Lov for Odd Fellow sang og musikkforbund

Transkript

1 Lov for Odd Fellow sang og musikkforbund Vedtatt på representantskapsmøtet i Bodø den 1. juni 2001 Godkjent av Stor Sire 18. juli Revidert på representantskapsmøtet i Harstad 5. juni Godkjent av Stor Sire 26.mars 2014 Kapitel 1. Navn og formål. 1 Odd Fellow sang- og musikkforbund er en fri sammenslutning av kor og orkestre (heretter kalt enheter) som har sitt utspring i Rebekkaloger og Odd Fellow loger i Norge. 2 Forbundets formål er å fremme interesse for sang og musikk innen Ordenen gjennom: 1. Oppfordre til og støtte opprettelse av kor og orkestre innen Ordenen. 2. Veilede og tilrettelegge arbeidet for nye kor og orkestre. 3. Stimulere interessen for sang og musikk innen Ordenen gjennom arrangement som f. eks. korsangfestivaler eller lignende. 3 Forbundets virke og denne lov må ikke stå i strid med lover og forordninger vedtatt av Den Uavhengige Norske Storloge av Odd Fellow Ordenen (I.O.O.F.) Kapitel 2. Medlemskap og kontingent. 4 Alle kor og orkestre eller lignende som har sitt utspring i Rebekkaloger og Odd Fellow Loger, og som bare har Rebekkasøstre og Odd Fellowbrødre som medlemmer, kan søke medlemskap i Odd Fellow sang- og musikkforbund. 5 Søknad sendes forbundsstyret som skal inneholde: 1. Enhetens stiftelsesdato, navn, adresse og hvilken loge(r) enheten har sitt utspring fra. 2. Oppgave over styremedlemmer og dirigent med navn, adresse og telefon. 3. Oppgave over antall aktive medlemmer. 6 Enheten betaler kontingent til forbundet for antall aktive medlemmer per 1. januar hvert år. Kontingentens størrelse fastsettes av representantskapet. Kapitel 3. Representantskapsmøte. 7 Representantskapsmøtet er forbundets øverste myndighet. Enheter som er tilsluttet forbundet, og som har betalt kontingent, kan la seg representere med inntil 2 medlemmer som har forslags- og stemmerett.

2 Side 1 av 4 8 Ordinært representantskapsmøte skal normalt avholdes hvert tredje år, fortrinnsvis i tilknytning til et arrangement hvor alle enheter er invitert. Forbundsstyret skal sende forløpig innkalling senest 2 måneder før møtet med angivelse av tid og sted for møtet, og med foreløpig saksliste. Saker som de enkelte enheter ønsker behandlet på representantskapsmøtet, må være innkommet til forbundsstyret senest 6 uker før representantskapsmøtet. Endelig innkalling med fullstendig saksliste vedlagt alle dokumenter sendes av forbundsstyret til enhetene senest 1 måned før representantskapsmøtet. 9 Representantskapsmøtet velger møteleder og skal behandle: 01. Valg av 2 referenter og 2 andre representanter til å underskrive referatet. 02. Styrets beretning om virksomheten siden forrige representantskapsmøte. 03. Reviderte regnskaper. 04. Budsjett for neste periode. 05. Fastsette kontingent. 06. Fastsette tid og sted for neste representantskapsmøte og tildele de 2 neste festivaler. 07. Valg av president, visepresident, 3styremedlemmer og 2 varamenn. 08. Valg av 2 revisorer. 09. Valg av valgkomite. 10. Behandle andre saker som lovlig blir forelagt, herunder vedta lover og statutter for arrangementer og æresmedlemskap, samt gi regler for forbundets virksomhet. 10 Ekstraordinært representantskapsmøte kan innkalles av forbundsstyret når de finner det nødvendig, eller når minst 3 enheter forlanger det. Ekstraordinært representantskapsmøte kan eventuelt holdes på skriftlig grunnlag. 11 Representantskapsmøtet er vedtaksdyktig når representanter for minst 2/3 av enhetene er til stede enten fysisk eller ved fullmakt. Hver enhet har to stemmer. Presidenten eller øvrige styremedlemmer har ikke stemmerett med mindre de representerer en enhet. Ved stemmelikhet kan likevel presidenten avgjøre saken ved å avgi en stemme. Vedtak om lovendring og oppløsning krever minst 2/3 flertall av møtende stemmer. Alle saker for øvrig avgjøres ved simpelt flertall. Kapitel 4. Forbundsstyret, sammensetning, valg, ansvar og plikter. 12 Styret skal bestå av president, visepresident, 3 styrmedlemmer og 2 varamenn som velges av representantskapsmøtet. Forbundsstyret velger selv sekretær og kasserer blant styremedlemmene. Alle medlemmer i tilsluttede enheter er valgbare til styret. Funksjonstid for president og styremedlemmer skal ikke være lenger enn to perioder. I særlige tilfelle kan representantskapsmøtet dispensere fra dette. Avtroppende styre overleverer avsluttet regnskap til det nye styret medio september i festivalåret. Dette skal skje ved personlig fremmøte av avtroppende president og eventuelt kasserer der hvor det er formålstjenlig. Side 2 av 4

3 13 En valgkomite bestående av 3 personer valgt av representantskapsmøtet skal forut for neste representantskapsmøte fremme forslag til samtlige verv, inklusive ny valgkomite. Forslaget skal være forbundsstyret i hende minst 6 uker før fastsatt møtedato, slik at forslaget kan sendes ut sammen med endelig innkalling. Jfr. 8. Ved forslag til kandidater bør det tas hensyn til en rimelig geografisk fordeling, dog slik at også hensynet til reisetid og reisekostnader i tilknytning til styremøter ivaretas. President, sekretær og kasserer bør komme fra det kor som neste gang skal arrangere festival. Visepresident bør komme fra det kor som er valgt som arrangør av festivalen 6- seks år fram i tid. 14 Styrets plikter er: 1. Å lede forbundets arbeid i henhold til disse lover og andre pålegg 2. Føre nøyaktig protokoll over alle forhandlinger i styret. 3. Føre fortegnelse over enheter tilsluttet forbundet og antall medlemmer i de enkelte enheter. 4. Godkjenne nye medlemmer. 5. Forvalte forbundets midler i overensstemmelse med representantskapsmøtets vedtak, føre nøyaktig regnskap i henhold til god regnskapsskikk og påse at enhetene innbetaler korrekt medlemsavgift. Regnskapet skal hvert år legges fram for revisor for kontroll og anbefaling og deretter rapporteres til enhetene. Regnskapsåret skal følge kalenderåret. 6. Utarbeide årsrapport over forbundets virksomhet inkludert oversikt over tilsluttede enheter og antall medlemmer. Rapporten sendes enhetene sammen med regnskap innen utgangen av mars måned hvert år. 7. Forberede alle saker for representantskapsmøtet og innstille på vedtak. 8. Rettlede og bistå den arrangerende enhet med planlegging og gjennomføring av festivaler eller lignende. 15 Presidentens særlige plikter: 1. Presidenten har en særlig plikt til å sørge for at styret utfører sine oppgaver i henhold til lover og pålegg. Han skal innkalle til, og lede forhandlingene i styremøtet og ellers være forbundets fremste talsmann og sørge for å fremme forbundets formål. 2. Han skal sammen med kasserer påse at alle utgifter er i samsvar med vedtatte rammer og signere alle bilag før utbetaling. 3. Han skal sørge for forsvarlig forretningsdrift, og sammen med sekretær besvare korrespondanse og sørge for tilfredsstillende arkivering av alle dokumenter. 16 Revisors plikter: 1. Gjennomgå forbundets regnskap, kontrollere at alle bilag er tilstede og tilbørlig anvist. 2. Kontrollere at kassebeholdning, bankkonti stemmer med regnskapet og at disse midler er forsvarlig plassert og forvaltet. 3. Avgi revisjonsberetning. side 3 av 4

4 Kapitel 6. Kor og orkestre. 17 De tilsluttede enheter skal hvert år sende forbundsstyret en kortfattet rapport over sin virksomhet. Sammen med denne rapport skal det sendes oppgave over medlemmer per i beretningsåret, samt navn og adresse og telefonnummer til styret og dirigent. Rapporten skal sendes forbundsstyret senest 31. januar hvert år. 18. Medlemskontingent skal innbetales til forbundets kasserer innen 31. januar i henhold til innsendt rapport om antall medlemmer. Jfr Vedtak om oppløsing skal straks sendes forbundsstyret. 20 Saker som ønskes tatt opp på representantskapsmøtet, sendes forbundsstyret minst 6 uker forut for vedtatt møtedato. Kapitel 5. Godkjenning, ikrafttredelse og opphør. 21 Disse lover skal godkjennes av Den Uavhengige Norske Storloge av Odd Fellow Ordenen (I.O.O.F.) ved Stor Sire. 22 Disse lover trer i kraft straks de er vedtatt av representantskapsmøtet med minst 2/3 flertall og godkjent av Stor Sire. 23 Dersom Odd Fellow sang- og musikkforbund blir oppløst, skal forbundets pengemidler og andre eiendeler overføres til Den Uavhengige Norske Storloge av Odd Fellow Ordenen (I.O.O.F.) og øremerkes humanitære formål. Side 4 av 4

5