TM UPDATE. Mobilen først. NBTA Gullsponsorer. Innhold:

Transkript

1 TM UPDATE Mobilen først Velkommen til andre nummer av TM Update i NBTA har hatt mange spennende seminarer i 2012, og 6.november tok vi opp temaet reiseteknologi. Et tema som blir stadig viktigere innen Travel Management, og som alle med ansvar for reiser bør ha et klart grep om. Teknologien som er tilgjengelig for bedrifter og de forretningsreisende utvikles stadig. Hittil har imidlertid mye av utviklingen vært drevet ut fra hva som har vært skapt mot ferie- & fritidsmarkedet. De fleste flyselskap og hotellkjeder med respekt for seg selv har en app, og det finnes et mangfold av søkemotorer som skal finne de billigste prisene. De mest kjente er kanskje finn.no, kayak.no og momodo.no. Når informasjonen ligger så lett for hånden og de reisende er vant med å bruke den når de skal ut på sine privatreiser, er det lett å ty til dem når de skal ut på en forretningsreise også. Det kan synes som om forretningsreisebyråene og GDSene (Global Distribution Systems - de store bookingsystemene som reisebyråene bruker) har sovet i timen og ligger på etterskudd med systemer gjort tilgjengelig for de forretningsreisende. Riktignok har noen byråer kommet med mobile løsninger, og det satses stort på utvikling for å ta igjen tapt terreng. Innhold: Innledning Teknologi Innovasjon for enhver pris? Meeting Management eller Travel Management? 4 Er dine ansatte blant flyselskapenes minst ønskede passasjerer? 4 Arrangement verdt å merke seg Arrangement! Vi kommer tilbake med datoer for arrangement for 2013 i desember på våre hjemmesider. Noen arrangement det er verdt å merke seg er: 31.januar Nordic Business Meeting i Stockholm 5 6. februar Business Travel Show i London Google sier at de starter med mobilen, og deretter utvikler løsninger for PCene. Vi kan forvente oss denne arbeidsmetodikken vil bli etablert innen forretningsreiser Sjekk også våre websider for mer informasjon også. Nye generasjoner kommer ut i arbeidslivet, generasjoner som er vant med at alt de lurer på i livet finnes tilgjengelig på mobil, nettbrett eller PC. Sosiale nettverk og informasjon som er tilgjengelig på nettet er en naturlig del av deres beslutningsprosess. Noen av grunnene til at mobil teknologi for bestilling ligger etter, er at den skal tilpasses forretningsinterne prosesser som reisegodkjenning, faktureringsløsninger, sikkerhet og andre prosesser som er viktige for bedrifter. Disse løsningene vil bli integrert i det mobile tilbudet, slik at bedriftene kan beholde kontrollen gjennom sine styringsverktøy og skreddersydde systemer. NBTA Gullsponsorer 1

2 Undersøkelser og tall fra reisebyrå viser at flere og flere forretningsreisende benytter mobiltelefon til å bestille og endre sine reiser. På tide å ta i bruk mobilen som en av bestillingskanalene? God lesing! Med vennlig hilsen NBTA Jan Henrik Ulvatne General Manager INNOVASJON FOR ENHVER PRIS? Ansatte er vant med å bestille sine private reiser på nettet og etter hvert har mange tatt i bruk reise- apper på sine mobiltelefoner også. Hvordan holder forretningsbyråene følge med denne utviklingen? NBTA har tatt en prat med Direktør for forretningsutvikling i Berg- Hansen Reisebureau, Øyvind Jacobsen, for å høre hva de gjør for å imøtegå kundenes forventninger på teknologisiden. Hvor viktig anser dere at deres teknologiutvikling og bedriftenes adopsjon av reiseteknologi er? Nye produkter kommer på markedet i høy hastighet. Det gir kundene mange nye valgmuligheter. Kundene adopterer raskt teknologi de opplever er nyttig. Bedrifter og de reisende vil ha nyttige greier som gjør reisen enklere. Oppgaven vår som reisebyrå er å forenkle reisehverdagen. Den oppgaven er så viktig at ett av hoved- målene våre er å lansere minst en nyvinning for jobbreisende hvert år. Det krever at vi følger med på teknologiutviklingen, både i og utenfor reisebransjen. Vi har mange dyktige medarbeidere som kun jobber med dette. Hva betyr dette for deres kunder? Vi mener at rollen som Travel Manager er i endring. En jobbreisende har høy kunnskap om reiser og teknologi. Enten du vil eller ikke, så velger reisende selv mange av de verktøyene de bruker på jobbreisen. Det kan være nettsider, sosiale medier eller applikasjoner for smarttelefoner og nettbrett. Mange av disse verktøyene er virkelig gode. Samtidig, det betyr mye for bedriftens økonomi, sikkerhet og serviceopplevelse at bedriftens medarbeidere bruker riktige verktøy når de skal reise. Etter vår mening må Travel Manager gjøre mer enn «en god deal» med reisebyrå og andre leverandører. En Travel Manager anno 2012 bør aktivt ta stilling til hvilke verktøy bedriften aktivt skal anbefale. 2

3 Hva har dere sett av trender i det siste? Trendene vi ser i dag har utviklet seg over flere år. Smarttelefoner, nettbrett og sosiale medier er ikke nytt, men i jobbsammenheng har det tatt av først de siste par årene. Det du er vant til på «privaten» smitter over i det du forventer på jobben. I dag bestiller og endrer mellom 60 og 70 prosent av Berg- Hansens kunder reisen selv, gjennom våre internett- og mobile løsninger. Andelen på internett fortsetter å øke, samtidig som kurven for mobil går rett i taket. Mobilappen bidrar altså til at den totale selvbetjeningsandelen øker. Vi ser effekten av nye generasjoner på full fart inn i arbeidslivet. Om fem år utgjør dagens åringer halve arbeidsstyrken. Denne generasjonen er ukjent med et liv uten internett. Vi kaller dem digitalt innfødte. De bruker teknologi uten å tenke over det. Å ringe er ofte siste utvei. Hva betyr det for Travel Management? Har du noen tips til Travel Manager? Ja, utnytt de mulighetene som finnes i dag. 1. Bruk sosiale medier til å lytte og kommunisere med jobbreisene. Travel Management handler om å sette seg mål, få folk med seg og oppnå resultater sammen. Det kan være enkle mål som «reis 10 prosent billigere», «bruk halve tiden på reiseregning» eller «mer gøy på reise». Sosiale medier er perfekt til å få folk med seg. Bruk sosiale medier til å lytte og få innspill. Folk elsker å snakke om reiser, liker å bli hørt og få svar på ting de lurer på. Samtidig kan du bruke sosiale medier til å kommunisere bedriftens mål. Det finnes mange enkle verktøy du kan bruke, for eksempel en blogg eller en lukket gruppe på Facebook. Start i det små, gjør reiseprogrammet til en positiv «snakkis». 2. Ny teknologi kan bidra til å forenkle reisehverdagen Som Travel Manager bør du aktivt anbefale verktøy som de reisende kan stole på og bruke med god samvittighet. Verktøyene må tilfredsstille bedriftens krav til riktig økonomi, sikkerhet og servicenivå for jobbreiser. Start med en løsning hvor de ansatte kan planlegge, bestille, endre og gjennomføre reisen. Ideelt sett når som helst, hvor som helst, i en og samme løsning. I dag kan en kunde hos Berg- Hansen løse disse oppgavene kun ved hjelp av mobilappen vår, hvis de ønsker. Det er en god start, i hvert fall for enkle reiser med fly og hotell. Men verken du eller reisebyrået har alle svarene. Utnytt og del på kunnskapen til alle ansatte. Igjen; bruk sosiale medier. Samle inn alle kollegaers erfaringer til å lage en «topp 10 anbefalte apps og nettsider», innenfor bedriftens policy. For eksempel: Hvordan bruke trådløst nett om bord i flyet til å ringe eller sende e- post? Hva er gode restauranter nær kontoret vårt i Trondheim? Hvilke flyselskaper bør vi unngå til vårt nye prosjekt i Vest- Afrika? 3. Reis selv, finn ut hvordan bedriftens reiseopplegg virker i praksis. Slett brukerprofilen din. Start på nytt, som om du var nyansatt. Hvis du har gullkort, så legg det i skuffen. Halvparten av våre kunder reiser 0-5 ganger per år. Det betyr at svært mange ansatte bruker tid og energi på enkle ting, som er lett å glemme for en reisevant Travel Manager. 3

4 Trenger jeg en app for å slippe gjennom sikkerhetskontrollen? Må jeg sjekke inn på en nettside først? Hva gjør jeg når jeg sitter på Flytoget og øyner muligheten til å ta et tidligere fly hjem igjen? Slike ting er nyttig for en Travel Manager å erfare selv. Det gir et godt grunnlag for å inngå riktige avtaler med reiseleverandører og utvikle bedriftens reisepolicy. MEETING MANAGEMENT ELLER TRAVEL MANAGEMENT? Begrepet Meeting Management brukes som oftest i forbindelse med kurs & konferanser, men samtidig ser vi at tittelen Meeting Manager brukes stadig oftere internasjonalt på den som har ansvaret for reiser. Hva er egentlig formålet med en reise? Jo, det er jo at en eller flere skal møtes i forhold til et gitt mål for møtet. Formålet kan være et serviceoppdrag eller en kontraktssignering, men poenget er at de skal møtes. Formål, kompleksitet og i noen tilfeller kulturelle rammer gjør at møter må gjennomføres som et fysisk møte. I tilfeller med lavere kompleksitet på møteinnholdet kan mange møter gjennomføres virtuelt, men det handler fremdeles om et møte hvor mennesker skal kommunisere med hverandre. Idag er det gjerne IT som har ansvaret for de virtuelle møtene enten det er telefonmøter, web- baserte møter eller videokonferanser. Hvorfor er det slik at virtuelle møter ikke ligger hos den reiseansvarlige i bedriften, eller at bestilling av reiser/virtuelle møter er tettere integrert? Ser vi på de bedriftene som har hat stor suksess med videokonferanse, så har de sørget for å gjøre det enkelt å bruke både i form av bestilling og bruk på stedet. Verdikjeden innen reiser griper inn i mange områder, men mange bedrifter ser ikke dette og forstår ikke det store potensialet som ligger i et mer helthetlig syn på hvordan de tilrettelegger for ansattes bestillingsmuligheter for møter. Vi i NBTA mener at bedrifter kan ha mye å hente innen denne tankegangen, og dette vil vi gjerne vise deg neste år ER DINE ANSATTE BLANT FLYSELSKAPENES MINST ØNSKEDE PASSASJERER? "The passenger who comes first is the one they want the least" fortalte en av fordragsholderene på NBTA Reisetrendseminar 6. september 2012 Sitatet ovenfor bekrefter at de flypassasjerene som planlegger i god tid og bestiller reiser tidlig, også er de passasjerene som flyselskapene tjener minst penger på. Vi har tatt en prat med Beate Svendsen, Head of Corporate Sales i SEB Kort, for å høre hvordan man utnytter dette faktumet til bedriftens fordel. - Mitt råd er å sørge for at de reisende i din bedrift er blant denne gruppen passasjerer som flyselskapene tjener minst på, sier Beate Svendsen. Ved å benytte betalingsløsninger som Book- now- pay- later som gir betalingsutsettelse av bestilte flybilletter i inntil 6 måneder er det mulig å kunne bestille og oppnå de beste prisene ved tidlig bestilling. 4

5 - Hvilke fordeler får bedriftene utover gunstig pris og utsatt betaling? - Fordelene for bedriften er at man også unngår forskuddsutbetalinger eller at ansatte fører to reiseregninger. De ansatte kan følge policy om å bestille økonomibilletter og får kostnaden utsatt til de faktisk reiser. sier Beate. En annen ting er at alle reisekostnader blir bokført i riktig periode, noe som gir et mer oversiktlig bilde av bedriftens reisekostnader. Ifølge undersøkelser SEB Kort har utført kan bedrifter oppnå besparelser på ca. 5 % på direkte kostnader. En slik løsning gjør reisevirksomheten for bedriftene smidigere, ved at man kan bestille tidlig, betale senere og spare både tid og penger, avslutter Beate Svendsen. ARRANGEMENT VERDT Å MERKE SEG NBTA kommer snart med en aktivitetsplan for Her vil vi by på mange spennende tema hvor vi vil jobbe for å styrke din kompetanse innen Travel Management. Det er 2 internasjonale arrangementer det er verdt å merke seg før den tid: Nordic Business Meeting i Stockholm 31.januar 2013 Dette er et arrangement som går på rundgang mellom de nordiske organisasjonene. Neste år er det den svenske organisasjonen SBTA som skal være vertskap. Noter deg datoen. Invitasjoner vil bli sendt ut til våre medlemmer, og lagt ut på våre sider for de av våre lesere som ikke er medlemmer. Business Travel Show i London 5-6 februar 2013 Dette er et årlig arrangement med mange spennende foredrag og utstillere samlet på et brett. I motsetning til mange andre messer er dette arrangementet rettet mot forretningsreisemarkedet. For flere opplysninger se Er du medlem i NBTA og ønsker å dra? Ta kontakt med oss. NBTA Sølvsponsorer 5