ORIENTERING OM FOND. Frifond organisasjon

Transkript

1 ORIENTERING OM FOND NSOs arbeidsutvalg har mottatt en henvendelse fra et medlemslag om hvordan AU vektlegger retningslinjer for søknad om midler fra fond, og hvordan man prioriterer søknader. Det kommer derfor med dette en orientering om dette. Det er mulig å søke på to ulike fond i NSO, frifond og NSO interne fond. Retningslinjene for disse er relativt like, men inneholder noen forskjeller blant annet på bakgrunn av at det følger noen føringer på hva frifondsmidlene kan benyttes til. Når en søknad om midler fra fond kommer inn, ønsker NSOs arbeidsutvalg alltid å se om det er mulig å bevilge frifondsmidler, ettersom dette er midler vi får fra eksternt holdt. Dersom søknaden ikke oppfyller kravene til å få frifondsmidler, gjøres det en vurdering på om søknaden oppfyller kravene til en av NSOs interne fond, og deretter om søknaden skal prioriteres. Prioriteringen må sees i sammenheng med hvor mye som står igjen av midler på fondet. Frifond organisasjon Frifond er midler NSO får tildelt fra Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU), som forvalter denne ordningen på vegne av staten. Summen blir tildelt årlig, og midler NSO ikke har brukt opp innen 1. desember, må vi betale tilbake til LNU. Etter LNUs retningslinjer for frifond organisasjon skal midlene gå til lokal aktivitet i lokallag i demokratiske barne- og ungdomsorganisasjoner, men kan ikke benyttes til å lønne ansatte, innsamlingsaktivitet, bygge egenkapital, innkjøp av rusmidler eller brukes utenfor Norge eller til aktivitet i utlandet. Hver enkelt organisasjon som mottar frifond, er pålagt å ha egne retningslinjer som regulerer hvordan organisasjon tildeler midlene til sine lokallag. Derfor har NSO egne retningslinjer (se vedlegg). I NSOs egne retningslinjer reguleres det hvem og hva som skal fås støtte, og hvilke tiltak som ikke støttes. Alle søknader om frifond må gjennom NSOs medlemslag, enten ved at medlemslagene søker selv eller at underliggende studentorgan eller enkeltstudenter søker gjennom sitt NSO-medlemslag. NSO har i retningslinjene valgt å fordele frifondsmidler som prosjektmidler. Det vil si at ordinær drift ikke støttes. Hva som regnes som ordinær drift er regulert av paragraf 4.1; Med ordinær drift menes utgifter til kontorer og rekvisita, lønn og andre tiltak som går på et normalbudsjett, eller tiltak utdanningsinstitusjonen etter lov skal dekke. Dette utelukker ikke honorar til eksterne innledere. NSOs arbeidsutvalg har derfor etablert en praksis om at man ikke tildeler midler til studentparlamentsmøter, da dette må regnes om en del av studentdemokratiets ordinære drift. Et tvilstilfelle er ofte opplæring og kursing av tillitsvalgte, da utdanningsinstitusjonene etter universitets- og høyskoleloven egentlig skal sikre nok ressurser til dette. Likevel er det et faktum at mange studentdemokratier ikke får nok økonomiske ressurser til å dekke dette behovet. Paragraf 3.3 i retningslinjene sier derfor

2 at kursing av tillitsvalgte kan være støtteberettiget, men at NSO må gjøre oppmerksom i tildelingsbrevet om at dette primært er utdanningsinstitusjonenes arbeid å finansiere. NSOs arbeidsutvalg foretar derfor en skjønnsmessig vurdering av slike søknader, og ofte velger man å finansiere delvis slik kursing, dersom opplegget er kvalitativt godt. Det er ellers verdt å merke seg formålet for NSOs retningslinjer for frifond om at midlene skal gå til lokale, organiserte aktiviteter relatert til studentpolitisk arbeid, og være knyttet til det øverste studentdemokratiet ved en utdanningsinstitusjon. Målsetningen er å øke interessen for- og engasjementet innen studentpolitikk. Prosjekter det søkes støtte om må derfor være studentpolitisk relevant, og en viktig del av vurderingen til NSOs arbeidsutvalg er i hvilken grad prosjektet kommer studentdemokratiet og studentene på utdanningsinstitusjonen til gode, utover de som arrangerer/deltar. Hva slags etterarbeid som det legges opp til i søknaden og hvordan prosjektet skal komme til nytte i etterkant, er derfor relevant i vurderingen. Det legges vekt på hvordan det reflekteres rundt disse spørsmålene og om det er en plan for dette. Det er også viktig å merke seg at tiltak i forbindelse med NSOs politiske hovedprioriteringer og nasjonale kampanjer i regi av NSO, skal prioriteres særskilt, etter paragraf 3.2. i retningslinjene. Søknader som er i tråd med dette, vil derfor prioriteres foran andre søknader. Ved vurderingen av søknader ses det også ofte positivt at studentdemokratiet bidrar med noe egne midler til prosjektet, da det viser at prosjektet er prioritert fra søker. Det utelukker selvsagt ikke at NSO kan helfinansiere noen prosjekter, men dette kommer an på søknadssum og hva midlene skal benyttes til. Midler som ikke er brukt opp i løpet av året, må betales tilbake til LNU. Derfor er det i retningslinjene paragraf 8.2 egne retningslinjer for restmidler. Restmidler fordeles flatt til de av NSOs medlemslag som melder sin interesse. Utlysningen av dette foregår i månedsskiftet oktober/november. I motsetning til ordinære midler, trengs det ikke leveres noen grundig søknad om restmidlene, og de fordeles ikke etter en kvalitativ vurdering av søknaden. Restmidlene kan brukes slik medlemslagene selv ønsker, så lenge de ikke er i strid med LNUs retningslinjer, men må brukes opp innen 31. mai året etter. NSOs interne fond. I tillegg til frifond har NSO også sju interne fond, det er mulig å søke midler fra. For medlemslaga er det mest relevant å søke midler fra fond for kampanjer/aksjoner, seminarer/konferanser, lokale samarbeidsmidler og internasjonale erfaringsmidler. Egne formål for fondene står i retningslinjene (se vedlegg). På NSOS fond er det i tillegg til NSOs medlemslag, også mulig for NSOs komiteer, andre studentdemokratiske organer tilknyttet NSOs medlemslag og andre samarbeidspartnere å søke. For NSOs fond gjelder også prinsippet om at prosjektet det søkes støtte til må være studentpolitisk relevant eller være i tråd med NSOs politiske målsetninger. Det vurderes derfor, som på samme måte som under frifond, fra arbeidsutvalget i hvilken grad

3 prosjektet kommer studentdemokratiet og studentene på utdanningsinstitusjonene til gode. Refleksjoner rundt disse spørsmålene og etterarbeid er derfor en viktig del av vurderingen. Ettersom frifond ikke kan benyttes til aktivitet i utlandet, må alle studieturer eller deltakelse på internasjonale samarbeidskonferanser, søkes gjennom internasjonale erfaringsmidler. I hvilken grad studieturen bidrar til kompetanseheving, er relevant for de som skal reise og kommer studentdemokratiet til gode, er en viktig del av AU sin vurdering. Det er viktig at det er en god faglig begrunnelse for hvorfor man skal reise til det stedet man reiser, og det faglige programmet må være gjennomtenkt og må fylle en normalarbeidsdag. Dersom flere medlemslag søker sammen, for eksempel på fond for lokale samarbeidstiltak, er det viktig at et medlemslag likevel er hovedarrangør, og at det er en kontaktperson. Det er det medlemslaget som står ansvarlig overfor NSO for søknad og rapportering. NSO betaler kun midler til et medlemslag pr søknad, slik at medlemslagene må selv lage et felles regnskap og foreta en fordeling av midlene seg i mellom. VEDLEGG 1: RETNINGSLINJER FOR FOND I NSO 1 NSOS FOND Disse retningslinjene regulerer bruken av NSOs fond. NSO har 7 fond, disse er: 1. Fond for utredninger 2. Fond for kampanjer og aksjoner 3. Fond for seminarer og konferanser 4. Fond for internasjonale erfaringsmidler 5. Fond for bevilgninger til lokalt samarbeid 6. Fond for alumni og historieprosjekt 7. Fond for arrangering av BM i ESU Frifondsmidler har egne retningslinjer. 2 MYNDIGHET 2.1 Landsmøtet behandler årlig fondsdisponeringer. Ubrukte midler overføres neste år. 2.2 Summer opp til kroner pr aktivitet kan vedtas brukt av arbeidsutvalget i NSO. 2.3 Summer over kroner pr aktivitet kan vedtas brukt av landsstyret i NSO. 2.4 Retningslinjene er vedlegg til NSOs økonomireglement, og revideres av landsstyret. 3 SØKNADSBEHANDLING 3.1 Det er arbeidsutvalget/landsstyret som forvalter fondene.

4 Andre søknadsberettigede er: NSOs medlemslag. NSOs komiteer. Andre studentdemokratiske organer tilknyttet NSOs medlemslag. Andre samarbeidspartnere kan også være søknadsberettigede. 3.2 Søknader behandles innen tre uker etter søknadsfristen den 1. hver måned. Søknader som ikke er NSO i hende innen denne fristen risikerer å først bli behandlet etter den 1. i etterfølgende måned. 3.3 Søknad skal være arbeidsutvalget i hende før prosjektstart punkt. 3.4 Søknader må inneholde opplysninger for prosjektets formål, en prosjektbeskrivelse, fremdriftsplan, hvor mye det søkes om, budsjett, navn på hovedarrangør og eventuell medarrangør, samt en kontaktperson. 3.5 Om prosjektet er å regne som en del av ordinær drift for søkerorganisasjonen, må søker kunne dokumentere at prosjektet ikke kan motta ekstra støtte fra utdanningsinstitusjonen og ikke har midler til i sitt ordinære driftsbudsjett til å kunne gjennomføre prosjektet. 3.6 Svar om eventuelt tilskudd under kr skal foreligge søker innen tre 3 uker at NSO har mottatt fullstendig søknad. 3.7 Svar om tilskudd eller avslag på søknader under kr legges frem for landsstyret til orientering. Søknader over kr må være arbeidsutvalget i hende senest fire 4 uker før landsstyremøte. 4 RAPPORTERING OG UTBETALING 4.1 Aktivitetsrapport, regnskap og kopi av bilag skal foreligge arbeidsutvalget i skriftlig form senest to 2 måneder etter at tiltaket er avsluttet. 4.2 Midler utbetales som hovedregel etterskuddsvis. Søkere kan spesielt søke arbeidsutvalget om forskuddsutbetaling. 4.3 Ved et eventuelt overskudd vil støttebeløpet fra NSO reduseres tilsvarende. Dersom søknadssummen er forhåndsutbetalt, må søker tilbakebetale overskuddet til NSO. 5 KLAGEADGANG 5.1 Dersom søker er uenig i arbeidsutvalgets behandling av søknad, kan søker klage på avgjørelsen. Skriftlig klage sendes til arbeidsutvalget senest tre -3- uker etter svar er mottatt. Klagen må inneholde en begrunnelse. 5.2 Dersom arbeidsutvalget avviser en klage, kan søker opprettholde sin klage. Klagen sendes da videre til landsstyret for behandling. Vedtak i landsstyret er endelig.

5 6 FORMÅL De ulike fondene har følgende formål: 6.1 Fond for utredninger Utredningsfondets formål er å gjennomføre utredninger eller undersøkelser som kan bidra til å realisere organisasjonens formål. Dette kan inkludere, men er ikke begrenset til, analyser, forskningsrapporter og spørreundersøkelser innenfor temaer organisasjonen har behov for mer kunnskap for å utvikle politikk eller legge grunnlaget for å sette politiske saker på dagsorden. 6.2 Fond for kampanjer og aksjoner Fondets formål er å gjennomføre kampanjer eller aksjoner som kan bidra til å realisere organisasjonens formål. Dette kan inkludere, men er ikke begrenset til, demonstrasjoner, markeringer, stands, informasjonsmateriell osv. på temaer eller områder i tråd med NSOs politiske målsetninger. 6.3 Fond for seminarer og konferanser Midlene kan brukes til å arrangere en ekstra møteplass, gjøre økonomiske utjevninger for deltakerne, eller arrangere konferanser eller lignende for å rette oppmerksomhet mot relevante studentpolitiske saker. 6.4 Fond for internasjonale erfaringsmidler Fondets formål er å gjennomføre internasjonale prosjekter som kan bidra til å realisere organisasjonens formål. Dette kan inkludere, men er ikke begrenset til, kompetansehevende reiser, markeringer, informasjonsmateriell, deltakelse eller arrangering av internasjonale seminarer osv. 6.5 Fond for bevilgninger til lokalt samarbeid Tiltak det kan søkes om midler til er alle lokale initiativ som stimulerer til økt aktivitet i og mellom medlemslaga, spesifisert gjennom arrangementstypene lokale samarbeidstiltak, og regionale konferanser. Tiltak skal være av studentpolitisk art eller fremme studentpolitikk Lokale samarbeidstiltak a) Lokale samarbeidstiltak må inneholde samarbeid mellom minst to medlemslag, og det må tydelig fremkomme av søknaden hvem som er hovedarrangør og kontaktperson. b) For lokale samarbeidstiltak kan det søkes om maksimalt kr kr + kr per medlemslag utover to hovedarrangører Regionale konferanser a) Regionmøter eller andre regionale konferanser kan arrangeres av ett medlemslag alene, eller i samarbeid med andre medlemslag. Det forutsettes deltakelse fra andre medlemslag enn arrangøren hvis konferansen arrangeres av ett medlemslag. Denne deltakelsen må dokumenteres i ettertid. b) For regionale konferanser kan det søkes om et generelt deltagertilskudd, oppad begrenset til en snittpris på kr per deltager. 6.6 Fond for alumni og historieprosjekt Fondets formål er å bygge opp en god alumniordning for NSO samt å sikre studentbevegelsens historie. Dette kan inkludere, men er ikke begrenset til, alumniprosjekter, jubileumsarrangement, historiebok/samling.

6 6.7 Fond for arrangering av BM i ESU Fondets formål er å sette av midler til å kunne arrangere Board Meeting (BM) i ESU. BM er et arrangement på størrelse med et landsmøte, med deltakere fra hele Europa, og det vil koste både i arbeidskraft og utgifter.