Reisepolicy for KLP. Med endringer mars 2011

Transkript

1 Reisepolicy for KLP Med endringer mars Mål og prinsipper 1.1 Formål. KLPs reisepolicy skal sikre at tjenestereiser blir gjennomført på en kostnadseffektiv, sikker og ellers fornuftig måte. Reiser skal skje på billigst og hurtigst mulig måte for KLP, ut fra samlet vurdering der både transport, opphold og kostnader ved reisetid legges tilgrunn. Det er medarbeider og leders ansvar å sikre at et nøkternt kostnadsnivå knyttet til reiser opprettholdes. 1.2 Miljø. KLP har en målsetting om å reise mest mulig miljøvennlig. Alle reisende skal vurdere nødvendigheten av selve reisen sett i et kostnads- og miljøperspektiv, inkludert en vurdering av om en videokonferanse eller telefonkonferanse kan erstatte det fysiske møtet. Videre skal man vurdere om det valgte reisealternativ er det beste i lys av miljø. For eksempel bør tog velges fremfor fly, buss fremfor taxi mv der det er mulig, økonomisk forsvarlig og ellers hensiktsmessig. 1.3 Hvem reisepolicien gjelder for KLPs reisepolicy gjelder for alle ansatte som reiser på oppdrag for KLP. 1.4 Sårbarhet. Ansatte som reiser i følge (ledergrupper, fagansvarlige og andre) må vurdere om sikkerheten er godt nok ivaretatt i forhold til hvor mange nøkkelpersoner som til enhver tid reiser med det samme transportmiddel mv. Alle ansatte skal bruke bookingsystemet hos Berg-Hansen slik at vi til enhver tid kan følge med på hvorvidt våre ansatte er rammet av en evt ulykke. 1.5 Arrangementer og gruppereiser Alle arrangementer og gruppereiser håndteres innunder denne reisepolicy så langt det er naturlig. Se pkt Bestilling av og oppgjør for reiser 2.1 Bestillingskanaler KLP har en samarbeidsavtale med Berg-Hansen Reisebureau AS, som skal benyttes for alle typer tjenestereiser, både for enkeltpersoner og grupper. Bestilling skal skje i WebGate, på telefon eller på e-post (for gruppereiser se pkt.10.1.) Togbilletter må skje direkte til NSB. Alle reiser i Norge, til/fra de skandinaviske landene og de største destinasjoner i Europa, hvor det går direkte flyvninger fra Norge, skal bestilles online (i WebGate). Reiser med flere stopp skal alltid bestilles via telefon med Berg-Hansen Reisebyrå.

2 2.2 Betaling av og oppgjør for reiser Det er ikke anledning til å ta ut reiseforskudd. KLP har inngått en avtale med Eurocard som innebærer at alle ansatte kan søke om kredittkort der KLP betaler årsavgiften. Kortholder må registrere kortet i sin profil hos Berg Hansen. Alle ansatte skal benytte dette kredittkortet som oppgjørsform på reiser. Kortholder betaler selv kortfakturaen som forfaller 25. måneden etter at reisen er gjennomført. Den reisende bør registrere sine reiseutgifter i KLPs elektroniske reiseoppgjørssystem innen 1 uke etter at reisen er avsluttet for å sikre oppgjør før kortfaktura forfaller. For øvrig gjelder en frist på 1 måned. Refusjon av reiseutgifter vil skje innen 2 uker etter at leder har godkjent reiseoppgjøret forutsatt korrekt utfylt skjema. Leder skal godkjenne reiseoppgjøret så snart som mulig etter at den mottas i lederportalen. Unntak: Inntil videre kan nærmere angitte ansatte (kunde- og salgsledere i Livdivisjonen, rådgivere i HMS i Markedseksjonen med flere ref egen liste forvaltet i HR) få utgifter til flybilletter ført på faktura tilsendt KLP fra Berg Hansen. 2.3 Book now pay later. Book now pay later er en tjeneste knyttet til Eurocard Gold Corporate som inkluderer KLP-kort. Tjenesten innebærer at flytransaksjoner fryses i inntil 3 mnd og blir belastet første faktura etter at reisen er foretatt (dersom reisen skjer innen 3 mnd etter at den er bestilt). Ordningen er tilgjengelig på alle flytransaksjoner der avreisedato fremkommer på flybilletten og inntrer automatisk. 3.0 Flyreiser 3.1 Generelt KLP har inngått avtale med SAS og Norwegian, og disse skal prioriteres når flyreise er påkrevet. Avtalene er inkludert i WebGate. 3.2 Billettyper Alle flyreiser skal skje på billigste måte. Full flex / økonomi flex billetter skal kun benyttes ved spesielle anledninger, og skal forhåndsgodkjennes av nærmeste overordnede via mail. Årsak til at slik billettype er benyttet skal beskrives på reiseregningen. Dersom den reisende blir nødt til å booke om en billett og det medfører ekstra kostnader, dekkes dette av KLP. Årsak skal skrives på reiseregningen som godkjennes av leder. 4.0 Hotellovernatting 4.1 Generelt KLP har inngått avtale med utvalgte hoteller, og disse skal prioriteres. Avtalene gjelder for overnatting i Norge og Skandinavia og vises i WebGate. For øvrig gjelder en normal standard ved valg av hotell på tjenestereise.

3 5.0 Leiebil 5.1 Generelt KLP har inngått en rammeavtale med Hertz bilutleie. Hertz skal om mulig benyttes når leiebil er påkrevet. Avtalen er inkludert i WebGate. Ansatte skal benytte bilgruppe C (dvs tilsvarende Ford Focus) hos Hertz. Om det er behov for større bil, skal dette avtales med nærmeste overordnede før bestilling iverksettes. 6.0 Avvik fra policy 6.1 Generelt. Avvik fra denne policy skal om mulig godkjennes av nærmeste overordnede før bestilling iverksettes. Der dette ikke er mulig skal den reisende innhente godkjennelse i etterkant av reisen. Avvik sendes på e-post til overordnede og godkjenning skal legges ved reiseoppgjøret. 7.0 Diett / refusjon av måltider og småutlegg. 7.1 Diett/måltider. Reiser i Norge og i Norden godtgjøres med diett etter statens reiseregulativ. På reiser der måltider helt eller delvis er dekket (av arrangør mv) skal dette trekkes ut når reiseoppgjøret utarbeides. Unntak: Ansatte i KLP Kapitalforvaltning (KF), KLP Fondsforvaltning (FF), KLP Kommunekreditt (KLPKK) og KLP Banken (KLPB) får alle sine reiseutgifter refundert etter regning. Reiser utenom Norden godtgjøres etter regning. 7.2 Internett tilgang Betal TV Utgifter til nødvendig internetttilgang for tilknytning til jobb på hoteller eller andre steder dekkes av KLP. Bruk av Betal TV dekkes ikke. 7.3 Vaskeri-/renseritjeneste på hotell Bruk av vaskeri-/rensetjeneste i forbindelse med hotellopphold anses som hovedregel å være en privatutgift. For de som får utgifter refundert etter regning: 7.4 Valg av spisested I forbindelse med tjenestereise benyttes restauranter / spisesteder med et normalt prisnivå. 7.5 Alkoholholdig drikke til måltider.

4 Drikke til maten (mineralvann, øl og vin) dekkes i et rimelig omfang når dette anses som en naturlig del av måltidet. Alkoholholdig drikke utover det som er normalt til måltidet eller utenom måltidene, må dekkes av den ansatte. 7.6 Minibar Kjøp av alkoholholdige drikkevarer fra hotellets minibar dekkes ikke. Andre varer dekkes dersom det ikke er mulig å skaffe mat/drikke på annet vis. 7.7 Bøter KLP dekker ikke bøter av noe slag. For mer detaljerte retningslinjer se Personalhåndboken. 8.0 Transport på destinasjon og til/fra flyplass Transport til/fra flyplass bør skje med kollektiv transport. Fellestransport med buss avtales med Berg-Hansen. Fra Gardermoen til Oslo sentrum bør Flytoget, Flybuss eller NSB benyttes. Om det er behov for transport på destinasjon, bør også her kollektiv transport benyttes. 9.0 Reiseforsikring KLP har egen reiseforsikring for ansatte på tjenestereise. Mer informasjon finnes i personalhåndboken under forsikringer pensjoner. Ved ulykke / skade skal KLP Skadeforsikring kontaktes. Forsikringskortet skal medbringes på alle utenlandsreiser. Alle ansatte i KLP skal medbringe NAV-kort på reise utenfor Skandinavia. Dette for at den reisende skal sikres best mulig hjelp om et uhell eller sykdom skulle inntreffe på reisen Arrangementer og gruppereiser Bestilling Ved bestilling av gruppereiser, OU-reiser eller lignende kontaktes Berg-Hansen via telefon eller mail (ikke WebGate) Sikkerhet for deltakerne Ved gruppereiser og arrangement skal det alltid legges igjen en deltakerliste med avreise og ankomst tidspunkt, flight nummer, destinasjon, navn på hotell og kontaktperson for gruppen. Dette legges i KLPs resepsjonen før avreise. KLP må til en hver tid vite hvor ansatte og eventuelt gjester befinner seg når de reiser.

5 10.3 Reiseforsikring ved arrangement KLPs ansatte er forsikret gjennom KLP Skade på alle tjenestereiser. Gjester og andre utenifra KLP, bør få beskjed fra KLP om at de ikke automatisk er reiseforsikret.