Intern korrespondanse

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap Intern korrespondanse Til: Barnehage og skole - felles v/ Anne Marit Presterud Stab v/ Edel Eikeseth Finans - Stab v/ Bjørg Sørhage Helse og inkludering felles v/ Finn Strand Bkni - Stab v/ Bodil Bye Stavang BNES - Stab v/ Ove Foldnes Byrådsleders avdeling - Felles v/ Arne Mikael Landro Bystyrets kontor v/ Roar Kristiansen Fra: Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap/hr-seksjonen Dato: 21. juni 2010 Saksnr.: Saksbehandler: MKJ Emnekode: SARK-0841 DEL 1: Retningslinjer for tjenestereiser i Bergen kommune fra Formål med retningslinjene: Formålet med "Retningslinjer og rutiner for tjenestereiser" er å gi Bergen kommunes medarbeidere ensartede retningslinjer som skal bidra til kvalitet og en etisk standard slik at ansatte til enhver tid opptrer representativt, rasjonelt, økonomisk og i tråd med gjeldende regelverk.

2 Økonomi og miljøhensyn er hovedmomenter i Bergen kommune denne rutinen. "Den største miljøeffekt oppnås dersom behovet for reisen elimineres eller reduseres". Bergen kommune skal: Ha åpne og tydelige retningslinjer/regler for håndtering av tjenestereiser. Ha et bevisst forhold til og respektere de sentrale avtaler som er gjort av Bergen kommune Velge rimeligste alternativ innen avtaler og regler, herunder foreta tidlige bestillinger når det er mulig Velge grønt innen avtaler og regler. Den enkelte skal, i samråd med leder, til en hver tid avveie tidsbruk, miljøvennlighet og optimal ressursbruk ved bestilling: Rimelig tidsbruk på mest mulig miljøvennlig reise og økonomisk laveste mulige pris. Akkurat hvor skjæringspunktet blir ved den enkelte reise, vil endre seg etter reiserute, tilgjengelighet, oppdragets art og den ansattes/ konsernets interesser. Reise- og reiseutgifter skal godkjennes av nærmeste leder. Ved ev. regel-/ rutinebrudd, skal leder se til at praksis straks endres og blir i tråd med "Rutine for tjenestereiser". Ha "Likhet for loven": Rutinen gjelder alle tjenestereiser som skal belastes Bergen kommune. Bergen kommunes "Retningslinjer for tjenestereiser" bygger på KS sin sentrale generell særavtale nr Reiseregulativet, Bergen kommunes HR -strategi og Bergen kommunes tilhørende rutiner og avtaler. Særavtale nr Reiseregulativet slår fast at Særavtale for reiser innenlands for statens regning: "med hensyn til skyssutlegg, nattillegg, kostgodtgjøring og administrativ forpleining" og Særavtale for reiser utenlands for statens regning: "med hensyn til skyssutlegg, nattillegg, kostgodtgjøring og administrativ forpleining", gjøres også gjeldende for kommunalt ansatte. 1: Tjenestereiser En tjenestereise er definert som pålagte og/ eller godkjente reiser av ikke fast karakter i oppdrag for arbeidsgiver/ oppdragsgiver. Reiser av fast rutinemessig karakter i forbindelse med ordinær tjeneste som ikke trenger spesiell godkjennelse av arbeidsgiver er ikke tjenestereiser. 2 av 7

3 2: Reisen skal være nødvendig og dekkes av arbeidsgiver Videokonferanse eller annen elektronisk kommunikasjon skal vurderes som alternativ for reise når dette tilbudet er på plass Bergen kommune skal som arbeidsgiver selv dekke arbeidstakerens utgifter til reise i tjeneste knyttet til kommunen. Dette følger av "Etisk standard for Bergen kommune" vedtatt av bystyret I henhold til "Etisk standard" skal folkevalgte og ansatte i kommunen aktivt unngå å komme i situasjoner der det kan stilles spørsmål til den ansattes uavhengighet og habilitet. Alle reiser skal skriftlig godkjennes av leder med anvisningsmyndighet i henhold til fullmaktsstrukturen (for eksempel resultatenhetsleder). Alle utenlandsreiser skal godkjennes av kommunaldirektør.. Kommunaldirektørenes får godkjent utenlandsreiser og anvist reiseregninger hos kommunaldirektør for Byrådsleders avdeling. Kommunaldirektør for Byrådsleders avdeling får tilsvarende godkjenning hos kommunaldirektør for Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling. Politiske rådgivere, byråder og byrådsleder får tilsvarende godkjenning og anvisning av kommunaldirektør for Byrådsleders avdeling., Det skal vurderes å benytte tog 1 eller annen kollektivtransport for å gjøre reisen så miljøvennlig som mulig. Reisemåte avgjøres ut fra en totalvurdering. Dersom reisen er pålagt, har man i henhold til "Retningslinjer for tjenestereiser utover ordinær arbeidstid" rett til å få godkjent reisetid ut over normal arbeidstid som plusstid eller å få vanlig timebetaling. Dette skal gjøres før man reiser, jf BKDOK En flyreise fra Bergen til Oslo tilsvarer 27 togreiser i CO2-utslipp. Hvis hver bergenser hadde byttet ut en t/r flyreise til Oslo med tog ville en spart CO2-utslipp tilsvarende årlig utslipp fra biler. På toget kan du dessuten få gjort arbeid på bærbar PC med strømtilkobling og evt. mobilt bredbånd. 3 av 7

4 3: Reiser knyttet til oppdrag for ekstern oppdragsgiver Ansatte i Bergen kommune har reisevirksomhet knyttet til foredrag, kurs med mer for eksterne oppdragsgivere som annen offentlig virksomhet (stat, kommune, fylke) eller kommersielle aktører som leverandører til Bergen kommune mm. Samhandling og erfaringsutveksling er positivt, men oppdrag for eksterne må ikke få et slikt omfang at det går ut over ens ordinære virke i Bergen kommune. Følgende prinsipper skal legges til grunn: 1. Alle oppdrag for eksterne oppdragsgivere skal godkjennes skriftlig av nærmeste leder. 2. For kommersielle aktører skal det vurderes å kreve honorar for oppdraget. Eventuelle honorar faktureres fra og mottas av Bergen kommune - ikke den ansatte privat. 3. Bestilling av reisen foretas av den reisende og betales av Bergen kommune. 4. Kostnader som skal dekkes av oppdragsgiver(reise, overnatting, diett etc.) skal betales av Bergen kommune og viderefaktureres aktuell oppdragsgiver. 5. Den ansatte leverer reiseregning på vanlig måte. 4: Bestilling av reisen Den reisende må selv bestille reisen. Tidligere ordning med "bestillere" på de ulike avdelingene opphører. Fakturabehandlers ressursnummer skal alltid oppgis ved bestilling. Fakturabehandler skal like i etterkant av bestilling orienteres om kommende belastninger samt reisens formål. Endring av bestilte reiser medfører ofte en merkostnad for Bergen kommune gjennom at det ikke gis full kostnadsrefusjon. Endring av reiser skal begrunnes og godkjennes av leder på samme måte som godkjenning av selve reisen. Det er leders plikt å sikre god og riktig kostnadsoppfølging. Det er ikke anledning til å bestille privatreiser gjennom Bergen kommunes reisebestillingsavtale. Hvis privat følge som for eksempel ektefelle/samboer til en ansatt i Bergen kommune deltar på en tjenestereise, må den ansatte på bestillingstidspunktet be kommunens reisebyrå om å fakturere ham/henne privat for ektefelles/samboers kostnader. Bestiller informerer straks i etterkant om sin bestilling (tidspunkt, formål og sum) til avdelingens fakturabehandler. Dette for å sikre at bestillingssum og regningssum stemmer. 4 av 7

5 TOG For nærmere informasjon om avtalen med NSB og fremgangsmåte for bestilling, se 2 Se også "Retningslinjer for tjenestereiser utover ordinær arbeidstid": BKDOK FLY, HOTELL OG LEIEBIL Bestillinger gjøres av den enkelte ansatte selv. Alle skal benytte Bergen kommunes reiseportal. Se for nærmere informasjon om fremgangsmåte for bestilling. Flyreiser: Bestilling skjer gjennom reiseportalen til Bergen kommune. Ansatte skal søke å reise på rimeligste måte og benytte lavprisbilletter der dette er mulig. Hotell: Bestilling skjer gjennom reiseportalen, som ved flybestilling. Dersom overnatting/diett er en del av en kurspakke, skal denne kostnaden fremkomme på reiseregning og vedlegg. Leiebil: Bestilling skjer gjennom reiseportalen, som ved flybestilling. Det skal innhentes forhåndssamtykke til å benytte ikke- rutegående transportmidler, som leiebil. Forhåndssamtykke kan gis for flere tjenestereiser. Hvis det ikke er innhentet forhåndssamtykke må det på reiseregningen redegjøres for hvorfor det er behov for leiebil. 5: Reiseregning Det skal alltid leveres reiseregning i forbindelse med tjenestereise - også i de tilfeller en ikke har utlegg som skal refunderes.( Nytt mars 2010). Skjema skal forelegges leder senest innen 14 dager etter hjemkomst. Alle utgifter i forbindelse med den aktuelle reisen skal bekreftes av den reisende, også de utgifter som er betalt av kommunen. Reiseregningen skal således vise reisens totale kostnad. Utgifter som er belastet kommunen direkte skal fremkomme av reiseregningen. ( Disse skal komme til fratrekk slik at netto- sum er lik refusjonsberettiget beløp til den ansatte). Ved gruppereiser: se sist i pkt Eksempelvis vil du med privat sovekupe på nattoget fra Bergen til Oslo kunne våkne i sentrum ferdig uthvilt. 5 av 7

6 Dokumentasjon: Ferdig utfylt reiseregningsskjema leveres nærmeste leder. Alle bokførte kostnader i forbindelse med reisen skal være dokumenterte og det krever at du tar vare på alle billetter og kvitteringer. Dette gjelder også for kostnader som føres direkte i Agresso. Reisedokument/billetter (bestillingsbekreftelse som viser sted, periode og beløp er tilstrekkelig dersom faktura ikke er tilgjengelig på tidspunkt for innlevering av reiseregning), kursbekreftelse, program, agenda eller lignende og alle originalkvitteringer over utlegg vedlegges reiseregning. 3 Skjema og oversikt over satser finnes her, se vedlegg 6: Spesielt for studiereiser og gruppereiser Det er fremdeles rom for at en person kan bestille på vegne av en gruppe. I disse tilfellene skal den som bestiller lage reiseregning for reisen og få den attestert av sin leder. Dette medfører at det ikke skal bestilles noen reiser, verken individuelt eller for grupper, uten at det følges opp med reiseregning og vedlegg, Bestiller påtar seg med andre ord også å følge opp med reiseregning/ vedlegg. Kostnader til slike reiser skal alltid være dokumentert med deltagerliste og program for reisen. Programmet må vise at hovedhensikten med reisen er av faglig karakter. Om noen har fått reiseforskudd, må vedkommende alltid selv levere reiseregning. Se: kommune for nærmere informasjon om gruppereiser. 7: Reiseforskudd Skjema "avtale - innvilget reiseforskudd" må være utfylt og signert før forskuddet utbetales. Reiseforskudd skal trekkes fra på reiseregningen. Hvis det ikke sendes inn reiseregning for mottatt reiseforskudd vil det utbetalte forskuddet i sin helhet trekkes fra lønnen 2 måneder etter at reiseforskuddet er utbetalt. 3 Jf BF 5-9 og skattebetalingsforskriften , tredje ledd og ) 6 av 7

7 DEL 2: Rutine for tjenestereiser i Bergen kommune 1. Alle tjenestereiser skal godkjennes av ledelsen, overordnet med tillagt myndighet (eks. resultatenhetsleder). Alle utenlandsreiser skal godkjennes skriftlig av kommunaldirektør. ( Vedr kommunaldirektører, politiske rådgivere og byråder: Se pkt.2 ) 2. Det skal innhentes særskilt forhåndssamtykke til å benytte første klasse eller ikkerutegående transportmiddel (eks.: drosje, egen bil, leiebil) dersom nødvendig. 3. Bestilling skal foretas av den reisende. 4. Fakturabehandler skal orienteres om de aktuelle bestillinger samt reisens formål. 5. Det må tas vare på alle billetter, kvitteringer, program, kursbekreftelser eller annen dokumentasjon i forbindelse med gjennomført tjenestereise. 6. Reiseregning skrives omgående og senest 14 dager etter reisen. Vedlegg reiseregningen dokumentasjon nevnt under pkt. 5. Vær obs på at måltider dekket av arbeidsgiver/ oppdragsgiver skal trekkes fra diett. 7. Mottatt reiseforskudd skal føres til fradrag i reiseregningen. 8. Reiseregning skal også skrives selv om den reisende ikke selv har hatt utlegg. (Nytt mars 2010). 9. Reiseregningen skal utfylles av den reisende, men attesteres av leder og anvises i. h. t. fullmaktsreglement. Dersom reisen ikke blir gjennomført eller endres - skal leverandør kontaktes. Det må følges opp at det mottas kreditnota for bestilte reiser. Faktura skal ikke godkjennes før kreditnota er mottatt slik at disse godkjennes samtidig. Bjørg Lædre HR-sjef 7 av 7