Hvordan lage etiketter med hagelagmedlemmers navn og adresse. For Office 2007 eller 2010 Av Ole Petter Vik, Asker Versjon

Transkript

1 Hvordan lage etiketter med hagelagmedlemmers navn og adresse. For Office 2007 eller 2010 Av Ole Petter Vik, Asker Versjon Beskrivelsene for hvert enkelt skritt er over hvert skjermbilde. Her viser vi hvordan man kan bruke medlemsregisteret for å lage etiketter med navn og adresse. Disse kan brukes for å sende ut brev til medlemmene. Vi tar utgangspunkt i det medlemsregisteret som er laget i dokumentet Hvordan hente ut listen over et hagelags medlemmer fra Hageselskapets nye portal. Dette notatet tar for deg denne prosessen med Microsoft-produkter, og vil være forskjellig eller ikke virke med andre nettlesere eller andre regneark og tekstbehandlere. Start opp Microsoft Word. Her vist med Microsoft Word 2010, men 2007-utgaven er nesten helt lik. Word 2003 er dessverre helt forskjellig når det gjelder å lage etiketter. I eksemplet her har jeg valgt å slå på funksjonen som viser formateringsmerker (som vist med rød ring under). Da er det litt lettere å se hvordan etikettene ser ut. Det virker helt fint uten, men da ser skjermbildene litt annerledes ut. Start med å lage et nytt dokument ved å trykke Ctrl-N. Velg så Masseutsendelser som vist under. Klikk på Start utskriftsfletting. Velg så Etiketter.

2 Velg den etikettypen du har. Word har veldig mange forskjellige etiketter å velge blant og man kan også sette opp sine egne om man ikke finner den man har kjøpt i listene. Gå videre ved å klikke på OK. Så skal vi velge hvilken datafil vi skal bruke som grunnlag for etikettene. Klikk på Velg mottakere og Bruk eksisterende liste.

3 Du få så opp en vanlig dialogboks for å åpne filer og navigerer deg fram til riktig fil. Velg gjerne filtype Excel-filer for å begrense hvor mange filer som vises (som vist med rød ring under).

4 Det kommer så opp en dialogboks som bekrefter filen og hva slags innhold den har. Her er det viktig å sikre seg at det er avkrysset på Første datarad inneholder kolonneoverskrifter (som vist med rød ring under). Klikk på OK for å gå videre. Vi skal nå bestemme hvilke kolonner i registeret vi skal bruke til å lage etikettene. Dette gjøres ved å klikke på Adresseområde (som vist med rød ring under). Her er det mange valg. Først er det viktig at de forskjellige rutene er haket av som vist under.

5 Feltet Sett inn mottakernavnet i dette formatet bestemmer hvordan fornavn og etternavn settes inn på etikettene. Vårt register har fornavn og mellomnavn i den kolonnen som heter fornavn, så valgene Johannes Bortelli jr og Johannes F. Bortelli jr gir samme resultat. F. indikerer at mellomnavn-feltet skal være med. Hvis noen av feltene er tomme (blanke), blir de ikke tatt med. Hvis man har firmaer som medlemmer (for eksempel kommune, bibliotek eller hagesenter), må man huske på å huke av Sett inn firmanavn. Firmanavnet settes inn på etiketten på linjen etter fornavn og etternavn, hvis dette finnes registrert for dette medlemmet. Klikk OK for å gå videre. Hvilke kolonner som brukes for hvilke felter finner Word automatisk ut av basert på kolonnens overskrift. Hvis denne ikke passer, kan man selv fortelle hvordan dette skal skje ved å klikke på Tilordne felt (vist over med den gule ringen). Da får man opp denne oversikten og kan tilpasse etter eget behov.

6 Etter å ha klikket på OK for å gå videre, ser dokumentet slik ut. Man kan se at det har kommet et felt som heter Adresseblokk (vist med rød ring under). Men dette ligger bare på den første etiketten. For å få denne på alle etikettene, klikker man på Oppdater etiketter (vist med grønn ring under).

7 Nå kan man forhåndvise etikettene ved å klikke på Forhåndsvis resultater (vist med rød ring under).

8 Nå kan du for første gang se etikettene. Legg merke til at det er to blanke (mellomrom; vist med de to prikkene) mellom postnummer og poststed. Dette er norsk standard og kommer fordi vi fortalte Word at Formater adressen i henhold til målland/region over. Legg også merke til firmaet som er medlem og hvordan etiketten for dette vises (markert med rød ring under). For å fullføre etikettproduksjonen er det nå flere måter å gjøre dette, men jeg anbefaler å lage et eget Word-dokument av det hele, og så i ro og mak se på dette og eventuelt rette opp feil. Man kan så skrive ut dette når det passer. Dette gjør man ved å klikke på Fullfør og slå sammen, og velge Rediger enkeltdokumenter (som vist med rød ring under).

9 Du får opp en dialogboks hvor det spørres etter hvilke poster som skal være med. Velg Alle og klikk OK for å fullføre. Du får så opp et nytt vindu med de ferdige etikettene og kan skrive dem ut eller lagre dem for senere bruk.