Saksbehandling i ephorte Outlook

Transkript

1 Saksbehandling i ephorte Outlook

2 Workshop Hvordan gjøre arbeidshverdagen lettere og mer effektiv ved bruk av ephorte Outlook. Kamilla Røssland (seniorkonsulent, EVRY) Nina Farahi (seniorkonsulent, EVRY)

3 Saksbehandling og arkivering fra mailboksen Visjonen er at saksbehandleren skal oppfatte ephorte Outlook som en naturlig forlengelse og komplettering av funksjonaliteten i Outlook. Brukeren skal kjenne seg igjen i grensesnittet og vi bruker derfor innebygde Outlook-funksjoner og ikoner alle steder det lar seg gjøre og er naturlig. Fokus på å tilgjengeliggjøre det saksbehandleren har behov for. Enklere og raskere saksbehandling, søk/ gjenfinning og arkivering.

4 Funksjoner Logg på Arkivknappen Besvare inngående post Sende et notat Søkemapper Brukerstøtte (selvdiagnostisering, send logfil og sletting av ephorte Outlook katalog under AppData) Hvordan finne installert ephorte Outlook versjon:

5 Nyheter e-læring i ephorte Outlook (arkivarbeid, saksbehandling og systemadministrasjon) Nettkurs ephorte Søk Feilretting, forbedringer og ny funksjonalitet kommer fortløpende i nye versjoner. Informasjon om dette er alltid tilgjengelig på ephorte.info:

6 ECM brukerstøtte Hvordan komme i kontakt med brukerstøtte? Vi har dyktige konsulenter som står klar for å hjelpe dere. Kontakt oss gjennom kundeportalen dersom dere har spørsmål eller ønsker å bestille oppdrag. For å kunne registrere en sak i Service Manager, må du logge på kundeportalen med personlig brukernavn og passord. Brukernavnet skal være lik e-postadresse. Pålogging: E-guide som veileder deg i bruk av systemet:

7 ECM brukerstøtte Sekundært meldes brukerstøttesaker til telefon , innvalg 5 eller e-post: [email protected] Henvendelser som angår pålogging og bruk av vårt supportsystem HP Service Manager, samt kundeportal applikasjoner sendes til e-post: [email protected] Dersom du trenger hjelp til innlogging, for eksempel ved glemt passord, kan du ringe telefonnummer Nyttig ephorte informasjon:

8 Funksjonsoversikt Ny e-post o Opprette ny arkivverdig e-postforsendelse som knyttes til saksmappe. o Velg U (utgående), N, X (internt notat) eller Y (mappedokument). o Tilknytt maler. Eksporter e-post o Står på en e-post som skal importeres. Bruker må søke fram saksmappe hvor e-post skal lagres.

9 Funksjonsoversikt Arkiv o Snarvei til visning av saksdokument, saksmapper og søkemapper. Oppdater nye søk eller maler med Last ned fra ephorte. Logg på med ny rolle. I tillegg er det mulig å lage e-post logg om feil til intern brukerstøtte. Saksdokumenter - oversikt o Alle relevante dokument (JP) tilknyttet via predefinerte søk blir lastet ned. (Flere enn «Mine saksdokumenter») Funksjoner for et saksdokument o Oppbevare data o Lage merknader o Avskrive / besvare

10 Funksjonsoversikt Saksmapper - oversikt o Her er alle relevante saker for brukeren. (Saksbehandler, tilknytning, predefinerte søk, flere enn «Mine saker».) Funksjon for sak o Oppdatere data o Lage merknader o Videresende sak som e-post

11 Funksjonsoversikt Søkemapper o Denne funksjonen viser oversikt over alle viktige søk som saksbehandler og leder trenger for de dagligdagse gjøremål. Om det finnes søk som heter (eksempler) o Egne konsept - er det dokument under arbeid. o Egne restanser - er ubesvarte innkomne dokument. Menyvalg for lederrollen o Funksjoner som fordeling ansees som lederfunksjon. Slike valg er ikke skjult for saksbehandlerrollen.

12