Dokumentformater 23. møte i Standardiseringsrådet

Transkript

1 Dokumentformater 23. møte i Standardiseringsrådet Difi, avdeling for IKT styring og samordning (ITS) 3. Juni 2010

2 Agenda Repetisjon av anbefalinger og aksjonspunkter fra forrige møte Rapporten fra Bouvet ASA - Redigerbare dokumentformater anbefaling om sammensetning Rapportens konklusjoner Innspill og kommentarer Arbeidsgruppas innstillinger Innspill fra åpent møte Sekretariatets faglige vurderinger Forslag til aksjonspunkter

3 Repetisjon hvilke anvendelsesområder ser vi på publisering på nett (revisjon) Utveksling av tekstdokumenter (revisjon og nytt) Vedlegg i epost offentlig/privat (revisjon) Vedlegg i epost offentlig/offentlig (nytt) Produksjonsformat (nytt)

4 Anbefalinger fra forrige møte For anvendelsesområdene Publisering på nett og utveksling tekstdokumenter beholdes referansekatalogen slik den er i dag. Det anbefales derimot å utvide anvendelsesområdet til også å dekke dokumenter som utveksles i e-postvedlegg mellom offentlige virksomheter. På anvendelsesområdet Produksjonsformat anbefales det foreløpig å sette ODF til obligatorisk format og OOXML til anbefalt format. Dette skal forstås slik at alle som skal anskaffe kontorstøtteprogramvare eller et fagsystem skal støtte ODF og bør støtte OOXML. Andre formater kan i tillegg også støttes. Det skal også settes krav til at all nødvendig funksjonalitet (absolutte krav) skal kunne integreres mot det obligatoriske formatet og bør støtte alle valgte tilleggsformater.

5 Aksjonspunkter fra forrige møte Utredning som ser på alternative sammensetninger av standardene Mottatt Rapport fra Bouvet Arbeidsmetodikken bør lages mer domenespesifikk På vent En må innhente meninger fra andre brukergrupper enn de som er representert i kommentarbunken Har avholdt åpent møte Bruker prosjektet ODF og det fungerer som referanse Kartlegging av nye former for dokumentutveksling På vent Utvikling av bedre veiledere for som kan fremme interoperabilitet mellom formatene. Prosjektet ODF og det fungerer lanserer i disse dager e-læring for OpenOffice Sekretariatet vil samarbeide med prosjektet med tanke på veiledningsbehov.

6 Rapporten fra Bouvet Oppdraget : Anbefale sammensetninger av ECMA-376:2006 (OOXML) ODF 1.1 Innenfor følgende anvendelsesområder : publisering på offentlige nettsider vedlegg i epost offentlig/privat vedlegg i epost offentlig/offentlig Produksjonsformat (utsatt)

7 Konklusjoner fra rapporten Utredningen fra Bouvet vurderer ingen av standardene for egnet med følgende argumentasjon (forkortet): ECMA-376:2006 (OOXML) beskriver stort sett den nødvendige funksjonaliteten med tilstrekkelig presisjon til at standarden kan implementeres korrekt, men spesifikasjonen er stor, tung å lese, inneholder en del teknisk uheldige valg og er dertil belemret med en lang rekke småfeil. I tillegg til dette kommer at formatet i dag ikke er stabilt, på grunn av alle endringene som gjøres i formatet i ISOprosessen. Enkel testing av utveksling av OOXML-dokumenter mellom utvalgte kontorpakker viser at dette fungerer svært dårlig. For mange typer funksjonalitet er det ingen andre verktøy enn Microsoft Office som kan åpne filer fra Office korrekt og lagre tilbake til OOXML.

8 Konklusjoner fra rapporten (forts.) ODF 1.1 beskriver ikke all den funksjonaliteten vi har identifisert behov for, presisjonen på beskrivelsen for det er mange mindre feil i spesifikasjonen. Det blir gjort et stort antall endringer i formatet i versjon 1.2, slik at man kunne også ønske seg større stabilitet i formatet. Tilsvarende testing av utveksling av ODF-dokumenter viser at utveksling stort sett kun fungerer mellom OpenOffice.org og IBM Lotus Symphony, som er to produkter basert på samme opprinnelige Kodebase ( men egne tester viser at dette ikke stemmer helt ) Bouvet sin hovedkonklusjon er altså at de ikke finner det faglig forsvarlig å anbefale noen av disse standardene, fordi kvaliteten på begge spesifikasjonene er lav og fordi utveksling mellom verktøyene ikke fungerer. I praksis vil man ved valg av OOXML være tvunget til å bruke kun ett verktøy, mens ved valg av ODF vil man ha et valg mellom to svært like verktøy.

9 Innspill/kommentarer til Bouvetrapporten et utdrag Uheldig at standarden (OOXML) som støtter flest programfunksjoner ikke er tatt med i referansekatalogen. Det er uvanlig å legge føringer for hvilket dokumentformat som skal benyttes i det offentlige Den totale livssykluskostnaden til programvaren er ikke vurdert(friprog vs. proprietær)

10 Innspill/kommentarer til Bouvetrapporten et utdrag Fritt tilgjengelige plattformer (som linux/bsd/solaris) har ingen programmer som håndterer verken ooxml som implementert av Microsoft, eller ooxml som sertifisert av ISO ODF 1.1 støtter ikke opp om begrunnelser for å ta i bruk åpne standarder fra Stortingsmelding 17. OOXML er en åpen standard, godkjent av ISO og hvem som helst kan ta den i bruk. OOXML er verdens mest utbredte dokumentformat.

11 Arbeidsgruppas anbefalinger For anvendelsesområdene publisering på nett og utveksling av e- post mellom offentlig sektor og innbyggere/næringsliv vil anbefalingene være at referansekatalogen ikke endres. Begrunnelse: ODF er allerede pekt på som obligatorisk standard for utveksling av redigerbare dokumenter. Dette er i tråd med målsetningene for standardiseringsarbeidet, nemlig å sikre god samhandling, motvirke låsing, fremme likebehandling, bedre konkurransevilkår og effektivisering. Arbeidsgruppa ser foreløpig ingen grunn til å endre valg av standard selv om OOXML har blitt en åpen standard. Ved å opprettholde kravet skapes stabilitet på området, så lenge det ikke er gode grunner til å endre på det som allerede er vedtatt. Det mest utbredte åpne formatet er OOXML, men ODF formatet er tilgjengelig for alle gjennom kostnadsfri programvare og tilgjengelig på flest programvareplattformer, noe som er vektlagt av arbeidsgruppa.

12 Arbeidsgruppas anbefalinger For anvendelsesområdene utveksling av e-post mellom offentlige virksomheter anbefaler arbeidsgruppa at rådet tar stilling til følgende alternativer: a. ODF settes til obligatorisk standard med mulighet for parallellsending, OOXML settes til observasjon. b. ODF og OOXML settes til observasjon. Begrunnelse: Det innebærer en risiko for å gjøre noe med anvendelsesområdene nå da det skjer mye på applikasjonssiden og måten å utveksle dokumenter på internt og mellom etatene. Videre er ikke standardene interoperable mellom implementeringer av standardene. Arbeidsgruppa mener også at konkurransevilkårene vil bli bedre, fordi det på sikt vil gi færre bindinger ved å peke på bare ODF som obligatorisk standard.

13 Arbeidsgruppas anbefalinger For anvendelsesområdet produksjonsformat mener arbeidsgruppa at ODF og OOXML bør settes til observasjon ( i motsetning til anbefaling fra forrige rådsmøte hvor ODF ble anbefalt som obligatorisk). Begrunnelse: Det er behov for ytterligere undersøkelser. Avventer utredning som ser mer detaljert på bindinger mellom dokumentformater og fagsystemer.

14 Arbeidsgruppas forslag til nye aksjonspunkter : 1. Arbeidsgruppa har identifisert seks valg som bør konsekvensutredes nærmere innenfor de forskjellige anvendelsesområdene. a. Lage profiler, avgrensninger innenfor standarden. Altså en overenskomst og et minste felles multiplum når det gjelder implementeringen av standarden som kan brukes og en valideringsmekanisme som sjekker at dokumentet holder seg innenfor overenskomsten. b. En kan velge å la referansekatalogen være som den er i dag (altså ikke foreta seg noe) c. En kan gjøre både OOXML og ODF obligatorisk innenfor de gitte anvendelsesområder. d. Offentlig sektor kan velge én leverandør av verktøy for kontorstøtteprogramvare. e. Offentlig sektor kan videreutvikle egen programvare. f. Velge én standard.

15 Arbeidsgruppas forslag til nye aksjonspunkter: 2. Det bør utredes nærmere hvilke bindinger som eksisterer i tilknytning til fagsystemer. Særlig med tanke på makroer. Dette arbeidet er i praksis allerede i gangsatt i forhold til at det blir laget en utredning som ser spesielt på dette området (videreføring av Bouvetrapporten) 3. Livsløpskostnadene for de ulike alternativene (friprog vs. proprietær) bør utredes nærmere.

16 Innspill fra åpent møte Panelet i debatten Standardenes egnethet og videreutvikling av disse bestående av Shahzad Rana (Microsoft), Lars Marius Garshol (Bouvet) og Erlend Øverby (Hypatia) Fotograf: Åsmund Mæhle Bouvet

17 Noen innspill fra åpent møte Norge (Difi?) bør delta mer i internasjonalt standardiseringsarbeid i forbindelse med dokumentformater gjerne med en begrenset vinkling (som offentlig sektors behov for funksjonalitet) Standarder vedtas, men Difi er ikke tilstede i de fora hvor standardene utvikles/behandles. Vi har malt oss inne i et hjørne glemme tidligere føringer og rykke tilbake til start Får man en standard så flytter argumentasjonen seg fra tekniske løsninger og brukerfokus til Kgl. Res. Veiledningsbehov glemmes. Å legge til rette for konkurranse. Er vi bevisst på at det er en sentral del av dette? Hvorfor faglige beslutninger hvis det politiske overstyrer rapportene likevel?

18 Standardiseringssekretariatets refleksjoner Bør være konsekvent argumentasjon for de valg som gjøres og argumentasjonen må være tydelig, slik at alle forstår den. Det eksisterer ikke godt nok teknisk faglig grunnlag for å gjøre noen nye anbefalinger i referansekatalogen nå. Men det finnes kanskje gode markeds- og konkurransemessige grunner..? Vi trenger mer tid til å sette oss inn i alle aspekter ved dokumentformater. Det foreligger mye materiale (både teknisk og markeds-/ konkurransemessig..) på området som bør gjennomgås og systematiseres (og kanskje tilgjengeliggjøres for alle) I den grad det finnes kapasitet i Difi bør vi følge tett det som skjer i SN/K 185 og kanskje også internasjonale komitéer. Vi bør gå inn med et begrenset fokus (som offentlig sektors funksjonalitetsbehov..på et minimumsnivå).

19

20 Hvorfor peker vi på forvaltningsstandarder i offentlig sektor (forts.)? Bruk av opne IKT-standardar er viktig fordi (St. meld. nr. 17) : Det legg grunnlag for velfungerande elektronisk samhandling mellom offentlege verksemder, og mellom offentleg sektor og omverda Det motverkar at offentlege verksemder og brukarar blir låste til spesielle teknologiar og leverandørar, Det ved publisering av informasjon og tenester frå offentleg sektor bidrar til likebehandling og inkludering av alle innbyggjarar, uavhengig av kva for programvare eller programvareplattform den einskilde vel, og det kan bidra til jamnare konkurransevilkår mellom aktørane, noko som kan vere til fordel for norsk IKT-næring.

21 Hvorfor peker vi på forvaltningsstandarder i offentlig sektor? Elektronisk samhandling internt i ei verksemd, mellom verksemder eller med innbyggjarar og næringsliv, føreset at IKT-løysingane kan «snakke saman». Då treng vi felles standardar som sikrar at grenseflatene mellom systema fungerer som dei skal (St. meld. nr. 17.)

22 Standardiseringsrådets mandat Standardiseringsrådet skal bidra til at offentlig sektor tar i bruk IT-standarder, fortrinnsvis åpne standarder, på en måte som er til beste for brukerne av offentlige etjenester, for offentlig sektor selv og for samfunnet som helhet. Rådets arbeid skal omfatte både tekniske, semantiske (dvs. menings- eller fortolkningsmessige) og organisatoriske aspekter av samhandling (interoperabilitet) innenfor og med offentlig sektor.

23 Videre utredninger i forbindelse med dokumentformater Identifisere fagsystemers bindinger til kontorstøtteprogramvare (videreføring av utredningen fra Bouvet) Kartlegging av nye former for dokumentutveksling Utvikling av bedre veiledere for som kan fremme interoperabilitet mellom formatene Hvilken grunnfunksjonalitet som bør støttes i dokumentformatene i forbindelse med offentlig sektors behov.

24