REISEPOLICY FOR DEN NORSKE OPERA & BALLETT

Transkript

1 REISEPOLICY FOR DEN NORSKE OPERA & BALLETT 1.0 FORMÅLET MED REISEREGLENE Formålet med DNO&Bs reiseregler er å lage enhetlige retningslinjer for hele Selskapet med spesielt fokus på økonomi, effektivitet og sikkerhet. Reisereglene skal gi den ansatte en oversikt over alle avtaler og rutiner i forbindelse med reisevirksomheten, slik at den ansatte kan foreta en bedre planlegging og gjennomføring av sine reiser. DNO&Bs reiseregler skal bidra til holdninger og rutiner som fører til en nøktern og kostnadsbevisst reisevirksomhet. DNO&B er ansvarlig for selskapets reiseregler og reiseavtaler. 2.0 REISEREGLER 2.1 Hensikt med reisen Store ressurser brukes til organisering og gjennomføring av tjenestereiser, og hver ansatt skal løpende vurdere nytten av det enkelte reiseoppdrag, slik at kun helt nødvendige tjenestereiser blir foretatt. 2.2 Reiseplanlegging Reiseplanlegging skal foretas så lang tid i forveien som mulig slik at reisen kan gjennomføres på en kostnadseffektiv og hensiktsmessig måte. Muligheten for å kombinere reiser samt utnytte eksisterende pris- og rabattsystemer skal alltid vurderes. Før reisen skal den ansatte få en reiserekvisisjon attestert og anvist av aktuell budsjettansvarlig og nærmeste leder. Reiserekvisisjonen skal vedlegges reiseregningen for reisen. Dette gjelder ikke ledergruppen (L1), der lederne har eget budsjettansvar. Mange i DNO&B sitter på verdifull informasjon om steder, hoteller, flyselskaper og flyplasser som andre kanskje ikke kjenner til. Informer dine kollegaer, superbrukere og reisekoordinator (se vedlegg) om nyttige tips som kan bidra til å gjøre reisen enklere og mer kostnadseffektiv

2 3.0 REISEØKONOMI Det er den enkeltes ansvar å vise kostnadsbevissthet og forsøke å utnytte eksisterende rabatt- og lavprissystemer maksimalt. De ansatte skal følge DNO&Bs reiseregler samt benytte etablerte avtaler innen reiseområdet (som fly- og hotellavtaler) så langt det er mulig. Reiseavtalene er inngått med spesielt fokus på kvalitet, økonomi og sikkerhet. Den enkelte ansatte vil fra tid til annen kunne oppnå rimeligere tilbud enn disse avtalene gir. Den ansatte skal likevel vise lojalitet mot inngåtte fly- og hotellavtaler og prioritere disse, da DNO&B på sikt vil oppnå bedre betingelser ved å utnytte avtalene. DNO&Bs reisebyrå - HRG Nordic (se vedlegg 1 for avtale med HRG Nordic) - kjenner DNO&Bs avtaler og de ulike kombinasjons-/rabattmuligheter, og vil hjelpe den ansatte med å finne det gunstigste alternativ. Alle bestillinger av reiser, inkl. leiebil i forbindelse med tjenestereiser, skal derfor foretas gjennom HRG Nordic. Dermed samles også volum på et sted og man får korrekt statistikk, noe som bl.a. er en fordel ved forhandlinger av flyavtaler. DNO&B aksepterer eventuelle avbestillingsgebyr som knytter seg til ulike rabattyper, men tjenestereiser skal fortrinnsvis organiseres slik at unødvendige endringer og avbestillinger unngås. For å oppnå gunstigere priser skal gruppereiser vurderes der dette er hensiktsmessig. Reisedokumenter og billetter kjøpt via DNO&B er selskapets eiendom og skal kun benyttes ved tjenestereiser. Elektronisk billett skal i størst mulig grad benyttes for alle reiser da dette vil gi økonomiske besparelser for DNO&B. Den reisende mottar reisedokumentet som en e- mail med reiserute, billettnummer og økonomiske data, og dette benyttes også som bilag til reiseregningen. 3.1 Bonuspoeng Enkelte flyselskaper gir bonuspoeng ved reiser. Opptjening av bonuspoeng tilfaller den enkelte reisende. Det er ikke tillatt å legge opp en lengre reise enn nødvendig, eller benytte leverandører som DNO&B ikke har avtale med, for å maksimere opptjeningen av poeng. Benyttelse av bonuspoeng skal aldri foregå på en slik måte at det kan påføre selskapet ekstra kostnader

3 Den ansatte har ikke anledning til å motta bonus i form av kontant utbetaling. Dersom det innføres beskatning av fordelen ved å utnytte bonuspoeng vil den ansatte selv være ansvarlig for dette. 4.0 VALG AV TRANSPORTMIDDEL Den ansatte skal på tjenestereiser benytte det mest hensiktsmessige befordringsmiddel vurdert ut fra reisetid og økonomi. Som hovedregel skal kollektiv transport benyttes. Drosje, leiebil eller egen bil benyttes kun når kollektivt transportmiddel ikke er hensiktsmessig eller faller rimeligere. Bruk av egen bil med bilgodtgjørelse skal være avtalt på forhånd med nærmeste leder. 4.1 Standard på transportmiddel DNO&Bs standard for ansatte er økonomiklasse på fly. Bruk av lavprisbilletter vil normalt ikke medføre ekstra reisedager. Imidlertid kan DNO&B, forutsatt avtale med nærmeste leder, akseptere ekstra døgn for diett og hotellkostnader, dersom dette betyr at man vil få en så mye rimeligere flybillett at de totale kostnadene for selskapet blir betydelig lavere og en slik forlengelse av reisen for øvrig anses hensiktsmessig. 5.0 VALG AV HOTELL I NORGE DNO&Bs hotellavtaler skal prioriteres ved bestilling av hotellrom for ansatte og gjester i Oslo og Norge. Man har pr følgende hotellavtaler: Radisson Blu Plaza Hotel, Oslo: Barteravtale, samt Avtalepriser. Anker Hotell. (se vedlegg for DNO&Bs leverandøravtaler). Ved kurs / konferanse / seminar som avholdes på hotell skal DNO&Bs avtalehoteller fortrinnsvis benyttes. Det er den ansattes ansvar at eventuelle avbestillinger blir foretatt i tide, slik at DNO&B ikke blir belastet for hotellrom som ikke benyttes

4 6.0 LEIEBIL DNO&B har ingen egen avtalepartner på leiebil. I de tilfeller hvor det er behov for leie av bil vil HRG Nordic foreta en vurdering av hva som er mest hensiktsmessig i det enkelte tilfelle. Normalt skal liten eller mellomstor bil - klasse A eller B benyttes. 7.0 VISUM HRG kan være behjelpelig med visumsøknader (levering med bud til og fra ambassade). Benyttelse av denne servicen må avtales med avdelingsleder i hvert enkelt tilfelle. 8.0 RUTINER FOR BESTILLING AV REISER DNO&B skal ta i bruk HRG Nordic online bookingsystem for bestilling av ukompliserte reiser, da dette er mer tids- og kostnadseffektivt enn en tradisjonell reisebestilling (tradisjonell reisebestilling = bestilling via telefon eller til HRG Nordics reisekonsulenter). Ved mer kompliserte reiser og gruppereiser over 9 personer bør tradisjonell reisebestilling lages. Hotellbookinger kan gjøres både via HRG Nordic online bookingsystem og via tradisjonell bestilling. Ved bestilling må alltid relevant avdelings- og produksjonsnummer oppgis. 8.1 Hovedregel: alle reiser skal i utgangspunkt bestilles av DNO&Bs superbrukere En superbruker er en reisebestiller som bestiller reiser for DNO&Bs ansatte og gjester. Superbrukeren er fullt oppdatert på selskapets reisepolicy, med HRG Nordic online bookingsystem og med de avtaler som DNO&B har inngått med forskjellige leverandører (hoteller, flyselskaper). Superbrukeren oppretter reiseprofiler i HRG Nordic online bookingsystem for DNO&Bs ansatte og gjester. (se vedlegg 2 for liste over DNO&Bs superbrukere) - 4 -

5 8.2 Bestillinger som kan foretas direkte av den reisende I de tilfeller hvor det ikke er mulig for en superbruker å bestille reisen (etter kontortid, i helger og i ferier), kan den reisende selv bestille sin reise. Dette gjelder kun dersom det allerede er opprettet en reiseprofil i HRG Nordic online bookingsystem for den reisende. Det anbefales at en reisende som kun bestiller noen få reiser i året bruker tradisjonell reisebestilling fremfor online-løsningen; på denne måten vil en uvant reisebestiller kunne spare tid og unngå feilbestillinger vakttelefon utenom kontortid ( ) Vakttelefonen direkte til HRG Nordics reisekonsulenter skal kun brukes i nødsfall hvor det ikke er mulig å vente med bestilling til neste virkedag. Kostnaden for en ny bestilling via vakttelefon er svært høy, mens det er kostnadsfritt å bruke denne servicen for forandring av eksisterende billett. 8.4 Klager på reiser Dersom den ansatte opplever feil eller mangler ved tjenestereisen, skal dette straks rapporteres til HRG Nordic. 9.0 SIKKERHET / FORSIKRING Billetter utstedt på navn er personlige dokumenter. Det er derfor ikke tillatt å benytte billetter utstedt i en annens navn. Konsekvensen ved å benytte en annen persons billetter er at en eventuell forsikringspremie ved ulykke ikke vil bli utbetalt. DNO&Bs ansatte er dekket gjennom en kollektiv reiseforsikring med Europeiske Reiseforsikring. I tillegg er den ansatte dekket av HRG Nordics ulykkesforsikring under reisen BETALING AV REISER BESTILT GJENNOM HRG NORDIC DNO&B har inngått en avtale med Diners Reisekonto. Dette er en firmakonto og alle DNO&Bs reisebestillinger vil bli belastet denne kontoen

6 11.0 REISEREGNING / DIETT Hotellkostnader og øvrige reiseutgifter vil bli betalt av den enkelte reisende direkte på stedet. Disse kostnadene vil bli refundert via reiseregning i etterkant av reisen. Reiseregningen med dokumenterte utgifter skal innleveres og attesteres på fastsatt skjema så snart som mulig og senest en måned etter avsluttet reise. DNO&Bs ansatte reiser på diett og selskapet følger Statens reiseregulativ. Nærmere informasjon om Statens reiseregulativ kan hentes fra følgende internettside: UBENYTTEDE BILLETTER Ved avbestilling av billetter er det viktig å gi beskjed til HRG Nordic så snart som mulig slik at refusjon straks kan søkes fra flyselskapet. Dermed kan krediteringen bli registrert på samme faktura som selve debiteringen fra Diners Reisekonto, noe som vil gjøre fakturahåndteringen hos DNO&B enklere KONTAKTPERSON For ytterligere informasjon om DNO&Bs reisepolicy, vennligst kontakt reisekoordinator Carina Scherman, carina.scherman@nasjonalballetten.no, telefon: Reiseerfaringer, evt. klager, for eksempel på hotell innenfor våre hotellavtaler, meldes også til reisekoordinator. Vedlegg: 1. Avtale med HRG Nordic, inkl. prisliste 2. Liste over DNO&Bs superbrukere 3. Avtale med Anker Hotel, Oslo 4. Barteravtale med Radisson Blu Plaza Hotel, Oslo (relevant side) 5. Avtale med Radisson Blu Plaza Hotel. Oslo - 6 -

7 VEDLEGG 2 DNO&Bs REISEBESTILLERE DNOB har følgende reisebestillere: Navn: Telefonnummer: TOVE BAGROEN tove.bagroen@operaen.no ANDRÉ BIBOW andre.bibow@operaen.no INGER J. BJERKE inger.jacobsen.bjerke@operaen.no MARIA COSTA maria.costa@operaen.no (permisjon fra mai 2010) KARI EIKLI kari.eikli@operaen.no RUNA FLAA runa.flaa@operaen.no GUDRUN GLETTE gudrun.glette@operaen.no LINN KORSSJØEN linn korssjoen@operaen.no GUNNAR LARSEN gunnar.larsen@operaen.no IRENE SCHØYEN irene.schoyen@nasjonalballetten.no CARINA SCHERMAN carina.scherman@nasjonalballetten.no, / JAN HELGE TRØEN janhelge.troen@operaen.no Lagt til 2. november 2009: PAUL KIRBY paul.kirby@operaen.no Lagt til 25. januar 2010: KARI-ANNE AMUNDSEN kari-anne.amundsen@operaen.no Lagt til 14. mai 2010: KJERSTI SOLSVIK kjersti.solsvik@operaen.no Lagt til 2011: BENTE AMUNDSEN bente.amundsen@operaen.no ERLAND CONDERS erland.conders@operaen.no