Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Transkript

1 Samdok samla samfunnsdokumentasjon Standardisering av «virksomhetsspesifikke» metadata DELPROSJEKT Arkiv i e-forvaltning Samdok-konferansen 11. november 2015 Hans Fredrik Berg, Riksarkivet

2 Muligheter i Noark 5 Innhold utvidelse av verdisett (kodeliste) klassifikasjon spesialisering (subr) virksomhetsspesifikke metadata Standardisering av virksomhetsspesifikke metadata

3

4 Utvidelse av verdisett saksstatus obligatoriske verdier B Under behandling A Avsluttet U Utgår mulige verdier M Søknad mottatt K Søknad komplett V Vedtak sendt F Klagefrist overskredet osv.

5 dokumenttype Utvidelse av verdisett ingen obligatoriske verdier mulige verdier S Søknad V Vedtak F Ferdigattest N Nabovarsel P Protest osv.

6 Behov for standardisering Virksomhet 1 Virksomhet 2 dokumenttype S Søknad V Vedtak F Ferdigattest N Nabovarsel P Protest dokumenttype B Byggesøknad A Avslag T Tillatelse N Nabovarsel P Innsigelse Bruk av koder muliggjør ulike betegnelser på samme begrep, f.eks. ulike språk

7 Klassifikasjon klassifikasjonssystem emnebasert klassifikasjonssystem objektbasert emne-id 1 emne-id 2 objekt-id 1 objekt-id 2 emne-id 1.1 emne-id 1.2 referansesekundaerklassifikasjon saksmappe mappe-id 1 saksmappe mappe-id 2 saksmappe mappe-id 3

8 Klassifikasjon klassifikasjonssystem klassifikasjonstype = gbn tittel = gårds- og bruksnummer Standardiseringsbehov ID = /1267 tittel = Thornegata 15 ID = /774 tittel = Landfallbrenna saksmappe mappeid = 1985/2210 tittel = Rivningssøknad saksmappe mappeid = 1986/314 tittel = Byggesøknad

9 Klassifikasjon klassifikasjonssystem klassifikasjonstype = kgbn tittel = kommune, gårds- og bruksnummer ID = 0301 tittel = Oslo ID = 0602 tittel = Drammen Standardiseringsbehov ID = 114/1267 tittel = Thornegata 15 ID = 116/774 tittel = Landfallbrenna saksmappe mappeid = 1985/2210 tittel = Rivningssøknad saksmappe mappeid = 1986/314 tittel = Byggesøknad

10 systemid mappeid tittel offentligtittel beskrivelse noekkelord dokumentmedium oppbevaringssted opprettetdato opprettetav avsluttetdato avsluttetav referansearkivdel virksomhetsspesifikkemetadata Spesialisering systemid mappeid tittel offentligtittel beskrivelse noekkelord dokumentmedium oppbevaringssted opprettetdato opprettetav avsluttetdato avsluttetav referansearkivdel virksomhetsspesifikkemetadata saksaar sakssekvensnummer saksdato administrativenhet saksansvarlig journalenhet saksstatus utlaantdato utlaanttil referansesekundaerklassifikasjon mappe saksmappe saksaar sakssekvensnummer saksdato administrativenhet saksansvarlig journalenhet saksstatus utlaantdato utlaanttil referansesekundaerklassifikasjon

11 saksmappe Subr mappe systemid mappeid tittel offentligtittel beskrivelse noekkelord dokumentmedium oppbevaringssted opprettetdato opprettetav avsluttetdato avsluttetav referansearkivdel virksomhetsspesifikkemetadata moetemappe saksaar moetenummer sakssekvensnummer utvalg saksdato moetedato administrativenhet moetested saksansvarlig referanseforrigemoete journalenhet referansenestemoete saksstatus utlaantdato utlaanttil referansesekundaerklassifikasjon

12 Type-element mappe saksmappe moetemappe type = mappe systemid mappeid tittel offentligtittel beskrivelse noekkelord dokumentmedium oppbevaringssted opprettetdato opprettetav avsluttetdato avsluttetav referansearkivdel virksomhetsspesifikkemetadata type = saksmappe systemid mappeid tittel offentligtittel beskrivelse noekkelord dokumentmedium oppbevaringssted opprettetdato opprettetav avsluttetdato avsluttetav referansearkivdel virksomhetsspesifikkemetadata saksaar sakssekvensnummer saksdato administrativenhet saksansvarlig journalenhet saksstatus utlaantdato utlaanttil referansesekundaerklassifikasjon type = moetemappe systemid mappeid tittel offentligtittel beskrivelse noekkelord dokumentmedium oppbevaringssted opprettetdato opprettetav avsluttetdato avsluttetav referansearkivdel virksomhetsspesifikkemetadata moetenummer utvalg moetedato moetested referanseforrigemoete referansenestemoete

13 Virksomhetsspesifikke metadata <xs:complextype name="mappe > <xs:sequence> <xs:element name="systemid" type="n5mdk:systemid"/> <xs:element name="mappeid" type="n5mdk:mappeid"/> <xs:element name="tittel" type="n5mdk:tittel"/> <xs:element name="offentligtittel" type="n5mdk:offentligtittel" minoccurs="0"/> <xs:element name="beskrivelse" type="n5mdk:beskrivelse" minoccurs="0"/> <xs:element name="noekkelord" type="n5mdk:noekkelord" minoccurs="0 maxoccurs="unbounded"/> <xs:element name="dokumentmedium" type="n5mdk:dokumentmedium" minoccurs="0"/> <xs:element name="oppbevaringssted" type="n5mdk:oppbevaringssted" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"/> <xs:element name="opprettetdato" type="n5mdk:opprettetdato"/> <xs:element name="opprettetav" type="n5mdk:opprettetav"/> <xs:element name="avsluttetdato" type="n5mdk:avsluttetdato"/> <xs:element name="avsluttetav" type="n5mdk:avsluttetav"/> <xs:element name="referansearkivdel" type="n5mdk:referansearkivdel" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"/> <xs:element name="virksomhetsspesifikkemetadata" type="xs:anytype" minoccurs="0"/> <xs:element name="kryssreferanse" type="kryssreferanse" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"/> <xs:element name="merknad" type="merknad" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"/> <xs:element name="kassasjon" type="kassasjon" minoccurs="0"/> <xs:element name="skjerming" type="skjerming" minoccurs="0"/> <xs:element name="gradering" type="gradering" minoccurs="0"/> <!-- Tillater mapper uten forekomster av (under)mappe og registrering --> <xs:choice> <xs:element name="mappe" type="mappe" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"/> <xs:element name="registrering" type="registrering" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"/> </xs:choice> </xs:sequence> </xs:complextype>

14 XML skjema for eiendomsinfo <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <xs:schema xmlns:xs= xmlns= targetnamespace= elementformdefault="qualified" version="1.0 > <xs:element name="eiendomsinfo" type="eiendomsinfo"/> <xs:complextype name="eiendomsinfo"> <xs:sequence> <xs:element name="gaardsnummer" type="gaardsnummer"/> <xs:element name="bruksnummer" type="bruksnummer"/> <xs:element name="seksjonsnummer" type="seksjonsnummer" minoccurs="0"/> <xs:element name="eiendommensnavn" type="eiendommensnavn"/> </xs:sequence> </xs:complextype> <xs:simpletype name="gaardsnummer > <xs:restriction base="xs:string"/> </xs:simpletype> <xs:simpletype name="bruksnummer"> <xs:restriction base="xs:string"/> </xs:simpletype> <xs:simpletype name="seksjonsnummer > <xs:restriction base="xs:string"/> </xs:simpletype> <xs:simpletype name="eiendommensnavn"> <xs:restriction base="xs:string"/> </xs:simpletype> </xs:schema> Standardiseringsbehov i rødt

15 Hensikt Felles forståelse av felles metadata For eksempel dokumentetsdato (M103) heter det samme, betyr det samme og skrives på samme måte i alle Noark 5-systemer Samme metadata for samme område uavhengig av arkivskaper og systemleverandører NB! Sett utenfra (interne representasjoner vil variere)

16 Nivåer av standardisering Nasjonalt (Noark 5) Ansvar: Arkivverket Per anvendelsesområde (tjenesteområde) Ansvar:? Per virksomhet Ansvar: Den enkelte virksomhet

17 Samdok-oppgave 12 (2015) Foreslå hvordan virksomhetsspesifikke data skal representeres i Noark 5 Foreslå en metodikk (rutiner) og en infrastruktur for standardisering av områdespesifikke metadata og vedlikehold av disse standardene ansvar organisering tilgjengeliggjøring

18 Takk for oppmerksomheten!