TRAVEL ONLINE. Brukermanual

Transkript

1 TRAVEL ONLINE Brukermanual

2 INNHOLDSOVERSIKT 1 GENERELT KORT OM APPLIKASJONEN KOMME I GANG TRAVEL ONLINE STARTSIDEN I TRAVEL ONLINE HVORDAN GJØRE EN BESTILLING HVORDAN GJØRE EN FLYBESTILLING HVORDAN GJØRE ET WEBSØK FOR LAVPRISSELSKAPER HVORDAN GJØRE EN HOTELLBESTILLING HVORDAN GJØRE EN LEIEBILBESTILLING HVORDAN GJØRE EN BESTILLING MED REISEBESTILLERFUNKSJON HVA DU KAN GJØRE MED DIN RESERVASJON

3 1 GENERELT 1.1 KORT OM APPLIKASJONEN Travel Online er et internett basert vektøy for selvbooking av fly, hotell og leiebil. Applikasjonen baseres på Amadeus e-travel Management. For å benytte Travel Online behøves: Internet Explorer versjon 8 til 10 Google Chrome Safari 3x eller høyere Mozilla Firefox versjon 10 eller høyere Anbefalt skjermoppløsning er 1024 x 768 eller høyere samt maksimere vinduet Din webbleser må akseptere cookies fra Internettsider Informasjonen som sendes er SSL-kryptert for å beskytte innholdet Portalen nås via følgende adresse: (VIKTIG: URL kan også være bedriftstilpasset, altså en annen URL adresse en her vist.) 1.2 KOMME I GANG For å komme i gang kreves det at du registrerer en reisendeprofil, hvoretter du vil få opplysninger om loggin i Online. Ved innlogging skal gyldig Innloggingsnavn og passord oppgis. Bekrefte deretter med knappen Logg inn. Om du har glemt ditt passord, fyll inn ditt innloggingsnavn og klikk på lenken Glemt passord? så sendes passordet til din e-postadresse. Om ditt login har låst seg, kontakt Online Center Nordic: tel eller epost: travelonline@ticketbiz.no. 3

4 2. TRAVEL ONLINE 2.1 STARTSIDEN I TRAVEL ONLINE Du kommer til startsiden, se nedenfor (store bildet), der de ulike flikene betyr: Hjem klikk her for å komme til startsiden der du bl.a. kan bestille fly. Reiseplanlegger klikk her for å gjøre en bestilling av fly, hotell eller leiebil. Her kan du også bestille rundreiser (enkeltstrekninger). Sammendrag klikk her for å se, endre eller bekrefte dine reservasjoner. Planlagte reiser, tidligere reiser, mottatte reiseplaner. 4

5 Reisekomponenter er et alternativ til flikene reiseplanlegger og reiseoversikt. Hurtigstart, denne snarveien kan du benytte for å bestille din reise i stedet for fliken reiseplanlegger. Sammendrag, her ser du dine bestillte reiser og kan klikke på en lenke for å komme direkte til en eksisterende booking. Brukermanual, finnes helt oppe på siden, klikk på lenken Brukermanual. Reiseverktøy, her finnes lenker til reiserelatert informasjon, f.eks.visum- og helseinformasjon, T-banekart m.m. Tips 1! Benytt [Tab] tangenten for å komme til neste felt. For å gå tilbake til forrige felt, hold nede [Shift] tangenten og benytt [Tab] tangenten. [Tab] knappen flytter også markøren fram til neste knapp. Tips 2! Der det finnes tekstruter med pil kan du benytte [pil nedl] eller [pil oppl] for å bla. 5

6 2.2 HVORDAN GJØRE EN BESTILLING Du kan planlegge en reise fra Hurtigstart eller via Bestill fliken. 1. Velg den type reise du ønsker å bestille (fly, hotell, leiebil). Fyll inn dato, ønsket reisemål og gjør et søk. 2. Gjør ditt valg ut fra de alternativer som kommer opp. 3. Legg til ytterligere reservasjoner dersom du ønsker det, f.eks. hotell og/eller leiebil. 4. Bekreft din reise. Å gjøre et søk. Du kan gjøre et søk via Hurtigstart eller et mer detaljert søk via Bestill fliken. Det finnes også en lenke til Detaljert søk på Hurtigstart. Fyll i fra og til feltene med stedsnavn (for eksempel Stockholm eller Tromsø). Velg et av alternativene som deretter vises i listen. Du kan også fylle i flyselskapenes trebokstavskode i fra og til feltene (for eksempel CPH eller TOS i stedet for København og Tromsø). Sett inn dato, avreisetid og returtidspunkt. Travel Online søker ut fra de klokkeslett du fyller inn. Finnes ingen avganger rundt disse klokkeslett kan det hende at du ikke får noen alternativer. Endre da klokkeslett eller tidsrammen (+ - timer). Policy og prioriterte valg. Søkeresultatene presenteres ut fra din bedrifts ønsker, policy og prioriterte valg av leverandører. For å gjøre en reservasjon for flere reisende (om tilgjengelig for din bedrift), gjør som følger: For fly: 1. Gjør din reservasjon via søk under Bestill fliken. 2. Sett inn antall reisende nede på siden (maks 9 personer). 3. Fortsett å gjøre bestillingen som vanlig. Systemet ber deg fylle inn reisendeopplysninger etter at du har klikket på Fortsett. Deretter fortsetter du som vanlig. For hotell: 1. For å bestille hotellrom til flere reisende må du bestille ett rom av gangen. 2. Bestill det første rommet og koble det til reisende Når du kommer til reisesammendrag, klikk på lenken Bestill ett rom til på dette hotellet. 4. Velg romstype og fortsett, klikk på Legg til i reiseplan. Deretter angir du reisende nummer 2 5. Fortsett så for hver nye hotellreservasjon. For leiebil: 1. For å bestille mer enn en leiebil må du bestille hver bil for seg.. 2. Bestill den første leiebilen og koble det til reisende Når du kommer til reisesammendrag, klikk på lenken Bestill en annen leiebil på dette stedet. 4. Velg biltype og fortsett, klikk på Legg til i reiseplan. Deretter angir du reisende nummer Fortsett så for hver nye leiebilreservasjon. 6

7 Begrensninger når man bestiller flere reisende: 1. Om det er tillatt å skrive inn reisendes navn manuelt så kan dette ikke endres etter at reservasjonen er bekreftet. 2. Reisende 1 kan se den planlagte reisen og endre den planlagte reisen (endring kun inntil billettene er utstedt). Derimot kan ikke de andre reisende se eller endre reisen. (Tips! Du kan sende en bookingbekreftelse til andre registrerte reisende). 3. Eventuelle endringer som gjøres gjelder for alle reisende. 4. Du kan ikke legge til flere, eller ta bort reisende, etter at reisen er bekreftet. 2.3 HVORDAN GJØRE EN FLYBESTILLING Når du gjør en flybestilling via Bestill fliken er standard tur/retur. Dersom du vil bestille en enveisreise eller en rundreise med flere destinasjoner, klikk på knappen Enveis eller Rundreise. Sett inn ønskede byer i Fra og Til. Velg dato for ut- og hjemreise. Bruk pilen eller klikk på kalenderen. Sett inn ønskede avgangstider. Dersom pris er viktig anbefaler vi at du benytter Søk etter pris. Da får du opp avgangene sortert etter laveste tilgjengelige pris i ulike priskolonner. Disse betegnes som Laveste pris, Øko Flex og Business. Klikk på den respektive kolonnen for å se hvilken pristype som presenteres. Dersom pris ikke er viktig eller du ikke får opp de avgangene du ser etter, benytt Søk etter tidsplan. Når du har valgt avgangen presenteres neste steg der du velger pris. Siden du i denne søkemetoden først må velge avgang før du får se prisen så anbefaler vi at du vanligvis benytter Søk etter pris for å finne avganger og pris. 7

8 I eksemplet som her følger er Søk etter pris benyttet: Velg/markere den avgangen/prisen du ønsker ved å markere i prisfeltet for både ut- og hjemreise. Beløpene som vises i tabellen er basert på enveis- og/eller halve tur/returpriser. Prisene gir mulighet til å kombinere ulike selskaper, og kan derfor regnes om avhengig av de valg du foretar. Den eksakte prisen for hver delstrekning, samt totalprisen, ser du i handlekurven nederst på skjerbildet. Om din bedrift har avtalepris vises disse med et blått symbol ved prisen der du foretar valgene. Du kan sortere flyalternativene ved hjelp av knappen over feltene, for eksempel etter avgangstid ved å klikke på den lille trekanten over avgangstiden. Når du har valgt utreise og hjemreise, samt kontrollert prisen, klikker du på Fortsett. 8

9 I eksemplet som her følger er Søk etter tidsplan valgt: Velg/Marker den avgang du ønsker for utreisen og hjemreisen. Klikk på Fortsett lengst nede på siden. 9

10 Øverst presenteres prisen for det valgte alernativet. Har din bedrift avtalepriser så kan disse også presenteres. Symboler viser om valgt pris tillater avbestilling eller ikke, samt om valgt pris tillater endring eller ikke. Under valgt tidtabell får du også forslag på andre alternativer dersom det finnes slike alternativer. Du kan sortere andre reisealternativer etter f.eks. pris, avreisetid eller flyselskap. Under andre reisealternativ finner du også lenge til internettfly Webbsøk om dette er tilgjengelig. Når du vil gjøre ditt valg, klikk på Legg til i reiseplan eller klikk på Velg. Om du ikke er fornøyd med det valgte alternativ og prisforslag, klikk på knappen Tilbake til søk og gjør et nytt søk. Om du vil endre dato kan du gjøre et nytt søk ved å fylle i kolonnen Endre søk til venstre i bildet. 10

11 I det følgende eksempel presenteres Sammendraget som ser likt ut uansett om man har søkt via Søk etter pris eller Søk etter tidsplan. Før du avslutter din bestilling må du bekrefte at du aksepterer betingelsene som gjelder for den valgte reisen. Deretter klikker du på knappen Gå videre. Betingelsene for valgt flypris finner du under lenken Regler og betingelser. Les disse og merk så av i feltet lengst nede til høyre.. Gjennom å klikke på lenkene øverst kan du legge til hotell eller leiebil på din reise. 11

12 På denne siden fyller du inn bedriftsspesifikk informasjon som f.eks. kostnadssted, prosjektnummer, rekvisisjonsnummer osv. om dette er et krav din bedrift har. Til slutt bekrefter du din reservasjon kjennom å klikke på knappen Bekreft. 12

13 Nå er din reise bekreftet. Du kan skrive ut bookingbekreftelsen på papir, sende e-post, hente bekreftelsen til din kalender, f.eks. Outlook. Dersom avtalt kan du også sende reiseplan som SMS (mot tilleggskostnad). 13

14 2.4 HVORDAN GJØRE ET WEBSØK FOR LAVPRISSELSKAPER Ved å søke avganger gjennom Søk etter pris kan du bestille lavprisselskaper som finnes på en del strekninger utenfor Norge. NB! Norwegian kommer opp som et normalt flyselskap og ikke som et Webselskap. Webselskap markeres med en W ved prisen som presenteres. Velg alternativet ved å klikke i feltet ved prisen. Lavprisselskap: Må betales umiddelbart ved bestilling. Betalingskort kreves som betalingsmåte og sikkerhetskoden for kortet (CVV/CVC) må oppgis ved bestilling. Sikkerhetskoden må fylles inn manuelt ved hver bestilling av slike lavprisselskaper og er en sikkerhetsfunksjon for å bekrefte at det er kortinnehaver som legger inn kortnummeret og for å unngå bedrageri. 14

15 Et betalingskort kan ligge som standard i din reisendeprofil, eller du kan fylle inn kortnummer ved bestilling (se bildet over). Legg inn kortopplysningene og klikk på knappen Bekreft. Du reiser billettløst, benytt bookingnummer og gyldig legitimasjon ved innsjekking. Begrensninger når du bestiller lavprisselskaper (Web selskaper) 1. Det er ikke mulig å legge en web bestilling til en bekreftet reise. 2. Om du må endre din reservasjon må du gjøre dette direkte på respektive flyselskaps hjemmeside eller du kan kontakte Ticket Forretningsreiser pr. telefon/e-post. 3. Man kan ikke benytte en web bestilling som en mal ved senere bestillinger. 15

16 2.5 HVORDAN GJØRE EN HOTELLBESTILLING For å gjøre en hotellbestilling via Bestill fliken, klikk på lenken Hotell, så kommer du til denne siden: Sett inn dato, by og romtype. For mer detaljert søk klikker du på Vis avanserte søkekriterier. Klikk på Søk. 16

17 De ulike alternativ presenteres som en liste og tar hensyn til en eventuell reisepolicy. 17

18 For å få opp søkeresultatene på et kart, klikk på Kartvisning Både fra listen eller kartvisningen gjør du ditt valg av hotell ved å klikke på Velg hotell Under lenken Betingelser finner du informasjon om bl.a. avbestillingsfrister og refusjon. Klikk på Bekreft når du har valgt romtype/pris. 18

19 Du får et sammendrag av reservasjonen. Kontroller at reservasjonen er korrekt, deretter aksepterer du billettregler og klikker på Gå videre. 19

20 Om du ikke har lagt inn kredittkort i din personprofil må du fylle inn dette manuelt. Betaling skjer direkte til hotellet. Voucher er ikke mulig ved Onlinebestilling. Ønske om røyk- eller ikkerøyker rom kan fylles ut. På denne siden fyller du inn bedriftsspesifikk informasjon som f.eks. kostnadssted, prosjektnummer, rekvisisjonsnummer osv. om dette er et krav din bedrift har. Til slutt bekrefter du din reservasjon gjennom å klikke på knappen Bekreft. 20

21 2.6 HVORDAN GJØRE EN LEIEBILBESTILLING For å bestille leiebil klikker du på lenken Bil under Bestill fliken. Sett inn sted, dato, tid og eventuelle øvrige søkekriterier og klikk så på knappen Søk nedenfor. Øvrige søkekriterier er for eksempel biltype, bilutleieselskap, bilgruppe osv. 21

22 De forskjellige alternativer presenteres, og det tas hensyn til eventuell reisepolicy for din bedrift. Velg ønsket alternativ og klikk på knappen Legg til reiseplan nederst til høyre på siden. Du får et sammendrag av din reservasjon. Kontroller at bestillingen er korrekt og klikk på knappen Gå videre. Ved å klikke på lenkene over bilreservasjonen; Legg til fly, Legg til hotell eller Legg til bil kan du bestille dette i samme reservasjon. 22

23 Leiebilen betales på utleiestedet med kredittkort. Leiebilvoucher er ikke mulig ved bestilling via Online. På denne siden fyller du inn bedriftsspesifikk informasjon som f.eks. kostnadssted, prosjektnummer, rekvisisjonsnummer osv. om dette er et krav din bedrift har. Til slutt bekrefter du din reservasjon gjennom å klikke på knappen Bekreft. 23

24 2.7 HVORDAN GJØRE EN BESTILLING MED REISEBESTILLERFUNKSJON På hjemsiden finnes et felt som heter Reisebestiller som er tilgjengelig for de som har reisebestillerfunksjon. For å velge reisende, klikke på Velg. Fyll i et av feltene for å gjøre et søk blant de reisende som har lagt inn sin profil. Det er tilsrekkelig å fylle ut enten fornavn eller etternavn. 24

25 Når du har valgt den du skal bestille for vil det synes øverst på siden at du nå bestiller reise for en annen person. Nå kan du bestille videre i systemet på vanlig måte. 25

26 2.8 HVA DU KAN GJØRE MED DIN RESERVASJON Du kan se på din reservasjon når som helst. Klikk på fliken Sammendrag. Klikk på Planlagte reiser, Tidigere reiser, Mottatte reisemaler eller Arrangerte reiser. (Arrangerte reiser gjelder kun for reisebestillere og inneholder oversikt over bestillinger som reisebestiller har utført for andre). Velg aktuell reise og trykk på knappen Vis. Du kan også søke opp din bestilling direkte via reservasjonsnummer Til venstre i bildet finnes et felt der du kan skrive inn bestillingsnummeret Klikk så på knappen Importer Du kan kun finne bestillinger du har gjort via Online. Du får ikke opp bestillinger gjort ved telefonhenvendelser eller e-post til Ticket Biz. Sende din reiseplan til en annen reisende Gå til fliken Reiseoversikt Klikk på på lenken Planlagte reiser, Foretatte reiser eller Mottatte reisemaler for å finne den bestillingen som du vil benytte som mal. Velg den aktuelle bestillingen og klikk på lengen vis alernativ Klikk så på lenken Sende Velg så aktuell reisende i popup vinduet og send reiseplanen ved å klikke på knappen Send. 26