERING (GRØNN) Forløp og tiltak evalueres Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Avklare de langsiktige konsekvensene av hendelsen Ved utsettelse av eksamen eller undervisning må ny tid avklares Sentral Beredskapsledelse/ lokal beredskapsleder

30 Tiltakskort 5: BYGNINGSMESSIG TEKNISK SVIKT Oppgaver Aktivitet Ansvarlig Varsle/informere: Eksempel: Strømbrudd Vannforsyning Ventilasjon Varme AKUTT FASE (RØD) Den som oppdager/mottar melding varsler Beredskapsledelse på telefon: Evakuering Vurdere og gjennomføre nødvendige tiltak (f eks avsperring) Ved fare for liv /helse kontaktes nødetat (110) I åpningstiden kontaktes vedlikeholdssjef (i Sandnes - huseier). Utenom åpningstid lokal beredskapsledelse. OPPFØLGING (GUL) Tiltak Gjør klar intern informasjon Nødvendig med fellestiltak mht eksamen, undervisning, sosiale aktiviteter Informasjon Informasjon til berørte parter internt (institutt/avdelinger) pålegges Informasjon til eksterne parter, (pårørende, arbeidsgivere, media etc). Rammede personer følges opp Regelmessig statusrapport til studenter og ansatte Normalisering Avklares med nødetater Bedriftshelsetjeneste Beredskap demobiliseres Normal virksomhet gjenopptas Ansatte og studenter informeres Den som oppdager bygningsmessig teknisk svikt Beredskapsledelse Beredskapsledelse Rektor eller Beredskapsledelse etter avklaring med ansvarlig myndighet Rapportering/ Etterarbeid ETTERARBEID/EVALUERING (GRØNN) Forløp og tiltak evalueres Mulige tiltak for å hindre nye tilfeller Ved utsettelse av eksamen eller undervisning må ny tid avklares Skal noe rapporteres til myndigheter? Beredskapsledelse BHT i Oslo og Sandnes

31 Tiltakskort 6. Virus/Spam Oppgaver Aktivitet Ansvarlig AKUTT FASE (RØD) Varsle/informere: Den som oppdager virus/spam gir beskjed til: Den som oppdager virus/spam IT-support telefon: i åpningstiden eller support@diakonhjemmet.no IT-konsulent telefon: IT-sjef telefon: OPPFØLGING (GUL) Tiltak Beredskap etableres IT-ledelse Kontakt Uninett Koordinere IT-kontakt Sandnes Nødvendige tiltak vurderes og avklares Gjør klar intern informasjon Nødvendig med fellestiltak mht evt konsekvens for eksamen, undervisning, sosiale aktiviteter Informasjon under Enheter med rammede følges opp IT-ledelse virus/spam-angrep ETTERARBEID/EVALUERING (GRØNN) Rapportering/ Forløp og tiltak evalueres IT-ledelse Etterarbeid Mulige tiltak for å hindre nye angrep Ved utsettelse av eksamen eller undervisning må ny tid avklares Informere rektor

32 Tiltakskort 7. ALVORLIG BEKYMRING FOR STUDENT Oppgaver Aktivitet Ansvarlig Bekymring oppstår Ta kontakt med vedkommende og uttrykk din bekymring Vis omsorg og vær lyttende Informer studenten om studenthelsetjenestens tilbud (SIS i Stavanger eller Oslo (sosionom og psykologtjeneste, diakon/prest) Den som opplever bekymring overfor student Varsle/informere: Ved alvorlig bekymring for andres sikkerhet som følge av studentens atferd sendes melding til Politiet 112, eller Ambulanse 113 Varsle studieleder og instituttleder * Som student kan du rådføre deg med: LMU: lmu@diakonhjemmet.no Diakon / prest telefon: eller en lærer du har tillit til Studieleder Tiltak Tilbud om samtale Tilbud om møter med studieleder Studieleder drøfter behov for miljømessige forbedringer med instituttledelse Tilbud om samtale Tilbud om møte i samråd med instituttets ledelse Drøft bekymringens innhold og gi tilbakemelding til studieprogramansvarlige Studieleder Studentdiakon Normalisering Ved behov: Ansatte og studenter informeres Studieleder Rapportering/ Etterarbeid Forløp og tiltak evalueres Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Avklare de langsiktige konsekvensene av hendelsen Lokal beredskapsgruppe

33 Tiltakskort 8. ALVORLIG BEKYMRING FOR ANSATT Oppgaver Aktivitet Ansvarlig Bekymring oppstår Ta kontakt med vedkommende og uttrykk din bekymring Vær lyttende og vis omsorg Informer om bedriftshelsetjenestenes tilbud Den som opplever bekymring overfor en kollega/ ansatt ved DHS Varsle/informere: Ved alvorlig bekymring for andres sikkerhet som følge av den ansattes atferd skal Politiet 112 eller Ambulanse 113 kontaktes Informere ledelse den ansattes nærmeste leder - instituttleder * Som ansatt kan du rådføre deg med: verneombud, tillitsvalgt, nærmeste leder Nærmeste leder Tiltak Drøfter bekymringsmeldingen med personalkontoret/bedriftshelsetjenesten evt. anonymt mht. med melder og den bekymringen gjelder Tilbud om samtale Tilbud om møte i samråd med instituttets ledelse Tiltak Drøfte bekymringens innhold Konsultere med bedriftshelsetjeneste Gi tilbakemelding til nærmeste leder Nærmeste leder/instituttleder/hr sjef Instituttleder Normalisering Ved behov: Ansatte og studenter informeres HR sjef Rapportering/ Etterarbeid Forløp og tiltak evalueres Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Avklare de langsiktige konsekvensene av hendelsen Nærmeste leder/ HR sjef

34 Tiltakskort 9. ULYKKE MED PERSONSKADE- LIVSTRUENDE SKADE Oppgaver Aktivitet Ansvarlig AKUTT FASE (RØD) Varsle/informere: Iverksette førstehjelp Varsle ambulanse:113 Varsle Beredskapsledelse på telefon: Mottak av ambulanse (informere om hendelsesforløp) Observatør/meldingsmottaker Sikringstiltak Sperre av åstedet Lokal leder/beredskapsledelse (sporsikring) Sikre/notere vitner (navn/telefon) Skjerme berørte personer OPPFØLGING (GUL) Oppfølging av Kontakt pårørende Lokal leder/studieleder/ pårørende Tilby praktisk hjelp til å skaffe Instituttleder/beredskapsledelse overnatting Tilby møte med pårørende Normalisering Samle berørte, debriefing, psykososial støtte Lokal leder/studieleder/ instituttleder/beredskapsledelse Oppfølging av berørte ansatte/studenter ETTERARBEID EVALUERING (GRØNN) Rapportering/ Rapportering ved skade: Beredskapsledelse Etterarbeid Politiet Arbeidstilsynet Personalseksjonen Skriftlig evaluering: Evaluering av forløp/ beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Tiltaksplan for forebyggende tiltak Hendelsen registreres i avvikssystemet for HMS Rapporter arkiveres

35 Tiltakskort 10. HENDELSE MED UTENLANDSK STUDENT PÅ CAMPUS Oppgaver Aktivitet Ansvarlig AKUTT FASE (RØD) Varsle/informere Den som blir varslet tar kontakt med enten Observatør/meldings-mottaker Sentral beredskapsledelse på telefon: ELLER: Lokal beredskapsledelse Internasjonal koordinator telefon: Verifisere informasjon Verifisere det som har skjedd Beredskapsledelse Intern varsling Instituttleder/e Beredskapsledelsen (sentral eller lokal) OPPFØLGING (GUL) Beredskapsgruppen Internasjonal koordinator Beredskapsledelse etableres Studiesjef Internasjonal kontaktperson på institutt Studentprest/diakon Oppgavefordeling Avklar hvem i beredskapsgruppa som ivaretar Beredskapsledelse studentens umiddelbare behov Avklar om det finnes studentfadder/e som kan involveres i beredskapsteamet eller i oppfølging av den som er rammet Avklar hvilket institutt som har primæransvar for studenten Kontakt med hjemmeuniversitet Studentens hjemmeuniversitet kontaktes Beredskapsledelse Kontakt med ambassade Ambassaden for studentens hjemland bør kun kontaktes dersom studenten eller pårørende ønsker det Ved dødsfall skal ambassaden alltid kontaktes Beredskapsledelse Videre oppfølging Skjerme berørte personer Følge opp den som er rammet, f.eks. Bistand ift. NAV, sykehus, politi, andre instanser Følge opp involverte personer utover den som er rammet Bistå pårørende Beredskapsledelse ETTERARBEID/EVALUERING (GRØNN) Evaluering Forløp, tiltak og beredskapsplan evalueres Beredskapsledelse Rapportering Skrive en kort rapport basert på evalueringen. Rapporten går til internasjonalt kontor. Etterarbeid Avklar forsikringsspørsmål ved skader Arkiver rapport fra evalueringsarbeidet Beredskapsledelse Beredskapsledelse