MIN SIDE GIVEROPPFØLGING MENIGHET

Transkript

1 GIVEROPPFØLGINGSMODUL. EN INNFØRING. VERSJON Oppfølging av avtalemenigheter i Den norske kirke. v John Martin Bore Tilgang: Send epost til [email protected] INNHOLDSFORTEGNELSE Generelt... 1 Hensikt med Min Side... 1 Tilgang og sensitiv informasjon... 1 Hvordan komme igang... 1 Enkelt søk... 2 Vi skal nå finne opplysninger om en menighet... 2 Navn... 2 Grunndata... 3 Avtale... 3 Kontaktperson... 4 Oppfølgingsaktiviteter... 4 Oppfølgingsaktivitet... 5 Registrere... 5 Dato:... 6 Status... 6 Kommentarfeltet... 6 Type... 7 Avansert søk... 7 Fire kategorier... 7 Navn... 8 Kontakt... 8 Avtale... 9 Gave Tindra Tilgang og ansvar Koordinering i Tindra Kombinert søk Ny oppføring Flyttegning MIN SIDE GIVEROPPFØLGING MENIGHET GENERELT HENSIKT MED MIN SIDE Koordinere vår kontakt med menigheter for å kunne følge opp arbeidet på best mulig måte. Få oversikt over planlegging og gjennomføring av din kontakt med menigheter. TILGANG OG SENSITIV INFORMASJON Det er gitt ulik tilgang avhengig av hvor du jobber i organisasjonen. Informasjonen kan til en viss grad være sensitiv og er kun betrodd de som har tilgang til giveroppfølgingsmodulen HVORDAN KOMME IGANG På finner du Min Side Figur 2 Figur 1 Da kommer du her hvor du logger deg inn Side1

2 Navn og Adresse Merk: Etter at du har fått brukernavn og passord på mobil kan du alternativt logge inn med epost. Du får først opp denne siden. Sett inn oppdaterte opplysninger. Gå til Giveroppfølging Figur 3 ENKELT SØK Du er nå inne i selve giveroppfølgingsmodulen VI SKAL NÅ FINNE OPPLYSNINGER OM EN MENIGHET NAVN Visning du nå har er ENKEL visning. Her kan du søke på en menighet ved å skrive det du søker etter. Figur 4 Ved å søke på kampen få vi fire poster. To menigheter og to foreninger med kampen i navnet. Figur 5

3 Vi går så til Kampen Menighet i Stavanger ved å velge navnet. Figur 6 GRUNNDATA Vi få opp dette bilde. Her får du fram Grunndata om menigheten. Du finner mer info under Avtaler, Innbetalinger og Kontaktpersoner. Figur 7 AVTALE Ved å gå til Avtaler får du opp dette Figur 8 Side3

4 Trykk Skole for hørselshemmede i Kina Figur 9 Her får du opp detaljerte opplysninger om avtalen. Figur 10 KONTAKTPERSON Under Kontaktpersoner kan du f.eks få opp dette. Her kan det ligge flere personer. Figur 11 OPPFØLGINGSAKTIVITETER Under Oppfølgingsaktiviteter skal du registrere det du gjør og det du planlegger å gjøre. Dette skal i se nærmere på side 5, Oppfølgingsaktiviteter Figur 12

5 OPPFØLGINGSAKTIVITET Dette avsnittet er kanskje det mest sentrale. Det er her vi skal loggføre vår kontakt med menighetene. Det viktig at dette gjøres forståelig og på en noenlunde lik måte. Når du har søkt opp en menighet og velger Oppfølgingsaktiviteter finner du et felt som heter Registrer ny. Hvis det ikke er en registrering ser det ut som vist på bilde. Figur 13 Figur 13 Tidligere oppføringer Ved oppføringer gjort tidligere legges disse seg i en liste etter dato. Siste oppføring er øverst. REGISTRERE Figur 14 Registrere ny. Du får opp dette bilde. Figur 15 Figur 15 Side5

6 DATO: Figur 16 Dagens dato blir satt automatisk men skal ofte endres. NB! Datofeltet skal brukes til å vise når avtale er gjort eller gjennomført og endres av bruker. Feltet kan settes fram i tid for planlegging. Er det f.eks. oppfølging av menighetsavtale om et år, så setter settes datoen fram et år. Figur 16 Ved Status planlagt Figur 17 vil det gå en epost til deg om møteinnkalling. Funksjonaliteten kommer innen april STATUS Gjennomført Figur 17 Dette er dette du vil bruke mest. Det er når du har vært i en menighet og noterer hva du har gjort der. Gudstjeneste er hva du har sagt særlig mht til prosjekt men også hva du har talt over. Planlagt Ved planlagt vil det gå en epost til deg om møteinnkalling. Dette er tilknyttet dato. Funksjonaliteten kommer innen april NB! Epostadressen i Tindra vil motta dette Bekreftet er ferdig inngåtte avtaler basert Ikke svar Ved forsøk på kontakt. Mottatt Henvendelser fra menigheten. Til Oppfølging meg En status du kan gi deg selv eller ha fått av andre Til oppfølging Hovedadm. Settes når infosenter på hovedkontoret skal ta tak i saken. De vil da kunne sette den til andre eller ordne saken selv. Til oppfølging regionalt settes når en skal følge dette opp i en region. De vil da kunne sette den til andre eller ordne opp selv. Figur 17 KOMMENTARFELTET Figur 18 Dette feltet fylles inn etter behov. Feltet er så dine notater. Hvis andre har noe svar til deg eller vil kommentere så kan de også skrive i dette feltet. Det vil ikke fjerne dine notater, men komme i tillegg på din sak. Figur 18

7 TYPE Type Figur 19 Figur 19 Dette er type media brukt i kommunikasjonen. AVANSERT SØK Nullstill søket. Velg Avansert søk Figur 20 FIRE KATEGORIER Side7

8 Avansert søk er delt opp i fire kategorier Navn: Type og geografisk plassering Kontakter: Status, periode, type og hvem som har vært i kontakt Avtale: Land og prosjekt Gave: Beløp, periode og om det er avtale eller ikke Figur 21 NAVN 1. Type giver: Her kan du velge om du søker kun forening eller menighet Region: Her kan du begrense søket til en region (tilgangsbasert) Område: Her kan du begrense søket til et Område (tilgangsbasert) 2. Svaret kommer nederst. 3. Nullstill før du går på neste søk. NB Lar du søkene stå tomme vil søkeresultatet vise alle menigheter du har tilgang til. Dvs. Du begrenser søket ved å velge innhold i rutene. Figur 22 KONTAKT Du endrer søket ved å gå på neste linje og åpne fanen kontaktet og «Ikke kontaktet» eller «kontaktet».

9 Da åpner det seg flere nye valg. Figur 23 Søk her er avhengig av hva som er skrevet inn av deg eller andre på Oppfølgingsaktiviteter (Se side 5) på den enkelte menighet eller forening. Det kan være skrevet inn hva du/andre har gjort eller hva du/andre har planlagt å gjøre. Særlig viktig er avtaler som er satt fram i tid. Innhold i søkebilde Her ser du de ulike kategorier som kan settes. F.eks. sett Status til Til oppfølging meg og Kontaktet til Ditt eget navn Figur 24 Søkeresultat vil vise seg nederst på siden. Søk på Kontakt i periode gjøres hver dag på jobb for å se om det er noe som skal følges opp. Side9

10 AVTALE Her kan du finne - hvilken menighet/forening som har AVTALE eller ikke. - hvilke menigheter/foreninger som støtter et land - hvilke menigheter som støtter et prosjekt Figur 25 GAVE Gavebeløp: årlig størrelse på over eller under Gaveperiode: se liste Gave på avtale: Status er om en menighet har avtale eller ikke. Figur 26 TINDRA TILGANG OG ANSVAR Oppfølging av Min Side krever noe administrasjon gjennom Tindra. 1. Tilgang til Min side gis av ansvarlig for databasen ved hovedkontoret. 2. Koordinering av oppgaver gjøres sentralt på hovedkontoret av Infosenter 3. Koordinering for øvrig gjøres i region. Det kreves at minst en i regionen gjør dette i Tindra. KOORDINERING I TINDRA KOMBINERT SØK

11 Figur 27 I kombinert søk velger du Giveroppfølging. Deretter kombinerer du Dato, Registrert av, type, Status osv. ved søk. Figur 27 Figur 28 Ved Infosenter søker en opp Til Oppfølging Hovedadm. og i regionen søker en opp Til oppfølging regionalt. Figur 28 Side11

12 En vil da få fram en liste over dem som har denne status. Under Rapport og massebehandling (Midtkolonnen) finner du Giveroppfølging. Figur 29 Figur 29 Figur 30 Hvis det er flere oppføringer viser dette seg som en liste. Ved å velge en oppføring får en dette bilde. Figur 30. Det er de statuser som har oppføringen Til Oppfølging regionalt/til Oppfølging Hovedadm. som er viktige mht. koordinering. Det som nå gjøres er 1 eller 2: 1. Ta tak i det som står i kommentarfeltet og gjøre det som står der. Er dette tilfelle så endrer du status til GJENNOMFØRT. 2. Sjekke om dette er en annen sin oppgave. Er et tilfelle endrer du Kontaktet av til den ansatte som skal ta tak i dette og endrer Status til TIL OPPFØLGING MEG. Det vil da vise seg på Min Side som en oppgave for meg. Se side 8. Deretter kan det være aktuelt at den som koordinerer selv fører opp det en har gjort. NY OPPFØRING Du kan bruke Giveroppfølging i Tindra på samme måte som Min side og registrere din kontakt med menigheter. Da er det en ting som er forskjellig: Du må registrere at det er du som har gjort det under Kontaktet av. Se Figur 30. Det er pga at du ikke er logget inn i Min Side, men kun i Tindra. Dette er to forskjellige profiler på deg.

13 FLYTTEGNING Hmf,, avtale, sier du det, javel Side13