1. Intro om SharePoint 2010

Transkript

1 Avdeling for informatikk og e-læring, Høgskolen i Sør-Trøndelag Intro om SharePoint 2010 Stein Meisingseth Lærestoffet er utviklet for faget LO205D Microsoft SharePoint 1. Intro om SharePoint 2010 Resymé: Denne leksjonen inneholder en intro om hva SharePoint 2010 kan brukes til og hva som er nytt i SharePoint Innhold 1. INTRO OM SHAREPOINT INNLEDNING MICROSOFT SHAREPOINT SERVER HVA ER NYTT I MICROSOFT SHAREPOINT SERVER Nytt brukergrensesnitt Dokumentbehandling Forbedret kalender SharePoint Workspace Forbedrede wiki- og gruppeområder Administrer flere elementer i en SharePoint-liste på en mer effektiv måte: Administrasjon av blogger Vise og arbeide med SharePoint-informasjon fra mobilenheten Sosial databehandling Innholdsbehandling for dokumenter, poster, digitale aktiva og webinnhold for virksomheter Behandling av taksonomier og metadata Behandle en levering eller ett arbeidsprodukt som inneholder flere dokumenter med dokumentsett Dokumentbehandling på et sted med forbedret områdemal Nye funksjoner for policy- og postbehandling Forbedrede funksjoner for webinnholdsbehandling Søk Områdeadministrasjon og tilpassing INFOPATH OG SHAREPOINT DESIGNER Opphavsrett: Forfatter

2 Intro om SharePoint side 2 av Innledning Før man skal starte å arbeide med SharePoint er det viktig å skape seg et bilde hva SharePoint egentlig er. Man kan si at SharePoint er en komplett plattform som legger til rette for samhandling både mellom menneske og datamaskin men også samhandling mellom flere applikasjoner. SharePoint er en web plattform som er laget for å samle og sentralisere flere web applikasjoner på et sted og har veldig mange funksjoner. Eksempler på slike funksjoner kan være dokument behandling eller internettportal (hjemmeside) for organisasjonen. For å bruke kjente applikasjoner og tjenester på hva SharePoint kan brukes til kan man sammenligne med Google Docs, Etherpad, Dropbox og facebook lite. Google Docs tilbyr dokumentlagring og samtidig redigering mellom flere brukere gjennom nettleser, det samme gjør Etherpad. Men Etherpad tilbyr kun lagring per URL, slik at man må enten skrive ned eller huske hvilken URL Etherpad dokumentet ligger på. Dropbox tilbyr lagring på nett, men alle dokumentene ligger lagret på din lokale PC slik at man kan jobbe når man ikke er koblet til internet deretter synkroniseres det man har lagret når man kobler til internet. Filene lagres her i en filstruktur på samme måte man lagrer filer i mapper på PC-en. I dette eksempelet brukes engels versjon, men du kan velge å bruke norsk versjon eller andre språk Microsoft SharePoint Server 2010 Hva er så facebook lite? I SharePoint 2010 har man lagt enda mer fokus på det sosiale aspektet, hver bruker har egen profil der man kan fylle ut både personlige opplysninger og jobbrelaterte opplysninger, man kan legge til venner og man kan søke opp personer gjennom interessesøk, kompetansesøk etc. Følgende illustrasjon vil gi en oversikt over hvilke muligheter SharePoint gir og hva man det kan brukes til.

3 Intro om SharePoint side 3 av Hva er nytt i Microsoft SharePoint Server 2010 For å beskrive de nye funksjonene i SharePoint kan vi sepå Microsofts egen hjemmeside som kilde og egne erfaringer med programmet da dette gir en fin oversikt over funksjonene. SharePoint 2010 inneholder flere nye funksjoner. Innledningsvis er det nytt at man kan arbeide på tvers av flere nettlesere. Det Microsoft lister opp som offisiell støtte er Microsoft Internet Explorer 7 eller nyere, Firefox 3.0 eller nyere og Safari 3.0. Også Google Chrome ser ut til å støttes på lik linje med Firefox. Men støtten for å åpne Office filer støttes ikke av Google Chrome, heller ikke Internet Explorer 64 Bit versjon: Om man ser på teksten som er markert viser det seg at man ikke kan åpne dokumenter uten å bruke Microsoft Internet Explorer. Ved å bruke kompabilitetsmodus i IE x64 kan dette omgås Nytt brukergrensesnitt En av de største visuelle forandringene i SharePoint 2010 er brukergrensesnittet. Microsoft har designet verktøylinjen i likhet med verktøylinjen man finner fra Microsoft Office Word og Powerpoint 2007 samt alle Microsoft Office 2010 programmer. Er man kjent med disse lærer man seg fort å navigere blant funksjonene i SharePoint. Slik ser det ut hvis man skal behandle et dokument. En annen funksjon som er ny i SharePoint 2010 er muligheten til å knytte det til Microsoft Office Web App, dette skal jeg beskrive senere, men vil vise et bilde av brukergrensesnittet:

4 Intro om SharePoint side 4 av 17 Her kjenner man igjen brukergrensesnittet til Office Word Brukergrensesnittet er forandret på administrasjonssiden. Det forutsetter at man har installert Microsoft Silverlight i nettleseren man bruker. Om man ikke installerer Silverlight vil man få et brukergrensesnitt som ligner på det som var i Microsoft SharePoint Bildet viser en administrasjonsside for å opprette en nye side i SharePoint 2010 uten Silverlight installert i nettleseren.

5 Intro om SharePoint side 5 av 17 Bildet her viser hvordan administrasjonssiden ser ut med Silverlight installert (vi kommer tilbake til oppretting av en ny side senere) Som bildene viser er det nye brukergrensesnittet mye mer oversiktlig enn det gamle. Sammenlignet med de gamle versjonene av SharePoint er SharePoint 2010 mye mer oversiktlig og enklere å navigere i Dokumentbehandling Det Microsoft har lagt mest vekt på i SharePoint 2010 er tilretteleggingen for samhandling. Man kan sitte flere personer å redigere et Word-dokument, PowerPoint presentasjon eller et regneark i Excel. Filene er da lagret i et SharePoint bibliotek og man åpner dem gjennom å koble seg til gjennom nettleser. (vi kommer tilbake til dette i ene egen leksjon).

6 Intro om SharePoint side 6 av Forbedret kalender SharePoint 2010 har også forbedret kalenderfunksjonen sin. Det er enklere å holde oversikt over timeplaner og avtaler. Punkter som er med på å forbedre kalenderen er: Visning av flere SharePoint- og Exchange-kalendere på en side Man kan legge til hendelser i kalender ved å klikke på en dato og legge inn detaljer om hendelsen uten å gå ut av kalenderen. Man kan bruke dra og slipp elementer innenfor kalenderen, slik kan man enkelt flytte hendelser uten å måtte inn å forandre på dato og tid. I SharePoint 2010 har man en gruppekalender der man kan legge til flere brukere. Denne funksjonen er fin når man skal planlegge møter.

7 Intro om SharePoint side 7 av SharePoint Workspace 2010 SharePoint Workspace er et verktøy som følger med Microsoft Office 2010 Profesjonell Plus. Dette gjør det mulig å arbeide med SharePoint -områder, -biblioteker og -lister i frakoblet modus og synkronisere endringene når man kobler til firmanettverket. Slik gjør man det mulig å jobbe mot SharePoint-området når man ikke har tilgjengelig internett. Her ser man et bilde av SharePoint Workspace koblet til et SharePoint område. Her får man opp alt bortsett fra kalender og undersider til området. Verktøylinjen kjenner man igjen fra nettleseren. Viktige fordeler med SharePoint Workspace 2010: Man kan raskt vise, legge til og slette SharePoint-bibliotekdokumenter eller - listeelementer i frakoblet modus. Toveis synkronisering mellom datamaskin og nettverket. Oppdatering av data på datamaskinen eller i nettverket foregår automatisk når man er tilkoblet nettverket. Man kan bruke den nye funksjonen for eksterne lister til å arbeide mer effektiv med forretningsdata i en database. Vi kommer tilbake med mer om lister senere.

8 Intro om SharePoint side 8 av Forbedrede wiki- og gruppeområder Med å forbedre disse områdene vil det være enklere å dele informasjon med andre. Nye fordeler med disse områdene er: Sette inn og formatere innhold direkte på siden med det nye redigeringsprogrammet for rik tekst. Bla gjennom etter bilder på den lokale datamaskinen eller i nettverket og sette dem inn i området uten å forlate siden du er på. I bakgrunnen ser man siden man er på.

9 Intro om SharePoint side 9 av Administrer flere elementer i en SharePoint-liste på en mer effektiv måte: Her er alle dokumentene i listen merket av. Her kan man for eksempel sjekke ut alle dokumentene samtidig.

10 Intro om SharePoint side 10 av Administrasjon av blogger På samme måte som på wikisidene kan man enkelt administrere blogger med forbedrede redigeringsverktøy og ny navigasjon. Rediger tekst med det nye redigeringsprogrammet for rik tekst Bla gjennom bilder på lokal datamaskin eller i nettverker og sette dem inn i bloggen uten å forlate siden. Bla gjennom blogginnlegg etter dato samt etter kategori. Man kan se antallet innlegg for hver måned eller kategori i sanntid. En ny arkivkobling gir tilgang til en visning av alle måneder siden bloggen ble startet, og innleggene er oppført etter kategori innenfor hver måned.

11 Intro om SharePoint side 11 av Vise og arbeide med SharePoint-informasjon fra mobilenheten I SharePoint 2010 blir websidene optimalisert for visning på små enheter. Man kan nå vise og arbeide med dokumenter, blogger, wikier, administrere data og områder på mobiltelefonen. Disse funksjonene er verdt å nevne: Bruk dette grensesnittet og navigasjonen for å få tilgang til SharePointdokumentbiblioteker, lister, wikier, blogger, webdelsider (webpart sites) og forretningsdata fra en database Bruk den mobile søkeopplevelsen til å finne personer, kontaktinformasjon og SharePoint-innhold og til å finne data i egendefinerte databaser Abonner på SMS-varsling og endringer i dokumenter i SharePoint eller et SharePointdokumentbibliotek eller en liste Vis Microsoft Office Word-, Excel- og PowerPoint- documenter i mobile lesere Integrasjon med gatewayer som ISA 2007 eller Forefront Threat Management Gateway 2010 (TMG) for tilgang over brannmurer En mobil utviklingsplattform til å bygge egendefinerte SharePint mobilløsninger utover standardopplevelsen Sosial databehandling I SharePoint Server 2010 er det lagt til rette for enda mer sosiale aktiviteter. Med de nye funksjonene i SharePoint Server 2010 kan man finne innhold og holde seg informert om personer og interesseområder som betyr mest for deg. Med ulike nye funksjoner kan man: Følge personer med nyhetsfeeder, sosial merking og rangeringer slik at man enklere kan holde oversikt over kollegaenes aktiviteter samt dele relevant innhold. Forbedrede Mine områder eller My Site. Disse skal gjøre det enklere å dele spesialkunnskaper med kollegaer. Man kan legge til interesser og ansvarsområder i profilene slik at det blir enklere for kollegaer å finne hverandre gjennom nyhetsfeeder, ved å stille og besvare spørsmål og kommunisere på andre måter.

12 Intro om SharePoint side 12 av Innholdsbehandling for dokumenter, poster, digitale aktiva og webinnhold for virksomheter. I SharePoint Server 2010 er det kommet nye funksjoner for innholdsbehandling - disse skal gjøre at behandlingen av dokumenter, post, digitalt innhold og publiserte websider mer effektivt og enklere å administrere Behandling av taksonomier og metadata Den nye tjenesten for forvaltede metadata i SharePoint 2010 har et sett av funksjoner som organisasjoner kan bruke til å behandle taksonomier og metadata på en enhetlig måte i hele virksomheten. Med den nye tjenesten kan man: Publisere og dele innholdstyper på tvers av områdesamlinger og webprogrammer Bruke termlageret til å behandle begreper og taksonomier En taksonomi er en hierarkisk organisasjon av begreper. Brukeren kan bruke disse begrepene på innhold på området hvis man legger til den nye kolonnen for forvaltede metadata i lister, biblioteker og innholdstyper. Taksonomier og begreper kan behandles sentralt i organisasjonen eller man kan integrere forvaltede metadata med sosial merking slik at brukere kan foreslå begreper når de merker innhold Behandle en levering eller ett arbeidsprodukt som inneholder flere dokumenter med dokumentsett. SharePoint Server 2010 innfører dokumentsett. Dokumentsett er en ny innholdstype som man kan bruke til å opprette og behandle arbeidsprodukter som går over flere dokumenter. En innholdstype er: En gruppe innstillinger for en innholdskategori, og som kan brukes på nytt. Bruk innholdstyper for å behandle metadata, maler og virkemåter for elementer og dokumenter konsekvent. Innholdstyper defineres på områdenivå og brukes i lister og biblioteker. Sitat fra Dokumentsett konfigureres akkurat som andre innholdstyper. De kan settes opp med et sett av standarddokumenter som brukerne så kan tilpasse når de oppretter en ny forekomst av et dokumentsett. Dokumentsettfunksjoner som delte metadata, arbeidsflyter og versjonskontroll gjør det mulig for grupper å behandle utviklingen av et arbeidsprodukt eller innholdssett på en effektiv måte. Et vanlig eksempel på et dokumentsett er et spesielt markedsføringshefte som brukes av en salgs- og markedsføringsgruppe til å gruppere ulike dokumenttyper for en produktkampanje Dokumentbehandling på et sted med forbedret områdemal I SharePoint Server 2010 er områdemalen for dokumentsenteret forbedret. Her er den nye metadatabaserte navigasjonsfunksjonen. Denne funksjonen kan man nå blant annet gjennom innhold i en lang liste eller et stort bibliotek ved å bruke metadata i stedet for mappeplassering. Unike dokument-id gjør det også enklere å finne innhold uansett plassering.

13 Intro om SharePoint side 13 av Nye funksjoner for policy- og postbehandling Med den nye funksjonen kan man velge om man vil behandle og søke etter innhold på stedet eller i et sentralt repositorium. Nye postbehandlingsfunksjoner: Postbehandling på stedet. Man kan nå lagre poster på stedet ved siden av innhold under arbeid Oppbevaringspolicyer som nå inneholder komplekse planer For større arkiver er arkivsenterområdet forbedret med en hierarkisk filplan Forbedrede funksjoner for webinnholdsbehandling Nye og forbedrede funksjoner gjør det enklere å opprette og behandle områder. Dette gjør det også enklere å publisere websider Søk SharePoint Server 2010 har støtte for direkteavspilling av video Redigering av webinnhold er forbedret og forenklet gjennom det nye båndet (Oppgavelinjen). Forbedret eksport, logging og rapportering Innebygde funksjoner for webanalyse gir støtte til trafikkfunksjoner, søkefunksjoner og lageranalyserapporter Ny støtte for medier omfatter et nytt aktiva-bibliotek med visninger, støtte for videoer som en SharePoint-innholdstype, en infrastruktur for direkteavspilt video og en Silverlight-mediespiller med skallfunksjonalitet. Store sidebibliotek forenkler behandlingen av webområder med mange sider. Oppretting og behandling av ulike versjoner eller variasjoner av publiseringsområder eller sider er en operasjon som nå sendes til en kø, og foregår i bakgrunnen slik at brukerne kan fortsette å arbeide i SharePoint mens operasjonen fullføres. Den nye kommandoen Vis endringer gjør det mulig å sammenligne en eldre versjon av en webside med en nyere. I SharePoint Server 2010 gjør nye søkefunksjoner det enklere å finne mer relevant informasjon, samt finne kollegaer raskt og effektivt. Forbedringene omfatter et nytt resultatoppsett som deler informasjonen inn i kategorier samt bedre beskrivelser og metadata. Personer som befinner seg i den sosiale sirkelen din, vil også vises øverst i søkeresultatene. Med de nye funksjonene vil man få bedre svar raskere: Begrensninger: Denne funksjonen bidrar til å informere om resultater og gir mulighet til å begrense resultatene etter bestemte typer. For eksempel områder, forfatter eller dato. Forhåndsutfylte spørringsforslag, relaterte søkekoblinger og utvidelser av akronymer Mulighet til å kjøre spørringer i dokumenter ved hjelp av boolsk syntaks. (OG. ELLER og IKKE) og jokertegn(*). Mulighet til å søke i SharePoint-innhold fra en datamaskin som kjører Windows 7

14 Intro om SharePoint side 14 av 17 Ved å bruke søk sammen med funksjonene for sosial databehandling og samarbeid vil man kunne gjøre følgende: o Søke etter ekspertise for finne noen som har ferdighetene man trenger o Bruke fonetisk navneoppslag for å finne navn som høres like ut o Begrense søkeresultater ved å bruke kategorier som avdeling eller jobbtittel Andre søkeforbedringer er at søkemodellen bruker egenskapene som du eller datamaskinen oppgir for dokumentene du søker på. Søkefunksjonen finkjemmer nå innholdet etter nøkkelfraser som kan lokalisere manglende eller unøyaktige egenskaper. Dette bidrar til å forbedre relevansen på søket Områdeadministrasjon og tilpassing I SharePoint Server 2010 er det enklere å behandle tillatelser og områder. Nye funksjoner for behandling av tillatelser, områdeutforming og et internasjonalt brukergrensesnitt optimaliserer måten man kan bruke, utforme og få tilgang til SharePoint -områder og -innhold på.

15 Intro om SharePoint side 15 av 17 Man kan vise og juster tillatelsesnivåer (Permissions) Her kan man justere tillatelser på elementnivå, for en bestemt bruker eller gruppe ved hjelp av nytt verktøy for behandling av tillatelser. Man kan enkelt legge til eller fjerne brukere eller grupper, endre tillatelsesnivår, bryte arv og behandle anonym tilgang på alle områdesamlinger, områder, lister eller listelementer med de nye funksjonene. Man kan også vise og justere alle tillatelsesnivåer gitt til en bestemt bruker eller gruppe:

16 Intro om SharePoint side 16 av 17 Man kan også endre farger og skrifttyper for et område ved hjelp av nye temafiler. Man kan bruke det eksiterende temagalleriet som følger med SharePoint Server Man kan også generere egne temafiler fra Microsoft PowerPoint og legge dem til i galleriet. Områdene kan også gjøres globalt tilgjengelig ved å endre språket, man kan med riktig språkpakke installert vise innstillingssider, hjelp og programinnhold som listetitler og kolonnenavn på det språket man velger.

17 Intro om SharePoint side 17 av InfoPath og SharePoint Designer Det er nå blitt enklere å tilpasse SharePoint -lister, -visninger og -arbeidsflyter gjennom en sterkere integrering mellom InfoPath, Microsoft SharePoint Designer 2010 og SharePoint Server InfoPath kan brukes til å tilpasse SharePoints listeskjemaer. Du kan endre skjemaets utseende, bytte til oppsett med flere kolonner, dele opp skjemaet i inndelinger, validere informasjonen som legges inn, forhånds utfylte felt og få deler av skjemat til å vises eller skjules automatisk. SharePoint Designer gjør det mulig å lage sammensatte programmer ved å konfigurere eller utforme komponenter som datakilder, lister, innholdstyper, visninger, skjemaer, arbeidsflyter og eksterne innholdstyper uten å skrive kode. SharePoint Designer er et veldig godt verktøy og enkelt å bruke for å tilpasse innhold til dine områder på SharePoint, man kan åpne SharePoint Designer direkte fra SharePoint sidene: SharePoint Designer 2010 har fått nytt brukergrensesnitt som gjør det enklere å finne alle de viktige komponentene i et område eller en løsning som lister og innholdstyper, visninger og skjemaer, arbeidsflyter, datakilder og eksterne innholdstyper, sideoppsett og hoveddokumenter. Det er også enkelt å se hvordan de ulike komponentene er relatert til hverandre.