Andre versjon av Referansekatalogen for ITstandarder

Transkript

1 Andre versjon av Referansekatalogen for ITstandarder i offentlig sektor Dette dokumentet inneholder høringsuttalelse fra EDB Business Partner (EDB) ang. forslag til i offentlig sektor. I uttalelsen har vi også kommentert enkelte punkter i de bakenforliggende dokumentene siden disse danner premissene for forslaget. Siden vi registrerer at deler av utredningen som danner grunnlaget for forslaget ikke har fått med seg at FOR nr 1566 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver ble revidert i 2007 (FOR nr 442), har vi valgt å referere denne forskriften med sistnevnte navn. Det gir også en entydig referanse i forhold til innholdet i forskriften. 1 Overordnet høringssvar EDB er positiv til standardisering da dette både gir bedre løsninger i form av flere integrasjoner samtidig som det reduserer utviklingskost for løsningene ved at samme grensesnitt kan benyttes i alle installasjoner (for alle offentlige kunder). EDB er også positiv til at standardene samles slik at de blir lettere tilgjengelig. Men de enkelte virksomheter vil ha problemer med å følge kravene fullt ut hvis det ikke samtidig vedlikeholdes en liste over programmer, versjoner og innstillinger i disse som er verifisert i forhold til kravene. Det hadde vært nyttig om Standardiseringsrådet hadde tatt en runde med aktuelle aktører i markedet før forslagene ble satt opp. Vi mener at resultatet hadde blitt langt bedre slik ved at man da kunne ha tatt høyde for de erfaringene leverandørene har allerede på utredningsstadiet og ikke først tatt imot disse når forslagene har blitt sendt ut på høring. Høringsuttalelsen tar også for seg standarder som ligger der fra Første versjon av Referansekatalogen siden FAD har kommet med et forslag til forskrift om at standardene skal gjøres gjeldende også for kommunal og fylkeskommunal sektor der EDB har størsteparten av sine offentlige kunder. EDB mener at referansekatalogen må endres i forhold til det følgende: 1. Referansekatalogen tar for seg standarder i forhold til interaksjon med publikum. Det synes ikke som om publikums omkostninger i forhold til forslagene er utredet / tatt hensyn til i tilstrekkelig grad. Også nødvendigheten av å skifte verktøy (selv om det man skifter til er gratis) er en omkostning. 2. Referansekatalogen (og underliggende utredninger) synes å være orientert mot publisering i form av dokumenter eksplisitt lagt ut for nedlasting. Mange dokumenter er lagt ut implisitt ved at innsynsløsninger mot dokumenter knyttet til offentlig journal og utvalgsmøter gjør oppslag i arkivet eller i publiserte kopier av dette. Sist endret av: Ragnar Sturtzel Side: 1 av 5

2 3. Formatene i Referansekatalogen er ikke samstemt med de kravene som ligger i FOR nr 442 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Forvaltningen vil derfor være pålagt å operere med dobbelt sett av formater for dokumenter som kun ligger i arkivet. Formater godkjent for avlevering bør også være godkjent for publisering og utveksling. 2 Kommentarer til de enkelte punktene Det er stor overlapping i bruksområde og anvisninger mellom kapitlene for publisering og utveksling. Disse kunne derfor med fordel vært samlet i ett kapittel. 2.1 Publisering av dokumenter på offentlige nettsider Dokumentbegrepet er her definert videre(lesbar meddelelse som inneholder informasjon) enn slik man forholder seg til det i dagligtale. Uten at det fremkommer av definisjonen her, anser Referansekatalogen likevel multimediadokumenter som ikke-dokumenter (ved at dette er håndtert i eget kapittel). Det burde derfor vært skilt mellom informasjon spesielt tilrettelagt for visning på nettet og dokumenter (i arkivet) gjort (automatisk) tilgjengelig for nedlasting via nettet. Ut i fra en rask sjekk av diverse nettsteder, også slike som benytter Web 2.0, er de foreslåtte versjonene for HTML (visning) benyttet i den utstrekning det er tagg med versjonsangivelse. Kravet synes derfor å være i overensstemmelse med dagens nettsider, både rene visningssider (statiske og sider med animasjoner etc.) og interaktive sider (Web 2.0). Når det gjelder dokumenter lagt ut for nedlasting, er forslaget for begrensende. Mange dokumenter som er tilgjengelig via offentlige nettsider er automatisk tilgjengeliggjorte dokumenter knyttet til offentlig journal og utvalgsmøter (fra Noark-arkivet). Alle formater som er godkjent for avlevering til arkivdepot, ref. FOR nr 442 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, bør derfor kunne tilgjengeliggjøres på nettsidene uten ytterligere konvertering. Dette inkluderer formater som JPEG, MP3 og XML. Bortsett fra dokumenter lagt ut i form av dokumentmaler (søknadsskjemaer etc.) kan vi ikke se at det er noe stort behov for publisering av dokumenter i produksjonsformat. Men i den utstrekning dette likevel gjøres må det tas hensyn til at ODF fortsatt er svært lite utbredt. Kravet til alternativt format her bør derfor formuleres sterkere (ref. kommentar under Utveksling under). Kravet til UTF-8 bør omformuleres til å gjelde selve nettsidene (d.v.s. HTML / XHTML) siden det ikke er mulig å angi tegnsett i dokumenter i andre formater (dette er styrt av de aktuelle dokumentstandardene og må evt. styres via krav til versjoner av disse). Vedleggene som følger høringsutkastet gir ikke grunnlag for å vurdere i hvilken grad forskjellige verktøy for behandling og konvertering av tekst benytter UTF Utveksling via e-post Standarden for dokumentformater bør ikke forholde seg til utvekslingsmediet. D.v.s. at utveksling i form av nettskjemaer, spesialprogrammer etc. bør ha samme krav til dokumentformater som e-post. Selv om EDB støtter fullt oppunder målsetningen om åpne, fritt tilgjengelige formater, tilsier realitetene at formatet DOC i en periode bør være obligatorisk støttet (ikke bare anbefalt) i Sist endret av: Ragnar Sturtzel Side: 2 av 5

3 forhold til utveksling av dokumenter under arbeid med mottagere / mottak av dokumenter fra avsendere som ikke benytter ODF. Grunnen til dette er den begrensede støtten til ODF i den programvaren publikum benytter i dag. Selv OpenOffice.org kan lese og skrive DOCformatet. Tilsvarende støtte finnes i eldre programmer som WordPerfect og WordPro. Av eksisterende løsninger er det kun OO.org som støtter ODF. For øvrig henvises til kommentarene for publisering. 2.3 Publisering av multimedia-innhold Multimedia-innhold vil ofte være i form av dokumenter. Forskriften bør samordnes med FOR nr 442 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Formater godkjent for avlevering til arkivdepot bør også være godkjent for publisering. I forhold til arkivdokumenter vil det være ekstra arbeid og ekstra kostnader forbundet med å måtte lage duplikate formater i innsynsløsningene. I forhold til publisering er det viktig at flest mulig (alle) enkelt kan lese dokumentene. EDB anbefaler derfor at man ikke standardiserer på formater som har liten utbredelse hos brukerne. 2.4 Tegnsett ved utveksling Mens man kan styre tegnsett i for eksempel HTML-sider, XML-dokumenter og på skjema, er det ikke gitt at man kan styre det i dokumenter og i brødteksten i e-post. Vi kan ikke se at de praktiske konsekvensene her er utredet. Inntil de er utredet, ref. forslaget om arbeidsgruppe, anbefales det at kravet begrenses til nettsider og nettskjemaer. Ref. ellers kommentaren under publisering av dokumenter. 2.5 Arkivformater Overskriften her er misvisende i det innholdet går på standard for journal-/arkivsystem og ikke på formater. 2.6 Sikker elektronisk kommunikasjon Standarden er under pilottest for elektronisk kommunikasjon mellom organisasjoner som benytter Noark-arkiver. 3 Kommentarer til vedleggene Vi har tatt med noen kommentarer til vedleggene da påstander i disse danner grunnlaget for forslaget til Referansekatalogen. 3.1 Utredning dokumentstandarder, deloppdrag A XML benyttes for utveksling bl.a. ved nettskjemaer og er derfor et viktig format i forhold til utveksling. TXT (text/plain) benyttes bl.a. i e-postmeldinger (er standardformat her, HTML kan evt. benyttes som alternativt format ikke alle e-postklienter støtter bruk av alternativt format / viser dette formatet). I forhold til at Referansekatalogen kun standardiserer på vedleggene, er dette dog av mindre betydning. Sist endret av: Ragnar Sturtzel Side: 3 av 5

4 Slik vi tolker 6.4 Oppsummering use cases vil bl.a. XML måtte konverteres til PDF. Dette anser vi å være unødvendig siden nettskjemaer i tillegg til å være representert som XML av hensyn til fagsystemer også er representert i for eksempel PDF for menneskelig lesning. Ved publisering vil det normalt ikke gjøres en vurdering vedlegg for vedlegg og det betyr at enten må XML kunne legges ut, eller så må XML konverteres til PDF hvilket vi anser som unødvendig og begrensende i forhold til integrasjoner som baserer seg på XML-dokumenter. Kapittel 7.3 Symmetri i mottak og avsending tar ikke høyde for at use case 3 benyttes som følge av use case 1 (innbygger har sendt en henvendelse som så resulterer i en dialog / forsendelse fra det offentlige) Øvrige formater: TIFF har som det sies begrenset verktøystøtte (ved at standard verktøy for visning i Windows kun viser førstesiden). De fleste skanner i dag til PDF selv om FOR nr 442 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver strengt tatt ikke åpner for dette. Når det gjelder filstørrelser, så kan man benytte en rekke forskjellig komprimeringsstandarder i TIFF. Det samme gjelder for PDF. Det behøver derfor ikke å være noen forskjell i filstørrelser mellom TIFF og PDF : Øvrige formater: JPEG benyttes som format fra skannere og kameraer. D.v.s. at man ofte må konvertere hvis man ikke skal benytte JPEG videre. Det betyr også at publikum generelt har lesere tilgjengelig for formatet. Selv om beskrivelsen i er nøytral, er ikke disse aspektene tatt hensyn til ved videre vurdering av grafikkformatene Lesbare dokumenter: Siden publikum for en stor grad ikke har verktøy for å produsere PDF eller ODF innebærer anbefalingen her at forvaltningen som et utgangspunkt ikke trenger å akseptere mottak av dokumenter produsert av publikum. Konsekvensene av dette burde vært vurdert. Forvaltningen bør generelt være i stand til å motta formater som er mye utbredt og dette kravet bør formuleres sterkere enn det er gjort i anbefalingen. 3.2 Åpne standarder for grafikk, bilde og lyd Her er FOR nr 1566 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver gjennomgått i forhold til Referansekatalogen. Men ut i fra kommentarer i teksten har de ikke fått med seg at forskriften er oppdatert i 2007 (FOR nr 442). At de konsekvent henviser til Riksantikvaren i stedet for Riksarkivaren / Arkivverket anser vi mer som en kuriositet. De fleste av formatene var ikke med i forskriften av 1999 og formater som PDF/A (som kom inn i 2007) kan neppe anses å være irrelevante. Det synes ikke å ha vært foretatt en seriøs vurdering av forskriften i forhold til Referansekatalogen. Det er heller ikke foretatt noen vurdering av konsekvensene av at forvaltningen må lage både en variant av dokumentene som kan avleveres og en variant som kan publiseres. Disse to bestemmelsene bør harmoniseres! Det fremgår ikke om de enkelte formatene er vurdert i forhold til aktuelle anvendelser som kommunale kart, Kartverkets kart, bygningstegninger etc. Selv om det blir en del ekstra arbeide er det mulig å legge ut varianter av dokumenter. Som grafikkelementer på en nettside er det mindre aktuelt. For innsynsløsninger blir det ekstra jobb og mindre gode brukergrensesnitt for publikum (kan da ikke gå direkte fra element i elektronisk journal og rett inn i dokumentet). Disse problemstillingene ser ikke ut til å ha vært vurdert. Sist endret av: Ragnar Sturtzel Side: 4 av 5

5 Forslagene er vurdert i forhold til nettlesere med liten markedsandel (i dag). De er ikke vurdert i forhold til Internet Explorer som det store flertallet benytter. Det er en svakhet. I vurderingen av avgifter fremkommer det ikke om dette er avgifter som må betales også pr. leser eller om avgiftene er begrenset til verktøy for fremstilling / til verktøy for å lage lesere. 3.3 Multimedia konsekvensutredning Utlegg av dokumenter på nettet er ofte en automatisk prosess for dokumenter knyttet til postlister og politisk behandling der dokumentene ligger ferdig i arkivformat i arkivet før publisering. D.v.s. at multiple versjoner av enkelte dokumenter i disse utleggene vil kreve spesialtilpasninger i forhold til publiseringen. Grafiske elementer på nettsider egner seg heller ikke for utlegg i multiple formater. Det som gjenstår er da dokumenter lagt ut bevisst for nedlasting. Å relatere kostnadene kun til en publiseringsløsning blir ut i fra dette altfor snevert. Kostnadene pr. institusjon er anslått til mindre enn 20 timer i snitt. Dette er garantert altfor lavt og dekker ikke en gang kostnadene ved å sette seg inn i standardkravene, langt mindre innkjøp og installasjon av nødvendig programvare, dupliserte rutiner for konverteringer m.m. 3.4 Beslutningsnotat vedrørende UTF-8 Vi refererer her til kommentarer over m.h.t. dokumenter, nettsider og nettskjemaer. En overgang til UTF-8 i interne registre fordrer at enten alle programmer som benytter registrene tilpasses tegnsettstandarden eller at det legges inn et abstraksjonslag mellom programmene og registrene som gjør at de ikke påvirkes. I den utstrekning eldre programmer oppdaterer registrene må man påregne at utvidede tegn kan gå tapt. For programmer skrevet i for eksempel Java vil det ikke være noe problem siden de opererer med UTF-16 internt. Sist endret av: Ragnar Sturtzel Side: 5 av 5