PROGRAM. 20. mai 22. mai Kongressforberedelser 19. mai

Transkript

1 PROGRAM 20. mai 22. mai 2014 Kongressforberedelser 19. mai

2 Mandag 19. mai Kl 09:30 BFO hovedstyremøte nr. 3/ I henhold til eget program Kl 11:30 Kl 11:30 Kl 12:30 Kl 18:00 Kl 19:30 Kongressforberedende samling - Delegater har fremmøte regulert av delegasjonsleder - Valgkomiteen i henhold til eget program Felles lunsj Kongressforberedende samling fortsetter Møter avsluttes for dagen. Delegasjoner, middag på egen forsorg i Oslo. Hovedstyret, middag ENO. Side

3 Tirsdag 20. mai Frokost fra kl 06:30 Kl 08:00 Kl 11:00 Kl 12:20 Kl 16:00 Kl 16:30 Kongressforberedende samling fortsetter Hovedstyremøte fortsetter Øvrige delegasjoner ankommer hotellet frem mot lunsj Lunsj Åpning av kongressen - Hilsningsforedrag - Kunstneriske innslag Pause kaffe /te/enkel bevertning Åpning av kongressforhandlingene - Åpningstale ved leder BFO Eivind Solberg Kl 17:00 Konstituering av kongressen - Opprop/administrative opplysninger - Forhandlingene settes - Valg av dirigenter og kongressens administrasjon Kl 17:15 Kl 18:30 Kl 20:00 Kongressforhandlinger - Beretning Regnskap Avslutning av dagens forhandlinger Middag Side

4 Onsdag 21. mai Frokost fra Kl 06:30 Kl 09:00 Kl 09:20 Kl 10:00 Kl 10:15 Kl 11:30 Kl 12:30 Kl 15:00 Kl 15:30 Kl 17:15 Kl 19:30 Kl 20:00 BFO hederspris v/ hederspriskomiteen Kongressforhandlinger - Innmeldte saker - Prinsipp - og handlingsprogram Pause m/ kaffe/te Kongressforhandlinger fortsetter Lunsj Kongressforhandlinger fortsetter - Innmeldte saker - Prinsipp og handlingsprogram Pause m/ kaffe/te/enkel bevertning Kongressforhandlinger - Innmeldte forslag til vedtektsendringer - Økonomiplan Avslutning av dagens forhandlinger Aperitiff Kongressmiddag/bankett Side

5 Torsdag 22. mai. Frokost fra kl 06:30 /utsjekk Kl 09:00 Kl 09:30 Kunstnerisk innslag Kongressforhandlinger - Valg Kl 10:30 Pause m/ - Utsjekk - Kaffe/te Kl 11:00 Kl 12:00 Kl 12:15 Kl 12:45 Kongressforhandlinger - Valg - Uttalelser fra kongressen Avslutning av kongressens forhandlinger Lunsj /utsjekk delegater Lunsj for det nye hovedstyrets tilstedeværende medlemmer Vel Hjem! Side

6 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER mai 2014 KONGRESSFORBEREDELSER 19. mai Side

7 1. Hovedprinsipper Disse administrative reguleringene gir føringer for både de kongressforberedende møtene i delegasjonene/regionene samt selve kongressen. Reisen skal foretas på den for BFO billigste reisemåte. Rabatter på fly/tog/buss skal benyttes. Regionene koordinerer bestilling av nødvendige billetter. (Se eget punkt for flybilletter). BFO følger statens regulativer og satser. 2. Innkvartering og opphold Alle deltakere blir forlagt på Hotell Bristol, Oslo. Alle måltider med drikke dekkes av BFO. Det vil bli delt ut bonger til delegatene ifm. kongressen. Drikke ut over dette må den enkelte selv dekke. Eventuell bruk av minibar, telefon og andre tjenester som ikke inngår i romprisen, dekkes således av den enkelte og skal gjøres opp med hotellet i forbindelse med avreise. 3. Bespisning Hotellet har tidligste innsjekking kl. 15:00, men de har ofte tilgjengelig rom før dette avhengig av ferdigstilling av renhold. Ankomstdagen til kongressforberedende samlinger, må man derfor belage seg på å oppbevare bagasjen innledningsvis på møterom eller i bagasjeoppbevaring. 4. Bespisning BFO har helpensjon på hotellet ifm. kongressen. Det er således bestilt middag alle dager. Regionene/delegasjonene som ønsker å samles til kongressforberedende møte 19. mai må denne utgiften dekkes av regionenes eget tildelte budsjett, både hva gjelder overnatting og kost. Det er bestilt et begrenset antall rom for denne aktiviteten. 5. Behov for spesiell mat/diett Behov for spesiell mat ifm allergi/ol bes meldt inn fra den enkelte til Mona Eriksen ([email protected]) mobil senest innen 9/5. 6. Møterom ifm. kongressforberedende møter Side

8 De delegasjonene som gjennomfører kongressforberedende møter 19/5, samt deler av 20/5 vil få tildelt eget møterom. Oversikt over dette vil bli distribuert til lederne for de forskjellige delegasjonene i god tid. 7. Kongressforhandlingene Hver delegat vil få et eget delegatnummer, som samsvarer med plassering i kongressalen. På hver plass vil det således ligge et skilt som tilsvarer delegatnummer til hver enkelt. Ved fravær fra kongressalen skal dette skiltet leveres inn til representant fra adm. som vil sitte ved utgangen av salen. Dette for kontroll på antall stemmeberettigede ifm. mulige avstemninger. 8. Pauser I pausene vil frukt og enkel fingermat være tilgjengelig i samlingsområdet foran kongressalen. 9. Samarbeidspartnere Enkelte av BFOs samarbeidspartnere vil være til stede med egne stands ifm kongressen. Det oppfordres til å benytte muligheten dette gir til å gjøre seg best mulig kjent med de medlemstilbud BFO har for våre medlemmer. 10. Kongressmiddagen Kongressmiddagen onsdag 21/5 vil bli gjennomført i samme sal som forhandlingene. Det vil bli bordplassering ifm festmiddagen. Oversikt over bordplassering vil bli gitt under kongressen. Ved kongressmiddagen skal ett av følgende antrekk benyttes: - Mørk uniform (H) - Messeuniform ll (L) - Messeantrekk ll (S) - Serviceuniform (BESO) - Mørk dress/smoking/tilsvarende. 11. Reiseregning Reiseregninger gjøres opp etter statens satser. Ved utlegg på fly og/eller drosje, må kvitteringer vedlegges og attesteres av den enkelte, nytt av året er Statens krav om at plassbilletten skal vedlegges som underbilag som bevis for gjennomført reise. Side

9 OBS! Det skal i utgangspunktet kun benyttes kollektiv transport ifm reise til og fra Kongress. Drosjeregninger og egen bil godkjennes unntaksvis. Parkeringsutgifter til egen bil dekkes ikke. Eventuelle drosjeregninger for returreise må attesteres, påføres avsenders adresse og kontonummer, og sendes BFO for utbetaling i ettertid. Disse utgifter skal ikke føres på reiseregningen. Reiseregningen leveres OTV for attestasjon. Delegater fra utlandet leverer reiseregning til OTV Utland eller direkte til BFOs økonomileder. Reiseoppgjør vil bli utbetalt til oppgitt bankkonto. Kostgodtgjørelse Kost beregnes fra du forlater hjemstedet og til du er tilbake hjemme igjen. Hele døgn kr 690 med fratrekk for: - frokost kr 69 - lunsj kr middag kr 345 For reiser som varer mer enn ett døgn, regnes 6 timer eller mer inn i det nye døgnet som et helt nytt døgn. Administrativ forpleining kr 100,- pr døgn tilvises pr 24t med dekket kost, regnet fra reisens start. Satser for bruk av egen bil er kr 4,05 pr km. 12. Bestilling av flybilletter Flybilletter bestilles/kjøpes der de er billigst. Det er således viktig å få bestilt billettene så tidlig som mulig da det normalt vil være dyrere billetter tilgjengelig nærmere kongressdato. Delegater og OTV-er Flybilletter bestilles etter regionenes bestemmelser. OTV har koordineringsansvar. Hovedstyret BFO Hovedstyret forholder seg til administrative bestemmelser gitt i forbindelse med innkalling til møter i forkant av kongressen. BESO Side

10 BESO-delegater bestiller sine flybilletter via Lars-Andreas Irgens tlf KAFO BESO-delegater bestiller sine flybilletter via Lars-Andreas Irgens tlf Forsikring Samtlige BFO-medlemmer som deltar på kurs i BFOs regi har reiseforsikring gjennom Europeiske forsikring. Polisenr: Husk anmeldelse av tyveri til politiet. Hvis skade ring tlf , som holder åpent 24 timer. 14. Permisjon Deltakelse på kongressen hjemler permisjon med lønn etter Hovedavtalens bestemmelser. Grunnet den politiske behandlingen med utnevnte delegater og stemmeavgivning vil det ikke bli gitt anledning til permisjon/fri fra kongressbehandlingene. 15. Opplysninger om hotellet Kongresshotellet er Hotel Bristol, Oslo Kristian IV's gate 7, 0164 Oslo Telefon: E-post: [email protected] 16. Utsjekk fra hotellet Utsjekk fra hotellet må være gjennomført FØR kl torsdag 22/5. Det oppfordres om at flest mulig benytter anledningen til å sjekke ut ifm frokosten denne dag. Det er i tillegg oppsatt en pause på formiddagen hvor utsjekk kan gjennomføre, men av kapasitetshensyn oppfordres de som kan om å gjøre dette på morgenen. Oppbevaring av bagasje kan gjøres i resepsjonen. 17. Sekretariatsfunksjon BFO vil bemanne en sekretariatsfunksjon under hele kongressen. Behov for hjelp i administrative saker kan rettes til vakthavende på dagtid. Side

11 18. Spørsmål Spørsmål kan rettes til respektive OTV-er eller: - Lars Omberg (kongressansvarlig) [email protected] - Arild Helgesen (admansvarlig) [email protected] - Mona Eriksen (medlemsregister) [email protected] Vel møtt til kongress i Oslo! Side