VEDTEKTER FOR SANDNES FOLKEDANSLAG

Transkript

1 VEDTEKTER FOR SANDNES FOLKEDANSLAG Oppdatert i henhold til årsmøtevedtak Sist endret av Kåre Veland

2 VEDTEKTER FOR SANDNES FOLKEDANSLAG 1. NAVN OG ETABLERING Lagets navn er SANDNES FOLKEDANSLAG. Laget ble stiftet den 24. august FORMÅL SANDNES FOLKEDANSLAG skal være et selvstendig og uavhengig lag, hvor hovedformålet er å ta vare på og videreføre den norske folkekulturen, i hovedsak gjennom sang, musikk, leik og folkedans. Laget skal bidra til samarbeid mellom lag med tilsvarende målsetting, nasjonalt og internasjonalt. 3. MEDLEMSKAP a) Alle som ønsker å arbeide for lagets formål, kan bli medlem ved å betale den til enhver tid fastsatte medlemskontingent. b) Lagets medlemmer betaler en kontingent som fastsettes av årsmøtet etter forslag fra styret. Avgifter utover kontingent fastsettes av styret i henhold til lagets aktiviteter og forelegges årsmøtet gjennom styrets forslag til budsjett. Innbetaling skjer på den måte styret finner hensiktsmessig. 4. LEDELSE Laget ledes av et styre som består av leder, kasserer, sekretær, to styremedlemmer og to varamedlemmer. Varamedlemmer møter på styremøter. Styret er beslutningsdyktig når et flertall er til stede. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Styremøte holdes når leder finner det nødvendig eller et flertall av styremedlemmene krever det. Det påligger styret å utforme arbeidsinstruks for den enkelte tillitsvalgte. Styret informerer årsmøtet. Opptak av lån eller garanti for lån, vedtas av årsmøtet.

3 5. ÅRSMØTE Årsmøtet er lagets øverste myndighet og er gyldig når medlemmene er innkalt skriftlig med 14 dagers varsel. Innkallelsen skal inneholde saksliste med sakspapirer. Regnskapsåret følger kalenderåret. Årsmøtet avholdes hvert år innen utgangen av februar. Årsmøteinnkallelsen skal inneholde sakspapirer i henhold til punktene 5.1, 5.2 og 5.4. Forslag i henhold til punkt 5.3 bør fortrinnsvis også følge innkallingen. Stemmerett på årsmøtet har alle som er medlemmer og har betalt medlemskontingent for forrige eller inneværende år. Årsmøtet skal behandle følgende saker: 5.1. Årsberetning 5.2. Revidert regnskap og budsjett 5.3. Valg a) Årets regnskap med disponering av resultat. b) Budsjett for neste års drift. a) Styrets leder velges for 1 år. b) 4 styremedlemmer velges for 2 år. c) 2 varamedlemmer velges for 2 år. d) 2 revisorer velges for 1 år. e) 3 medlemmer til valgkomite velges for 1 år. Øvrige verv og arbeidsgrupper utnevnes av styret Innkomne forslag Forslag som ønskes behandlet av årsmøtet, må være styret i hende senest 4 uker før fastlagt dato for årsmøtet. 6. EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE Ekstraordinært årsmøte innkalles av styret dersom styret eller 1/3 av medlemmene forlanger det. Innkalling skal skje skriftlig med 14 dagers varsel. Innkallelsen skal inneholde saksliste og sakspapirer i henhold til saksliste.

4 7. EKSKLUSJON Medlemmene plikter å rette seg etter lagets vedtekter, andre vedtak og bestemmelser som er gjort av årsmøtet eller styret. Dersom et medlem opptrer på en slik måte at det er til skade for laget, innad eller utad, kan styret midlertidig ekskludere medlemmet inntil årsmøtet eller ekstraordinært årsmøte har behandlet saken. Behandling skal skje innen 1 - en - måned, regnet fra den dato midlertidig eksklusjon er meddelt medlemmet. Den som ekskluderes skal underrettes skriftlig. 8. VEDTEKTSENDRINGER 8.1. Generelle vedtektsendringer Vedtektene kan kun forandres ved årsmøtevedtak, og da med 2/3 flertall Oppløsning av laget Vedtak om oppløsing av laget fattes av årsmøtet etter to gangers behandling og da med 2/3 flertall. Vedtaket må fattes på to ordinære påfølgende årsmøter. I tilfelle av oppløsning tilfaller lagets midler Sandnes Kommune ved kulturstyret.

5 TILLEGG TIL VEDTEKTENE 1. INNSTRUKS FOR KASSERER OG REGNSKAPSFØRER 1 Kasserer plikter å gjøre seg kjent med lagets regnskapsbestemmelser og følge disse. 2 Alle utgifter og inntekter skal legitimeres med daterte bilag, hvor alle nødvendige opplysninger skal fremgå. Bilaget skal påføres bilagsnummer og kontobetegnelse og/eller kontonummer. For kontantutbetalinger skal datert kvittering foreligge. 3 Bankkonti skal disponeres av 2 personer. Kasserer skal foreta nøyaktig avstemming av bankkonti ved hvert månedsskifte. 2. REGNSKAPSBESTEMMELSER 1 Styret må forvisse seg om at den som overlates regnskapsføringen har tilstrekkelig forutsetninger for å kunne utføre denne på en tilfredsstillende måte, og at vedkommende er kjent med disse regler og den spesielle instruks som gjelder for regnskapsfører og kasserer. 2 Det skal føres eget regnskap over inntekter og utgifter ved alle store tilstelninger. Hovedsummen føres inn i lagets regnskap. Regnskapsbilag skal oppbevares i minst 3 år. Elektronisk regnskap skal inneholde data for de siste 5 år. Forsvarlig sikkerhetskopiering må gjennomføres. 3 Det skal føres medlemskartotek, fortegnelse over inventar, premier og materiell.

6 Årsoppgjøret skal bestå av: 4 1. Resultatkonto. 2. Balanse ved regnskapsårets utløp. 3. Beretning fra lagets revisorer. Årsoppgjøret skal underskrives av styret. Dersom noen har innvendinger mot oppgjøret, skal vedkommende underskrive med påtegnet forbehold og gi nærmere redegjørelse i årsberetningen eller på årsmøtet. 5 Årsoppgjøret skal settes opp slik at det stemmer med ordentlig regnskapsførsel og med forsiktig og god forretningsetikk. Det må være så spesifisert at lagets medlemmer kan få et godt og riktig bilde av driften gjennom året. Alle kjente gjeldsposter på oppgjørstidspunktet må føres på. 6 Utgifter til instruktør og spillemann i forbindelse med reiser skal avtales av styret med de involverte på forhånd, og skal om mulig framgå i budsjett. Kompensasjon skal stå i forhold til omfang på faglig innhold. 7 Forhold av økonomisk betydning som har inntrådt etter regnskapsavslutning, men før årsmøtets avholdelse, skal styret redegjøre for på årsmøtet.

7 Endringer av vedtekter Årsmøtevedtak november Vedtekter for Sandnes Folkedanslag vedtatt på første ordinære årsmøte september Korrigert på årsmøtet 8. september 1982, punkt 3d) Valg 1983 Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 1984 Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer september Statutter For Reservefond vedtatt på årsmøtet 18. september september Korrigert på årsmøtet 22. september 1986, punkt 3d) Valg, avsnitt 3, 7, og 10, punkt 3e) og nytt punkt 3g) Retningslinjer for engasjement av instruktører vedtatt på årsmøtet 22. september 1986 Følgende vedtak ble vedtatt på årsmøtet 22. september 1986: Regnskapsåret starter 1. august og avsluttes 31. juli hvert år Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer 1988 Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer mars Ekstraordinært årsmøte februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer februar Vedtak om at punkt 6 Ring-leder strykes fra vedtektene. Vedtak om at avsnittet for arbeid (dugnad) i Statutter For Reservefond utgår februar Vedtak om at Statutter For Reservefond utgår februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer februar Punk 8) Vedtektsendringer 1. gang februar Punk 8) Vedtektsendringer 2. gang februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer mars Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer mars Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer

8 februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer februar Vedtektsendring av punkt 4 - Ledelse februar Ingen innkomne forslag angående vedtektsendringer februar VEDTEKTER Gjennomgående oppdatering av format og skrifttyper. 4. Ledelse - Første avsnitt skrevet om 5. Årsmøte 3. avsnitt skrevet om 5.2 Revidert regnskap og budsjett, avsnitt a) Siste setning fjernet. 5.3 Valg lagt inn hvor lenge hver representant i styret velges for. Siste avsnitt fjernet. 5.4 Innkomne forslag to siste avsnitt er fjernet. 8. Vedtektsendringer er splittet i 8.1 Generelle vedtaksendringer 8.2 Oppløsning av laget TILLEGG TIL VEDTEKTER 2 Oppdatert, andre setning fjernet. 3 og 4 er fjernet. 5 er oppdatert. 6 er fjernet REGNSKAPSBESTEMMELSER 1, 2, 4, 6, 8, 9 og 12 er fjernet. Ny 6 er lagt inn. Statutter for reservefond Foreslås fjernet i sin helhet da dette ble vedtatt fjernet fra vedtektene på årsmøtet 9. februar Retningslinjer for engasjement av instruktør Foreslås fjernet i sin helhet