Innføring i registrering av fagsystem-id og passord for innsendelse fra Finale-programmer til Altinn

Transkript

1 Innføring i registrering av fagsystem-id og passord for innsendelse fra Finale-programmer til Dette dokumentet gir deg oversikt over hvordan du registrerer og bruker fagsystem-id fra Programversjon: 2003 Dato: 10. mars 2004

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Side Kap. 1 Hva trenger du fra for å få FINALE Årsoppgjør til å fungere? Kap. 2 Delegering av innsender-rettigheter til et annet foretak der det allerede er registrert et fagsystem Stikkordliste

3 Kap. 1 Hva trenger du fra for å få FINALE Årsoppgjør til å fungere? Side 3 1 Hva trenger du fra for å få FINALE Årsoppgjør til å fungere? A. Det aller viktigste du har behov for er følgende: System-ID Passord B. Hvordan får du registrert fagsystem-id? Fagsystem-ID må registreres i -portalen på etter at du har logget deg på. C. På hvilket selskap skal jeg registrere fagsystem-id? Fagsystem-ID skal du kun registrere en gang, og det er deretter ikke nødvendig å gjøre endringer i fagsystem- ID eller passord. Revisorer: Dersom du er registrert eller statsautorisert revisor, registrerer du fagsystemet på revisjonsselskapet. Dersom du har selskaper der du ikke er revisor, men ønsker å sende inn for disse selskapene, les nedenfor om delegering av innsender-rettigheter for slike selskaper. Regnskapsførere: Dersom du er autorisert regnskapsfører, registreres fagsystemet på regnskapsførerselskapet. I andre tilfeller gjelder følgende: Dersom du har kun ett selskap som du skal foreta innsendelse på, registrerer du fagsystem på dette ene selskapet. Dersom du har flere selskaper du skal foreta innsendelse på, registrerer du fagsystem på det ene selskapet, f.eks. på morselskapet i et konsern. I slike tilfeller vil det være nødvendig å delegere innsender-rettigheter på de øvrige selskapene. Du finner beskrivelse av delegering av innsenderrettigheter nedenfor. D. Hvordan håndteres fagsystem-id dersom flere personer skal sende inn data fra et selskap? Dersom flere personer skal sende inn fra et revisjonsselskap, regnskapsførerforetak eller selskapsgruppe, kan innsendelsen foretas på samme fagsystem-id eller man kan opprette flere fagsystem-id med en fagsystem-id for hver person. FINALE Årsoppgjør lagrer fagsystem-id og tilhørende passord på hver enkelt bruker. Hvis flere bruker samme fagsystem-id for innsendelse, er det viktig at du ikke endrer passordet på fagsystemet i i ettertid uten å informere andre som sender inn med samme fagsystem-id. Det kan derfor være en fordel at man oppretter hver sin fagsystem-id på foretaket. Hvis man oppretter flere fagsystem-id, kan disse f.eks. navngis på person i beskrivelses-feltet (se nedenfor under opprettelse av fagsystem-id).

4 Kap. 1 Hva trenger du fra for å få FINALE Årsoppgjør til å fungere? Side 4 E. Hvem kan registrere fagsystem-id? For å registrere fagsystem-id, må du ha administrator-rettingheter på revisjonsselskapet, regnskapskontoret eller på det selskapet der fagsystemet skal registreres. Dersom du ikke har slike rettigheter, må du få en person som har disse rettighetene til: å delegere disse rettighetene til deg eller registrere fagsystem-id for deg. F. Hvor finner jeg registrering av fagsystemer? Du finner fagsystem-registrering i på en av følgende måter: 1. Navigere til registrering av fagsystem direkte fra FINALE-programmet: For å gjøre dette, åpner du en klient, og velger menypunktet Firma > eller velger på navigator-skillekortet Oppgaver. I -funksjonen velger du skillekortet 1. Forberedelse. Du skriver inn foretaksnummeret for revisjonsselskapet, regnskapsførerselskapet eller det andre selskapet du skal benytte til å registrere fagsystem i felt Foretaksnr (for byrå). Deretter kan du trykke på funksjonen Registrere fagsystem i som også er markert med en pil i bildet under:

5 Kap. 1 Hva trenger du fra for å få FINALE Årsoppgjør til å fungere? Side 5 Dersom du ikke allerede har logget deg på -portalen, vil du få spørsmål om 11-sifret fødselsnummer og passord for pålogging. Funksjonen ligger innenfor nivå 2 i sikkerhet i altinnportalen, slik at SMS-passord er nødvendig. OBS: Dersom du ikke har logget deg på for første gang, må du finne frem skattekort eller selvangivelse som inneholder PIN-koder for pålogging første gang. Du trykker deretter på Min profil i bildet over, og logger deg på med PIN-kode fra skattekort eller selvangivelse, og registrerer nødvendige data i din profil, bl.a. mobiltelefon-nummer for mottak av SMS-passord. 2. Registrere fagsystem direkte i Du logger deg på -portalen på direkte. Du vil få spørsmål om 11-sifret fødselsnummer og passord for pålogging. OBS: Dersom du logger deg på for første gang, må du finne frem skattekort eller selvangivelse som inneholder PIN-koder. Du logger deg første gang på med PIN-kode fra skattekort eller selvangivelse. Du trykker deretter på Min profil i. og registrerer nødvendige data i din profil, bl.a. mobiltelefon-nummer for mottak av SMS-passord. Etter at du har logget deg på altinn-portalen, velger du revisjonsselskapet, regnskapsfører-selskapet eller selskapet som du skal registrere fagsystemet for under Rapporterer for øverst til høyre i portalen, se bildet nedenfor. Etter at du har valgt selskap, velger du Brukeradministrasjon, og under brukeradministrasjon finner du Registrer systemer. Du finner alle disse valgene markert med pil i bildet under. Dersom du ikke finner Brukeradministrasjon, har du ikke de nødvendige rettighetene til å registrere datasystem. Du trenger administratorrettigheter for det valgte selskapet.

6 Kap. 1 Hva trenger du fra for å få FINALE Årsoppgjør til å fungere? Side 6 G. Hvordan registrerer jeg fagsystemet i? Se bildet over, du finner registrering av fagsystem under Brukeradministrasjon, hvor det er et valg i høyre bildekant: Virksomhetens datasystemer: Registrer systemer >> Du klikker da på Registrer systemer >> og du vil få opp følgende vindu (i venstre kant): Det passordet du skriver inn her, må du notere deg og huske. Dette passordet bruker du i FINALE Årsoppgjør for å logge deg på -portalen. Hver gang du har startet FINALE Årsoppgjør, må dette passordet registreres for å få tillatelse til å sende inn data. Passordet lagres ikke av sikkerhetshensyn. Etter at du har trykket på Lagre-knappen i system-registreringen, vil følgende komme opp til høyre for systemregistreringsvinduet: Den ID du her får frem, er den ID du må registrere i FINALE Årsoppgjør for å kunne sende inn data. FINALE Årsoppgjør vil huske denne ID for deg som bruker. ID nr 509 er kun en illustrasjon. Du vil få frem ditt eget ID-nummer som du registrerer i FINALE Årsoppgjør / FINALE Skatt.

7 Kap. 1 Hva trenger du fra for å få FINALE Årsoppgjør til å fungere? Side 7 Du finner også mer informasjon om dette og annet ved å gå inn på nettsidene til på Dersom det er flere personer som skal sende inn fra programmet, kan man registrere flere fagsystem-id, f.eks. en for hver person. Da gjentar man registreringen, og får en liste med flere fagsystem-id, f.eks. slik: H. Hva gjør du i FINALE Årsoppgjør? Etter at du har fått fagsystem-id og registrert et passord i, må dette også registreres i FINALE Årsoppgjør. For å gjøre dette, åpner du en klient, og velger menypunktet Firma > eller velger på navigatorskillekortet Oppgaver. I -funksjonen velger du skillekortet 1. Forberedelse. Her registrerer du fagsystem-id og passord i de markerte feltene: Når du har registrert fagsystem-id, har du ikke behov for å endre dette senere.

8 Kap. 1 Hva trenger du fra for å få FINALE Årsoppgjør til å fungere? Side 8 J. Hva gjør du hvis du har flere foretak, f.eks. mer enn ett regnskapsfører- eller revisjonsselskap som du sender inn for fra samme datamaskin? I et slikt tilfelle har du flere alternativer, der du kan velge et av disse. 1. Du kan delegere innsender-rettighet for alle foretak som kommer inn under det ene av selskapene, slik at du kan sende inn på samme fagsystem-id for alle selskapene. Se pkt I om hvordan dette gjøres. 2. Du kan registrere 2 forskjellige fagsystem-id'er, ett på hvert av selskapene, der du anvender samme passord på disse. Ved innsendelse må du passe på å registrere fagsystem-id-nummer korrekt hver gang du sender inn. 3. Du kan ha 2 samtidige installasjoner av FINALE Årsoppgjør samtidig på din datamaskin, der du bruker den ene utgaven til å sende inn for det ene regnskaps- eller revisjonsforetaket og den andre installasjonen for å sende inn på det andre foretaket. Ved registrering av fagsystem-id og passord husker FINALE Årsoppgjør bruker-id og passord for hver bruker på hver installasjon av programmet. 4. Du kan logge deg på datamaskinen med forskjellige navn alt etter om du arbeider for det ene eller for det andre foretaket. FINALE Årsoppgjør husker bruker-id og passord for hver bruker ut fra brukernavnet, slik at forskjellige brukernavn medfører forskjellig lagret bruker-id og passord. 2 Delegering av innsender-rettigheter til et annet foretak der det allerede er registrert et fagsystem Hvem gjelder dette for? Revisorer eller regnskapsførere: Dersom du er revisor eller regnskapsføer og skal foreta innsendelse av ligningsoppgaver, aksjonærregisteroppgave eller årsregnskap fra et foretak du ikke er revisor eller regnskapsfører for, kan du følge rettledningen her om hvordan du foretar delegering av innsender-rettigheter. Andre foretak: Dersom du sender inn fra en selskapsgruppering, f.eks. fra et konsern, der du har registrert fagsystem på det ene selskapet, kan du følge beskrivelsen under for å delegere innsender-rettinghet slik at du kan sende inn med samme fagsystem-id også fra de øvrige selskapene. Du finner frem til Delegeringsfunksjonen på følgende måter: 1. Du kan logge deg på -portalen og velge selskapet i feltet Rapporter for. Deretter går du til Brukeradministrasjon og velger Registrere systemer. 2. Du kan gå inn i -funksjonen i FINALE-programmet og velge funksjonen Deleger rett til innsendelse i. Den funksjonen finner du her:

9 Kap. 2 Delegering av innsender-rettigheter til et annet foretak der det allerede er registrert et fagsystem Side 9 Denne funksjonen anvender foretakets eget organisasjonsnummer for å finne frem til registrering av fagsystem-funksjonen i.

10 Kap. 2 Delegering av innsender-rettigheter til et annet foretak der det allerede er registrert et fagsystem Side 10 Etter at du er pålogget, kommer du til fagsystem-registreringen. Nederst til venstre i dette bildet finner du: Her registrerer du foretaksnummeret til det foretaket som du har registrert fagsystem på. Registrere inn foretaksnummeret, og trykk på lagre-knappen. Du vil nå kunne sende inn fra fagsystemet på den samme fagsystem-id som du allerede har registrert.

11 Løsninger fra Finale Systemer as: Årsregnskap Ligningsoppgaver Elektronisk innberetning Skatteberegning Driftsmiddelkartotek Perioderegnskap Avdelingsregnskap Konsernregnskap Nøkkeltall og analyse Verdipapiroversikt for investorer Finale Systemer as Hovedkontor Stakkevollveien 35 Postboks Tromsø Telefon Telefaks Web-sider: E-post: Oslokontoret Ravnåsveien Oslo Telefon Telefaks Foretaksreg. NO MVA