Kapittel 7 Økonomireglement for Studentrådet DMF

Transkript

1 Kapittel 7 Økonomireglement for Studentrådet 7.1 Innledning Mål Holde Studentrådet s tillitsvalgte orientert om de til enhver tid gjeldende økonomirutiner Informasjon Alle nyvalgte medlemmer i SL skal på bli informert om reglementet og underskrive et eksemplar av dette. Eksemplaret skal arkiveres. Når nytt SL tiltrer tas økonomirutinene opp som sak på første SL-møte Endringer Endringer i økonomireglementet vedtas på Generalforsamling etter gjeldende regler. Endringer i økonomirutiner (jf. 7.8) kan vedtas av enstemmig SL Gyldighet Økonomirutiner er underlagt Vedtekter og forskrifter for Studentrådet og Økonomisk avtale mellom Studenttinget NTNU og de studenttillitsvalgte ved fakultetene. 7.2 Om organisasjonens økonomi Ansvarsforhold Generalforsamlingen: Generalforsamlingen vedtar budsjett og regnskap årlig. Revisor: Revisor ser til at regnskapet er ført i samsvar med eksterne lover og forskrifter, og at plikter overfor det offentlige blir fulgt. Revisor ser også til at regnskapet blir ført i samsvar med god regnskapsskikk. Revisor gir innstilling om regnskapet. Regnskapet revideres en gang årlig. FTR1: FTR1 har det overordnede ansvar for å holde de økonomiske disposisjoner innenfor budsjettet. SL: SL disponerer Studentrådets midler etter godkjenning fra FTR1. SL kan gjøre innkjøp til møter og daglig drift etter avtalte satser. SL vedtar utgifter på størrelse over 15 % av budsjettet.

2 Økonomiansvarlig: Økonomiansvarlig er ansvarlig for å klargjøre alle typer bilag for regnskapsføring. Bilagene påføres kontonummer, forklarende tekst, dato og sted. Økonomiansvarlig sørger for at regninger blir betalt og bilagene blir gjort klar for FTR1 sin signatur. Det vises til økonomiske avtaler eller enkeltvedtak. Bakgrunnsdokumentasjon må alltid ligge ved. Økonomiansvarlig skal foreta budsjettkontroll i henhold til god regnskapsskikk og gjeldende lovgivning og legge frem regnskapsrapporter for studentrådene og SL, jf Regnskapsførsel Regnskapsår Regnskapet følger kalenderåret Valg av revisor SL velger revisor Fullmakter Økonomiansvarlig har fullmakt til å betale ut fakturaer/regninger som kommer inn, men legger bilag til endelig godkjenning hos FTR1. FTR1 har fullmakt til å i etterkant endelig godkjenne fakturaer/regninger. Har fullmakt sammen med økonomiansvarlig til å trekke tilbake utbetalinger ved diskrepans. Har fullmakt til å opprette kontoavtaler hos eksterne, eventuelt gi denne fullmakten i enkelttilfeller til medlemmer i SL. Studentrådet s bankkonti disponeres av FTR1 og økonomiansvarlig Reisekostnader Alle reiser og reisemåte må på forhånd godkjennes av FTR1 i hvert enkelt tilfelle. Ved reiser dekker Studentrådet normalt kostnader tilsvarende billigste reisemåte. Eventuelt andre reisemåter må godkjennes av FTR1. Studentrådet følger Statens regulativ når det gjelder kjøregodtgjørelse. Reiseutgifter refunderes etterskuddsvis, og når nødvendig dokumentasjon og gyldig billag forelegges økonomiansvarlig. Utskrift av elektronisk billett som kvittering sammen med boardingkort/setekvittering er godkjent når det er spesifisert hva utlegget gjelder. Når det innvilges økonomisk støtte i forbindelse med reiser til møter, konferanser eller lignende, skal representanten som har fått innvilget støtte informere Studentrådet om hvilket utbytte reisen har gitt, slik at midlene som er benyttet kan komme studentmassen som helhet til gode. Informasjonen kan gis i form av et innlegg under et Studentrådsmøte, og bør skje ved første passende anledning.

3 7.3.5 Utgifter til mat Ved reiser av minimum 1 døgns varighet for tillitsvalgte som reiser på Studentrådet sin regning, dekkes utgiftene til mat med 80 % av Statens satser uten at det trenger å foreligge kvittering. Ved utenlandsreiser, dekkes utgiftene til mat med 100 % av Statens innenlandske satser, uten at det trenger å foreligge kvittering. Utgifter til mat dekkes ved reiser i forbindelse med Studentrådet s virksomhet. Utgifter til mat dekkes ikke ved møter/kurs/arrangementer dersom dette dekkes av arrangøren eller er inkludert i en evt. deltakeravgift. På arrangementer i Studentrådet s regi hvor det er felles bespisning på restaurant e.l., dekker Studentrådet utgifter med inntil kr. 450,- pr. person. Det er SL som i hvert enkelt tilfelle bestemmer hvorvidt utgiftene skal dekkes av Studentrådet. På alle møter med mat til flere personer angis det antall personer i refusjonsbilaget. Unntak er faste møter, som Generalforsamling og møter i Studentrådet og SL der referat foreligger og interne satser er fastsatt av SL Bestilling av billetter over konto Ved flyreiser som er dekket over Studentrådet s konto, skal billettstammen returneres til Studentrådet innen to uker etter reisens slutt sammen med utfylt reiseregning. Som hovedregel gis det ikke reiseforskudd. FTR1 kan i hvert enkelt tilfelle vurdere om det kan gis Fremmed valuta Ved utlegg med fremmed valuta skal kontoutskrift der norsk utlegg er angitt vedlegges. FTR1 kan i spesielle tilfeller gi dispensasjon fra dette og regne det ut i fra dagens kurs Innlevering av bilagsskjema til økonomiansvarlig Alle bilagsskjema skal leveres innen en måned etter utgiften har funnet sted. Unntak er reiseregning der innlevering skal skje med samme tidsfrist etter reisens slutt Forskuddsbetaling Dersom enkeltpersoner har større økonomiske utlegg på vegne av Studentrådet eller SL kan det gis forskuddsutbetaling fra studentrådets konto. Dette må godkjennes av FTR1. Et bilag som inneholder en forklarende tekst om hvordan beløpet skal benyttes, samt summen som forskuddsutbetales, dato og sted skal undertegnes av mottaker, økonomiansvarlig og FTR1. Dersom deler av eller hele summen som ble utbetalt ikke blir benyttet slik den var ment vil faktura for gjeldende beløp utsendes. Beløpet må tilbakebetales innen 14 dager etter utsendt faktura. Kvitteringer for bruk av Studentrådets penger må fremvises som en garanti på at pengene har blitt brukt til den hensikt de var utbetalt for. Kvitteringene legges ved det undertegnede bilaget slik at det kan regnskapsføres.

4 7.4 Driftsmidler Studentrådet søker om driftsstøtte fra Studenttinget på lik linje med de andre Studentrådene. Søknaden om driftsmidler utarbeides på bakgrunn av foregående års regnskap. Det kan også sendes søknad om ekstraordinære midler. Søknad utarbeides av FTR1, FTR2 og økonomiansvarlig. 7.5 Budsjett Studentrådet Budsjettet legges frem på første Allmøte i januar, og ses i sammenheng med arbeid kommende år. 7.6 Regnskap Regnskapet føres av økonomiansvarlig i SL etter anvisninger fra Studentrådet. Økonomiansvarlig legger frem økonomirapporter for Studentrådet en gang i semesteret og eventuelt på forespørsel, jf og Ved budsjettårets slutt kan Studentrådet beholde et overskudd på inntil 10 % av driftsbudsjettet. Det resterende beløpet vil etter avtale med Studenttinget enten tilbakeføres til Studenttinget eller trekkes fra søkesummen for neste budsjettår. 7.7 Økonomirutiner Regnskapsrapporter Regnskapsrapporter legges frem for Generalforsamling og Studentrådet slik det er beskrevet i Utbetalingsanvisninger og anvisninger av regninger Økonomiansvarlig: Økonomiansvarlig påfører bilagene kontonummer og tekst, og ordner/lager utbetalingsanvisninger. Det vises til økonomiske avtaler eller enkeltvedtak. Utbetalingsanvisninger signeres av både FTR1 og økonomiansvarlig. FTR1: FTR1 har ansvaret for å godkjenne alle fakturaer/utbetalingsanvisninger i bokføringen jevnlig. FTR2: FTR2 signerer refusjonsbilag som gjelder utlegg foretatt av FTR Kontoplan Overføringer/ Inntekter

5 101-8 Overføringer fra NTNU Andre inntekter/ bokskapgebyr Kontordrift Kontorrekvisita Telefon Mobiltelefon Porto Kopiering Aviser Faglitteratur/ Bøker Kontorutstyr og Inventar (Innkjøp/ vedlikehold) Leie, service og vedlikehold av kontormaskine r Datadrifter Seminarer / Møter / Kurs / Representasj on Interne kurs og seminarer Eksterne kurs, seminarer og konferanser Møteutgifter med mer Diverse sosiale aktiviteter

6 305-8 Representasjo n internt Representasjo n eksternt Reiseutgifter og billetter Reiseutgifter og billetter Reiseutgifter og billetter Nasjonalt (NSU) Diverse personalkost nader Bespisning i forbindelse med overtid Kursing administrativt personale Informasjon/ Reklamemate riale Reklame og annonser Trykksaker Informasjon og profileringsarti kler Gaver Diverse Revisjonshono rar Forsikring Konsulentbista nd

7 704-8 PC-fond Diverse Veldedighet Finansinntekt er/kostnader og gebyrer Gebyrer og avgifter Renter av innskuddskonti Kreditorer og debitorer Kreditorer Debitorer