ARK2200-H18 - Digital arkivdanning og -bevaring II. Mappeeksamen

Transkript

1 ARK2200-H18 - Digital arkivdanning og -bevaring II Mappeeksamen Vær oppmerksom på at Eksamen består av fire deler og alle deler må besvares. Når antall tegn er oppgitt inkluderer det ikke eventuell litteraturliste eller innholdsfortegnelse. Wikipedia er ikke en god referansekilde! Unngå å bruke wikipedia som referansekilde. Wikipedia vil ofte referere til en god referansekilde, bruk disse referansene i stedet. Spørsmål 1: Bevaring/Autentisitet (9 800 tegn tegn) «There is not such a thing as an uncorrupted record» sa Luciana Duranti. Diskuter hvorvidt dette utsagnet er relevant når data skal overføres til depot. Spørsmål 2: Uttrekk fra en database Du jobber for en kommunal arkivinstitusjon og du er blitt tilsendt en elektronisk database som er hentet fra en backup av en database fra en gammel datamaskin som en IT-ansatt i en vestlandskommune fant. Vedkommende er ikke sikker på hva databasen er og hvorvidt den bør bevares. Hvis det er noe som er bevaringsverdig i databasen, har han spurt deg om du kan lage en strategi som beskriver hvordan det kan bevares. Du har klart å importere denne databasen til en mysql-server, og vil nå forsøke å svare på hans spørsmål. Databasen er tilgjengelig på Bibin MySQL serveren og er tilgjengelig fra Du må først velge ark1.hioa.no under Server Choice, så vil du få tilgang til en database som heter fagsystem. Brukernavnet er ark2200h18 og passordet er arkeksamen. Dette er databasen du skal bruke for å svare på dette eksamenspørsmålet. Svaret ditt skal bestå av følgende: 1. En rapport som beskriver databasen og kvaliteten av materialet ( tegn) 2. En rapport som beskriver hvordan du kan bevare dataene ( tegn) 3. En (eller flere) XSD-fil som tilstrekkelig beskriver strukturen og dataene i databasen OBS. XML-filer som inneholder data er ikke en del av besvarelsen, men XML-filer kan være nyttig for å hjelpe deg når du utvikler XSD-filen(e).

2 Spørsmål 3: Noark 5 uttrekk Del 1. Du må lage et Noark 5 uttrekk med en struktur som er i samsvar med strukturen vist i vedlegg 1. Uttrekket må oppfylle alle kravene til et Noark 5 uttrekk slik de er definert i kapittel 5.12 av Noark 5-standarden (Noark 5 v 4). Løsningen må inneholde følgende filer som du skal utvikle: arkivstruktur.xml arkivutrekk.xml offentligjournal.xml loependejournal.xml endringslogg.xml info.xml Gjeldende XSD-filer lastes ned og inkluderes i uttrekket. En mappe med navnet dokumenter må være med i uttrekket og alle dokumenter i denne katalogen må være i et arkivformat. Alle XML-filer må være velformede og gyldige. All data skal ha fornuftige verdier. Arkade5 kan brukes til å teste uttrekket ditt. Filen arkivstruktur.xml må inneholde følgende: 1 arkiv 1 arkivskaper 1 arkivdel 1 klassifikasjonsystem 2 klasser 1 saksmappe (en per klasse) 2 journalposter per saksmappe (Et innkommende og et utgående dokument) 1 korrespondansepart per journalpost 1 dokumentbeskrivelse (per journalpost) 1 dokumentobjekt per dokumentbeskrivelse (arkivformat) Filen endringslogg.xml trenger bare å inneholde to <endring> elementer med tilhørende data. Du trenger bare å vise endringer på <tittel> elementet for de to saksmappene.

3 Filene lopendejournal.xml og offentligjournal.xml skal stemme overens med arkivstruktur.xml. Filen info.xml filen skal også være i samme mappe som uttrekket. Tilleggsinformasjon. Dette er et rent elektronisk arkiv så M301 oppbevaringssted skal ikke være med. referansearkivdel kan ansees å være 0-1, ikke 0-M for mappe og registrering. virksomhetsspesifikkemetadata er ikke relevant i dette eksempelet. Navn på elementer skal følge Noark 5 metadatakatalogen. Metadatakatalogen kan være nyttig til å forstå metadataelementene for å komme fram til fornuftige verdier. Noark 5 v 4 skal brukes som grunnlag for oppgaven. NB: Windows brukere rapporter ofte at en fil, Thumbs.db, automatisk havner i uttrekket og resulterer i et advarsel (warning) i testprogrammet. Dere kan bare ignorere denne filen og la den følge med i uttrekket. Del 2. ( tegn) Redegjør for hvordan et Noark 5 uttrekk utgjør et OAIS Submission Information Package. Spørsmål 4: Filformater (9 800 tegn tegn) Du har blitt bedt om å utarbeide en bevaringstrategi for en kommune. Kommunen har en del eldre digitaltskapt materiale som skal bevares. Det viser seg at dette materialet stammer fra et innbyggerinitiativ på 90-tallet der pensjonistforeningen i kommunen har gitt råd til kommunen om hvordan kommunen bør utforme sin eldrestrategi. Samlingen inneholder WordPerfect dokumenter, noen dokumenter som ser ut til å stamme fra StarOffice samtidig som det finnes del relaterte lydfiler av møtene i aiff format. Dessverre finnes det ingen tilhørende uavhengig metadata. Det er bestemt at materialet skal bevares, men kommunen er usikker hvordan de skal gå fram. Lag en rapport som beskriver hvordan kommunen bør forsøke å bevare materialet.

4 Vedlegg 1: arkiv arkivdel klassifikasjon system klasse saksmappe journalpost dokument beskrivelse dokument objekt electronisk dokument

5 Vedlegg 2: Informasjon om innlevering. Hele mappen leveres som én zip-fil. Spørsmål 1) Besvarelsen er én PDF/A-fil. Filen skal hete "sporsmal1.pdf" Spørsmål 2 del 1) Besvarelsen er én PDF/A-fil. Filen skal hete "sporsmal2_del1.pdf" Spørsmål 2 del 2) Besvarelsen er én PDF/A-fil. Filen skal hete "sporsmal2_del2.pdf" Spørsmål 2 del 3) Besvarelsen kan være en enkel XSD fil eller flere XSD filer. Du kan selv bestemme navnene på disse filene. Spørsmål 3 del 1) Denne delen skal besvares i en mappe som heter "sporsmal_3". Innholdet i denne katalogen er beskrevet i Spørsmål 3 over og vises i figur 2. Spørsmål 3 del 2) Besvarelsen er én PDF/A-fil. Filen skal hete "sporsmal3_2.pdf". Spørsmål 4) Besvarelsen er én PDF/A-fil. Filen skal hete "sporsmal4.pdf". Alle filene kan være i samme mappe, dvs du trenger ikke å lage undermapper for hvert spørsmål. Dette vises i Figur 1. Hvis du ikke vet hvordan du lager en zip fil, er det viktig å snakke med faglærer i god tid før innleveringsfristen. Navnet på filen du skal laste opp vil være en kombinasjon av eksamensnummeret ditt (ikke studentnummer) og kurskode (ARK2200). Følgende er et eksempel filnavn: ark2000_h18_kan_112.zip

6 Figur 1. Viser forventet innhold i mappen Figur 2. Innholdet i Noark 5 uttrekket