Litt om meg selv Innleid prosjektleder fra Bouvet Prosjektleder for utvikling av BiRK Barnevern Informasjon Registrering og Kvalitet Representerer her

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Litt om meg selv Innleid prosjektleder fra Bouvet Prosjektleder for utvikling av BiRK Barnevern Informasjon Registrering og Kvalitet Representerer her"

Ingvild Lorentzen
7 år siden
Visninger:

1 Fra fagsystem til sak- og arkivløsning Et eksempel på hvordan fagsystemer kan integreres mot arkivsystemer Paul Hallan Svendsen BiRK Prosjektleder Barne-, ungdoms- og familieetaten 1 Sak og Portaldagene Trondheim

Paul Hallan Svendsen BiRK Prosjektleder Barne-,

2 Litt om meg selv Innleid prosjektleder fra Bouvet Prosjektleder for utvikling av BiRK Barnevern Informasjon Registrering og Kvalitet Representerer her Barne-, ungdoms- og familieetaten 2 Sak og Portaldagene Trondheim

Informasjon Registrering og Kvalitet Representerer her

3 Målet med presentasjonen er Å gi dere innblikk i hvordan fagsystemet BiRK er integrert mot ephorte Det vil bli mest fokus på funksjonalitet Litt om arkitektur Og litt om utfordringer og gevinster Siden vi har relativt kort tid, er det fint om eventuelle spørsmål kommer til slutt 3 Sak og Portaldagene Trondheim

arkitektur Og litt om utfordringer og gevinster Siden vi har relativt kort tid,

4 Hva er BiRK? Nytt fag- og saksbehandlingssystem for det statlige barnevernet Første versjon lansert mai 2014 Nye versjoner ca. 5 ganger i året 4000 brukere anslår at ca. 70% av alle ansatte bruker løsningen Utviklet av Bufetat, med bistand fra flere konsulentselskaper Utviklet med Microsoft.net teknologi 4 Sak og Portaldagene Trondheim

lansert mai 2014 Nye versjoner ca. 5 ganger i året 4000 brukere anslår at ca.

5 Bufetat og BiRK 5 Sak og Portaldagene Trondheim

6 Viktige elementer i BiRK Arbeidsflyt som understøtter faglige standarder Tett integrasjon med arkivsystemet ephorte (og P360) Saksbehandling av bestillinger fra kommuner Fagsystem for oppfølging av barn i institusjon Logistikk oversikt over tjenestetilbud, aktivitet og tilgjengelige plasser Grunnlag for fakturering av kommunene Rapportering barnevernsstatistikk Logging og dokumentasjon Informasjonssikkerhet og tilgjengelighet 6 Sak og Portaldagene Trondheim

oversikt over tjenestetilbud, aktivitet og tilgjengelige plasser Grunnlag for fakturering av kommunene Rapportering

7 Viktige elementer i BiRK Arbeidsflyt som understøtter faglige standarder Tett integrasjon med arkivsystemet ephorte (og P360) Saksbehandling av bestillinger fra kommuner Fagsystem for oppfølging av barn i institusjon Logistikk oversikt over tjenestetilbud, aktivitet og tilgjengelige plasser Grunnlag for fakturering av kommunene Rapportering barnevernsstatistikk Logging og dokumentasjon Informasjonssikkerhet og tilgjengelighet 7 Sak og Portaldagene Trondheim

8 Målet med integrasjonen Arkivet skal oppfattes som en del av fagsystemet, ikke som et eksternt system Håndtering av arkivverdige dokumenter skal integreres i arbeidsflyter Brukerne av BiRK skal bruke fagsystemet ved håndtering av arkivverdige dokumenter Arkivverdige dokumenter skal fortløpende lagres i arkivsystemet (det skal ikke være behov for overføring) Kvaliteten på journalpost innhold skal øke, og volumet (antall journalposter) skal ned Det skal legges til rette for automatiserte prosesser 8 Sak og Portaldagene Trondheim

Arkivverdige dokumenter skal fortløpende lagres i arkivsystemet (det skal ikke være behov for overføring) Kvaliteten på journalpost

9 Teknisk arkitektur - arkivintegrasjon Fagsystem (BiRK) Arbeidsflyt (K2) BiRK client BiRK scheduler BiRK service Workflow service Document repository ephorte repository P360 repository Webservice ephorte Db / dokumentlager Webservice p360 Db / dokumentlager Arkivsystem 9 Sak og Portaldagene Trondheim

ephorte repository P360 repository Webservice ephorte Db / dokumentlager

10 Teknisk arkitektur noen presiseringer BiRK har ikke eget dokumentlager alle dokumenter ligger i ephorte Brukergrensesnittet i BiRK er likt uansett hvilket arkivsystem som ligger i bunnen Tilpasningene mot de forskjellige arkivsystemene ligger i ephorte repository og p360 repository. BiRK maler ligger i BiRK Har utviklet en egen mal-administrator for utvikling og vedlikehold av maler Har per dags dato ca. 220 flettefelter fra BiRK som kan brukes i malene. Antall flettefelter øker etter hvert som nye moduler utvikles. 10 Sak og Portaldagene Trondheim

repository. BiRK maler ligger i BiRK Har utviklet en egen mal-administrator for utvikling og vedlikehold av maler Har per dags dato ca.

11 Håndtering av inngående post Post fra Postmottak Tønsberg Skanning Importsentral ephorte Dokumentseksjon Kongsberg / Trondheim Journalføring ephorte BiRK 11 Sak og Portaldagene Trondheim

12 Etter journalføring BiRK sjekker regelmessig om noe nytt er journalført Henter alle nye journalposter og evt. nye vedlegg Lager oppgaver i BiRK basert på informasjon som er registrert på journalpostene (eksempel dokumentkategori) ephorte «Import» BiRK Lese dokument Lese enhetsdokument Lese henvisning Lese nytt vedlegg 12 Sak og Portaldagene Trondheim

nye vedlegg Lager oppgaver i BiRK basert på informasjon som er registrert på

13 Etter journalføring BiRK sjekker regelmessig om noe nytt er journalført Henter alle nye journalposter og evt. nye vedlegg Lager oppgaver i BiRK basert på informasjon som er registrert på journalpostene (eksempel dokumentkategori) ephorte «Import» BiRK Lese dokument Lese enhetsdokument Lese henvisning Lese nytt vedlegg 13 Sak og Portaldagene Trondheim

14 Oppgaven «Lese Henvisning» Brev journalføres i ephorte Hvis barnet ikke er kjent, opprettes ny sak i ephorte 14 Sak og Portaldagene Trondheim

15 Oppgaven «Lese Henvisning» 15 Sak og Portaldagene Trondheim

16 Barn i fagsystem og sak i ephorte Inntak i region Lese henvisning Inntak i region Registrere bestilling Sakstittel oppdateres, med skjerming Legge inn primærklassering på saken for å knytte barn opp mot sak Et barn = en sak Nye inngående dokumenter journalføres på saken, og da vil barnet være kjent når oppgaven opprettes i BiRK BiRK Opprette barn og bestilling BiRK -> ephorte Oppdatere sak Knytte barn mot sak 16 Sak og Portaldagene Trondheim

en sak Nye inngående dokumenter journalføres på saken, og da vil barnet være kjent når oppgaven opprettes i BiRK

17 Nytt dokument på samme sak 17 Sak og Portaldagene Trondheim

18 Tilgangsstyring De fleste operasjoner fra BIRK gjøres med pålogget brukers rettigheter i ephorte Enkelte operasjoner gjøres med en system-bruker som er autorisert for hele virksomheter En sak «eies» av barnets inntaksenhet, så den står som administrativ enhet på saken. Alle ansatte i inntaksenheten har dermed tilgang til saken Andre som skal ha tilgang må ligge i sakens tilgangsgruppe, og den vedlikeholdes automatisk av BiRK Ansattes roller og autorisasjoner vedlikeholdes manuelt i ephorte, mens BiRK har en integrasjon mot AD (Active Directory) 18 Sak og Portaldagene Trondheim

Alle ansatte i inntaksenheten har dermed tilgang til saken Andre som skal ha tilgang må ligge i sakens tilgangsgruppe, og den vedlikeholdes

19 Tilgangsstyring - tilgangsgrupper BiRK fanger opp tilgangsendringer Nytt barn opprettes Barn plasseres i tiltak alle ansatte ved enheten skal få tilgang Barn avslutter tiltak alle ansatte skal miste tilgang Ny ansatt ved tiltaksenhet eller inntaksenhet Ansatt slutter ved enhet Organisasjonsendringer Ansatte blir saksbehandlere på barn Ansatte tar akutt-tilgang til barn Etc. Tilgangsendring logges Tilgangsendring fanges opp ephorte tilgangsgruppe oppdateres (hvert 10 sekund) 19 Sak og Portaldagene Trondheim

Ansatt slutter ved enhet Organisasjonsendringer Ansatte blir saksbehandlere på barn Ansatte tar akutt-tilgang til barn Etc.

20 Akutt-tilgang til barn 20 Sak og Portaldagene Trondheim

21 Akutt-tilgang til dokumenter 21 Sak og Portaldagene Trondheim

22 Dokumentfunksjonalitet i BiRK Dokumentoppfølging følge opp journalposter som skal ferdigstilles og avskrives Fordele/videresende til andre Dokumentliste oversikt over alle dokumenter på barn/sak Skrive dokumenter Ferdigstille journalposter (inkludert godkjenning) Avskrive journalposter Automatisk journalføring (hendelsesstyrt) 22 Sak og Portaldagene Trondheim

23 Dokumentoppfølging Redigere dokument Lese dokument Ferdigstille dokument Avskrive dokument Fordele journalpost Åpne dokumentliste Åpne barnekort 23 Sak og Portaldagene Trondheim

24 Fordele / videresende journalposter 24 Sak og Portaldagene Trondheim

25 Dokumentlista oversikt Rødt flagg pålogget bruker har restanse Knytte dokument til andre objekter Legge til vedlegg Journalpost metadata Dele journalpost med andre Ta akutttilgang til dokumentet 25 Sak og Portaldagene Trondheim

26 Skrive dokumenter 26 Sak og Portaldagene Trondheim

27 Ferdigstille dokumenter 27 Sak og Portaldagene Trondheim

28 Ferdigstille dokumenter 28 Sak og Portaldagene Trondheim

29 Avskrive journalpost 29 Sak og Portaldagene Trondheim

30 Automatisk journalføring Kan arkivere automatisk basert på hendelser i BiRK Eksempel Barnet skrives ut fra en institusjon De ansatte gjør aktivitetene i oppgaven «Skrive ut fra barnevernsinstitusjon» Når oppgaven ferdigstilles, journalføres automatisk et dokument som inneholder viktig informasjon i BiRK (informasjon om barnets nettverk, helse, skole/dagtilbud osv.) BiRK oppretter automatisk en journalpost med tilhørende metadata og hoveddokument 30 Sak og Portaldagene Trondheim

31 Utfordringer Ytelse I utgangspunktet skulle all tilgang til ephorte skje gjennom webservice-laget, men vi måtte gjøre ett unntak Hvordan fange opp hendelser som skjer i arkivsystemet? Eksempler er at journalposter settes til utgått eller flyttes til en annen sak Kompetanse Var ikke flinke nok i starten til å bruke tilgjengelig arkivfaglig kompetanse Utviklerne som jobbet med dette hadde lite erfaring med arkivsystemer og Noark-standarden, og ingen erfaring med integrasjon mot ephorte Brukeradministrasjon Brukere må administreres i AD og direkte i ephorte. Mye manuelt arbeid, og stor mulighet for feil/avvik Dokumentasjon Utviklerne mente dokumentasjonen av tjenestelaget til ephorte var mangelfullt brukte mye tid på å «finne ut av ting» 31 Sak og Portaldagene Trondheim

32 Gevinster Brukergrensesnitt samme grensesnitt som resten av fagsystemet De ansatte slipper å jobbe i 2 systemer både fagsystem og ephorte Tett integrert med fagsystem Flette-funksjonalitet får inn informasjon fra fagsystemet En integrert del av arbeidsflyter eksempel dokumentasjon av tvangsbruk inngående brev starter arbeidsflyten for å lese dokument Dokumenter er lett tilgjengelig, og kan enkelt knyttes opp mot andre egenskaper enn metadataene som ligger i ephorte Automatisk vedlikehold av tilgangsgrupper Mulighet for automatisk arkivering av informasjon fra fagsystemet Mulighet til å ta akutt-tilgang 32 Sak og Portaldagene Trondheim

33 Spørsmål 33 Sak og Portaldagene Trondheim

34 Takk for meg! 34 Sak og Portaldagene Trondheim

Like dokumenter

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring

Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som