Trådløs Bedrift Sentralbord med Exchange - Brukermanual for sluttbrukere

Transkript

1 Trådløs Bedrift Sentralbord med Exchange - Brukermanual for sluttbrukere Introduksjon Dette er en kort innføring i bruk av Exchange i Trådløs Bedrift Sentralbord, TBS, for sluttbrukere. Dokumentet beskriver utvidet funksjonalitet i forbindelse med den innebygde Exchange-støtten. Informasjon om TBS generelt og øvrig informasjon kan hentes på linken: Exchange er et e-postsystem installert i de aller fleste bedrifter i dag og leveres av Microsoft. Nye tilgjengelige funksjoner Funksjon "Bedriftsliste Internt" "Kombinert liste" "Send e-post" Nytt systemkonfigurasjonspanel Påloggingsboks "Windows nettverk pålogging" Mer informasjon i adresselistene Beskrivelse Dette er en ny adresseliste som inneholder kontakter hentet fra bedriftens internsystem. TBS vil forsøke å slå sammen all relevant informasjon om brukeren hentet fra Exchange med Mobilstatus, kortnummer og møter opprettet med tjenesten Mobil Sekretær fra NetCom. Kombinert liste er utvidet med de samme feltene som "Bedriftliste Internt" og viser informasjon hentet fra alle adresselistene i TBS. Knapp og menyvalg for å sende til mottaker. Når man trykker på knappen åpnes din e-post-klient med mottakers e-postadresse ferdig utfylt. TBS har nå fått ett nytt konfigurasjonsbilde med mulighet til å skru Exchange-integrasjonen av/på, samt å starte påloggingsdialogboksen dersom dette trengs. For å kunne få tilgang til Exchange må du logge på med brukernavn, passord og domene. Dette er vanligvis nøyaktig den samme informasjonen du benytter for å logge på din datamaskin. TBS forsøker å finne dette for deg ved oppstart. Du vil se at adresselistene "Kombinert liste" og den nye "Bedriftsliste internt" har flere nye felter: "Fastnummer" og "Hjemmenummer". Dette blir hentet fra bedriftens internsystemer.

2 Vise kalenderstatus fra Exchange "Bedriftsliste Internt" og "Kombinert liste" vil vise status for mottakerens Exchange-kalender kombinert med eventuelle avtaler satt i Mobil Sekretær. Du kan også holde musen over statusfeltet for å se detaljer om møtet. Detaljnivået i møteinformasjonen i Exchange er styrt av hva slags tilganger mottaker har tildelt til deg i sin kalender. Har du tilgang til å se utvidet informasjon om møtet vil du se f.eks. møtets Emne og Lokasjon. Krav til løsningen Følgende må være på plass for at du skal kunne ta i bruk Exchange-implementasjonen: Punkt TBS Exchange-integrasjon må være skrudd på Systemkrav til nettverk, maskiner, brukeridenter og Exchange må være overholdt og konfigurert Krav til at mobilnummer og øvrig informasjon er korrekt på bedriftens internsystemer Mailklient konfigurert og startet Eventuelle VPN-klienter for hjemmekontor TBS-klienten installert med modem ferdig satt opp. Forklaring Dette gjøres av NetCom. Snakk med din forhandler for å få dette. Ta dette med din IT-administrator. Det finnes en egen dokumentasjon for dette "Trådløs Bedrift Sentralbord - Exchange og Windows manual for IT-administratorer". Din IT-administrator må ha strukturert informasjonen som er tilgjengelig på bedriftens internsystem. Mobilnummeret må være korrekt registrert (og unikt) for hver enkelt ansatt, og øvrig informasjon som Navn, Tittel, Firma, Avdeling, Epost, Kortnummer, Fastnummer og Hjemmenummer bør være korrekt. Alle som har mobiltelefon i bedriften må ha en konto/kontakt registrert på systemet. Outlook må være installert og satt opp på din maskin og startet før TBS benyttes. Dersom du er på hjemmekontor eller utenfor bedriften, sørg for at en eventuell VPN-løsning er oppe før du starter TBS. Se generelle krav til TBS (som tidligere versjoner).

3 Dersom detaljer om mottakeres kalender ønskes vist Du kan se møtetype og tidspunkt for alle mottakere i TBS uten justeringer, men ønsker du å se Emne og Lokasjon for møtet må mottakeren ha tildelt deg denne rettighetene i sin Outlook-kalender. Dersom bedriften har en eldre Exchange 2003-løsning (da benyttes en komponent som kalles "JOC"), må tilganger gis for å se kalenderinformasjon fra dine medarbeidere. Snakk med din administrator for å få dette ordnet. Programmatic Access må være huket av For at TBS skal få tilgang til Exchange informasjon igjennom Outlook, så må Programmatic Access være huket av. En mer detaljert forklaring rundt dette er tilgjengelig i manualen for IT-administratorer Pålogging Du vil få spørsmål om å logge på "Windows Nettverket" under oppstart hvis du har Exchange 2007 eller Exchange 2010-integrasjon (ikke 2003). Under er ett eksempel. Her skal normalt ditt vanlige Windows-passord og domene bli foreslått (dette er nøyaktig det samme som du bruker for å logge på din maskin). Tast så inn ditt passord og trykk "Logg på". Du kan avbryte påloggingen og jobbe som normalt i TBS om ønskelig, men "Bedriftsliste Internt" og status fra Exchange blir utiligjengelig frem til du restarter TBS eller velger "logg på" i Systemkonfigurasjon. Når passordet endres Dersom du endrer ditt Windows-passord vil påloggingsboksen komme opp igjen. Tast da inn ditt nye passord. Ny adresseliste "Bedriftsliste Internt" Etter at du har logget på kan du nå velge den nye adresseboken "Bedriftsliste Internt"

4 Legg merke til følgende funksjoner Funksjon Forklaring Bilde Fastnummerfelt i adresselisten Hentet fra bedriftens nettverk. - Hjemmenummerfelt i adresselisten Hentet fra bedriftens nettverk. - Møtestatusfelt Møtestatusdetaljer ("mus over "Møtestatus feltet) "Ring til"-funksjon "Send e-post"-valg Viser om mottaker er i møte eller har en registrert en Mobil Sekretær-avtale (dersom tilgjengelig) Viser detaljer om møtet som mottakeren er opptatt i nå. Både kalenderinformasjon fra Exchange og Mobil Sekretær-møter vil vises her. "Ring til"-funksjon (høyreklikk på mottaker og velg "Ring Til") vil vise Mobilnummer, Fastnummer, Kortnummer og Hjemmenummer hvis tilgjengelig. Klikk på ønsket nummertype for å ringe. Send e-post (høyreklikk på mottaker og velg "e-post") vil starte din mailklient med en tom mail. Mottakerens registrerte epostadresse vil være satt i adressefeltet. Merk at denne knappen også er tilgjengelig over adresselisten. Møtestatus feltfletting Trådløs Bedrift Sentralbord har kun har ett felt for å vise møtestatus. Det eksisterer derfor et regelverk for hvordan status til brukerne blir vist om brukeren har ett møte registrert i både Exchange og Mobil Sekretær. Mobil Sekretær-avtaler vil alltid "vinne" over Exchange-avtaler.

5 Møtestatus ikoner Merk at Mobil Sekretær ikke har noe som heter "tentative" avtaler. Møtestatus fletteregler Exchange 2003 Hvis du har en Exchange 2003-integrasjon, vil du ikke få tentative avtaler. Nytt Systemkonfigurasjonspanel Du kan åpne Systemkonfigurasjon ved å trykke på tannhjulet øverst i TBS.

6 Du får da følgende bilde opp: For Exchange er følgende valg mulig: Valg "Skru på integrasjon under oppstart" Forklaring Kun tilgjengelig dersom Exchange-integrasjonen er skrudd på for din bedrift. Dette må aktiveres av NetCom. Her kan du selv velge å skru integrasjon av eller på. Er denne skrudd av vil du ikke få "Bedriftliste Internt" eller noen annen data fra bedriftens interne nettverk og Exchange. All annen funksjonalitet i TBS fungerer som før. Du må restarte TBS for at innstillingene satt skal bli tilgjengelig. "Logg på" Denne er kun tilgjengelig dersom alle følgende kriteria er oppfyllt: "Skru på integrasjon under oppstart" er satt (og en eventuell restart av TBS utført) Din påloggingsinformasjon (brukernavn/passord/domene) er ugyldig og du har valgt "Avbryt" i påloggingsbildet under oppstart. Feilsituasjoner Feil Kommentar Du gjør Videre aksjoner

7 Du får ikke logget på for å hente data i TBS...og dette har fungert tidligere Logg av maskinen og logg på igjen. Problemer med å logge på maskinen kan indikere problemer med din brukerkonto Snakk med IT administrator i din bedrift Adresselisten inneholder feil i data Typisk at telefon nummeret ikke stemmer Restart TBS og sjekk om data blir korrekt IT Administrator i din bedrift må oppdatere brukerinformasjonen korrekt i "Active Directory" Du får KONSEKVENT ik ke tak i tilgjenglighetsinformasjon en for en eller flere kontakter Tilgjengelighet eller detaljer mangler konsekvent for enkelte kontakter. Sjekk at informasjonen er tilgjengelig gjennom Outlook kallender. Noter ned kontakter du ønsker å se informasjonen for. Dersom du ikke ser informasjonen i Outlook for kontakten er ikke tilgang til å lese informasjonen blitt gitt. Dette må ordnes av IT administratoren (eller kontakten du ønsker å se informasjon for) Du får INKONSEKVENT ikke tak i tilgjenglighetsinformasjon en for en eller flere kontakter Du observerer at informasjonen mangler for noen kontakter og det varierer hvem du ikke får sett informasjonen for over tid Noter ned kontakter du ikke ser informasjonen for og merk deg om dette varierer. IT Administrator må sjekke noe som kalles "Throttling" på Exchange infrastrukturen. Dette kan leses om i "Trådløs Bedrift Sentralbord - Exchange manual for IT-administratorer" og i artikkelen hnet.com/b/exchange/arc hive/2010/08/27/ aspx