UNGS MEDLEMSREGISTRERING/ FRIFONDRAPPORTERING

Transkript

1 Adr: Christian Krohgs g 34, N-0186 OSLO Tlf: Faks: Bank: Org.no.: E-post: UNG@misjonsforbundet.no Internett: UNGS MEDLEMSREGISTRERING/ FRIFONDRAPPORTERING Brukerveiledning 2014 UNGs MEDLEMSREGISTRERING/... 1 FRIFONDRAPPORTERING... 1 Årsrapportering for lokallag i Misjonsforbundet UNG... 2 Innledning Innlogging Opprett årsrapport Medlemmer Redigere lokallag Innsending av rapport... 6 FRIFOND Flat tildeling medlemsstøtte Etableringsstøtte Krav til mottaker av Frifond... 8 Registrere menighetsinformasjon/ Hjelpefunksjoner for din gruppe... 9 Menighet... 9 Ansatte Opprett år Kontingent Medlemmer (vervinnehavere i menigheten) Endre adresse Relasjoner Verv og medlemskap Oppmøte Samling for en gruppe Annen samling Lagre antall oppmøtte Rapporter... 15

2 Side 2 av 16 ÅRSRAPPORTERING FOR LOKALLAG I MISJONSFORBUNDET UNG INNLEDNING For å gjennomføre årsrapportering for ditt lokallag gjennomfører du de neste 5 trinnene. NB! Husk at det er viktig at det er hovedlederen som rapporterer i medlemsportalen, det er kun hovedleder som får signert rapporten ved å trykke signer. Dvs den som også står som hovedleder under valg av styret i årsrapporten (tlf nr på denne personen og den som signerer sammenlignes, slik at vi er sikre på at det er rett person som signerer). 1. INNLOGGING Du logger deg inn via siden: Det er ikke intranett vi bruker, men en egen nettside med innlogg. Brukernavn er mobiltelefonnummeret ditt, og passord har du fått/eller får du tilsendt per SMS. Dette passordet kan du endre etter at du har logget deg inn første gangen ved å gå trykke på «endre mine innstillinger» nederst på siden. Deretter må du gjennomføre de neste 4 punktene for registrere årsrapporten. 2. OPPRETT ÅRSRAPPORT For å opprette en årsrapport på ditt lokallag trykker du først der hvor det står «lokallag» i hovedmenyen (linjen øverst). Da får du opp et vindu som ser slik ut:

3 Side 3 av 16 Du skal her finne ditt lokallag i listen over lokallag i menigheten. Trykk på«opprett år» for å lage årsrapport for ditt lokallag. Det vil da komme opp flere valgalternativer på linjen for ditt lokallag. Pass på at det står riktig år i feltet for gjeldende år. Vis ikke endrer du årstall og trykker «ok». Gjeldende år er det året du skal rapportere for (du rapportere alltid for året før). Det kan være at det allerede er opprettet år for ditt lokallag, da vises allerede menylinjen for ditt lokallag. Menylinjen viser rediger lokallag medlemsliste fjern år sett inaktiv. 3. MEDLEMMER Det neste er å legge til medlemmene i lokallaget. Trykk på der det står «medlemliste» på linjen for ditt lokallag. Da kan du legge til medlemmer ved å trykke på «legg til medlem knappen». Du vil da ha 2 valg: 1. Du kan velge en person fra listen hvor det står «velg». Dette gjelder dersom personen allerede er medlem i en annen gruppe eller har vært medlem tidligere (registrert i fjor). Du skriver så inn beløpet personen har betalt i kontingent og trykker «lagre». 2. Du kan skrive inn opplysningene til personen, inkludert hvor mye den har betalt i kontingent. Dette gjør du under opprett en ny. Det er viktig at dere sjekker om personen ligger inne i registeret fra tidligere, før en registrerer den som ny person. Når dere logger dere inn på systemet på første fane som heter hjem så vil dere se en beskjed hvis det er personer som er registrert dobbelt i systemet for deres menighet (duplikater). Da må det rettes opp under fiks dette. Her fjerner du det medlemmet som står to ganger. MERK: For at personen skal være tellende som medlem i årsrapporten MÅ det være registrert: navn, adresse, fødselsår og kontingent på min. 50 kr. (trenger kun fødselsår og ikke fødselsdato) Dersom du mangler opplysninger til å fylle ut skal du allikevel registrere personen. Bruk da eventuelt fødselsår Personen blir da registrert som ikke tellende.

4 Vinduet når du registrerer et medlem ser slik ut: Side 4 av 16

5 Side 5 av 16 Etter hvert som du lagrer medlemmer i gruppen vil de komme opp som en liste der hvor du legger til medlemmer. Vinduet vil se slik ut: På hver person er det tre linker, deriblant «kontingent» og «endre type». Kontingent: her kan du endre/legge til kontingenten som er registrert på personen. Endre type: Her kan du redigere personen fra å være «medlem» til å være «leder» i gruppen. Dette gir en oversikt over hvem som er ledere og hvem som er vanlige medlemmer. Alle medlemmene dere lagrer i gruppen vil en også finne i en fellesliste som heter «medlemmer» helt øverst i hovedmenyen. Her finner dere en oversikt over alle personene i alle lokallagene i din menighet. Til senere år trenger dere ikke skrive inn opplysningene om en person på nytt, men kan bare hente navnet fra denne felleslisten jf. alternativ REDIGERE LOKALLAG Trykk igjen på «lokallag» øverst for å komme til lokallagsoversikten for din menighet. Gå inn på «rediger lokallag» for ditt lokallag. Her kan du legge inn informasjon om styre, styrevalg, kontaktperson, hjemmeside og økonomi. Før inn så mange styremedlemmer som gruppen har. Husk merknaden over ang hovedleder som vil bli sammenlignet med den som signerer årsrapporten.

6 Side 6 av 16 MERK: 1. Kontonavn/eier av kontoen og kontonummer er viktig at stemmer for ellers får vi ikke utbetalt pengene. Er du usikker så sjekk med banken hva som er korrekt. 2.. Det er hovedleder vi sender informasjon til. Og det er hovedleder som er bruker av medlemsportalen og som skal ha innloggings passord. 3. Styrevalg og styreperiode er obligatoriske felter for at rapporten er godkjent. Men det er unntak for de gruppene som har 3 eller færre medlemmer (inkl ledere) som har fylt 15 år. Du vil da få opp følgende tekst : fordi denne gruppen bare har 2 medlemmer som har fylt 15 år trengs ikke eget styret. 4. Husk å trykke «lagre» nederst når du er ferdig. 5. INNSENDING AV RAPPORT Når du er helt ferdig med å legge inn alle opplysninger; medlemmer, kontingent, styre, styrevalg, konto nummer/navn må du låse rapporten for at den skal bli registrert. Dersom det fremdeles er en farge på linjen for din gruppe er det noe av gruppeinformasjonen som ikke stemmer og dette må rettes opp før du låser rapporten. Linjen blir grå/hvit når alt er som kreves er fylt inn. Før du låser rapporten anbefaler vi også at du trykker på «rapporter» øverst i hovedmenyen. Velg deretter din gruppe i listen og trykk på der hvor det står «årsrapport». Da får du opp en oversikt over all informasjonen du har lagt inn. Det er denne informasjonen som blir oversendt UNG og blir grunnlag for Frifond midler. Sjekk at informasjonen stemmer og at ingen navn er oppført to ganger. MERK: I rapporten får du opp en liste over medlemmene som er lagt til lokallaget. Helt til høyre på medlemslisten ser du om medlemmene er tellende eller ikke tellende. Sjekk denne for å se om det er gjort eventuelle feil ved registrering. Krav for at et medlem skal være tellende: betalt min. 50 kr i kontingent navn, fødselsår og postnummer er registrert personen er under 26 år Gå så tilbake til lokallagsoversikten ved å trykke på «lokallag» i hovedmenyen.

7 Side 7 av 16 Du låser rapporten ved å trykke på «lås rapport/signer rapport» for din gruppe. All informasjon for det året vil da være låst og kan ikke endres. Rapporten regnes som innsendt, og personen som har fullmakt (hovedleder) har da signert for at informasjonen er korrekt. Du vil få tilsendt en SMS til det telefonnummeret som ble brukt til innlogging om at rapporten er registrert. Du er nå ferdig med det som kreves for å være et registrert lokallag i Misjonsforbundet UNG, og ha rett på Frifondsmidler. Frifond driftsmidler blir automatisk utbetalt til alle tellende lokallag i UNG.. FRIFOND Hvert år deler Misjonsforbundet UNG ut frifondsmidler på bakgrunn av medlemstallet i innsendte årsrapporter (flat tildeling) og innsendte etablerings søknader /oppstartstøtte. 1. FLAT TILDELING MEDLEMSSTØTTE Flat tildeling deles ut på bakgrunn av fjorårets medlemstall. For eksempel vil årsrapport for 2013 være grunnlag for utbetaling i Det gis en sum per tellende medlem og en sum for hvert tellende lokallag. Dersom årsrapporten er innsendt og alt er i orden, vil dette skje av seg selv hver høst. Og du vil få tilsagnsbrev med tildelt beløp i posten til hovedleder i gruppa. Du vil også kunne sjekke på web systemet under fanen Frifond og flat tildeling hvor mye midler gruppen er tildelt. 2. ETABLERINGSSTØTTE For å få etableringstøtte, må dere søke aktivt om dette. Dette gjøres foreløpig på søknad som ligger på nettsiden under UNG info og frifond. Denne søknaden kan sendes pr mail eller pr post. For å søke etableringsstøtte så må lokallaget være opprettet i web systemet, og dette gjøres av oss sentralt når dere har sendt inn skjema for ny gruppe i UNG.. Dette skjemaet finner dere også på nettsiden under UNG info og starte UNGgruppe?. Etableringsstøtten er på kr ,- og vil bli utbetalt fortløpende gjennom perioden januar til søknadsfristens utløp 15.sept. Gruppene som mottar frifond etablering forplikter seg til å starte med medlemskontingent samme året som gruppen blir registrert hos UNG og foreta valg av styret, opprette egen økonomi og ha på plass egne vedtekter før samme året.

8 Side 8 av KRAV TIL MOTTAKER AV FRIFOND Frifond kan ikke benyttes i utlandet eller til aktivitet knyttet til utlandet. Alle mottakere forplikter seg til å bruke opp tildelte midler innen året etter at midlene er utbetalt til gruppa. Dvs midler som er mottatt høst 2013 skal være brukt opp inne 31 mai I tillegg forplikter UNG-gruppen seg til å rapportere bruken av midlene. Dette gjør du i web systemet under fanen frifond og regnskap. Regnskapet skal vise alle kjøp betalt med frifondsmidler. Hver linje i regnskapet skal dokumenteres med innkjøpsdato, bilagsnummer, varebeskrivelse og beløp. For at regnskapet skal kunne godkjennes må det gjøres rede for hele beløpet som er tildelt. Det er helt avgjørende at dere tar vare på alle bilag (kvitteringer) for samtlige kjøp og at regnskap her stemmer overens med virkeligheten. Ved et eventuelt bokettersyn må disse bilagene kunne skaffes til veie. Dersom frifondsmidlene ikke er redegjort for eller årsberetning mangler, vil lokallaget automatisk bli diskvalifisert for å kunne motta frifondsmidler påfølgende år. Når du har lagt inn varer/tjenester som dere har brukt frifondsmidlene på, går du tilbake til fanen frifond og årsberetning og skriver med ord hva gruppen har hatt mulighet til å gjøre for frifondsmidlene, og hva det har betydd for den lokale aktiviteten i gruppen. Flott om dere også har mulighet til å laste opp et bilde eller flere fra gruppens aktivitet. Fortell

9 Side 9 av 16 utfyllende hva slags arbeid dere bedriver. Husk at det er året før dere skriver årsberetning og rapportere regnskapstall for. Dvs midler mottatt i 2013 skal rapporteres for i REGISTRERE MENIGHETSINFORMASJON/ HJELPEFUNKSJONER FOR DIN GRUPPE Informasjonen som kommer her er tilleggsfunksjoner utover medlemsregistrering. Dette kan du ha god nytteverdi av å vite om. Men dette er du på ingen måte nødt til å bruke. Dersom du trykker på «hjem» i hovedmenyen får du opp generell informasjon om din menighet. MENIGHET Du kan endre kontaktinformasjon for din menighet når du går til «hjem» i hovedmenyen og trykker på «endre menighetens innstillinger» nederst på siden. Her kan du redigere adresse og kontaktinformasjon til menigheten. Vinduet ser da slik ut:

10 Side 10 av 16 ANSATTE Du kan også her legge til hvilke personer som jobber med barn og ungdom. Legg også til hvem som er menighetsleder. Huk av om personene er frivillig eller ansatt, og eventuell stillingsprosent. Det er mulig å legge til samme person flere steder. MERK: Dersom ikke personen du skal legge til finnes i «velg listen» må du først gå inn på listen i hovedmenyen som heter «medlemmer» å legge til personen der. (se lenger nede under punktet «medlemmer/vervinnehavere i menigheten» for hvordan gjøre dette). Denne personen blir da kun registrert på kontaktlisten for menigheten og ikke i noen av lokalgruppene. Etter at du har gjort det vil personen komme opp i «velg listen» når du skal legge til ansatte. Husk å trykke «lagre» for å lagre endringene du har gjort. OPPRETT ÅR 2014 Vi vil sterkt anbefale at du allerede nå opprette året Du går til lokallagsoversikten, velg «lokallag» i hovedmenyen, og velger 2014 som «gjeldende år» og trykker «ok». Dette gir muligheten til å legge inn informasjonen for 2014 allerede nå i stede for å vente et helt år. Dere vet nok allerede nå hvem som sitter i styre, kontonummer og annen informasjon. Du kan også legge til medlemmer i gruppen etter hvert som de betaler kontingent, eller dere kan legge de til i gruppen uten å registrere kontingent for senere å redigere dette. Dette gjør at årsrapporten for neste år vil være tilnærmet ferdig utfylt før januar neste år, og det eneste en trenger å gjøre da er å låse rapporten. Men husk at opplysningene skal være riktige pr det året det rapporteres for, så det er viktig å se over før du leverer årsrapport. KONTINGENT Mange lokallag velger gjerne å samle inn kontingent to ganger i året. Dersom du går inn på «lokallag» i hovedmenyen og velger «medlemskap» for ditt lokallag vil du se at det på hvert medlem er en link som heter«kontingent». Her kan du endre beløpet personen har betalt i kontingent så mange gange du vil. Så dersom lokallaget har to innbetalinger i året er det bare å endre beløpet og en har hele tiden en oppdatert liste over hvem som har betalt og ikke. Husk: Under «rapporter» i hovedmenyen kan en hente ut betalingsliste for din gruppe. Men husk også at innbetalingen av medlemskontingent må være bekreftet med kvitteringer i regnskapet til den gruppen det gjelder. Betales den kontakt må det skrives en kvittering med medlemsnavn, adr, fødselsår og dato, med underskrift av den som har tatt i mot pengene og den som har betalt. Det beste er å sende ut giro med konto nr slik at det går veien om banken og står på bankutskriften til gruppen. Der må det komme frem hvem som har betalt medlemskontingent og for hvilket år.

11 Side 11 av 16 MEDLEMMER (VERVINNEHAVERE I MENIGHETEN) I denne listen som er en fellesliste, ligger både tellende og ikke tellende medlemmer fra lokallagene, men også personer som har verv i menigheten kan legges inn her. De vil da igjen kunne legges inn under menighetens ansatte under «hjem», eller hentes opp til nytt til neste års rapportering fra det enkelte lokallag, hvis det er aktuelt. Ved å trykke på «opprett nytt medlem» kan du legge til en person i denne listen. Dersom dere ønsker å lagre en person uten å ha fødselsår, men kanskje vil lagre telefonnummer eller e-post, gjør da som beskrevet over og skriver 1900 som fødselsår. Dette må en gjøre fordi det er obligatoriske felt. MERK: Personen som en lagrer via denne listen er ikke automatisk medlem i et lokallag men er kun lagret i en liste over personer som er tilknyttet menigheten på en eller annen måte. En fellesliste. Vinduet for «medlemmer» ser slik ut:

12 Side 12 av 16 For hvert navn i listen finner en 3 alternativer: ENDRE ADRESSE Dersom du skal endre adresse eller navn på en person, enten i et lokallag eller en som bare er i listen over, så gjør du det her. Trykk på «endre» og rediger. Husk å lagre! RELASJONER Her kan du legge inn kontaktinformasjon på mor/far eller annen foresatt. Lurt å bruke i rene småbarnsgrupper for eksempel. Det er da enkelt å hente ut en liste med navn på barn og foresatt via en rapport som heter «relasjoner» under rapporter i hovedmenyen. VERV OG MEDLEMSKAP Den siste linken du finner på personene i denne felleslisten (medlemmer) er «verv og medlemskap». Her vil det automatisk bli registrert hvilke grupper personen har vært med i og om han/henne har hatt eventuelle styreverv. OPPMØTE I Hovedmenyen finner du en link som heter «oppmøte». Her kan du registrere oppmøtestatistikk for ditt lokallag, eller andre samlinger dere har fast utenom gruppen. F. eks. dersom dere har en konferanse eller møteuke kan dere føre inn oppmøte for å se hvor mange som kom på hver dag eller samling. Trykk på «opprett ny samling». Først skriver du inn navn på samlingen. Så vil du kunne velge mellom flere alternativer på under «samlingstype».

13 Side 13 av 16 SAMLING FOR EN GRUPPE Dersom det er faste samlinger for et lokallag velger du alternativet «opprett fra lokallag». Dersom du velger «opprett fra lokallag» vil vinduet se slik ut: Det er da noen tilleggsfunksjoner en kan huke av for: 1. Om en ønsker å føre oppmøte ikke bare på hvor mange som var der, men registrere hvem som vare på samlingen ut i fra medlemslisten. 2. Du kan i tillegg også registrere hvem av foreldrene som var med på samlingen. Velg så varighet på samlingen og trykk «lagre». Du gjør deretter det samme som du gjorde med lokallaget ditt, «opprett år». ANNEN SAMLING Er det en samling som ikke er knyttet direkte til lokallaget velger du en av de andre alternativene i listen. Da vil du kun få beskjed om å skrive inn varighet på samlingene. Husk å trykke «lagre».

14 Side 14 av 16 LAGRE ANTALL OPPMØTTE Når du har lagt til en samling vil du få opp dette vinduet under «oppmøte» i hovedmenyen: Du lagrer antall for en samling ved å trykke på «rapportering». Der taster du inn antall som var på samlingen, dato og ca. varighet. (Varighet kan være greit å registrere for å kunne sammenligne samlinger mot hverandre.) Du vil da etter flere registreringer få opp en tabell og tilhørende graf som beskriver oppmøte for samlingene som er registrert (se neste side). Dersom du har registrert oppmøte direkte på personer i lokallag vil du få opp en liste over medlemmene hvor du kan huke av hvem som var der og ikke. Oversikten over samlingene vil da bli tilsvarende.

15 Side 15 av 16 RAPPORTER Dette systemet er også laget for at dere som gruppe skal kunne bruke det til å lagre informasjon om alle som har en relasjon til barne og ungdomsarbeidet i menigheten deres. Under «rapporter» i hovedmenyen er det mulig å hente ut forskjellige lister for hvert enkelt lokallag. Disse kan også hentes ut som excel ark. Dette gjør det mulig å sette sammen flere lister, og bruke sorteringsfunksjonene i excel til å hente frem den informasjonen en trenger. For eksempel kan en sortere etter; fødselsdato, poststed, foreldre, leder/medlem osv. De rapportene som er tilgjengelige er: 1. Medlemsliste: Komplett liste over alle som er lagt til som medlemmer i en gruppe. 2. Relasjon: liste over medlemmer i gruppen og navn og kontaktinformasjon til foreldre. 3. Betalingsliste: Oversikt over hvem av medlemmene i gruppen som har betalt kontingent, hvor mye hver enkelt har betalt og hvor mye det er betalt inn til sammen. 4. Årsrapport: Oversikt over den informasjonen som blir oversendt til UNG som grunnlag for tildeling av Frifonds midler og utregning av grunnstøtten til Misjonsforbundet UNG. 5. Menigheten i tall: Statistikk over medlemmene i menigheten totalt 6. Samlet årsoversikt: oversikt over gruppene med tilhørende hvor mange medlemmer de har, samt total medlemsliste.

16 Side 16 av 16 Har du spørsmål så ta kontakt! Vi svarer gjerne på spørsmål! eller tlf /