NBTA. Jon Vegusdal

Transkript

1 NBTA Jon Vegusdal

2 AGENDA Hvem er UNIT4 Current Tidsbruk i reisehåndteringen og besparelser Nøkkelfunksjoner i et moderne reiseregningssystem 7 skjulte kostnader

3 OM OSS 31 ansatte Hovedkontor i Kristiansand 20 års erfaring Ca 300 kunder og brukere Del av UNIT4 Business Software med 4300 ansatte world wide HVA VI LEVERER: Effektiv planlegging, fangst og behandling av informasjon knyttet til timer, reiser og utlegg.

4 REFERANSER

5 HVORFOR INVESTERE I EN REISEREGNINGSLØSNING Kostnadsbesparelse opp til 60% sammenlignet med manuelle/ tradisjonelle løsninger Effektivisering eliminerer overflødige/manuelle rutiner og effektiviserer prosessene «Å bruke Current Reise & Utlegg inkludert transaksjonsdelen i forhold til kredittkort betyr en markant effektivisering av våre Undersøkelser viser at besparelsespotensialet med elektronisk reiseregninger er 40%. Med import av korttransaksjoner er potensialet ytterligere 20 %. Om en gjør dette om i penger, betyr det at om en har et reisebudsjett på NOK 10 mill, vil en spare i underkant av kr ,- A.T. Kearney / SEB Kort rutiner. Vi har spart inn i underkant av et årsverk på dette» Liv Retterdal HR-sjef, Ahlsell

6 KOSTNADSBESPARELSER / ROI En europeisk undersøkelse* viser at reiseadministrasjon utgjør opp mot 34% av de det totale reisebudsjett Undersøkelsen viser at reiseregningsprosessen er dyrest av de reiseadministrative kostnadene, står for 52% Bestilling Reiseregning Faktura 5% 52% 43% *kilde A.T. Kearney 2008

7 KOSTNADSBESPARELSER / ROI Tidsforbruk reiseregningsprosessen Aktivitet Tid fordelt Utfylling av reiseregning Ansatt 22% 17 Attestering Overordnet 11% 9 Registrering i økonomisystem Økonomi 20% 16 Tid Vår erfaring Totalt besparelsespotensiale er 60% 40 % med en optimal reiseregningsløsning Ytterligere 20% med import av kredittkorttransaksjoner Kontroll av reiseregning Økonomi 17% 13 Feilretting, purring, avsetning Økonomi 14% 11 Klargjøring for utbetaling Økonomi 8% 6 Føring i regnskap Økonomi 8% 6 Tidsforbruk i minutter 100% 78 Hva betyr dette i kroner Reisebudsjett på 10. millioner per år Potensiale for innsparing omlag ,-

8 AUTOMATIKK / FLEKSIBILITET Varslinger (epost) Fleksible integrasjoner Oppdatering av regulativ På den enheten du ønsker Dashboard Kredittkorttranser og valuta Rapportering og analyse Mobil Integrert med ditt lønnsog økonomisystem

9 NØKKELFUNKSJONER n n n n n n n n n Hele reiseregningen på en side Registrer utlegg og last opp kvitteringer fra mobil Automatisk oppdatering av regulativ, valutakurser og kredittkorttransaksjoner GPS basert kjørebok på mobil og oppslag mot Google Maps Integrert med ABAX for helautomatisk løsning for yrkesbiler Prosjektbelastning av reiseregninger og utlegg Godkjenning i prosjekt eller i linje Opplasting av kvitteringer/vedlegg fra mobil og mail Integrert med de fleste lønns- og økonomisystemer

10 OPPLASTING AV VEDLEGG - ALTERNATIVER Fil fra PC Bilde fra Current Mobil Videresende epost Bilde fra UNIT4 Expenses APP

11 KJØREBOK GJORT ENKELT Beregn kjørerute direkte i reiseregningssystemet med Google Maps GPS basert App for iphone med start/stopp Hent transaksjoner / turer fra ABAX og QuickLog Produkter NBTA

12 BEREGNING AV KJØRERUTE Oppslag mot Google maps Søk opp Til- og Fra sted/adresse og via-punkter Vis reiserute i kart Genererer reiserute som vedlegg til regningen

13 FLEKSIBLE INTEGRASJONER Etablerte integrasjoner mot de fleste lønns- og ERP-systemer på markedet Fleksibel integrasjonsmotor som konfigureres til dine behov Lang erfaring med integrasjonsarbeid Automatisk publisering av regulativer, kredittkort-transaksjoner og valuta

14 OVERSIKT OG KONTROLL Alltid oppdatert styringsinformasjon n Kraftige rapport- og analyseverktøy n Dashboard med nøkkeltallsinformasjon n Fleksible varslinger

15 KOSTNAD 1 : MISLIGHOLD AV LOJALITETSAVTALER Hotellavtaler Flyselskap

16 KOSTNAD 2 : MANGLENDE PROSJEKTOVERSIKT Reisekost pr prosjekt Reisekost vs budsjett Arbeidsflyt og godkjenning av prosjektleder og linjeleder

17 KOSTNAD 3 : SVINDEL 10 % av medarbeiderene overdriver utleggene Kun 7 % av medarbeiderene blir utfordret for ikke å følge policy 28 % i privat sektor synes svindel ihht utlegg er akseptabelt 13 % i offentlig sektor

18 KOSTNAD 4 : UKLAR REISEPOLICY Kommuniser reise og utleggs policyen tydelig Løpende oppfølging av linjeledere/ økonomi Konsekvenser ved mislighold Gi god opplæring Ta stikkprøver og kommuniser at det blir gjort

19 KOSTNAD 5 : MANGLENDE KREDITTKORT INTEGRASJON Valuta avvik Komplisert og tidkrevende registrering Ukorrekte reiseregninger og utlegg

20 KOSTNAD 6 : MANGLENDE OPPFØLGING AV ARBEIDSFLYT Monitorering og kontroll Purring Flere utvalg feks. prosjekt

21 KOSTNAD 7 : MANGLENDE AUTOMATIKK Automatisk oppdaterte regulativer Automatisk beregning av diett Automatisk omregning av valuta (avviksoppfølging)

22 Spørsmål? Spørsmål?

23 Takk for oppmerksomheten! Jon Vegusdal Salgs og Markedssjef M E jon.vegusdal@unit4.com UNIT4 Current Software AS Kjøita 17, 4630 Kristiansand, Norway T I