NetCom Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord

Transkript

1 NetCom Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Brukerveiledning Gjelder ved betjening med mobiltelefon og modem

2 Innhold 1 Om Web-basert sentralbord Innlogging Før bruk av kalenderintegrasjon Før bruk med modem Grensesnittet Vise og skjule moduler Lagre endringer Varsling Pause og Logg ut Samtalehåndtering Ringe ut Ringe-knappen Hurtigtast på tastaturet Dra og slipp Fra kontaktkortet Dobbeltklikk Besvare samtaler Besvare samtaler med modem Avslutte samtale Sette over direkte I telefonmodulen Hurtigtast på tastaturet Dra og slipp Fra kontaktkortet Spørreanrop Ringe opp Veksle mellom samtaler Sette over spørreanrop Sette over til talepostkasse Dra og slipp Fra kontaktkortet Taster/DTMF Hurtigtaster oversikt Kø-visning Historikk Innringerhistorikk Samtalehistorikk Telefonboken Kontaktkilder Kontaktlisten Mobilstatus Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 2 av 29

3 6.2.2 Mobil Sekretær Kalenderstatus Søkefunksjonen Enkelt søk Smartsøk/avansert søk Sortere smartsøk Hurtigtast på tastaturet Kontaktkortet Hovedfanen Detaljfanen Tjenestefanen Rediger-fanen Søkeord og kommentar-fanen Favoritter Legge til ny kontakt Import av kontakter Legge til én kontakt Dine tjenester Tjenesteoversikten Kø-detaljer Tjenestestatistikk SMS Send SMS Fjerne mottakere Sendte SMS Motta SMS SMS til tjenester Filtrere utsendelse Kontaktinformasjon på SMS SMS-grupper Opprette ny gruppe Sende SMS til gruppe SMS-maler Innstillinger Adresseboken Tilbakestille moduler Eksportere kontakter Mistet tilkobling til Internett Dokumentet vil bli oppdatert ved endret eller utvidet funksjonalitet. Vi gjør vårt ytterste for at all informasjon i dokumentet skal være korrekt, men tar forbehold om feil. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 3 av 29

4 1 Om Web-basert sentralbord NetCom tilbyr flere sentralbordløsninger knyttet til Trådløs Bedrift. Det nyeste og mest avanserte sentralbordet er et web-basert sentralbordet som kan åpnes i nettleseren på datamaskinen. Samtaler til det web-baserte sentralbordet kan besvares på 2 måter. Enten ved hjelp av modem eller ved hjelp av din mobiltelefon. Denne bruksanvisningen beskriver det web-baserte sentralbordet og gjelder for betjening av samtaler både med modem og med mobiltelefon. Det web-baserte sentralbordet kombinerer ny web-teknologi og kjente bruksmønstre i et grensesnitt som er brukervennlig og intuitivt. Sentralbordet er bygd opp av ulike moduler og kan tilpasses behovet til den enkelte bedrift og bruker. Hvilke moduler som er tilgjengelig og hvilke tjenester som vises avhenger av hvilke tjenester bedriften har i Trådløs Bedrift. Før sentralbordet tas i bruk bør IT-administrator eller superbruker i bedriften gå gjennom dokumentet, Trådløs Bedrift Oppsett av web-basert sentralbord. Dokumentet beskriver hva man bør gjøre før løsningen kan tas i bruk. 1.1 Innlogging For å ta i bruk sentralbordet må man logge inn på Personen som logger inn, sentralbordoperatøren, må være satt opp som sentralbordoperatør i administrasjonsportalen til Trådløs Bedrift. Dette kan bedriftens superbruker administrere. Personen som skal betjene sentralbordet må logge inn med et NetCom-abonnement tilknyttet bedriften. Alle innstillinger for sentralbordet, eksempelvis innstillinger for Exchange, er knyttet til innlogget bruker. Innlogget bruker er også avsender på SMS sendt fra sentralbordet. Benytter man modem til å betjene samtaler må mobilnummeret som sitter i modemet være medlem av de køene og/eller gruppene som skal besvares. Besvarer man samtaler på mobiltelefon må man logge inn med nummer til denne mobiltelefonen og nummeret til mobiltelefonen må være medlem av køene og/eller gruppene som skal besvares. Man logger inn med brukernavn og passord som sentralbordoperatøren har mot Min side på netcom.no. Brukere som betjener sentralbordet med mobiltelefon vil få tilsendt en engangskode som må tastes inn under innloggingen. Når man har logget inn vil sentralbordbrukeren automatisk bli logget inn i de tjenestene, køene og gruppene, som skal besvares. 1.2 Før bruk av kalenderintegrasjon Bedriften kan ha aktivert integrasjon av bedriftens internkatalog og kalender mot sentralbordet. Da må man i tillegg ha installert en applikasjon som sørger for at sentralbordet henter oppdatert informasjon om de ansattes og deres tilgjengelighet. Denne applikasjonen, som heter Kalender-assistent,, skal starte opp automatisk. Om du ikke finner programmet på oppgavelinjen kan det startes ved å klikke på ikonet på skrivebordet på datamaskinen. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 4 av 29

5 1.3 Før bruk med modem For at det web-baserte sentralbordet skal kunne kommunisere med modemet som kan benyttes til å motta samtaler, må applikasjonen Modem-assistent kjøre på din datamaskin. Programmet starter vanligvis opp automatisk når maskinen startes. På oppgavelinjen på datamaskinen kan man se om programmet,, kjører. Om applikasjonen ikke har startet kan du finne en snarvei til det på skrivebordet på datamaskinen. Modem-assistenten er ikke nødvendig om for sentralbordoperatører som besvarer samtaler med mobiltelefon. 2 Grensesnittet Det web-baserte grensesnittet består av ulike moduler. Hvilke moduler som vises og hvilke funksjoner som er tilgjengelige er avhengig av hvilke tjenester i Trådløs Bedrift som din bedrift benytter. Dette gjelder for eksempel visning av de ansattes kalender, som kun vises om bedriften har aktivert dette. 2.1 Vise og skjule moduler Sentralbordet består av en rekke moduler. Modulene som din bedrift har tilgjengelig vises nederst i sentralbordet. Se ikonene under. Man kan selv tilpasse hvilke moduler man ønsker å vise i sentralbordet. Hver enkelt modul blir aktivert eller deaktivert om man klikker på ikonet som representerer modulen med musepekeren. Om modulen er lilla er den aktivert og er modulen grå er den deaktivert. Oppløsningen på skjermen kan påvirke hvor mange moduler som kan vises samtidig. Om oppløsningen er lav vil modulene lengst til høyre på skjermen bli automatisk deaktivert. Rekkefølgen på modulene kan endres på 2 måter. Enten kan man klikke bort alle modulene og så klikke de på igjen i ønsket rekkefølge, eller man kan klikke på toppen av modulen med musepekeren, og dra modulen til ønsket posisjon. 2.2 Lagre endringer Alle endringer som blir gjort i grensesnittet lagres. Neste gang sentralbordet blir startet opp vil sentralbordet vises slik det var da du logget ut. Om du ønsker å tilbakestille oppsettet, kan du gjøre det ved å åpne innstillingene i sentralbordet. Du finner innstillingene ved å klikke på denne knappen,. Knappen befinner seg øverst til høyre i grensesnittet. Om du trykker på menyvalget Tilbakestill moduler vil standardoppsettet vises. Å tilbakestille moduler endrer ikke innstillingene for henting av kalenderdata og kontaktinformasjon. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 5 av 29

6 2.3 Varsling Øverst til høyre i sentralbordet er det et element som benyttes til å varsle brukeren,. Om det oppstår noe uforutsett, eller man har benyttet tjenesten Varsle når ledig, beskrevet i avsnitt , vil man få informasjon om det her. 2.4 Pause og Logg ut Sentralbordet har 2 funksjonsknapper som benyttes når man ikke skal motta samtaler lenger. Om skal gå bort fra sentralbordet i en kort periode benytter man knappen Pause sentralbordet. Man blir midlertidig logget ut av tjenesten, men blir raskt aktiv igjen når man klikker på Fortsett sentralbordet. Knappen Logg ut av sentralbordet og tjenester benyttes når sentralbordbrukeren ikke skal motta samtaler lenger denne dagen. Brukeren blir da meldt ut av sine tjenester og må logge inn igjen for å aktivere sentralbordet. Det anbefales å logge helt ut av sentralbordet ved slutten av hver arbeidsdag. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 6 av 29

7 3 Samtalehåndtering Modulen for samtalehåndtering er den viktigste i sentralbordet og er normalt plassert helt til venstre i vinduet. Modulen er todelt. Den øverste delen av modulen benyttes til å håndtere samtaler, mens den nederste delen av modulen viser samtaler i kø. 3.1 Ringe ut Å ringe ut kan man gjøre på flere forskjellige måter. Avsnittene under beskriver hvordan kan gjøre dette. Om man benytter mobiltelefon til å håndtere samtaler vil den som betjener sentralbordet blir ringt opp først. Når sentralbordoperatøren har besvart samtalen vil mottakeren bli oppringt. Benytter man modem til å betjene samtaler vil mottakeren blir oppringt umiddelbart Ringe-knappen Kjenner man nummeret man skal ringe til, kan man taste dette inn i feltet foran Ringknappen. Deretter kan man klikke på knappen eller trykke på Enter-tasten på tastaturet til datamaskinen Hurtigtast på tastaturet Når man benytter søkefeltet i sentralbordet vil man få opp en liste over de kontaktene som passer best med ditt søk. Ved å bruke piltastene kan man bevege seg opp og ned i søkeresultatet. Den kontakten som er valgt er vist med en tynn blå ramme. Trykker man på Enter-knappen på tastaturet på datamaskinen vil man ringe opp kontakten Dra og slipp Om man klikker på en kontakt, for eksempel i telefonboken, kan man om man holder museknappen inne, dra kontakten til modulen for samtalehåndtering. Når man slipper museknappen vil det settes opp en samtale til kontakten Fra kontaktkortet Når man har søkt opp en kontakt i telefonboken kan man åpne et kontaktkort som viser informasjon om kontakten. For informasjon om kontaktkortet, se avsnitt 6.4. På kontaktkortet er det en Ring-knapp. Klikker man på denne med musepekeren setter man opp en utgående samtale Dobbeltklikk Om man ønsker å ringe ut kan man gjøre det ved å benytte musen som er tilkoblet datamaskinen. Når man har funnet ønsket kontakt kan man dobbeltklikke på denne. Sentralbordet setter da opp en samtale til kontakten. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 7 av 29

8 3.2 Besvare samtaler Når sentralbordet mottar en samtale vises dette i telefonmodulen på sentralbordet. Benytter man mobiltelefon til å betjene sentralbordet vil mobiltelefonen ringe og man må besvare samtalen på mobiltelefonen. Benytter man modem må man besvare samtalen i sentralbordet slik det er beskrevet under. Nettleseren åpner seg ikke automatisk på innkommende anrop, så det anbefales at sentralbordet alltid er åpnet og er vist på skjermen Besvare samtaler med modem En innkommende samtale besvarer man enkelt ved å klikke på Svar-knappen i sentralbordet. En innkommende samtale kan også besvares ved å bruke en hurtigtast på tastaturet til datamaskinen. Det er /-knappen som benyttes for å besvare anrop. 3.3 Avslutte samtale Når man har en aktiv samtale i sentralbordet vises en Avslutt-knapp i telefonmodulen. Klikker man på denne vil den pågående samtalen bli avsluttet. Aktive samtaler kan også avsluttes ved å bruke minus-knappen, -, på tastaturet til datamaskinen. Om man har flere aktive samtaler, for eksempel ved spørreanrop, må man avslutte begge samtalene. 3.4 Sette over direkte Å sette over en samtale fra sentralbordet kan man gjøre på flere forskjellige måter. Om sentralbordet ikke trenger å snakke med vedkommende samtalen skal settes over til, kan man sette over samtalen direkte I telefonmodulen Klikker man på Sett over-knappen i telefonmodulen får man opp ett felt der man kan skrive inn telefonnummeret til den man skal ringe til. Klikker man deretter på den grønne Sett over-knappen, blir samtalen satt over til det inntastede nummeret Hurtigtast på tastaturet Når en kontakt er markert i Telefonboken eller i historikken til sentralbordet kan man bruke en hurtigtast på tastaturet til datamaskinen til å sette over samtalen. Det er pluss-knappen, +, som benyttes til å sette over samtaler. Den kontakten som er markert med en tynn blå ramme rundt, er den kontakten som samtalen vil bli satt over til. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 8 av 29

9 3.4.3 Dra og slipp Når sentralbordet har funnet en kontakt som samtalen skal settes over til, kan man klikke på denne og dra denne til telefonmodulen mens man holder venstre museknapp inne. Når man slipper museknappen får man opp en menylinje med fire valg. Ring, Sett over og Sett over til talepostkassen. Når man klikker på Sett over-knappen settes samtalen fra innringeren over til valgt mottaker Fra kontaktkortet På kontaktkortet knyttet til personene i adresseboken er det også en Sett over-knapp,. Denne knappen er kun aktiv når man har en pågående samtale til sentralbordet. Klikker man på denne blir samtalen satt direkte over til kontakten. 3.5 Spørreanrop Om sentralbordet ønsker å prate med en person før samtalen eventuelt settes over, kan man gjøre det gjennom et spørreanrop. Etter at man har satt opp spørreanropet har man 2 aktive samtaler i sentralbordet. Man kan da sette innringeren over til den man ringte til eller legge på spørreanropet. Eksemplene under forutsetter at man allerede har en aktiv samtale på sentralbordet Ringe opp Å ringe et spørreanrop kan man gjøre ved å bruke de samme alternativene som man har for å ringe ut en vanlig samtale, se avsnitt 3.1. Man kan også benytte knappen Legg til, som vises når man har en pågående samtale. Om man benytter denne knappen får man opp vinduet der man taster inn et telefonnummer og kan ringe dette nummeret ved å bruke Ring-knappen Veksle mellom samtaler Når man har 2 aktive samtaler i sentralbordet kan man veksle/bytte mellom disse. Det kan være nyttig om man for eksempel ønsker å spørre den ene parten om vedkommende har tid til å svare på et spørsmål fra innringeren. Ved spørreanrop har sentralbordet 2 samtaler. Én samtale er aktiv, og en samtale er på vent. Man veksler mellom samtalene ved å benytte Bytt-knappen som vises i telefonmodulen. Den aktive samtalen, den man prater med, vises ved at det står I samtale i displayet. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 9 av 29

10 3.5.3 Sette over spørreanrop Å sette over et spørreanrop kan man gjøre ved å bruke de samme alternativene som man har for å sette over en samtale direkte, se avsnitt Sette over til talepostkasse Fra sentralbordet kan man også sette over en samtale direkte til en ansatts talepostkasse. Å sette over en samtale direkte til talepostkassen kan være et godt alternativ om innringeren kan legge igjen en beskjed i stedet for å prate med vedkommende Dra og slipp Når sentralbordet har funnet kontakten som samtalen skal settes over til kan man klikke på denne. Om man holder museknappen inne, kan man dra kontakten over til telefonmodulen. Når man slipper museknappen får man opp en menylinje med tre valg. Ring, Sett over og Sett over til talepostkassen. Når man klikker på Sett over til talepost-knappen settes samtalen fra innringeren over til talepostkassen til valgt mottaker. Husk at ikke alle personer bruker talepostkassen sin aktivt Fra kontaktkortet På kontaktkortet knyttet til personene i adresseboken er det også en Sett over til talepost-knapp. Denne knappen er kun aktiv når man har en pågående samtale til sentralbordet. Klikker man på denne blir samtalen satt direkte over til kontakten Taster/DTMF Under en aktiv samtale kan man ha behov for å bruke tastevalg til å nå rett person, for eksempel på et Automatisk sentralbord eller om man ringer nettbanken. Betjener man sentralbordet med modem vil man ha knappen Taster i telefonmodulen. Trykker man på denne knappen vil man få opp et talltastatur i telefonmodulen som benyttes til å taste seg frem. Betjener man sentralbordet med en mobiltelefon vil man ikke ha Taster-knappen og må bruke talltastaturet på mobiltelefonen for å foreta tastevalgene. 3.8 Hurtigtaster oversikt Følgende hurtigtaster kan benyttes ved betjening av sentralbordet: Hurtigtast Beskrivelse / Skråstrek Besvar innkommende anrop * Stjerne Bytt mellom samtaler. Sett aktiv samtale på hold, hent inn holdt samtale - Minus Legg på aktiv samtale + Pluss Sett over til: Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 10 av 29

11 1) Holdt samtale 2) Markert kontakt Enter Ringe Del Legge på og bytte samtale (avslutt aktiv samtale og hent holdt samtale) Strek Aktiver søkefeltet 4 Kø-visning Under telefonmodulen vises samtaler som står i kø til sentralbordet. Hver samtale i køen vises i form av en rad i oversikten. Så fort den pågående samtalen til sentralbordet er avsluttet rutes den første samtalen frem og ringer på sentralbordet. Hvis sentralbordet finner telefonnummeret til den som ringer i telefonboken byttes telefonnummeret ut med navnet til vedkommende. Om innringeren ikke finnes i telefonboken vises telefonnummeret til innringeren. Under navnet/telefonnummeret til innringeren vises navnet på den køen som vedkommende har ringt. Dette gjør det enklere for sentralbordet å vite hva slags spørsmål innringeren har. Om sentralbordet er medlem av flere køer vil man få oversikt over alle disse i samme oversikt. Knyttet til hver samtale i køen vises dato og klokkeslett for når samtalen kom inn i køen. På høyre side av samtalevisningen vises hvor lenge samtalen har stått i kø. Om navnet på køen man mottar samtaler fra eller køprefiks skal vises, må dette aktiveres på Trådløs Bedrift Web. Gå til brukerlisten, velg modemet det gjelder og aktiver Vis køprefiks. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 11 av 29

12 5 Historikk For å ha oversikt over samtalene til sentralbordet er det en egen modul som kalles Historikk. Modulen er todelt. Den ene delen viser hva man har gjort med tidligere samtaler fra samme nummer, og den andre delen viser en kronologisk liste over de siste samtalene besvart av sentralbordet. 5.1 Innringerhistorikk Ofte ringer samme person til bedriften flere ganger. For sentralbordet er det da viktig å vite hvem vedkommende snakket med sist, og når han ringte. Om samme telefonnummer ringer til sentralbordet på nytt vises tidspunktet for forrige samtale sammen med informasjon om hva som ble gjort med samtalen forrige gang. Om samtalen ble satt over vises navnet til vedkommende samtalen ble satt over til i historikken. Om samtalen ble satt over til et ukjent nummer vises telefonnummeret. Ikonene som benyttes er: Ikon Beskrivelse Besvart innkommende anrop Tapt innkommende direkteanrop. Tapte anrop fra en kø vises ikke. Satt over Besvart utgående anrop Ubesvart utgående anrop 5.2 Samtalehistorikk Nederste delen av historikken viser en kronologisk liste over samtaler til sentralbordet. Hver samtale vises som ett element i listen. Følgende informasjon vises: Dato og klokkeslett Ikon som viser hva som skjedde med samtalen. Se oversikt i avsnitt 5.1 for oversikt over ikonene. Navn på innringer. Telefonnummeret vises om innringeren ikke er lagret i telefonboken. Tekstlig beskrivelse som forteller hva som skjedde med samtalen. Om samtalen ble satt over vises navnet til den samtalen ble satt over til. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 12 av 29

13 6 Telefonboken 6.1 Kontaktkilder Sentralbordet viser informasjon om bedriftens ansatte og andre kontakter som er viktig for sentralbordet. Informasjonen som vises hentes fra flere ulike kilder og slås sammen til én oppføring i telefonboken. Informasjon kan hentes fra følgende kilder: Bedriftens liste over ansatte i administrasjonsportalen Trådløs Bedrift Web Informasjon hentet fra bedriftens internkatalog Active Directory. Kontakter lagret i sentralbordet Kontaktlister importert til sentralbordet Det er mobilnummeret til kontaktene som brukes for å identifisere kontaktene. Om ett mobilnummer finnes i flere kilder slås informasjonen om kontakten sammen til én kontakt. Om det hentes informasjon fra bedriftens internkatalog til sentralbordet vil man ikke kunne gjøre endringer som påvirker internkatalogen. Endringer man gjør vil kun være synlig for dette sentralbordet og eventuelt andre tilsvarende sentralbord i bedriften. Benytter man Exchange 2003 må Outlook være startet på datamaskinen for at man skal kunne hente kontakt- og kalenderinformasjonen. 6.2 Kontaktlisten Kontaktlisten presenteres over 2 kolonner og viser den viktigste informasjonen om bedriftens kontakter. I den venstre kolonnen vises fullt navn samt mobilnummer og kortnummer. Kortnummer vises kun om dette er definert i Trådløs Bedrift. I den høyre kolonnen vises den ansattes tittel, avdelingen vedkommende jobber i og e-postadressen. Om informasjon, som f.eks. stilling, ikke er lagret på kontakten, vil feltet være åpent. Om man ikke ønsker å vise begge kolonnene kan man skjule den høyre kolonnen. Det gjør man ved å klikke på pilen,, øverst i den venstre kolonnen. Om man vil vise informasjon over 2 kolonner igjen klikker man på. Lengst til venstre i kontaktlisten får man enkelt oversikten over tilgjengeligheten til de ansatte. Tilgjengeligheten vises gjennom symboler som representerer Mobilstatus, Mobil Sekretær og kalenderstatus Mobilstatus Mobilstatus er en tilleggstjeneste i Trådløs Bedrift og viser hvorvidt de ansatte er opptatt i en pågående samtale, eller om de er ledige for å motta samtaler. De ulike statusene i Mobilstatus er: Symbol Mobilstatus Ledig Opptatt Roaming Avslått Ukjent kontakter uten mobilstatus Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 13 av 29

14 Mobilstatus vises kun om bedriften har denne tilleggstjenesten og kun på ansatte i bedriften som har Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Mobil Sekretær er en tjeneste i Trådløs Bedrift som håndterer innkommende samtaler for den ansatte når vedkommende er i et møte, har en pause eller lignende. Har den ansatte registrert en avtale med Mobil Sekretær vil en person som ringer inn få beskjed om at den ansatte er opptatt og når han blir ledig. De ansatte kan la innringeren legge igjen en talemelding om de ønsker det. De ansatte kan også legge inn et valgfritt nummer til en kollega eller sentralbordet som innringeren kan bli satt over til. Om de ansatte har registrert en avtale med Mobil Sekretær vises en rød sirkel, mobilstatus. Symbol Mobil Sekretær Mobilstatus Avtale registrert Ledig, over symbolet for Avtale registrert Avtale registrert Opptatt Avslått Kalenderstatus Sentralbordet kan integreres mot bedriftens internkalender, Exchange og Domino, om det er ønskelig. Om en kontakt er opptatt i ett møte vil man enkelt se det ved at det vises i feltet helt til venstre for kontaktens navn. Symbol Møtestatus Ledig Opptatt Tentativt opptatt Ikke på kontoret/out of office 6.3 Søkefunksjonen Sentralbordet har en søkefunksjon som hjelper deg med å finne frem til den riktige kontakten i din telefonbok. Søkefunksjonen søker på all informasjonen knyttet til en kontakt som vises i telefonboken, og viser inntil 50 treff. Om personen du leter etter ikke vises i den øverste delen av listen holder man musepekeren til høyre i trefflisten. Da får man opp mulighet til å klikke på rullehjulet og bla nedover i listen. Søkeresultatet presenteres alltid med de kontaktene som passer best med søkestrengen øverst, med mindre man benytter sortering av kontaktene slik det er mulig ved bruk av Smartsøk/avansert søk. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 14 av 29

15 6.3.1 Enkelt søk Når man benytter søkefeltet i telefonboken og skriver inn ett eller flere søkeord presenteres resultater som gir eksakte treff i sentralbordets telefonbok. Søkefunksjonen søker i all informasjonen på kontaktkortet til en bruker, og søker etter treff både fra starten av ordet og midt inne i et ord. Søkeresultatet presenteres med de kontaktene som passer best med søkestrengen øverst. Om man benytter Enkelt søk vil man ikke få treff på f.eks. Christian om man skriver Kristian, eller lignende, men et søk på Stian vil gi treff på både Stian, Christian, Kristian, Kristiansen etc Smartsøk/avansert søk Om Enkelt søk ikke gir rett treff eller gir for mange treff, kan man i stedet benytte Smartsøket. Smartsøket er en avansert søkefunksjon som lar deg spesifisere om det er et fornavn, etternavn eller annet du søker etter, og utvider deretter søkeresultatet basert på den kategorien du har søkt etter. Smartsøket leter etter treff både i begynnelsen av navnene i telefonboken og midt i navnene. Benytter du smartsøket og søker etter for eksempel fornavnet Andre, vil du få treff på alle kontakter som heter Andre til fornavn, men også andre personer med fornavn som ved å slette, endre eller legge til 2 bokstaver kan gjøres om til Andre. Eksempelvis får man Andreas ved å legge til 2 bokstaver Andre+as, eller Anders ved å legge inn en ekstra e og endre e-en til s And +e r s/e. Ved korte søkeord vil det da kunne bli mange treff, mens ved lengre søkeord vil man få mer relevante treff. For å definere hva man ønsker å søke på skriver man inn navnet på kategorien etterfulgt av kolon og selve søkeordet. Man kan benytte disse kategoriene når man søker: fornavn etternavn stilling avdeling bedrift søkeord Et smartsøk som benytter katorier for å spesifisere søket kan da eksempelvis se slik ut: fornavn:andre etternavn:hansen avdeling:salg. Man kan også kombinere flere kategorier og søkeord. Det kan være til hjelp om man kjenner fornavnet til en person og hvilken avdeling vedkommende jobber i. Man kombinerer to søk ved å sette & mellom dem. Slike søk kan da være: fornavn:andre&etternavn:hansen etternavn:hansen&avdeling:salg fornavn:erik&bedrift:netcom Husk at om du skriver fornavn:anders&etternavn:johan vil du få treff der fornavnet ligner på anders og etternavnet ligner på johan, det vil si både Anders Johansen og André Johannesen. Hurtiglenker til Smartsøket finner du nederst under søkeresultatet. Der er det gjort noen eksempler basert på din søkestreng. I eksempelet er det skrevet inn anders i søkefeltet og da gir smartsøket deg 3 eksempler for hvordan du kan søke. Disse kan du også trykke på om de passer med det du ønsker å søke på. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 15 av 29

16 6.3.3 Sortere smartsøk Om man ønsker å sortere resultatet av et smartsøk basert på en spesiell kategori/felt i telefonboken gjør man det ved å avslutte søkestrengen med den kategorien man ønsker å sortere på. Man kan også søke på 2 kategorier og sortere resultatene basert på en tredje kategori. Slike søk kan da være: fornavn:anders&avdeling etternavn:hansen&bedrift etternavn:hansen&tittel:selger&avdeling Hurtigtast på tastaturet Om man ønsker å flytte markøren til søkefeltet kan man bruke -knappen på tastaturet,. Denne knappen har litt ulike plasseringer, men du finner den som oftest til venstre for 1-tallet over bokstaven Q. 6.4 Kontaktkortet Alle kontakter i telefonboken har et kontaktkort som inneholder detaljert informasjon om kontakten. Sentralbordet henter informasjon om kontaktene fra Trådløs Bedrift Web og bedriftens internkatalog om denne er tilgjengelig. Operatøren av sentralbordet kan i tillegg opprette egne kontakter eller legge til informasjon på eksisterende kontakter. Det er mobilnummeret som brukes for å samle informasjon om kontaktene til ett kontaktkort. Om sentralbordet finner kontakter i for eksempel internkatalogen og Trådløs Bedrift Web med samme mobilnummer blir informasjonen slått sammen og presentert som én kontakt. Kontakter som sentralbordet har lagt til vil også bli slått sammen informasjonen hentet fra andre kilder. Kontaktkortet har 5 faner Hovedfanen Hovedfanen på kontaktkortet,, viser den viktigste informasjonen om kontakten og har knapper som kan brukes for enkelt å ringe, sende e-post, sette over en samtale eller sette en samtale over til talepostkassen. Her ser man også brukerens kalender og hvorvidt det er registrert avtaler med Mobil Sekretær Funksjonsknappene Ringe-knappen kan kun benyttes om man ikke allerede har en pågående samtale eller har én samtale. Har man 2 samtaler aktive, i forbindelse med et spørreanrop, blir knappen deaktivert. Benyttes knappen når man har 1 aktiv samtale setter man opp et spørreanrop, og kan senere sette over den første, aktive samtalen med vedkommende i den nye samtalen. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 16 av 29

17 Send e-post-knappen er kun aktiv om kontakten har en e-postadresse. Om man klikker på knappen åpnes e-post-programmet på datamaskinen, for eksempel Outlook, og e-postadressen er satt som mottaker av e-posten. Avsender blir samme avsender som er satt i e-post-programmet. Knappen Sett over til talepost er kun aktiv om man har én aktiv samtale i sentralbordet. Om denne knappen benyttes settes innringeren direkte over til personens talepostkasse slik at innringeren kan legge igjen en beskjed. Sett over-knappen er kun aktiv om man har én aktiv samtale i sentralbordet. Benytter man denne settes samtalen over direkte Kalendervisning Nederste del av fanen er en kalender som viser registrerte Mobil Sekretær-avtaler og kalenderavtaler. Om kontakten ikke har tjenesten Mobil Sekretær eller bedriften ikke henter kalenderavtaler inn i sentralbordet vil visningen være nedtonet i grått. Avtaler registrert med Mobil Sekretær markeres med ett blått felt på den øverste tidslinjen, se under. Møter som er hentet fra kontaktens kalender, Exchange eller Domino, vises på den nederste tidslinjen. Bekreftede møter vises som et lilla felt, mens møter som er tentativt bekreftet markeres med et stripete felt. Om brukeren er Ute av kontoret vises dette med burgunder farge i kalenderen. Holder man musepekeren over møtet får sentralbordet detaljer om møtet, og om operatøren har rettigheter til å se navn/emnet på møtet vises dette også. Man kan vise avtaler 3 dager fremover i tid. Man ser avtaler fremover i tid ved å klikke på knappen under tidslinjene og dra denne mot høyre Opprette Mobil Sekretær-avtaler Sentralbordoperatører med fulle rettigheter har mulighet til å opprette Mobil Sekretær-avtaler på vegne av de ansatte. Det kan være aktuelt om en person er på vei i inn i et møte og ikke ønsker å bli forstyrret. Det gjør man ved å klikke på tidslinjen, holde museknappen inne og markere tidsrommet. Vinduet under vil da vises. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 17 av 29

18 Man kan kun opprette møter med start og slutt på hele kvarter. Klikker man på knappen Opprett avtale vil møtet opprettes. Det er innstillingene til den som avtalen er registrert på som vil gjelde for avtalen. Om man ikke ønsker å opprette avtalen klikker man på krysset øverst til høyre. Om man ønsker å fjerne en Mobil Sekretær-avtale klikker man på ønsket avtale, og klikker på Slett avtale. Man kan ikke opprette vanlige kalenderavtaler på vegne av de ansatte fra sentralbordet Varsle når ledig På kontaktkortet knyttet til en ansatt med Mobilstatus finner man funksjonen Varsle når ledig. Når det er huket av for dette vil varslingen beskrevet i avsnitt 2.3 bli aktivert når personen er ledig på telefonen og ikke har en avtale i kalenderen. Klikker man på Ring-knappen vil sentralbordet ringe opp brukeren Detaljfanen På detaljfanen ser man detaljer som sentralbordet har knyttet til den aktuelle kontakten. Informasjonen hentes fra alle de tilgjengelige kildene, som TB Web, internkatalogen og personlige og delte kontakter lagret i sentralbordet. Man kan ringe kontakten ved å klikke på telefonnummeret, og sende e-post ved å klikke på e- postadressen. Fra detaljfanen kan man også laste ned visittkort eller sende visittkort på SMS. Visittkort som lastes ned kan man f.eks. sende på e-post til mottakeren. For å sende visittkort på SMS, se avsnitt Tjenestefanen På tjenestefanen får man en oversikt over de tjenestene, køer og grupper, som den ansatte er medlem i. Er den ansatte medlem i mange tjenester kan listen bli lang, og man må bruke rullehjulet på siden for å finne alle tjenestene. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 18 av 29

19 Er den ansatte meldt inn i en tjeneste er det markert med en hake. Klikker man i boksen blir vedkommende meldt ut av tjenesten. Man kan også melde de ansatte ut eller inn i alle tjenestene vedkommende er medlem av ved å klikke på knappene øverst på fanen. Knyttet til hver kø er det en oversikt over antall personer i kø, besvarte og tapte anrop denne dagen og antall personer som er innlogget. Antall innloggede personer kan man også se for gruppene. Dette vises best om man holder musepekeren over den aktuelle køen eller gruppen Rediger-fanen På rediger-fanen kan man endre på informasjonen som sentralbordet har om en kontakt. Øverst finner man en oversikt over hvor informasjonen om kontakten er hentet fra. Det kan være informasjon fra Trådløs Bedrift sin database, internkatalogen eller personlige eller delte kontakter som er opprettet fra et sentralbord. Om man endrer for eksempel et navn vil det kun være knyttet til sentralbordet og vil ikke endres i internkatalogen eller i Trådløs Bedrift sin database. Informasjonen endres enkelt ved å klikke i feltet man ønsker å redigere og endre teksten. Det er ikke mulig å redigere mobilnummeret, da dette feltet benyttes for å identifisere kontaktene. Når man har redigert en kontakt må man klikke på knappen Lagre endringer. Når man har lagt til en kontakt eller endret informasjon har man mulighet til å slette kontakten ved hjelp av knappen Slett kontakt. Det er da kun endringer som er gjort fra sentralbordet som slettes, og det er kun for bedriftens sentralbord at dette gjelder. Man kan ikke slette informasjon fra bedriftens internkatalog eller Trådløs Bedrift Web. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 19 av 29

20 6.4.5 Søkeord og kommentar-fanen Fanen for søkeord og kommentarer finner man helt til høyre på kontaktkortet. Med denne fanen åpne kan man registrere både søkeord og kommentarer knyttet til en kontakt. Søkeord skriver man inn i det øverste feltet. Ønsker man å skrive inn flere søkeord samtidig benytter man «komma» som separator. Skriver man flere søkeord etter hverandre uten separator vil man disse knyttes sammen som en søkestreng. Alle søkeord blir delt mellom bedriftens sentralbord. Kommentarer legger man inn gjennom kommentarfeltet. Kommentarer kan være privat, det vil si kun for innlogget bruker på sentralbordet, eller deles mellom alle sentralbord i bedriften. For at kommentaren skal være privat må man krysse av i avkrysningsboksen over kommentarfeltet. Den nyeste kommentaren som er lagt inn vises på forsiden av kontaktkortet. Om den sist registrerte kommentaren slettes vil den forsvinne fra forsiden av kontaktkortet og den forrige kommentaren vil vises. Slettes alle kommentarer vil feltet på forsiden av kontaktkortet være blankt. 6.5 Favoritter Enkelte personer setter man oftere samtaler over til enn andre. For at man skal finne disse kontaktene raskt og enkelt har sentralbordet en egen Favoritt-funksjon. Alle kontakter som er markert som Favoritt vises øverst i telefonboken før man har gjort et søk, og er markert med en stjerne. Favorittene sorteres alfabetisk. Å sette over samtaler, ringe opp, sende SMS eller lignende til favoritter gjør man på samme måte som man gjør med vanlige kontakter. En person blir satt som favoritt ved at man åpner kontaktkortet og klikker på den lille stjernen øverst til venstre på bildet. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 20 av 29

21 Om man ønsker å fjerne en kontakt som favoritt, klikker man på stjernen på kontaktkortet. Neste gang man gjennomfører et søk eller laster inn sentralbordet på nytt, forsvinner markeringen som favoritt, men personen er fortsatt i telefonboken. Ved søk vises favoritter i trefflisten som vanlige kontakter, men stjernen vises fortsatt. Favoritter er felles for både det web-baserte sentralbordet og Trådløs Bedrift sin mobilapplikasjon. En favoritt som opprettes i sentralbordet vil derfor også være synlig i mobilapplikasjonen og omvendt. 6.6 Legge til ny kontakt Fra sentralbordet kan man legge til kontakter i telefonboken. Dette gjør man ved å klikke på denne fanen,, øverst til høyre i telefonboken. Om man legger til en kontakt kan man velge om den skal gjelde kun for personen som er innlogget på sentralbordet, eller om den skal være tilgjengelig for bedriftens ansatte når de logger på for å betjene sentralbordet. Om kontakten som legges til skal være tilgjengelig for flere velger man Delt Import av kontakter Ønsker man å legge til flere kontakter samtidig kan man importere kontakter fra en fil. Det må være en semikolon-delt fil. Informasjonen om kontaktene som skal importeres må være satt opp på denne måten: Mobilnummer; etternavn; fornavn; bedrift; tittel; e-post; fastnummer; avdeling Eks: ; Nordmann; Ola; Demoselskapet as; Avdelingsleder; ola@demoselskapet.no; ; Produktutvikling Når man har opprettet en fil med kontakter som skal importeres, må filen lagres på datamaskinen. Deretter klikker man på knappen Velg fil. Finn den riktige filen, og klikk Åpne. Deretter klikker man på knappen Last opp fil Legge til én kontakt Om man ønsker å legge til én kontakt kan man bruke skjemaet nederst på fanen. Informasjonen man ønsker å registrere knyttet til kontakten skrives inn i de ulike feltene. Klikk på pilen foran Flere detaljer,, om man ønsker å legge inn informasjon utover navn og telefonnummer. Når all informasjon er registrert klikker man på knappen fjerne all informasjon trykker man på Reset skjema.. Om man ønsker å Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 21 av 29

22 7 Dine tjenester Sentralbordet har en egen modul som viser de køene og gruppene som bedriften har i Trådløs Bedrift. Modulen består av 2 deler, der den øverste viser tjenestene og den nederste delen viser detaljer knyttet til tjenestene. Om bedriften har mange tjenester kan man benytte søkefeltet øverst i modulen. Man må søke på navnet på tjenesten. 7.1 Tjenesteoversikten Den øverste delen av modulen inneholder en liste over bedriftens køer og grupper. Første del av listen inneholder de tjenestene som det aktuelle sentralbordet kan motta samtaler fra. Lenger ned vises resten av køene og gruppene som bedriften har, men som dette sentralbordet ikke mottar anrop fra. Er sentralbordbrukeren innlogget i køen eller gruppen er dette markert ved at boksen er huket av. Klikker man i boksen melder man seg ut eller inn. Er man utlogget vil man ikke lenger motta samtaler fra tjenesten. Om man klikker på en kø får man flere detaljer knyttet til denne tjenesten. Ikonene under navnet viser følgende: Antall samtaler i kø Antall besvarte anrop Antall ubesvarte anrop Antall innloggede medlemmer Er det en gruppe man ser nærmere på, er det mindre informasjon tilgjengelig. Da vises kun navnet på gruppen, hvorvidt du er innlogget og hvor mange medlemmer totalt som er innlogget. 7.2 Kø-detaljer Under tjenesteoversikten finner man detaljer knyttet til bedriftens køer. Informasjonen er fordelt på 3 faner: Køoversikt Viser samtaler i kø til den valgte køen og tilhørende informasjon Anropshistorikk for køen Viser de siste anropene til køen. Viser også tapte anrop. Medlemsoversikten Viser hvilke medlemmer som er innlogget, og man kan melde ut eller inn alle medlemmene. 7.3 Tjenestestatistikk Øverst i Dine tjenester finner man også en oversikt over bedriftens tjenester ved dette tidspunktet. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 22 av 29

23 Oversikten viser hvor mange samtaler bedriften har i kø, antall besvarte og tapte anrop og hvor mange medlemmer som er innlogget og kan besvare samtaler. 8 SMS Sentralbordet har en egen modul for sending av SMS. Her kan man sende SMS til én eller flere mottakere av gangen. Det benyttes et API til å sende SMSene, og ikke modemet eller telefonen. Det er mobilabonnementet til den innloggede brukeren som blir belastet for sendte SMS. SMS sendt fra sentralbordet benytter ikke av SMS inkludert i abonnementet, selv om den innloggede brukeren har et NetCom-abonnement med SMS inkludert. En SMS sendt fra sentralbordet kan maks ha 800 tegn. SMS-modulen har 2 faner. Disse fanene heter Send SMS og SMS-logg. 8.1 Send SMS I sentralbordet kan man velge hvem som skal være avsender av SMSen som sendes fra sentralbordet. Man velger fra nedtrekksmenyen øverst på fanen Send SMS og har 5 mulige valg: Mobilnummeret til innlogget bruker Bedriftens navn Bedriftens hovednummer Resepsjonen Sentralbord Bedriftens navn og bedriftens hovednummer hentes fra fanen Egenskaper under Hovedsiden på TB Web. Som bedriftens navn hentes de 11 første tegnene i selskapsnavnet, men eventuelle mellomrom og spesialtegn fjernes. Om selskapsnavnet inneholder æ,ø eller å erstattes disse bokstavene med henholdsvis ae, o og a. Det er ikke mulig å få mer enn 11 tegn. Om bedriften ønsker å endre selskapsnavnet på TB Web må man kontakte sin forhandler eller NetComs bedriftskundesenter. Om selskapsnavnet endres for å tilpasses avsenderen i SMSen vil man også endre hvordan navnet presenteres alle andre steder på TB Web. Teksten som skal stå i SMSen skriver man i tekstfeltet. Mottakere av SMSen legger man til ved å skrive inn mobilnummeret i tekstfeltet og klikke på Legg til-knappen, eller ved å klikke på en kontakt og dra denne til feltet der man kan skrive inn nummer. Når man slipper museknappen legges personen til som mottaker. Man kan legge til flere mottakere om man ønsker dette. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 23 av 29

24 Når teksten er skrevet og mottakerne lagt til klikker man på Send SMS-knappen Fjerne mottakere Om man ønsker å fjerne en mottaker tar man musepekeren over kontakten som fjernes som mottaker. Da dukker det opp et ikon til høyre på kontakten. Klikker man på dette fjernes kontakten. Ønsker man å fjerne alle kontaktene klikker man på Fjern alle. 8.2 Sendte SMS På fanen Send SMS har man en liten avkrysningsboks som heter Lagre til logg. Når man klikker på denne vil den neste SMSen som sendes lagres i sentralbordet, og den vil vises på fanen Sendte SMS. Sendte SMS finner du ved å klikke på ikonet til høyre, øverst i SMS-modulen. SMS som ønsket lagret legger seg inn i loggen i kronologisk rekkefølge, med de nyeste SMSene øverst. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 24 av 29

25 Om det er mange mottakere av den samme SMSen vil kun et fåtall av disse vises, men om man holder musepekeren over navnene som vises vil man se navnet på alle som har mottatt SMSen. Det er påkrevet med aktivt samtykke for å lagre teksten i en SMS som er sendt, derfor må avkrysningsboksen markeres for hver gang man ønsker å lagre en sendt SMS. Sendte SMS lagrede sendte SMS i 14 dager. Etter 14 dager slettes SMSene automatisk. 8.3 Motta SMS SMS sendt fra sentralbordet vil ha mobilnummeret til sentralbordoperatøren som avsender. Om sentralbordet betjenes med en mobiltelefon vil SMS bli mottatt på mobiltelefonen. Benytter man modem til å betjene sentralbordet vil man ikke få innkommende SMS vist i sentralbordet. Man kan få tilsendt innkommende SMS på e-post gjennom tilleggstjenesten SMS Pluss. Kontakt NetCom for å få aktivert videresending. 8.4 SMS til tjenester Ofte er det behov å sende SMS til alle medlemmene som besvarer samtaler til en kø eller gruppe i Trådløs Bedrift. For å sende SMS til en tjeneste drar man bare gruppen til Legg til-feltet. Ønsker man å sende SMS til flere grupper kan man gjør det. Om en person blir lagt til flere ganger fjernes duplikatene slik at SMSen kun sendes én gang til hver mottaker Filtrere utsendelse Om sender SMS til en eller flere tjenester kan det være nyttig å kunne definere hvem av medlemmene i tjenestene som skal motta SMS. Det gjør man ved å klikke på. Da får man opp 5 valg som gjør at man kan unnlate å sende SMS til medlemmer for eksempel medlemmer som besvarer innkommende samtaler. De 5 valgene er; Utloggede av tjenesten, Innloggede av tjenesten, Tilgjengelig på telefon, Opptatte på telefon og Telefoner med ukjent status. I utgangspunktet er alle valgene huket av slik at alle medlemmene i tjenesten mottar SMS. Om man ikke ønsker å sende SMS til medlemmer som er innlogget fjerner man denne haken. Innloggede medlemmer vil da ikke motta SMS. 8.5 Kontaktinformasjon på SMS Sentralbordet kan også sende kontaktinformasjon om en person i telefonboken på SMS til for eksempel en innringer. Kontaktinformasjon sendes da som et vcard til mottakeren. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 25 av 29

26 Om man klikker på en kontakt og slipper denne i tekstfeltet i SMS-modulen opprettet sentralbordet automatisk et vcard. Man kan også klikke på Send visittkort på kontaktkortet. Legg deretter til mottakere og klikk på Send SMS-knappen. Ikke alle telefoner støtter vcard sendt som SMS, det gjelder blant annet enkelte Android-telefoner og iphone. På iphone vil et vcard se slik ut 8.6 SMS-grupper Ofte er det grupper med personer som man ofte ønsker å sende SMS til fra sentralbordet. Det kan f.eks. være personer som jobber i samme avdeling, alle ansatte i bedriften eller lignende. En SMS-gruppe som opprettes vil være tilgjengelig for alle sentralbordene i bedriften Opprette ny gruppe Å opprette en gruppe gjør man ved å klikke på Opprett ny gruppe-knappen i modulen SMS-grupper. Da får man opp et vindu der man skriver inn Gruppenavn, legger til medlemmer og lagrer gruppen. Medlemmer legger man til ved enten å skrive inn mobilnummeret til et medlem i feltet Legg til nummer og klikker på Legg til-knappen, eller ved å dra en kontakt til det samme feltet. Når alle medlemmene er lagt til klikker man på Lagre-knappen. Ønsker man å redigere gruppens medlemmer eller slette gruppen klikker man på ikonene som vises når man holder musepekeren over gruppen. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 26 av 29

27 8.6.2 Sende SMS til gruppe Grupper man har opprettet vises i listen når man åpner modulen med SMS-grupper. Ønsker man å sende en gruppe man har opprettet drar man bare denne over til SMS-modulen i sentralbordet, skriver teksten og trykker på send. 8.7 SMS-maler Ofte er det den samme teksten som benyttes når et sentralbord skal sende en SMS. Det kan være informasjon om besøk, påminnelser eller annet som en sentralbordbruker kan ha ansvaret for. For å gjøre det enkelt å sende slike beskjeder finnes det en egen fane der man kan legge inn SMSmaler i sentralbordet. En tekst legger man til ved å klikke på Opprett ny mal. Da får man mulighet til å skrive inn selve teksten som malen skal inneholde og gi den et navn slik at malen er lett å finne. Når malen er lagret legger den seg inn i listen over maler. For å benytte en mal som tekst i en SMS som skal sendes ut, klikker man på malen og drar den over til tekstfeltet i SMS-modulen. Avsender, mottaker, filtrering og om SMSen skal lagres til logg bestemmer man som vanlig. Trådløs Bedrift Web-basert sentralbord Bruksanvisning Side 27 av 29