Reisepolicy hva hvorfor hvordan?

Transkript

1 Reisepolicy hva hvorfor hvordan? Statlig reiseseminar, 8-9 september 2009 Eilert Steen Forfatter Prosjektittel

2 Hva er en reisepolicy Sett med regler som styrer virksomhetens reiseaktivitet Må være forankret hos ledelsen Er ikke SPH og Statens særavtaler for reiser god nok? Er det ikke nok åsi: Ta toget! Eller: Ingen i vår virksomhet får fly Businessklasse!

3 Hva er en reisepolicy (forts) Inngått rammeavtale med ett reisebyrå. Reisepolicyen mågi føringer om at dette skal benyttes Inngått forskjellige rammeavtaler (reisebyrå, flyselskap, hotell, kreditkort, leiebil etc). Reisepolicyen mågi føringer om at disse skal benyttes

4 Hva er en reisepolicy (forts) Måtilføre noe mer enn det som allerede står i særavtalene Påstrekning X skal tilbyder Y benyttes fordi det er billigere enn åbenytte tilbyder Z Påovernatting i by A skal enten hotell B eller C benyttes fordi det er billigere enn åbenytte D eller E

5 Hva er en reisepolicy (forts) Alle flyreiser skal bookes minst 14 dager før avreise på Billigste tilgjengelige billett skal velges Dersom dette måfravikes, skal det godkjennes av ledelsen (forankring i ledelsen)

6 Hva er en reisepolicy (forts) Reisepolicyen måvære lik for alle i virksomheten (vi er fra Norge) Skaper lite lojalitet nede i rekkene dersom ledersjiktet følger andre regler enn resten Reisepolicyen kan isteden gi føringer om forskjellige service-klasser basert på reisestrekning, som gjelder alle

7 Hva er en reisepolicy (forts) Reisepolicyen måvære dynamisk og gjenspeile de kontinuerlige endringene i reiselivsbransjen Måfavne alle reiseforhold (kurérer, funksjonshemmede etc) Må ikke stride mot nasjonale HMS-krav (JAR- OPS/FAR)

8 Hvorfor ha en reisepolicy Sett med regler som kan gi: Reduserte reisekostnader Flere reiser innenfor budsjettet Mer effektive reiser Mer forutsigbart reisebudsjett

9 Reduserte reiseutgifter Forenkling av reisebestillingene (reisebyråløsningen). Reisebyrået finner de billigste løsningene Kanalisering av reisebehovet mot rammeavtaler med rabattvilkår (rammeavtale-løsningen). Den reisende finner selv de billigste løsningene ved åfølge virksomhetens reisepolicy Alle tilbydere er villige til ågi noe rabatt dersom de sikres lojalitet gjennom åvise til at virksomheten har en (oppegående) reisepolicy

10 Flere reiser innenfor budsjettet Noen nødvendige reiser får man ikke gjennomført fordi reisebudsjettet sprekker Ved åha en god reisepolicy kan reiseutgiftene kuttes pr reise, og man kan reise mer Dette fører til økt oppslutning om virksomhetens reisepolicy

11 Mer effektive reiser Reduserer unødig landligge pga krav til den reisende om bedre planlegging Sikrer tilpassede tjenester til virksomhetens behov ved eksempelvis krav om bruk av avtalehotell nær møtested

12 Mer forutsigbart reisebudsjett Fordi samme reisemål vil fåomtrent samme kostnad, er det enklere ålage reisebudsjett basert påantall reiser Enklere åprioritere reisebehovet (i år kan vi reise fire ganger til Brussels og tre ganger til Washington, eller fem ganger til Brussels og én gang til Washington)

13 Hva bør en reisepolicy inneholde Utgiver høyest mulig nivå(forankring i ledelsen) Hensikten med reisepolicyen Referanse til overordnede bestemmelser (SPH og særavtalene for reiser) Virkeområde hvem og hva den gjelder for Ansvar og myndighet Definisjoner Føringer om bruk av rammeavtale(r) Føringer om bruk av service-klasser på flyreiser Hvem kan gi unntak Implementeringsplan for nye rammeavtaler

14 Hvordan utforme en reisepolicy Må være forankret hos ledelsen Ta med tillitsvalgte i prosessen Må stille rimelige krav som alle skjønner fornuften av Må gi føringer om bruk av rammeavtale(r) Unngåfallgruver som Det er totalforbud mot bruk av businessklasse i vår virksomhet Utgis av ledelsen

15 Eksempel påtekst Bruk av 1. klasse, businessklasse og oppgradert økonomiklasse ifm flyreiser til utlandet nyttes normalt ikke. Dersom dette måfravikes, skal det forhåndsgodkjennes av leder Der virksomheten har rammeavtaler, skal disse benyttes. Dersom dette måfravikes, skal det forhåndsgodkjennes av leder

16 Er Forsvaret best i statsklassen Dessverre, er vi nok ikke det Forsvarets reisepolicy har ikke vært oppdatert siden april 2007 For mange finner lure løsninger For mange flyr businessklasse For fåbenytter seg av militær innkvartering og administrativ forpleining

17 Historikk Reglement i Skikk og bruk for offiserer Permisjonsdirektivet Bestemmelser for transporttjenesten i Forsvaret Fredsregulativene / SPH og særavtalene for reiser Forsvarets reisenorm Forsvarets personalhåndbok Forsvarets reisepolicy Lokale tillempinger for å omgå Forsvarets reisepolicy (uten å få kjeft )

18 Rammeavtaler og tilbydere

19

20

21 Forsvaret som kunde... Hele landet Inndeling i kategorier Volum Reservasjonssystemer Ufrivillige reisevante

22 Forankring hos ledelsen

23 Forankring hos ledelsen Policy Regelverk Informasjon

24 Lojalitet til policyen Bookes av den enkelte Bookes sentralt

25 Oppsummering Forankring hos ledelsen Policy & Bestemmelsesverk Bygge lojalitet gjennom informasjon Forankring hos ledelsen

26 En god reise forlenger livet! Takk for oppmerksomheten