ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE

Transkript

1 ARKIVPLAN FOR LEKA KOMMUNE

2 1 INNHOLDSFORTEGNELSE DEL A: ORGANISERING OG ANSVAR 1. Politisk organisering 4 2. Administrativ organisering 4 3. Arkivorganisering Organisering av arkivtjenesten Oversikt over arkivskaperne i Leka kommune Ansvar og fullmakter Sentrale arkivfaglige begreper og prinsipper Bruk og oppdatering av arkivplanen 12 DEL B: REGLEMENT 1. Lover og forskrifter Arkivloven Kommuneloven Forvaltningsloven Offentleglova Personopplysningsloven Helsepersonell-loven Sikkerhetsloven Andre lover Sentralt regelverk Noark Noark Riksarkivarens rapporter og retningslinjer Kassasjonsbestemmelser for skattedokumentasjon Enkeltvedtak gjort av Riksarkivaren Lokalt regelverk Retningslinjer for føring av møte- og vedtaksbøker Retningslinjer for innkjøp og bruk av el.fagsyst Retningslinjer for bruk av epost Instruks om avlevering av sensitive personregistre Instruks om avlevering av eldre og avsluttet arkiv Regler for utlån og bruk av eldre og avsluttet arkiv Retningslinjer for sikring av arkiv 35 DEL C: RUTINEBESKRIVELSE 1. Daglige arkivrutiner Post- og dokumentbehandling sentralt postmottak Post- og dokumentbehandling utenom rådhuset Praktisering av offentlighet og innsyn Periodiske arkivrutiner Periodisering og bortsetting Avlevering av kommunale personregistre Avlevering av eldre og avsluttet arkiv 57

3 2 3. Spesialrutiner Anbuds- og tilbudsdokumenter Behandling av vannskadet arkivmateriale Katastrofeberedskap Makulering Kvalitetssikring Oppdatering av arkivplan Restansekontroll 60 DEL D: ARKIVOVERSIKT 1. Arkivserier Stab/støtte Personal Lønn Økonomi Overformynderiet Skolen Barnehage Helsestasjonen Legetjenesten Pleie- og omsorgstjenesten Brann og feiing Landbruk og skogbruk Plan og utvikling Elektroniske systemer Aktive systemer Avsluttede systemer Dagligarkiv Leka rådhus Leka barne- og ungdomsskole Leka barnehage Leka helsesenter Leka sykestue Bortsettingsarkiv Leka rådhus Leka barne- og ungdomsskole Leka helsesenter 63 DEL E: ARKIVDEPOT 1. Depotordning Arkivkatalog 64 Vedlegg: 55 datakort for arkivserier i daglig bruk.

4 3 Arkivplan for Leka kommune Arkivplan for Leka gjelder fra og med xx.xx.2012, og er i overensstemmelse med de krav som stilles til arkivplaner i offentlig forvaltning. Planen er godkjent i kommunestyret, K-sak xx/12. Formålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkivforvaltningen slik at arkivene blir trygget som informasjonskilder for samtid og ettertid i samsvar med gjeldende regelverk. Oppdatering av planen skal gjennomføres årlig. Kommunens arkivskapere skal følge arkivplanen. Leka den... Rådmann Leka kommune

5 4 DEL A: ORGANISERING OG ANSVAR 1. Politisk organisering Leka kommunestyre har 15 medlemmer, formannskapet har fem. Kontrollutvalget har også fem medlemmer, og har eksternt sekretariat og arkiv (KomRev Trøndelag IKS). 2. Administrativ organisering Øverste administrative leder er rådmannen. Lederne for de ulike ansvars- og tjenesteområdene er direkte underlagt rådmannen. Leka kommune kjøper noen tjenester fra nabokommuner, fra firma og IKS: Revisjon; KomRev Trøndelag IKS Jordmor; Nærøy kommune PPT; Nærøy kommune Barnevern; Vikna kommune Fysioterapi; driftsavtale med Arnfinn Holand Skogfaglig veiledning; Nærøy kommune Oppmåling; J. Lian AS, Overhalla Renovasjon; MNA Retura AS, Overhalla Slamtømming; F. & T. Tankrens AS, Nærøy Brannledelse; Vikna kommune IKT; noe samarbeid med Nærøy kommune 3. Arkivorganisering 3.1. Organisering av arkivtjenesten Arkivtjenesten i Leka kommune er organisert med et felles postmottak og sentralarkiv for alle virksomheter. Fagsystemer og tilhørende objektserier er fysisk plassert hos de enhetene som har ansvar for saksfeltet, og driver den daglige saksbehandling i systemene. Virksomhetslederne har ansvar for at disse spesialarkivene håndteres i tråd med gjeldende lovverk. Ingen av virksomhetene har egne postmottak for saker som inngår i sentralarkivet. All post til virksomheter i Leka kommune leveres til postmottak, men post som er adressert med navn først, eller som kommer fra helseinstitusjoner, leveres uåpnet til adressat. Adressaten har selv ansvar for å vurdere om post skal bringes tilbake til postmottak for registrering. Sosialtjenesten er underlagt NAV, og all saksbehandling og arkivarbeid utføres gjennom deres systemer. Alle arkiv i Leka kommune er i dag kategorisert som papirbaserte, selv om det brukes en rekke elektroniske hjelpemidler i saksbehandlingen og til arkivering. Har offentlige organ en blanding av papirbaserte og elektroniske arkivdokumenter innen samme arkivserie/arkivdel skal de betraktes som papirarkiv etter gjeldende regelverk.

6 5 På sikt vil både saksbehandlingen og arkivene i Leka kommune bli fullelektroniske. Dette innebærer at de elektronisk produserte og lagrede dokumentene vil bli de originale, offisielle og gyldige versjonene Oversikt over arkivskaperne i Leka kommune Følgende arkivskapere har anledning til å bygge opp og vedlikeholde Leka kommunes sentralarkiv (saksarkiv). Disse vil også ha mulighet til å bygge opp og vedlikeholde spesialarkiver som ikke hører inn under felles arkiv. I prinsippet er det leder for hvert ansvars-/tjenesteområde som er saksbehandler og arkivskaper. Arkivskapere: Rådmannskontor Formannskapskontor/ ordfører Økonomiavdeling Personalkontor Merkantil avdeling Skolefaglig ledelse IKT-avdeling Leka barne- og ungdomsskole Kulturskolen Leka barnehage Leka bibliotek Legekontoret Helsestasjonen Sosialtjenesten Pleie og omsorg Drift og eiendom Teknisk administrasjon Bygg- og eiendomsbehandling Samferdsel Branntjeneste Avløp Miljø Landbruk Næring Kultur Overformynderiet

7 Ansvar og fullmakter Organinndeling etter arkivloven I arkivforskriftens 1.1 heter det at: Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tillegg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova 23. Leka kommune utgjør i arkivlovenes forstand ett organ. Kommunestyre og formannskap er i lovverket ikke tillagt direkte arkivansvar, men de har styringsansvar og instruksjonsmyndighet overfor kommunens forvaltning, med derav følgende myndighet til å fastsette økonomiske rammer for arbeidet Rådmannens arkivansvar Rådmannen er, i kraft av å være øverste administrative leder, tillagt det overordnede ansvaret for arkivene i Leka kommune. Dette innebærer et overordnet ansvar for arkivarbeidet i alle virksomhetene. Rådmannen plikter å sørge for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med gjeldende lover og forskrifter på arkivområdet, og i samsvar med regelverket knyttet til offentlig saksbehandling og krav om dokumentasjon. I Leka kommune er den daglige oppfølging av rådmannens arkivansvar delegert til arkivleder. Dette innebærer blant annet å følge opp rapporter om mangler ved kommunens arkivhåndtering. Oppretting av avvik som krever større økonomiske utlegg skal legges fram for rådmannen Arkivleder (fagleder arkiv) Arkivleder er administrativt underlagt rådmannen og ellers tilknyttet forvaltning/servicetorg. Arkivleder oppgaver er å: ha et overordnet faglig ansvar for kommunens arkivtjeneste, og påse at arkivarbeidet er i samsvar med gjeldende regelverk veilede arkivpersonalet og arkivskapere og ta initiativ til nødvendig opplæring være leder for arkivforum i kommunen; Leka kommune har ikke dette forumet per mars 2012 ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen holde seg oppdatert om den arkivfaglige og teknologiske utvikling som har konsekvenser for arkivarbeidet, samt rapportere videre til arkivpersonale og arkivskapere

8 7 være kommunens kontaktperson for overordnede arkivinstanser i saker som angår arkivdanning og arkivplan ha ansvar for materiale som tilbakelånes til kommunen fra arkivdepot, såkalt fjernlån Arkivansvar i virksomhetene Leder for tjenesteområdet har et selvstendig ansvar for at arkivarbeidet i egen virksomhet samsvarer med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling og dokumentasjon, og de regler som er fastsatt i kommunens arkivplan. I de tilfellene områdeleder ikke er arkivansvarlig, skal han peke ute en arkivansvarlig på eget område. De arkivansvarlige på tjenesteområdene skal: sørge for at arkivarbeidet i virksomheten følger de retningslinjer og rutiner som gjelder for arkivtjenesten i kommunen ekspedere utlån fra eget dagligarkiv (aktivt arkiv) og eventuelle bortsettingsarkiv sørge for å avlevere eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot være medlem i kommunens arkivforum Arkivansvaret i virksomhetene gjelder aktivt arkiv og bortsettingsarkiv. Ved avlevering til arkivdepot blir det daglige, administrative ansvar for avlevert arkivmateriale overført leder/ansvarlig for arkivdepot. Arkiv 3.4. Sentrale arkivfaglige begreper og prinsipper Arkiv er, i følge arkivloven, dokument som blir til som ledd i en virksomhet. Et arkiv består av en samling dokumenter som lagres på ett eller flere medier (papir, CD, magnetbånd, fotografi, film etc.). For at en samling dokumenter skal være arkiv må dokumentene ha blitt til som resultatet av virksomheten til en arkivskaper. Arkivene har en tredelt funksjon: 1. Informasjon 2. Dokumentasjon 3. Kilder til kunnskap og opplevelse Arkivene har både administrativ, juridisk og kulturell verdi. Arkivdokument

9 8 Arkivloven definerer dokument som et medium som lagrer informasjon for senere lesing, høring, framvisning eller overføring, og arkiv som dokumenter som blir til som ledd i virksomheten. Arkivdokument er dermed alle dokument som blir til som ledd i det arbeidet en administrativ enhet (en arkivskaper) er satt til å utføre, dvs. all informasjon som blir skapt og lagret for senere bruk, uavhengig av lagringsmedium. Arkivskaper En arkivskaper er en administrativ enhet, en virksomhet eller en privatperson, som lager eller har laget et enkeltarkiv. I arkivplanen blir begrepet arkivskaper brukt både om arkivtjenesten sentralt, og om saksbehandlere i ansvarsområdene som lager saker til sentralarkivet. I henhold til NOARK 4 er disse saksbehandlerne å betrakte som journalenheter. Det er likevel valgt å betegne disse som arkivskapere i denne arkivplanen. Enkeltarkiv Et enkeltarkiv er en samling dokumenter som hører sammen, og som er laget av eller kommet inn til en arkivskaper som et resultat av arkivskaperens virksomhet. Det er et 1:1 forhold mellom arkivskaper og enkeltarkivet. En arkivskaper kan bare lage ett enkeltarkiv og ett enkeltarkiv kan bare ha en arkivskaper. Hver arkivskaper i kommunen skal bygge opp og vedlikeholde sitt eget arkiv (enkeltarkiv). Et enkeltarkiv skal oppbevares som en separat enhet, og ikke blandes sammen med andre enkeltarkiv. Proveniensprinsippet Proveniens betyr oppkomst eller opprinnelse, og er et grunnleggende prinsipp for alt arkivarbeid. Proveniensprinsippet går ut på å holde et enkeltarkiv samlet, og oppbevart adskilt fra andre enkeltarkiv. Å følge proveniensprinsippet betyr å ta vare på den opprinnelige ordning og indre sammenheng i et enkeltarkiv. Arkivmateriale skapt av en arkivskaper skal holdes sammen og ikke blandes sammen med arkivsaker fra en annen arkivskaper. Dette betyr at når to arkivskapere eller administrasjoner blir slått sammen som følge av omorganiseringer, skal vi ta vare på de to enkeltarkivene som to separate enheter, og avslutte arkivene. For den nye arkivskaperen/administrasjonen bygger vi opp ett nytt enkeltarkiv fra startdato. Den samme framgangsmåten benyttes ved større arkivmessige omlegginger som skifte av arkivnøkkel eller overgang til fullelektronisk arkiv. Man skal alltid så langt som mulig prøve å ta vare på den opprinnelige ordninga og indre sammenheng i et enkeltarkiv (den indre proveniens). Dette er viktig for et enkeltarkiv er skapt som en organisk helhet med en egen systematikk, og en registerføring som gjenspeiler denne systematikken. Arkivserier

10 9 Enkeltarkivene deles inn i arkivserier. En arkivserie er en del av et enkeltarkiv, inndelt og ordnet etter et innbyrdes felles prinsipp. De ulike arkivseriene skiller seg fra hverandre mht. innhold og ordningsmåte, men inngår i en større helhet, enkeltarkivet. Behovet for å dele arkivet inn i forskjellige serier kan være forårsaket av dokumentenes innhold (f.eks. klientarkiv), mengde (f.eks. byggesaksarkiv) eller spesielle format (f.eks. kart), det vil si behovet for spesiell behandling eller oppbevaring. De vanligste arkivseriene er møtebøker, kopibøker, postjournal, sakarkiv og spesialarkiv. Møteboken inneholder originale, signerte referat fra møter i styret, råd og utvalg. Kopiboken er en kronologisk samling av kopier av utgående og interne skriv. Postjournalen er et register over all korrespondanse hos en arkivskaper. Saksarkivet inneholder inn- og utgående korrespondanse, notater, innstilinger, uttalelser og vedtak samlet til saker. Det dekker i utgangspunktet alle kommunale saksområder, og er som regel systematisert og ordnet i samsvar med en arkivnøkkel. Saksarkivet til en arkivskaper inneholder korrespondanse og saksdokumenter utarbeidet av - eller behandlet i - enheten. Spesialarkivet skiller seg fra saksarkivet ved at det vanligvis bare dekker ett eller noen få saksfelt. Saksbehandlingen som blir dokumentert i spesialarkivene er som oftest knyttet til bestemte objekt, f.eks. personer, bygninger eller eiendommer. Innholdet i en saksmappe i et spesialarkiv vil være inn- og utgående korrespondanse, notater, utredninger, innstillinger og vedtak knyttet til et spesielt objekt. En slik mappe vil ofte inneholde flere enkeltsaker, og dermed flere vedtak om samme objekt. De ulike seriene dokumenterer ulike sider av arkivskaperens virksomhet, og gir til sammen et helhetlig bilde av arkivskaperens arbeid. I arkivplanen er de arkivseriene alle arkivskapere produserer listet opp i arkivoversikten, som gir informasjon om hvilke serier som finnes, hva de inneholder og hvordan de skal behandles. Arkivdel I Noark-4 baserte sak-/arkivsystemer benyttes begrepet arkivdel. En arkivdel er en vilkårlig definert del av et arkiv, som blir behandlet som en særskilt enhet i sak-/arkivsystemet. En arkivdel må likevel ha et felles ordningsprinsipp. Begrepet er ikke synonymt med arkivserie, men kan være det. Journalenhet

11 10 I Noark-4 brukes begrepet journalførende enhet (journalenhet). Dette defineres som en arkivorganisatorisk enhet som står for journalføringen og annet arkivarbeid knyttet til sak-/arkiv-systemet og funksjonene i dette. Journalenhetene trenger ikke å være egne arkivskapere, men vil i de fleste tilfeller være det. Når en kommune har felles arkiv og ett felles sak-/arkivsystem for hele kommuneadministrasjonen, kan de ulike avdelingene ha anledning til å registrere og ekspedere post. I slike tilfeller vil kommuneadministrasjonen være arkivskaper og de forskjellige avdelingene journalenheter. Sak En sak er definert som de arkivdokumentene som omhandler et spørsmål som er til behandling og som dermed dokumenterer behandlingsprosessen. Denne definisjonen bygger på den måten saksbegrepet er brukt i Forvaltningsloven og Offentlighetsloven. Disse bruker begrepet abstrakt, dels som et spørsmål som er til behandling i et forvaltningsorgan (på grunnlag av eksterne eller interne initiativ), dels om selve saksbehandlingsprosessen. Konkret vil dermed en sak omfatte de dokumentene, registreringene, vedtakene osv. som oppstår gjennom saksbehandlingen. I kommunens arkiv- og saksbehandlingssystem ephorte vil en sak (arkivsak) være sammensatt av flere journalposter (dvs. dokumenter og journalførte opplysninger om dokumentene). En journalpost skal alltid knyttes til en sak. Utvalgssak Begrepet utvalgssak dvs. en sak som er til behandling i et kommunalt utvalg må skilles fra det generelle saksbegrepet. Logisk sett vil en utvalgssak også være en arkivsak, dvs. et spørsmål som er til behandling. Arkivmessig vil det likevel være et skille, fordi en arkivsak vil omfatte alle dokumentene og journalregistreringene, mens utvalgssaken vil være en post på sakskartet til et møte med tilhørende dokumenter (saksvedlegg). I de fleste tilfeller vil de bare være en del av dokumentene i arkivsaken. Leka kommune har ikke utvalgsmodulen i ephorte. Arkivering Det å plassere et dokument i arkivskaperens arkiv. Enten ved at de papirbaserte arkivdokumentene - som er samlet i en mappe - plasseres i et arkivskap, eller ved at de ulike journalpostene i en sak legges i rett mappe i et elektronisk arkiv. Arkivnøkkel En arkivnøkkel er et system for inndeling og sortering av saksarkiv. Den kan være basert på etter eller flere ordningsprinsipper. Arkivnøkler benytter vanligvis et ordningsprinsipp basert på inndeling etter emne, og gir en systematisk oversikt over de arkivkoder som benyttes til å sortere sakene som skal arkiveres.

12 11 Arkivnøkler i bruk i offentlig forvaltning skal alltid være godkjent av Riksarkivaren. Arkivnøkkelen som brukes i Leka kommune heter K-Koder, og er et alfa-numerisk system. Arkivkodene består av en kombinasjon av bokstaver og tallverdier. Elektronisk arkiv Et elektronisk arkiv er arkiv som er skapt, lagret og holdt vedlike ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Som elektronisk arkiv regner vi elektroniske sak- /arkivsystemer, databaser og andre IT-systemer som lagrer arkivopplysninger i digitalisert form. Elektroniske registre og databaser, som postjournal og ulike fagsystemer, kan bare oppbevares i elektronisk form når de tilfredsstiller bestemte systemkrav. De viktigste av disse er følgende: registreringer må kunne styres slik at de ikke overskrives, informasjonen må kunne eksporteres til andre media i godkjente lagringsformat, og de må ha tilknyttet metadata som gjør at informasjonens kontekst, innhold og struktur er autentisk. Overgang til fullelektronisk arkiv og saksbehandling Alle arkiv i Leka kommune er i dag kategorisert som papirbaserte, selv om det brukes en rekke elektroniske hjelpemidler i saksbehandlingen og til arkivering. Har offentlige organ en blanding av papirbaserte og elektroniske arkivdokumenter er arkivene å betrakte som papirarkiv etter gjeldende regelverk. På sikt vil både saksbehandlingen og arkivene i Leka kommune bli fullelektroniske. Dette innebærer at de elektronisk produserte og lagrete dokumentene vil bli de originale, offisielle og gyldige versjonene. Periodeinndeling Behandlingen av arkivene i Leka kommune bygger på en inndeling av arkivmassen i fireårige arkivperioder, som i all hovedsak faller sammen med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådd i funksjon. Arkivet skal deles i fysiske enheter som følger arkivperioden. Etter at en arkivperiode er avsluttet, skal arkiv fra perioden overføres til bortsettingsarkiv. Etter to perioder i bortsettingsarkivet skal arkivmaterialet avleveres til arkivdepot. Arkivets ulike livsfaser vil etter dette bli som følger: 1. Dagligarkiv, fra 0-4 (8) år 2. Bortsettingsarkiv fra 4 (8)-25 år 3. Arkivdepot fra år

13 Bruk og oppdatering av arkivplanen Arkivplanen skal brukes som arbeidsredskap av alle ansatte i Leka kommune. Målet er at alle som håndterer dokumenter som blir til som ledd i den virksomhet kommunen driver, skal kunne finne informasjon om hvilke retningslinjer som må følges, og hvilke praktiske løsninger kommunen har valgt på arkivområdet. Det legges opp til årlige oppdateringer av arkivplanens arkivoversikt og rutinebeskrivelser, men hovedrevisjon vil finne sted hvert 4. år. Det vil bli sendt ut melding om hvilke endringer som blir gjort umiddelbart etter revisjonen. Alle brukere har ansvar for å gi tilbakemeldinger på den informasjon som finnes i planen. Dersom registrerte opplysninger ikke stemmer eller endringer har funnet sted, skal arkivleder kontaktes. Arkivplanen skal rutinemessig periodiseres hvert 4. år, på lik linje med resten av arkivene i Leka kommune. Kommunens arkivleder skal ha det daglige ansvaret for å følge opp arkivplanens bestemmelser i forhold til alle virksomheter i kommunen.

14 13 DEL B: REGLEMENT 1. Lover og forskrifter 1.1. Arkivloven Lov om arkiv inneholder bestemmelser om offentlige organers plikt til å ha arkiv, om disse organenes arkivansvar, om Riksarkivarens veilednings- og tilsynsansvar og om kassasjon og bevaring av arkiv. Arkivloven inneholder videre en del bestemmelser om private arkiv. Formålet med loven er å trygge arkiv som har forventet kulturell eller forskningsmessig verdi og dokumenter som er viktige som rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at de blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Hele lovteksten finnes hos Lovdata Forskrift om offentlege arkiv Forskrift om offentlege arkiv er gitt med hjemmel i arkivloven. Forskriften har bestemmelser om: den administrative organiseringen av arkivene grunnleggende arkivrutiner bruk av elektroniske arkivsystem og nyere lagringsmedium behandling av eldre og avsluttet arkiv oppbevaring og sikring av arkiv. Forskriften erstattet flere tidligere sentralt gitte retningslinjer som gjaldt kommunale arkiv. Hele forskriften finnes hos Lovdata Forskrift om tekniske og arkivfaglige bestemmelser Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlig arkiver erstattet en tidligere forskrift av 1. januar 1999 om Riksarkivarens arkivbestemmelser. En rekke av Riksarkivarens tidligere bestemmelser er samlet i denne forskriften, som er delt inn i ni kapitler. Fire av disse gjelder for kommunale arkiv. Det er: Kap. 2 Bestemmelser om bruk av mikrofilm i kommunal forvaltning Kap. 5 Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv Kap. 7 Fellesbestemmelser for innbinding av møtebøker og kopibøker Kap. 9 Bestemmelser om elektronisk arkivering av saksdokumenter Hele forskriften finnes hos Lovdata Kommuneloven I Lov om kommuner og fylkeskommuner slås det fast at det er kommunestyret og formannskapet som fastsetter rammene for arkivvirksomheten i kommunen,

15 14 og har det formelle ansvar for at arkivordningen fungerer. I kraft av sin stilling som øverste administrative leder er det imidlertid rådmannen (administrasjonssjefen) som har det reelle ansvar for kommunens arkiver. I lovens 39 Reglement. Arkiv. heter det: 1. Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv ved reglement nærmere regler for saksbehandlingen i folkevalgte organer. 2. Departementet kan gi forskrifter om behandling, bevaring, ordning av og tilsyn med kommunens og fylkeskommunens arkiver. Ellers inneholder kommunelovens kap. 6 bestemmelser om saksbehandlingsregler, innsynsrett, møtebøker ( 30, pkt.3) som har betydning for arkivforvaltningen i kommunen. Hele lovteksten finnes hos Lovdata Forskrift om årsregnskap og årsberetning I Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner), 2. Registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, heter det blant annet at: Regnskapsmaterialet skal oppbevares i minst 10 år etter utløpet av siste regnskapsår. Regnskapsmaterialet skal registreres og oppbevares på et medium som opprettholder muligheten for å lese materialet i hele oppbevaringsperioden, og kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden. Regnskapsmaterialet skal sikres på en forsvarlig måte mot urettmessig endring, sletting eller tap. Hele forskriften finnes hos Lovdata Forskrift om revisjon I Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. 10. Oppbevaring, heter det at: Revisor skal oppbevare dokumentasjon, nummererte brev og annen korrespondanse etter denne forskrift på en ordnet og betryggende måte i minst 10 år. Det samme gjelder korrespondanse i tilknytning til rådgivning. Originaldokument av papir kan erstattes av kopi i annet medium. I så fall skal papiroriginalen oppbevares på en velordnet måte i 3 år og 6 måneder etter slutten av regnskapsåret som dokumentet gjelder. Dokumentasjon som lagres elektronisk, skal oppbevares og gjengis i standard dataformat. Hele forskriften finnes hos Lovdata.

16 Forvaltningsloven Sentralt i Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker står bestemmelsene om offentlig ansattes taushetsplikt, og om innsynsrett for berørte parter i ikkeoffentlig dokumentasjon, såkalt partsoffentlighet. Dokumentinnsynet etter reglene for partsoffentlighet er ikke tidsbegrenset, og kan gjøres gjeldende lenge etter at en sak er avgjort. I lovens beskrives også hvordan innsynet skal gjennomføres. Bestemmelsene om taushetsplikt i 13 gjelder hovedsaklig noens personlige forhold eller forretningshemmeligheter, og faller normalt bort etter 60 år. Taushetsplikten er ikke til hinder for at arkivpersonale journalfører og arkivlegger dokumenter som er underlagt taushetsplikt. I loven stilles også krav til oppbevaring av arkiver som inneholder taushetsbelagt materiale. I 13c heter det: Dokumenter og annet materiale som inneholder opplysninger undergitt taushetsplikt, skal forvaltningsorganet oppbevare på betryggende måte. Betryggende må vi i denne sammenhengen forstå som forsvarlig låst og sikret mot internt og eksternt uhjemlet innsyn. I et elektronisk miljø vil det si kun tilgang for personale som er spesielt autorisert for dette. Hele loven finnes hos Lovdata Forvaltningslovforskriften I Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften) finnes flere bestemmelser som er viktige i arkivsammenheng. Dette er for det første 8. Myndighet til å gi forskerinnsyn, der det heter at: Myndighet etter forvaltningsloven 13d første ledd utøves av det enkelte departement. Denne myndigheten kan ikke delegeres. Myndighet kan likevel delegeres fra: Kultur- og kirkedepartementet til Riksarkivaren. Justis- og politidepartementet til kriminalomsorgsregionene, Politidirektoratet og Domstoladministrasjonen. Helse- og omsorgsdepartementet og Arbeids- og inkluderingsdepartementet til Sosial- og helsedirektoratet for så vidt gjelder opplysninger i saker på Sosial- og helsedirektoratets ansvarsområde. Arbeids- og inkluderingsdepartementet til Arbeids- og velferdsdirektoratet for så vidt gjelder opplysninger i saker på Arbeids- og velferdsdirektoratets ansvarsområde etter folketrygdloven. For det andre er det 10. Bortfall av taushetsplikt i barnevern- og adopsjonssaker, der det heter at: I barnevernssaker og adopsjonssaker faller taushetsplikten bort etter 100 år.

17 16 Til slutt er det som gjelder partsinnsyn i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning Hele forskriften finnes hos Lovdata eforvaltningsloven Med hjemmel i forvaltningslovens 15 og esignaturlovens 5er det gitt en Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen. Formålet med eforvaltningsforskriften er å legge til rette for sikker og effektiv bruk av elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen. Forskriften skal legge til rette for at enhver på en enkel måte kan utøve sine rettigheter og oppfylle sine plikter i forhold til det offentlige, og gjelder for elektronisk kommunikasjon med forvaltningen og for elektronisk saksbehandling og kommunikasjon i forvaltningen ( 1). Forvaltningslovens alminnelige krav til saksbehandling gjelder også ved elektroniske henvendelser. Enhver som henvender seg til kommunen kan benytte elektronisk kommunikasjon, og det skal legges til rette for brukervennlig og tilgjengelighet for alle ( 3). De som henvender seg er ikke forpliktet til å gjøre det ved bruk av sikkerhetstjenester eller - produkter dersom det ikke er definert som nødvendig. Kommunen kan be om avsenders identitet eller fullmakter, og kan gjøre tilgjengelig sikkerhetstjenester og -produkter særlig hvis det er risiko for uberettiget innsyn i opplysninger. Kommunen skal gjennomføre tiltak for sikker elektronisk kommunikasjon og har anledning til å utvide sin egen bruk av slik kommunikasjon. Som en del av dette skal det defineres sikkerhetsmål og en sikkerhetsstrategi for slik kommunikasjon. Det finnes også bestemmelser om krav til organets utstyr og opplæring av ansatte, og om plassering av koordineringsansvar i forbindelse med å utarbeide sikkerhetstjenester og produkt som anbefales bruke ved elektronisk kommunikasjon. Hele forskriften finnes hos Lovdata Offentleglova Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova) trådte i kraft , og er en ny lov som er ment å styrke innsynsretten og mulighetene for deltakelse og kontroll fra publikums side. I loven formålsparagraf ( 1) heter at formålet med loven er: Tilrettelegging for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig, for slik å styrke informasjons- og ytringsfriheten, den demokratiske deltakinga, rettssikkerheten for den enkelte, tilliten til det offentlige og kontrollen fra allmennheten. Det skal og legges til rette for videre bruk av offentlig informasjon.

18 17 Formålsparagrafen vil være retningsgivende i alle vurderinger, og er ny i forhold til tidligere lovgivning. Offentleglova sitt gyldighetsområde er utvidet sett i forhold til tidligere lovgivning, og vil gjelde flere virksomheter ( 2). I tillegg til å gjelde for stat, kommune og fylke vil den også gjelde virksomheter der det offentlige eier med enn 50 % eller har rett til å velge mer enn halvparten av stemmene i øverste organ. Hovedregelen ( 3) er en videreføring av 1970-loven: Alle kan kreve innsyn i saksdokumenter, journaler og lignede registre dersom det ikke er gjort unntak med hjemmel i lov. Hovedreglene om innsyn i Kap. 2 går på: Definisjon av hva er dokument, saksdokument, og hva er ikke saksdokument. Regler for utsatt innsyn. Forbud mot forskjellsbehandling mellom sammenlignbare tilfeller. At bruken av offentlig informasjon er i utgangspunktet fri. At innsynet i all hovedsak skal være gratis. At publikum har rett til innsyn i en sammenstilling fra databaser hvis det kan gjøres enkelt. At kommunen har plikt til å føre journal og tilgjengeliggjøre den på web hvis den er elektronisk. At merinnsyn skal alltid vurderes. Anledning til å gjøre unntak for resten av dokumentet hvis deler er unntatt offentlighet. Unntakene fra innsynsretten finnes i Kap. 3 og bestemmelsene er innskrenket og presisert i forhold til tidligere lov. Unntakene gjelder hovedsakelig: Opplysninger underlagt taushetsplikt. Dokument utarbeidet for intern saksforberedelse. Dokumenter innhentet utenfra for intern saksforberedelse. Visse interne dokument hos kommune og fylkeskommune. Rettssaksdokumenter. Dokumenter som kan svekke det offentliges forhandlingsposisjon. Dokumenter som må unntas av hensyn til behovet for kontroll og forebygging av lovbrudd. Tilsettingssaker. Eksamenssvar og karakterer. Regler for saksbehandling og klage finnes i Kap. 4. Der heter det at: Innsynet kan kreves skriftlig og muntlig. En forespørsel skal kunne gjelde en bestemt sak eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art. Det organet som mottar kravet skal vurdere det konkret og selvstendig, og ta avgjørelse uten ugrunnet opphold. Det er opp til organet selv å bestemme hvordan innsynet gis.

19 18 Avslag skal være skriftlig, og det skal være grunngitt med unntaksbestemmelse. Det skal også opplyses om klagerett og frist. Fylkesmannen er klageinstans. Hvis den som har krevd innsyn ikke har fått svar innen fem arbeidsdager etter mottak av kravet skal dette regnes som et avslag. Innen tre uker kan den som får avslag be om nærmere grunngivning for avslaget. Dette skal besvares skriftlig innen ti arbeidsdager fra kravet er mottatt. Det er også viktig at loven er tilbakevirkende for kommunene ( 33). Det vil si at innsynet vil gjelde alle tidligere saker som har vært til behandling, politisk eller administrativt. Dette krever tilgjengelige arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Innsyn i eldre arkivsaker kan være svært krevende på grunn av manglende orden, oversikt og fungerende registre. Å lokalisere eldre saker kan være problematisk. Hele loven finnes hos Lovdata Forskrift til Offentleglova (Offentlegforskrifta) I forskriften til Offentleglova (Offentleglovforskrifta) finnes det blant annet regler for: Betaling for innsyn ( 4). Unntak fra rett til kopi ( 5). Hva som kan publiseres på internett, og hva som ikke skal gjøres tilgjengelig ( 7). Unntak fra innsyn i materiale som er avlevert til arkivdepot når originalene er i så dårlig stand at de ikke tåler kopiering eller håndtering, eller arkivet er i så dårlig orden at det vil være urimelig arbeidskrevende å finne materialet eller å sikre at taushetsbelagt informasjon ikke blir levert ut ( 9). Unntak for at alle journalinnføringer i visse sakstyper unntas fra offentlighet i sin helhet ( 9). Innsyn i graderte dokumenter ( 10). Hvem som er klageinstans for uavhengige forvaltningsorganer ( 10). Hele forskriften finnes hos Lovdata Personopplysningsloven Lov om behandling av personopplysninger erstattet Personregisterloven og trådte i kraft Loven gjelder for behandling av personopplysninger som helt eller delvis skjer ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, og annen behandling av personopplysninger når disse inngår eller skal inngå i et personregister. Et personregister defineres som registre, fortegnelser mv. der personopplysninger er lagret systematisk slik at opplysninger om den enkelte kan finnes igjen. Formålet med loven er å beskytte den enkelte mot av personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger. Det er innført meldeplikt for behandling av personopplysninger med elektroniske hjelpemidler, og ved opprettelse av manuelt personregister som inneholder sensitive opplysninger.

20 19 Som sensitive opplysninger regnes: a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning b) om person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling c) helseforhold d) seksuelle forhold e) medlemskap i fagforeninger. Det kreves konsesjon fra Datatilsynet for behandling av sensitive personopplysninger, men når behandlingen har hjemmel i egen lov trenger kommunene bare å melde behandlingen av sensitiv informasjon. Har behandlingen ikke hjemmel i lov skal det søkes konsesjon for dette. Kommunen er etter loven pliktig til å kartlegge og melde sine registre på et elektronisk meldeskjema på Datatilsynets nettsider. Fornyet melding skal sendes hvert 3. år. Alle kan der selv sjekke om deres personregister er meldt inn. Det er meldeplikt for: Brukerarkiv innen pleie- og omsorg Pasientarkiv, legetjeneste og sykehjem Elevarkiv hos skoleadministrasjon Det kreves konsesjon for: Sektorovergripende tiltak/prosjekter som f.eks. forebygging av selvmord Forskningsprosjekter Unntatt fra både konsesjonsplikt og meldeplikt er: Elevarkiv i grunnskole og SFO Arkiv over barn i barnehage som trenger særlige tiltak Personalarkiv for kommunens ansatte Lånetakerregister hos folkebiblioteket Ansvaret for det enkelte personregister fulgte tidligere de enkelte registrene, og registeransvarlig var leder av den enkelte virksomhet (rektor, styrer, sosialleder osv.). Dette er erstattet med en ordning med ansvarsfordeling mellom behandlingsansvarlig, som er kommunens øverste ledelse, og databehandlere, som er de enkelte virksomhetene. Dette innebærer en ansvarliggjøring av kommunens ledelse på personvernområdet. Hele loven finnes hos Lovdata Personopplysningsforskriften I Forskrift til personopplysningsloven finnes bestemmelser om sikkerhet og internkontroll som tilsvarer bestemmelsene i den tidligere rammekonsesjonen, som ble gitt kommunene etter personregisterloven. Alle kommuner skal utarbeide en plan for sikkerhets- og internkontroll for å sikre at kravene i personopplysningsforskriften ivaretas. Planen skal omfatte både fysisk sikring og datasikkerhet. Sentralt står en risikovurdering for brudd på

21 20 reglene. Veiledningen Risikovurdering av informasjonssystem med utgangspunkt i forskrift til personopplysningsloven finnes på Datatilsynets nettsider. Hele forskriften finnes hos Lovdata Helsepersonell-loven Lov om helsepersonell mv. regulerer virksomheten til alt helsepersonell fra leger til tannteknikere. Formålet med loven er å bidra til sikkerhet for pasienter, og kvalitet i helsetjenesten samt tillit til helsepersonell og helsetjeneste. I arkivsammenheng er det viktig at loven inneholder bestemmelser om taushetsplikt og begrensinger i taushetsplikten ( 21-29), plikt til å gi opplysninger ( 30-43) og plikt til å dokumentere pasientopplysninger i form av journal, om krav til journalens innhold, om plikt til å gi pasienter innsyn, om retting/sletting av journalopplysninger samt om regler for bruk og tilgang til journaler ( 39-47). Hele loven finnes hos Lovdata Forskrift om pasientjournal Med hjemmel i helsepersonellovens 40, og 45 er det gitt ny Forskrift om pasientjournal som gir nærmere regler om: helsepersonells dokumentasjonsplikt, herunder om innhold i pasientjournaler, føring, retting, sletting, oppbevaring, overføring, tilgang til og tilintetgjøring av journal virksomheters ansvar i forhold til opprettelse og organisering av journalsystem rett til innsyn i journal Hele forskriften finnes hos Lovdata Forholdet mellom taushetsplikt, dokumentasjonsplikt og behandling av dokumentasjon Brev om Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen og arkivlovens krav til behandling av dokumentasjon ble sendt ut av Helse- og omsorgsdepartementet og Kulturog kirkedepartementet Mottakere var landets regionale helseforetak, kommuner og fylkeskommuner. Brevet inneholder en del viktige presiseringer, og det gis en grundig juridisk avklaring av problemer som lenge har ligget i skjæringspunktet mellom arkivlovgivningen og taushetsplikten til helsepersonell. Formålet er å styrke dokumentkontrollen innenfor offentlige helse- og omsorgstjenester. Særlig viktig er utdypingen av journalføringsplikten (pkt. 2), plikten til å føre pasientjournal (pkt.3) og forholdet mellom sakarkiv og pasientjournal (pkt.4). Hele brevet finnes på Helse- og omsorgsdepartementets nettsider.

22 Sikkerhetsloven I Lov om forebyggende sikkerhet trådte i kraft 1. juli 2001, og erstattet den tidligere Sikkerhets- og beskyttelsesinstruksen. Hovedpoengene for kommunal forvaltning var i denne sammenhengen at mottok man graderte dokumenter skulle graderingen respekteres. Det var også anledning til ytterligere gradering av dokumenter man selv unntok fra offentlighet i strengt fortrolig og fortrolig. Formålet med den nye sikkerhetsloven er først og fremst å legge forholdene til rette for effektivt å kunne motvirke trusler mot rikets selvstendighet og sikkerhet og andre vitale nasjonale interesser, ivareta den enkeltes rettssikkerhet og trygge tilliten til og forenkle grunnlaget for kontroll med forebyggende sikkerhetstjeneste ( 1). For de fleste kommunene vil ikke sikkerhetsloven ha stor betydning i det daglige. Enkelte kommuner har imidlertid bygninger, anlegg, og geografiske områder eller besøkende som omfattes av spesielle sikkerhetstiltak. Har kommunen korrespondanse og saksdokumenter som gjelder sikkerheten til bygninger, anlegg, personer eller grupper skal dette behandles i tråd med loven og forskriftene. Etter lovens 12 har kommunen plikt til å beskytte sikkerhetsgradert informasjon. I sak-/arkivsystemer som er utviklet i tråd med Noark-4 er det utviklet tilgangskoder i tråd med sikkerhetslovens 11, som omhandler om sikkerhetsgradering med tilhørende hjemmel i offentlighetsloven. Loven har også to sentrale forskrifter som går på sikkerhetsadministrasjon og personellsikkerhet. Hele loven finnes hos Lovdata Forskrift om sikkerhetsadministrasjon Hele forskriften finnes hos Lovdata Forskrift om personellsikkerhet Hele forskriften finnes hos Lovdata Andre lover se Lovdata Åndsverksloven Arbeidsmiljøloven Barnehageloven Barnevernloven Brann- og eksplosjonsvernloven esignaturloven Havneloven Introduksjonsloven Kommunehelseloven Opplæringsloven Pasientrettighetsloven

23 Plan- og bygningsloven Pliktavleveringsloven Regnskapsloven Skatteloven Sosialtjenesteloven Valgloven Vergemålsloven 2. Sentralt regelverk 2.1. Noark 4 Riksarkivaren er ansvarlig for spesifikasjoner som det refereres til i regelverket. Når det gjelder kommunal forvaltning omfatter dette foreløpig bare Noark standarden, som stiller krav til elektroniske arkivsystemer i bruk i offentlig forvaltning. Noark 4 var fjerde versjon av den statlige Noark-standarden, "Norsk arkivsystem", som første gang ble introdusert i 1984, og som siden kom i flere versjoner, senest Noark 3 i Noark 4 videreførte også spesifikasjonene i Koark, som kom i 1995, og var en tilsvarende standard for kommunale og fylkeskommunal forvaltning. Koark fulgte i all hovedsak Noark 3, men har en del tilleggsfunksjoner som er spesielt tilpasset saksgangen i kommunene. Formålet med standarden er å spesifisere krav til et mest mulig fullstendig informasjons- og styringssystem for arkivfunksjonen i den offentlige forvaltning. Noark 4 angir krav til informasjonsinnhold, dvs. hvilke opplysninger som skal kunne registreres og gjenfinnes, datastruktur, dvs. utformingen av de enkelte dataelementer og forholdet mellom dem og funksjonalitet, dvs. hvilke funksjoner systemene skal ivareta. Samlet spesifiserer den et fullstendig elektronisk arkivsystem som kan integreres med elektronisk post og elektronisk saksbehandling. I arkivforskriften legges det juridiske grunnlag for en kontrollert overgang til elektronisk arkiv i den offentlige forvaltning. Noark-4 skal gi de nødvendige redskaper for å gjennomføre en slik overgang på en måte som tilfredsstiller funksjonelle og arkivfaglige krav. På dette grunnlag regner Riksarkivaren med at vilkårene er til stede for at forvaltningen kan innlede den omfattende prosess som ligger i å tilpasse systemer og rutiner til elektronisk arkivering. Noark 4 er en kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystem i offentlig forvaltning. Det er ikke et system i seg selv. For å kunne ha et elektronisk arkiv må man ha et Noark 4 godkjent arkivsystem. Riksarkivaren har en godkjenningsordning, og en oppdatert liste over godkjente systemer ligger på nettsidene til Riksarkivet. Versjon 4.1 var siste versjon av Noark 4 og kom i 2002.

24 Noark 5 Noark 5 er siste versjon av Noark-standarden, og ble publisert 4. juli Standarden inneholder ingen datamodell. Den er mer en beskrivelse av sammenhenger mellom datastruktur og metadata. Dette er ment å løse opp den rigide strukturen som ble etablert i Noark 4 og gi bedre integrasjon med fagsystemene. Hovedmålet er å fortelle hva man må ta hensyn til for å gi: Sikker og troverdig elektronisk arkivdanning i den enkelte virksomhet Sikker og autentisk elektronisk avlevering til arkivdepot Standarden er inndelt i: Indre kjerne, som inneholder krav til grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering. Ytre kjerne, som definerer kjernens krav til eksterne, valgfrie moduler/systemer. Komplett Noark 5, som spesifiserer krav og anbefalinger til noen av de valgfrie fag- og administrasjonssystemer som vil inngå i en komplett N5 løsning. Enkelte krav kan realiseres i fagsystemet og ikke i arkivsystemet. Ulike arkivskapere kan anvende standarden avhengig av hvilken type saksbehandling de driver. Ulike løsninger vil være: Sak-/arkivsystem med generell saksbehandling og Noark 5 kjerne Fagsystem med spesialisert saksbehandling og Noark 5 kjerne Felles arkiv med både generell og spesialisert saksbehandling og Noark 5 kjerne For kommunen er det viktig at: Standarden også gjelder for alle fagsystemene kommunene bruker. Det skal være en ferdig utviklet uttrekksfunksjon slik at arkivskaper selv kan produsere arkivuttrekk. Det skal være mulig å migrere arkiver fra systemer basert på eldre standard til den nye. Det er ikke pålagt offentlig forvaltning å gå over til Noark-5 baserte systemer fra noen bestemt dato. Når et system er godkjent i henhold til kravene i Noark 5 standarden vil Riksarkivet publisere vedtak om dette på sine nettsider. Vedtaket vil inneholde utviklers egenerklæring samt Riksarkivets brev til utvikler av systemet. Liste over godkjente systemer finner du på Riksarkivets nettsider. Riksarkivaren vil sørge for kontinuerlig oppdatering og vedlikehold av Noark 5, i form av nye versjoner av standarden. Disse publiseres på Riksarkivets nettsider 2 ganger i året. Siste versjon, Noark 5 2.0, ble publisert 3. april Hele Noark 5 finnes på Riksarkivets nettsider.

25 Riksarkivarens rapporter og retningslinjer Med hjemmel i arkivloven med forskrifter har Riksarkivaren gitt en del arkivfaglige retningslinjer. I disse beskrives det en del krav som kommunale arkivskapere er pålagt å følge, men det gis også en del veiledende anbefalinger. En oversikt over hvilke rapporter og retningslinjer som er utgitt finnes på Riksarkivets nettsider. Riksarkivet tar imot bestillinger av de rapporter som ikke er utgitt av et forlag. Gratispublikasjoner distribueres av Riksarkivets bibliotek, e-post: [email protected] Yrkesetiske retningslinjer for arkivarer De regler om taushetsplikt finnes i gjeldene lovverk er ment å sikre personvernet til de personer som på en eller annen måte er i kontakt med kommunen. Det finnes også interne regler om tilgang til informasjon, og utveksling av informasjon. Det er ikke slik at alle bør ha tilgang til alt, selv om vi gjennom ny teknologi har fått uante muligheter. Selv om lovverket pålegger oss klare regler for både arkivbehandling og taushetsplikt, vil vi stadig befinne oss i situasjoner hvor lovverket ikke kan hjelpe oss, og vi må gjøre et etisk valg. På generalforsamlingen i Beijing i september 1996 vedtok den internasjonale arkivorganisasjonen, International Council on Archives (ICA), yrkesetiske retningslinjer for verdens arkivarer. En norsk oversettelse kom i 1998, og er utgitt som eget hefte i Riksarkivarens skriftserie "Rapporter og retningslinjer". Regelverket er delt inn i 10 grunnregler og hver grunnregel følges av en kommentar. Til sammen utgjør de det internasjonale regelverket. Et yrkesetisk regelverk for arkivarer tar sikte på å etablere en høy etisk standard for arkivaryrket. Dette er viktig for å gi offentligheten tillit til personene som utøver yrket, og sikre arkivmaterialets integritet. Retningslinjene finnes på Riksarkivets nettsider Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner I arkivforskriften ( 5-12) kreves det at den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsette spesifiserte krav til materiale som skal avleveres til arkivdepot, og regler for tilbakelån fra arkivdepot. Slike bestemmelser skal baseres på en normalinstruks utarbeidet av Riksarkivaren. Formålet med normalinstruksen er å gi oversikt over hvilke krav som skal oppfylles, og en del veiledende anbefalinger. Det legges det særlig vekt på behandling av elektronisk arkivmateriale i denne instruksen. Hele normalinstruksen finnes på Riksarkivets nettsider.

26 Veiledning i periodisering av offentlige arkiver Formålet med veiledningen er å hjelpe alle som skal ta del i planleggingen og gjennomføringen av arkivperiodisering, og bidra til at arkivfaglige prinsipper og metoder følges. I punkt 2.9 gis en god oversikt over hva planleggingen må omfatte. Hele veiledningen finnes på Riksarkivets nettsider Omorganisering i offentlige arkiver. Veiledning for arkivet. Omorganiseringer får nesten alltid følger for arkivene og arkivorganiseringen i kommunen. Ved administrative endringer har det tidligere vært for liten oppmerksomhet rundt arkivspørsmål, og svært ofte er sentrale arkivfaglige prinsipper blitt oversett, og arkivbestemmelser er blitt brutt. Veiledningen er et hjelpemiddel, og legger føringer på hvordan arkivene skal behandles under omorganiseringen, og gir en del gode råd på veien. Hele veiledningen finnes på Riksarkivets nettsider Krav til arkivlokaler. En veiledning for offentlige organer. Veiledningen inneholder informasjon om hvilke krav som stilles til offentlige organers arkivlokaler. Hele veiledningen finnes på Riksarkivets nettsider Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan Veiledningene finnes på Riksarkivets nettsider 2.4. Kassasjonsbestemmelser for skattedokumentasjon Kassasjonsregler for kommunal skattedokumentasjon er blitt utviklet av Interkommunalt Arkiv i Rogaland på vegne av sine medlemskommuner. Endelig godkjenning fra Skattedirektoratet forelå Godkjenning fra Riksarkivaren forelå Reglene finnes under faglige dokument på IKA Rogalands nettsider Enkeltvedtak gjort av Riksarkivaren Riksarkivaren kan etter søknad gi kassasjonstillatelse når det gjelder enkelte typer saker.

27 Bekymringsmeldinger hos barnevernet Riksarkivaren anbefaler at bekymringsmeldinger hos barnevernstjenesten bør behandles slik: Meldinger som er klart ubegrunnet kan kasseres uten registrering eller oppbevaring. Meldinger som medfører en vurdering om tiltak, men hvor konklusjonen er at det ikke foreligger behov for oppfølging, anser Riksarkivaren som saksbehandling, noe som medfører journalføring. Disse meldingene er å anse som rutinemessige enkeltsaker som kan kasseres etter 10 år. (Da rundskriv fra Barne- og Familiedepartementet Q-24, foreslår en oppbevaringstid på slike meldinger på ett år, må forslaget til Riksarkivaren på 10 år ses som en anbefaling og ikke et påbud.) Meldinger som medfører tiltak skal bevares Politiattester I lovverk for helse og sosial, barnevern og andre lignende tjenester, går det fram at politiattester som er innhentet for ansettelsesformål skal kasseres etter at formålet med innhentingen er oppnådd. I følge Arkivloven så har det ikke vært anledning til å kassere politiattester. Fredrikstad kommune henvendte seg til Riksarkivet for å få klarheten i dette. Riksarkivet kom med følgende uttalelse: Politiattester som innhentes i forbindelse med tilsettingssak er å betrakte som et saksdokument, jf. forskrift nr om offentlige arkiv 2-6. Det må registreres i journal at slikt dokument er innhentet. Med hjemmel i 9 i lov nr. 126 om arkiv fastsetter Riksarkivaren at slik attest kan kasseres når det ikke lenger foreligger et administrativt behov for å ha den tilgjengelig. Det er ikke nødvendig å skanne politiattesten inn i elektronisk arkivsystem. Kommunene kan altså nå kassere politiattester uten at det blir regnet som uhjemlet kassasjon. Sosial- og helsedirektoratet anbefaler at organer med arbeidsgiveransvar for personell innenfor helse- og sosialtjenesten, beholder politiattesten så lenge vedkommende er ansatt i en stilling som krever politiattest. I følge gjeldende lovverk så er politiattester kun gyldige i tre år. Dette praktiseres ulikt. Noen innhenter nye attester hvert 3. år uansett. Andre innhenter nye attester kun hvis vedkommende har vært borte over en lengre periode eller har skiftet stilling/ arbeidsoppgaver Medisinbestillingsbøker Riksarkivaren vurderer det slik at medisinbestillingsbøker kan kasseres når de ikke lenger har administrativ verdi.

28 27 3. Lokalt regelverk 3.1. Retningslinjer for føring av møte- og vedtaksbøker Følgende skal føres i møtebok: Alle politisk oppnevnte komiteer, råd og utvalg har plikt til å føre møtebok (jf. Kommunelovens 30 nr. 3). I Leka kommune vil det si: kommunestyre, kommunestyrekomiteer, formannskap, forliksråd, eldreråd, barnehagens samarbeidsutvalg, klagenemnd, kommunalt råd for funksjonshemmede, overformynderiet, kontrollutvalg, skatteutvalg, skolens samarbeidsutvalg, takstnemnd for eiendomsskatt og valgnemnd. Det er i tillegg fastsatt at en rekke administrativt nedsatte råd og utvalg skal føre enkle møtebøker/referater fra sine møter. I Leka kommune vil det si: forhandlingsutvalg, arbeidsmiljøutvalg, foreldrerådets arbeidsutvalg, elevråd, barnehagens foreldreråd og møter om pedagogisk arbeid. I tråd med Overordnet reglement for delegering av myndighet, pkt. 8, skal alle delegerte vedtak dokumenteres i form av egen vedtaksprotokoll. Føring av møtebøker og vedtaksbøker For all føring av møtebok og vedtaksbok gjelder følgende: (Alle som har tilgang skal føre møtebøkene etter den mal og grafiske utforming som er satt opp i kommunens sak-/arkivsystem.) Arkivskapere uten tilgang til ephorte skal bruke innbundet protokoll, hvor referatene føres inn for hånd, alternativt løsbladsystem for innbinding. Som et minimum skal møtebøkene inneholde informasjon om: tid, sted, deltakere, behandling og vedtak samt signatur (godkjenning). Som et minimum skal vedtaksprotokollene inneholde informasjon om: tid, sted, saksframstilling og vedtak samt signatur. For møtebøkene for politisk oppnevnte styrer, råd og utvalg gjelder i tillegg følgende: I tillegg til oversikt over tid og sted for møtet, oversikt over hvem som møtte og hvem som var fraværende, behandling av forfall og spørsmål om habilitet skal møteboken inneholde innkalling, sakliste, innstilling, utfyllende referat fra forhandlingene, all saksbehandling i møtet, alle framsatte forslag og forslag til avstemningsmåte, avstemningsresultat. Innstillingstekster skal ikke endres etter møtet. Utsatte saker skal ha med all tekst fra tidligere behandling. Vedtakstekst må ikke vise til annet vedtak uten at dette er referert. Saker om elever og klienter skal i tråd med personvernlovgivningen legges fram for folkevalgte organ i anonymisert form. Det vil si at navn og andre opplysninger som kan identifisere personene skal være slettet fra

29 28 Ansvar sakspapirene. I den endelige utgaven av møteboken skal navnene tas med. Ansvaret for føring, innbinding og oppbevaring av møtebøkene inntil avlevering til arkivdepot, følger den instans som er sekretariat for styret, rådet eller utvalget. Ansvaret for føring av vedtaksprotokoller er tillagt den leder som er delegert beslutningsmyndighet. Ansvaret for innbinding og oppbevaring (inntil avlevering til arkivdepot), deler lederne med arkivtjenesten. Innbinding Alle møtebøker skal innbindes jevnlig. Tidspunkt for innbinding er angitt i arkivplanens arkivoversikt hvor den enkelte møtebokserie er registrert. Kvaliteten på innbindingen skal være i overensstemmelse med kravene skissert arkivforskriftens Kap. VII Fellesbestemmelser for innbinding av møtebøker, kopibøker, registre mv. i statlig og kommunal forvaltning, i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Forskriften finner du i sin helhet hos Lovdata. Kravene som stilles vil i korthet si at for møtebøker kreves det bokbinderfaglig innbinding, mens kopibøker og andre registre kan ha kontorinnbinding. Oversikt over godkjente systemer for kontorinnbinding finnes på Riksarkivets nettsider Retningslinjer for innkjøp og bruk av elektroniske fagsystemer Bakgrunn for retningslinjene Leka kommune stiller krav til prosedyrene for innkjøp og bruk av elektroniske fagsystemer. Samordning og langsiktig vurdering vil kvalitetssikre arkivarbeid og bevaring. Definisjon elektroniske fagsystem Med elektroniske fagsystemer mener vi spesialiserte støttesystemer for en ensartet type saksbehandling. Behovet for å behandle et betydelig antall saker ensartet med hensyn til saksgang, arbeidsprosedyrer og kriterier for vedtak utgjør bakgrunnen for innkjøp av slike systemer. Sakene i et fagsystem blir vanligvis arkivert i en spesiell arkivserie (spesialarkiv) som inneholder alle sakene for dette fagområdet, og ikke i det generelle saksarkivet (K-kodearkivet). Eksempel på slike serier er personalarkiv, byggesaksarkiv, oppmålingsarkiv, gårdsarkiv, klientarkiv, pasientjournal, feiearkiv m.m. Eksempler på fagsystemer som brukes i Leka kommune er: ephorte, PROFIL og Winmed.

30 29 Krav om journalføring I Leka kommune er det er et absolutt krav at all arkivdokumentasjon blir journalført, og underlagt kravene om kvalitetssikring og kontroll. På grunn av lovverkets krav om journalføring og registrering av all arkivdokumentasjon i offentlig forvaltning er det viktig at fagsystemene også har funksjoner som ivaretar journal- og arkivfunksjonen på en forskriftsmessig måte. Journalføring av den arkivdokumentasjon som inngår i et fagsystem skal enten skje i en egen modul i selve fagsystemet eller ved hjelp av funksjonene i det generelle sak-/arkivsystemet ephorte. Ingen arkivskapere i Leka kommune har anledning til å drive saksbehandling i fagsystemer uten at dokumentene som mottas eller produseres blir registrert og arkivlagt. For elektronisk journalføring skal offentlige organ bruke et arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden, og være godkjent av Riksarkivaren før det blir tatt i bruk (jf. Arkivforskriften 2-9). For spesialiserte fagsystemer kan det gjøres unntak dersom systemet er tatt i bruk før 2002, men dette skal i så fall godkjennes av Riksarkivaren. Arkivforskriftens krav til hva som skal journalføres gjelder likevel uinnskrenket. Alle obligatoriske journalopplysninger skal kunne registreres i systemet. Det vil si: journalføringsdato, saks- og dokumentnummer, sender og/eller mottaker, opplysninger om sak, innhold eller emne, datering på dokumentet, arkivkode, ekspedisjons- og avskrivningsdato og avskrivningsmåte. Regler for innkjøp Alle som vurderer å ta i bruk nye elektroniske fagsystemer plikter å sjekke om systemet oppfyller de nødvendige krav i forhold til regelverket, og skal konsultere IKT-sjef og arkivleder for bistand til vurdering av systemet før kontrakt inngås. Systemet skal kunne eksportere datauttrekk hvor saksdokumentene er tilknyttet overordnete tabeller i samsvar med bestemmelsene i Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner, kap. 4. Dette gjelder ikke dersom alle dokumenter og opplysninger i systemet tillates kassert etter 10 år eller mindre i medhold av arkivloven 9 (jf. Forskrift om behandling av offentlige arkiver, Kap. IX, 2-4) Retningslinjer for bruk av epost Gyldighet og formål Retningslinjene gjelder for alle virksomheter og støtteenheter i organisasjonen Leka kommune.

31 30 Retningslinjene gjelder for e-post som dekkes av Offentleglova sitt dokumentbegrep samt arkivlovens og arkivforskriftens bestemmelser om dokumentbehandling. De tar først og fremst sikte på å regulere behandlingen av e-post som brukes som ledd i saksbehandlingen, men også å gå opp noen grenser for hva som er tjenestepost og hva som er privat post, og hvordan tjenestepost generelt skal behandles. Generelt om e-post Bruk av e-post er et av flere viktige virkemidler for å kunne realisere målet om en åpen og effektiv forvaltning. E-post er i sin form en mellomting mellom brev og telefonsamtale, skriftlig i formen, men med et muntlig språk. Det kan være en vurderingssak hvilken status en e-postmelding har i forhold til regelverk om arkivering, journalføring og offentlighet, og i forhold til forvaltningsrettslige prinsipper. Det viktigste i forhold til gjeldende regelverk, er å identifisere e-post som er sakspost for gjeldende organ, og som ikke faller inn under arkivforskriftens regler om arkivbegrensning. Slike e-postdokumenter skal arkivmessig behandles på samme måte som tilsvarende papirdokument (jf. Arkivforskriftens 3-2 første ledd). Når e-post er et arkivverdig dokument/saksdokument, skal det journalføres, arkiveres og være gjenstand for full offentlighet. Enhver kan be om innsyn i e- postmeldingen etter vanlige regler. Håndtering av inngående e-post Sentralt e-postmottak Arkivforskriften krever at et organ som bruker e-post også skal ha et sentralt postmottak for inngående post. Slik e-post skal åpnes av arkivtjenesten. Adressen til postmottaket skal framgå av brevark, offisiell nettside og lignende. E-post til postmottaket skrives ut og behandles som papir-post. Saksbehandlers oppgaver Selv med et sentralt e-postmottak blir e-post ofte sendt direkte til saksbehandler. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som arkivverdig dokument for organet. Av og til vil det kreves et visst skjønn for å avgjøre om en e-post er et arkivverdig dokument eller ikke. Slik arkivforskriften er utformet, er det tilstrekkelig at en e-post enten er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, for at det skal foreligge arkiveringsplikt. E-posten kan være saksdokument selv om personlige og private kommentarer er blandet inn i teksten. Saksbehandlere som mottar tjenestepost som e-post skal

32 31 videresende denne til kommunens elektroniske postmottak for journalføring og arkivlegging. Ikke-arkivverdig post Noen eksempler på e-post som i utgangspunktet ikke kan antas å være arkivverdig: private e-postmeldinger e-post som er jobbrelatert, men som ikke har betydning for saksbehandling eller dokumentasjon e-post som er faglig relatert, men av generell karakter (f.eks. utveksling av faglige synspunkter mellom enkeltpersoner eller nyhetsbrev fra andre virksomheter og prosjekter) e-post som er av generell informasjonsverdi (f.eks. personalinformasjon o.l.) masseutsendt ekstern e-post Håndtering av utgående e-post Alle arkivverdige saksdokumenter som sendes ut fra virksomheten på e-post, skal arkivmessig behandles på lik linje med tilsvarende papirdokumenter: Teksten skrives i ephorte og sendes som vedlegg i e-posten. Det tas ut kopi som håndteres i henhold til rutiner for utgående post. Sikkerhet og begrensninger ved bruk av e-post På samme måte som ved alminnelig brevpost, er det viktig å ha på plass sikkerhetsrutiner slik at ikke uvedkommende skal kunne lese eller endre innhold i e-postmeldingen. Taushetsplikten etter Forvaltningslovens 13 innebærer en plikt for den enkelte saksbehandler til å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til taushetsbelagte opplysninger, og det samme er kjernen i taushetsplikten etter andre bestemmelser. Det må derfor generelt utvises varsomhet ved overføring av taushetsbelagte opplysninger. Spesielt gjelder dette sensitive personopplysninger og graderte opplysninger. Selv om e-post i prinsippet kan brukes til utveksling av all type informasjon skal taushetsbelagte opplysninger ikke sendes som e-post i Leka kommune - men sendes som brev. Spesielt om helse- og personopplysninger Generell standard programvare skal ikke benyttes for utveksling av helse- og personopplysninger. Helse og personopplysninger skal altså aldri sendes via vanlig e-postløsning. Virksomhetenes fagsystemer kan benyttes til dette. Dette vil blant annet sikre at journalverdig informasjon journalføres, og at informasjonen knyttes til riktig pasient og sikres ved hjelp av virksomhetens løsninger for tilgangsstyring.

33 32 Viktige sikkerhetstiltak for denne sektoren er: Dersom man får e-post som inneholder helse- og personopplysninger (fra pasient eller kollega) så meld tilbake til vedkommende at dette frarådes. Personlige e-postadresser bør ikke legges ut på offentlig nettsted. Virksomhetens nettsted bør fraråde publikum fra å oversende helse- og personopplysninger via e-post. Generelle sikkerhetstiltak Vær forsiktig med å åpne e-post fra ukjente avsendere. Ikke åpne vedlegg i en usikker e-post Kontroller adressen(e) før du sender e-post. Kontroller at det ikke sendes feil vedlegg. Ikke besvar henvendelser om tilgangsopplysninger som passord etc.; avsender etterligner banker og bedrifters logoer og adresser Ikke legg igjen kommunal e-postadresse på websider, nyhetsgrupper, chatte-kanaler og lignende. Vurder bruken av automatisk svarfunksjon ikke gi mer informasjon enn nødvendig. Ikke videresend linker til underholdningssider Instruks om avlevering av sensitive personregistre Reglene for avlevering, innsyn i, og gjenbruk av, personopplysninger finnes i arkivforskriften. Avlevert materiale forvaltes av Arkivverket på kommunens vegne Instruks om avlevering av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot Valg av depotordning Leka kommune forholder seg til Arkivverket som instans for mottak av materiale til depot. Dette gjelder både papirbasert og elektronisk arkivmateriale. Da kommunen ikke har avtale med lokalt arkivdepo, vil vi i fortsettelsen bare bruke benevnelsen Arkivdepot. Avleveringsplikt Alle arkivskapere i Leka kommune skal avlevere eldre og avsluttet arkiv til Arkivdepot, jf. arkivforskriftens Med eldre og avsluttet arkiv menes det arkivmateriale som er gått ut av forvaltningsmessig bruk eller materiale etter arkivskapere; styrer, råd og utvalg, kommunale selskap o.l. som er avviklet. Personregistermateriale (regulert av personopplysningsloven) skal deponeres i tråd med annen avtale og ordning. Tidspunkt

34 33 Tidspunkt for avlevering av eldre arkiv er år etter at materialet oppsto. Avsluttet arkiv skal arkivskaperen avlevere straks dersom enheten blir nedlagt, og ansvaret for saksområdet ikke overføres til annen enhet eller virksomhet innen kommunens administrasjon. Elektronisk materiale skal deponeres/avleveres ved periodisering eller avslutning av arkivdatabaser. Arkivmaterialet skal avleveres samlet fra hele administrasjonen hvert 4. år. Klargjøring og listeføring Arkiv som skal avleveres skal være behandlet i samsvar med arkivforskriftens 5-4. Før avlevering skal det utarbeides lister over materialet som avleveres. Listen skal inneholde oversikt over alle arkivstykker med referanse til eske. Ett eksemplar av listen skal følge med avleveringen, ett eksemplar skal avleverende instans ta vare på. En nærmere beskrivelse av rutinene for avlevering til Arkivdepot finnes under periodiske arkivrutiner i arkivplanen. Overføring av ansvar Ved avlevering skal det løpende, administrative ansvaret for avlevert materiale overføres fra arkivskaper til rådmannen og Arkivdepot. Depotavtalen som inngås skal beskrive en arbeidsdeling mellom kommunen og Arkivdepot for arbeidet med eldre og avsluttet arkiv. Det løpende ansvar for arkivene overføres til Arkivdepot ved avlevering av materialet, men kommunens ledelse beholder det overordnete ansvar for bevilgninger og sikkerhet. I Leka kommune tillegges arkivleder (fagleder arkiv) oppgaven med å håndtere tilbakelån av arkivmateriale for bruk i egen forvaltning og/eller av publikum, og med å støtte Arkivdepot i formidlingsarbeidet Regler for utlån og bruk av eldre og avsluttet arkiv Generelt Både kommunens egne virksomheter og det generelle publikum har, i tråd med gjeldene bestemmelser om offentlighet og innsynsrett, tilgang til eldre og avsluttet arkiv som er avlevert til Arkivdepot. Forvaltningens egen bruk Selv om eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot har kommunens forvaltning tilgang til og innsyn i de dokumentene og opplysningene som den har behov for i saksbehandlingsøyemed.

35 34 Som regel vil man kun ha behov for kopier av tidligere behandlete saker og dokumenter. Hvis det ut fra saksbehandlingshensyn er behov for tilbakelån av originalt arkivmateriale fra arkivdepot, skal dette skje iht. bestemmelsene i Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner, kapittel 5. Regler for tilbakelån Alt tilbakelån skal gå gjennom kommunens arkivleder (fagleder arkiv), som er tillagt ansvaret for å ivareta denne funksjonen på en sikker måte. Arkivleder skal stå for bestillingen, og skal motta og kvittere for materialet. Mengden som lånes ut er begrenset. Materiale som er skadet (defekt), eller i relativt dårlig stand, lånes vanligvis ikke ut. Låneperioden skal ikke være lengre enn det som er nødvendig av hensyn til bruken. Materialet skal returneres så snart saksbehandlingen er fullført. Både utlånet og tilbakeleveringen skal dokumenteres. Arkivdepot skal til enhver tid ha oversikt over materiale som er tilbakelånt til arkivskapende organer. Tilbakelånt materiale skal ikke blandes sammen med annet arkivmateriale hos det arkivskapende organ. Tilbakelånt materiale skal oppbevares i tråd med bestemmelsene i arkivforskriften. Hvis dette ikke lar seg gjøre, kan Arkivdepot gjøre materialet tilgjengelig gjennom skanning eller ved kopiering. Tilbakelånt materiale skal ikke lånes videre til andre uten samtykke fra Arkivdepot. Elektronisk materiale lånes ikke tilbake. I stedet skal det produseres kopier for bruk. Publikums bruk av eldre og avsluttet arkiv Regler for bruk av utlånt arkivmateriale i kommunens lokaler Mindre mengder arkivmateriale kan, i spesielle tilfeller, lånes tilbake for å gjøre arkivmaterialet tilgjengelig for personer som har vanskelig for å besøke Arkivdepot sin lesesal. All bruk skal skje i kommunens lokaler, og under oppsyn. Det er ikke anledning til privat hjemlån av arkivmaterialet. Alle brukere skal orienteres om følgende: o Bruk av originalt arkivmateriale krever varsomhet fordi dette er uerstattelig. o Mat og drikke skal ikke stå på samme bord som

36 35 o o o o o o o o o o o arkivmaterialet Protokoller og dokumenter skal ligge på et bord når de er i bruk. Åpne protokoller skal ikke legges oppå hverandre. Arkivmateriale skal ikke brukes som skriveunderlag. Det skal ikke settes merker i arkivmaterialet med penn, blyant eller lages bretter i arkivsakene. En skal være varsom når en blar i protokoller og dokumenter, og ved åpning og lukking av protokoller. En bør bruke bokstativ ved bruk av protokoller. En bør bare åpne en arkivboks om gangen, og passe på at rekkefølgen i dokumentene ikke blir endret. En skal aldri fjerne noe av innholdet, og melde fra hvis man mener noe ligger feil eller mangler. En bør ha rene og tørre hender, bruk gjerne hansker. Det er anledning til å kopiere vederlagsfritt fra materialet. Arkivpersonalet sørger for at dette skjer i kontrollerte former. Personer som får innsyn i taushetsbelagt eller gradert materiale skal legge fram dokumentasjon på at søknad er innvilget. De skal også vise legitimasjon, og skrive under på en taushetserklæring. (Bruk av arkivmateriale på Arkivdepot sin lesesal Regler for bruk av arkivmateriale på Arkivdepot sin lesesal.) 3.7. Retningslinjer for sikring av arkiv Arkivlokaler Alle lokaler som brukes til oppbevaring av arkivmateriale skal tilfredsstille de krav som stilles i lover og forskrifter. En kortfattet oversikt finnes på Riksarkivets nettsider. Alle enhets- og virksomhetsledere har ansvar for å rapportere mangler ved arkivlokalene, slik at eventuelle utbedringskostnader kan komme med i budsjettet for påfølgende år. Arkivskapere som ikke har tilgang til gode arkivlokaler, kan bruke brannsikre arkivskap til oppbevaring av bortsettingsarkiv. Dette gjelder særlig barnehager og skoler Arkivutstyr Papirkvalitet Kommunens arkivskapere skal bare bruke godkjent permanent papir (ISO 9706) til saksdokumenter, i møtebøker, kopibøker og andre registre. Oversikt over godkjente papirtyper finnes på Riksarkivets nettsider.

37 36 Skriveutstyr Skriveutstyr, kopimaskiner og skrivere/printere skal produsere lysekte skrift. Man bør unngå toner/fargebånd med annet enn sort skrift, da fargene ofte er mindre lysekte. Arkivdokumenter og møtebøker skal signeres med lysekte penner. Som hovedregel kan kule- og fyllepenner brukes, likeså spritbaserte tusjpenner. Vannbaserte tusjpenner skal ikke benyttes. Oversikt over godkjente kulepenner finnes på Riksarkivets nettsider. Elektroniske medier Magnetbånd, som brukes til sikkerhetskopiering og lagring av informasjon fra sanerte databaser, skal oppbevares i egne lokaler som er særskilt sikret mot støv, direkte sollys og elektromagnetiske forstyrrelser. Eventuelle metallreoler skal være jordet. Klimaet i arkivrom for magnetbånd skal være stabilt på 20 C og 50 % RLF, med maksimale avvik på ± 5 %. Arkiveringsutstyr Alle mapper og arkivbokser skal være av en slik kvalitet at det ikke skader arkivdokumentene. Ved bortsetting skal det benyttes arkivbokser av samme format som de dokumentene som skal settes bort. Ryggen på arkivboksen bør være ca. 9,5 cm, og utstyrt med en "tunge" til å gripe i i underkant av ryggen. Fotografisk materiale skal legges enkeltvis i syrefrie konvolutter. For film og dias skal det brukes mapper av kjemisk nøytral plast (polyetylen/polyester). Utstyr som innebærer at plast, metall eller lim kommer i kontakt med arkivdokument skal ikke brukes. Plastlommer eller binders skal være fjernet senest ved arkivlegging. Arkivskap Alle arkivskap skal være låsbare, og låses ved arbeidets slutt. Hvis arkivskap brukes til bortsettingsarkiv, og er plassert i lokaler som ikke er sikret mot brann, skal de minst ha brannmotstandsevne EI Informasjon- og datasikkerhet Adgang til arkivdokumenter Fysisk arkivmateriale skal oppbevares i låste skap så langt det er mulig. Kun arkivtjenesten skal ha direkte adgang til arkivskapene. Saksbehandlere skal ha tilgang til materiale som er nødvendig for at de kan utføre sine arbeidsoppgaver.

38 37 Medarbeidere som skal ha adgang til arkivmateriale som er unntatt fra offentlighet skal være autorisert for dette. Saker og dokumenter som er unntatt fra offentlighet, som er til behandling, skal oppbevares nedlåst etter arbeidstid. Datautstyr skal være avslått eller avlogget ved pauser og etter arbeidsslutt. Adgang til elektronisk lagret materiale reguleres av sikkerhetstiltak for dette iverksatt av IKT-leder. Datasikkerhet Hver dag skal det tas sikkerhetskopier av all ny arkivverdig dokumentasjon dette gjøres automatisk på servere. Det skal utarbeides rutiner for å hindre uautorisert tilgang til elektronisk lagret materiale gjennom bruk av passord, gradert tilgang og systemer for logging. Passord bør være på minimum 6 tegn og bestå av en kombinasjon av tall og bokstaver. Passord skal ikke være tilgjengelig for andre enn bruker. Viruskontroll skal skje automatisk ved oppstart av nye programmer. Det er forbudt å ta med elektroniske databærere utenfra til bruk på intern maskinpark uten at viruskontroll gjennomføres. Ved bruk av elektronisk post skal all post virusskannes, også vedleggene.

39 38 DEL C: RUTINEBESKRIVELSE 1. Daglige arkivrutiner 1.1. Post- og dokumentbehandling sentralt postmottak Postmottak Inngående post All inngående post skal leveres til arkivtjenesten ved servicetorget for åpning og registrering. Arkivtjenesten er ansvarlig for all distribusjon og behandling av inngående og utgående post. Post som blir levert personlig skal henvises til servicetorg for avlevering. Post til NAV-sosial distribueres uåpnet til etaten. Anbuds- og tilbudsdokumenter legges uåpnet i egen posthylle. Egen rutine for behandling av slik post, se under spesialrutiner "anbuds- og tilbudsdokumenter". Post til overformynderiet, Leka Kirkelige Fellesråd, KomRev/KomSek, Skatteetaten, skatteoppkreveren, hovedverneombud og fagforeninger legges uåpnet i posthyllene. Intern post All intern post skal legges i merket beholder "internt" på sevicetorget. Arkivtjenesten er ansvarlig for distribuering i de enkelte interne posthyller. Intern post merkes «Intern post» under mottakers navn. Ekstern post Ekstern post (som skal sendes), skal legges i beholder for utgående post og frankeres av servicetorget. Telefaks og elektronisk post Telefaks og elektronisk post skal behandles som vanlig post, dersom arkivtjenesten godkjenner den som arkivverdig. Elektronisk post videresendes til [email protected] for registrering i saksbehandlersystemet. Tekstmeldinger (SMS) Tekstmeldinger (SMS) som mottas skal behandles som annen post hvis de inneholder opplysninger som inngår i saksbehandlingen. Informasjonen kan sendes til postmottak for e-post eller skrives ut manuelt, dateres og signeres av saksbehandler.

40 39 Personlig adressert post Personlig adressert post skal leveres uåpnet til adressaten hvis man ikke har inngått avtale om at slik post kan åpnes av arkivtjenesten. Dersom posten likevel er av generell karakter, plikter mottaker å levere posten til arkivtjenesten for registrering. Denne regel gjelder også for telefaks, e-post og SMS Åpning, sortering og arkivbegrensning Åpning av post Posten skal åpnes av arkivtjenesten. Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det være to ansatte til stede. OBS! Anbuds- og tilbudsdokumenter skal ikke åpnes av arkivtjenesten, se informasjon spesialrutiner. Sortering og arkivbegrensning Posten sorteres, og det skilles mellom arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Som arkivuverdig post regnes alt materiale som ikke blir gjenstand for saksbehandling. Dette skal ikke registreres/arkivlegges: aviser, tidsskrifter, reklame, offentlige publikasjoner, invitasjoner, generelle rundskriv, utskrifter /kopier fra andre organ, ekstra kopier og lignende. Slikt plasseres til gjennomsyn på egnet sted eller sendes til sirkulasjon, for så å plasseres i ringperm eller kassett i kontorbiblioteket. Som arkivverdig regner vi post som skal saksbehandles (saksdokument etter offentlighetsloven 3) eller som inneholder vesentlig dokumentasjon. OBS! Bankgarantier skal journalføres og arkivlegges. Arkivverdig sakspost skal stemples, registreres i brevjournal, skannes og bevares i henhold til forskrift. Unntatt fra denne regel er: fakturaer til anvisning - (til økonomiavdelinga for viderebehandling) fakturaer/regninger (til økonomiavdelinga for viderebehandling) timelister/reiseregninger til lønningskontoret arbeidsavtaler med varighet under 3 mnd. sykemeldinger "beskjedlapper" som legges direkte i de enkelte posthyller.

41 40 Stempling Stempling og registrering i brevjournal Arkivtjenesten er ansvarlig for stempling og registrering av all arkivverdig post og for at dokumentene blir knyttet til sak. Er dokumentet det første i en sak skal arkivet opprette saken. Stempelet skal ha opplysninger om arkivskapers navn, journalføringsdato, løpenummer, saksnummer, arkivkode, saksbehandler og gradering. Arkivuverdig materiale skal ikke stemples eller registreres. Registrering i brevjournal ephorte skal benyttes til journalføring og saksbehandling. Dokumentopplysninger som skal registreres er: 1. journaldato 2. gradering (dersom unntak fra offentlighet er nødvendig) 3. administrativ enhet (virksomhet og saksbehandler) 4. dokumenttype 5. dokumentdato 6. arkivkode 7. innhold 8. avsender 9. eventuelt intern mottaker Påføring av arkivkode skal gjøres av arkivtjenesten. I tvilstilfeller bør dette skje i samråd med saksbehandler. Hvis det er uklart hvem som skal være saksbehandler, brukes leder på enheten som saksbehandler. Denne lederen har ansvar for å få påført riktig saksbehandler, hvis lederen ikke selv skal være det. Inngående post som kommer i mange eksemplarer (kopi til flere adressater), skal registreres med samme saks- og journalpostnummer. Dokument unntatt offentlighet skal registreres i brevjournalen med henvising til lovhjemmel og korrekt tilgangskode. Arkivtjenesten skal komme med forslag til gradering og hjemmel for graderingen, men i tvilstilfelle skal det konfereres med strategisk ledelse om offentlighetsvurdering, og aktuell hjemmel for unntak fra offentlighet. Post for saksbehandling, adressert til ordfører, skal til saksbehandler i originalutgave - ordføreren får kopi. Post adressert til rådmannen skal som hovedregel rådmannen ha i originalutgave. Skal denne posten saksbehandles av andre, skal saksbehandler ha originalutgaven. Rådmannen får kopi. Brev om tilsyn, pålegg fra for eksempel arbeidstilsyn/fylkesmann/brannvesen mv. skal rådmannen alltid ha kopi av.

42 41 Når alle journalopplysninger er kontrollert skal journalposten få dokumentstatus J(journalført av arkivet) Skanning Generelt om skanning Når posten er registrert skal dokumentene skannes. Framgangsmåte for bunkeskanning fra leverandøren skal følges. Post som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skannes ikke. Søknader på stillinger Søknad og CV skannes, ikke øvrige dokumenter. Søknad om spillemidler (kultur) Søknaden og vedleggene registreres av arkivtjenesten i ephorte. Dokumentene sendes til saksbehandler. Søknadsskjemaet med vedlegg skannes etter at ordføreren har stemplet og skrevet under søknaden. Søknad om kommunale midler Søknaden skannes, men ikke vedlegg hvis annet ikke er spesifisert. Søknader til næringsfondet skannes, vedleggene skannes for seg. Anbud Selve anbudsdokumentet skannes, men ikke vedlegg hvis annet ikke er spesifisert. Kontroll Arkivtjenesten registrer den innkomne posten i arkivsystemet. og kontrollerer følgende: 1. at alle mottatte dokument er skannet og arkivert 2. at alle sider er kommet med i hvert dokument 3. at skanningen er kvalitetsmessig god nok 4. at opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen Etter at kontrollen er gjennomført kan eventuelt annen ikke-arkivverdig post skannes Fordeling, gjennomgang og saksbehandling Fordeling og gjennomgang Etter registrering, skanning og nødvendige kopier er tatt til kopiadressat, fordeles posten til enhetslederne og/eller saksbehandler.

43 42 Saksbehandler skal se om riktig offentlighetsvurdering er foretatt. Originaldokumenter som er skannet, og som tilhører sentralarkivet, blir arkivert direkte kronologisk i mapper for hver uke. Andre originaldokumenter som hører til spesialarkiv, for eksempel personal-, delings- og byggesaksarkiv mv., fordeles direkte til saksbehandler etter skanning. Saksbehandling All skriftlig saksbehandling skal utføres i kommunens sak-/arkivsystem, såfremt man har tilgang til dette. Det skal benyttes Leka kommunes logo på utgående brev. Det er ikke lov å skrive brev i MS Word, og sende dette ut på kommunens vegne, uten journalføring og mulighet for kvalitetssikring. Dette er brudd på sentrale bestemmelser i arkivloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven. Ferdigstilte utgående brev skal ikke være åpne for redigering etter at de er sendt ut, selv om saken ikke er avsluttet. Det er saksbehandlers oppgave å avskrive inngående dokument eller henvendelse med riktig kode. Bruk av e-post i saksbehandlingen I Leka kommune har alle saksbehandlere tilgang, og anledning, til å bruke e-post som hjelpemiddel i saksbehandlingen. Dette skjer under forutsetning av at reglene som er fastsatt i Retningslinjer for bruk av e-post, plassert under Lokalt regelverk i arkivplanen, samt sikkerhetsrutiner fastsatt av IKT-sjef, blir fulgt. Sentralt i retningslinjene står kravet om at: 1. Alle arkivskapere skal ha et sentralt e-postmottak. 2. All e-post og eventuelle vedlegg som inngår i, eller har betydning for, saksbehandlingen skal registreres i brevjournalen og arkiveres som en del av saken. Dette gjøres ved å videresende mail til [email protected] 3. All dokumentasjon i en sak skal kunne underlegges kontroll. Alle saksbehandlere har derfor et selvstendig ansvar for å produsere fullverdig dokumentasjon som del av sin saksbehandling. Denne dokumentasjonen skal være åpen for offentlig innsyn og/eller partsinnsyn. 4. Utsending av dokumenter via e-post fra saksbehandler skal betraktes som kopi og saksbehandler er pliktig til å bruke ephorte. Original sendes til adressat etterpå. 5. Ingen som opptrer på vegne av kommunen skal oversende, eller oppfordre til oversendelse, av sensitive personopplysninger uten at disse er krypterte. [email protected] Alle e-poster i postmottaket åpnes av servicetorg/arkivtjenesten. Tjenesten er lagt til skrankevakten som en del av daglige gjøremål. Den som åpner postmottaket følger retningslinjene for sentralt postmottak og sorterer på arkivverdige og arkivuverdige dokumenter. Se punktet for åpning, sortering og arkivbegrensning.

44 43 E-poster med tilbud om kurs, innkjøp etc. videresendes til virksomhet- /enhetsleder saken vedrører, evt. med kopi til andre som kan ha interesse for slik post. Det foretas en skjønnsmessig vurdering for hver enkelt e-post. E-poster fra alle offentlige virksomheter skal journalføres av arkivet og behandles sammen med dagens post. E-poster som vedrører saksbehandling skal journalføres av arkivet og behandles sammen med dagens post. Saker unntatt offentlighet Saker unntatt offentlighet som skal til politisk behandling, blir lagt frem samlet som B-saker. Kopi til saksbehandler skal kun inneholde den saken vedkommende har forberedt, ikke komplett samling av B-saker til oppsatt møte Oppfølging, restansekontroll Arkivtjenesten registrerer behandlingsfrist for dokument som går til saksbehandling, og gir melding til rette vedkommende når forfallsdato nærmer seg. Leder og arkivtjenesten sørger for at det hver måned blir tatt ut restanseliste over saker som ikke er ferdig behandlet. Enhetsledere følger opp restanselistene, og gir tilbakemelding om sakenes status Kvalitetssikring av journaldatabasen Arkivtjenesten skal kontrollere at alle saksdokument er journalførte og knyttet til rett sak i brevjournalen. Arkivtjenesten skal kontrollere at sak-/arkivsystemet blir brukt rett slik at føringen av avsluttede saker, og avskrevne dokument, låses. Arkivtjenesten har ansvar for å kvalitetssikre registreringer/funksjoner som utføres av saksbehandlere og ledere. Dette gjøres ved at arkivtjenesten daglig henter fram utgående journalposter, kvalitetssikrer og retter alle registrerte journalopplysninger. Dette innebærer å sikre at: 1. offentlighetsvurdering er gjennomført, og nødvendig skjerming av avsender/mottaker, arkivkoder, saksnummer, tittel og saksinnhold er gjort. 2. arkivkode og sakstittel er dekkende når ny sak er opprettet 3. saken er knyttet til rett arkivdel (arkivserie) 4. journalposten er knyttet til rett sak 5. rett arkivkode er satt på saken Når dette er gjennomført legges journalpostene ut i offentlig journal.

45 Utlån fra dagligarkiv og bortsettingsarkiv Ansvar for utlånet Utlån av saksdokumenter fra dagligarkiv og bortsettingsarkiv skal alltid gå gjennom arkivtjenesten, som på forespørsel fra saksbehandler finner fram nødvendige dokumenter. Registrering Utlån fra dagligarkiv og bortsettingsarkiv skal alltid registreres på utlånskort, som plasseres på den utlånte mappens plass i det fysiske arkivet. På utlånskortet registreres låntakers navn, utlånsdato, saksnummer/løpenummer og innhold. Det lånes kun ut hele saksmapper, aldri enkeltdokumenter. Saker som kun finnes elektronisk gis det ut kopi av. Låner beholder kopien. Omslag Saksmapper utlånt fra bortsettingsarkivet skal under saksbehandlingen oppbevares i spesielle omslag som viser at den ikke tilhører det aktive dagligarkivet. Dette hindrer at avsluttete saker blandes sammen med nye saker. Utlånstid Utlånstiden er normalt 4 uker. Dersom saksbehandlingstiden krever at utlånet blir forlenget må arkivtjenesten få melding om dette. Arkivtjenesten kontrollerer at utlånte mapper blir levert tilbake i rett tid. Saksbehandlers ansvar Utlånt materiale er saksbehandlerens ansvar til det er avskrevet. Låneren må se til at ingen dokumenter blir fjernet, at ordningen i mappa blir hold vedlike, og at nye dokumenter ikke blir lagt til. Avskrivning Når utlånt materiale blir returnert skal arkivtjenesten avskrive utlånet. Returdato påføres utlånskortet, utlånskortet fjernes og mappen settes tilbake på plass. Utlån av eldre og avsluttet arkiv Dersom saksbehandlingen krever tilgang til arkivdokumenter avlevert til Arkivdepot kontaktes arkivleder Saksavslutning, ekspedisjon og arkivlegging

46 45 Utforming og registrering av utgående post Brev, saksdokumenter, e-post og telefaks fra kommunen skal sendes som offentlig dokument, og inneholde logo, arkivkode, journalnummer og øvrige kjennetegn. Standard brevmaler for Leka kommune skal benyttes ved brevskriving. Alle utgående brev og andre saksdokument som produseres, skal registreres i brevjournalen før de sendes ut. Ved utgående brev skal saksbehandler vurdere om brevet er offentlig eller unntatt offentlighet. Brev unntatt offentlighet skal lovhjemmel framgå av registeringen. Kommunens dokumenter er offentlig så langt det ikke er gjort unntak i lov eller medhold av lov, jf. offentlighetslovens 2. Det betyr at all inngående og utgående post er offentlige, hvis de ikke er merket unntatt offentlighet. Dokumenter som er unntatt fra offentlighet skal ikke sendes som e- post uten at de er kryptert. Husk at utgående brev skal knyttes til inngående brev i samme sak, dersom dette er svar på et brev. Nye saker som oppstår internt opprettes og registreres av arkivtjenesten ev. enkelte saksbehandlere. Saksbehandler har ansvar for å registrere utgående brev og interne notat, utredninger og framlegg til vedtak samt avskrive inngående brev som er besvart. Utgående brev skrives ut på kommunens brevpapir, og underskrives med blå penn slik at det framgår at brevet er en original. Brevet skal underskrives før det tas kopier til kopiadressater og arkiv. Foreløpig svar Den enkelte saksbehandler er ansvarlig for at det blir gitt foreløpig svar i forvaltningssaker. Dette registreres på brevet med bokstavene FSV. Signatur Leder av støtteenhet eller virksomhet har fullmakt til å underskrive alle brev innen eget ansvarsområde. Følgende unntak gjøres, hvor det forutsettes at brevet underskrives rådmannen: 1. Brev som profilerer kommunen utad, for eksempel strategiske beslutninger, uttalelser eller signaler fra kommunen. 2. Brev på vegne av flere enheter hvor det ikke uttrykkelig framgår hvem som opptrer på vegne av kommunen. I tvilstilfeller drøfter saksbehandler dette med overordnede.

47 46 Underskriving av øvrige brev fra støtteenheter og virksomheter på rådhuset, avgjøres i den enkelte enhet. Saker til politisk behandling skal påføres navnet til rådmannen og virksomhetsleder (sign.). Saksavslutning Saksbehandler rydder saksmapper og dokumenter for binders, notatlapper lapper og plastlommer før levering til arkivtjenesten. En saksbehandler i hver enhet kontrollerer at de saksdokumentene som er produsert internt er korrekt registrert, og melder eventuelle feil til arkivet. Brevkopier og andre dokumenter som skal til sentralarkivet legges på anvist plass på servicetorget. Saksbehandler skal før utsending sørge for kopi av utgående brev og interne notat til kopibok og saksmappe. Frankering Post til frankering legges på merket sted på servicetorget, påført om den skal sendes som A- eller B-post. Kopibok Kopibøker skal holdes kronologisk, og følger kalenderåret. Kopibøkene skal leveres for innbinding og arkivering i januar måned hvert år. Riksarkivarens forskrift kapittel IX 3-4 sier at papirbasert kopibok kan sløyfes for arkivdeler der utgående dokumenter lagres elektronisk. Arkivlegging Arkivtjenesten registrerer at saken er avsluttet og dokumentene arkivlegges i saksarkiv eller spesialarkiv. Ferdig behandlete saker, som ikke er til aktuell behandling, skal alltid ligge i arkivet Oppgavefordeling mellom arkivpersonale, saksbehandlere og ledere Arkivtjenesten har ansvar for å: motta, åpne, sortere, stemple, registrere og skanne all inngående post opprette nye saker i forbindelse med registreringen kontrollere at saksbehandlernes registreringer er riktige kontrollere forfallslister og ta ut restanseliste hver måned

48 47 kvalitetssikre arkivet og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer samt fysisk arkiv betjene utlån fra arkivet arkivlegge ferdig behandlete saker Saksbehandlerne har ansvar for å: sørge for at personlig adressert post, enten det er papirdokumenter, telefaks, e-post eller SMS, blir levert til arkivtjenesten for registrering i brevjournal dersom dette er til administrasjonen (sakspost) holde oversikt over hvilke saker de har til behandling ved hjelp av saksbehandlingssystemet se til at riktig offentlighetsvurdering er gjort sørge for at all dokumentproduksjon skjer i ephorte gi beskjed om behov for forlenget lånetid for saksmapper utlånt fra arkivet registrere utgående brev, og avskrive inngående brev og henvendelser som er besvart/behandlet sørge for kopi av utgående brev til kopibok og saksmappe levere saksmapper tilbake til arkivet straks saksbehandlingen er avsluttet rense saksmapper og dokumenter for arkivuverdig materiale, binders, stifter og plastomslag før overlevering til arkivtjenesten sørge for at restanselister følges opp bidra til at kravene til dokumentasjon av saksbehandlingen blir ivaretatt 1.2. Post- og dokumentbehandling virksomheter utenfor rådhuset Postmottak Inngående post All inngående post skal leveres til virksomheten, som er ansvarlig for postbehandlingen. Post som vedrører beboere, klienter registreres i de enkelte fagsystem, hvis journalmodulen tilfredsstiller kravene i arkivforskriftens 2-7. Telefaks og elektronisk post Telefaks og elektronisk post skal behandles som vanlig post, dersom arkivtjenesten godkjenner den som arkivverdig. Telefaks og e-post skal skrives ut på arkivbestandig papir, og oppbevares i arkivet. Personlig adressert post Personlig adressert post skal leveres uåpnet til adressaten hvis ikke man har inngått avtale om at slik post kan åpnes av arkivtjenesten. Mottaker plikter likevel straks å levere posten tilbake til arkivet dersom den er til administrasjonen. Dette gjelder også for telefaks og e-post.

49 48 Tekstmeldinger (SMS) som mottas skal behandles som annen post hvis de inneholder opplysninger som inngår i saksbehandlingen. Informasjonen kan sendes til postmottak for e-post eller skrives ut manuelt, dateres og signeres av saksbehandler Åpning, sortering og arkivbegrensning Åpning av post Posten skal åpnes av virksomheten leder. Rekommandert post åpnes av den som har fullmakt til dette. Sortering og arkivbegrensning Posten sorteres, og det skilles mellom arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Som arkivuverdig post regnes alt materiale som ikke blir gjenstand for saksbehandling. Dette skal ikke registreres/arkivlegges: aviser, tidsskrifter, reklame, offentlige publikasjoner, invitasjoner, generelle rundskriv, utskrifter /kopier fra andre organ og lignende Slikt plasseres til gjennomsyn på egnet sted eller sendes til sirkulasjon, for så å plasseres i ringperm eller kassett i kontorbiblioteket. Som arkivverdig regner vi post som skal saksbehandles (saksdokument etter offentlighetsloven 3) eller som inneholder vesentlig dokumentasjon. Arkivverdig sakspost sendes til sentral postmottak. Regninger, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring. Spesielt for helsetjenesten I utgangspunktet skal alle inn- og utgående dokumenter til virksomheten journalføres og arkiveres i felles saksarkiv. Dette gjelder også dokumenter som omhandler den helsehjelp pasienten har mottatt, men der formålet med dokumentet ikke er å dokumentere helsehjelpen, for eksempel: brev om pasienter til/fra offentlige helsemyndigheter, for eksempel Statens helsetilsyn eller Norsk pasientskadeerstatning brev til/fra forsikringsselskaper i forbindelse med skadeserstatningssaker brev til/fra pasienter, når de ikke er direkte knyttet til den helsehjelpen vedkommende får eller skal få. Alle dokumenter av denne type skal altså journalføres og arkiveres i saksarkivet ved sentralt postmottak i samsvar med arkivforskriftens bestemmelser.

50 49 Saker som ikke leveres til postmottak, behandles videre i henhold til lovverk for gjeldende spesialarkiv Praktisering av offentlighet og innsyn Tilgang til offentlige dokumenter Offentlighetsprinsippet Både postjournaler, kopibøker og saksdokumenter som produseres av et forvaltningsorgan skal som hovedregel være offentlig tilgjengelig. Såfremt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov, har enhver rett til å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet i en forvaltningssak, jfr. Offentleglova 3. Rutiner for publisering av postjournal For at publikum skal kunne holde seg orientert over hvilke saker som er til behandling legger Leka kommune ut kopi av offentlig journal for rådhusenhetene på sine nettsider. Inngående dokumenter og utgående dokumenter legges ut på elektronisk postliste dagen etter postføring og ferdigstilling av dokumenter. Før utlegging av offentlig journal, kvalitetssikrer arkivtjenesten aktuelle journalposter. Tilgang til dokumenter Elektronisk postjournal Publikum kan få innsyn i offentlig journal ved å gå inn på kommunens nettside og følge linken til postliste/møteplan. Velg ønsket dato og klikk på dokumentet som det ønskes innsyn i. Fyll ut navn og e-post adresse og bestillingen er effektuert. Forespørsel om innsyn kommer inn til Jupiter Innsyn og behandles daglig. Større forespørsler om innsyn for enkelt saker kan også rettes til saksbehandler for effektuering. Papirbasert postjournal Innholdet i den offentlige papirbaserte brevjournalen som produseres er også tilgjengelig for publikum. Forespørsel om dokument registrert i papirbasert brevjournal må besvares av arkivpersonalet. Henvendelsen kan besvares pr brev eller ev. muntlig ved personlig frammøte. For de som ikke har tilgang til e-post, kan det gjøres henvendelse enten pr telefon eller skriftlig pr brev, ev. ved personlig frammøte. Henvendelsen må inneholde dato og beskrivelse av hva en ønsker. Forespørsel om innsyn skal besvares daglig og senest innen 5 dager fra mottatt innsynsforespørsel. Hvis ikke fristen overholdes er innsynsforespørsel å anse som avslått og anken vil gå til Fylkesmannen.

51 50 Ved usikkerhet kontakt arkivpersonale ev. kommunejurist for rådgivning. Forøvrig vises det til Veiledningsplikten (Fvl. 11), ovenfor publikum og henvendelser. Rutiner for forespørsel av innsyn i personalsaker En ansatt i offentlig forvaltning er å betrakte som en offentlig person. Dette medfører at vi i må gi innsyn i saker som betraktes som personlig opplysninger, men som etter regelverket ikke er det. Som f. eks lønn til kommunale tjenestemenn eller permisjonssøknad hvor årsak ikke er begrunnet i taushetsbelagte opplysninger, jfr Fvl 13. I slike tilfeller må vi vurdere meroffentlighet, sladde bort opplysninger som er taushetsbelagte eller som i en kombinasjon kan gi opplysninger som ikke er formålstjenlig for den det gjelder. For eks må man i en arbeidsavtale sladde bort personnummer og bankkontonummer før en gir innsyn. Sladding skal foregå manuelt ved å ta kopi av dokumentet og sladde over opplysninger som ikke skal vises. Deretter kan dokumentet skannes inn for oversending elektronisk, eller som en kopi i posten. Rutiner for søknader til næringsfond eller lignende ordninger Vurdering av offentlighet i forbindelse med næringssaker: Arkivpersonalet foretar offentlighetsvurdering når søknaden kommer inn for journalføring. Er arkivpersonalet i tvil skal saksbehandler/virksomhetsleder evt. strategisk ledelse spørres om råd. Inntil dette foreligger er dokumentet unntatt fra offentlighet. Mulige tilskuddsordninger vil publiseres på kommunens hjemmeside. Hoveddokumentet skal ikke inneholde opplysninger som begrenser for offentlighet, dette for å praktisere meroffentlighetsprinsippet. Hoveddokumentet skal være "reint" slik at det kan ligge åpen i postjournalen. Det oppfordres til at taushetsbelagte opplysninger blir beskrevet i vedleggene til søknaden, slik at disse kan unntas offentlighet. F.eks. opplysninger som personnummer, bankkonto, organisasjonsnummer, forretningsidéer og kalkyler. For taushetsbelagte opplysninger er det Offentleglova 13 samt Forv.lovens 13 som regulerer innsynet. I næringssaker spesielt forholder vi oss oftest til Forv.lovens 13, 1. ledd, nr. 2 som går ut på tekniske innretninger. Forøvrig behandles innsyn som beskrevet i rutiner ovenfor. Ved partsinnsyn gjelder Forvaltningslovens 18. Tilgang til saksdokumenter/møteprotokoller Saker som skal til behandling i politiske organ og som publikum ønsker tilgang til, finnes elektronisk på møtekalender på kommunens nettside. Samme

52 51 framgangsmåte som forespørsel for postliste, bare at politiske saker ligger åpent på nett og du slipper å bestille via e-post. Publikum kan få innsyn ved å gå inn på kommunens nettside og følge linken til postliste/møteplan. Velg ønsket politisk organ og klikk på møtedato, saksliste for angitte møte vises. Velg saksfremlegg og/eller Behandling/Vedtak for ønsket sak. Alle henvendelser om innsyn i dokumenter som ikke er tilgjengelig elektronisk, skal via post/arkivtjenesten. Arkivtjenesten/saksbehandler vurderer alle spørsmål om innsyn. Hvis dokumentet som det er spørsmål om er klarert som offentlig, sender arkivtjenesten kopi av dette ut pr post, e-post eller telefaks. Dersom det er taushetsbelagt (se rutinebeskrivelsen for innsyn i taushetsbelagte dokumenter i arkivplanen) er det, fram til det faller for sperregrensen på 60 eller 100 år, bare åpent for parter i en sak eller for forskning. Store saksdokumenter kopieres ikke, men det skal informeres om at dokumentene kan gjøres tilgjengelig og leses ved besøk hos den avdeling som har saken Innsyn i taushetsbelagte opplysninger Krav om skriftlighet Er et dokument som det er begjært innsyn i unntatt fra offentlighet med lovlig hjemmel, skal henvendelsen registreres som inngående post og behandles skriftlig. Ansvar og saksbehandlingstid Avgjørelse om innsyn skal behandles snarest mulig, og innen 5 arbeidsdager. Det er saksbehandler av angjeldende sak som skal behandle innsynsforespørselen. Saksbehandler er ansvarlig for at slike henvendelser blir besvart i henhold til gjeldende lovverk. Tvilstilfeller skal diskuteres med arkivleder eventuelt rådmann eller strategisk ledelse. Ved et eventuelt avslag om innsyn skal hjemmel for avslaget oppgis, dvs. paragraf, ledd evt. nr. eller bokstav. Avslaget kan påklages og dette skal opplyses. Partsinnsyn Det er egne regler for partsinnsyn og henvendelser i slike saker må behandles i henhold til Fvl. 18 og 19. Part er du når saken gjelder deg direkte. Det er ikke nok at du har uttalt deg i en sak eller er omtalt i en sak, for å kunne regnes som part.

53 52 Innsyn for forskere Skal behandles i tråd med gjeldene regelverk, se forvaltningslovens 13d og forvaltningslovforskriftens 8. Søknad om innsyn skal rettes til vedkommende departement, men arkivleder er behjelpelig med utforming av søknaden. Hvordan gis innsynet? Innsynet kan gis på stedet eller ved skriftlig henvendelse. Vedkommende som ved frammøte ønsker innsyn, må legitimere seg. I tillegg må fullmakt framvises hvis de representerer en annen person. Arkivpersonalet tar kopi av legitimasjon og fullmakt og legger til arkiv. Ved skriftlig henvendelse fra privat personer, må både fullmakt og legitimasjon legges ved forespørselen, i forbindelse med representasjon av andre. Henvendelser fra offentlige instanser kreves bare fullmakt. Taushetsbelagte dokumenter skal ikke sendes via e-post eller telefaks, men som rekommandert post Tilgang til offentlige dokumenter og innsyn i taushetsbelagte opplysninger virksomheter utenfor rådhuset Tilgang til offentlige dokumenter/ Innsyn i taushetsbelagte opplysninger Ved forespørsel om offentlig innsyn i dokumenter og taushetsbelagte dokumenter som er arkivert ved virksomheter utenfor rådhuset, må henvendelsen skje direkte til vedkommende virksomhet. Virksomheten håndterer henvendelsen i h.t. retningslinjene i praktisering av offentlighet og innsyn i. 2. Periodiske arkivrutiner 2.1. Periodisering og bortsetting Periodeinndeling av arkivene I følge arkivforskriften skal saksarkiv fra avsluttede journalperioder, og andre arkivserier som ikke lengre er i bruk, skilles ut fra dagligarkivet (aktivt arkiv) og plasseres i bortsettingsarkiv. Behandlingen av arkivene i Leka kommune bygger på en inndeling av arkivmassen i fireårige arkivperioder, som i all hovedsak faller sammen med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådd i funksjon. I tillegg skal det periodiseres når viktige arkivorganisatoriske endringer tilsier det, som f.eks. ved nedlegging eller sammenslåing av virksomheter med egne arkiver, flytting av store saksområder eller oppgaver, bytte av forvaltningsnivå

54 53 eller privatisering, ved sentralisering av arkivtjenesten, overgang til elektronisk arkiv og ved skifte av arkivnøkkel. Arkivet skal rutinemessig deles i fysiske enheter som følger arkivperioden. Etter at en arkivperiode er avsluttet, skal avsluttet arkiv fra perioden overføres til bortsettingsarkiv. Etter to perioder i bortsettingsarkivet skal arkivmaterialet avleveres til arkivdepot. Arkivets ulike livsfaser vil etter dette bli som følger: 1. Dagligarkiv, fra 0-4 (8) år 2. Bortsettingsarkiv fra 4 (8)-25 år 3. Arkivdepot fra år Se arkivoversikten for nærmere informasjon om periodiseringsbestemmelser til hver enkelt arkivserie. Formål Periodisering er et praktisk grep som gjøres for å få bedre kontroll med, og oversikt over, arkivmassen. Ved å skille ut alle avsluttede saker fra en arkivperiode, slik at disse kan overføres til bortsettingsarkiv, gjør vi rom for nye saker i aktivt arkiv og starter prosessen med å få avlevert materialet til arkivdepot. Arkivene blir lettere å finne fram i når uaktuelt materiale settes bort. Hvordan periodisere? Metoden avhenger av årsaken til hvorfor man periodiserer, og om man har papirbasert arkiv med papirbasert postjournal, papirbasert arkiv med elektronisk postjournal eller elektronisk arkiv og postjournal. Uavhengig av årsak skal det settes strek ved en bestemt dato, arkivet avsluttes og det startes opp et nytt ved tidsskillet. Hva skal periodiseres? Periodiseringen omfatter de arkivdelene som det er naturlig å avgrense i tid. Derfor periodiseres møtebøker, vedtaksprotokoller, kopibøker, postjournal og saksarkiv hvert fjerde år. Objektordnede spesialarkiv, slik som personalarkiv, eiendomsarkiv og klientarkiv, er normalt ikke gjenstand for periodisering i de faste fireårsperiodene. Det er utarbeidet egne periodiseringsregler for objektordnete arkivserier, som innebærer at uaktuelle saker skilles ut og settes bort ved jevne mellomrom. Planlegging og gjennomføring Planlegging av periodeinndelingen er viktig for å kunne sette av tid til de arbeidsoppgavene dette forutsetter. I planleggingsfasen bestemmes årsaken til periodiseringen og metode: skarpt skille eller overlappingsperiode. Det skal sendes ut informasjon til alle berørte slik at saksavslutningen skjer i tide.

55 54 Skarpt skille Skarpt skille benyttes ved bruk av papirbasert postjournal, overgang fra papirbasert til elektronisk journal, overgang fra Koark-basert til Noark-4 basert sak-/arkivsystem og ved omfattende organisatoriske eller arkivmessige omlegginger. Framgangsmåten er som følger: Dato for skille D skal settes og nytt saksarkiv gjøres klart. Alle dokumenter skal avskrives og alle saker avsluttes uavhengig om de fremdeles er til behandling. Nye saker eller saker som er til behandling skal opprettes på nytt i nytt arkiv med nye saksmapper. Det lages kryssreferanser mellom gammel og ny saksmappe. Gammel saksmappe kan lånes ut og legges ved den nye mappa til saken er endelig avsluttet. Når D er satt for det fysiske arkivet skal den tilsvarende arkivdelen i journalsystemet få arkivstatus U (uaktuell). Det skal opprettes en arvtaker med status A (aktiv). Nye saker vil dermed automatisk bli knyttet til arvtakeren, og ikke til gammel del med status U. Den gamle arkivdelen klargjøres for depotuttrekk. Overlappingsperiode (mykt skille) Overlappingsperiode benyttes ved rutinemessig skille i arkiv der det benyttes sak-/arkivsystem basert på Noark-4 standarden. Periodiseringen gjennomføres ved at en etablerer en overlappingsperiode mellom to arkivperioder på 1-2 år, og periodeavslutningen utsettes til overlappingsperioden er over. Overlappingsperioden brukes til å avklare hvilke saker som fortsatt er aktive, og som dermed går inn i ny arkivperiode, og hvilke som kan avsluttes og tilhører den avsluttete perioden. Framgangsmåten er som følger: Det settes dato for skille (D), og opprettes et nytt tomt saksarkiv. Alle nye saker som oppstår etter D skal arkiveres i det nye saksarkivet. Hvis ei sak opprettet før D får tilført nye dokumenter skal saken overføres til det nye saksarkivet. Når overlappingsperioden er over skal alle saker opprettet før D, som det ikke har vært aktivitet i, avsluttes og settes bort, og det utarbeides liste over disse sakene. Når D er satt for det fysiske arkivet skal den tilsvarende delen i journalsystemet få arkivstatus O (overlapping). Det skal samtidig opprettes en arvtaker med status A (aktiv). Arkivsystemet vil ikke opprette nye saker i den arkivdelen som har status O, men automatisk knytte dem til arvtakeren. De sakene i arkivdelen med status O som får tilført nye dokumenter i overlappingsperioden regnes som aktive saker og blir automatisk overført til arvtaker. Når overlappingsperioden er slutt skal den gamle arkivdelen få status B (bortsatt) og klargjøres for depotuttrekk.

56 55 Bortsetting av fysisk arkiv Papirbaserte arkivserier behandles på følgende måte: Møtebøker og vedtaksbøker, kopibøker, løpende journal: årgangene fra den avsluttede perioden bindes inn, og overføres til bortsettingsarkiv. Spesialarkiv: mapper som har blitt uaktuelle i løpet av arkivperioden skilles ut fra det aktive arkivet, gjennomgås med tanke på arkivbegrensning og kassasjon, alt av plast, metall, tape, limte lapper o.l. fjernes, og materialet plasseres i arkivbokser i tråd med arkivstrukturen (kronologisk rekkefølge i henhold til arkivkode), og overføres til bortsettingsarkiv. Saksarkiv: de avsluttede sakene fra siste arkivperiode skal skilles ut, gjennomgås med tanke på arkivbegrensning og kassasjon, alt av plast, metall, tape, limte lapper o.l. fjernes, og materialet plasseres i arkivbokser i tråd med arkivstrukturen (kronologisk rekkefølge i henhold til arkivkode), og overføres til bortsettingsarkiv. Ved overføring til bortsettingsarkiv skal man merke de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) med: navn på kommune navn på arkivskaper (dvs. etat/avdeling) arkivdel (kopibok, saksarkiv osv.) innhold (kode og tekst i arkivnøkkelen) tidsrom arkivmaterialet omfatter nummerering av arkivstykkene Alt arkivmateriale fra en periode skal stilles opp samlet i bortsettingsarkivet slik at sammenhengen mellom de ulike delene beholdes. Det skal utarbeides summariske lister over materiale som er bortsatt Avlevering av kommunale personregistre Hva skal avleveres? I tråd med arkivplanens bestemmelser skal følgende kommunale personregistre avleveres til Arkivdepot: Klientarkiv (klientmapper) etter lov om sosiale tjenester Elevarkiv (elevmapper) fra forvaltningsenheten og grunnskolene Arkiv vedrørende barn i barnehage (ekstra tiltak/støtte) fra barnehageadministrasjonen og barnehagene Brukerarkiv (pleie- og omsorgsmapper) fra pleie- og omsorgssektor Pasientjournaler og helsekort fra kommunehelsetjenesten Tidspunkt for avlevering Barnehagemateriale skal avleveres 5 år etter siste kontakt (siste innføring), øvrig materiale skal overføres 10 år etter siste kontakt (siste innføring).

57 56 Første avlevering - listeføring og pakking Materialet skal være listeført og lagt i arkivbokser. Det skal være en liste per arkivboks, og listen skal inneholde følgende opplysninger: Navn Fødselsdato/år Personnummer (hvis det er registrert) Arkivperiode (opprettet/avsluttet) Antall mapper i arkivboksen Kopi av listen legges sammen med mappene i arkivboksen. Samleliste over hvilke mapper som ligger i hver enkelt arkivboks overleveres Arkivdepot sammen med et følgeskriv. Avleverende instans må sørge for å ha kopi av alle arkivlistene. Disse må oppbevares i låst arkivskap. De enkelte arkivboksene skal være fortløpende nummerert med henvisning til avleveringsliste og ha opplysninger om: Navnet til kommunen Navnet til arkivskaperen (etat/avdeling) Innhold (klientarkiv, elevarkiv, brukerarkiv) Hvilket tidsrom materialet omfatter (for eksempel utgått ) Hvordan mappene er ordnet (f.eks. A til E eller født osv.) Hos noen arkivskapere finnes det såkalte morsarkiv. Det vil si at arkivskaper har tatt ut mappene på personer som har avgått med døden, og opprettet et eget arkiv for disse. Dette forekommer ofte hos arkivskapere innen helse/pleie- og omsorgssektoren. Er det morsmapper skal det stå MORS, hvilke år arkivet omfatter, og hvordan det er ordnet. I de tilfeller hvor arkivskaper ikke har opprettet et eget arkiv for morsmapper skal dette ikke gjøres. La mappene stå i sin opprinnelige sammenheng, men marker at de er avsluttet. Alle arkivbokser skal pakkes i pappesker som merkes med kommune, arkivskaper og hvilke løpenumre som ligger i esken. Andre avlevering - behandling av tilvekst Det er viktig å huske på fortløpende nummerering. Ved første avlevering til depot skal boksene nummereres fortløpende - 1, 2, 3 osv. Når samme arkivskaper etter en tid ønsker å foreta ny avlevering skal den forløpende nummereringen fortsette. Hvis første avlevering omfatter 6 arkivbokser nummerert fra 1 til og med 6, skal neste avlevering starte med boks 7. Frakt og ansvar Arkivskaper (avleverende instans) sørger for å få fraktet materialet til Arkivdepot under sikre forhold. Frakt eller forsendelse skal skje på sikrest mulig måte. Personregistrene skal for eksempel ikke fraktes på åpen tilhenger.

58 57 Materialet skal helst leveres av kommunen selv, men kan også sendes med fraktselskap eller i posten (rekommandert). Rekommandert forsendelse er bare å anbefale hvis det er svært lite materiale i forsendelsen. Dere bør vurdere om en person som representerer behandlingsansvarlig bør følge med hvis materialet sendes med fraktselskap. Arkivmaterialets sikkerhet er den registeransvarliges ansvar helt til Arkivdepot har materialet i hende. Etter avlevering Kvittering for mottatt arkivmateriale fås fra Arkivdepot. Materialet blir plassert i Arkivdepot under sikre forhold. Arkivmaterialet (mappene) skal registreres inn i et databaseregister, men framfinning skal også kunne baseres på avleveringslistene. Det er derfor viktig at disse har med de opplysningene som det ble vist til ovenfor Avlevering av eldre og avsluttet arkiv Avleveringsplikt Alle arkivskapere i Leka kommune skal i tråd med arkivplanens bestemmelser avlevere eldre og avsluttet arkiv til Arkivdepot. Med eldre og avsluttet arkiv menes det arkivmateriale som er gått ut av forvaltningsmessig bruk eller materiale etter arkivskapere som er lagt ned eller avviklet. Framgangsmåte Papirbasert arkivmateriale Tidspunkt for avlevering Eldre arkiv skal avleveres år etter at materialet oppsto. Avsluttet arkiv skal avleveres straks dersom det tilhører en nedlagt virksomhet eller styre, råd og utvalg i kommunen. Organisering av arbeidet Det anbefales at arkivmaterialet avleveres samlet hvert 4. år. Arbeidet organiseres av kommunens arkivleder (Fagleder arkiv), som sammen med Arkivdepot vil veilede arkivskaperne i dette arbeidet. Avleverende instans (arkivskaper/kommunen) skal alltid ta kontakt med arkivdepot i god tid før avlevering for å forsikre seg om at de har kapasitet til å ta imot materialet på ønsket tidspunkt. Klargjøring av materialet Arkiv som er fra tiden før 1980 skal ordnes og katalogiseres av Arkivdepot. De enkelte arkivskaperne trenger derfor ikke gjennomgå hvert enkelt arkivstykke, men sørge for grovsortering og enkel listeføring.

59 58 Grovsortering vil si å skille mellom ulike arkivskapere og ulike serier (møtebøker, kopibøker, postjournaler, saksarkiv). Det skal utarbeides lister over materialet som avleveres. Listen skal inneholde oversikt over alle arkivstykkene (arkivboks, protokoll, ringperm) med referanse til den pappesken de er pakket i. Alle pappeskene skal merkes med navn på kommunen og eventuelt arkivskaper, og nummereres fortløpende. Ett eksemplar av listen skal følge med avleveringen, ett eksemplar skal kommunen selv ta vare på. Arkiv fra tiden etter 1980 skal være ordnet og katalogisert av arkivskaper før avlevering. Det vil si at materialet skal være gjennomgått, identifisert og analysert med tanke på arkivbegrensning og kassasjon, listeført på arkivstykke- og saksnivå, og beskrevet i forhold til administrativ tilhørighet. Materialet skal være rengjort for smuss og støv, plastomslag, merkelapper med lim, binders, stifter og tape. Saksarkiv skal ligge i riktig rekkefølge i henhold til arkivstrukturen (arkivnøkkelen). Korrespondanse og dokumenter skal være lagt i syrefrie omslag som merkes med innhold og ytterår, og plasseres i arkivbokser i egnet format (A4 eller folio). Boksene skal ikke være for fulle. Møtebøker, kopibøker og andre registre skal være innbundet i henhold til de krav som stilles. Møtebøker som inneholder referater som er limt inn skal være kopiert, og begge eksemplarene skal avleveres. Materialet skal være etikettert. Etiketten skal gi informasjon om kommune, arkivskaper, arkivserie, innhold, ytterår og løpenummer. Avleveringslisten skal gi fortløpende oversikt over materialet. Den enkelte arkivskaper skal listeføres og beskrives for seg Hvis deler av materialet er unntatt fra offentlighet skal dette framgå av listen. Transport Materialet stables i rekkefølge inn i bilen. Materialet skal være stablet og sikret på en slik måte at materialet ikke skades. Alt skal være pakket i esker. Arkivstykkene skal under ingen omstendighet ligge løst i bilen. Materialet skal fraktes sikkert i lukket bil til Arkivdepot sine lokaler. Ved avlevering av store volum bør bilen ha lift. Bilen skal ikke forlates underveis til. Vi anbefaler derfor at minst to personer deltar i transporten. Kommunen dekker alle kostnader ved transport. Elektronisk arkivmateriale Tidspunkt for avlevering Elektronisk arkivmateriale skal deponeres eller avleveres ved periodisering (hvert 4. år) eller ved avslutning av arkivdatabaser (umiddelbart).

60 59 Organisering av arbeidet Arkivleder skal ta initiativ til å gjennomføre avleveringen, og har ansvar for å involvere systemansvarlig og IKT-sjef. Arkivleder tar også kontakt med Arkivdepot i god tid før overføring skal finne sted. Klargjøring av materialet Arkivdepot sine retningslinjer for avlevering av elektronisk materiale skal følges. Forsendelse Uttrekk som er lagret på godkjent medium skal overleveres direkte til en av Arkivdepot sine ansatte eller sendes rekommandert. Ved rekommandert sending vil avsender være formelt ansvarlig for materialet fram til Arkivdepot har signert for mottaket. Kommunen dekker alle kostnader ved personlig overlevering eller forsendelse. 3. Spesialrutiner 3.1. Anbuds- og tilbudsdokumenter Ved utlysning av anbud, leverer prosjektleder eller den ansvarlige kopi av annonse til arkivtjenesten og kundetorg. Dette gjøres for å sikre seg at alle som mottar tilbudsdokumenter er oppmerksom på aktivitet rundt dette. Tilbudsdokumentene som kommer inn med bud, leveres i skranken på servicetorget. Ansvarlig i skranken skriver dato og klokkeslett for innlevering og signerer for mottaket på konvolutten. Servicetorget skal ha liggende en instruks for mottak av tilbudsdokumenter. Tilbudsdokumenter som kommer som brev, skal behandles som hastesak. Dato, klokkeslett og signatur skal påføres konvolutten umiddelbart ved mottak. Konvolutten skal legges uåpnet i egen posthylle. Åpning foretas på det tidspunkt angitt i konkurransegrunnlaget. Hvis ikke annet er satt i grunnlaget, er åpning internt. Det vil si at kun representanter (minimum to) fra tjenesteområdet er tilstede. Disse to signerer også protokollen. Protokollen inneholder, i tillegg til navn på prosjektet, angivelse av entreprise og tilbudssum. Tilbudene nummereres fortløpende og etter åpning foretas en grundig gjennomgåelse som blant annet innbefatter kontrollregning av summene. Tilbudene rangeres etter på forhånd oppsatte kriterier og legges fram for behandling i aktuelt utvalg Behandling av vannskadet arkivmateriale Mindre fuktskader Materiale som er utsatt for mindre fuktskader kan normalt lufttørkes. Protokoller bør åpnes og settes på høykant, og det bør legges trekkpapir mellom sidene.

61 60 Dokumenter bør tas ut av arkivboksene og legges flatt utover i mindre bunker. Alt av metall og plast skal fjernes og fuktighet tørkes bort med trekkpapir. Materialet bør tørkes i relativt kjølig og tørr luft slik at det ikke legges til rette for soppangrep. Store vannskader For å oppnå best mulig resultat og begrenset skadens omfang skal arkivmateriale som blir utsatt for vannskader i forbindelse med oversvømmelse eller brannslukking ha spesiell behandling umiddelbart. Det er svært viktig at arkivmateriale som har vært utsatt for vannskade pakkes i cm høye bunker i tette plastposer, og fryses ned så raskt som mulig. Dette er viktig for å unngå at blekket flyter utover, at sidene blir sammenklistret og at limet i protokollene løser seg opp. Papiret svekkes også av at cellulosefibrene sveller. I tillegg vil nedfrysing hindre muggskader på materialet, noe som ikke bare skader arkivmaterialet, men også utgjør en helsefare for de som kommer i berøring med materialet. Vannskadet og nedfrossent arkivmateriale skal sendes til frysetørring hos instanser som kan ta seg av dette Katastrofeberedskap I tilfelle brann eller oversvømmelse skal kommunen så snart som mulig ta kontakt med Arkivverket Trondheim for veiledning Makuleringsrutiner Arkivmateriale som etter gjeldende retningslinjer skal/kan kasseres skal tilintetgjøres på en slik måte at ikke uvedkommende kan få tilgang til opplysningene i ettertid. Dette betyr at materialet enten skal makuleres i makuleringsmaskin eller brennes. Kassasjonsmateriale skal under ingen omstendighet behandles som vanlig avfall eller graves ned. All tilintetgjøring (makulering) skal skje under oppsyn av betrodde medarbeidere, som skal forvisse seg om at materialet blir destruert, at det ikke er muligheter for rekonstruksjon. 4. Kvalitetssikring 4.1. Oppdatering av arkivplan Arkivleder er ansvarlig for at arkivplanen revideres jevnlig, og med hovedrevisjon hvert 4. år Restansekontroll Arkivleder er ansvarlig for at det foretas restansekontroll i ephorte hver måned, og at saksbehandlerne får beskjed dersom antallet restanser overskrider to.

62 61 DEL D: ARKIVOVERSIKT 1. Arkivserier kort med data for hver arkivserie følger etter oversikten. Områder eller arkivskapere som ikke er registrert på datakortene produserer saker kun til saksarkiv (K-koder). Datakortene legger som eget hefte bakerst i planen. Kortene er nummerert i forhold til punktnummer i planen: 111 Møtebøker politiske utvalg 132 Skattekort osv Stab/støtte Møtebøker politiske utvalg Administrative vedtak Kopibøker Postjournaler Elektronisk postjournal Offentlig avgrenset journal (postliste) Intern fullstendig journal (postliste) Saksarkiv K-koder Fravær Avtaler 1.2. Personal Møtebøker Personalarkiv Forsikring 1.3. Lønn Lønnsregnskap Skattekort Sykmeldinger Vederlagsberegning 1.4. Økonomi Kommuneregnskap Bilag kommuneregnskap Skatteregnskap Register over skatteytere Register over arbeidsgivere Bilag skatteregnskap Utleggsprotokoll skatt Panteprotokoll, skatt 1.5. Overformynderiet Kopibok og postjournal Klientarkiv, myndlinger Klientarkiv, hjelpeverge Overformynderiregnskap med bilag 1.6. Leka barne- og ungdomsskole Møtebøker Elevarkiv Vitnemålsprotokoller/avgangsvitnemål Klasselister Karakterprotokoller Klassedagbøker Elever kulturskolen 1.7. Barnehage

63 Møtebøker Register barnehagebarn Mapper barnehagebarn 1.8. Helsestasjonen Helsekort for barn Vaksinasjonsjournal 1.9. Legetjenesten Elektronisk pasientjournal Papirbasert pasientjournal Dødsregister Pleie- og omsorgstjenesten Møtebok Brukerarkiv Pleierapporter (kortrapporter) Brann og feiing Tilsynsarkiv Branntilsyn offentlige bygg Feiearkiv Landbruk og skogbruk Gårdsarkiv Kartarkiv Plan og utvikling Reguleringsplaner Oppmålingsarkiv Delingssaker Byggesaker 2. Elektroniske systemer 2.1. Aktive systemer ephorte Visma Enterprise Winmed PROFIL Matrikkelen 2.2. Avsluttede systemer ephorte eldre versjon før Dagligarkiv 3.1. Leka rådhus Følgende dagligarkiv er plassert i Leka rådhus: Saksarkiv etter K-koder, Møtebøker politiske råd og utvalg, Administrative vedtak, Kopibøker, Postjournaler, Fravær, Avtaler, Møtebøker personalkonsulent, Personalarkiv, Forsikring, Lønnsregnskap, Skattekort, Sykmeldinger, Vederlagsberegning, Kommuneregnskap, Bilag kommuneregnskap, Skatteregnskap, Register over skatteytere, Register over arbeidsgivere, Bilag skatteregnskap, Utleggsprotokoll skatt, Panteprotokoll, skatt, Overformynderiets kopibok og postjournal, Overformynderiets klientarkiv, myndlinger, Overformynderiets klientarkiv,

64 63 hjelpeverger, Overformynderiregnskap med bilag, Tilsynsarkiv brann, Branntilsyn offentlige bygg, Feiearkiv, Gårdsarkiv, Kartarkiv, Reguleringsplaner, Oppmålingsarkiv, Delingssaker, Byggesaker Leka barne- og ungdomsskole Følgende dagligarkiv er plassert i Leka barne- og ungdomsskole: Møtebøker, Elevarkiv, Vitnemålsprotokoller/avgangsvitnemål, Klasselister, Karakterprotokoller, Klassedagbøker, Elever kulturskolen Leka barnehage Følgende dagligarkiv er plassert i Leka barnehage: Møtebøker, Register barnehagebarn, Mapper barnehagebarn Leka helsesenter Følgende dagligarkiv er plassert i Leka helsesenter: Helsekort for barn, Vaksinasjonsjournal, Elektronisk pasientjournal, Papirbasert pasientjournal, Dødsregister Leka sykestue Følgende dagligarkiv er plassert i Leka sykestue: Møtebøker, Brukerarkiv, Pleierapporter (kortrapporter). 4. Bortsettingsarkiv 4.1. Leka rådhus Arkivet i skolebygningen ligger i kjelleren, og består av karakterutskrifter og vitnemål Leka barne- og ungdomsskole Arkivet i rådhuset ligger i kjelleren, og består av materiale fra skatteoppkrever, økonomiavdeling for øvrig, teknisk kontor og landbrukskontor Leka helsesenter Arkivet i helsesenteret ligger i kjelleren, og består av materiale fra alle tjenesteområder i kommunen; saksarkiv.

65 64 DEL E: ARKIVDEPOT 1. Depotordning Leka kommune er ikke medlem av interkommunal arkivordning. I den grad avlevering har funnet sted, er det gjort til direkte til overordnede nasjonale arkivinstanser. Både forvaltningen selv og publikum har tilgang til materialet i tråd med gjeldene bestemmelser om innsynrett, taushetsplikt og gradering. 2. Arkivkatalog Leka kommune har ikke arkivkatalog med oversikt over materiale som er avlevert til depot. Arkivkatalog produseres av den instansen som er ansvarlig for depotet. Vedlegg: Datakort for alle aktive arkivserier i dagligarkiv hos Leka kommune per , 55 stk.