Håndbok for Office 365

Transkript

1 ProCloud As P Håndbok for Office 365 Nyttige brukertips for å få mer ut av din løsning Geir Hogstad 2012 w w w. p r o c l o u d n o

2 Innholdsfortegnelse Forord... 2 Komme i gang med dokumentbiblioteker Dokumentbibliotek... 3 Komme i gang med et nytt dokumentbibliotek Jobbe med dokumenter i biblioteket Legg til flere valg i menyen Åpne et dokument i biblioteket Flytte dokumenter i SharePoint Online Eksterne brukere i Office Inviterer eksterne bruker når du har Office 365 P Invitere eksterne brukere når du har Office 365 E Koble møter til OneNote Office 365 partner Bytte/sette partner w w w. p r o c l o u d n o Side 1

3 Forord Office 365 er en bunt med de beste løsningene fra Microsoft: Office Pro Plus Exchange Online SharePoint Online Lync Online Office Web Apps Ideen er at man skal kunne gjøre meste mulig selv, og det er mye man kan gjøre selv. Uten mye ITkunnskap. Det er lett, når man kan det. Lett å kjøre bil når man kan gire og clutche, lett å sette sammen Billy-hyller når man har oppskriften, eller å ha gjort det før. Basert på eget bruk og våre kunders erfaringer har vi samlet svarene på noen av de vanligste spørsmålene i dette dokumentet. Det blir både morsommere og lettere å bruke Office 365, når du forstår de grunnleggende funksjonene. Håpet er at dette dokumentet skal løfte ditt kunnskapsnivå opp, slik at du får større glede av anskaffelsen og ser flere muligheter. Muligheter til å bli mer effektiv, spare tid. Den tiden, kan du bruke på det du er god på. Ta kontakt med oss, enten du har ris eller ros til dokumentet. Er det: Lett å forstå? Nyttig? Feil? Vi ønsker å bli bedre, og setter pris på din hjelp. MVH - Geir Hogstad w w w. p r o c l o u d n o Side 2

4 Komme i gang med dokumentbiblioteker. Et bibliotek er en plassering på et område der du kan opprette, samle, oppdatere og behandle filer med gruppemedlemmer. Hvert bibliotek viser en liste over filer og nøkkelinformasjon om filene, som hjelper folk til å bruke filene til å arbeide sammen. Du kan tilpasse biblioteker på flere måter. Du kan kontrollere hvordan dokumenter blir vist, sporet, behandlet og opprettet. Du kan spore versjoner, inkludert hvor mange og hvilke typer versjoner, og du kan begrense hvem som kan se dokumenter før de er godkjent. Du kan bruke arbeidsflyter til å samarbeide om dokumenter i biblioteker. Du kan angi informasjon policyer for å administrere håndtering og utløpet av dokumenter i biblioteker. Du kan velge mellom flere typer biblioteker, avhengig av hvilke typer filer du ønsker å lagre, og hvordan du har tenkt å bruke dem. Det finnes flere ulike biblioteket i SharePoint, dette dokumentet handler dom dokumentbiblioteker. Du kan også lage for eksempel bildebibliotek. Fordelen med dokumentbibliotek er at du har det lagret sentralt og du kan dele informasjonen med flere og samarbeide på dokumentene. I Excel og OneNote kan flere jobbe i samme dokument, samtidig. Du kan også invitere eksterne brukere til dokumentbiblioteket, men det er 2 ting du bør vite om det: 1. Den eksterne brukeren må ha en Live-ID, kort fortalt er det en Hotmail, eller Outlook.com konto 2. De kan bare se på dokumentene og innholdet, ikke gjøre endringer. Dokumentbibliotek De vanligste dokumentene i et dokumentbibliotek er de dokumenttypene du kjenner fra, Word, Excel, PowerPoint og OneNote. Andre dokumenttyper kan også lagres der, som Adobe PDF. Office dokumentene er nevnt over kan du åpne både i nettleser med Office Web Apps og med din lokale Office pakke. Du trenger med andre ord ikke en fullversjon av Office om Office Web Apps dekker ditt bruk. w w w. p r o c l o u d n o Side 3

5 Komme i gang med et nytt dokumentbibliotek. Trykk på Biblioteker og trykk på Opprett. Figur 1. Velg dokumentbibliotek fra menyen og gi det et passende navn. Figur 2. w w w. p r o c l o u d n o Side 4

6 Jobbe med dokumenter i biblioteket. Figur 4. Trykk på biblioteket du laget til venstre i menyen og trykk på dokumenter. Valgene Legg til dokument eller Last opp dokument gir deg de samme mulighetene, nemlig å legge til et dokument fra en filkatalog på PC-en. Med valget Nytt Dokument kan du skape et nytt tomt dokument. I utgangspunktet er det Kun Word som vises på menyen under Nytt Dokument. Ønsker du at hele listen skal vises, som her? w w w. p r o c l o u d n o Side 5

7 Legg til flere valg i menyen. Figur 5. Velg avanserte innstillinger Figur 6 w w w. p r o c l o u d n o Side 6

8 Huk av Ja for behandling av innholdstyper. På dette skjermbildet kan du også velge hva som skal være standard når du åpner et dokument. Figur 7. Bla ned til bunnen og trykk OK Nå er det mulig å legge til flere valg en Word i menyen. Nå har det dukket opp et valg på skjermen som heter Innholdstyper. I dette bildet velger du Legg til fra eksisterende områdeinnholdstyper. Figur 8. Her velger du «Innholdstyper fra Dokument» markerer Excel, OneNote, Word og PowerPoint, Trykker Legg Til og OK. Nå er du ferdig. Nå kan du legge til blanke dokumenter av flere typer i dokumentbiblioteket. w w w. p r o c l o u d n o Side 7

9 Åpne et dokument i biblioteket. Marker det dokumentet du skal jobbe med. Og velg om du skal åpne det for Visning i Webleser Redigering i Webleser I den lokalt installerte Office pakken. Slik ser OneNote Web Apps ut. Når du jobber med Excel eller OneNote i nettleseren, vil du ikke finne noen Lagre som. Det du skriver lagres fortløpende. Trykk bare på navnet på Gruppeområdet når du er ferdig. w w w. p r o c l o u d n o Side 8

10 Flytte dokumenter i SharePoint Online. SharePoint er en samarbeidsportal hvor du kan dele mange typer informasjon med deg selv og andre. Med deg selv, på den måten at det er tilgjengelig på nesten alle plattformer. Med andre for å samarbeide. Du kan blant annet dele oppgaver, kalender, mål og dokumenter. Typisk for et dokumentarkiv er at strukturen endres, samme hvor god planleggingen var i forkant. På et tidspunkt vil du ønske å flytte et dokument til et annet arkiv. Hvordan gjør man det? Det første stedet å lete er Send Til, Annen plasering. Utfordringen her er at du ikke kan bla for å finne det nye stedet å flytte dokumentet til. Du kan løse det ved å åpne et nytt vindu i nettleseren, og gå til det nye biblioteket. Kopier linken, og lim den inn. Eller du kan gjøre det på denne måten: Åpne utforskeren, som er lik den filutforskeren du kjenne fra Windows og flytte dokkumentet. w w w. p r o c l o u d n o Side 9

11 Eksterne brukere i Office 365 Du kan invitere eksterne bruker til din SharePoint Online portal. Det er en forutsetning, det er at de du inviterer har det Microsoft kaller en Liv-Id for å verifisere brukerne. En Live-ID har du om du har en Outlook.com konto, tidligere kalt Hotmail. Det er forskjell på oppsettet om du har en Office 365 P1 løsningen eller en Office 365 E#-løsning Inviterer eksterne bruker når du har Office 365 P1. I utgangspunktet er denne løsningen satt opp for å tillate eksterne brukere, det eneste du må gjøre er å velge en gruppe og definere den som standardgrupper. Til den gruppen kan du invitere eksterne brukere. Velg Områdehandlinger på Gruppeområdet og Innstillinger for Webområde, da dukker dette skjermbildet opp: Velg Personer og Grupper, så er du klar for neste og avgjørende steg. Å sette en gruppe som Standard Velg den gruppen du vil dine eksterne brukere skal være medlem av, og gjør den til Standard gruppe. w w w. p r o c l o u d n o Side 10

12 Nå kan du gå på Områdehandlinger og sende en invitasjon til samarbeidspartnere som trenget tilgang til din portal og dine dokumenter. Skal de kun se noen av dine dokumenter og områder må du sette ulikt rettighetsnivå på de ulike gruppene. Det er ikke tatt med her, siden dette dokumentet dekker de grunnleggende funksjonene. Men vi kan hjelpe deg. w w w. p r o c l o u d n o Side 11

13 Invitere eksterne brukere når du har Office 365 E3. Her er eksterne brukere ikke satt på som standard, så det er noen flere skjermbilder å gå gjennom. Så det første du må gjøre, det er å gi tillatelse til Eksterne brukere: Trykk på Administrator og velg SharePoint og Behandle. På Innstillinger så kan du tillate eksterne brukere. w w w. p r o c l o u d n o Side 12

14 Nå har du muligheten til å invitere eksterne brukere, men før du kan invitere dem, må du sjekke et par ting til. Først så velger du Områdehandlinger og Innstillinger for Webområdet, i det bildet velger du Funksjoner i Områdesamling: Rull ned til du finner Invitasjoner til Eksterne brukere, og sjekk at den er Aktiv. Det siste du må gjøre, er å sette opp en gruppe som Standard, før du kan invitere eksterne brukere, beskrevet på side 11. w w w. p r o c l o u d n o Side 13

15 Koble møter til OneNote Jeg er veldig glad i OneNote, for å gjøre kjappe notater. OneNote er et ideelt verktøy for møtereferater. Etter min mening mye smidigere en å bruke for eksempel Word. Alt blie mer samlet og mer søkbar med OneNote, dessuten kan du koble møte direkte til OneNote allerede når du inviterer. Agenda og deltager er lagt inn når du åpner dokumentet, og det er en direkte link til Exchange og historien. Slik kan det se ut. Book møte som vanlig i Outlook, legg inn de du vil invitere og skriv hva møte skal handle om, og send invitasjonen som vanlig. Når det er tid for møtet, så åpner du møteinnkallelsen i Outlook og trykker på det lille OneNote ikonet opp til venstre: Nå er det bare å starte møte og skrive Referat. Det som er litt ekstra stilig med OneNote, det er at flere kan redigere på det samtidig, og det ligger på en SharePoint-site. Alt lagres mens man skriver, så du finner ingen Lagre som. Slik blir det i OneNote, ferdig satt opp: w w w. p r o c l o u d n o Side 14

16 Her er et lite ekstra tips om OneNote. Trykker du Windows-knappen og S så kan klippe ut skjermbildet og lime det inn i OneNote. Jeg bruker det til å lage min egen elektroniske kokebok. Finn en oppskrift du har lyst til å prøve, lim den inn i OneNote. Har du One Note for mobilen din, så har du handlelisten klar i det oppskriften er kopiert inn. Du kan søke også, i tekste, selv om det kopiert inn som bilde. Slik kan det se ut: w w w. p r o c l o u d n o Side 15

17 Office 365 partner Du kan fint anskaffe og drifte din Office 365 løsning, eller noen av enkeltkomponentene helt uten bistand fra en partner. Prisen er den samme. Forskjellen er hvordan du ønsker å bruke din tid og hvor mye utbytte du får av din nye investering. Fordelen med en partner er at du kan frigjøre din tid, til det du er god på. I tillegg kan du få hjelp til å få en enda bedre løsning, tilpasset ditt behov og din bruk. ProCloud As er Office 365 partner. Vi hare gen kompetanse og et godt nettverk som kan gi deg bedre tid og en bedre opplevelse. Finner du dette dokumentet nyttig setter vi pris på om du fører oss opp som partner, og ta gjerne kontakt med oss om du ønsker bistand. Bytte/sette partner. Vår partnernummer er: Gå inn på Behandle under Abonnementer, trykk på ditt Abonnement og velg Partner fra menyen til venstre. Kontaktinformasjon: ProCloud As Rådhusgaten Sandefjord Web: Blogg: e-post: [email protected] Telefon: w w w. p r o c l o u d n o Side 16