Vedtekter for DIS-Salten Slektshistorielag

Transkript

1 Vedtekter for DIS-Salten Slektshistorielag Vedtatt på stiftelsesmøtet <dato> Revidert 2013<dato> Nye standardvedtekter utarbeidet av DIS-Norge i 2012 DIS-Saltens vedtekter i dag Vedtekter vedtatt på stiftelsesmøtet 1. okt inkludert endringer vedtatt på årsmøter 3.mars 1994, 6.mars 1997, 2.oktober 1997, 5. februar 1998, 1. februar 2001 og 11. mars Distriktslaget Distriktslagets navn er DIS-<distriktsnavn> og er et distriktslag av DIS-Norge, Slekt og Data. Distriktslaget bruker samme logo og skrifttype som DIS-Norge, Slekt og Data. Distriktslaget skal være registrert i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret i Brønnøysundregistrene og det skal være en egen juridisk enhet med organisasjonsnummer. 2. Formål Organisasjonens formål er nedfelt i DIS-Norge, Slekt og Data sine vedtekter paragraf 2. Distriktslagets funksjon er å gi medlemmene i distriktet tilbud og tjenester ved å: skape et lokalt forum for slekts- og personhistorie hvor databehandling og Internett brukes som hjelpemiddel. 1 Lagets navn er DIS-Salten Slektshistorielag og det er organisert som en lokal avdeling av DIS-Norge i Nordland fylke. DIS står for Databehandlling i Slektsforskning 2 DIS-Salten Slektshistorielags formål er: Å skape et lokalt forum for databehandling i slekts- og personalhistorie og spre kunnskap om dette. Å stimulere slektsforskning i sitt område. Å organisere og koordinere medlemmenes arbeid i

2 spre kunnskap om dette og for øvrig stimulere slektsforskning i sitt område. organisere og koordinere medlemmenes arbeid i forbindelse med databehandling av genealogisk kildemateriale, samt å stimulere slikt arbeide. Distriktslaget er nøytralt i forhold til religion og politikk. Distriktslaget har ingen økonomiske interesser i maskin- eller programvare. 3. Medlemskap Medlemskap i DIS-Norge, Slekt og Data kan kun tegnes av privatpersoner. Medlemmet blir automatisk tilknyttet det distriktslaget som dekker medlemmets bostedsadresse. 3 forbindelse med dataregistrering av genealogisk kildemateriale samt å stimulere slikt arbeide. DIS-Salten Slektshistorielag er nøytralt i forhold til religion og politikk. Laget har ingen økonomiske interesser i maskin- eller programvare. 4 Som medlem kan opptas enkeltpersoner, foreninger og lag som innehar medlemskap i DIS-Norge. Medlemskap oppnås ved henvendelse til lagets styre eller DIS-Norge og gjelder for det kalenderår det er tegnet, med mindre annet fremgår av tegningen. Utmeldelse skjer skriftlig til et styremedlem med virkning for det påfølgende kalenderår. Et medlemskap opphører når kontingentrestansen er mer enn ett år. 4. Kontingent Medlemskontingenten i DIS-Norge, Slekt og Data kreves inn sentralt. Distriktslaget får overført midler basert på antall betalende medlemmer tilknyttet distriktslaget. Reglene for dette fastsettes av DIS-Norge, Slekt og Data sitt landsmøte. 5 Kontingenten til DIS-Salten Slektshistorielag følger vedtak og lover gitt av DIS-Norge's landsmøte. DIS-Salten Slektshisstorielag kan ved møter, kursvirksomhet og andre aktiviteter i tråd med lagets formål, skaffe seg ytterligere inntekter. 5. Styret DIS Salten Slektshistorielag ledes av et styre med leder og minst 4 medlemmer. I tillegg kan det velges varamedlemmer. 6 DIS-Salten Slektshistorielag ledes av et styre på 5 medlemmer. Styret er beslutningsdyktig når 3 medlemmer er til stede. En av de 3 skal være lederen eller nestlederen. Ved stemmelikhet har

3 Leder velges ved særskilt valg. Gjenvalg kan finne sted. Alle valg skjer med en funksjonstid på 2 år. Leder og minst to styremedlemmer velges det ene året, de øvrige styremedlemmer velges det andre året. Styret konstituerer seg selv med nødvendige funksjoner som nestleder, kasserer, sekretær o.l. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten er til stede. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. Over styrets forhandlinger skal det føres protokoll. Styret skal sørge for betryggende arkivering av distriktslagets materiale. 6a. Årsmøtet Distriktslagets virksomhet følger kalenderåret. Årsmøtet avholdes innen utgangen av mars måned og kunngjøres for medlemmer tilknyttet distriktslaget med minst 6 ukers varsel. Forslag/saker som medlemmer tilknyttet distriktslaget ønsker behandlet på årsmøtet, må være styret i hende minst 4 uker før årsmøtet. Innkalling med møtedokumenter gjøres kjent for medlemmene minst 2 uker før årsmøtet. Samtidig sendes disse dokumentene til DIS-Norge, Slekt og Data. Innkalling og møtedokumenter gjøres tilgjengelig for medlemmer på distriktslagets hjemmeside under Årsmøtets saksliste skal inneholde: a. Godkjenne frammøtte representanter og registre fullmakter b. Valg av møteleder og referent, samt to til å undertegne referatet c. Styrets beretning om siste års virksomhet d. Regnskap med revisors beretning formannen dobbeltstemme. Årsmøtet velger: 1. Styrets leder styremedlemmer med 2 års funksjonstid. 3. Et varamedlem med 1 års funksjonstid. 4. Styret konstituerer seg selv med de funksjoner som anses nødvendige (nestleder/sekretær/ kasserer/o.l.). 5. Revisor. 6. Valgkomité på 3 medlemmer. 7. Representant til DIS-Norges årsmøte. Gjenvalg kan finne sted. 7 Lagets virksomhet følger kalenderåret. Det årlige årsmøtet avholdes innen utgangen av mars måned. Innkalling med dagsorden og bilag sendes medlemmene med minst 14 dagers varsel. Kopi av innkallingen med vedlegg sendes samtidig til DIS-Norge. På åmøtet er styret ansvarlig for at i hvert fall følgende punkter fremlegges: a. Valg av møteleder og referent. b. Styrets beretning om siste års virksomhet. c. Regnskap for siste kalenderår med budsjettforslag for inneværende år. d. Revisors beretning. e. Styrets ansvarsfrihet. f. Valg i h.h. til vedtektenes 6.

4 e. Innkomne forslag f. Neste års budsjett g. Vedtekter (når dette er aktuelt) h. Valg av: leder styremedlemmer/varamedlemmer revisor valgkomité på 2-3 medlemmer valg av representanter med vara til DIS-Norge, Slekt og Data sitt landsmøte (i år med landsmøte) g. Forslag fra medlemmer innkommet innen 1. januar. Ekstraordinært årsmøte kan innkalles av styret, eller når minst 1/5 av medlemmene skriftlig forlanger dette. Innkalling skal skje som for ordinært årsmøte. Et medlem kan stemme med skriftlig fullmakt for inntil 3 andre medlemmer. For øvrig har de fremmøtte 1 stemme hver. Styret fungerer som fullmaktskomité. DIS-Norge har anledning til å delta med en representant med talerett. Referat sendes medlemmene samt DIS-Norge senest 3 måneder etter møtet. Et medlem kan stemme med skriftlig fullmakt for 1 annet medlem, for øvrig har de fremmøtte 1 stemme hver. Styret fungerer som fullmaktskomité. DIS-Norge, Slekt og Data har anledning til å delta på årsmøtet med en representant med talerett. Ekstraordinært årsmøte kan innkalles av styret, eller når minst 1/5 av medlemmene tilknyttet distriktslaget skriftlig forlanger dette. Innkalling skal skje som for ordinært årsmøte. Dersom distriktslaget ikke avholder årsmøte som fastlagt i sine egne vedtekter, kan DIS-Norge, Slekt og Data innkalle til årsmøte. Referat fra årsmøtet formidles til medlemmene og DIS-Norge, Slekt og Data senest 1 måneder etter møtet. 6b. Representantskap Alternativt kan distriktslaget vedta å etablere et representantskap av lokallag og lokale grupper (se pkt 7) samt representanter for medlemmer uten tilknytning til lokale lag eller grupper. Vedtak om opprettelse av representantskap vedtas av distriktslagets årsmøte.

5 Representantskapet velger styre og landsmøterepresentanter, behandler årsrapport og regnskap samt andre saker styret legger fram. Plassene i representantskapet fordeles til lag/grupper i forhold til antall medlemmer. Etablering av representantskap og regler for sammensetning må godkjennes av styret i DIS-Norge, Slekt og Data. Dersom det blir opprettet et representantskap har likevel medlemmene i distriktet møte- og talerett på representantskapsmøtene. 7. Lokallag/grupper Distriktslagene kan opprette og oppta som medlemmer etablerte foreninger og lag som lokale lag. Et lokallag er en selvstendig juridisk enhet med eget valgt styre med ansvar for egen økonomi. Distriktslaget kan også opprette lokale grupper som er direkte knyttet til distriktslaget. Disse har ikke eget budsjett, og er ikke en egen juridisk enhet. Lokallagets og lokalgruppas navn skal som hovedregel være DIS- og geografisk område for lag/gruppe. De skal benytte samme logo og skrifttype som DIS-Norge, Slekt og Data anvender. Lokale slektshistorielag som ønsker å slutte seg til DIS- Norge, Slekt og Data skal gis mulighet til å beholde det opprinnelige navn og logo. Likevel må det tydelig fremgå at laget er tilsluttet DIS-Norge, Slekt og Data. Distriktslaget vedtar retningslinjer for lokale grupper, basert på standard retningslinjer vedtatt av DIS-Norge, Slekt og Datas styre. DIS-Norge, Slekt og Datas styre skal godkjenne vedtatte retningslinjer. Styret i distriktslaget har fullmakt til å utforme nærmere regler for lokallag. 8. Vedtekter Distriktslagets vedtekter skal være i samsvar med DIS-Norge, Slekt og Data sine vedtekter. Forslag til vedtektsendringer skal alltid følge innkallingen til årsmøtet. Vedtektsendringer vedtas av årsmøtet med 2/3 flertall. Før vedtektsendringer trer i kraft, må de godkjennes av styret i DIS-Norge, Slekt og Data. 8 Endringer av disse vedtekter kan kun besluttes av årsmøtet med 2/3 flertall. Forslagene skal stå i innkallingen til årsmøtet. Før vedtektsendringer trer i kraft må de godkjennes av DIS-Norge.

6 9. Opphør av distriktslaget DIS-<distriktsnavn> kan oppløses ved forslag fremsatt og vedtatt på et årsmøte, og uforandret fremlagt og vedtatt på et etterfølgende ekstraordinært årsmøte når minst 3/4 av de fremmøtte medlemmer tilknyttet distriktslaget på det ordinære og det ekstraordinære årsmøtet stemmer for oppløsning. Det må gå minst tre måneder mellom årsmøtene. I slike avstemminger godtas ikke fullmakter. Ved oppløsning forvalter DIS-Norge, Slekt og Data distriktslagets eiendeler. 9 DIS-Salten Slektshistorielag kan oppløses ved forslag fremsatt og vedtatt på et årsmøte, og uforandret fremlagt og vedtatt på et etterfølgende ekstraordinært årsmøte når minst 3/4 av de fremmøtte medlemmer på det ordinære og det ekstraordinære årsmøtet stemmer for oppløsning. Det må gå minst tre måneder mellom årsmøtene. I slike avstemminger godtas ikke fullmakter. Det siste årsmøte skal bestemme hvorledes lagets eiendeler skal disponeres i samråd med DIS-Norge