1. Intro om SharePoint 2013

Transkript

1 Avdeling for informatikk og e-læring, Høgskolen i Sør-Trøndelag Intro om SharePoint 2013 Stein Meisingseth Lærestoffet er utviklet for faget LO205D Microsoft SharePoint 1. Intro om SharePoint 2013 Resymé: Denne leksjonen inneholder en intro om hva SharePoint 2010 kan brukes til og hva som er nytt i SharePoint Innhold 1. INTRO OM SHAREPOINT INNLEDNING HVA ER SHAREPOINT HVA ER NYTT I MICROSOFT SHAREPOINT SERVER HVORDAN FUNGERER SHAREPOINT?... 5 Opphavsrett: Forfatter

2 Intro om SharePoint side 2 av Innledning Før man skal starte å arbeide med SharePoint er det viktig å skape seg et bilde hva SharePoint egentlig er. Man kan si at SharePoint er en komplett plattform som legger til rette for samhandling både mellom menneske og datamaskin men også samhandling mellom flere applikasjoner. SharePoint er en web plattform som er laget for å samle og sentralisere flere web applikasjoner på et sted og har veldig mange funksjoner. Eksempler på slike funksjoner kan være dokument behandling eller internettportal (hjemmeside) for organisasjonen. For å bruke kjente applikasjoner og tjenester på hva SharePoint kan brukes til kan man sammenligne med Google Docs, Etherpad, Dropbox og facebook lite. Google Docs tilbyr dokumentlagring og samtidig redigering mellom flere brukere gjennom nettleser, det samme gjør Etherpad. Men Etherpad tilbyr kun lagring per URL, slik at man må enten skrive ned eller huske hvilken URL Etherpad dokumentet ligger på. Dropbox tilbyr lagring på nett, men alle dokumentene ligger lagret på din lokale PC slik at man kan jobbe når man ikke er koblet til internet deretter synkroniseres det man har lagret når man kobler til internet. Filene lagres her i en filstruktur på samme måte man lagrer filer i mapper på PC-en. I dette eksempelet brukes engels versjon, men du kan velge å bruke norsk versjon eller andre språk Hva er SharePoint 2013 SharePoint er et elektronisk samarbeidsverktøy utviklet av Microsoft. Det blir ofte brukt som et publiseringssystem (CMS) på intranettet. SharePoint gjør at grupper i en organisasjon kan dele informasjon og dokumenter overalt hvor det er internett-tilgang. Med SharePoint kan brukerne sette opp nettsteder for å dele dokumenter, styre prosjekter og publisere informasjon. SharePoint har også flere innebygde funksjoner for sosial interaksjon som blogger, wikier, mikroblogging og diskusjonsgrupper. SharePoint vises i sin helhet gjennom en nettleser. Ved installasjon får du 40 ferdigbygde applikasjonsmaler som gir deg mulighet til å organisere web-deler, lister og bibliotek til en unik side tilpasset dine behov og ønsker. SharePoint gir deg muligheten til å redigere brukergrensesnittet ved å vise eller filtrere informasjon på ulike måter. SharePoint kan settes opp til å bare vise en liste over kontakter, eller det kan brukes til komplekse funksjoner som prosjektledelse. Man kan se på SharePoint mer som en plattform og ikke et standard applikasjonsprogram.

3 Intro om SharePoint side 3 av 6 SharePoint er tilgjengelig i to hovedformer; «On-Premise SharePoint Deployment» og «Office 365 SharePoint subscription». Hovedforskjellen på disse to er at en On-Premise løsning installeres på fysiske servere som organisasjonen har tilgang til. Med en slik løsning har du full kontroll over miljøet og kan distribuere tilpassede løsninger uten begrensninger. Ved en Office 365 løsning hostes SharePoint løsningen i microsoft sine egne datasenter og de drifter løsningen for deg. Fordelen med dette er at du raskt kan begynne å bruke SharePoint sine funksjoner uten å måtte tenke på administrering og støtte for et fullt dedikert SharePoint miljø Hva er nytt i Microsoft SharePoint Server 2013 Det er flere endringer i SharePoint Server 2013 som er verdt å merke seg og vi skal nå forsøke å gå gjennom det vi mener er de viktigste endringene. Flere og flere bruker i dag mobilen til å sjekke jobbmail og annet jobbrelatert stoff. Dette har Microsoft nå merket seg og nye SharePoint 2013 gir deg nå muligheten til tre ulike måter å vise SharePoint-sider på alt etter hvilken mobilnettleser du bruker. Dette gjør at du lett kan oppdatere deg på det som skjer på SharePoint mens du er på farten, så lenge du har tilgang til internett. De tre ulike måtene å vise sidene på er: Contemporary view: Denne visningen tilbyr en optimalisert mobil opplevelse for brukerne og gjengis i HTML5. Denne visningen er tilgjengelig for Mobil Internet Explorer versjon 9.0 eller senere for Windows 7.5 Phone, Safari versjon 4.0 eller senere versjoner for iphone ios5.0 og Android nettleser for Android 4.0 eller senere versjoner. Klassisk visning: Denne visningen gjengis i HTML format og gir bakoverkompatibilitet for mobile nettlesere som ikke kan bruke "Contemporary view". Klassisk visning i SharePoint 2013 er identisk med den mobile visningen i SharePoint Server Fullskjerm UI: Man har også mulighet til å vise sidene i fullskjermsvisning på smarttelefoner. Microsoft har forstått hvor viktig det er å finne det du søker etter når du trenger det som mest, og har derfor gjort store forbedringer på sin søkemotor. Dette skal gjøre det lettere for både brukere og IT-eksperter å tilpasse søkene slik at du finner det du trenger. De har også endret

4 Intro om SharePoint side 4 av 6 en del på det visuelle. Nå kan du blant annet få opp en forhåndsvisning av filer når du holder musen over et søkeresultat. De har også gjort det lettere å skille ulike resultat basert på hvilken type det er. Et Microsoft Word dokument vil for eksempel få Word ikonet foran tittelen på dokumentet. De har også endret på måten de får frem relevante søk slik at du skal få det du søker etter først, slik at du skal slippe å bla deg gjennom side etter side før du finner det du faktisk trengte. Det har også kommet noen endringer i "Crawling" som er verdt å få med seg. Mens du tidligere kun hadde "Incremental crawl" og "Full crawl" har de nå lagt til "Continious crawl" som vil si at du slipper å sette opp "Crawl rules" og den søker da kontinuerlig gjennom kildene du har satt opp. Dette krever dog mye ressurser og blir ikke brukt i vårt prosjekt. I SharePoint server 2013 har Microsoft også satset mer på det sosiale aspektet og har derfor lagt til flere nye funksjoner der. I SharePoint server 2010 hadde du muligheten til å legge til diskusjonslister for å legge til rette for at brukerne kunne ha diskusjoner. Dette har man også muligheten til i SharePoint server 2013, men de har tatt dette et steg videre og introduserer nå "Community Site" og "Community Portal". Dette er en videreføring fra diskusjonslistene og gir en bedre mulighet til å sortere diskusjoner og gjør det lettere for brukerne og utveksle informasjon og dele på sin ekspertise. Med Community Sites kan du organisere diskusjonene i ulike kategorier. Gjester kan se diskusjonene og bli medlem om de ønsker å bidra til diskusjonene, eller ønsker å starte en ny diskusjon. Man har brukere med moderator rettigheter som slette diskusjoner, markere de som interessante og mye mer. Man kan også gi brukere med spesiell ekspertise «badges» som viser andre medlemmer at disse personene er flinke innen et eller annet område.

5 Intro om SharePoint side 5 av Hvordan fungerer SharePoint? Figur 1 - Oversikt over sidestruktur I bunn for alle SharePoint sider finner man en Web Application, på norsk kjent som Webprogram. En Web Application er det øverste nivået for samling av SharePoint innhold. Dette er derfor vanligvis grensesnittet der en bruker samhandler med serveren. En Web Application er assosiert med et sett av tilganger gjennom URL-adresser som brukeren tar i bruk. Disse URL-ene er gjort tilgjengelig i SharePoint Server Central Admin, og derfra replikert til de andre serverne i farmen. En enkelt farm kan ha totalt 20 Web Applications. Disse er igjen uavhengige av hverandre, de har hver sin application pool og kan bli restartet uavhengig av hverandre. Man kan si at en Web Application er en IIS side som vil inneholde SharePoint Site Colelction. Den blir ikke laget i IIS, men sendt dit av SharePoint Central Admin. Hva er så en Site collection? En Site Collection er en gruppering av SharePoint sider. Hvert webprogram vil typisk inneholde minst én site collection. Hver enkelt farm støtter opptil Site Collections. Dette er selvfølgelig avhengig av maskinvare på serveren som kjører farmen. Man kan se på SharePoint som en web basert plattform basert på mange sider. En Site Collection kan da organisere disse siden i logiske grupper. Ifølge Microsoft kan en site collection inneholde sider. Vi har også snakket om Application Pools. Hva gjør så disse? En Application Pool skiller sett av IIS arbeidsprosesser som deler same konfigurasjon og applikasjonsgrenser. En application pool brukes også for å isolere webprogrammer for bedre sikkerhet, pålitelighet, tilgjengelighet og ytelse. Hver application pool kan kjøres uten å påvirke hverandre. Du kan ha totalt 10 application pools per web server og flere webprogrammer kan dele en application pool.

6 Intro om SharePoint side 6 av 6