Arkivplan - Balsfjord Kommune

Transkript

1 Arkivplan - Balsfjord Kommune Balsfjord Organisering/ansvar Balsfjord kommune er en fjord- og landbrukskommune og ble opprettet i 1860, da den ble skilt ut fra Tromsøysund kommune. I 1964 ble Balsfjord kommune og tidligere Malangen kommune slått sammen. Balsfjord kommune fikk sine nåværende grenser i 1966, da Sørelvmo ble overført til Målselv kommune. Kommunesenteret Storsteinnes er største tettsted og veiknutepunktet Nordkjosbotn har etter hvert også vokst til et tettsted. Bebyggelsen er ellers konsentrert til fjordsidene, bl.a. fra Meistervik til Sand/Mortenhals ved Malangen, med mer spredt bosetning i dalene. Kommunevåpenet (godkjent 1986) har en gull plog mot en rød bakgrunn, og symboliserer jordbruket i kommunen. Navnet Balsfjord, av Balsfjorden, er av usikker opprinnelse, kanskje av gudenavnet Balder, men kan også ha sammenheng med ordet bals,

2 klump. Politisk organisering Oversikt over Balsfjord kommunes politiske organisering Kommunestyret består av 27 representanter. Den videre organisering består i formannskap, kontrollutvalg, eldreråd, brukerråd og ungdomsråd. Av formannskapet utledes representanter til Administrasjonsstyret (administrasjonsutvalget). Formannskapet er Klagenemnd og behandler alle saker som ikke er tillagt andre organ. I arbeidsmiljøutvalget er arbeidsgiver representert både fra politisk og administrativt nivå. Ordfører Ole-Johan Rødvei (H) Adresse: 9055 Meistervik Besøksadresse: Rådhuset, Storsteinnes Telefon / e-post: [email protected] Ole-Johan Rødvei ble valgt som ordfører ved kommunevalget Han er utdannet adjunkt og har fungert som lærer ved Storsteinnes skole. De siste 15 årene har han vært fylkessekretær for Troms Høyre. Ordførervervet: Ordføreren er kommunens fremste tillitsvalgte. Formelt er ordføreren leder av kommunestyret og formannskapet. Ordføreren er kommunens juridiske person. Ordføreren er generalforsamling i kommunale og interkommunale selskaper hvor kommunen har aksjer eller andeler. Også i andre sammenslutninger hvor kommunen har avtale, f.eks. Midt Troms museum, Destinasjon Tromsø, representerer ordføreren kommunen. Ordføreren er kommunens representant i Kommunenes Sentralforbund (K). KS er kommunenes interesse- og arbeidsgiverorganisasjon.

3 Balsfjord er sammen med Tromsø og Karlsøy i et regionråd og ordføreren er styrerepresentant i rådet. Når Balsfjord kommune har offisielt besøk er ordføreren vertskap og skal ellers være kommunens representant utad. En av de viktigste rollene ordføreren har er å være bindeledd mellom befolkningen og kommunen som forvaltningsorgan. Ordføreren skal være, og er folkets talerør i forvaltningen. Gjennom ordførerens møte- og talerett i alle politiske møter i kommunen har ordføreren mulighet til å være folkets talerør. Politisk organisasjonskart Formannskapet Formannskapet, som består av 7 medlemmer, behandler alle saker som ikke er tillagt andre organ inkl. saker innen arealforvaltning. I tillegg utgjør formannskapet kommunens Klagenemnd. Fra formannskapet utledes representantene til det partssammensatte utvalg, Administrasjonsstyret, iht. kommuneloven 25. Formannskapet er kommunens valgstyre. Formannskapet behandler også årsbudsjett og økonomiplan iht kommuneloven. Formannskapet behandler kommunale planer.administrasjonsstyret har ansvaret for den overordnede personalpolitikken. Kommunestyret Kommunestyret skal være sammensatt av 27 representanter med det overordnede ansvar for den kommunale virksomheten. Dette ansvaret skal utøves gjennom aktiv politikk utforming, som igjen betyr at avgjørelse av enkeltsaker i hovedsak overlates til formannskap eller administrasjonssjefen. Partiene Kontrollutvalg Kontrollutvalget er et lovpålagt organ opprettet i henhold til kommunelovens 60. Kontrollutvalget skal forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Utvalget er et spesialorgan som ikke kan tillegges andre funksjoner enn de som fremgår av lov og forskrift. Kontrollutvalget består av 3 medlemmer med varamedlemmer valgt av kommunestyret. Virksomheten reguleres av egen

4 forskrift, det ligger derfor ikke eget reglement her. Overformynderi Andre råd Eldrerådet Eldrerådet er organ opprettet i henhold til lov om eldreråd i kommuner og fylkeskommuner. Dette er et rådgivende organ for kommunen, som har rett til å uttale seg i alle saker som angår eldres levekår. Representant for eldrerådet har møte og talerett i kommunestyret og formannskap i saker som er ferdigbehandlet i rådet. Rådet for funksjonshemmede Brukerrådet er et rådgivende organ opprettet av kommunestyret for å ivareta brukermedvirkning for spesielle brukere av kommunale tjenester Regionråd Ungdomsrådet Ungdomsrådet er et organ opprettet av kommunestyret for å fremme unges interesser og bidra til positive aktiviteter for ungdom i kommunen. Andre utvalg Administrasjonsutvalget Administrasjonsutvalget er et partssammensatt organ med representasjon fra arbeidsgiver og arbeidstakere. Administrasjonsutvalget behandler saker innen personalforvaltningen. Arbeidsmiljøutvalget Arbeidsmiljøutvalget er også et partssammensatt organ opprettet henhold til arbeidsmiljøloven.

5 Administrativ organisering Kommunens organisasjon er bygd opp rundt to nivå. Øverste nivå består av rådmann og to kommunalsjefer (lederteam). Det andre nivået består av enheter og rådmannens støttegruppe. Enhetene er selvstendige enheter hvor kommunens tjenesteproduksjon foregår, og hvor enhetslederne har det faglige-, administrative- og økonomiske ansvaret for sin tildelte enhet. Støttegruppen består av personalrådgivere og økonomirådgivere. Økonomi- og interntjenestens primæroppgave er å yte service og tjenester overfor de ulike enhetene. De gir råd, veiledning og bistand slik at enhetene skal fungere optimalt. Organisasjonskart Balsfjord

6

7 Arkivorganisering Arkivtjenesten i Balsfjord kommune er organisert med et felles postmottak og sentralarkiv for alle enheter/virksomheter lokalisert til Rådhuset. Fagsystemer og tilhørende objektserier er fysisk plassert hos de enhetene som har ansvar for saksfeltet, og driver den daglige saksbehandling i systemene. Arkivet i Balsfjord er i dag kategorisert som elektronisk. I følge Arkivlovens 2-2 skal alle offentlige organ ha en ajourført arkivplan. Arkivplanen skal vise virksomhetens historikk og organisering, hva arkivet omfatter, dvs. hva slags papirbasert og elektronisk materiale som inngår i arkivet og hvilke gjenfinningsmidler som er i bruk og har vært brukt, hvordan arkivet er organisert, dvs. hvordan arkivmaterialet er ordna og strukturert og hvordan det er oppstilt, hvilke instrukser og regler som gjelder for arkivarbeidet, dvs. en oversikt over gjeldende lov- og regelverk samt interne instrukser og dokumentasjon for elektroniske register og databaser. Hensikten med arkivplanen er at den skal være et viktig internt arbeidsredskap. Arkivplanen gir bindende retningslinjer for håndtering av all informasjon og dokumentasjon i Balsfjord kommune. Alle ansatte på sentralarkivet og saksbehandlerne i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold, og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder. Oppdatering av planen skal gjennomføres årlig av arkivleder. Organisering av arkivtjenesten og oversikt over arkiv i Balsfjord kommune Organisering av arkivtjenesten Arkivtjenesten i Balsfjord kommune er organisert med et felles postmottak og felles sak- og arkivsystem for alle enheter i organisasjonen. Fagsystemer og tilhørende objektserier er fysisk plassert hos de enhetene som har ansvar for saksfeltet, og driver den daglige saksbehandling i systemene. Saksbehandling og arkivet i Balsfjord kommune er elektronisk. Dette innebærer at de elektronisk produserte og lagrede dokumentene er de

8 orginale, offisielle og gyldige versjonene. Oversikt over arkiv i Balsfjord kommune Alle enhetene i Balsfjord kommune skaper ett felles arkiv. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i ephorte, med unntak av en del personsensitive saker som føres i lukkede fagstystemer. Disse krever særlig sikring mot innsyn, og skal fungere som egne journalenheter. Fagsystemene, med de tilhørende klientarkivene, er likevel en del av kommunens felles arkiv. Den arkiv- og administrasjonshistoriske inndelingen er som følger: Stab og fellestjenester (sentraladministrasjon) Plan og næring Økonomi- og interntjenesten Rådmannens stab Byggforvaltning Brann og redning Helse og omsorg Balsfjord sykehjem Hjemmetjenesten Balsfjord Omsorgstjenestene Malangen Botilbud for funksjonshemmede Psykiatri og Rehabilitering

9 Barnevern og helsetjenestene: Lege Helsesøster Fysio- og ergoterapi Barnevern Skoler Kulturskole og bibliotek Laksvatn oppvekstsenter Malangseidet oppvekstsenter Nordkjosbotn skole Sand skole Storsteinnes skole Barnehagene Mestervik barnehage Nordkjosbotn barnehage Hamnvåg barnehage Skrållan barnehage Storsteinnes barnehage Fuglelia barnehage VAR - Kommunalteknikk Overformynderiet Vergemålsreformen av medfører at Fylkesmannen overtar oppgavene til overformynderiet.

10 NAV PPT Det fullelektroniske arkivet i Balsfjord kommune omfatter følgende arkivdeler: Arkivdeler i ephorte: Møtebøker for politisk oppnevnte styrer, råd og utvalg Postjournal Sakarkiv (K-koder) Personalarkiv Elevarkiv Flere? Arkivdeler i fagsystemene: Klientarkiv NAV sosial Klientarkiv Barnevern Brukerarkiv, pleie og omsorgstjensester Pasientjournal, legetjenesten Pasientjournal, helsesøster Ansvar og fullmakter Rådmannens arkivansvar Rådmannen er, i kraft av å være øverste administrative leder, tillagt det overordnede ansvaret for arkivene i Balsfjord kommune. Dette innebærer et overordnet ansvar for arkivarbeidet i alle virksomhetene. Rådmannen plikter å sørge for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med gjeldende lover og forskrifter på arkivområdet,

11 og i samsvar med regelverket knyttet til offentlig saksbehandling og krav om dokumentasjon. I Balsfjord kommune er den daglige oppfølging av rådmannens arkivansvar delegert til enhetsleder for Interntjenesten. Dette innebærer blant annet å følge opp rapporter om mangler ved kommunens arkivhåndtering. Oppretting av avvik som krever større økonomiske utlegg skal legges fram for rådmannen. Arkivleder Arkivleder er administrativt underlagt enhetsleder for Interntjenesten. Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er faglig overordnet arkivet. Arkivleder rapporterer til enhetsleder for Interntjenesten. Arkivleder er leder for arkivtjenesten og skal gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleder har følgende ansvar: overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, og påse at arkivarbeidet er i samsvar med gjeldende lover og regler veilede arkivpersonalet og ta initiativ til nødvendig opplæring ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen ansvarlig for at brukerne får den service og de tjenester de har krav på rapportere til nærmeste overordnet og har plikt til å påpeke feil og mangler ved kommunens arkivhåndtering være kommunens kontaktperson for Interkommunalt arkiv Troms i saker som angår arkivdanning og arkivplan være ansvarlig instans for materiale som tilbakelånes til kommunen fra arkivdepot, såkalt fjernlån. Arkivansvar i enhetene Enhetslederne har et selvstendig ansvar for at arkivarbeidet på egen enhet samsvarer med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling og dokumentasjon, og de regler som er fastsatt i kommunens arkivplan. I enheter som selv registrerer klientpost i fagsystemer, skal det være én arkivansvarlig i enheten som gjør dette. Saksbehandler Ferdigstille post

12 Når tekstdokumentet er ferdigskrevet, må en bekrefte ferdigstillingen når en lukker filen i programmet hvor en har opprettet tekstdokumentet. Journalposten settes i status F (ferdig). Dette er et signal til arkivtjenesten om at saksbehandler har ferdigstilt saksdokumentet til mottaker og at det kan journalføres. Med journalføring menes i dette henseende at arkivtjenesten kontroller dine registreringer og setter journalstatus til J for journalført. Når journalstatus settes til J, er journalposten klar for publisering i den offentlige journalen. Interkommunalt arkiv Troms - IKAT Balsfjord kommune er deltaker i Interkommunalt arkiv Troms (IKAT), og har delegert ansvar for følgende oppgaver til arkivet: 1. ordning og katalogisering av kommunens eldre arkiver, i første omgang fram til rundt oppbevaring og sikring av eldre og avsluttet arkiv 3. mottak av kommunale personregistre som er gått ut av aktiv bruk 4. arkivfaglig opplæring av ansatte i kommunen gjennom kurs og veiledning 5. rådgivning og informasjon slik at arkivdanningen i kommunen følger gjeldende lovverk 6. rådgivning og informasjon slik at kommunens arkivlokaler er i forskriftsmessig stand 7. gi informasjon og veiledning til publikum om Balsfjord kommunes arkiver 8. gi informasjon og veiledning om bevaring av privatarkiver Bruk og oppdatering av arkivplanen Arkivplanen skal brukes som arbeidsredskap av alle ansatte i Balsfjord kommune. Målet er at alle som håndterer dokumenter som blir til som ledd i den virksomhet kommunen driver, skal kunne finne informasjon om hvilke retningslinjer som må følges, og hvilke praktiske løsninger kommunen har valgt på arkivområdet. Det legges opp til årlige oppdateringer av arkivplanens arkivoversikt og rutinebeskrivelser, men hovedrevisjon vil finne sted hvert 4. år. Det vil bli sendt ut melding om hvilke endringer som blir gjort umiddelbart etter revisjonen. Alle brukere har ansvar for å gi tilbakemeldinger på den informasjon som finnes i planen. Dersom registrerte opplysninger ikke stemmer eller endringer har funnet sted skal arkivansvarlig Line Kvande kontaktes på telefon eller per e-post [email protected]

13 Arkivplanen skal rutinemessig periodiseres hvert 4. år, på lik linje med resten av arkivene i Balsfjord kommune. Kommunens arkivansvarlig, Line Kvande, i samarbeid med arkivgruppa i Balsfjord kommune, vil ha det daglige ansvaret for å følge opp arkivplanens bestemmelser i forhold til alle virksomheter i kommunen, i tillegg til årlig redigering og periodisering hvert fjerde år. Organinndeling etter arkivloven I arkivforskriftens 1.1 heter det at: Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova 23. Balsfjord kommune utgjør i arkivlovenes forstand ett organ. Kommunestyre og formannskap er i lovverket ikke tillagt direkte arkivsansvar, men de har styringsansvar og instruksjonsmyndighet overfor kommunens forvaltning, med derav følgende myndighet til å fastsette økonomiske rammer for arbeidet. Sentrale arkivfaglige begreper og prinsipper Arkiv Arkiv er, i følge arkivloven, dokument som blir til som ledd i en virksomhet. Et arkiv består av en samling dokumenter som lagres på ett eller flere medier (papir, CD, magnetbånd, fotografi, film etc.). For at en samling dokumenter skal være arkiv må dokumentene ha blitt til som resultatet av virksomheten til en arkivskaper. Arkivene har en tredelt funksjon: 1. Informasjon 2. Dokumentasjon 3. Kilder til kunnskap og opplevelse

14 Arkivene har både administrativ, juridisk og kulturell verdi. Arkivdokument Arkivloven definerer dokument som et medium som lagrer informasjon for senere lesing, høring, framvising eller overføring, og arkiv som dokumenter som blir til som ledd i virksomheten. Arkivdokument er dermed alle dokument som blir til som ledd i det arbeidet en administrativ enhet (en arkivskaper) er satt til å utføre, dvs. all informasjon som blir skapt og lagret for senere bruk, uavhengig av lagringsmedium. Arkivskaper En arkivskaper er en administrativ enhet, en virksomhet eller en privatperson, som lager eller har laget et enkeltarkiv. I arkivplanen blir begrepet arkivskaper brukt om de administrative enhetene i kommunen som har egne arkiv, og tar i mot og sender ut post på vegne av kommunen, oppbevarer korrespondanse og interne dokumenter, og som normal fører postjournal (register over inn- og utgående samt intern korrespondanse). Enkeltarkiv Et enkeltarkiv er en samling dokumenter som hører sammen, og som er laget av eller kommet inn til en arkivskaper som et resultat av arkivskaperens virksomhet. Det er et 1:1 forhold mellom arkivskaper og enkeltarkivet. En arkivskaper kan bare lage ett enkeltarkiv og ett enkeltarkiv kan bare ha en arkivskaper. Hver arkivskaper i kommunen skal bygge opp og vedlikeholde sitt eget arkiv (enkeltarkiv). Et enkeltarkiv skal oppbevares som en separat enhet, og ikke blandes sammen med andre enkeltarkiv. Proveniensprinsippet Proveniens betyr oppkomst eller opprinnelse, og er et grunnleggende prinsipp for alt arkivarbeid. Proveniensprinsippet gå ut på å holde et enkeltarkiv samlet, og oppbevart adskilt fra andre enkeltarkiv. Å følge proveniensprinsippet betyr å ta vare på den opprinnelige ordning og indre sammenheng i et enkeltarkiv. Arkivmateriale skapt av en arkivskaper skal holdes sammen og ikke blandes sammen med arkivsaker fra en annen

15 arkivskaper. Dette betyr at når to arkivskapere eller administrasjoner blir slått sammen som følge av omorganiseringer, skal vi ta vare på de to enkeltarkivene som to separate enheter, og avslutte arkivene. For den nye arkivskaperen/adminsitrasjonen bygger vi opp ett nytt enkeltarkiv fra startdato. Den samme framgangsmåten benyttes ved større arkivmessige omlegginger som skifte av arkivnøkkel eller overgang til fullelektronisk arkiv. Man skal alltid så langt som mulig prøve å ta vare på den opprinnelige ordninga og indre sammenheng i et enkeltarkiv (den indre proveniens). Dette er viktig for et enkeltarkiv er skapt som en organisk helhet med en egen systematikk, og en registrerføring som gjenspeiler denne systematikken. Arkivserier Enkeltarkivene deles inn i arkivserier. En arkivserie er en del av et enkeltarkiv, inndelt og ordnet etter et innbyrdes felles prinsipp. De ulike arkivseriene skiller seg fra hverandre mht. innhold og ordningsmåte, men inngår i en større helhet, enkeltarkivet. Behovet for å dele arkivet inn i forskjellige serier kan være forårsaket av dokumentenes innhold (f.eks. klientarkiv), mengde (f.eks. byggesaksarkiv) eller spesielle format (f.eks. kart), det vil si behovet for spesiell behandling eller oppbevaring. De vanligste arkivseriene er møtebøker, kopibøker, postjournal, sakarkiv og spesialarkiv. Møteboken inneholder originale, signerte referat fra møter i styret, råd og utvalg. Kopiboken er en kronologisk samling av av kopier av utgående og interne skriv. Postjournalen er et registre over all korrespondanse hos en arkivskaper. Saksarkivet inneholder inn- og utgående korrespondanse, notater, innstilinger, uttalelser og vedtak samlet til saker. Det dekker i utgangspunktet alle kommunale saksområder, og er som regel systematisert og ordnet i samsvar med en arkivnøkkel. Saksarkivet til en arkivskaper inneholder korrspondanse og saksdokumenter utarbeidet av - eller behandlet i - enheten. Spesialarkivet skiller seg fra saksarkivet ved at det vanligvis bare dekker ett eller noen få saksfelt. Saksbehandlingen som blir dokumentert i spesialarkivene er som oftest knyttet til bestemte objekt, f.eks. personer, bygninger eller eiendommer. Innholdet i en saksmappe i et spesialarkiv

16 vil være inn- og utgående korrespondanse, notater, utrednigner, innstillinger og vedtak knyttet til et spesielt objekt. En slik mappe vil ofte inneholde flere enkeltsaker, og dermed flere vedtak om samme objekt. De ulike seriene dokumenterer ulike sider av arkivskaperens virksomhet, og gir til sammen et helhetlig bilde av arkivskaperens arbeid. I arkivplanen er de arkivseriene alle arkivskapere produserer listet opp i arkivoversikten, som gir informasjon om hvilke serier som finnes, hva de inneholder og hvordan de skal behandles. Arkivdel I Noark-4 baserte sak-/arkivsystemer benyttes begrepet arkivdel. En arkivdel er en vilkårlig definert del av et arkiv, som blir behandlet som en særskilt enhet i sak-/arkivsystemet. En arkivdel må likevel ha et felles ordningsprinsipp. Begrepet er ikke synonymt med arkivserie, men kan være det. Journalenhet I Noark-4 brukes begrepet journalførende enhet (journalenhet). Dette defineres som en arkivorganisatorisk enhet som står for journalføringen og annet arkivarbeid knyttet til sak-/arkiv-systemet og funksjonene i dette. Journalenhetene trenger ikke å være egne arkivskapere, men vil i de fleste tilfeller være det. Når en kommune har felles arkiv og ett felles sak- /arkivsystem for hele kommuneadministrasjonen, kan de ulike avdelingene ha anledning til å registrere og ekspedere post. I slike tilfeller vil kommuneadministrasjonen være arkivskaper og de forskjellige avdelingene journalenheter. Dette gjelder for Balsfjord kommune. Sak En sak er definert som de arkivdokumentene som omhandler et spørsmål som er til behandling og som dermed dokumenterer behandlingsprosessen. Denne definisjonen bygger på den måten saksbegrepet er brukt i Forvaltningsloven og Offentlighetsloven. Disse bruker begrepet abstrakt, dels som et spørsmål som er til behandling i et forvaltningsorgan (på grunnlag av eksterne eller interne initiativ), dels om selve saksbehandlingsprosessen. Konkret vil dermed en sak omfatte de dokumentene, registreringene, vedtakene osv som oppstår gjennom

17 saksbehandlingen. I kommunens arkiv- og saksbehandlingssystem (ephorte) vil en sak (arkivsak) være sammensatt av flere journalposter (dvs dokumenter og journalførte opplysninger om dokumentene). En journalpost skal alltid knyttes til en sak. Utvalgssak Begrepet utvalgssak dvs. en sak som er til behandling i et kommunalt utvalg må skilles fra det generelle saksbegrepet. Logisk sett vil en utvalgssak også være en arkivsak, dvs, et spørsmål som er til behandling. Arkivmessig vil det likevel være et skille, fordi en arkivsak vil omfatte alle dokumentene og journalregistreringene, mens utvalgssaken vil være en post på sakskartet til et møte med tilhørende dokumenter (saksvedlegg). I de fleste tilfeller vil de bare være en del av dokumentene i arkivsaken. I sak-/arkivssystemet (ephorte) registreres arkivsaker og utvalgssaker i ulike moduler, og er nummerert i ulikt telleverk. Arkivering Det å plassere et dokument i arkivskaperens arkiv. Enten ved at de papirbaserte arkivdokumentene - som er samlet i en mappe - plasseres i et arkivskap, eller ved at de ulike journalpostene i en sak legges i rett mappe i et elektronisk arkiv. Arkivnøkkel En arkivnøkkel er et system for inndeling og sortering av saksarkiv. Den kan være basert på etter eller flere ordningsprinsipper. Arkivnøkler benytter vanligvis et ordningsprinsipp basert på inndeling etter emne, og gir en systematisk oversikt over de arkivkoder som benyttes til å sortere sakene som skal arkiveres. Arkivnøkler i bruk i offentlig forvaltning skal alltid være godkjent av Riksarkivaren. Arkivnøkkelen som brukes i Balsfjord kommune (og i de fleste norske kommuner) heter K-Koder, og er et alfa-numerisk system. Det vil si at arkivkodene består av en kombinasjon av bokstaver og tallverdier.

18 Elektronisk arkiv Et elektronisk arkiv er arkiv som er skapt, lagret og holdt vedlike ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Som elektronisk arkiv regner vi elektroniske sak-/arkivsystemer, databaser og andre IT-systemer som lagrer arkivopplysninger i digitalisert form. Elektroniske registre og databaser, som postjournal og ulike fagsystemer, kan bare oppbevares i elektronisk form når de tilfredsstiller bestemte systemkrav. De viktigste av disse er følgende: registreringer må kunne styres slik at de ikke overskrives, informasjonen må kunne eksporteres til andre media i godkjente lagringsformat, og de må ha tilknyttet metadata som gjør at informasjonens kontekst, innhold og struktur er autentisk. Periodeinndeling Behandlingen av arkivene i Balsfjord kommune bygger på en inndeling av arkivmassen i fireårige arkivperioder, som i all hovedsak faller sammen med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådd i funksjon. Arkivets ulike livsfaser vil etter dette bli som følger: 1. Dagligarkiv, fra 0-4 (8) år 2. Bortsettingsarkiv fra 4 (8)-25 år 3. Arkivdepot fra år Arkivhistorie Fram til 1987 var det manuell Journalføringen på journalkort, alt arkivmateriale papirbasert. Fra 1987 ble Unique sak arkiv benyttet til Journalføring før overgang til Forum Winsak i Dette systemet ble benyttet til Journalføringen og utgående post i sentraladministrasjonen. Inngående brev ble arkivert i papirform. I 2004 tok kommunen i bruk Ephorte som saksbehandlersystem, og gikk over til elektronisk arkiv for hele organisasjonen.

19 Forum Winsak er konvertert som historisk base i Ephorte. Arkivet er i dag kategorisert som fullelektronisk. Enhetene har hvert sitt lagringsområde på kommunens server. Her kan man lagre ting som ikke er direkte arkivverdig, men som man bruker som arbeidsdokumenter. Dette området kalles for "F" på serveren. Det tas backup fra dette området hver natt. Bruk og oppdatering av arkivplanen Arkivplanen skal brukes som arbeidsredskap av alle ansatte i Balsfjord kommune. Målet er at alle som håndterer dokumenter som blir til som ledd i den virksomhet kommunen driver, skal kunne finne informasjon om hvilke retningslinjer som må følges, og hvilke praktiske løsninger kommunen har valgt på arkivområdet. Det legges opp til årlige oppdateringer av arkivplanens arkivoversikt og rutinebeskrivelser, men hovedrevisjon vil finne sted hvert 4. år. Det vil bli sendt ut melding om hvilke endringer som blir gjort umiddelbart etter revisjonen. Alle brukere har ansvar for å gi tilbakemeldinger på den informasjon som finnes i planen. Dersom registrerte opplysninger ikke stemmer eller endringer har funnet sted skal arkivleder (fagleder arkiv), Line Kvande kontaktes på telefon eller pr. e-post [email protected]. Arkivplanen skal rutinemessig periodiseres hvert 4. år, på lik linje med resten av arkivene i Balsfjord kommune. Kommunens arkivleder (fagleder arkiv), Line Kvande, vil ha det daglige ansvaret for å følge opp arkivplanens bestemmelser i forhold til alle virksomheter i kommunen. Reglement Lover og forskrifter Arkivloven Lov om arkiv inneholder bestemmelser om offentlige organers plikt til å ha arkiv, om disse organenes arkivansvar, om Riksarkivarens veilednings- og tilsynsansvar og om kassasjon og bevaring av arkiv. Arkivloven inneholder videre en del bestemmelser om private arkiv.

20 Formålet med loven er å trygge arkiv som har forventet kulturell eller forskningsmessig verdi og dokumenter som er viktige som rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at de blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Hele lovteksten finner du hos Lovdata. Forskrift om offentlege arkiv Forskrift om offentlege arkiv er gitt med hjemmel i arkivloven. Forskriften har bestemmelser om: den administrative organiseringen av arkivene grunnleggende arkivrutiner bruk av elektroniske arkivsystem og nyere lagringsmedium behandling av eldre og avsluttet arkiv oppbevaring og sikring av arkiv. Forskriften erstattet flere tidligere sentralt gitte retningslinjer som gjaldt kommunale arkiv. Hele forskriften finner du hos Lovdata. Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver erstattet en tidligere forskrift av 1. januar 1999 om Riksarkivarens arkivbestemmelser. En rekke av Riksarkivarens tidligere bestemmelser er samlet i denne forskriften, som er delt inn i ni kapitler. Fire av disse gjelder for kommunale arkiv. Det er: Kap. 2 Bestemmelser om bruk av mikrofilm i kommunal forvaltning Kap. 5 Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv Kap. 7 Fellesbestemmelser for innbinding av møtebøker og kopibøker Kap. 9 Bestemmelser om elektronisk arkivering av saksdokumenter Hele forskriften finner du hos Lovdata. Kommuneloven

21 I Lov om kommuner og fylkeskommuner slås det fast at det er kommunestyret og formannskapet som fastsetter rammene for arkivvirksomheten i kommunen, og har det formelle ansvar for at arkivordningen fungerer. I kraft av sin stilling som øverste administrative leder er det imidlertid rådmannen (administrasjonssjefen) som har det reelle ansvar for kommunens arkiver. I lovens 39 Reglement. Arkiv. heter det: 1. Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv ved reglement nærmere regler for saksbehandlingen i folkevalgte organer. 2. Departementet kan gi forskrifter om behandling, bevaring, ordning av og tilsyn med kommunens og fylkeskommunens arkiver. Ellers inneholder kommunelovens kap. 6 bestemmelser om saksbehandlingsregler, innsynsrett, møtebøker ( 30, pkt.3) som har betydning for arkivforvaltningen i kommunen. Hele lovteksten finner du her Forskrift om årsregnskap og årsberetning I Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner), 2. Registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, heter det blant annet at: Regnskapsmaterialet skal oppbevares i minst 10 år etter utløpet av siste regnskapsår. Regnskapsmaterialet skal registreres og oppbevares på et medium som opprettholder muligheten for å lese materialet i hele oppbevaringsperioden, og kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden. Regnskapsmaterialet skal sikres på en forsvarlig måte mot urettmessig endring, sletting eller tap. Hele forskriften finner du hos Lovdata. Forskrift om revisjon I Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. 10. Oppbevaring, heter det at: Revisor skal oppbevare dokumentasjon, nummererte brev og annen korrespondanse etter denne forskrift på en ordnet og betryggende måte i

22 minst 10 år. Det samme gjelder korrespondanse i tilknytning til rådgivning. Originaldokument av papir kan erstattes av kopi i annet medium. I så fall skal papiroriginalen oppbevares på en velordnet måte i 3 år og 6 måneder etter slutten av regnskapsåret som dokumentet gjelder. Dokumentasjon som lagres elektronisk, skal oppbevares og gjengis i standard dataformat. Hele forskriften finner du hos Lovdata Forvaltningsloven Sentralt i Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker står bestemmelsene om offentlig ansattes taushetsplikt, og om innsynsrett for berørete parter i ikke-offentlig dokumentasjon, såkalt partsoffentlighet. Dokumentinnsynet etter reglene for partsoffentlighet er ikke tidsbegrenset, og kan gjøres gjeldende lenge etter at en sak er avgjort. I lovens beskrives også hvordan innsynet skal gjennomføres. Bestemmelsene om taushetsplikt i 13 gjelder hovedsaklig noens personlige forhold eller forretningshemmeligheter, og faller normalt bort etter 60 år. Taushetsplikten er ikke til hinder for at arkivpersonale journalfører og arkivlegger dokumenter som er underlagt taushetsplikt. I loven stilles også krav til oppbevaring av arkiver som inneholder taushetsbelagt materiale. I 13c heter det: Dokumenter og annet materiale som inneholder opplysninger undergitt taushetsplikt, skal forvaltningsorganet oppbevare på betryggende måte. Betryggende må vi i denne sammenhengen forstå som forsvarlig låst og sikret mot internt og eksternt uhjemlet innsyn. I et elektronisk miljø vil det si kun tilgang for personale som er spesielt autorisert for dette. Hele loven finner du her. Forvaltningslovforskriften I Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften) finnes flere bestemmelser som er viktige i arkivsammenheng. Dette er for det første 8. Myndighet til å gi forskerinnsyn, der det heter at: Myndighet etter forvaltningsloven 13d første ledd utøves av det enkelte departement. Denne myndigheten kan ikke delegeres. Myndighet kan

23 likevel delegeres fra: a) Kultur- og kirkedepartementet til Riksarkivaren b) Justis- og politidepartementet til kriminalomsorgsregionene, Politidirektoratet og Domstoladministrasjonen c) Helse- og omsorgsdepartementet og Arbeids- og inkluderingsdepartementet til Sosial- og helsedirektoratet for så vidt gjelder opplysninger i saker på Sosial- og helsedirektoratets ansvarsområde d) Arbeids- og inkluderingsdepartementet til Arbeids- og velferdsdirektoratet for så vidt gjelder opplysninger i saker på Arbeids- og velferdsdirektoratets ansvarsområde etter folketrygdloven. For det andre er det 10. Bortfall av taushetsplikt i barnevern- og adopsjonssaker, der det heter at: I barnevernsaker og adopsjonssaker faller taushetsplikten bort etter 100 år. Til slutt er det som gjelder partsinnsyn i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning Hele forskriften finner du hos Lovdata. eforvaltningsforskriften Med hjemmel i forvaltningslovens 15 og esignaturlovens 5er det gitt en Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen. Formålet med eforvaltningsforskriften er å legge til rette for sikker og effektiv bruk av elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen. Forskriften skal legge til rette for at enhver på en enkel måte kan utøve sine rettigheter og oppfylle sine plikter i forhold til det offentlige, og gjelder for elektronisk kommunikasjon med forvaltningen og for elektronisk saksbehandling og kommunikasjon i forvaltningen ( 1). Forvaltningslovens alminnelige krav til saksbehandling gjelder også ved elektroniske henvendelser. Enhver som henvender seg til kommunen kan benytte elektronisk kommunikasjon, og det skal legges til rette for brukervennlig og tilgjengelighet for alle ( 3). De som henvender seg er ikke forpliktet til å gjøre det ved bruk av sikkerhetstjenester eller - produkter dersom det ikke er definert som nødvendig. Kommunen kan be om avsenders identitet eller fullmakter og kan gjøre tilgjelig sikkerhetstjenester og -produkter særlig hvis der er risiko for uberettiget innsyn i opplysninger.

24 Kommunen skal gjennomføre tiltak for sikker elektronisk kommunikasjon og har anledning til å utvide sin egen bruk av slik kommunikasjon. Som en del av dette skal det defineres sikkerhetsmål og en sikkerhetsstrategi for slik kommunikasjon. Det finnes også bestemmelser om krav til organets utstyr og opplæring av ansatte, og om plassering av koordineringsansvar i forbindelse med å utarbeide sikkerhetstjenester og produkt som anbefales bruke ved elektronisk kommunikasjon. Hele forskriften finner du hos Lovdata. Offentlighetsloven Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) trådte i kraft , og er en ny lov som er ment å styrke innsynsretten og mulighetene for deltakelse og kontroll fra publikums side. I loven formålsparagraf ( 1) heter at formålet med loven er:..å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig, for slik å styrke informasjons- og ytringsfriheten, den demokratiske deltakinga, rettssikkerheten for den enkelte, tilliten til det offentlige og kontrollen fra allmennheten. Det skal og legges til rette for viderebruk av offentlig informasjon. Formålsparagrafen vil være retningsgivende i alle vurderinger, og er ny i forhold til tidligere lovgivning. Offentleglovas gyldighetsområde er utvidet sett i forhold til tidligere lovgivning, og vil gjelde flere virksomheter ( 2). I tillegg til å gjelde for stat, kommune og fylke vil den også gjelde virksomheter der det offentlige eier med enn 50 % eller har rett til å velge mer enn halvparten av stemmene i øverste organ. Hovedregelen ( 3) er en videreføring av 1970-loven: Alle kan kreve innsyn i saksdokumenter, journaler og lignede registre dersom det ikke er gjort unntak med hjemmel i lov. Hovedreglene om innsyn i Kap. 2 går på: Definisjon av hva er dokument, saksdokument, og hva er ikke saksdokument. Regler for utsatt innsyn. Forbud mot forskjellsbehandling mellom sammenlignbare tilfeller.

25 At bruken av offentlig informasjon er i utgangspunktet fri. At innsynet i all hovedsak skal være gratis. At publikum har rett til innsyn i en sammenstilling fra databaser hvis det kan gjøres enkelt. At kommunen har plikt til å føre journal og tilgjengeliggjøre den på web hvis den er elektronisk. At merinnsyn skal alltid vurderes. Anledning til å gjøre unntak for resten av dokumentet hvis deler er unntatt offentlighet. Unntakene fra innsynsretten finnes i Kap. 3 og bestemmelsene er innskrenket og presisert i forhold til tidligere lov. Unntakene gjelder hovedsakelig: Opplysninger underlagt taushetsplikt. Dokument utarbeidet for intern saksforberedelse. Dokumenter innhentet utenfra for intern saksforberedelse. Visse interne dokument hos kommune og fylkeskommune. Rettssaksdokumenter. Dokumenter som kan svekke det offentliges forhandlingsposisjon. Dokumenter som må unntas av hensyn til behovet for kontroll og forebygging av lovbrudd. Tilsettingssaker. Eksamenssvar og karakterer. Regler for saksbehandling og klage finnes i Kap. 4. Der heter det at: Innsynet kan kreves skriftlig og muntlig. En forespørsel skal kunne gjelde en bestemt sak eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art. Det organet som mottar kravet skal vurdere det konkret og selvstendig, og ta avgjørelse uten ugrunnet opphold. Det er opp til organet selv å bestemme hvordan innsynet gis. Avslag skal være skriftlig, og det skal være grunngitt med unntaksbestemmelse. Det skal også opplyses om klagerett og frist. Fylkesmannen er klageinstans. Hvis den som har krevd innsyn ikke har fått svar innen fem arbeidsdager etter mottak av kravet skal dette regnes som et avslag. Innen tre uker kan den som får avlag be om nærmere grunngivning for avslaget. Dette skal besvares skriftlig innen ti arbeidsdager fra kravet er mottatt.

26 Det er også viktig at loven er tilbakevirkende for kommunene ( 33). Det vil si at innsynet vil gjelde alle tidligere saker som har vært til behandling, politisk eller administrativt. Dette krever tilgjengelige arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Innsyn i eldre arkivsaker kan være svært krevende på grunn av manglende orden, oversikt og fungerende registre. Å lokalisere eldre saker kan være problematisk. Hovedregelen er at alle saksdokumenter kommunen sender og mottar er offentlige. Hvis det er opplysninger i et enkelte dokument som i medhold av lov eller forskrift er undergitt taushetsplikt vil disse opplysningene bli unntatt fra dokumentet. Dersom dette medfører at dokumentet blir misvisende i forhold til opprinnelig innhold, eller at de unntatte opplysningene utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold kan dokumentet i sin helhet unntas fra offentlighet, jfr. offentleglova 12. Også en rekke andre dokumenter kan unntas fra offentlighet etter nærmere bestemmelser i offentleglova kap 3, og Forskrift til offentleglova av Loven spesifiserer hvilke dokumenter som skal unntas fra offentlighet, dvs. taushetsbelagte opplysninger ( 13) og hvilke som kan unntas fra offentlighet, dvs. interne dokumenter/arbeidsdokumenter og dokumenter som på grunn av sitt innhold tilsier det som saker angående sikkerhet, økonomi- og personalforvaltning, ansettelsessaker, forretningssaker m.m. ( 14 og15 og 21, 22,23 og 25 ). Det er ikke anledning til å unnta fra offentlighet uten henvisning til lovhjemmel. I siste omgang er det er ikke arkivpersonalet, men ansvarlig leder som skal avgjøre dette. Kommunen har ellers plikt til å vurdere offentliggjøring av dokument eller deler av dokument som er unntatt offentlighet, jfr. 11 om Meirinnsyn. Dokumenter unntatt i hht offentlighetsloven eller forvaltningslovens 13 er det ikke mulig å be om innsyn i. Dokumenter unntatt etter andre paragrafer kan det gis merinnsyn i, dette vurderes etter henvendelse i hvert enkelt tilfelle. Kommunens inngående og utgående post registreres daglig i henhold til regler i forskrift om offentlige arkiver av (arkivforskriften). Inngående post i kommunens sentrale post/saksbehandlingssystem fordeles til saksbehandlere som har ansvar for den videre oppfølging og behandling av saken. Postjournalen er offentlig. I de tilfeller det ikke er mulig å registrere et dokument uten å røpe opplysninger som er undergitt lovhjemlet taushetsplikt vil slike opplysninger være utelatt, jfr. arkivforskriften 2-7, 3. ledd.

27 Unntak fra regelen om offentlighet gjelder i forhold til enkelte sakstyper, bl.a. barnevernsaker og saker etter lov om sosiale tjenester. Dette fremgår av forskrift til offentlighetsloven pkt. VI. Postjournalen er klar for innsyn dagen etter journalføring. Ny offentlighetslov, Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), ble vedtatt i mai 2006, og trådte i kraft Den nye loven finner du her Forskrift til Offentlighetsloven finner du her Forskrift til offentleglova Forskrift Offentleglova Offentleglova Personopplysningsloven Lov om behandling av personopplysninger erstattet Personregisterloven og trådte i kraft Loven gjelder for behandling av personopplysninger som helt eller delvis skjer ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, og annen behandling av personopplysninger når disse inngår eller skal inngå i et personregister. Et personregister defineres som registre, fortegnelser m.v. der personopplysninger er lagret systematisk slik at opplysninger om den enkelte kan finnes igjen. Formålet med loven er å beskytte den enkelte mot av personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger. Det er innført meldeplikt for behandling av personopplysninger med elektroniske hjelpemidler, og ved opprettelse av manuelt personregister som inneholder sensitive opplysninger. Som sensitive opplysninger regnes: a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning b) om person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling c) helseforhold d) seksuelle forhold e) medlemskap i fagforeninger. Det kreves konsesjon fra Datatilsynet for behandling av sensitive personopplysninger, men når behandlingen har hjemmel i egen lov trenger kommunene bare å melde behandlingen av sensitiv informasjon. Har behandlingen ikke hjemmel i lov skal det søkes konsesjon for dette.

28 Kommunen er etter loven pliktig til å kartlegge og melde sine registre på et elektronisk meldeskjema på Datatilsynets nettsider. Fornyet melding skal sendes hvert 3. år. Alle kan der selv sjekke om deres personregister er meldt inn. Det er meldeplikt for: Klientarkiv hos sosialtjenesten Klientarkiv hos barneverntjenesten Brukerarkiv innen pleie- og omsorg Pasientarkiv, legetjeneste og sykehjem Elevarkiv hos skoleadministrasjon og PPT Flyktningearkiv Det kreves konsesjon for: Sektorovergripende tiltak/prosjekter som f.esk. forebygging av selvmord Forskningsprosjekter Unntatt fra både konsesjonsplikt og meldeplikt er: Elevarkiv i grunnskole og SFO Arkiv over barn i barnehage som trenger særlige tiltak Personalarkiv for kommunens ansatte Lånetakerregister hos folkebiblioteket Ansvaret for det enkelte personregister fulgte tidligere de enkelte registrene, og registeransvarlig var leder av den enkelte virksomhet (rektor, styrer, sosialleder osv.). Dette er erstattet med en ordningen med ansvarsfordeling mellom behandlingsansvarlig, som er kommunens øverste ledelse, og databehandlere, som er de enkelte virksomhetene. Dette innebører en ansvarliggjøring av kommunens ledelsen på personvernområdet. Hele loven finner du her Personopplysningsforskriften

29 I Forskrift til personopplysningsloven finnes bestemmelser om sikkerhet og internkontroll som tilsvarer bestemmelsene i de tidligere rammekonsesjonen, som ble gitt kommunene etter personregisterloven. Alle kommuner skal utarbeide en plan for sikkerhets- og internkontroll for å sikre at kravene i personopplysningsforskriften ivaretas. Planen skal omfatte både fysisk sikring og datasikkerhet. Sentralt står en risikovurdering for brudd på reglene. Veiledningen Risikovurdering av informasjonssystem med utgangspunkt i forskrift til personopplysningsloven finnes på Datatilsynets nettsider. Som følge av de krav som stilles til sikkerhet og internkontroll har alle deltakerkommuner anledning til å deponere personregistermateriale som er gått ut av bruk hos IKAT. Ordningen er en del av grunntilbudet og alle deltakerne har inngått skriftlig avtale om slik deponering. Nærmere opplysninger om ordningen finnes under lokalt regelverk i arkivplanen. Hele forskriften finner du på Lovdata. Helsepersonelloven Lov om helsepersonell m.v regulerer virksomheten til alt helsepersonell fra leger til tannteknikere. Formålet med loven er å bidra til sikkerhet for pasienter, og kvalitet i helsetjenesten samt tillit til helsepersonell og helsetjeneste. I arkivsammenheng er det viktig at loven inneholder bestemmelser om taushetsplikt og begrensinger i taushetsplikten ( 21-29), plikt til å gi opplysninger ( 30-43) og plikt til å dokumentere pasientopplysninger i form av journal, om krav til journalens innhold, om plikt til å gi pasienter innsyn, om retting/sletting av journalopplysninger samt om regler for bruk og tilgang til journaler ( 39-47). Hele loven finner du her. Forskrift om pasientjournal Med hjemmel i helsepersonellovens 40, og 45 er det gitt ny Forskrift om pasientjournal som gir nærmere regler om: helsepersonells dokumentasjonsplikt, herunder om innhold i pasientjournaler, føring, retting, sletting, oppbevaring, overføring, tilgang til og tilintetgjøring av journal virksomheters ansvar i forhold til opprettelse og organisering av journalsystem rett til innsyn i journal

30 Hele forskriften finner du hos Lovdata. Brev om forholdet mellom taushetsplikt, dokumentasjonsplikt og behandling av dokumentasjon Brev om Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen og arkivlovens krav til behandling av dokumentasjon ble sendt ut av Helse- og omsorgsdepartementet og Kultur- og kirkedepartementet Mottakere var landets regionale helseforetak, kommuner og fylkeskommuner. Brevet inneholder en del viktige presiseringer, og det gis en grundig juridisk avklaring av problemer som lenge har liggget i skjæringspunktet mellom arkivlovgivningen og taushetsplikten til helsepersonell. Formålet er å styrke dokumentkontrollen innenfor offentlige helse- og omsorgstjenester. Særlig viktig er utdypingen av journalføringsplikten (pkt. 2), plikten til å føre pasientjournal (pkt.3) og forholdet mellom sakarkiv og pasientjournal (pkt.4). Hele brevet finner du på Helse- og omsorgsdepartementets nettsider. Sikkerhetsloven I Lov om forebyggende sikkerhet trådte i kraft 1. juli 2001, og erstattet den tidligere Sikkerhets- og beskyttelsesinstruksen. Hovedpoengene for kommunal forvaltning var i denne sammenhengen at mottok man graderte dokumenter skulle graderingen respekteres. Det var også anledning til ytterligere gradering av dokumenter man selv unntok fra offentlighet i Strengt fortrolig og fortrolig. Formålet med den nye sikkerhetsloven er først og fremst å legge forholdene til rette for effektivt å kunne motvirke trusler mot rikets selvstendighet og sikkerhet og andre vitale nasjonale interesser, ivareta den enkeltes rettssikkerhet og trygge tilliten til og forenkle grunnlaget for kontroll med forebyggende sikkerhetstjeneste ( 1). For de fleste kommunene vil ikke sikkerhetsloven ha stor betydning i det daglige. Enkelte kommuner har imidlertid bygninger, anlegg, og geografiske områder eller besøkende som omfattes av spesielle sikkerhetstiltak. Har kommunen korrespondanse og saksdokumenter som gjelder sikkerheten til bygninger, anlegg, personer eller grupper skal dette behandles i tråd med loven og forskriftene. Etter lovens 12 har kommunen plikt til å beskytte sikkerhetsgradert informasjon. I sak-/arkivsystemer som er utviklet i tråd med Noark-4 er det utviklet tilgangskoder i tråd med sikkerhetlovens 11, som omhandler om

31 sikkerhetsgradering med tilhørende hjemmel i offentlighetsloven. Loven har også to sentrale forskrifter som går på sikkerhetsadministrasjon og personellsikkerhet. Hele loven finner du her. Forskrift om personellsikkerhet Hele forskriften finner du hos Lovdata. Forskrift om sikkerhetsadministrasjon Hele forskriften finner du hos Lovdata. Andre generelle lover Arbeidsmiljøloven Arbeidsmiljøloven finner du her esignaturloven esignaturloven finner du her. Pliktavleveringsloven Pliktavleveringsloven finner du her. Valgloven Valgloven finner du her. Åndsverkloven Åndsverkloven finner du her. Sameloven Sameloven finner du her. Andre særlover

32 Havne- og farvannsloven Hele loven finner du hos Lovdata Brann- og eksplosjonsvernloven Hele loven finner du hos lovdata. Barnehageloven Hele loven finner du hos Lovdata. Vergemålsloven Vergemålsloven finner du her. Vergemålsforskriften finner du her. Skatteloven Skatteloven finner du her. Regnskapsloven Regnskapsloven finner du her. Plan- og bygningsloven Plan- og bygningsloven finner du her. Opplæringsloven Opplæringsloven finner du her. Lov om sosiale tjenester Lov om sosiale tjenester finner du her. Forskrift til sosialtjenesteloven finner du her. Lov om pasientrettigheter Lov om pasientrettigheter finner du her. Lov om barneverntjenester

33 Lov om barneverntjenester finner du her. Kommunehelseloven Lov om helsetjeneste i kommunene finner du her. Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov om helsetjenesten i kommunene og etter lov om sosiale tjenester finner du her. Introduksjonsloven Introduksjonsloven finner du her. Sentralt regelverk/standarder Noark 4 Riksarkivaren er ansvarlig for spesifikasjoner som det refereres til i regelverket. Når det gjelder kommunal forvaltning omfatter dette foreløpig bare Noark standarden, som stiller krav til elektroniske arkivsystemer i bruk i offentlig forvaltning. Noark 4 var fjerde versjon av den statlige Noark-standarden, "Norsk arkivsystem", som første gang ble introdusert i 1984, og som siden kom i flere versjoner, senest Noark 3 i Noark 4 videreførte også spesifikasjonene i Koark, som kom i 1995, og var en tilsvarende standard for kommunale og fylkeskommunal forvaltning. Koark fulgte i all hovedsak Noark 3, men har en del tilleggsfunksjoner som er spesielt tilpasset saksgangen i kommunene. Formålet med standarden er å spesifisere krav til et mest mulig fullstendig informasjons- og styringssystem for arkivfunksjonen i den offentlige forvaltning. Noark 4 angir krav til informasjonsinnhold, dvs. hvilke opplysninger som skal kunne registreres og gjenfinnes, datastruktur, dvs. utformingen av de enkelte dataelementer og forholdet mellom dem og funksjonalitet, dvs. hvilke funksjoner systemene skal ivareta. Samlet spesifiserer den et fullstendig elektronisk arkivsystem som kan integreres med elektronisk post og elektronisk saksbehandling. I arkivforskriften legges det juridiske grunnlag for en kontrollert overgang til elektronisk arkiv i den offentlige forvaltning. Noark-4 skal gi de nødvendige redskaper for å gjennomføre en slik overgang på en måte som tilfredsstiller funksjonelle og arkivfaglige krav. På dette grunnlag regner Riksarkivaren med at vilkårene er til stede for at forvaltningen kan innlede den omfattende prosess som ligger i å tilpasse systemer og

34 rutiner til elektronisk arkivering. Noark 4 er en kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystem i offentlig forvaltning. Det er ikke et system i seg selv. For å kunne ha et elektronisk arkiv må man ha et Noark 4 godkjent arkivsystem. Riksarkivaren har en godkjenningsordning, og en oppdatert liste over godkjente systemer ligger her på nettsidene til Riksarkivet. Versjon 4.1 var siste versjon av Noark 4 og kom i Hele kravspesifikasjonen finnes her. Noark 5 Noark 5 er siste versjon av Noark-standarden, og ble publisert 4. juli Standarden inneholder ingen datamodell. Den er mer en beskrivelse av sammenhenger mellom datastruktur og metadata. Dette er ment å løse opp den rigide strukturen som ble etablert i Noark 4 og gi bedre integrasjon med fagsystemene. Hovedmålet er å fortelle hva man må ta hensyn til for å gi: Sikker og troverdig elektronisk arkivdanning i den enkelte virksomhet Sikker og autentisk elektronisk avlevering til arkivdepot Standarden er inndelt i: Indre kjerne, som inneholder krav til grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering. Ytre kjerne, som definerer kjernens krav til eksterne, valgfrie moduler/systemer. Komplett Noark 5, som spesifiserer krav og anbefalinger til noen av de valgfrie fag- og administrasjonssystemer som vil inngå i en komplett N5 løsning. Enkelte krav kan realiseres i fagsystemet og ikke i arkivsystemet. Ulike arkivskapere kan anvende standarden avhengig av hvilken type saksbehandling de driver. Ulike løsninger vil være: Sak-/arkivsystem med generell saksbehandling og Noark 5 kjerne Fagsystem med spesialisert saksbehandling og Noark 5 kjerne Felles arkiv med både generell og spesialisert saksbehandling og Noark 5 kjerne

35 For kommunen er viktig at: Standarden også gjelder for alle fagsystemene kommunene bruker. Det skal være en ferdig utviklet uttrekksfunksjon slik at arkivskaper selv kan produsere arkivuttrekk. Det skal være mulig å migrere arkiver fra systemer basert på eldre standard til den nye. Det er ikke pålagt offentlig forvaltning å gå over til Noark-5 baserte systemer fra noen bestemt dato. Det finnes foreløpig ingen Noark 5 godkjente systemer på markedet. Når et system er godkjent i henhold til kravene i Noark 5 standarden vil Riksarkivet publisere vedtak om dette på sine nettsider. Vedtaket vil inneholde utviklers egenerklæring samt Riksarkivets brev til utvikler av systemet. Liste over godkjente systemer finner du her på Riksarkivets nettsider. Riksarkivaren vil sørge for kontinuerlig oppdatering og vedlikehold av Noark 5, i form av nye versjoner av standarden. Disse publiseres på Riksarkivets nettsider 2 ganger i året. Siste versjon, Noark 5 2.0, ble publisert 3. april Hele Noark 5 finner du her på Riksarkivets nettsider. Riksarkivarens rapporter og retningslinjer Med hjemmel i arkivloven med forskrifter har Riksarkivaren gitt en del arkivfaglige retningslinjer. I disse beskrives det en del krav som kommunale arkivskapere er pålagt å følge, men det gis også en del veiledende anbefalinger. En oversikt over hvilke rapporter og retningslinjer som er utgitt finner du her på Riksarkivets nettsider. Riksarkivet tar imot bestillinger av de rapporter som ikke er utgitt av et forlag. Gratispublikasjoner distribueres av Riksarkivets bibliotek, e-post: [email protected]. Yrkesetiske retningslinjer for arkivarer De regler om taushetsplikt finnes i gjeldene lovverk er ment å sikre personvernet til de personer som på en eller annen måte er i kontakt med kommunen. Det finnes også interne regler om tilgang til informasjon, og utveksling av informasjon. Det er ikke slik at alle bør ha tilgang til alt, selv om vi gjennom ny teknologi har fått uante muligheter. Selv om lovverket pålegger oss klare regler for både arkivbehandling og taushetsplikt, vil vi stadig befinne oss i situasjoner hvor lovverket ikke kan hjelpe oss, og vi må gjøre et etisk valg. På generalforsamlingen i Beijing i september 1996 vedtok den internasjonale arkivorganisasjonen, International Council on Archives (ICA),

36 yrkesetiske retningslinjer for verdens arkivarer. En norsk oversettelse kom i 1998, og er utgitt som eget hefte i Riksarkivarens skriftserie "Rapporter og retningslinjer". Regelverket er delt inn i 10 grunnregler og hver grunnregel følges av en kommentar. Til sammen utgjør de det internasjonale regelverket. Et yrkesetisk regelverk for arkivarer tar sikte på å etablere en høy etisk standard for arkivaryrket. Dette er viktig for å gi offentligheten tillit til personene som utøver yrket, og sikre arkivmaterialets integritet. Retningslinjene finner du her på Riksarkivets nettsider. Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner I arkivforskriften ( 5-12) kreves det at den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsette spesifiserte krav til materiale som skal avleveres til arkivdepot, og regler for tilbakelån fra arkivdepot. Slike bestemmelser skal baseres på en normalinstruks utarbeidet av Riksarkivaren. Formålet med normalinstruksen er å gi oversikt over hvilke krav som skal oppfylles, og en del veiledende anbefalinger. Det legges det særlig vekt på behandling av elektronisk arkivmateriale i denne instruksen. Spesifiserte krav til materialet som avleveres til IKAT (arkivdepot), og regler for tilbakelån finnes i arkivplanen under lokalt regelverk. Hele normalinstruksen finner du her på Riksarkivets nettsider. Retningslinjer for arbeidet med privatarkiv Formålet med retningslinjene er å sikre at arbeidet med bevaring av privatarkiver utføres planmesig og systematisk, og ar depotinstitusjoner følger allment godtatte arkivfaglige prinsipper og rutiner. Retningslinjene gjendler for arbeidet med privatarkiver i Arkivverket, for andre offentlige organer som arbeider med å ta vare på privatarkiver samt for private institusjoner som arbeider med å ta vare på privatarkiver og som mottar offentlig støtte til dette arbeidet. Velger man å definere seg som depot for privatarkiver må man følge retningslinjene gitt av Riksarkivaren.

37 Du finner retningslinjene i sin helhet her på Riksarkivets nettsider. Veiledning i periodisering av offentlige arkiver Formålet med veiledningen er å hjelpe alle som skal ta del i planleggingen og gjennomføringen av arkivperiodisering, og bidra til at arkivfaglige prinsipper og metoder følges. I punkt 2.9 gis en god oversikt over hva planleggingen må omfatte. Hele veiledningen finnes her på å Riksarkivets nettsider. Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet. Omorganiseringer får nesten alltid følger for arkivene og arkivorganiseringen i kommunen. Ved administrative endringer har det tidligere vært for liten oppmerksomhet rundt arkivspørsmål, og svært ofte er sentrale arkivfaglige prinsipper blitt oversett, og arkivbestemmelser er blitt brutt. Veiledningen er et hjelpemiddel, og legger føringer på hvordan arkivene skal behandles under omorganiseringen, og gir en del gode råd på veien. Hele veiledningen finner du her på Riksarkivets nettsider Krav til arkivlokaler. En veiledning for offentlige organer. Veiledningen inneholder informasjon om hvilke krav som stilles til offentlige organers arkivlokaler. Hele veiledningen finner du her på Riksarkivets nettsider. Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan Kommuner kan samarbeide med andre kommuner innenfor alle typer av sin virksomhet. For lovpålagte oppgaver som innebærer utøvelse av offentlig myndighet, stiller loven visse krav til organisatoriske løsninger. Begrunnelsen for dette er at når kommunene opptrer som myndighetsorgan, er det nødvendig å ivareta hensynet til innbyggernes rettssikkerhet, demokratisk kontroll mv. på en helt annen måte enn når kommunene driver forretningsdrift. Riksarkivaren håper denne veiledningen vil kunne gi både administrasjonssjefer, arkivledere, ansvarlige for interkommunale

38 samarbeidsordninger, arkivdepot og andre som har behov for det en nyttig oversikt over hvordan dokumenthåndtering og arkivhold bør være i en interkommunal samarbeidsordning. På denne måten vil arkivene etter interkommunale samarbeidsordninger kunne ivareta både parters innsynsbehov, kommunal sektors administrative behov samt forskningsmessige og kulturelle behov også etter at samarbeidsordningen er opphørt eller arkivet ikke lenger er i aktiv bruk. Les veiledningen her Enkeltvedtak gjort av Riksarkivaren Oversikt over enkeltvedtak vedrørende bevaring og kassjon gjort av Riksarkivaren finnes på Riksarkivets nettsider Nedenfor er enkelte av de nyeste listet opp. Vedtak om bevaring av kondolanseprotokoller og informasjon til befolkningen i forbindelse med terrorangrepet 22.juli Bevaringsvedtak kondolanseprotokoller.pdf 218,95 kb Rundskriv om generell bevaring og kassasjon i Noark-baserte løsninger Rundskriv om generell bevaring og kassasjon i Norak-baserte løsninger.pdf 277,50 kb Vedtak om bevaring og kassasjon av dokumenter knyttet til innsynsbegjæringer Bevaring av innsynsbegjæringer.pdf 190,81 kb Bekymringsmeldinger hos barnevernet Bekymringsmeldinger i den kommunale barneverntjeneste.pdf 191,48 kb IKA Hordaland har henvendt seg til Riksarkivaren med spørsmål om behandling av bekymringsmeldinger i barnevernet. Riksarkivaren mener at slike meldinger bør behandles på følgende måte: 1. Meldinger som er klart ubegrunnet kan kasseres uten registrering eller oppbevaring. 2. Meldinger som medfører en vurdering om tiltak, men hvor konklusjonen er at det ikke foreligger behov for oppfølging, anser Riksarkivaren som saksbehandling, noe som medfører journalføring. Disse meldingene er å anse som rutinemessige enkeltsaker som

39 kan kasseres etter 10 år. (Da rundskriv fra Barne- og Familiedepartementet Q-24, foreslår en oppbevaringstid på slike meldinger på ett år, må forslaget til Riksarkivaren på 10 år ses som en anbefaling og ikke et påbud.) 3. Meldinger som medfører tiltak skal bevares. Politiattester I lovverk for helse og sosial, barnevern og andre lignende tjenester, går det fram at politiattester som er innhentet for ansettelsesformål skal kasseres etter at formålet med innhentingen er oppnådd. I følge Arkivloven så har det ikke vært anledning til å kassere politiattester. Fredrikstad kommune henvendte seg til Riksarkivet for å få klarheten i dette. Riksarkivet kom med følgende uttalelse: Politiattester som innhentes i forbindelse med tilsettingssak er å betrakte som et saksdokument, jf. forskrift nr 1193 om offentlige arkiv 2-6. Det må registreres i journal at slikt dokument er innhentet. Med hjemmel i 9 i lov nr 126 om arkiv fastsetter Riksarkivaren at slik attest kan kasseres når det ikke lenger foreligger et administrativt behov for å ha den tilgjengelig. Det er ikke nødvendig å skanne politiattesten inn i elektronisk arkivsystem. Kommunene kan altså nå kassere politiattester uten at det blir regnet som uhjemlet kassasjon. Sosial- og helsedirektoratet anbefaler at organer med arbeidsgiveransvar for personell innenfor helse- og sosialtjenesten, beholder politiattesten så lenge vedkommende er ansatt i en stilling som krever politiattest. I følge gjeldende lovverk så er politiattester kun gyldige i tre år. Betyr det at kommunene må be sine ansatte om å framskaffe nye politiattester hvert 3. år? Dette praktiseres ulikt. Noen innhenter nye attester hvert 3. år uansett. Andre innhenter nye attester kun hvis vedkommende har vært borte over en lengre periode eller har skiftet stilling/ arbeidsoppgaver. Forskrift om politiattest i barnevernet Forskrift om politiattest i barnehage Forskrift om politiattest i henhold til arbeidsmarkedsloven Kassasjonsbestemmelser for kommunal skattedokumentasjon Kassasjon av skattedokumentasjon.pdf 100,92 kb

40 Medisinbestillingsbøker I følge Rikarkivarens bestemmelse i brev til IKA Møre og Romsdal , kan medisinbestillingsbøker kasseres etter at det administrative behovet er utløpt. Dette kassasjonsvedtaket gjelder for alle kommuner. Lokalt regelverk Retningslinjer for bevaring og kassasjon Generelt om bevaring og kassasjon For arkivmateriale skapt før 1950 gjelder arkivforskriftens Her heter det at alt arkivmateriale eldre enn 1950 skal bevares etter at arkivbegrensning er utført. Det er kommet nye regler for bevaring og kassasjon av arkiv skapt av kommunal forvaltning etter Det gikk ut et brev fra Riksarkivaren til alle fylkeskommuner og kommuner om dette 30. januar De nye reglene heter Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950, og inngår som nytt kapittel IV i Forskrift om endring i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver også kalt Riksarkivarens forskrift som kom i desember Tidligere Kapittel IV og V oppheves. Nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 gjelder fra 1. februar 2014, disse finnes her. De nye bestemmelsene gjelder både fylkeskommuner, kommuner og andre organ som skaper eller har skapt kommunale arkiver etter 1950, og trer i kraft 1. februar Bestemmelsene utgjør et minimumskrav og angir kun hvilke sakstyper som ikke kan kasseres. For funksjoner og oppgaver som kommer til som nye eller som ikke er beskrevet i disse bestemmelsene, skal alt arkivmateriale bevares.

41 Kassasjonsplan for Balsfjord kommune Det er kommunen selv som må ta stilling til, og bestemmer, om materiale som ikke skal langtidsbevares skal kasseres. Kassasjon av enkelte sakstyper er med andre ord en mulighet - ikke en plikt. Bestemmer man seg for å kassere visse sakstyper skal det fastsettes kassasjonsfrister som angir tidligste tidspunkt for tilintetgjøring. Disse fristene skal nedfelles skriftlig. Det vil i praksis si at det må utarbeides kassasjonsplaner med oversikt over hva som kan kasseres og når dette tidligst kan gjennomføres. Slike oversikter hører naturlig hjemme i kommunens arkivplan, og utarbeides i nært samarbeid med IKAT. Balsfjord kommune skal i tråd med nye bestemmelser utarbeide egen kassasjonsplan i samarbeid med IKAT og andre kommuner i Troms. Inntil videre skal all kassasjon drøftes med IKAT på forhånd. Retningslinjer for føring av møte- og vedtaksbøker Hvem skal føre møtebok? Alle politisk oppnevnte komiteer, råd og utvalg har plikt til å føre møtebok over forhandlingene (jf. Kommunelovens 30 nr. 3). I Balsfjord kommune vil det si: Kommunestyre, Formannskap, Planutvalg, Eldreråd, Rådet for funksjonshemmede, Overformynderiet, Kontrollutvalg, Midttun boligstiftelse, Skatteutvalg, Skolenes samarbeidsutvalg, Takstnemnd for eiendomsskatt, Overskattetakstnemnda, Ungdomsrådet og Valgstyret. Det er i tillegg fastsatt at en rekke administrativt nedsatte råd og utvalg skal føre enkle møtebøker/referater fra sine møter. I Balsfjord kommune vil det si: Forhandlingsutvalg, Lederteam, Arbeidsmiljøutvalg, grunnskolenes Skolemiljøutvalg, Foreldreråd, Foreldrerådenes arbeidsutvalg og Elevråd, barnehagenes Foreldremøter og møter om pedagogisk arbeid. I tråd med Overordnet reglement for delegering av myndighet, pkt. 8, skal alle delegerte vedtak dokumenteres i form av egen vedtaksprotokoll. Føring av møtebøker og vedtaksbøker

42 For all føring av møtebok og vedtaksbok gjelder følgende: Alle som har tilgang skal føre møtebøkene etter den mal og grafiske utforming som er satt opp i kommunens sak-/arkivsystem (ephorte). Arkivskapere uten tilgang til ephorte kan enten bruke innbundet protokoll, hvor referatene føres inn for hånd, eller et løsbladsystem (ringperm). Det er i strid med kommunens reglement å lime referat ført på løse ark inn i innbundet protokoll. Hva de enkelte møte- og vedtaksbøkene skal inneholde er angitt i serieoversikten (arkivplanens oversikt over arkivserier), som gir oversikt over krav til hver enkelt møte- og vedtaksbokserie. Som et minimum skal møtebøkene inneholde informasjon om: tid, sted, deltakere, behandling og vedtak samt signatur (godkjenning). Som et minimum skal vedtaksprotokollene inneholde informasjon om: tid, sted, saksframstilling og vedtak samt signatur. For møtebøkene for politisk oppnevnte styrer, råd og utvalg gjelder i tillegg følgende: I tillegg til oversikt over tid og sted for møtet, oversikt over hvem som møtte og hvem som var fraværende, behandling av forfall og spørsmål om habilitet skal møteboken inneholde innkalling, sakliste, innstilling, utfyllende referat fra forhandlingene, all saksbehandling i møtet, alle framsatte forslag og forslag til avstemmingsmåte, avstemmingsresultat. Innstillingstekster skal ikke endres etter møtet. Utsatte saker skal ha med all tekst fra tidligere behandling. Vedtakstekst må ikke vise til annet vedtak uten at dette er referert. Saker om elever og klienter skal i tråd med personvernlovgivningen legges fram for folkevalgte organ i anonymisert form. Det vil si at navn og andre opplysninger som kan identifisere personene skal være slettet fra sakspapirene. I den endelige utgaven av møteboken skal navnene tas med. Ansvar Ansvaret for føring, innbinding og oppbevaring av møtebøkene inntil avlevering til arkivdepot, følger den instans som er sekrateriat for styret, rådet eller utvalget. Ansvaret for føring av vedtaksprotokoller er tillagt den leder som er delegert beslutningsmyndighet. Ansvaret for innbinding og oppbevaring (inntil avlevering til arkivdepot), deler lederne med arkivtjenesten. Innbinding

43 Alle møtebøker skal innbindes jevnlig. Tidspunkt for innbindig er angitt i arkivplanens arkivoversikt hvor den enkelte møtebokserie er registrert. Kvaliteten på innbindingen skal være i overensstemmelse med kravene skissert i Kap. VII Fellesbestemmelser for innbinding av møtebøker, kopibøker, registre mv. i statlig og kommunal forvaltning, i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Forskriften finner du i sin helhet hos Lovdata. Kravene som stilles vil i korthet si at for møtebøker kreves det bokbinderfaglig innbinding, mens kopibøker og andre registre kan ha kontorinnbinding. Oversikt over godkjente systemer for kontorinnbinding finnes her på Riksarkivets nettsider. Bokbinderfaglig innbinding utføres at Tromsø ASVO. Budsjett Alle arkivskapere som produserer møtebøker og/eller vedtaksprotokoller skal sette av midler til innbinding på sitt budsjett. Retningslinjer for fjernarkiv Helsesenter Materiale som settes i fjernarkivet skal være klar til avlevering med lister over innhold. Nøkkel til fjernarkivet oppbevares av sekretæren på Felleskontoret. Tilgang til fjernarkivet skjer bare i følge med en fra arkivtjenesten. Retningslinjer for bruk av e-post Gyldighet og formål Retningslinjene gjelder for alle i organisasjonen Balsfjord kommune. Retningslinjene gjelder for e-post som dekkes av offentlighetslovens dokumentbegrep samt arkivlovens og arkivforskriftens bestemmelser om dokumentbehandling. De tar først og fremst sikte på å regulere behandlingen av e-post som brukes som ledd i saksbehandlingen, men også å gå opp noen grenser for hva som er tjenestepost og hva som er privat post, og hvordan tjenestepost generelt skal behandles.

44 Generelt om e-post Bruk av e-post er et av flere viktige virkemidler for å kunne realisere målet om en åpen og effektiv forvaltning. E-post er i sin form en mellomting mellom brev og telefonsamtale, skriftlig i formen, men med et muntlig språk. Det kan av og til være en viss tvil om hvilken status en e-postmelding har i forhold til regelverk om arkivering, journalføring og offentlighet, og i forhold til forvaltningsrettslige prinsipper. Det viktigste i forhold til gjeldende regelverk, er å identifisere e-post som er sakspost for gjeldende organ, og som ikke faller inn under arkivforskriftens regler om arkivbegrensning. Slike e-postdokumenter skal arkivmessig behandles på samme måte som tilsvarende papirdokument (jf. Arkivforskriftens 3-2 første ledd). Når e-post er et arkivverdig dokument/saksdokument, skal det journalføres, arkiveres og være gjenstand for full offentlighet. Enhver kan be om innsyn i e-postmeldingen etter vanlige regler. Håndtering av inngående e-post Sentralt e-postmottak Arkivforskriften krever at et organ som bruker e-post også skal ha et sentralt postmottak og postmottak i hver etat for inngående post. Slik e-post skal åpnes av arkivtjenesten. Adressen til postmottaket skal framgå av brevark, offisiell nettside og lignende. Arkivtjenesten er ansvarlig for håndtering av post til postmottaket, og skal sørge for at: e-post til postmottaket åpnes med jevne mellomrom hver dag. sakspost eksporteres til ephorte, journalføres og fordeles til saksbehandler. Saksbehandlers oppgaver Selv med et sentralt e-postmottak blir e-post ofte sendt direkte til saksbehandler. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som arkivverdig dokument for organet. Av og til vil det kreves et visst skjønn for å avgjøre om en e-post er et arkivverdig dokument eller ikke. Slik arkivforskriften er utformet, er det tilstrekkelig at en e-post enten er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon,

45 for at det skal foreligge arkiveringsplikt. E-posten kan være saksdokument selv om personlige og private kommentarer er blandet inn i teksten. Saksbehandlere som mottar tjenestepost som e-post skal videresende denne til postmottak for journalføring. Ikke-arkivverdig post Noen eksempler på e-post som i utgangspunktet ikke kan antas å være arkivverdig: private e-postmeldinger e-post som er jobbrelatert, men som ikke har betydning for saksbehandling eller dokumentasjon e-post som er faglig relatert, men av generell karakter (f.eks utveksling av faglige synspunkter mellom enkeltpersoner eller nyhetsbrev fra andre virksomheter og prosjekter) e-post som er av generell informasjonsverdi (f.eks personalinformasjon o.l.) masseutsendt ekstern e-post Håndtering av utgående e-post Alle arkivverdige saksdokumenter som sendes ut fra virksomheten på e-post, skal arkivmessig behandles på lik linje med tilsvarende papirdokumenter: Teksten skrives i ephorte og sendes via saksbehandlersystemet (ekspeder-funksjonen).5 Sikkerhet og begrensninger ved bruk av e-post På samme måte som ved alminnelig brevpost, er det viktig å ha på plass sikkerhetsrutiner slik at ikke uvedkommende skal kunne lese eller endre innhold i e-postmeldingen. Taushetsplikten etter Forvaltningslovens 13 innebærer en plikt for den enkelte saksbehandler til å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til taushetsbelagte opplysninger, og det samme er kjernen i taushetsplikten etter andre bestemmelser. Det må derfor generelt utvises varsomhet ved

46 overføring av taushetsbelagte opplysninger. Spesielt gjelder dette sensitive personopplysninger og graderte opplysninger. Selv om e-post i prinsippet kan brukes til utveksling av all type informasjon, skal det utvises varsomhet ved utsendelse av taushetsbelagte opplysninger som formidles via e-post i Balsfjord kommune. Grunnen til dette er at opplysningene ikke skal komme på avveie, og for at taushetsplikten skal overholdes. Spesielt om helse- og personopplysninger Generell standard programvare skal ikke benyttes for utveksling av helse- og personopplysninger. Helse og personopplysninger skal altså aldri sendes via vanlig e-postløsning. Virksomhetenes fagsystemer kan benyttes til dette. Dette vil blant annet sikre at journalverdig informasjon journalføres, og at informasjonen knyttes til riktig pasient og sikres ved hjelp av virksomhetens løsninger for tilgangsstyring. Viktige sikkerhetstiltak for denne sektoren er: Dersom man får e-post som inneholder helse- og personopplysninger (fra pasient eller kollega) så meld tilbake til vedkommende at dette frarådes. Personlige e-postadresser bør ikke legges ut på offentlig nettsted. Virksomhetens nettsted bør fraråde publikum fra å oversende helse- og personopplysninger via e-post. Generelle sikkerhetstiltak Vær forsiktig med å åpne e-post fra ukjente avsendere. Ikke åpne vedlegg i en usikker e-post (f.eks. dersom du uventet får en e-post på engelsk). Kontroller adressen(e) før du sender e-post. Kontroller vedleggene. Er de riktige dokumentene lagt ved? Ikke legg igjen din e-postadresse på websider, nyhetsgrupper, chatte-kanaler og lignende. Bruk eventuelt en privat e-postadresse til dette. Ikke spre jobb-epostadressen din ukritisk. Ikke bruk automatisk svar i e-postprogrammert. Ved bruk av automatisk svar forstår spammere at e-postadressen er i bruk. Ikke videresend kjedebrev.

47 Retningslinjer for innkjøp og bruk av elektroniske fagsystem Bakgrunn for retningslinjene Balsfjord kommune ønsker å ha bruken av elektroniske fagsystemer under kontroll ved å stille krav til prosedyrene for innkjøp og bruk av slike. Ved å stille krav til kvaliteten på den journalføring og saksregistrering som skjer i fagsystemene vil den framtidige bevaring av arkivinformasjon bli bedre. Hva er elektroniske fagsystem? Med elektroniske fagsystemer mener vi spesialiserte støttesystemer for en ensartet type saksbehandling. Behovet for å behandle et betydelig antall saker ensartet med hensyn til saksgang, arbeidsprosedyrer og kriterier for vedtak utgjør bakgrunnen for innkjøp av slike systemer. Sakene i et fagsystem blir vanligvis arkivert i en spesiell arkivserie (spesialarkiv) som inneholder alle sakene for dette fagområdet, og ikke i det generelle saksarkivet (K-kodearkivet). Eksempel på slike serier er personalarkiv, byggesaksarkiv, oppmålingsarkiv, gårdsarkiv, klientarkiv, pasientjournal, feiearkiv m.m. Eksempler på fagsystemer som brukes i Balsfjord kommune er: ephorte, Agresso, Profil, KomTek, Class Fronter. Krav om journalføring I Balsfjord kommune er det er et krav at all arkivdokumentasjon blir journalført, og underlagt kravene om kvalitetssikring og kontroll. På grunn av lovverkets krav om journalføring og registrering av all arkivdokumentasjon i offentlig forvaltning er det viktig at fagsystemene også har funksjoner som ivaretar journal- og arkivfunksjonen på en forskriftsmessig måte. Journalføring av den arkivdokumentasjon som inngår i et fagsystem skal enten skje i en egen modul i selve fagsystemet eller ved hjelp av funksjonene i det generelle sak-/arkivsystemet (ephorte). Ingen arkivskapere i Balsfjord kommune har anledning til å drive saksbehandling i fagsystemer uten at dokumentene som mottas eller produseres

48 blir registrert og arkivlagt. For elektronisk journalføring skal offentlige organ bruke et arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden, og være godkjent av Riksarkivaren før det blir tatt i bruk (jf. Arkivforskriften 2-9). For spesialiserte fagsystemer kan det gjøres unntak dersom systemet er tatt i bruk før 2002, men dette skal i så fall godkjennes av Riksarkivaren. Arkivforskriftens krav til hva som skal journalføres gjelder likevel uinnskrenket. Alle obligatoriske journalopplysninger skal kunne registreres i systemet. Det vil si: journalføringsdato, saks- og dokumentnummer, sender og/eller mottaker, opplysninger om sak, innhold eller emne, datering på dokumentet, arkivkode, ekspedisjons- og avskrivningsdato og avskrivningsmåte. Regler for innkjøp Alle som vurderer å ta i bruk nye elektroniske fagsystemer plikter å sjekke om systemet oppfyller de nødvendige krav i forhold til regelverket, og skal konsultere IKT-sjef og Arkivleder for bistand til vurdering av systemet før kontrakt inngås. Har fagsystemet en egen brevjournalmodul som man skal ta i bruk, skal man på forhånd forsikre seg om at denne har fullverdige arkivfunksjoner. Systemet skal kunne eksportere datauttrekk hvor saksdokumentene er tilknyttet overordnete tabeller i samsvar med bestemmelsene i Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner, kap. 4. Dette gjelder ikke dersom alle dokumenter og opplysninger i systemet tillates kassert etter 10 år eller mindre i medhold av arkivloven 9 (jf. Forskrift om behandling av offentlige arkiver, Kap. IX, 2-4). Regler for bruk Det skal legges opp administrative rutiner for kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen som inngår i fagsystemene. Ansvaret ligger hos arkivmedarbeider. Ingen arkivskapere har anledning til å arkivere saksdokumenter i kun elektronisk form i fagsystemene. Dette fordi kommunens arkiver fremdeles er å regne som papirbaserte i henhold til regelverket. Alle saker som behandles i fagsystemene skal skrives ut på papir, og arkivlegges i fysisk arkiv. Unntatt fra dette er opplysninger som arkivlegges i elektronisk pasientjournal, som har dispensasjon fra dette kravet. Instruks om avlevering av sensitive personregistre

49 Hjemmel for ordningen Balsfjord kommune - med hjemmel i personopplysingsloven 11, 15 og 28 - har inngått avtale om avlevering/deponering av en rekke sensitive kommunale personregistre, som har gått ut av bruk, til IKAT. Bakgrunnen for denne avtalen finnes i personvernlovgivningen, som kommunen ønsker å etterleve på best mulig måte. Materiale som skal avleveres I henhold til avtalen skal følgende personregistre avleveres: Klientarkiv (klientmapper) etter lov om sosiale tjenester Barnevernarkiv (barnevernmapper) etter lov om barneverntjenester Elevarkiv (elevmapper) fra forvaltningsenheten og grunnskolene Arkiv vedrørende barn i barnehage (ekstra tiltak/støtte) fra barnehageadministrasjonen og barnehagene Klientarkiv (klientmapper) fra PPT Klientarkiv fra flyktningekontor Brukerarkiv (pleie- og omsorgsmapper) fra pleie- og omsorgssektor Pasientjournaler og helsekort fra kommunehelsetjenesten Tidspunkt for avlevering Materialet skal overføres 10 år etter siste kontakt (siste innføring). Dette gjelder alle typer registre unntatt arkiv vedrørende barn i barnehage der regelen er 5 år etter siste kontakt. Arkivskapers forpliktelser Alle som skal avlevere personregistre skal før overføring sørge for å: ta kontakt med IKAT for å avtale tidspunkt for avlevering og mottak gjennomgå materialet med tanke på arkivbegrensing og kassasjon

50 listeføre materialet (navn og fødselsdato på personene) pakke materialet for forsvarlig forsendelse etter nærmere instruksjoner gitt av IKAT Flere opplysninger om hvordan du går fram for å få avlevert personregistermateriale finnes under periodiske arkivrutiner i arkivplanen og her på IKATs nettsider. IKATs forpliktelser IKAT forplikter seg til å: sørge for forsvarlig oppbevaring og sikring i arkivlokaler som tilfredsstiller kravene til arkivdepot i arkivloven med forskrifter sørge for at materialet er sperret for innsyn og bruk i tråd med gjeldende lovverks bestemmelser om taushetsplikt og sperregrenser sørge for at avleverende instans får materialet tilbake når det finnes hjemmel for innsyn og bruk gjennomføre sikringstiltak som følger av personopplysningslovens 13 og 14 holde oversikt over alle avleveringer og total arkivbestand Regler for utlån og bruk av avlevert personregistermateriale Generelt om reglene Reglene for innsyn i, og gjenbruk av, personopplysninger er strenge. Innsynet i det personregistermaterialet kommunen har avlevert til arkivdepot forvaltes av IKAT på kommunens vegne. Reglene for utlån og bruk av avlevert personregistermateriale, som er utarbeidet av IKAT, godkjennes i arkivplanen som gjeldende for Balsfjord kommune. Hele reglementet finnes her på IKATs nettsider. Instruks om avlevering av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot

51 Valg av depotordning Balsfjord kommune har med hjemmel i arkivforskriftens 5-1 og selskapsavtalens 4, pkt. 3, valgt å bruke IKAT som arkivdepot for eldre og avsluttet papirarkiv fram til Avleveringsplikt Alle arkivskapere i Balsfjord kommune skal avlevere eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot, jf. arkivforskriftens Med eldre og avsluttet arkiv menes det arkivmateriale som er gått ut av forvaltningsmessig bruk eller materiale etter arkivskapere; styrer, råd og utvalg, kommunale selskap o.l. som er avviklet. Personregistermateriale (regulert av personopplysningsloven) skal deponeres i tråd med annen avtale og ordning, men skal også avleveres til IKAT 10 år etter siste kontakt (5 år for barnehagemapper). Tidspunkt Tidspunkt for avlevering av eldre arkiv er år etter at materialet oppsto. Avsluttet arkiv skal arkivskaperen avlevere straks dersom enheten blir nedlagt, og ansvaret for saksområdet ikke overføres til annen enhet eller virksomhet innen kommunens administrasjon. Elektronisk materiale skal deponeres/avleveres ved periodisering eller avslutning av arkivdatabaser. Arkivmaterialet skal avleveres samlet fra hele administrasjonen hvert 4. år. Klargjøring og listeføring Arkiv som skal avleveres skal være behandlet i samsvar med arkivforskriftens 5-4, enten av kommunen selv eller av IKAT. Før avlevering skal det utarbeides lister over materialet som avleveres. Listen skal inneholde oversikt over alle arkivstykker med referanse til

52 eske. Ett eksemplar av listen skal følge med avleveringen, ett eksemplar skal avleverende instans ta vare på. En nærmere beskrivelse av rutinene for avlevering til arkivdepot finnes under periodiske arkivrutiner i arkivplanen. Overføring av ansvar Ved avlevering blir det løpende, administrative ansvaret for avlevert materiale overført fra arkivskaper til rådmannen og IKAT. Depotavtalen som inngås beskriver en arbeidsdeling mellom kommunen og IKAT for arbeidet med eldre og avsluttet arkiv. Det løpende ansvar for arkivene overføres til arkivdepotet ved avlevering av materialet, men kommunens ledelse beholder det overordnete ansvar for bevilgninger og sikkerhet. I Balsfjord kommune tillegges arkivleder (fagleder arkiv) oppgaven med å håndtere tilbakelån av arkivmateriale for bruk i egen forvaltning og/eller av publikum, og med å støtte IKAT i formidlingsarbeidet. IKATs rettledning for avlevering av eldre og avsluttet arkiv Retningslinjer for sikring av arkiv Arkivlokaler Alle lokaler som brukes til oppbevaring av arkivmateriale skal tilfredsstille de krav som stilles i lover og forskrifter. En kortfattet oversikt finnes på Riksarkivets nettsider. Alle enhets- og virksomhetsledere har ansvar for å rapportere mangler ved arkivlokalene, slik at eventuelle utbedringskostnader kan komme med i budsjettet for påfølgende år. Arkivskapere som ikke har tilgang til gode arkivlokaler, kan bruke brannsikre arkivskap til oppbevaring av bortsettingsarkiv. Dette gjelder særlig barnehager og skoler. Arkivutstyr

53 Papirkvalitet Kommunens arkivskapere skal bare bruke godkjent permanent papir (ISO 9706) til saksdokumenter, i møtebøker, kopibøker og andre registre. Oversikt over godkjente papirtyper finnes på Riksarkivets nettsider. Skriveutstyr Skriveutstyr, kopimaskiner og skrivere/printere skal produsere lysekte skrift. Man bør unngå toner/fargebånd med annet enn sort skrift, da fargene ofte er mindre lysekte. Arkivdokumenter og møtebøker skal signeres med lysekte penner. Som hovedregel kan kule- og fyllepenner brukes, likeså spritbaserte tusjpenner. Vannbaserte tusjpenner skal ikke benyttes. Oversikt over godkjente kulepenner finnes på Riksarkivets nettsider. Elektroniske medier Magnetbånd, som brukes til sikkerhetskopiering og lagring av informasjon fra sanerte databaser, skal oppbevares i egne lokaler som er særskilt sikret mot støv, direkte sollys og elektromagnetiske forstyrrelser. Eventuelle metallreoler skal være jordet. Klimaet i arkivrom for magnetbånd skal være stabilt på 20 C og 50% RLF, med maksimale avvik på ± 5 %. Arkiveringsutstyr Alle mapper og arkivebokser skal være av en slik kvalitet at det ikke skader arkivdokumentene. Ved bortsetting skal det benyttes arkivbokser av samme format som de dokumentene som skal settes bort. Ryggen på arkivboksen bør være ca. 9,5 cm, og utstyrt med en "tunge" til å gripe i i underkant av ryggen. Fotografisk materiale skal legges enkeltvis i syrefrie konvolutter. For film og dias skal det brukes mapper av kjemisk nøytral plast (polytylen/polyester). Utstyr som innebærer at plast, metall eller lim kommer i kontakt med arkivdokument skal ikke brukes.

54 Plastlommer eller binders skal være fjernet senest ved arkivlegging. Arkivskap Alle arkivskap skal være låsbare, og låses ved arbeidsdagens slutt. Hvis arkivskap brukes til bortsettingsarkiv, og er plassert i lokaler som ikke er sikret mot brann, skal de minst ha brannmotstandsevne EI 90. Informasjon og datasikkerhet Adgang til arkivdokumenter Fysisk arkivmateriale skal oppbevares i låste skap så langt det er mulig. Kun arkivtjenesten skal ha direkte adgang til arkivskapene. Saksbehandlere skal ha tilgang til materiale som er nødvendig for at de kan utføre sine arbeidsoppgaver. Medarbeidere som skal ha adgang til arkivmateriale som er unntatt fra offentlighet skal være autorisert for dette. Saker og dokumenter som er unntatt fra offentlighet, som er til behandling, skal oppbevares nedlåst etter arbeidstid. Datautstyr skal være avslått eller avlogget ved pauser og etter arbeidsslutt. Adgang til elektronisk lagret materiale reguleres av sikkerhetstiltak for dette iverksatt av IKT-sjef. Datasikkerhet Hver dag skal det tas sikkerhetskopier av all ny arkivverdig dokumentasjon. Det skal utarbeides rutiner for å hindre uatorisert tilgang til elektronisk lagret materiale gjennom bruk av passord, gradert tilgang og systemer for logging. Passord bør være på minimum 6 tegn og bestå av en kombinasjon av tall og bokstaver. Passord skal skiftes minimum årlig. Passordene skal lagres kryptert. Viruskontroll skal skje automatisk ved oppstart av nye programmer. Det er forbudt å ta med elektroniske databærere utenfra til bruk på intern maskinpark uten at viruskontroll gjennomføres.

55 Ved bruk av elektronisk post skal all post virusskannes, også vedleggene. Regler for utlån og bruk av eldre og avsluttet arkiv Generelt Både kommunens egne virksomheter og det generelle publikum har, i tråd med gjeldene bestemmelser om offentlighet og innsynsrett, tilgang til eldre og avsluttet arkiv som er avlevert til arkivdepot (IKAT). Forvaltningens egen bruk Selv om eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot har kommunens forvaltning tilgang til og innsyn i de dokumentene og opplysningene som den har behov for i saksbehandlingsøyemed. Som regel vil man kun ha behov for kopier av tidligere behandlete saker og dokumenter, noe som ekspederes raskt av IKATs personale. Hvis det ut fra saksbehandlingshensyn er behov for tilbakelån av originalt arkivmateriale fra arkivdepot, skal dette skje iht. bestemmelsene i Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner, kapittel 5. Regler for tilbakelån Alt tilbakelån skal gå gjennom kommunens arkivleder (fagleder arkiv), som er tillagt ansvaret for å ivareta denne funksjonen på en sikker måte. Arkivleder skal stå for bestillingen, og skal motta og kvittere for materialet. Mengden som lånes ut er begrenset. Materiale som er skadet (defekt), eller i relativt dårlig stand, lånes vanligvis ikke ut. Låneperioden skal ikke være lengre enn det som er nødvendig av hensyn til bruken. Materialet skal returneres så snart saksbehandlingen er fullført. Både utlånet og tilbakeleveringen skal dokumenteres. IKAT skal til enhver tid ha oversikt over materiale som er tilbakelånt til arkivskapende organer.

56 Tilbakelånt materiale skal ikke blandes sammen med annet arkivmateriale hos det arkivskapende organ. Tilbakelånt materiale skal oppbevares i tråd med bestemmelsene i arkivforskriften. Hvis dette ikke lar seg gjøre, kan IKAT gjøre materialet tilgjengelig gjennom skanning eller ved kopiering. Tilbakelånt materiale skal ikke lånes videre til andre uten samtykke fra IKAT. Elektronisk materiale lånes ikke tilbake. I stedet skal det produseres kopier for bruk. Publikums bruk av eldre og avsluttet arkiv Regler for bruk av utlånt arkivmateriale i kommunens lokaler Mindre mengder arkivmateriale kan, i spesielle tilfeller, lånes tilbake for å gjøre arkivmaterialet tilgjengelig for personer som har vanskelig for å besøke IKATs lesesal. All bruk skal skje i kommunens lokaler, og under oppsyn. Det er ikke anledning til privat hjemlån av arkivmaterialet. Alle brukere skal orienteres om følgende: o Bruk av originalt arkivmateriale krever varsomhet fordi dette er uerstattelig. o Mat og drikke skal ikke stå på samme bord som arkivmaterialet o Protokoller og dokumenter skal ligge på et bord når de er i bruk. o Åpne protokoller skal ikke legges oppå hverandre. o Arkivmateriale skal ikke brukes som skriveunderlag. o Det skal ikke settes merkes i arkivmaterialet med penn, blyant eller lages bretter i arkivsakene. o En skal være varsom når en blader i protokoller og dokumenter, og ved åpning og lukking av protokoller. o En bør bruke bokstativ ved bruk av protokoller. o En bør bare åpne en arkivboks om gangen, og passe på at rekkefølgen i dokumentene ikke blir endret. o En skal aldri fjerne noe av innholdet, og melde fra hvis man mener noe ligger feil eller mangler. o En bør ha rene og tørre hender, bruk gjerne hansker. o Det er anledning til å kopiere vederlagsfritt fra materialet. Arkivpersonalet sørger for at dette skjer i kontrollerte former. o Personer som får innsyn i taushetsbelagt eller gradert materiale skal legge fram dokumentasjon på at søknad er innvilget. De skal også vise legitimasjon, og skrive under på en taushetserklæring.

57 Bruk av arkivmateriale på IKATs lesesal Regler for bruk av arkivmateriale på IKATs lesesal finnes her på IKATs nettsider. Bruk av materiale som inneholder sensitive opplysninger Regler for bruk av arkivmateriale som inneholder sensitive opplysninger, det vil si taushetsbelagt eller gradert informasjon, finnes her på KATs nettsider. Rutinebeskrivelser Daglige arkivrutiner Post- og dokumentbehandling Postmottak All inngående post skal leveres til arkivtjenesten for åpning og registrering. Arkivtjenesten er ansvarlig for all distribusjon og behandling av inngående og utgående post til enhetene inkludert i sentralarkivet. Post som blir levert personlig eller via internpost, skal til arkivtjenesten for åpning og registrering. Telefaks og elektronisk post skal behandles som vanlig post, dersom arkivtjenesten godkjenner den som arkivverdig. Epost som gjelder saksbehandling og som er sendt direkte til saksbehandler, skal videresendes til postmottak for registrering; [email protected]. Personlig adressert post (også post med for eksempel rådmann NN foran kommunenavnet) skal leveres uåpnet til adressaten hvis ikke man har inngått avtale med adressaten om at slik post kan åpnes av arkivtjenesten. Mottaker plikter likevel straks å levere posten tilbake til arkivet dersom den er til administrasjonen/enhetene. Denne regelen gjelder også for telefaks, SMS og e-post. Tekstmeldinger (SMS) som mottas, skal behandles som annen post hvis de inneholder opplysninger som inngår i saksbehandlingen. Informasjonen kan sendes til postmottak for e-post eller skrives ut fra egen pc gjennom mobiltelefonens programvare. Anbuds- og tilbudsdokumenter (som kommer inn under bestemmelsene i Sikkerhetsloven), legges uåpnet i hvelvet. Noter mottaksdato og klokkeslett på konvolutten, og signér. Det er utarbeidet egen rutine for behandling av slik post, se Spesialrutiner "anbuds- og

58 tilbudsdokumenter". Post til NAV, Balsfjord kirkelig Fellesråd, Fagforbundet og Delta legges i merket posthylle i Ekspedisjonen. Post til fagsystemene som i sin helhet er unntatt offentlighet (legekontor og barnevern) leveres uåpnet til fagenheten. Åpning, sortering og arkivbegrensning Posten skal åpnes av arkivtjenesten. Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det være to ansatte til stede. Posten sorteres og det skilles mellom arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Som arkivuverdig post regnes alt materiale som ikke blir gjenstand for saksbehandling av noe slag. Dette er materiale som ikke skal registreres/arkivlegges- som aviser, tidsskrifter, reklame, offentlige publikasjoner, invitasjoner, generelle rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organ o.l. Egenproduserte rundskriv og rundskriv som blir gjenstand for saksbehandling skal journalføres. Politiattester er regnet som arkivuverdig, som skal likevel registreres mottatt. Dette gjøres ved å legge inn merknad på mottatt politiattest i vedkommedes personalmappe. Denne legges i mappa til enhetsleder/lønn/personal som makulerer disse. Som arkivverdig regner vi post som skal saksbehandles (saksdokument etter offentlighetslovens 4) eller som inneholder vesentlig dokumentasjon. Denne saksposten er kommunen pliktig til å registrere i brevjournal, arkivere og bevare for ettertiden. Arkivverdig sakspost påføres saksnr, skannes og registreres i Ephorte. Regninger, faktura, lønnsvedlegg, timelister og rutinemessig korrespondanse om regnskap går direkte til økonomikontoret uten journalføring. Dette gjelder også arbeidsavtaler av kortere varighet (inntil 3 mndr.), samt egenmeldinger/sykemeldinger. Stillingssøknader: Søknad og CV skannes, ikke øvrige dokumenter. Søknad om ansiennitet: Kun søknaden skannes. Spillemidler: Søknaden og vedleggene registreres av arkivtjenesten i ephorte. Originaldokumentene leveres til saksbehandler. Søknad om kommunale midler/bidrag: Søknadene skannes, ikke vedlegg. Søknader til næringsfondet skannes, med evt. vedlegg. Anbud: Selve anbudsdokumentet skannes, ikke vedlegg, hvis annet ikke er spesifisert. Skanning/kontroll Etter at dagens post er sortert, skannes de arkivverdige dokumentene omgående. Her følges rutinene for bunkeskanning fra leverandøren. Skanning av vedlegg vurderes i hvert enkelt tilfelle. For større rapporter mv vil forside og innholdsfortegnelse bli skannet. Det henvises til hvor dokumentet (vedlegget) er å finne (støttearkiv). Hvis en uskannet papirutgave leveres saksbehandler, skal det være påført "arkiveksemplar".

59 Arkivtjenesten registrerer den innkomne posten i arkivsystemet. Dernest kontrolleres følgende: at alle mottatte dokument er skannet og arkivert at alle sider er kommet med på hvert dokument at skanningen kvalitetsmessig er god nok at opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen Registrering i Ephorte Arkivtjenesten er ansvarlig for stempling og registrering av all arkivverdig post og for at dokumentene blir knyttet til sak. Er dokumentet det første i en sak skal arkivet opprette saken. Stempling av dokumenter faller bort ved elektronisk journal. Journalposten skal ha opplysninger om arkivskapers navn, journalføringsdato, løpenummer, saksnummer, arkivkode, saksbehandler og gradering. Arkivuverdig materiale skal ikke stemples eller registreres. ephorte skal benyttes til journalføring og saksbehandling. Dokumentopplysninger som skal registreres er: 1. journaldato 2. gradering (dersom unntak fra offentligheten er nødvendig) 3. dokumentstatus 4. administrativ enhet 5. dokumenttype 6. dokumentdato 7. arkivkode 8. innhold 9. avsender 10. evt. intern mottaker Påføring av arkivkode skal gjøres av arkivtjenesten. I tvilstilfeller bør dette skje i samråd med saksbehandler. Hvis det er uklart om hvem som skal være saksbehandler, brukes lederen på enheten som saksbehandler. Denne lederen har ansvar for å få påført riktig saksbehandler, hvis ikke lederen selv skal være det.

60 Hastesaker stemples og registreres først, og går så til fordeling. Dokument unntatt offentlighet skal registreres i brevjournalen med henvising til lovhjemmel og korrekt tilgangskode. Det er arkivtjenesten som skal komme med forslag til gradering og hjemmel for graderingen, men det er ledelsen som er ansvarlig for å utføre offentlighetsvurdering. Inngående post som kommer i mange eksemplar (kopi til flere adressater), skannes en gang og legger til kopimottakere i ephorte. Post for saksbehandling, adressert til ordfører, skal registreres til saksbehandler - ordføreren får en kopi. Post adressert til rådmannen skal som hovedregel registreres til rådmannen. Skal denne posten saksbehandles av andre, skal den registreres til saksbehandleren, mens rådmannen får kopi. Post til fagsystemene skal registreres i egne postjournaler tilknyttet fagsystemene. Generell inngående post til barnevernet, som ikke er klientrettet og skal registreres i Familia, skal føres på lik linje med annen post i ephorte. Plansaker, byggesaker, delingssaker og ansettelsesaker har spesielle momenter man må huske på ved registrering i ephorte. Se brukerveiledning for riktig journalføring. Når alle journalopplysninger er kontrollert skal journalposten få dokumentstatus J (journalført av arkivet). Post til Nav (sosiale saker), kommunekassa og skatteoppkrever legges uåpnet i deres respektive mapper. Hvis det er post som skal registreres, kommer de til postmottak med dette. Saksbehandlerne sender selv ut post fysisk og markerer det som ferdig. Ansatte ved servicekontoret journalfører disse og de legges ut i den offentlige postlisten på kommunens hjemmeside. Skanning Når posten kommer inn skal den skannes i saksbehandlersystemet ephorte. Dette gjelder for øvrig ikke arkivuverdig post eller post til fagsystemene (også unntak for større innbundne kontrakter). Framgangsmåte for bunkeskanning fra leverandøren skal følges. Post som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skannes ikke. Når arkivtjenesten registrer den innkomne posten i arkivsystemet, kontrolleres følgende: a) at alle mottatte dokument er skannet og arkivert b) at alle sider er kommet med i hvert dokument c) at skanningen er kvalitetsmessig god nok

61 d) at opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen Søknader på stilling: Søknad og CV skannes, ikke øvrige dokumenter. Ved fullelektronisk arkiv skal man dagen etter at dokumentene er skannet og arkivert elektronisk, kontrollere at back-up er utført. Når back-up er godkjent, skal dokumentene sendes til makulering. Det skal utarbeides egen rutinebeskrivelse for makulering. Fordeling, gjennomgang og saksbehandling Ved registrering, utført av arkivpersonale (som er ansvarlig for at rette opplysninger er påført), kommer posten opp på saksbehandlerens restanseliste i ephorte. Saksbehandler skal se om de er rett saksbehandler, og om riktig offentlighetsvurdering er gjennomført. Hvis ikke, må de straks gi beskjed til postmottaket om dette for korrigering. Hvis det er tvil om hvem som er saksbehandler, kan arkivpersonale legge dette til enhetsleder som igjen videreformidler til rette vedkommende. Originaldokumenter som ikke er skannet (for eksempel kontrakter, vedlegg som ikke er skannet på grunn av størrelse eller omfang), fordeles til saksbehandler etter at registreringen er gjennomført. Det skal opprettes merknad på saksmappe/journalpost når eventuelle dokumenter ikke blir skannet. Denne merknaden skal inneholde opplysninger om hvor dokumentet befinner seg. Etter skanning oppbevares dokumentene i mapper merket dagens dato i nærarkivet. Disse oppbevares i 6 mnd før makulering kan finne sted. Originale saksdokumenter (fra papirarkiv/fjernarkiv), skal ikke oppbevares hos en saksbehandler i mer enn 4 uker. Ved lengre tids bruk tar man kopi av forsiden og returnerer originaldokumentene til arkivet. All skriftlig saksbehandling skal utføres i kommunens sak-/arkivsystem, såfremt man har tilgang til dette. Det er ikke lovlig å skrive brev i MS Word, og sende det ut på kommunens vegne uten journalføring og mulighet for kvalitetssikring. Dette er brudd på sentrale bestemmelser i arkivloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven. Ferdigstilte utgående brev skal ikke holdes åpne for redigering etter at de er sendt ut, men låses (ferdigstilles og journalføres) selv om saken ikke er avsluttet. Dette fordi det vanskeliggjør periodisering hvis et dokument får feil avslutningsdato. Behandling av e-post i saksbehandlingen I Balsfjord kommune har alle saksbehandlere tilgang, og anledning, til å bruke e-post som hjelpemiddel i saksbehandlingen. Dette skjer under forutsetning av at reglene som er fastsatt i Retningslinjer for bruk av e-post, plassert under daglige arkivrutiner i arkivplanen, samt

62 sikkerhetsrutiner fastsatt av IKT-sjef, blir fulgt. Sentralt i retningslinjene står kravet om at: 1. Alle arkivskapere skal ha ett sentralt e-postmottak. 2. All e-post og eventuelle vedlegg som inngår i, eller har betydning for, saksbehandlingen skal registreres i postjournalen og arkiveres som en del av saken. Dette gjøres ved å videresende mailen til arkivtjenesten på tilhørende etat. 3. All dokumentasjon i en sak skal kunne underlegges kontroll. Alle saksbehandlere har derfor et selvstendig ansvar for å produsere fullverdig dokumentasjon som del av sin saksbehandling. Denne dokumentasjonen skal være åpen for offentlig innsyn og/eller partsinnsyn. 4. Utsending av dokumenter via e-post fra saksbehandler skal betraktes som kopi, og saksbehandler er pliktig til å benytte mailfunksjonen i ephorte. Original sendes til adressat etterpå. 5. Ingen som opptrer på vegne av kommunen skal sende, eller oppfordre til oversendelse, av sensitive personopplysninger uten at disse er krypterte, og alle sikkerhetsrutiner fastsatt av IT-ansvarlig skal følges. Alle e-poster i postmottaket ([email protected]) åpnes av arkivtjenesten. Tjenesten er lagt som en del av daglige gjøremål. Den som åpner postmottaket følger retningslinjene for sentralt postmottak og sorterer på arkivverdig og arkivuverdige dokumenter. Se punktet for åpning, sortering og arkivbegrensning. E-poster med tilbud om kurs, innkjøp etc. videresendes til den etaten saken vedrører, evt. med kopi til andre som kan ha interesse for slik post. Det foretas en skjønnsmessig vurdering for hver enkelt e-post. E-poster fra alle offentlige virksomheter skal videresendes til og journalføres av arkivtjenesten (på den etaten saken vedrører) og behandles sammen med dagens post. E-poster som vedrører saksbehandling skal journalføres av arkivet og behandles sammen med dagens post. Slike e-poster skal overføres via "eksporter til ephorte", direkte inn til saksbehandlersystemet. Kvalitetssikring av journaldatabasen og publisert offentlig journal Arkivtjenesten skal kontrollere at alle saksdokument er journalførte, knyttet til rett sak i ephorte. Arkivtjenesten skal kontrollere at sak-/arkivsystemet blir brukt rett slik at føringen av avsluttede saker, og avskrevne dokument, låses.

63 Dokumenter låses i godkjent format, PDF/A. Arkivtjenesten har ansvar for å kvalitetssikre registreringer/funksjoner som utføres av saksbehandlere og ledere. Dette gjøres ved at arkivtjenesten daglig henter fram utgående journalposter, kvalitetssikrer og retter alle registrerte journalopplysninger. Dette innebærer å sikre at: a) offentlighetsvurdering er gjennomført, og nødvendig skjerming av avsender/mottaker, arkivkoder, saksnummer, tittel og saksinnhold er gjort. b) arkivkode og sakstittel er dekkende når ny sak er opprettet c) saken er knyttet til rett arkivdel (arkivserie) d) journalposten er knyttet til rett sak e) rett arkivkode er satt på saken Når dette er gjennomført legges journalpostene ut i offentlig journal. Balsfjord kommunes postjournal legges ut på kommunens nettsider med inntil 1 dags forsinkelse. Før journalen legges ut skal arkivtjenesten kontrollere at journalen inneholder de opplysningene den etter gjeldende lovverk skal inneholde, og samtidig at personvernet er ivaretatt. Dersom det oppdages feil eller mangler i den offentlige journalen, skal arkivtjenesten korrigere journalen før den legges ut. Offentlighetsvurdering Hovedregelen for unntak fra offentlighet finnes i offentlighetslovens 2: Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Balsfjord kommune praktiserer meroffentlighet, noe som betyr at kommunen i størst mulig grad skal tilstrebe offentlighet og allment innsyn i kommunens saksdokumenter. Allment innsyn skal derfor også vurderes for dokumenter der offentlighetsloven gir en mulighet for unntak. Det er kommunens administrative leder som har det formelle ansvaret for praktisering av offentlighetsloven. Det praktiske ansvaret er delegert til den enkelte saksbehandler. For at kommunens praktisering av offentlighetsloven skal bli så sikker som mulig, skal arkivtjenesten likevel gjøre en offentlighetsvurdering i forkant, dvs i forbindelse med journalføringen, og eventuelt foreslå unntak med henvisning til gjeldende lovverk.

64 Saksbehandler plikter å sjekke graderingen som er foreslått og evt. endre denne i journalen. På denne måten sørger kommunen for en god kvalitetssikring av praktiseringen av offentlighetsloven. Alle unntak av saker, dokumenter eller opplysninger fra offentlighet skal hjemles i lov. Gradering Ved unntak fra offentlighet skal det registreres graderingskode på saksnivå eller på journalpostnivå i ephorte. Dersom arkivtjenesten er usikker på om et dokument skal unntas offentlighet, konfereres det med saksbehandler eller evt. rådmannen. For utgående dokument har saksbehandler primæransvaret for at dokumentet blir registrert på korrekt måte. Journalføring av egenproduserte dokument Alle utgående brev og andre saksdokument som er produsert internt, skal registreres i sak-/arkivsystemet før det sendes ut. Brev, saksdokument, e-post og telefaks fra kommunen skal sendes som offentlig dokument, og inneholde logo, arkivkode og journalnummer og øvrige kjennetegn. Kommunens standard brevmal skal benyttes i ephorte ved utgående post. Dokumenter som er unntatt fra offentlighet skal ikke sendes som e-post uten at de er kryptert eller passordbeskyttet. Saksbehandler/leder kan registrere utgående brev og interne notat, utredninger og framlegg til vedtak samt avskrive inngående brev som er besvart. Når saksbehandler er ferdig med et dokument skal journalstatus være F (ferdig). Ferdige dokument (JP ferdig) kontrolleres og journalføres av arkivet. Feilregistrerte journalposter Det eksisterer ikke mulighet for å slette journalposter i ephorte. Dersom feilregistrering av journalpost skjer, skal arkivtjenesten enten flytte posten til rett sak, eller sette journalstatus til utgått. Avslutning av saker Saksansvarlig har ansvar for å gå igjennom dokumentene i saken, avskrive restanser og markere saken som ferdig. Utgående brev skal knyttes til inngående brev i samme sak dersom dette er svar på et brev. Arkivtjenesten har ansvar for kontroll og avslutting av ferdigbehandlede saker. Saker som saksbehandler har ferdigstilt med journalstatus "F", søkes opp i systemet. Journalpostene kontrolleres og saksstatus settes til A (avsluttet). Saken er nå sperret for videre registreringer.

65 Saken kan ved behov gjenåpnes av arkivtjenesten. Utlån fra dagligarkivet og bortsettingsarkivet (før 2004) Utlån av saksdokument fra dagligarkiv og bortsettingsarkiv skal alltid gå gjennom arkivtjenesten, som på forespørsel fra saksbehandler finner fram aktuelle saker. Utlån skal registreres på utlånskort som plasseres på den utlånte mappens plass i det fysiske arkivet. På utlånskortet registreres lånetakers navn, utlånsdato, saksnummer/løpenummer og innhold. Kun hele saksmapper skal lånes ut, aldri enkeltdokumenter. Utlånte mapper fra bortsettingsarkiver skal ligge i spesielle omslag for å unngå sammenblanding av aktive og avsluttete saker. Utlånstiden er normalt 4 uker. Dersom saksbehandlingstiden krever at utlånet blir forlenget må arkivtjenesten få melding om dette. Det er arkivtjenestens ansvar å påse at utlånte saksmapper blir returnert innen fristen. Utlånt materiale er saksbehandlerens ansvar til det er avskrevet. Låneren må se til at ingen dokumenter blir fjernet, at ordningen i mappa blir holdt ved like, og at nye dokumenter ikke blir lagt til. Når utlånt materiale blir returnert skal arkivtjenesten avskrive utlånet. Returdato påføres utlånskortet og mappen settes tilbake på dens respektive plass i arkivet. Feilopprettede saker Saker som er opprettet i ephorte kan ikke slettes. Dersom det opprettes en ny sak som eksisterer fra før, skal arkivtjenesten flytte journalpostene fra den nye saken til den riktige. Den nye saken gis tittelen "Utgått" og får saksstatus "U". Arkivtjenesten kan benytte denne neste gang det skal registreres ny sak. Antallet arkivsaker med tittel "Utgått" bør være så lavt som mulig. Derfor er det viktig at arkivtjenesten benytter disse så fort som mulig Restansekontroll Saksbehandler har ansvar for selv å føre kontroll med egne restanser. Restanser oppstår når inngående dokumenter med journaltype "I", og notater med journaltype "N" ikke er besvart, eller ikke er avskrevet. Enhetsleder skal hver måned føre kontroll med restansene for de ansatte i egen enhet. Reelt avsluttede saker avskrives og avsluttes. Dersom en ansatt har uvanlig mange restanser, og dette kommer av ukorrekt bruk av sak-/arkivsystemet, skal arkivtjenesten få beskjed om dette. Arkivtjenesten fører restansekontroll for alle brukere en gang hvert kvartal. Dersom kontrollen avdekker ukorrekt bruk av sak-/arkivsystemet,

66 skal arkivtjenesten sørge for å gi tilstrekkelig opplæring av den eller de ansatte dette gjelder for. Rådmannen har ansvar for å følge opp den kvartalsvise restanselista dersom denne avdekker forhold som ligger utenfor arkivtjenestens ansvarsområde. Praktisering av offentlighet og innsyn Tilgang til offentlige dokumenter Offentlighetsprinsippet Både postjournaler, kopibøker og saksdokumenter som produseres av et forvaltningsorgan skal som hovedregel være offentlig tilgjengelig. Såfremt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov, har enhver rett til å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet i en forvaltningssak, jf. offentlegelova 3. Rutiner for publisering av postjournal For at publikum skal kunne holde seg orientert over hvilke saker som er til behandling legger Balsfjord kommune ut kopi av offentlig journal for rådhusenhetene på sine nettsider. Inngående dokumenter og utgående dokumenter legges ut på elektronisk postliste dagen etter postføring og ferdigstilling/journalføring av dokumenter. Før utlegging av offentlig journal, kvalitetssikrer arkivtjenesten aktuelle journalposter. Tilgang til dokumenter Elektronisk postjournal Publikum kan få innsyn i offentlig journal ved å gå inn på kommunens nettside og følge linken til postliste/møteplan. Velg ønsket dato og klikk på dokumentet som det ønskes innsyn i. Dokumenter og saker som ikke er unntatt offentlighet, kan åpnes direkte i postjournalen. Dokumenter unntatt offentlighet, kan ikke åpnes, og heller ikke knyttes til en sak i postjournalen. Dersom det er ønskelig med innsyn i disse, kan det sendes

67 krav om det til arkivtjenesten. Om mulig, vil arkivtjenesten kunne gi innsyn i en sladdet versjon av dokumentet. Papirbasert postjournal Innholdet i den offentlige papirbaserte brevjournalen som produseres er også tilgjengelig for publikum. Forespørsel om dokument registrert i papirbasert brevjournal må besvares av arkivpersonalet. Henvendelsen kan besvares pr. brev eller evt. muntlig ved personlig frammøte. For de som ikke har tilgang til e-post, kan det gjøres henvendelse enten pr. telefon eller skriftlig pr. brev, evt. ved personlig frammøte. Henvendelsen må inneholde dato og beskrivelse av hva en ønsker. Forespørsel om innsyn skal besvares daglig og senest innen 5 dager fra mottatt innsynsforespørsel. Hvis ikke fristen overholdes er innsynsforespørsel å anse som avslått og anken vil gå til Fylkesmannen. Ved usikkerhet kontakt arkivpersonal evt. kommunejurist for rådgivning. Forøvrig vises det til Veiledningsplikten (Fvl. 11), ovenfor publikum og henvendelser. Rutiner for forespørsel av innsyn i personalsaker En ansatt i offentlig forvaltning er å betrakte som en offentlig person. Dette medfører at vi i må gi innsyn i saker som betraktes som personlig opplysninger, men som etter regelverket ikke er det. Som f.eks lønn til kommunale tjenestemenn eller permisjonssøknad hvor årsak ikke er begrunnet i taushetsbelagte opplysninger, jf. Fvl. 13. I slike tilfeller må vi vurdere meroffentlighet, sladde bort opplysninger som er taushetsbelagte eller som i en kombinasjon kan gi opplysninger som ikke er formålstjenlig for den det gjelder. F.eks må man i en arbeidsavtale sladde bort personnr. og bankkontonr. før en gir innsyn. Sladding skal foregå manuelt: sort tusj benyttes over opplysningene som ikke skal vises, deretter taes en kopi som utleveres. Sladdet dokument skal journalføres for kvalitetssikring, og dokumentet kan da også oversendes elektronisk, eller sendes som en kopi i posten. Rutiner for søknader til næringsfond

68 Vurdering av offentlighet i forbindelse med næringssaker: Arkivpersonalet foretar offentlighetsvurdering når søknaden kommer inn for journalføring. Er arkivpersonalet i tvil skal saksbehandler/virksomhetsleder evt. arkivansvarlig spørres om råd. Inntil dette foreligger er dokumentet unntatt fra offentlighet. Veiledning til søkere ligger ute på Balsfjord kommunes nettside. Hoveddokumentet skal ikke inneholde opplysninger som begrenser for offentlighet, dette for å praktisere meroffentlighetsprinsippet. Hoveddokumentet skal være "reint" slik at det kan ligge åpen i postjournalen. Det oppfordres til at taushetsbelagte opplysninger blir beskrevet i vedleggene til søknaden, slik at disse kan unntas offentlighet. F.eks. opplysninger som personnr., bankkontonr., organisasjonsnr., forretningsidèer og kalkyler. For taushetsbelagte opplysninger er det Off.lovens 13 samt Forv.lovens 13 som regulerer innsynet. I næringssaker spesielt forholder vi oss oftest til Forv.lovens 13, 1. ledd, nr 2 som går ut på tekniske innretninger. Forøvrig behandles innsyn som beskrevet i rutiner ovenfor. Ved partsinnsyn gjelder Forvaltningslovens 18. Tilgang til saksdokumenter/møteprotokoller Saker som skal til behandling i politiske organ og som publikum ønsker tilgang til, finnes elektronisk på Møtekalender på kommunens nettside. Samme framgangsmåte som forespørsel for postliste, bare at politiske saker ligger åpent på nett og du slipper å bestille via e-post. Publikum kan få innsyn ved å gå inn på kommunens nettside og følge linken til postliste/møteplan. Velg ønsket politisk organ og klikk på møtedato, saksliste for angitte møte vises. Velg saksfremlegg og/eller Behandling/Vedtak for ønsket sak. Alle henvendelser om innsyn i dokumenter som ikke er tilgjengelig elektronisk, skal via post/arkivtjenesten. Arkivtjenesten/saksbehandler vurderer alle spørsmål om innsyn. Hvis dokumentet som det er spørsmål om er klarert som offentlig, sender arkivtjenesten kopi av dette ut pr post, e-post eller telefaks. Dersom det er taushetsbelagt (se rutinebeskrivelsen for innsyn i taushetsbelagte dokumenter i arkivplanen) er det, fram til det faller for sperregrensen på

69 60 eller 100 år, bare åpent for parter i en sak eller for forskning. Store saksdokumenter kopieres ikke, men det skal informeres om at dokumentene kan gjøres tilgjengelig og leses ved besøk hos den avdeling som har saken. Innsyn i taushetsbelagte opplysninger Krav om skriftlighet Er et dokument som det er begjært innsyn i unntatt fra offentlighet med lovlig hjemmel, skal henvendelsen registreres som inngående post og behandles skriftlig. Ansvar og saksbehandlingstid Avgjørelse om innsyn skal behandles snarest mulig, og innen 5 arbeidsdager. Det er saksbehandler av angjeldende sak som skal behandle innsynsforespørselen. Saksbehandler er ansvarlig for at slike henvendelser blir besvart i henhold til gjeldende lovverk. Tvilstilfeller skal diskuteres med arkivleder eventuelt rådmann eller strategisk ledelse. Ved et eventuelt avslag om innsyn skal hjemmel for avslaget oppgis, dvs. paragraf, ledd evt. nr. eller bokstav. Avslaget kan påklages og dette skal opplyses. Partsinnsyn Det er egne regler for partsinnsyn og henvendelser i slike saker må behandles i henhold til fvl. 18 og 19. Part er du når saken gjelder deg direkte. Det er ikke nok at du har uttalt deg i en sak eller er omtalt i en sak, for å kunne regnes som part. Innsyn for forskere Skal behandles i tråd med gjeldene regelverk, se forvaltningslovens 13d og forvaltningslovforskriftens 8. Søknad om innsyn skal rettes til vedkommende departement, men arkivleder er behjelpelig med utforming av søknaden.

70 Hvordan gis innsynet? Innsynet kan gis på stedet eller ved skriftlig henvendelse. Vedkommende som ved frammøte ønsker innsyn, må legitimere seg. I tillegg må fullmakt framvises hvis de representerer en annen person. Arkivpersonalet tar kopi av legetimasjon og fullmakt og legger til arkiv. Ved skriftlig henvendelse fra privat personer, må både fullmakt og legetimasjon legges ved forespørselen, i forbindelse med representasjon av andre. Henvendelser fra offentlige instanser kreves bare fullmakt. Taushetsbelagte dokumenter skal ikke sendes via e-post eller telefaks, men som rekommandert post. Post og dokumentrutiner Helse, pleie og omsorg Rutiner for postbehandling Retningslinjer for post: Vi mottar post i egen postkasse og internpost fra servicetorget. Post til beboere på BBS skal ikke åpnes, legges i posthylle til BBS/hjemmetjenesten Post til BBS/hjemmetjenesten/psykiatritjenesten skal åpnes, stemples og skannes inn i profil når det gjelder bruker. Orginalen legge i posthyllene. Søknader åpnes skannes i Profil og legges i posthylle til enhetsleder/fagleder. Etter saksbehandling arkiveres disse i låsbare arkivskap på Felleskontoret. Felleskontoret fører post inn i fagsystemet PROFIL Postliste skrives ut av av Felleskontoret Post levert Felleskontoret eller direkte på enhetene som er arkivverdig skal sendes servicetorget for skannes inn i EPHORTE. Utgående post: Leveres Felleskontoret før kl Viktig post merkes A, alt annet blir behandlet som B post. Enhetene har ansvar for at utgående brev er postregistrert i fagprogrammene eller i ephorte. Epost/SMS som gjelder beboere/bruker skal føres/skannes inn i Profil.

71 Rutiner for arkivering og klargjøring for bortsetting Rutiner for arkivering i mapper: Mappene merkes brukers navn, fødseldato og løpenummer Det skal ligge en dokumentliste i hver mappe, som viser oversikt over alle dokumentene i mappen. Dokumentene nummereres. Rutiner for arkivering i bokser for bortsetting: Materialet skal være listeført og lagt i arkivbokser. Det skal være en liste per arkivboks, og listen skal inneholde følgende opplysninger: 1. Navn 2. Fødselsdato/år 3. Personnummer (hvis det er registrert) 4. Arkivperiode (opprettet/avsluttet) 5. Antall mapper i arkivboksen Kopi av listen legges sammen med mappene i arkivboksen. Orginal av listen skal arkiveres i perm i låst skap på kontoret Ansvar og rutiner i forhold til elektronisk arkiv Systemansvar Ephorte Systemansvar for Ephorte ligger hos arkivansvarlig og sekretær i servictorget. Vedkommende har rettigheter til: autorisasjon av alle brukeres registreringsrettigheter, tilgangskoder og medlemskap i tilgangsgrupper vedlikehold av den administrative strukturen i systemet

72 oppdateringsansvar for arkivstruktur og arkivfaglig grunnregister alle system- og driftsfunksjoner Opplæringsansvaret ligger hos sekretær i servicetorget. Systemansvar for Profil og Familia Systemansvar for Profil og Familia ligger hos IT konsulent helse. Vedkommende har rettigheter til: autorisasjon av alle brukeres rettigheter, tilgangskoder og medlemskap i tilgangsgrupper Vedlikehold av de administrative struktur i systemet Oppdateringsansvar for arkivstruktur og arkivfaglige grunnregler Alle system- og driftsfunksjoner Opplæringsansvaret ligger hos IT konsulente og fagleder. Systemansvar IST Systemansvar for IST ligger hos systemadministrator/arkivansvarlig. Vedkommende har rettigheter til: autorisasjon av alle brukeres rettigheter, tilgangskoder og medlemskap i tilgangsgrupper Vedlikehold av den administrative struktur i systemet Oppdateringsansvar Alle system- og driftsfunksjoner Opplæringsansvaret ligger hos systemadministrator og styrere/sekretærer. Post- og dokumentrutiner, oppvekst

73 Rutiner for postbehandling skole og barnehage Den arkivverdige posten som kommer direkte til skole og barnehage sendes enten til sentralt postmottak for skanning og registrering i Ephorte eller blir scannet og registrert i Ephorte på den enkelte enhet. Ellers følges kommunens rutiner for post og dokumentbehandling for både inngående og utgående post. Periodiske arkivrutiner Avlevering av eldre og avsluttet arkiv Avleveringsplikt Alle arkivskapere i Balsfjord kommune skal i tråd med arkivplanens bestemmelser avlevere eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot. Med eldre og avsluttet arkiv menes det arkivmateriale som er gått ut av forvaltningsmessig bruk eller materiale etter arkivskapere som er lagt ned eller avviklet. Framgangsmåte Papirbasert arkivmateriale Tidspunkt for avlevering Eldre arkiv skal avleveres år etter at materialet oppsto. Avsluttet arkiv skal avleveres straks dersom det tilhører en nedlagt virksomhet eller styre, råd og utvalg i kommunen. Organisering av arbeidet Det anbefales at arkivmaterialet avleveres samlet hvert 4. år. Arbeidet organiseres av kommunens arkivleder (Fagleder arkiv), som sammen med arkivdepotet (IKAT) vil veilede arkivskaperne i dette arbeidet. Avleverende instans (arkivskaper/kommunen) skal alltid ta kontakt med arkivdepot i god tid før avlevering for å forsikre seg om at de har

74 kapasitet til å ta imot materialet på ønsket tidspunkt. Klargjøring av materialet Arkiv som er fra tiden før 1980 skal ordnes og katalogiseres av IKAT. De enkelte arkivskaperne trenger derfor ikke gjennomgå hvert enkelt arkivstykke, men sørge for grovsortering og enkel listeføring. Grovsortering vil si å skille mellom ulike arkivskapere og ulike serier (møtebøker, kopibøker, postjournaler, saksarkiv). Det skal utarbeides lister over materialet som avleveres. Listen skal inneholde oversikt over alle arkivstykkene (arkivboks, protokoll, ringperm) med referanse til den pappesken de er pakket i. Alle pappeskene skal merkes med navn på kommunen og eventuelt arkivskaper, og nummereres fortløpende. Ett eksemplar av listen skal følge med avleveringen, ett eksemplar skal kommunen selv ta vare på. Arkiv fra tiden etter 1980 skal være ordnet og katalogisert av arkivskaper før avlevering. Det vil si at materialet skal være gjennomgått, identifisert og analysert med tanke på arkivbegrensing og kassasjon, listeført på arkivstykke- og saknivå, og beskrevet i forhold til administrativ tilhørighet. Materialet skal være rengjort for smuss og støv, plastomslag, merkelapper med lim, binders, stifter og tape. Saksarkiv skal ligge i riktig rekkefølge i henhold til arkivstrukturen (arkivnøkkelen). Korrespondanse og dokumenter skal være lagt i syrefrie omslag som merkes med innhold og ytterår, og plasseres i arkivbokser i egnet format (A4 eller folio). Boksene skal ikke være for fulle. Møtebøker, kopibøker og andre registre skal være innbundet i henhold til de krav som stilles. Møtebøker som inneholder referater som er limt inn skal være kopiert, og begge eksemplarene skal avleveres. Materialet skal være etikkettert. Etiketten skal gi informasjon om kommune, arkivskaper, arkivserie, innhold, ytterår og løpenummer. Avleveringslisten skal gi fortløpene oversikt over materialet. Den enkelte arkivskaper skal listeføres og beskrives for seg Hvis deler av materialet er unntatt fra offentlighet skal dette framgå av listen. Transport Materialet stables i rekkefølge inn i bilen. Materialet skal være stablet og sikret på en slik måte at materialet ikke skades. Alt skal være pakket i esker. Arkivstykkene skal under ingen omstendighet ligge løst i bilen. Materialet skal fraktes sikkert i lukket bil til IKATs lokaler i Tromsø. Ved avlevering av store volum bør bilen ha lift.

75 Bilen skal ikke forlates underveis til Tromsø. Vi anbefaler derfor at minst to personer deltar i transporten. Kommunen dekker alle kostnader ved transport. Elektronisk arkivmateriale Tidspunkt for avlevering Elektronisk arkivmateriale skal deponeres eller avleveres ved periodisering (hvert 4. år) eller ved avslutning av arkivdatabaser (umiddelbart). Organisering av arbeidet Arkivleder skal ta initiativ til å gjennomføre avleveringen, og har ansvar for å involvere systemansvarlig og IKT-sjef. Arkivleder tar også kontakt med arkivdepot (IKAT) i god tid før overføring skal finne sted. Klargjøring av materialet IKAT retningslinger for avlevering av elektronisk materiale, og den framgangsmåte for produksjon av uttrekk og avlevering som er beskrevet i dokumentene Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms og Framgangsmåte for klargjøring og avlevering av elektronisk arkivmateriale til arkivdepot - supplerende bestemmelser for kommuner tilknyttet IKAT, skal følges. Oppdaterte versjoner av disse publiseres på IKATs nettsider. Forsendelse Uttrekk som er lagret på godkjent medium skal overleveres direkte til en av IKATs ansatte eller sendes rekommandert. Ved rekommandert sending vil avsender være formelt ansvarlig for materialet fram til IKAT har signert for mottaket. Kommunen dekker alle kostnader ved personlig overlevering eller forsendelse. Avlevering av kommunale personregistre Hva skal avleveres? I tråd med arkivplanens bestemmelser skal følgende kommunale personregistre avleveres til IKAT:

76 Klientarkiv (klientmapper) etter lov om sosiale tjenester Barnevernarkiv (barnevernmapper) etter lov om barneverntjenester Elevarkiv (elevmapper) fra forvaltningsenheten og grunnskolene Arkiv vedrørende barn i barnehage (ekstra tiltak/støtte) fra barnehageadministrasjonen og barnehagene Klientarkiv (klientmapper) fra PPT Klientarkiv fra flyktningekontor Brukerarkiv (pleie- og omsorgsmapper) fra pleie- og omsorgssektor Pasientjournaler og helsekort fra kommunehelsetjenesten Tidspunkt for avlevering Barnehagemateriale skal avleveres 5 år etter siste kontakt (siste innføring), øvrig materiale skal overføres 10 år etter siste kontakt (siste innføring). Første avlevering - listeføring og pakking Materialet skal være listeført og lagt i arkivbokser. Det skal være en liste per arkivboks, og listen skal inneholde følgende opplysninger: Navn Fødselsdato/år Personnummer (hvis det er registrert) Arkivperiode (opprettet/avsluttet) Antall mapper i arkivboksen Kopi av listen legges sammen med mappene i arkivboksen. Samleliste over hvilke mapper som ligger i hver enkelt arkivboks overleveres IKAT sammen med et følgeskriv. Avleverende instans må sørge for å ha kopi av alle arkivlistene. Disse må oppbevares i låst arkivskap. De enkelte arkivboksene skal være fortløpende nummerert med henvisning til avleveringsliste og ha opplysninger om: Navnet til kommunen Navnet til arkivskaperen (etat/avdeling)

77 Innhold (klientarkiv, elevarkiv, brukerarkiv) Hvilket tidsrom materialet omfatter (for eksempel utgått ) Hvordan mappene er ordnet (f.eks. A til E eller født osv) Eksempel på arkivliste og etikett.doc 0 B Hos noen arkivskapere finnes det såkalte morsarkiv. Det vil si at arkivskaper har tatt ut mappene på personer som har avgått med døden, og opprettet et eget arkiv for disse. Dette forekommer ofte hos arkivskapere innen helse/pleie- og omsorgssektoren. Er det morsmapper skal det stå MORS, hvilke år arkivet omfatter, og hvordan det er ordnet. I de tilfeller hvor arkivskaper ikke har opprettet et eget arkiv for morsmapper skal dette ikke gjøres. La mappene stå i sin opprinnelige sammenheng, men marker at de er avsluttet. Alle arkivbokser skal pakkes i pappesker som merkes med kommune, arkivskaper og hvilke løpenumre som ligger i esken. Andre avlevering - behandling av tilvekst Det er viktig å huske på fortløpende nummerering. Ved første avlevering til depot skal boksene nummereres fortløpende - 1, 2, 3 osv. Når samme arkivskaper etter en tid ønsker å foreta ny avlevering skal den forløpende nummereringen fortsette. Hvis første avlevering omfatter 6 arkivbokser nummerert fra 1 til og med 6, skal neste avlevering starte med boks 7. Frakt og ansvar Arkivskaper (avleverende instans) sørger for å få fraktet materialet til IKAT under sikre forhold. I små kommuner anbefaler vi at flere arkivskapere går sammen om frakten. Frakt eller forsendelse skal skje på sikrest mulig måte. Personregistrene skal for eksempel ikke fraktes på åpen tilhenger. Materialet skal helst leveres av kommunen selv, men kan også sendes med fraktselskap eller i posten (rekommandert). Rekommandert forsendelse er bare å anbefale hvis det er svært lite materiale i forsendelsen. Dere bør vurdere om en person som representerer behandlingsansvarlig bør følge med hvis materialet sendes med fraktselskap. Arkivmaterialets sikkerhet er den registeransvarliges ansvar helt til IKAT har materialet i hende.

78 Etter avlevering Kvittering for mottatt arkivmateriale fås fra IKAT. Materialet blir plassert i IKATs depot under sikre forhold. Arkivmaterialet (mappene) skal registreres inn i et databaseregister, men framfinning skal også kunne baseres på avleveringslistene. Det er derfor viktig at disse har med de opplysningene som det ble vist til ovenfor. Periodisering og bortsetting Periodeinndeling av arkivene I følge arkivforskriften skal saksarkiv fra avsluttede journalperioder, og andre arkivserier som ikke lengre er i bruk, skilles ut fra dagligarkivet (aktivt arkiv) og plasseres i bortsettingsarkiv. Behandlingen av arkivene i Balsfjord kommune bygger på en inndeling av arkivmassen i fireårige arkivperioder, som i all hovedsak faller sammen med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådd i funksjon. I tillegg skal det periodiseres når viktige arkivorganisatoriske endringer tilsier det, som f.eks. ved nedlegging eller sammenslåing av virksomheter med egne arkiver, flytting av store saksområder eller oppgaver, bytte av forvaltningsnivå eller privatisering, ved sentralisering av arkivtjenesten, overgang til elektronisk arkiv og ved skifte av arkivnøkkel. Arkivet skal rutinemessig deles i fysiske enheter som følger arkivperioden. Etter at en arkivperiode er avsluttet, skal avsluttet arkiv fra perioden overføres til bortsettingsarkiv. Etter to perioder i bortsettingsarkivet skal arkivmaterialet avleveres til arkivdepot. Arkivets ulike livsfaser vil etter dette bli som følger: 1. Dagligarkiv, fra 0-4 (8) år 2. Bortsettingsarkiv fra 4 (8)-25 år 3. Arkivdepot fra år

79 Se arkivoversikten for nærmere informasjon om periodiseringsbestemmelser til hver enkelt arkivserie. Formål Periodisering er et praktisk grep som gjøres for å få bedre kontroll med, og oversikt over, arkivmassen. Ved å skille ut alle avsluttede saker fra en arkivperiode, slik at disse kan overføres til bortsettingsarkiv, gjør vi rom for nye saker i aktivt arkiv og starter prosessen med å få avlevert matarialet til arkivdepot. Arkivene blir lettere å finne fram i når uaktuelt materiale settes bort. Hvordan periodisere? Metoden avhenger av årsaken til hvorfor man periodiserer, og om man har papirbasert arkiv med papirbasert postjournal, papirbasert arkiv med elektronisk postjournal eller elektronisk arkiv og postjournal. Uavhengig av årsak skal det settes strek ved en bestemt dato, arkivet avsluttes og det startes opp et nytt ved tidsskillet. Hva skal periodiseres? Periodiseringen omfatter de arkivdelene som det er naturlig å avgrense i tid. Derfor periodiseres møtebøker, vedtaksprotokoller, kopibøker, postjournal og saksarkiv hvert fjerde år. Objektordnede spesialarkiv, slik som personalarkiv, eiendomsarkiv og klientarkiv, er normalt ikke gjenstand for periodisering i de faste fireårsperiodene. Det er utarbeidet egne periodiseringsregler for objektordnete arkivserier, som innebærer at uaktuelle saker skilles ut og settes bort ved jevne mellomrom. Planlegging og gjennomføring Planlegging av periodeinndelingen er viktig for å kunne sette av tid til de arbeidsoppgavene dette forutsetter. I planleggingsfasen bestemmes årsaken til periodiseringen og metode: skarpt skille eller overlappingsperiode. Det skal sendes ut informasjon til alle berørte slik at saksavslutningen skjer i tide.

80 Skarpt skille Skarpt skille benyttes ved bruk av papirbasert postjournal, overgang fra papirbasert til elektronisk journal, overgang fra Koark-basert til Noark-4 basert sak-/arkivsystem og ved omfattende organisatoriske eller arkivmessige omlegginger. Framgangsmåten er som følger: Dato for skille D skal settes og nytt saksarkiv gjøres klart. Alle dokumenter skal avskrives og alle saker avsluttes uavhengig om de fremdeles er til behandling. Nye saker eller saker som er til behandling skal opprettes på nytt i nytt arkiv med nye saksmapper. Det lages kryssreferanser mellom gammel og ny saksmappe. Gammel saksmappe kan lånes ut og legges ved den nye mappa til saken er endelig avsluttet. Når D er satt for det fysiske arkivet skal den tilsvarende arkivdelen i journalsystemet få arkivstatus U (uaktuell). Det skal opprettes en arvtaker med status A (aktiv). Nye saker vil dermed automatisk bli knyttet til arvtakeren, og ikke til gammel del med status U. Den gamle arkivdelen klargjøres for depotuttrekk. Dette gjennomføres i samarbeid med IKAT. Overlappingsperiode (mykt skille) Overlappingsperiode benyttes ved rutinemessig skille i arkiv der det benyttes sak-/arkivsystem basert på Noark-4 standarden. Periodiseringen gjennomføres ved at en etablerer en ovelappingsperiode mellom to arkivperioder på 1-2 år, og periodeavslutningen utsettes til overlappingsperioden er over. Overlappingsperioden brukes til å avklare hvilke saker som fortsatt er aktive, og som dermed går inn i ny arkivperiode, og hvilke som kan avsluttes og tilhører den avsluttete perioden. Framgangsmåten er som følger: Det settes dato for skille (D), og opprettes et nytt tomt saksarkiv. Alle nye saker som oppstår etter D skal arkiveres i det nye saksarkivet. Hvis ei sak opprettet før D får tilført nye dokumenter skal saken overføres til det nye saksarkivet. Når overlappingsperioden er over skal alle saker opprettet før D, som det ikke har vært aktivitet i, avsluttes og settes bort, og det utarbeides liste over disse sakene. Når D er satt for det fysiske arkivet skal den tilsvarende delen i journalsystemet få arkivstatus O (overlapping).

81 Det skal samtidig opprettes en arvtaker med status A (aktiv). Arkivsystemet vil ikke opprette nye saker i den arkivdelen som har status O, men automatisk knytte dem til arvtakeren. De sakene i arkivdelen med status O som får tilført nye dokumenter i ovelappingsperioden regnes som aktive saker og blir automatisk overført til arvtaker. Når overlappingsperioden er slutt skal den gamle arkivdelen få status B (bortsatt) og klargjøres for depotuttrekk. Dette gjøres i samarbeid med IKAT. Bortsetting av fysisk arkiv Papirbaserte arkivserier behandles på følgende måte: Møtebøker og vedtaksbøker, kopibøker, løpende journal: årgangene fra den avsluttede perioden bindes inn, og overføres til bortsettingsarkiv. Spesialarkiv: mapper som har blitt uaktuelle i løpet av arkivperioden skilles ut fra det aktive arkivet, gjennomgås med tanke på arkivbegrensinsg og kassasjon, alt av plast, metall, tape, limte lapper o.l. fjernes, og materialet plasseres i arkivbokser i tråd med arkivstrukturen (kronologisk rekkefølge i henhold til arkivkode), og overføres til bortsettingsarkiv. Saksarkiv: de avsluttede sakene fra siste arkivperiode skal skilles ut, gjennomgås med tanke på arkivbegrensing og kassasjon, alt av plast, metall, tape, limte lapper o.l. fjernes, og materialet plasseres i arkivbokser i tråd med arkivstrukturen (kronologisk rekkefølge i henhold til arkivkode), og overføres til bortsettingsarkiv. Ved overføring til bortsettingsarkiv skal man merke de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) med: navn på kommune navn på arkivskaper (dvs. etat/avdeling) arkivdel (kopibok, saksarkiv osv.) innhold (kode og tekst i arkivnøkkelen) tidsrom arkivmaterialet omfatter nummerering av arkivstykkene Alt arkivmateriale fra en periode skal stilles opp samlet i bortsettingsarkivet slik at sammenhengen mellom de ulike delene beholdes. Det skal utarbeides summariske lister over materiale som er bortsatt.

82 Spesialrutiner Anbuds- og tilbudsdokumenter Ved utlysning av anbud, leverer prosjektleder eller den ansvarlige kopi av annonse til arkivtjenesten og ekspedisjon. Dette gjøres for å sikre seg at alle som mottar tilbudsdokumenter er oppmerksom på aktivitet rundt dette. Tilbudsdokumentene som kommer inn med bud, leveres i skranken i ekspedisjonen. Ansvarlig i skranken skriver dato og klokkeslett for innlevering og singerer for mottaket på konvolutten. Om ønskelig, skrives kvittering til anbyderen. Ekspedisjonen skal ha liggende en instruks for mottak av tilbudsdokumenter. Tilbudene legges uåpnet i hylle på hvelvet. Tilbudsdokumenter som kommer som brev, skal behandles som hastesak. Dato, klokkeslett og signatur skal påføres konvolutten umiddelbart ved mottak. Konvolutten skal legges uåpnet i hylle på hvelvet. Åpning foretas på det tidspunkt angitt i konkurransegrunnlaget. Hvis ikke annet er satt i grunnlaget, er åpning internt. Det vil si at kun representanter (minimum to) fra Byggforvaltninga er tilstede. Disse to signerer også protokollen. Protokollen inneholder, i tillegg til navn på prosjektet, angivelse av entreprise og tilbudssum. Tilbudene nummereres fortløpende og etter åpning foretas en grundig gjennomgåelse som blant annet innbefatter kontrollregning av summene. Tilbudene rangeres etter på forhånd oppsatte kriterier og legges fram for behandling i aktuelle utvalg. Behandling av vannskadet arkivmateriale-katastofeberedskap Ta kontakt med IKAT I tilfelle brann eller oversvømmelse skal kommunen så snart som mulig ta kontakt med Interkommunalt arkiv Troms for veiledning. På dagtid er IKAT tilgjengelig på telefon eller e-post [email protected] Etter arbeidstid vil følgende mobilnr. være aktuelle: , og Mindre fuktskader Materiale som er utsatt for mindre fuktskader kan normalt lufttørkes. Protokoller bør åpnes og settes på høykant, og det bør legges trekkpapir mellom sidene. Dokumenter bør tas ut av arkivboksene og legges flatt utover i mindre bunker. Alt av metall og plast skal fjernes og fuktighet

83 tørkes bort med trekkpapir. Materialet bør tørkes i relativt kjølig og tørr luft slik at det ikke legges til rette for soppangrep. Store vannskader For å oppnå best mulig resultat og begrenset skadens omfang skal arkivmateriale som blir utsatt for vannskader i forbindelse med oversvømmelse eller brannslukking ha spesiell behandling umiddelbart. Det er svært viktig at arkivmateriale som har vært utsatt for vannskade pakkes i cm høye bunker i tette plastposter, og fryses ned så raskt som mulig. Dette er viktig for å unngå at blekket flyter utover, at sidene blir sammenklistret og at limet i protokollene løser seg opp. Papiret svekkes også av at cellulosefibrene sveller. I tillegg vil nedfrysing hindre muggskader på materialet, noe som ikke bare skader arkivmaterialet, men også utgjør en helsefare for de som kommer i berøring med materialet. Vannskadet og nedfrossent arkivmateriale skal sendes til frysetørring hos instanser som kan ta seg av dette. Makuleringsrutiner Arkivmateriale som etter gjeldende retningslinjer skal/kan kasseres skal tilintetgjøres på en slik måte at ikke uvedkommende kan få tilgang til opplysningene i ettertid. Dette betyr at materialet enten skal makuleres i makuleringsmaskin eller brennes. Kassasjonsmateriale skal under ingen omstendighet behandles som vanlig avfall eller graves ned. All tilintetgjøring (makulering) skal skje under oppsyn av betrodde medarbeidere, som skal forvisse seg om at materialet blir destruert, at det ikke er muligheter for rekonstruksjon. Arkivoversikt Arkivserier Sentraladministrasjon rådhus

84 Økonomi- og interntjenesten Saksarkiv for Balsfjord kommune Arkivserie: Saksarkiv for Balsfjord kommune Daglig ansvar: Sentralarkivet Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Sentralarkivet Post, dokument, saker og korrespondanse som er arkivverdig Tilgang for: Sentralarkiv Ordning: Arkivnøkkel - K-koder Periode: Fra Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Fullelektronisk fra april 2004 Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Torunn Guleng Dato:

85 Regnskapsbilag Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Agresso Dato: Lønnsmapper Regnskapsbilag Fagleder Balsfjord kommune Økonomi- og interntjenesten Regnskap Økonomi Elektronisk Fellesrom på økonomiavdelingen og innelåst i hvelvet Eldre bilag i fjernarkivet

86 Arkivserie: Lønnsmapper Daglig ansvar: Lønnssekretærer Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Økonomi- og interntjenesten Lønnsbilag, sykemeldinger, permisjoner, egenmeldinger Tilgang for: Lønnssekretærer Ordning: Fødselsnummer Periode: Aktive mapper Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Lønningsarkivrom 1 etg rådhus Type: Kassasjonshjemmel: Både papir og elektronisk Produsert i elektronisk system: Agresso Dato: Postjournaler

87 Intern fullstendig journal (postliste) Arkivserie: Intern fullstendig journal (postliste) Daglig ansvar: Arkivtjenesten Arkiv: Sentralarkiv Journalførende enhet: Stab Fullstendig utskrift av postjournal med alle opplysninger. Tilgang for: Autoriserte brukere Ordning: Saknummer/registreringsnummer Periode: 1 år Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Låst brannsikkert skap på kopirommet. Til bortsettingsarkiv hvert år Til arkivdepot etter år Nei Type: Kopi Kassasjonshjemmel: Før Innbindes før bortsetting. Produsert i elektronisk system: Harald Lindbach Dato: Offentlig avgrenset journal (postliste)

88 Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Offentlig avgrenset journal (postliste) Arkivtjenesten Fellesarkiv Fellesarkiv Postjournalen med oversikt over alle inn- og utgående dokumenter. Sensitive opplsyninger er skjermet. Tilgang for: Ordning: Saknummer/registreringsnummer Periode: 1 år Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Server, hjemmesiden Nei Ja Type: Kopi Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Harald Lindbach Dato: Elektronisk postjournal Arkivserie: Daglig ansvar: Elektronisk postjournal Arkivtjenesten/IT-ansvarlig

89 Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Balsfjord kommune Sentralarkiv Registrering av all inn- og utgående korrespondanse Til bortsettingsarkiv hvert 4. år Kopi av av elektronisk arkivmateriale skal deponeres i arkivdepot ved periodisering Til arkivdepot etter år Møtebøker

90 Møtebok - Administrasjonsutvalget Arkivserie: Møtebok - Administrasjonsutvalget Daglig ansvar: Sentralarkiv og sekretariat Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Sentralarkivet Møtebøker, saksframlegg og vedtak Tilgang for: Sentralarkiv og sekretariat Ordning: Kronologisk etter saksnummer Periode: Årlig Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: I ringperm hos møtesekretær fram til innbinding og overføring til bortsettingsarkiv på Balsfjord rådhus Overføres arkivdepot etter år. Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Torunn Guleng Dato: Møtebok - Arbeidsmiljøutvalget

91 Arkivserie: Møtebok - Arbeidsmiljøutvalget Daglig ansvar: Sekretariatet Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Sentralarkiv og sekretariat Møtebøker, saksframlegg og vedtak Tilgang for: Sentralarkiv og sekretariat Ordning: Kronologisk etter saksnummer Periode: Årlig Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: I ringperm hos personalrådgiver fram til bortsettingsarkiv på Balsfjord rådhus. Avleveres arkivdepot etter år. Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Torunn Guleng Dato: Møtebok - Eldrerådet Arkivserie: Daglig ansvar: Møtebok - Eldrerådet Sentralarkiv og sekretariat

92 Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Sentralarkivet Møtebøker, saksframlegg og vedtak Tilgang for: Sentralarkiv og sekretariat Ordning: Kronologisk etter saksnummer Periode: Årllig Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: I ringperm hos møtesekretær til slutten av året. Blir overført bortsettingsarkiv på Balsfjord rådhus Overføres til arkivdepot etter år Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Torunn Guleng Dato: Møtebok - Formannskapet Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Møtebok - Formannskapet Sentralarkivet og sekretariatet Balsfjord kommune Sentralarkivet

93 Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Torunn Guleng Dato: Møtebok - Klagenemnda Originale møtebøker, saksframlegg og vedtak Sentralarkiv og sekretariat Kronologisk etter saksnummer Årlig Papir Blir oppbevart i ringperm på møtesekretærens kontor fram til slutten av året. Skal innbindes og overføres til fjernarkiv i Balsfjord rådhus. Til arkivdepot etter år. Nei Original Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Møtebok - Klagenemnda Sentralarkivet og sekretariat Balsfjord kommune Sentralarkivet Møtebøker, saksframlegg og vedtak

94 Tilgang for: Jfr. off. regelverk Ordning: Kronologisk Periode: Årlig Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: I ringperm hos sekretærens kontor ut året. Overført til bortsettingsarkiv og avlevert depot etter år. Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Fra tas det sikte på at det opprettes i ephorte. Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 KomTek Torunn Guleng Dato: Møtebok - Kommunestyret Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Møtebok - Kommunestyret Sentralarkiv og Sekretariatet Balsfjord kommune Sentralarkivet Originale referat fra møtene: frammøte, saksliste, saksframlegg, behandling og vedtak Jfr off. regelverk

95 Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Kronologisk etter saksnummer Årlig Papir Oppbevares i ringperm på møtesekretærens kontor fram til slutten av året Skal bindes inn og overføres til fjernarkiv i Balsfjord rådhus. Arkivdepot etter år Nei Original Type: Kassasjonshjemmel: Krav om innbinding i arkivforskriftens 3-14 Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Torunn Guleng Dato: Møtebok - Planutvalget nedlagt Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Møtebok - Planutvalget nedlagt Sekretariatet Balsfjord kommune Sentralarkiv Møtebøker, saksframlegg og vedtak Sentralarkivet og sekretariatet Kronologisk etter saksnummer

96 Periode: April Juli 2009 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: I ringperm i arkivskap fellesrom fram til innbindig og så overføres fjernarkiv på Balsfjord rådhus. Overføres arkivdepot etter år. Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Planutvalget ble opprettet i april 2008 og vedtatt lagt ned i juli Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Torunn Guleng Dato: Møtebok - Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Møtebok - Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne Sentralarkiv og sekretariat Balsfjord kommune Sentralarkiv Møtebøker, saksliste og vedtak Sentralarkivet og sekretariat Kronologisk etter saksnummer Årlig

97 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: I ringperm hos møtesekretær fram til slutten av året. Blir så overført bortsettingsarkiv på Balsfjord rådhus. Til arkivdepot etter år. Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Torunn Guleng Dato: Møtebok - Skattetakstnemnda Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Møtebok - Skattetakstnemnda Sentralarkiv og sekretariat Balsfjord kommune Sentralarkiv Saksliste og vedtak Sentralarkiv og sekretariat Kronologisk etter møtedato Årlig Papir I ringperm hos møtesekretær fram til slutten av året.

98 Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Møtebok - Valgstyret Bortsettingsarkiv på rådhuset Overføres arkivdepot ettet år Nei Original Ligger i exelformat i ephorte. Ephorte 5 KomTek Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Møtebok - Valgstyret Sekretariatet Balsfjord kommune Sentralarkivet Originale referat fra møtene: frammøte, saksliste, saksframlegg, behandling og vedtak Jfr. off. regelverk Kronologisk etter saksnummer 4 år Papir Fjernarkiv

99 Til arkivdepot etter år Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Bevares jfr. arkivforskriftens 3-20 Krav om innbinding i arkivforskriftens 3-14 Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Torunn Guleng Dato: Meldeplikt: Nei Plan- og næring Landbruk Arkivserie: Landbruk Daglig ansvar: Sentralarkiv - Enhetsleder plan- og næring Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Sentralarkiv Landbrukssaker. Gårds- og bruksnummerarkiv, k-koder. Tilgang for: Sentralarkiv, Ansatte ved Plan- og næring Ordning: Gnr/bnr, k-koder Periode:

100 Oppbevaringsmedium: Papir 2 etg Rådhus, arkivskap og rullearkiv i fellesarealer Fysisk plassering: Scannet i ephorte fra 2004, men papiroriginaler ligger i mappene. Landbrukskontoret slås sammen til felles landbrukskontor med Tromsø kommune fra Arkivdelen Landbruk periodiseres med skarpt periodeskille fra denne dato,og overføres til historisk base. Nytt felles landbrukskontor skal da jobbe i egen base i ephorte med tilgang til historisk base landbruk. Type: Kassasjonshjemmel: Landbruksarkiv periodisert med skarpt skille opprettes vertskommunesamarbeid og ny base i ephorte for den avdelingen. Aktive systemer Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Byggesak Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Byggesak Sentralarkiv - enhetsleder plan- og næring Balsfjord kommune

101 Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Delesak Sentralarkiv Byggesaksmapper Sentralarkiv, ansatte plan- og næring Gnr/bnr 1980 til i dag Papir Mapper i rullearkiv 2. etg Rådhus, fellesareal Fra 2004 er byggesakene scannet i ephorte, men papiroriginaler ligger i mappene Aktive systemer Ephorte 5 Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Delesak Sentralarkiv, enhetsleder plan- og næring Balsfjord kommune Sentralarkiv

102 Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Plansak Delesaker og oppmålingssaker Sentralarkiv, ansatte plan- og næring Gnr/bnr, k-koder 1980 til i dag Papir Arkivskap og rullearkiv 2 etg Rådhus, fellesareal Scannet i ephorte fra 2004, men papiroriginaler i mappene Mappene er scannet i ephorte fra 2004, men papiroriginaler ligger i mappene. Aktive systemer Ephorte 5 Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Plansak Sentralarkiv, enhetsleder plan- og næring Balsfjord kommune Sentralarkiv

103 Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Aktive systemer Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Rådmannens stab Reguleringsplansaker Sentralarkiv, ansatte plan- og næring Gnr/bnr 1980 til i dag Papir Arkivskap 2 etg Rådhus, fellesarealer Scannet i ephorte fra 2004, men papiroriginaler i mappene. Personalarkiv (arkivdel Personal) Arkivserie: Personalarkiv (arkivdel Personal)

104 Daglig ansvar: Sentralarkiv Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Sentralarkiv Personalarkivet vil inneholde dokumentasjon av ulik betydning for den enkelte og virksomheten. All dokumentasjon som angår den enkelte sitt arbeidsforhold. Tilsettingsavtale m/ansiennitet og lønnsplassering, saker om lengre permisjoner, dokumentasjon av etterutdanning, pensjonsforhold, sluttattest o.l. Tilgang for: Sentralarkiv, enhetsleder og personalrådgiverne Ordning: Navn, fødselsdato, objektkode Periode: Kontinuerlig Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Fullelektronisk fra april 2004 Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Torunn Guleng Dato: Klassifikasjon: Sensitiv

105 Balsfjord kommunalteknikk Balsfjord kommunalteknikk Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Nei Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk Ephorte 5 system: KomTek Dato: Balsfjord kommunalteknikk Daglig leder Sentralt postmottak Saksarkiv vann, avløp og renovasjon

106 Klassifikasjon: Ikke-sensitiv Brann og redning Byggforvaltning Sentraladministrasjon rådhus Voksenopplæringen Personalmapper Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Personalmapper Rektor Balsfjord kommune Voksenopplæringen Tilsetting, lønn etc Rektor, fagleder vo, merkantil Fødselnr.

107 Periode: fom april 2004 Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Har ikke fysiske mapper Type: Original Kassasjonshjemmel: Før "nivå 2" var de fysiske personalmappene på rådhuset. Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Elevmapper Arkivserie: Elevmapper Daglig ansvar: Rektor Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Voksenopplæringen Alt som omhandler den enkelte elev. Navn, f. dato, nasjonalitet. Tilgang for: Rektor, fagleder vo, merkantil Ordning: Fødselsnr. Periode: Elektronisk fra april 2004 Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Ikke fysiske mapper

108 Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Møtebøker Teambøker Arkivserie: Teambøker Daglig ansvar: Fagleder Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Voksenopplæringen Referat fra møter. Tilgang for: Fagleder, lærere, rektor Ordning: Kronologisk Periode: Fra skoleåret 2013/14 Oppbevaringsmedium: Papir

109 Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Kontoret til fagleder voksenopplæringen. Original Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Møteprotokoll voksenopplæringa Skal opprete sak "Teammøter voksenopplæringa" i Ephorte hvor referatene skal skrives. Fra desember Arkivserie: Møteprotokoll voksenopplæringa Daglig ansvar: Fagleder Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Voksenopplæringa Referat fra møter Tilgang for: Fagleder, rektor, lærere Ordning: Kronologisk Periode: Fom 2004/2005 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Kontor til fagleder

110 Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Kulturskolen Møtebøker Lærermøter Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Lærermøter Enhetsleder Balsfjord kommune Kulturskolen Referater fra lærermøter Alle ansatte i kulturskolen

111 Ordning: Kronologisk Periode: Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: PC Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Søknader om opptak Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Søknader om opptak Leder Balsfjord kommune Sentralarkivet Søknader om opptak til Musikkskolen Sentralarkivet Årlig

112 Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Elektronisk Ja Original Aktive systemer Ephorte 5 Dato: Folkebiblioteket Sand skole Møtebøker

113 Møtebok for samarbeidsutvalget/skolemiljøutvalg Arkivserie: Møtebok for samarbeidsutvalget/skolemiljøutvalg Daglig ansvar: Rektor/kontorpersonell Arkiv: Møtebøker Journalførende enhet: Sand skole Originale signerte referat fra møtene Tilgang for: Ordning: Kronologisk Periode: Sept Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Protokoll, brannsikkert skap på rektors kontor Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Fra høsten 2013 finnes innkallinger/referat i ringperm. Arkiveres også på Fronter. Produsert i elektronisk system: Fronter Line Kvande Dato: Klassifikasjon: Ikke-sensitiv

114 Møtebok for foreldrerådet Arkivserie: Møtebok for foreldrerådet Daglig ansvar: Rektor/kontorpersonale Arkiv: Møtebøker Journalførende enhet: Sand skole Møteinnkallinger og referat fra foreldrerådsmøter Tilgang for: Ordning: Kronologisk Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Protokoll. Brannsikkert skap på rektors kontor. Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Klassifikasjon: Ikke-sensitiv Møtebok FAU

115 Arkivserie: Møtebok FAU Daglig ansvar: rektor Arkiv: Sand skole Journalførende enhet: Sand skole Innkallinger og referat fra FAU-møter. Tilgang for: Alle Ordning: Kronologisk Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Perm på kontoret. Type: Kassasjonshjemmel: Arkiveres kronologisk i Fronter. Produsert i elektronisk system: Fronter Dato: Elevarkiv Arkivserie: Daglig ansvar: Elevarkiv Rektor/kontorpersonale

116 Arkiv: Elevarkiv Journalførende enhet: Sand skole Navn, adresse, fødselsnummer, foresatte, opplysninger om livssyn, etnisk eller språklig bakgrunn, misbruk av rusmiddel i skoletiden, sykdom og helseforhold, disiplinære forhold i skoletiden, spesialpedagogiske tiltak o.l. Tilgang for: Rektor/kontorpersonale Ordning: Fødselsdato Periode: Fra 2004 Oppbevaringsmedium: Elektronisk I Ephorte. På skolen hos oss er det bare rektor og merkantil som har tilgang til det elektronsike arkivet, ephorte, derfor må vi ha fysiske Fysisk plassering: elevmapper som lærere og assistenter har tilgang til. Lærerne/assistentene får bare se de mappene som omhandler «deres» elever. Brannsikkert skap på rektors kontor. Deponeres hos Interkommunalt arkiv 10 år etter siste kontakt Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Elektronisk fra Elevmappene ble fullelektronisk fra høsten Ved overflytting til annen skole skal bare opplysninger som er nødvendige for elevens videre skolegang overføres. Med samtykke fra eleven og/eller foresatte kan andre sensitive opplysninger overføres. All overføring av informasjon skal skje i form av kopier. Ved overgang fra barne- til ungdomstrinn kan mappa følge eleven dersom skolen er den samme. Opplysninger

117 om disiplinære forhold skal ikke overføres til ny skole såfremt ikke disiplinære forhold er årsak til flyttingen. Produsert i elektronisk system: Wenche Kvitnes Dato: Karakterprotokoller Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Karakterprotokoller Rektor/kontorpersonell Sand skole Sand skole Karakterer vår- og høsttermin, fravær, merknader Årstall, klasse 1 år Papir Brannsikkert arkivskap på materiellrom. Nei Original Wis skole

118 Wenche Kvitnes Dato: Klassedagbøker Arkivserie: Klassedagbøker Daglig ansvar: Rektor/kontorpersonell Arkiv: Sand skole Journalførende enhet: Sand skole Navn, fravær, orden, adferd Tilgang for: Ordning: Årstall, klasse Periode: 1 år Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Arkivbokser, permer, brannsikkert arkivskap på materiellrom Type: Original Kassasjonshjemmel: I stede for klassedagbøker kan fravær, orden og adferd registreres i Fronter. En oversikt skrives ut hver vår og settes i perm. Produsert i elektronisk system: Fronter Wenche Kvitnes Dato:

119 Saksarkiv - K-koder Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Saksarkiv - K-koder Rektor/kontorpersonell Sand skole Sand skole, sentralt postmottak Korrospondanse og saksdokumenter utarbeidet av, eller behandlet i virksomheten. Tilgang for: Ordning: K-koder Periode: Fra 2004 Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Scannet inn orginaldokumenter Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato:

120 Klassifikasjon: Ikke-sensitiv Klasselister Arkivserie: Klasselister Daglig ansvar: Rektor/kontorpersonell Arkiv: Elevarkiv Journalførende enhet: Sand skole Elevnavn, fødselsdato, adresser, foresatte Tilgang for: Ordning: Årstall, klasser, alfabetisk Periode: 1 år Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Bærbar maskin på kontoret Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Wis skole Wenche Kvitnes Dato:

121 Malangseidet oppvekstsenter (Skole) Møtebøker Møtebok for Samarbeidsutvalget/SMU Arkivserie: Møtebok for Samarbeidsutvalget/SMU Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Malangseidets oppvekstsenter Journalførende enhet: Malangseidets oppvekstsenter Referater, møteprotokoller Tilgang for: Enhetsleder Ordning: Kronologisk Periode: Fra 2004 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Arkivskap på enhetsleders kontor. Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system:

122 Dato: Møtebok for foreldrerådsutvalget Arkivserie: Møtebok for foreldrerådsutvalget Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Malangseidet oppvekstsenter Journalførende enhet: Malangseidet oppvekstsenter Referater Tilgang for: Enhetsleder, lærere Ordning: Kronologisk Periode: Fra 2004 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Arkivskap på enhetsleders kontor. Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato:

123 Møtebok for elevrådet Arkivserie: Møtebok for elevrådet Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Malangseidet oppvekstsenter Journalførende enhet: Malangseidet oppvekstsenter Referater fra elevrådsmøter. Tilgang for: Enhetsleder, lærere Ordning: Kronologisk Periode: Fra 2004 Oppbevaringsmedium: Papir Låsbart arkivskap på enhetsleders Fysisk plassering: kontor. Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato:

124 Møtebok for personalmøter Arkivserie: Møtebok for personalmøter Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Malangseidet oppvekstsenter Journalførende enhet: Malangseidet oppvekstsenter Referater Tilgang for: Enhetsleder Ordning: Kronologisk Periode: Fra 2004 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Arkivskap på enhetsleders kontor. Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato:

125 Elevarkiv Arkivserie: Elevarkiv Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Malangseidet oppvekstsenter Navn, adresse, fødselsnummer, foresatte, opplysninger om livssyn, etnisk eller språklig bakgrunn, sakkyndige vurderinger, enkeltvedtak, referater, IOP, søknad om fri osv. Tilgang for: Enhetleder, lærere Ordning: Alfabetisk Periode: Fra 2004 Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Ephorte. Låsbart arkivskap på enhetsleders kontor Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: En del dokumenter oppbevares i låsbart arkivskap slik at de som jobber med elevene kan ha tilgang på dokumenter. Produsert i elektronisk system: Dato:

126 Klassedagbøker Arkivserie: Klassedagbøker Daglig ansvar: Kontaktlærer Arkiv: Elevarkiv Journalførende enhet: Malangseidet oppvekstsenter Elevlister, fraværsoversikt Tilgang for: Enhetsleder, lærere Ordning: Kronologisk Periode: Fra Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Låsbart arkivskap på enhetsleders kontor. Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Personalmapper Arkivserie: Personalmapper

127 Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Malangseidet oppvekstsenter Journalførende enhet: Malangseidet oppvekstsenter Oversikt over kompetanse, ansiennitet, kursbevis, personalsaker, referater Tilgang for: Enhetsleder Ordning: Alfabetisk Periode: Fra Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Ephorte, låsbart skap på enhetsleders kontor. Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Laksvatn oppvekstsenter (Skole) Personalmaper ligger i ephorte, men eldre dokumenter ligger innelåst i arkivskap.

128 Saksarkiv Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Personalmapper Saksarkiv Merkantil Balsfjord kommune Laksvatn oppvekstsenter Saker som angår annet enn elev og personal Adminstrasjon Kostra Ca 10 år tilbake Papir Et arkivskap/safe nær og et fjernarkivskap for tidligere år. Saksarkiv finnes også i elektronisk system, Ephorte.

129 Arkivserie: Personalmapper Daglig ansvar: Merkantil Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Laksvatn oppvekstsenter Personalopplysninger Tilgang for: Adminstrasjon Ordning: Alfabetisk Periode: Nåværende ansatte i nærarkiv Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Ett arkivskap/safe nær og ett fjernarkiv skap for tidligere år. Type: Kassasjonshjemmel: Personalarkiv finnes også elektronisk, ephorte. Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Karakterprotokoller Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Karakterprotokoller Merkantil Balsfjord kommune

130 Journalførende enhet: Laksvatn oppvekstsenter Karakterer og fravær Tilgang for: Adminstrasjon og kontaktlærer Ordning: Kronologisk, klassevis Periode: 3 år Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Arkivskap kontor Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Wis skole Dato: Elevarkiv Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Elevarkiv Merkantil Balsfjord kommune Laksvatn oppvekssenter Elevopplysninger. Navn, adresse, fødselsnummer, foresatte, opplysninger om livssyn, etnisk eller språklig bakgrunn, misbruk

131 Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: av rusmiddel i skoletiden, sykdom og helseforhold, disiplinære forhold i skoletiden, spesialpedagogiske tiltak o.l. Adminstrasjon, rådgiver, kontaktlærer Alfabetisk Årlig Papir Ett arkivskap/safe nær og ett fjernarkiv skap for tidligere år. Nei Original Produsert i elektronisk system: Dato: Møtebøker Elevarkiv gjelder kun elever som har noe spesielt som må arkiveres. Ellers blir elevlister arkivert i saksarkiv. Elevmapper også elektronisk i Ephorte. Klasselister finnes i elektronisk system, Wis-skole Protokoll foreldreråd, FAU

132 Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Protokoll foreldreråd, FAU Merkantil Balsfjord kommune Laksvatn oppvekstsenter Innkallelser, referater og saker fra FAU. Rektor og FAU-leder Kronologisk 5 års periode Papir Perm og protokollbok, rektors kontor. Klassifikasjon: Ikke-sensitiv Protokoll samarbeidsutvalget, SU

133 Arkivserie: Protokoll samarbeidsutvalget, SU Daglig ansvar: Rektor Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Laksvatn oppvekstsenter Innkallinger, referater og saker fra SU Tilgang for: Rektor Ordning: Kronologisk Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Perm og protokollbok, rektors kontor. Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Protokoll personalmøter Arkivserie: Daglig ansvar: Protokoll personalmøter Rektor

134 Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Laksvatn oppvekssenter Info fra ukesmøtene Tilgang for: Alle ansatte, lærere Ordning: Kronologisk Periode: Årlig Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Personalrom Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Elevrådsprotokoll Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Elevrådsprotokoll Kontaktlærer elevråd Balsfjord kommune Laksvatn oppvekstsenter

135 Elevsaker Tilgang for: Elevrådet og kontaktlærer Ordning: Kronologisk Periode: Årlig Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Personalrom Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Nordkjosbotn skole Personalmapper Arkivserie: Daglig ansvar: Personalmapper Arkivansvarlig

136 Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Nordkjosbotn skole Div. skriv. Tilgang for: Rektor og arkivansvarlig Ordning: Fødselsdato Periode: Fra 2004 Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Type: Original Kassasjonshjemmel: Har gamle personalmapper med varierende innhold, mest kopier av lønnsmateriell, timelister og arbeidsavtaler. Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Karakterprotokoller Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Karakterprotokoller Arkivansvarlig Balsfjord kommune Nordkjosbotn skole

137 Elevdata og karakterer. Tilgang for: Arkivansvarlig, rektor og faglærere Ordning: Klasse/alfabetisk Periode: Fra 2001 Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Kopier i perm. Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Wis skole Dato: Klassedagbøker Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Klassedagbøker Arkivansvarlig Balsfjord kommune Rektor og arkivansvarlig Registrering av fravær o.l. Rektor og arkivansvarlig Klassevis/alfabetisk

138 Periode: 1 år Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Brannsikkert arkivskap på kontoret til arkivansvarlig. Type: Kassasjonshjemmel: Har en god del gamle fraværsprotokoller. Produsert i elektronisk system: Dato: Møtebøker Møtebok for FAU Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Møtebok for FAU FAU-leder Møtebøker Nordkjosbotn skole Innkallinger og referat, saker Alle

139 Ordning: Kronologisk Periode: Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Hjemmesiden til Nordkjosbotn skole. Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Møtebok for Samarbeidsutvalget Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Møtebok for Samarbeidsutvalget Arkivansvarlig Møtebøker Nordkjosbotn skole Innkallinger og referat fra møter. Alle Kronologisk Elektronisk

140 Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Team-møter På kontor hos arkivansvarlig Tidligere i protokoll, nå i ei mappe på datamaskinen og i ringperm. Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Team-møter Teamleder barnetrinnet og ungdomstrinnet. Møtebøker Nordkjosbotn skole Saker Alle Kronologisk Papir Protokoll på personalrommet, etterhvert på Fronter.

141 Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Fronter Dato: Lærerråd Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Lærerråd Rektor Møtebøker Nordkjosbotn skole Saker Alle på Nordkjosbotn skole Kronologisk Elektronisk Protokoll, nå på Fronter. Original

142 Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Fronter Dato: Elevarkiv Arkivserie: Elevarkiv Daglig ansvar: Arkivtjenesten/Rektor Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Nordkjosbotn skole Navn, adresse, fødselsnummer, foresatte, opplysninger om livssyn, etnisk eller språklig bakgrunn, misbruk av rusmiddel i skoletiden, sykdom og helseforhold, disiplinære forhold i skoletiden, spesialpedagogiske tiltak o.l. Tilgang for: Autoriserte brukere Ordning: Alfabetisk Periode: Fra 2004 Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Elektronisk. Papirmapper i brannsikkeret arkivskap. Deponeres hos Interkommunalt arkiv 10 år etter siste kontakt. Nei

143 Type: Kassasjonshjemmel: Original Produsert i elektronisk system: Dato: Storsteinnes skole/sfo Har en god del gamle elevmapper. Ved overflytting til annen skole skal bare opplysninger som er nødvendige for elevens videre skolegang overføres. Med samtykke fra eleven og/eller foresatte kan andre sensitive opplysninger overføres. All overføring av informasjon skal skje i form av kopier. Ved overgang fra barne- til ungdomstrinn kan mappa følge eleven dersom skolen er den samme. Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke overføres til ny skole såfremt ikke disiplinære forhold er årsak til flyttingen Elevarkiv Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Elevarkiv Rektor Balsfjord kommune Storsteinnes skole/sfo Navn, adresse, fødselsnummer, foresatte, opplysninger om

144 Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: livssyn, etnisk eller språklig bakgrunn, misbruk av rusmiddel i skoletiden, sykdom og helseforhold, disiplinære forhold i skoletiden, spesialpedagogiske tiltak o.l. Rektor, inspektør (fagleder), merkantil Klassevis i det fysiske arkivet, alfabetisk Fra 1981 til i dag. Fra 2004 elektronisk. Papir Rom adm.gangen 2. etasje. Arkivskap nedlåst, bare rektor, fagleder og merkantil har nøkkel til rommet der arkivskapet står. På skolen hos oss er det bare rektor, fagleder og merkantil som har tilgang til det elektronsike arkivet, ephorte, derfor må vi ha fysiske elevmapper som lærere og assistenter har tilgang til. Lærerne/assistentene får bare se de mappene som omhandler «deres» elever. Deponeres hos Interkommunalt arkiv 10 år etter siste kontakt Nei Original Ved overflytting til annen skole skal bare opplysninger som er nødvendige for elevens videre skolegang overføres. Med samtykke fra eleven og/eller foresatte kan andre sensitive opplysninger overføres. All overføring av informasjon skal skje i form av kopier. Ved overgang fra barne- til ungdomstrinn kan mappa følge eleven dersom skolen er den samme. Opplysninger om disiplinære forhold skal ikke overføres til ny skole såfremt ikke disiplinære forhold er årsak til flyttingen. Ephorte 5 Fronter

145 Wis skole Dato: Ivaretakelse av konfidensialitet: WIS skole er et elektronisk verktøy for skriving av klasselister, gruppelister, karakterer/karakterprotokoller, vitnemål o.l. IST inntaksprogram for SFO. Fronter er et elektronisk «sted» hvor lærerne legger inn dokumenter. Her kan også foresatte logge seg inn å se bl.a. ukeplaner for sine barn. De foresatte har sitt «rom». Det skal ikke ligge sensetive opplysninger her, men det ligger diverse maler som IOP, halvårsrapporter etc. Møtebøker FAU - møtebok Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: FAU - møtebok Rektor Balsfjord kommune Storsteinnes skole Innkallinger og referat fra møter (elektronisk). I papirprotokollene er det bare referat. Rektor, fagleder merkantil. Kronologisk protokoll + elektronisk sak i ephorte.

146 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Rom papir. Type: Kassasjonshjemmel: Det er to skrevne protokoller; 14/ / og 14/ / Det er litt overlapping papir/elektronisk for det er opprettet sak i ephorte juni Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Samarbeidsutvalget - SU - møtebok Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Samarbeidsutvalget - SU - møtebok Rektor Balsfjord kommune Storsteinnes skole Innkalling og referat møter. Rektor, fagleder, merkantil. Kronologisk protokoll Protokoll papir fom 22/ etter april 2004 elektronisk. Papir

147 Fysisk plassering: Rom Type: Kassasjonshjemmel: Det finnes en protokoll (papir) for tidsrommet 22. mars februar Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Lærerrådet Arkivserie: Lærerrådet Daglig ansvar: Rektor Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Storsteinnes skole Referat møter Tilgang for: Rektor, fagleder, merkantil. Ordning: Kronologisk protokoll Periode: 2/ / Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Rom

148 Type: Kassasjonshjemmel: Det finnes tre protokoller for tidsrommet 2. februar 1961 tom 8. november Lærerrådet har opphørt. Produsert i elektronisk system: Dato: Elevrådet Arkivserie: Elevrådet Daglig ansvar: Rektor v/kontaktlærer for elevrådet Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Storsteinnes skole Referat fra møter. Tilgang for: De som har tilgang til fronter. Ordning: Kronologisk i protokoller Periode: Fom 4/ / Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Rom Type:

149 Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Personalmapper Arkivserie: Personalmapper Daglig ansvar: Rektor Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Storsteinnes skole Tilsetting, lønn, personalsaker Tilgang for: Rektor og merkantil Ordning: Fødselsnummer Periode: Fom april 2004 Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Det finnes to skrevne protokoller for tiden 4. oktober 1972 tom 26. november Nå legges referat ut på Fronter der elevene har innloggingsmulighet. Fronter

150 Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Karakterprotokoller Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Karakterprotokoller Rektor, merkantil Balsfjord kommune Storsteinnes skole Karakterer, fravær Rektor, merkantil Kronologisk Fom 1999 vitnemål, fom skoleåret 2000/2001 alle karakterer Papir Rom i 2. etasje adm. fløy, brannsikker safe. WIS elektronisk. Alle karakterer registreres nå i WIS-skole. Det blir tatt backup på minnepenn som legges i brannsikker safe med jevne mellomrom.

151 Vitnemålskarakterprotokollene skrives ut på papir og legges i brannsikker safe. Alle avgangskarakterene rapporteres elektronisk gjennom "Vigo" til inntakskontoret hos Fylkesmannen i Troms. Før vi fikk WIS-vitnemål, dvs protokoller tom 1998, ble skrevet for hånd og ligger også i den brannsikre safen på skolen. Produsert i elektronisk system: Wis skole Dato: Klassedagbøker Arkivserie: Klassedagbøker Daglig ansvar: Kontaktlærer Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Storsteinnes skole Fravær Tilgang for: Klassens lærere og assistenter Ordning: Kronologisk, skoleår Periode: Fom skoleåret 1973/74 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Skolens arkiv - rom Type:

152 Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Sakarkiv Fraværet blir registrert i WIS-skole. I klassedagbøkene blir det registrert om det er gyldig/ugyldig fravær, forsentkomming etc. For ungdomstrinnet er fraværet spesifisert mer enn på barnetrinnet, dette fordi vitnemålene skal inneholde fravær for alle tre årene ( skoleår). Wis skole Arkivserie: Sakarkiv Daglig ansvar: Rektor Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Storsteinnes skole Alle saker som ikke går direkte på person. Tilgang for: Rektor, fagleder, merkantil. Ordning: K-koder Periode: Fom 2004 elektronisk, før denne tid på papir Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Rom og i adm.gang 2. etasje. Saker før april 2004.

153 Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Vi har gamle saksmapper i papir som er ordnet etter k-koder og tidligere i alle fall to forskjellige nr.system (felles for hele kommunen). Sentraladministrasjon rådhus Barnehageopptak Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Barnehageopptak Enhetsledere Balsfjord kommune Barnehager, IST administrator Opplysninger om barn og familie, søknader, opptak, plasseringer, ventelister o.l. Enhetsledere og IST administrator Fra 2011 og til i dag Elektronisk

154 Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: IST - Barnehage/SFO Dato: Fuglelia barnehage Møtebøker Avdeling/Personalmøter Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Avdeling/Personalmøter Styrer Balsfjord kommune Fuglelia barnehage Sakslister og referat

155 Tilgang for: For alle ansatte ved forespørsel Ordning: Periode: Fra oktober 2002 til i dag Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Innelåst i arkivskap på styrers kontor. Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Oppmøtebøker Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Oppmøtebøker Alle ansatte Balsfjord kommune Fuglelia barnehage Avkryssing for hvem som er tilstede Alle ansatte i barnehagen Kronologisk

156 Periode: Fra august 2012 til i dag Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Hylle på avdeling Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Samarbeidsutvalg møtebok Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Samarbeidsutvalg møtebok Styrer Balsfjord kommune Fuglelia barnehage Saksliste og referat fra SU møter Alle ved forespørsel Kronologisk Fra oktober 2008 til i dag

157 Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Pedagogisk ledermøte bok Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Pedagogisk ledermøte bok Pedagogisk leder Balsfjord kommune Fuglelia barnehage Saksliste og referat Styrer og pedagogisk leder Kronologisk Fra september 2011 til i dag Styrers kontor

158 Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Foreldremøter Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Foreldremøter Styrer Balsfjord kommune Fuglelia barnehage Innkallinger og referater Alle Kronologisk Fra 2005 til i dag Hylle på styrers kontor

159 Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Personalmapper Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Personalmapper Styrer Balsfjord kommune Fuglelia barnehage Arbeidskontrakter og referater fra diverse samtaler ol Styrer Alfabetisk Fra 2008 til i dag Papir Arkivskap på styrers kontor

160 Produsert i elektronisk Ephorte 5 system: Dato: Barnehagemapper Arkivserie: Barnehagemapper Daglig ansvar: Styrer Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Fuglelia barnehage Foreldresamtaler, observasjoner/skjema Tilgang for: Pedagogisk leder og styrer Ordning: Fødselsdato Periode: Fra januar 2009 til i dag Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Arkivskap på styrers kontor Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk Ephorte 5

161 system: IST - Barnehage/SFO Dato: Hamnvåg barnehage Opptak barnehage / SFO Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Opptak barnehage / SFO Enhetsleder Balsfjord kommune Hamnvåg barnehage Søknad om plass, tildelingsbrev, oppsigelse Enhetsleder - IST-ansvarlig Kronologisk (papir) (ephorte) (IST) Elektronisk Papirmappene i låsbart skap. Original

162 Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 IST - Barnehage/SFO Torunn Guleng Dato: Mapper på barnehagebarn Arkivserie: Mapper på barnehagebarn Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Sentralarkiv Henvisninger, utredninger, sakkyndige vurderinger, søknad om ekstra ressurs/spes.ped. ressurs, rapporter, referat fra ansvarsgruppmøter helseerklæringer, samtykkeskjema Tilgang for: Enhetsleder Ordning: Fødselsdato Periode: Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Papirarkivet fra i låsbart arkivskap Type: Original

163 Kassasjonshjemmel: Fram til 2004 i papirformat. Fra 2004 ble det ført elektronisk Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Torunn Guleng Dato: Klassifikasjon: Sensitiv Møtebøker Foreldremøter / foreldrerådsmøter Arkivserie: Foreldremøter / foreldrerådsmøter Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Hamnvåg barnehage Innkalling, referat Tilgang for: Personale, foreldre Ordning: Kronologisk Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Møteprotokoll i arkivskap, noe delvis i ephorte. Papirformat i perm på avdelingen

164 Type: Original Kassasjonshjemmel: Fra 2004 i ephorte Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Torunn Guleng Dato: Samarbeidsutvalg (SU) Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Samarbeidsutvalg (SU) Enhetsleder Balsfjord kommune Sentralarkiv Innkallinger, referat, høringsuttalelser SU-medlemmer, personale, foreldre Kronologisk (papir) fra 2004 i ephorte Papir Møteprotokoll fram til 2004 på kontor hos enhetsleder.

165 Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Personalmøter Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Personalmøter Enhetsleder Balsfjord kommune Hamnvåg barnehage Innkalling, referat Personalet Kronologisk (papir) fra 2004 i ephorte Papir Møteprotokoll fram til 2004 på enhetsleders kontor. Fra 2004 i ephorte Original

166 Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Torunn Guleng Dato: Laksvatn oppvekstsenter (barnehage) Sakarkiv Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Sakarkiv Rigmor Sjåberg Balsfjord kommune Laksvatn oppvekstsenter, barnehagen Saker som gjelder barnehage Administrasjon K-koder Årsperioder Papir Ett arkivskap/safe nær

167 Sakarkivet fins også elektronisk Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Barnehagemapper Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Barnehagemapper Rigmor Sjåberg og pedagogisk leder Balsfjord kommune Laksvatn oppvekstsenter, barnehage Opplysninger om barna Administrasjon og leder i barnehagen Alfabetisk Nåværende barn i nærarkiv Papir Et arkivskap/safe nær, og et fjernarkivskap for tidligere år/barn Fins også elektronisk. Når barnet begynner på skolen blir mappen overflyttet i elevarkiv.

168 IST - Barnehage/SFO Dato: Personalmapper Arkivserie: Personalmapper Daglig ansvar: Rigmor Sjåberg Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Laksvatn oppvekstsenter, barnehage Personalopplysninger Tilgang for: Administrasjonen Ordning: Alfabetisk Periode: Nåværende ansatte i nærarkiv Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Et arkivskap/safe nær og ett fjernarkivskap for tidligere år Type: Kassasjonshjemmel: Personalarkiv fins også elektronisk Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato:

169 Møtebøker Møteprotokoll Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Møteprotokoll Pedagogisk leder i barnehagen Balsfjord kommune Laksvatn oppvekstsenter, barnehage Møtereferater Ansatte i barnehagen Årsperioder Kontor i barnehagen

170 Dato: Malangseidet oppvekstsenter (barnehage) Barnemapper Arkivserie: Barnemapper Daglig ansvar: Fagleder Arkiv: Malangseidet oppvekstsenter Journalførende enhet: Malangseidet oppvekstsenter Kartlegginger, referat fra foreldresamtaler, sakkyndig vurdering, IOP, enkeltvedtak, referater fra ansvarsgruppemøter. Tilgang for: Enhetsleder, fagleder Ordning: Kronologisk Periode: Fra 2008 Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Ephorte. Arkivskap på kontoret i barnehagen. Type: Kassasjonshjemmel:

171 Kartleggingsskjemaer oppbevares i barnehagen. Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Personalmapper Arkivserie: Personalmapper Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Malangseidet oppvekstsenter Journalførende enhet: Malangseidet oppvekstsenter Kompetanse, kursbevis, personalsaker, referater Tilgang for: Enhetsleder Ordning: Alfabetisk Periode: Fra 2000 Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Ephorte, arkivskap på enhetsleders kontor. Type: Kassasjonshjemmel: Noe ligger i mappe i låsbart arkivskap. Produsert i elektronisk system: Ephorte 5

172 Dato: Møtebøker Møtebok for personalmøter Arkivserie: Møtebok for personalmøter Daglig ansvar: Fagleder Arkiv: Malangseidet oppvekstsenter Journalførende enhet: Malangseidet oppvekstsenter Referater Tilgang for: Ansatte i barnehagen Ordning: Kronologisk Periode: Fra 2005 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Arkivskap på kontoret i barnehagen. Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk

173 system: Dato: Møtebok for foreldremøter Arkivserie: Møtebok for foreldremøter Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Malangseidet oppvekstsenter Journalførende enhet: Malangseidet oppvekstsenter Referater Tilgang for: Ansatte Ordning: Kronologisk Periode: Fra 2005 Oppbevaringsmedium: Papir Arkivskap kontoret i barnehagen og på Fysisk plassering: enhetsleders kontor. Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system:

174 Dato: Møtebok for SU Arkivserie: Møtebok for SU Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Malangseidet oppvekstsenter Journalførende enhet: Malangseidet oppvekstsenter Referater Tilgang for: Enhetsleder Ordning: Kronologisk Periode: Fra 2005 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Arkivskap på enhetsleders kontor. Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Barnehagen har felles samarbeidsutvalg som skolen.

175 Dato: Mestervik barnehage Personalmapper Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Personalmapper Enhetsleder Balsfjord kommune Meistervik barnehage Informasjon om den enkelte ansatte, taushetserklæringer, merknad om godkjent politiattest, arbeidskontrakt o.l. Ansatte og enhetsleder Kronologisk Papir Låst skap på kontor

176 Produsert i elektronisk system: Dato: Barnehagemapper Arkivserie: Barnehagemapper Daglig ansvar: Ansatte Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Meistervik barnehage Opplysninger om barnet samt kartleggingsskjemaer (TRAS og Alle Med) Tilgang for: Ansatte Ordning: Alfabetisk Periode: 2013/2014 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Låst skap på kontor Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5

177 Dato: Møtebøker Personal- og planleggingsmøter Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk Personal- og planleggingsmøter Ansatte Balsfjord kommune Mestervik barnehage Referat fra planleggingsmøter Ansatte Kronologisk Fra 2010 til i dag Papir Hylle i personalrom

178 system: Dato: Foreldremøter Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Foreldremøter Enhetsleder Balsfjord kommune Mestervik barnehage Referat fra foreldremøter Ansatte og foreldre Kronologisk Fra 1991 til i dag Papir Hylle på personalrom

179 Dato: Ledermøter Arkivserie: Ledermøter Daglig ansvar: Enhetsleder og pedagogisk leder Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Meistervik barnehage Referater fra ledermøter Tilgang for: Ansatte Ordning: Kronologisk Periode: Fra 2004 til i dag Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Protokollbok i skap på kontor Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato:

180 Samarbeidsutvalgsmøter (SU) Arkivserie: Samarbeidsutvalgsmøter (SU) Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Meistervik barnehage Referater fra SU møter Tilgang for: Foreldre og ansatte Ordning: Kronologisk Periode: Fra 1984 og til i dag Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Protokollbok i skap på kontor Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato:

181 Foreldrerådsbok Arkivserie: Foreldrerådsbok Daglig ansvar: Ansatte Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Meistervik barnehage Referater fra foreldrerådsmøter Tilgang for: Ansatte og foreldre Ordning: Kronologisk Periode: Fra 2006 og til i dag Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Protokollbok i hylle på personalrom Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Oppmøtebøker

182 Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Timebok Oppmøtebøker Enhetsleder Balsfjord kommune Meistervik barnehage Oppmøteprotokoll for barn og personal Ansatte og enhetsleder Kronologisk Fra 2005 og til i dag Papir Protokollbok på avdeling Etter endt barnehageår oppbevares den i skap på kontor Arkivserie: Timebok

183 Daglig ansvar: Ansatte Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Meistervik barnehage Overtids/avspaseringstimer Tilgang for: Ansatte Ordning: Kronologisk Periode: Fra 1993 til i dag Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Protokollbok i hylle på personalrom Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Medarbeidersamtaler Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Medarbeidersamtaler Enhetslaeder Balsfjord kommune

184 Journalførende enhet: Meistervik barnehage Skriv fra hver merdarbeidersamtale Tilgang for: Den enkelte ansatte og enhetsleder Ordning: Kronologisk Periode: Fra 1997 til i dag Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Låst skap på kontor Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Nordkjosbotn barnehage Avdelingsbok Arkivserie: Avdelingsbok

185 Daglig ansvar: Pedagogisk leder og assistent Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Nordkjosbotn barnehage Frammøteprotokoll for barna, notater av ulike slag Tilgang for: Personalet Ordning: Barnehageår Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Aktiv bok ligger på basene. Tidligere bøker bortsettingsarkiv (loftet) Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Torunn Guleng Dato: Barnehagebok Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Barnehagebok Pedagogisk leder og assistenter Balsfjord kommune

186 Journalførende enhet: Nordkjosbotn barnehage Almanakk for å skrive inn avtaler, møter og notater. Brukes til dagbok, hva som er gjort i løpet av dagen Tilgang for: Personalet Ordning: Årlig Periode: Fra Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Aktiv bok befinner seg på basene. Tidligere utgaver bortsettingsarkiv (loftet) Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Torunn Guleng Dato: Mapper på barnehagebarn Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Mapper på barnehagebarn Enhetsleder og pedagogisk leder Balsfjord kommune Sentralarkiv

187 Observasjonsskjema, infomasjon og kontaktliste om barnet, foreldresamtaler, søknad om opptak Tilgang for: Personalet Ordning: Fødselsnummer Periode: Fra 2004 Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: I låsbart arkivskap Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 IST - Barnehage/SFO Torunn Guleng Dato: Klassifikasjon: Sensitiv Møtebøker Foreldremøter Arkivserie: Foreldremøter

188 Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Nordkjosbotn barnehage Referat fra møtene Tilgang for: Personalet, foreldre Ordning: Etter dato Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Låsbart arkivskap Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Torunn Guleng Dato: Samarbeidsutvalget (SU) Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Samarbeidsutvalget (SU) Enhetsleder Balsfjord kommune

189 Journalførende enhet: Nordkjosbotn barnehage Referat fra møtene Tilgang for: Personalet, foreldre Ordning: Etter dato Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Låsbart arkivskap Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Torunn Guleng Dato: Personalmøter Arkivserie: Personalmøter Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Nordkjosbotn barnehage Protokoll m/referat fra personalmøter /

190 planleggingsdag Tilgang for: Personalet Ordning: Etter dato Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: På personalrommet Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Torunn Guleng Dato: Avdelingsmøter/basemøter Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Avdelingsmøter/basemøter Pedagogisk leder Balsfjord kommune Nordkjosbotn barnehage Protokoll fra møtene Personalet

191 Ordning: Etter dato Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Oppbevares på personalrommet Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Torunn Guleng Dato: Pedagogisk ledermøte Arkivserie: Pedagogisk ledermøte Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Nordkjosbotn barnehage Protokoll med referat fra møtene Tilgang for: Personalet Ordning: Etter dato Periode:

192 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Oppbevares på personalrommet Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Torunn Guleng Dato: Skrållan barnehage Årsplaner (gamle) Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Årsplaner (gamle) Styrer Balsfjord kommune Skrållan barnehage Oversikt over barnehagens pedagogiske innhold Alle ansatte

193 Ordning: Årstall Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Arkivboks i skap på styrers kontor Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Torunn Guleng Dato: Avdelingsboka Arkivserie: Avdelingsboka Daglig ansvar: Styrer Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Skrållan barnehage Oversikt over oppmøte - barn Tilgang for: Alle ansatte Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Papir

194 Fysisk plassering: Type: Original Kassasjonshjemmel: I skap på styrers kontor. Aktiv bok oppbevares på avdeling Produsert i elektronisk system: Torunn Guleng Dato: Barnehagemapper Arkivserie: Barnehagemapper Daglig ansvar: Styrer Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Sentralarkiv Referat fra foreldresamtaler, info om barnet og observasjoner, rapporter og planer Tilgang for: Ansatte Ordning: Fødselsdato Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: I låsbart skap på styrers kontor. Fra april 2004 registrert i ephorte

195 Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Torunn Guleng Dato: Klassifikasjon: Sensitiv Møtebøker Foreldremøter Arkivserie: Foreldremøter Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Skrållan barnehage Referat fra foreldremøter Tilgang for: Ansatte og foreldre Ordning: Dato Periode: og

196 Oppbevaringsmedium: Papir I skap på styrers kontor. Aktiv bok i hylle på Fysisk plassering: kontor til styreren. Type: Kassasjonshjemmel: Fra 2011 også i ephorte Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Torunn Guleng Dato: Foreldrerådsmøter Arkivserie: Foreldrerådsmøter Daglig ansvar: Styrer Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Skrållan barnehage Referat fra foreldrerådsmøter Tilgang for: Ansatte og foreldre Ordning: Dato Periode: 2004 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: I skap på styrers kontor.

197 Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Torunn Guleng Dato: Samarbeidsutvalg Arkivserie: Samarbeidsutvalg Daglig ansvar: Styrer Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Skrållan barnehage Referat fra SU møter Tilgang for: Ansatte Ordning: Dato Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: I skap på styrers kontor

198 Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Torunn Guleng Dato: Personalmøter Arkivserie: Personalmøter Daglig ansvar: Styrer Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Skrållan barnehage Referat fra personalmøter Tilgang for: Ansatte Ordning: Dato Periode: 1989/ / /2013 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: I skap på styrers kontor. Aktiv bok står i hylle på styrers kontor. Type: Original Kassasjonshjemmel:

199 Produsert i elektronisk system: Dato: Storsteinnes barnehage Saksarkiv Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Saksarkiv Enhetsleder Balsfjord kommune Sentralt postmottak Diverse møteinnkallinger, personal-/foreldre/su, barnehagenettverk, info til foreldre, kontrakter vedrørende praksis diverse skoleelever. Personalet (papirarkivet) Kronologisk Fra 2004 til i dag Papir I permer i reol på kontoret

200 Type: Kassasjonshjemmel: Har både papir og elektroniske saksmapper Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Personalmapper Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Personalmapper Enhetsleder Balsfjord kommune Storsteinnes barnehage Personalsaker Enhetsleder Alfabetisk Papir Innelåst i arkiv på kontor

201 Gjelder permisjonssøknader, medarbeidersamtaler m.m. Elektronisk i ephorte fra Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Barnehagemapper Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Barnehagemapper Enhetsleder Balsfjord kommune Storsteinnes barnehage Saker vedrørende enkeltbarn (spes.ped, barnevern). TRAS- og ALLE MED-skjema samt foreldresamtalereferat. Enhetsleder Alfabetisk Fra 2004 og til i dag Papir TRAS, ALLE MED-skjema og foreldresamtalereferat på papir - i arkiv på kontoret.

202 Spesped og barnevernssaker i ephorte fra En del gamle mapper må ryddes og leveres til fjernarkiv. Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Møtebøker Personalmøter Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Personalmøter Enhetsleder Balsfjord kommune Storsteinnes barnehage Møtereferater Personalet Kronologisk Fra , 2006 til i dag Papir i arkiv, 2006 og til i dag på personalrom

203 Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Samarbeidsutvalgsmøter (SU) Referater i protokoll, saksliste i perm i reol på kontor (i ephorte fra 2005). I perioden august 2002 til august 2008, var Storsteinnes barnehage og Fuglelia barnehage slått samme til en enhet. Det ble stort sett avholdt felles personalmøter i den perioden, men også enkelte møter husvis. Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Samarbeidsutvalgsmøter (SU) Enhetsleder Balsfjord kommune Storsteinnes barnehage Møtereferat Personalet, SU-medlemmer og foreldre Kronologisk Fra 2000 til i dag Papir Arkiv kontor

204 Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Foreldre- rådsmøter Arkivserie: Foreldre- rådsmøter Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Storsteinnes barnehage Møtereferat Tilgang for: Personale og foreldre Ordning: Kronologisk Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Arkiv kontor Referat i protokoll, saksliste i perm i reol på kontor. Elektronisk innkalling/saksliste på ephorte f.o.m

205 Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Pedleder-/pedagogmøter Referat i protokoll, invitasjon/saksliste i perm i reol på kontoret. Elektronisk invitasjon/saksliste på ephorte fra Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Pedleder-/pedagogmøter Enhetsleder Balsfjord kommune Storsteinnes barnehage Møtereferat Personalet Kronologisk Fra 2000 til i dag Papir Personalrommet, saksliste i perm på kontoret.

206 Elektronisk saksliste på ephorte fra Storsteinnes barnehage og Fuglelia barnehage var slått sammen til en enhet fra august 2002 til august Protokollen inneholder referater både fra perioden før, under og etter denne tiden. Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Frammøtebøker Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Frammøtebøker Enhetsleder Balsfjord kommune Storsteinnes barnehage Navneliste over barn og personale, frammøteoversikt. Personale Kronologisk Fra 2005 til i dag Papir I hylle på avdeling for daglig bruk, eldre oppbevares i arkiv på kontoret.

207 Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Sentraladministrasjon rådhus Barnevern og helse Barnevern Intern fullstending journal (postlister), fagsystem barnevern Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Intern fullstending journal (postlister), fagsystem barnevern Barneverntjenesten Balsfjord kommune barnevern Barnevern

208 Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Klientarkiv, Lov om barneverntjenester Fullstendig utskrift av postjournal autoristert personale Saksnummer/registreringsnummer 4 år Papir Ringpermer Låsbart arkivrom Til bortsetting hvert 4.år Til arkivdepot etter 25 år Nei Kopi Visma Barnevern familia Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Klientarkiv, Lov om barneverntjenester Barnevernsleder og sekretær Balsfjord kommune Barneverntjenesten Saker etter lov om barnverntjenester, mappe på hvert barn.

209 Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Autoristert personale Fødseldato Kontinuerlig Papir Papir i låsbart arkivskap, kontor hos barnverntjenesten. Elektronisk på server på rådhuset, Nei Original Dato: All saksbehandling av klientsaker skal forgå i systemet Visma Familia, som kun er tilgjengelig for autoriserte brukere. Innkommen post i sak, utskrift av vedtak og andre juridisk bindende dokumenter skal alltid legges i klientmappa etter endt saksbehandlig. Visma Barnevern familia Klassifikasjon: Sensitiv Elektronisk postjournal, fagsystem barnevern Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Elektronisk postjournal, fagsystem barnevern Felleskontoret/ Barneverntjenesten Barneverntjenesten

210 Journalførende enhet: Sekretær Felleskontoret/Barneverntjenesten Fullstendig oversikt over inn- og utgående korrespodanse som gjelder brukere i barneverntjenesten Tilgang for: Autorisert personale Ordning: Saksnummer/registreringsnummer Periode: 1 år/4 ar Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Egen server på Rådhuset. Dobbelt arkiv, både elektronisk og papir.? Nei Type: Kopi Kassasjonshjemmel: Ukentlig utskrift av postliste med alle opplysninger. Daglig backup på magnetbånd oppbevares på Rådhuset Produsert i elektronisk system: Visma Barnevern familia Dato: Klassifikasjon: Sensitiv Frisklivssentralen

211 Klientarkiv Arkivserie: Klientarkiv Daglig ansvar: Ragna H. Gillebo Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Barnevern- og helsetjenesten Personalia, kartlegging vaner, tiltaksplan Tilgang for: Frisklivsveileder Ordning: Alfabetisk Periode: Fra Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Arkivskap på folkehelsekoordinators kontor Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Frisklivssentralen venter på å ta i bruk samme datasystem som legetjenesten. Materiell ligger i verktøykassen på hjemmesiden til helsedirektoratet.

212 Fysio- og ergoterapitjenesten Fysio- og ergoterapitjenesten Storsteinnes Personalmapper Arkivserie: Personalmapper Daglig ansvar: sjefs fysioterapeut Arkiv: Fysioterapeutenes felleskontor Journalførende enhet: Fysio/ergo Gamle personal mapper Tilgang for: Alle som jobber på avdelingen Ordning: alfabetisk Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Låst skap på fysio sitt felleskontor Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system:

213 Dato: Klientarkiv Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Klientarkiv sjefs fysioterapeuten Låst skap Fysio/ero Henvisninger Journalnoteter Inngående brev/epikriser Søknader hjelpmiddelsentralen Alle på fyio/ergo Alfabetisk siste fire år, og alle aktive Papir Fysioterapeutenes felleskontor Bortsetting arkivet i kjeller under BBS Nei Original Journal notater blir også ført elektronisk i Promed.

214 Produsert i elektronisk Pro Med Fysikalsk system: Dato: Møtebøker personalmøter Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk Møtebøker personalmøter Sjefs fysioterapeut Word dokument fellesområdet Fysio/ergo Referat fra personalmøter Alle som har tilgang til fysio/ergo sin fellesområde Kronologisk Elektronisk Nei Original

215 system: Dato: Fysio/ergo Meistervik klientarkiv Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: klientarkiv sjef fysioterapeut låst skap sjefs fysioterapeut henvisninger journalnotater inngående brev og epikriser søknad hjelpemiddelsentralen alle på fysio/ergo alfabetisk 4 år Papir Fysiotereputens kontor Malangstun kjeller etasjen

216 til bortsettingsarkiv i kjeller BBS Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Pro Med Fysikalsk Dato: Helsesøster Storsteinnes Helsestasjon Protokoller Fødselsprotokoll Arkivserie: Fødselsprotokoll

217 Daglig ansvar: Helsesekretær Arkiv: Helsestasjon Journalførende enhet: Helsestasjon Overiskt over fødte i Balsfjord kommune Tilgang for: Helsesøster Ordning: kronologisk Periode: August 1987 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Hylle på helsesekretær sitt kontor Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Protokoll flytting til /fra Arkivserie: Protokoll flytting til /fra

218 Daglig ansvar: Helsesekretær Arkiv: Flytting til/fra Journalførende enhet: Helsestasjon oversikt over flytting, barn i kommune Tilgang for: alle på helsestasjon Ordning: kronologisk Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Hylle på helsesekretær sitt kontor Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Morsarkiv

219 Morsarkiv Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Morsarkiv Helsesekretær Morsarkiv Helsestasjon Dødsmeldinger Helsesekretær dødsdato Elektronisk låst arkivskap på helesekretær sitt kontor Også i ephorte Arkiv i kjeller Nei Original Ephorte 5 Dato:

220 Helsekort Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Helsekort Helsesekretær, helsesøter Helsestasjon Helsestasjon helsekort for spebarn, skolebarn, barn til 18 år helsestøstre, helsesekretær alfabetisk sortert i 0-5 år, skolebarn dd Papir låsbart arkivskap helsestasjon Bruker dataprogram hs-pro Låst arkiv i kjeller bokser alfabetisk, skolevis Nei Original HS Pro - Helsesøster

221 Mestervik helsestasjon Helsekort Arkivserie: Helsekort Daglig ansvar: Helsesøster Arkiv: Mestervik helsestasjon Journalførende enhet: Mestervik helsestasjon Helseskort for spebarn, skolebarn, barn til 18 år. Tilgang for: Helsesøster Ordning: Alfabetisk sortert i 0-5 år, skolebarn Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Mestervik helsestasjon Mestervik helsestasjon Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato:

222 Protokoller Fødselsprotokoll Arkivserie: Fødselsprotokoll Daglig ansvar: Merkantil Arkiv: Mestervik helsestasjon Journalførende enhet: Storsteinnes helsestasjon Oversikt over fødte i Balsfjord Tilgang for: Helsesøster Ordning: Kronologisk Periode: Fram tom 2013 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Storsteinnes helsestasjon Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Fran til 2013 var det egen protokoll for de som tilhørte Mestervik helsestasjon. Fra 2014 føres alle i Balsfjord kommune i en protokoll. Produsert i elektronisk system: Dato:

223 Protokoll flytting til/fra Arkivserie: Protokoll flytting til/fra Daglig ansvar: Helsesøster Arkiv: Mestervik helsestasjon Journalførende enhet: Storsteinnes helsestasjon Oversikt over flytting, barn i kommunen. Tilgang for: Alle på helsestasjonen Ordning: Kronologisk Periode: Fram til 2013 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Storsteinnes helsestasjon Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Fram tom 2013 ble det ført egen protokoll for de som tilhørte Mestervik helsestasjon. Fra 2014 blir alle ført i samme protokoll på Storsteinnes helsestasjon. Produsert i elektronisk system: Dato:

224 Morsarkiv Arkivserie: Morsarkiv Daglig ansvar: Legesekretær Arkiv: Morsarkiv Journalførende enhet: Mestervik helsestasjon Dødsmeldinger Tilgang for: Ordning: Dødsdato Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Mestervik legekontor Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato:

225 Helsesøster Saksarkiv Arkivserie: Saksarkiv Daglig ansvar: kommunelege 1 Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: helse/barnevern Saksarkiv for kommunelegen Tilgang for: kommunelege 1 Ordning: Periode: 1996-dd Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Kommunelege 1 kontor Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato:

226 Helsesøster Pasientjournaler Arkivserie: Pasientjournaler Daglig ansvar: de som har tilgang til systemet Arkiv: Journalførende enhet: Storsteinnes legekontor Pasientjournaler Tilgang for: leger, helsesekretærer som har fått tilgang til systemet Ordning: alfabetisk Periode: 1980 Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Alt arkivmateriale før 1984 er overlevert til Statsarkivet. Alt etter 1984 skal leveres IKAT. Type: Original Kassasjonshjemmel: Papirjurnaler er arkivert innholdet dokumenter som ikker er elektroniske jounalen. Oppbevares i mellomlagringsarkiv. Ved nytt systemn konverteres opplysninger over til nytt system.

227 Sist i januar Produsert i elektronisk system: Infodoc Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Nei Sensitiv Barnevern og helse Barnevern og helse Helsesøster Arkivserie: Klientmapper Hjemmetjeneste Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Hjemmetjenesten malangstun Saker vedrørende klienten Tilgang for: Leder hjemmetjeneste Ordning: Alfabetisk Periode: Fra 2001

228 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Låsbart skap på hjemmetjeneste-kontor Når brukere dør, tas mappene ned i dødsarkivet. Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Visma Pleie og Omsorg - Profil Dato: Helsesøster Arkivserie: Vederlag Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Malangstun sykehjem Betaling for opphold, brukermappe Tilgang for: Kontormedarbeider Ordning: Alfabetisk i permer Periode: Fra 2004 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: 2 siste år på kontormedarbeider kontor. Eldre står i hylle på lagerrom i kjeller.

229 Legges på klientmappen når bruker dør. Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Visma Pleie og Omsorg - Profil Dato: Helsesøster Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Personalmapper Enhetsleder Balsfjord kommune Malangstun sykehjem Saker som omhandler den ansatte Enhetsleder og fagledere Alfabetisk Papir fra Fra 2004 elektronisk Papir Låsbart arkivskap på enhetsleders kontor.

230 Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Helsesøster Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Klientarkiv Enhetsleder Balsfjord kommune Malangstun sykehjem Søknader, journaler, vedtak, alt som omhandler klienten. Sykepleiere, autoriserte saksbehandlere Fødselsnr (objektkode) Aktive klienter Papir Låst journaltralle på medisinrom Malangstun Flyttes til dødsarkivet når de dør. Visma Pleie og Omsorg - Profil

231 Dato: Barnevern og helse Helsesøster Møtebøker Personal Arkivserie: Personal Daglig ansvar: enhetsleder Arkiv: Personal perm Journalførende enhet: Hjemmetjenesten Nordkjosbotn kopi av arbeidsavtaler, reiseregning mm Tilgang for: leder Ordning: alfabetisk Periode: 2000-

232 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: låsbart arkivskap på leders kontor bortsettingsarkiv Helsesenter Nei Type: Kassasjonshjemmel: Ansettelse for fast ansatte ligger i ephorte etter 2004 Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Pasientjournal Pasientjournal Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Pasientjournal alle i hjemmesykepleien Pasientjournal Hjemmetjenesten Nordkjosbotn Pasientopplysninger hjemmesykepleien alfabetisk

233 Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Journal skuffe på hjemmetjenesten sitt kontor (lar seg Fysisk plassering: ikke låse lengere) Døra til kontor er låsbar Arkiv kjeller helsesenter vider til bortsettingsarkiv Nei Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Klassifikasjon: Sensitiv Lovhjemmel: Helse og omsorgstjenesteloven 5-10 Arbeidslister Bruker elektronisk systen Visma pleie og omsorg -Profil Dette systemet kan Noark godkjennes, ved kjøp av tilleggs modul Visma Pleie og Omsorg - Profil Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Arbeidslister hjemmestjenesten arbeidslister

234 Journalførende enhet: hjemmetjenesten Nordkjosbotn Arbeidslister over oppdrag i hjemmetjenesten Tilgang for: hjemmetjenesten Ordning: kronologisk Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: i låsbat skap på leder kontor Ja Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Helsesøster Møtebøker

235 Personalmøter Arkivserie: Personalmøter Daglig ansvar: Enhetsleder Arkiv: Hjemmetjenesten Laksvatn Journalførende enhet: Hjemmetjenesten Laksvatn Referat fra personalmøter Tilgang for: hjemmetjenesten Laksvatn Ordning: kornologisk Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Hjemmetjenestens kontor Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Samarbeidsmøter

236 Arkivserie: Samarbeidsmøter Daglig ansvar: enhetsleder Arkiv: Hjemmetjenesten Laksvatn Journalførende enhet: Hjemmetjenesten Laksvatn Referat fra samarbeidsutvalget Tilgang for: alle Ordning: kronologisk Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Hjemmetjenestens kontor Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Nettverksmøter helse- og omsorg Arkivserie: Daglig ansvar: Nettverksmøter helse- og omsorg enhetsleder

237 Arkiv: Hjemmetjenesten Laksvatn Journalførende enhet: Hjemmetjenesten Laksvatn Referat fra nettverksmøter Tilgang for: alle i en periode Ordning: kronologisk Periode: Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Dagrapportbøker Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Dagrapportbøker enhetsleder Hjemmetjenesten Laksvatn Hjemmetjenesten Laksvatn

238 Dagrapportbøker brukes til arbeidsoppgaver som ikke står på ukeplanene. Hjemmesykepleien og hjemmehjelpene har seperate ukeplaner der det står hvilke pasienter som får hjelp hver dag. Og hvilke personale som er på jobb. Tilgang for: alle Ordning: kronologisk Periode: 1997 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: i arkivbokser på hjemmetjenestens kontor. Ja Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Pasientearkiv Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Pasientearkiv enhetsleder/sykepleierne Hjemmetjenesten Laksvatn

239 Journalførende enhet: Hjemmetjenesten Laksvatn Pasientopplysninger Tilgang for: alle har tilgang når pasienten er aktiv Ordning: Alfabetisk Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Låst skap på hjemmetjenestens kontor som er låst når ingen oppholder seg på kontoret. arkiv i kjeller på Helsesenter. Bortsettingsarkiv under BBS Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Bruker Profil idag. Er ikke Noark godkjent, da vi manger en modul. Når pasienter dør eller overføres institusjon låses mappe inn i journaltralle som bare sykepleiere har tilgang til. når mappene er ryddet, legges de i bokser som oversendes fjernarkivet på helsesenteret. Produsert i elektronisk system: Visma Pleie og Omsorg - Profil Dato:

240 Barnevern og helse Helsesøster Bula Arkivserie: Bula Daglig ansvar: Leder Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Psykisk helse, Rus og Rehabilitering Arkivmapper på aktivite og gjennomførte prosjekter av ungdommer tilknyttet Bulahuset. Kopier av søknader, tilsangsbrev, sluttrapporter og kopier av faktura til prosjektene. Tilgang for: Alle som har nøkkel til kontoret på Bula Ordning: Merkede mapper Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Arkivbokser med hengemapper. Fysisk plassering: Kontorskuff kontor på Bula. Kopi finnes i mapper på PC. Type: Original

241 Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Helsesøster Samarbeidsutvalget Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Samarbeidsutvalget enhetleder Balsfjord kommune Samarbeidsutvalget Møtereferat av samarbeidsutvalget samarbeidsutvalget kronologisk Papir På enhertsleders kontor

242 Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Klassifikasjon: Ikke-sensitiv Bry dæ Arkivserie: Bry dæ Daglig ansvar: enhetsleder Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: prosjekt Bry dæ referat fra bry dæ møter Tilgang for: alle i prosjekt Bry dæ Ordning: kronologisk Periode: 2010 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Prosjekt koordinator sitt kontor Type:

243 Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Klassifikasjon: Ikke-sensitiv Div prosjekt Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Div prosjekt enhetsleder Balsfjord kommun Psykisk helse, Rus og rehabilitering Referat og arbeidsdokument for prosjekter i enheten ansatte på enhetne kronologisk Papir Enhetsleder kontor Ja

244 Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Helsesøster Klientarkiv Arkivserie: Klientarkiv Daglig ansvar: Fagleder Arkiv: Sandbukt aktivitetssenter Journalførende enhet: Sandbukt aktivitetssenter Søknader, vedtak, div vedr. klinter Tilgang for: Ansatte på Sandbukt aktivitetsenter Ordning: Alfabetisk Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Låsbart skap på kontor Ved behov opphørt

245 Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk Visma Pleie og Omsorg - Profil system: Dato: Klassifikasjon: Sensitiv Møtebøker Arkivserie: Møtebøker Daglig ansvar: Fagleder Arkiv: Sandbukt aktivitetssenter Journalførende enhet: Psykisk helse, Rus og ReHabilitering Personalmøter Tilgang for: ansatte Sandbukt aktivitetssenter Ordning: kronologisk Periode: 1996 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: skap kontor

246 Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Klassifikasjon: Ikke-sensitiv Personal Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Personal Fagleder Sandbukt aktivitetssenter Psykisk helse, Rus og ReHabilitering Taushetserklæringer arbeidsavtaler delegasjonsmyndighet ansatte Sandbukt aktivitetssenter Papir

247 Ja Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Grunnlag for regnskap Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Grunnlag for regnskap Fagleder Sandbukt aktivitetssenter Paykisk helse, Rus og ReHabilitering faktura grunnlag egenandeler Kantinedrift ansatte Sandbukt aktivitetssenter Permer Papir Låsbart skap kontor Ja

248 Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk Agresso system: Dato: Klassifikasjon: Ikke-sensitiv Dagsrapport bøker Arkivserie: Dagsrapport bøker Daglig ansvar: Fagleder Arkiv: Sandbukt aktivitetssenter Journalførende enhet: Psykisk helse, Rus og ReHabilitering Bøker med dagsrutiner Tilgang for: ansatte Sandbukt aktivitetssenter Ordning: kronologisk Periode: 2006 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: kontor Nei Type: Original

249 Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Klassifikasjon: Sensitiv Helsesøster Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Elektronisk postjournal, fagsystem pleie og omsorg Enhetsleder pleie og omsorg sekretær Felleskontoret/ psykisk helse, rus og rehabilitering Fullverdig oversikt over inn- og utgående korrespodanse som gjelder brukere i psykiatrien, rus og rehabilitering. Klientjournal. Gjelder også tildelinger av TT-kort, ledsagerbevis. autorisert personale løpenummer/ saksnummer Elektronisk Server på Rådhuset Dobbelt arkiv, både elektronisk og papair.

250 Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Nei Dato: Ukentlig utskrift av postlister med alle opplysninger. Daglig backup på magnetbånd oppbevares på Rådhuset Visma Barnevern familia Klassifikasjon: Sensitiv Helsesøster Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Klientarkiv, psykisk helse Rus og rehabilitering Enhetsleder Felleskontoret Psykisk helse, rus og rehabilitering Journal Ansatte i psykisk helse, rus og rehab Alfabetisk Papir Låsbare skap på Felleskontoret Bortsettingsarkiv når de ikke vært aktive ca 1 år

251 Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Original Dato: Dokumenter blir skannet inn i Profil. Ikke Noark 5 godkjent, så orginal blir lagt i mappe. Visma Pleie og Omsorg - Profil Klassifikasjon: Sensitiv Barnevern og helse Helsesøster Møtebøker Personalmøter Arkivserie: Daglig ansvar: Personalmøter Fagleder

252 Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Roffa 1 Referat fra saker som er diskutert i møte Tilgang for: alle Ordning: Ligger etter årstall Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Hylle på kontor Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Klientmøter Arkivserie: Klientmøter Daglig ansvar: Miljøterapeut Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Roffa 1

253 Saker som gjelder bruker Tilgang for: alle Ordning: Fra årstall Periode: 2006 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Innelåst i skap på kontoret Type: Kassasjonshjemmel: I dag dokumenteres møter i brukerens elektroniske journal i Profil. Produsert i elektronisk system: Visma Pleie og Omsorg - Profil Dato: Terapeutmøter Arkivserie: Terapeutmøter Daglig ansvar: Miljøterapeut Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Roffa 1 Referater fra saker som diskuteres

254 Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: alle Kronologisk Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Elektronisk Lagret på disk: Fellse - helse - boligtjenesten funksjonshemmede - terapeutmøter Helsesøster Møtebøker

255 Personalmøter Arkivserie: Personalmøter Daglig ansvar: Fagleder Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Roffa Referat fra saker som er diskutert i møte Tilgang for: alle Ordning: Ligger etter årstall Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Hylle på kontor Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Klientmøter

256 Arkivserie: Klientmøter Daglig ansvar: Miljøterapeut Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Roffa Saker som gjelder bruker Tilgang for: alle Ordning: Fra årstall Periode: 2006 Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: I dag dokumenteres møter i brukerens elektroniske journal i Profil. Produsert i elektronisk system: Visma Pleie og Omsorg - Profil Dato: Terapeutmøter Arkivserie: Terapeutmøter

257 Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Klientarkiv Miljøterapeut Balsfjord kommune Roffa Referat fra saker som diskuteres alle Kronologisk Elektronisk Lagret på disk: Felles - helse - boligtjenesten funksjonshemmede - terapeutmøter Arkivserie: Daglig ansvar: Klientarkiv Leder, fagleder og terapeut

258 Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Roffa Daglige gjøremål og observasjoner dokumenteres. Tilgang for: Opplysninger er ulikt kodet for ulike profesjoner Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Visma Pleie og Omsorg - Profil Dato: Medarbeidersamtale Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Medarbeidersamtale Fagleder Balsfjord kommune Roffa

259 Dokumentasjon på handlingsplan Tilgang for: Nærmeste leder Ordning: Alfabetisk Periode: Siste år Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: I egen perm i låst skap Type: Kassasjonshjemmel: Siste plan arkiveres, utgåtte planer makuleres Produsert i elektronisk system: Dato: Helsesøster Møtebøker

260 Personalmøter Arkivserie: Personalmøter Daglig ansvar: Fagleder Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Midttun Referat fra saker som er diskutert i møte Tilgang for: alle Ordning: Ligger etter årstall Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Hylle på kontor Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Klientmøter

261 Arkivserie: Klientmøter Daglig ansvar: Miljøterapeut Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Midttun Saker som gjelder bruker Tilgang for: alle Ordning: Fra årstall Periode: 2006 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Innelåst i skap på kontoret Type: Kassasjonshjemmel: Nyere saker ligger elektronisk i Profil Produsert i elektronisk system: Visma Pleie og Omsorg - Profil Dato: Terapeutmøter Arkivserie: Daglig ansvar: Terapeutmøter Miljøterapeut

262 Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Klientarkiv Balsfjord kommune Balsfjord kommune Referat fra saker som diskuteres alle Kronologisk Elektronisk Lagret på disk: felles - helse - boligtjenesten funksjonshemmede - terapeutmøter Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Klientarkiv Leder, fagleder og terapeut Balsfjord kommune

263 Journalførende enhet: Midttun Daglige gjøremål og observasjoner dokumenteres Tilgang for: Opplysninger er ulikt kodet for ulike profesjoner Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Visma Pleie og Omsorg - Profil Dato: Medarbeidersamtale Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Medarbeidersamtale Fagleder Balsfjord kommune Midttun Dokumentasjon på handlingsplan

264 Tilgang for: Nærmeste leder Ordning: Alfabetisk Periode: Siste år Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Perm i låst skap. Type: Kassasjonshjemmel: Siste plan arkiveres, utgåtte planer makuleres. Produsert i elektronisk system: Dato: Helsesøster Møtebøker Personalmøter

265 Arkivserie: Personalmøter Daglig ansvar: leder Arkiv: Kirkeveien Journalførende enhet: Boligtilbud funksjonshemmede Referat fra saker som er diskutert i møte Tilgang for: alle Ordning: Etter årstall Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Hylle kontor Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Terapeutmøter Arkivserie: Daglig ansvar: Terapeutmøter Miljøterapeut

266 Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Fagledermøter Kirkeveien boligtjenesten funksjonhemmede Referat fra saker som diskuteres alle kronologisk Elektronisk Elektronisk. Arkivert på felles, helse, boligtjenesten funksjonhemmede Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Fagledermøter leder Kirkeveien

267 Journalførende enhet: boligtjenesten funksjonhemmede Referat fra saker som diskuteret Tilgang for: faglederne Ordning: kronologisk Periode: 2013 Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Ephorte Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Samarbeidsutvalget Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Samarbeidsutvalget leder Kirkeveien boligtjenesten funksjonhemmede Referat fra saker som tas opp

268 Tilgang for: alle Ordning: kronologisk Periode: Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Ephorte Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Klientmøter Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Klientmøter miljøterapeuter Kirkeveien boligtjenesten funksjonhemmede saker som gjelder bruker alle kronologisk

269 Periode: 2006 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Innelåst i skap Kjeller Helsesenter bortsettingsarkiv BBS Nei Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Personalmapper Personalmappe Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Personalmappe leder Kirkevien boligtjenesten funksjonhemmede Diverse som angår ansatte

270 Tilgang for: leder Ordning: alfabetisk etter dato i mappe Periode: Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Innlåst skap på kontor Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk Ephorte 5 system: Dato: Oppfølging sykemeldte Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Oppfølging sykemeldte leder Kirkeveien boligtjenesten funksjonhemmede Fravær, oppfølgingsplaner osv leder

271 Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: alfabetisk Papir innelåst skap kontoret Original Produsert i elektronisk Ephorte 5 system: Dato: Klient arkiv Noe er scannet i ephorte og noe er i perm på kontoret Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Klient arkiv leder, fagledere og terapeuter Kirkeveien boligtjenesten funksjonhemmede Daglige gjøremål og observasjoner dokumenteres Opplysninger er ulik kodet for ulik profesjon

272 Ordning: alfabetisk Periode: Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Server Nei Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Visma Pleie og Omsorg - Profil Dato: Klassifikasjon: Sensitiv Helsesøster Møtebøker Klientmøter Arkivserie: Klientmøter

273 Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Terapeutmøter Miljøterapeut Balsfjord kommune Barneboligen Saker som gjelder bruker Alle Kronologisk, fra årstall Fra 2006 til i dag Papir Innelåst i skap på kontor I dag dokumenteres møter i brukerens elektroniske journal i Profil Visma Pleie og Omsorg - Profil Arkivserie: Daglig ansvar: Terapeutmøter Miljøterapeut

274 Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Balsfjord kommune Barneboligen Referat fra saker som diskuteres Alle Kronologisk Elektronisk Produsert i elektronisk system: Dato: Personalmøter Arkivert på fellesområdet for helse, boligtjenesten for funksjonshemmede Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Personalmøter Fagleder Balsfjord kommune

275 Journalførende enhet: Barneboligen Referat fra saker som er diskutert i møte Tilgang for: Alle Ordning: Kronologisk Periode: Fra 2002 til i dag Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Hylle på kontor Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Medarbeidersamtale Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Medarbeidersamtale Fagleder Balsfjord kommune Barneboligen Dokumentasjon på handlingsplan

276 Tilgang for: Nærmeste leder Ordning: Alfabetisk Periode: Siste år. Siste plan arkiveres, utgåtte planer makuleres. Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Perm i låst skap. Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Klientarkiv Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Klientarkiv Leder, fagleder og terapeut Balsfjord kommune Barneboligen Daglige gjøremål og observasjoner dokumenteres. Opplysninger er ulikt kodet for ulike profesjoner.

277 Periode: Oppbevaringsmedium: Elektronisk Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Visma Pleie og Omsorg - Profil Dato: Sentraladministrasjon rådhus Sentraladministrasjon rådhus Barnevern og helse Arkivserie: Daglig ansvar: Vedtak

278 Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: NAV Vedtak sosialklienter, permer Tilgang for: Ordning: Periode: Siste 2-3 år Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Låst arkivrom, NAV Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Barnevern og helse Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Klientmapper Balsfjord kommune NAV Opplysninger om klienter

279 Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Barnevern og helse Papir Låst arkivrom, NAV. Ligger i tillegg registrert i Visma Velferd. Klientmapper for aktive siste år og avslutta tidligere år. Står i arkivbokser. Visma Velferd Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Refusjonskrav Balsfjord kommune NAV Refusjonskrav

280 Ordning: Periode: Fra 2007 til i dag Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Arkivrom NAV Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Visma Velferd Dato: Barnevern og helse Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Anvisninger Balsfjord kommune NAV Anvisningspermer Papir

281 Fysisk plassering: Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Barnevern og helse Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Postlister Balsfjord kommune NAV Utskrift av postjournal Fra 2010 til i dag Papir

282 Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Visma Velferd Dato: Sentraladministrasjon rådhus Barnevern og helse Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Personalmapper Sekretær Balsfjord kommune PPT Søknader og tjenesteattester. Søknader om permisjoner av kortere varighet. Ansatte hos PPT. Papir Låst arkivskap inne på låst arkiv/kopirom. Nøkkel oppbevares av sekretær.

283 Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Ephorte 5 Dato: Barnevern og helse PPT bruker ikke ephorte, men personalmappene ligger i ephorte under kommunalsjef oppvekst. Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Klientmapper Sekretær Balsfjord kommune PPT Henvisninger, rapporter, sakkyndige vurderinger, referater o.l. Ansatte hos PPT Fødselsnummer Siste 5 år Papir Låst skap i låst arkiv/kopirom. Nøkkel oppbevares hos sekretær.

284 Type: Kassasjonshjemmel: Ephorte 5 Produsert i elektronisk system: HK data Dato: Barnevern og helse Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Tilgang for: Ordning: Periode: Oppbevaringsmedium: Fysisk plassering: Type: Møtebøker Sekretær Balsfjord kommune PPT Mandagsmøter, fordeling av saker, drøftinger mellom ansatte. Avtalebok for ansatte - herunder booking av tjenestebil. Ansatte hos PPT Kronologisk Fra tidlig 80-tall til i dag. Papir Låst arkiv/kopirom.

285 Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Elektroniske system Aktive systemer Ephorte 5 Systemnavn: Ephorte 5 Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Balsfjord kommunalteknikk Barnehager Elektronisk postjournal Elevarkiv

286 Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Grunnskolen og voksenopplæringen. Helse, omsorg og barnevern Kulturskole og bibliotek Morsarkiv Møtebok - Klagenemnda Møtebok - Skattetakstnemnda Møtebok - Valgstyret Offentlig avgrenset journal (postliste) Sentraladministrasjon rådhus System for sak og journalføring. Postjournal og saksbehandling generelt. Fagområde: Administrasjonen. Sakstyper: Postjournal og saksbehandling generelt. Korrespondanse - inngående, utgående og interne dokumenter. Systemet tar vare på historiske opplysninger i den aktive databasen. Noe av informasjonen finnes på papir, og noe finnes ikke. Interne notat og utgående brev/korrespondanse er ikke tatt ut på papir. Balsfjord kommune Administrasjon, saksbehandlere IT IT Ephorma Evry Tekniske data

287 Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Versjon 5 tatt i bruk juni Tidligere versjon ephorte 4. Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv KomTek Systemnavn: KomTek Tatt i bruk:

288 Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Balsfjord kommunalteknikk Møtebok - Klagenemnda Møtebok - Skattetakstnemnda Fagområder: Kunderegister, fakturering. Systemet brukes ikke til registrering av korrespondanse. Systemet tar vare på historiske opplysninger som er oppbevart i den aktive basen. Informasjon finnes ikke i sin helhet på papir. Balsfjord kommune kommunalteknikk, eiendomsskatt, brann IT IT Norkart Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Server

289 Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Ikke-sensitiv Agresso Systemnavn: Agresso Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Sentraladministrasjon rådhus Annet interadministrativt system.

290 Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Fagområde: Økonomikontoret. Sakstyper: budsjett og regnskap, lønn, fakturering. Systemet tar vare på historiske data i den aktive databasen. Informasjon finnes ikke i sin helhet på papir. Spesifisert hovedbok og reskontro tas ikke ut på papir. Balsfjord kommune Økonomi IT IT Konvertert fra Libro. Ergo Ephorma Roar Wensell Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Hjemmel: Server Ja

291 Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Pro Med Fysikalsk Systemnavn: Pro Med Fysikalsk Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Fysio- og ergoterapitjenesten Helse, omsorg og barnevern Fagområde: Fysio- og ergoterapitjenesten. Sakstyper: Fysioterapi, hjelpemidler, ergoterapi. Systemet brukes til registrering av korrespondanse, inngående, utgående og internt. Systemet tar vare på historiske opplysninger i den aktive databasen. Informasjonen finnes i sin helhet på papir.

292 Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Balsfjord kommune Ergo- og fysioterapi IT IT Programvareforlaget AS Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Ja

293 Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Visma Barnevern familia Systemnavn: Visma Barnevern familia Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Klientarkiv, Lov om barneverntjenester Fagsystem som oppdateres av kommunen. Fagområde: Barnevern, saksbehandling innen offentlig barnevern.. Sakstyper: Klientbehandling. Korrespondanse - inngående, utgående og interne dokumenter. Systemet tar vare på historiske opplysninger i den aktive databasen. Informasjonen finnes i sin helhet på papir. Balsfjord kommune Barnevern IT IT Konvertert fra BvPro.

294 Leverandør/kontaktperson: Visma Unique AS Ble foretatt en stor oppdatering i desember Aktive mapper konverteret over. November 2013 begynte vi å skanne inn dokumt i systemet. Informasjonen ligger i sin helhet på papir i tillegg. Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Nei Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato:

295 Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Visma Pleie og Omsorg - Profil Systemnavn: Visma Pleie og Omsorg - Profil Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Balsfjord sykehjem Barnevern og helse Botilbud funksjonshemmede Hjemmetjenesten Balsfjord Omsorgstjenesten Malangen Fagsystem som oppdateres av kommunen. Fagområder: Pleie og omsorgstjenester både i og utenfor institusjoner, sykehjemmet. Sakstyper: Hjemmehjelp, bolig funksjonshemmede, saksbehandling etter kap. 4 i sosialtjenesteloven: omsorg, st.kont, avlastning, pers.ansv, saksbehandling enkeltvedtak, aldershjem. Korrespondanse - inngående, utgående, interne dokumenter. Historiske opplysninger tas vare på i den aktive databasen. Informasjonen finnes delvis på papir. Brukermappa tas ikke ut på papir. Balsfjord kommune

296 Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Pleie og Omsorg IT IT Visma Unique AS Systemet er ikke godkjent som arkivsystem ihht noark5. Det bør oppgraderes med en ny modul for å få dette godkjent snarest. Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Ja

297 Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv HS Pro - Helsesøster Systemnavn: HS Pro - Helsesøster Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Helse, omsorg og barnevern Helsesøster Fagsystem oppdatert av kommunen. Fagområder: Helsesøstertjenesten. Sakstyper: Journaler 0-6 år, kontroll av spedbarn og skoleelever. Korrespondanse - inngående, utgående og interne dokumenter. Systemet tar vare på historiske opplysninger i den aktive basen. Informasjonen finnes i sin helhet på papir. Informasjon om vaksiner tas ikke ut på papir. Balsfjord kommune Helsesøstertjenesten IT IT

298 Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Hiadata. Hiadata ble en del av Visma Unique AS 1. mai Lisa Friborg Korrespondanse inngående, utgående og interne dokumenter. Systemet tar vare på historiske oplysninger i den aktive basen. Informasjon om vaksinasjoner tas ikke ut på papir. Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato:

299 Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Wis skole Systemnavn: Wis skole Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Elevarkiv Grunnskolen og voksenopplæringen. Karakterprotokoller Karakterprotokoller Klasselister Laksvatn oppvekstsenter (Skole) Malangseidet oppvekstsenter (Skole) Nordkjosbotn skole Sand skole Storsteinnes skole/sfo Klasselister, personallister, gruppelister, karakterer, vitnemål. Sand skole, Storsteinnes skole, Nordkjosbotn skole og Laksvatn oppvekstsenter Ungdomsskolene Hver enkelte skole

300 Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Hver enkelte skole Waade Information System AS Egen lisens til hver skole Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato:

301 Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv IST - Barnehage/SFO Systemnavn: IST - Barnehage/SFO Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Barnehager Fuglelia barnehage Grunnskolen og voksenopplæringen. Hamnvåg barnehage Laksvatn oppvekstsenter (Skole) Laksvatn oppvekstsenter (barnehage) Malangseidet oppvekstsenter (Skole) Malangseidet oppvekstsenter (barnehage) Mestervik barnehage Nordkjosbotn barnehage Nordkjosbotn skole Sand skole Skrållan barnehage Storsteinnes barnehage Storsteinnes skole/sfo Søknader og svar om barnehageplass/sfo, ventelister

302 Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Balsfjord kommune Alle barnehager og skoler med SFO ST- it for educatin Superbrukere, brukere ved barnehage og SFO Agresso - faktura sendes fra økonomikontoret IST - it for education Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Ja

303 Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Kvalitetslosen Systemnavn: Kvalitetslosen Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Dokumentbase, melde og behandle avvik. Avviksarkiv. Balsfjord kommune Alle ansatte i kommunen IT Brukergruppa Kvalitetslosen AS Tekniske data

304 Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Fronter Systemnavn: Fronter Tatt i bruk:

305 Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Elevarkiv Grunnskolen og voksenopplæringen. Klassedagbøker Møtebok FAU Møtebok for samarbeidsutvalget/skolemiljøutvalg Elevrom, ukeplaner, fravær, IUP Balsfjord kommune Undervisningspersonell, foresatte, elever. Balsfjord kommune/ibis IKT Tromsø Fronteransvarlig på hver skole Ibis IKT Tromsø, Bjørn Hansen Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon:

306 Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Norkap Systemnavn: Norkap Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Landbruk

307 Brukergruppe: Landbruk Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Versjon 6.17a Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato:

308 Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Ikke-sensitiv Visma Velferd Systemnavn: Visma Velferd Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: NAV Lokalt Fagsystem som oppdateres av kommunen. Fagområder: Sosialkontoret. Sakstyper: Sosialklienter. Korrespondanse - inngående, utgående og interne dokumenter. Visma Unique Byttet ut med Humanus sosial. Humanus konvertert til Visma Velferd.

309 Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Min vakt

310 Systemnavn: Min vakt Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Turnus for helse og omsorg Triangel Hele og omsorg Cecilie Ingebrigtsen Cecilie Ingebrigtsen Agresso Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: web

311 Avlevering Nei Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Infodoc Systemnavn: Infodoc Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Helsesøster Lege Pasientjournaler Journaler

312 Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: IT Infodoc Konvertert fra Profdoc WinMed. Data overført. Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Ja

313 Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv HK data Systemnavn: HK data Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Brukes av PPT. Postjournal, avtalebok, klientarkiv, bibliotek, instanser, sakarkiv, systemarbeid, eks. gjeldende skole eller klasse. PPT Daglig leder PPT Balsfjord kommune

314 Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv

315 Avsluttete systemer Humanus Sosial Systemnavn: Humanus Sosial Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: NAV Lokalt Fagsystem som oppdateres av kommunen. Fagområder: Sosialkontoret. Sakstyper: Sosialklienter. Korrespondanse - inngående, utgående og interne dokumenter. Systemet tar vare på historiske opplysninger i den aktive basen. Informasjonen finnes i sin helhet på papir. Balsfjord kommune NAV, Sosialkontor IT IT Visma Unique AS Anne Lise Muan, NAV Korrespondanse inngående, utgående og interne dokumenter. Systemet tar vare på historiske opplysninger i den aktive basen.

316 Kovertert fra WinSos. Konvertert til Visma Velferd i Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Ja

317 Klassifikasjon: Sensitiv Unique sak arkiv Systemnavn: Unique sak arkiv Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Sentraladministrasjon rådhus Postjournal Arkivtjeneste Unique sak arkiv ble byttet ut med ForumWinsak Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering:

318 Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv ForumWinsak Systemnavn: ForumWinsak Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data

319 Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Sentraladministrasjon rådhus Postjournal. Journalføring av inngående brev og saksbehandling, word-filer av utgående brev og interne dokumenter. Korrespondanse innen kommunens forvaltning. Systemet tar ikke vare på historiske data. Informasjonen finnes i sin helhet på papir. Arkivtjeneste og saksbehandlere Ergo Ephorma ForumWinsak ble byttet ut med Ephorte Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Versjon Avlevering Hjemmel: Ja

320 Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv ProfDoc WinMed Systemnavn: ProfDoc WinMed Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Barnevern og helse Helse, omsorg og barnevern Lege Fagsystem for bruk innen legetjenesten. Timebestilling, pasientjournal, prøvesvar, korrespondanse med UNN. Inngående, utgående og interne dokumenter. Systemet tar vare på historiske opplysninger, historiske data er lagret i den aktive databasen. Informasjonen finnes ikke i sin helhet på papir.

321 Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Legetjenesten ProfDoc Norge AS Versjon 2.4. Data er overført til nytt system Infodoc. Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Ja

322 Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv WG-Innsyn Systemnavn: WG-Innsyn Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Sentraladministrasjon rådhus Annet interadministrativt system. Fagområder: Oppmåling - Næring og forvaltningsservice. Sakstyper: Oppmåling og tilskudd i jordbruket. Systemet tar ikke var på historiske opplysninger. Informasjon finnes ikke i sin helhet på papir. Plan og næring Norkart Geoservice

323 Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Ikke-sensitiv

324 Libro Regnskap Systemnavn: Libro Regnskap Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Sentraladministrasjon rådhus Annet interadministrativt system. Fagområder: økonomikontoret. Sakstyper: kommunens budsjett og regnskap. Systemet brukes ikke til registrering av korrespondanse. Tar vare på historiske opplysninger i aktiv database. Informasjonen finnes ikke i sin helhet på papir. Ikke tatt ut hovedbok eller spesifisert reskontro. Økonomikontoret Ephorma Tekniske data Databaseplattform:

325 Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Ble erstattet av Agresso i Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Libro Fakturering Systemnavn: Libro Fakturering Tatt i bruk: Avsluttet dato:

326 Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Sentraladministrasjon rådhus Interadministrativt system. Fagområde: Økonomikontoret. Sakstyper: fakturering, kommunale tjenester og avgifter. Korrespondanse registreres ikke. Systemet tar vare på historiske opplysninger i den aktive basen. Informasjon finnes i sin helhet på papir. Kundespesifisert data tas ikke ut. Økonomikontoret Ephorma Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon:

327 Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Libro Lønn Systemnavn: Libro Lønn Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Sentraladministrasjon rådhus Annet interadministrativt system. Fagområde: Lønn

328 Sakstyper: Lønn ansatte, fravær, refusjoner, pensjon ansatte. Systemet registrerer ikke korrespondanse. Systemet tar vare på historiske opplysninger i aktiv database. Informasjon finnes i sin helhet på papir. Lisensinnehaver: Brukergruppe: Økonomikontoret, lønn Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Konvertert til Agresso i Leverandør/kontaktperson: Ephorma Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Hjemmel: Tabelluttrekk: Ja

329 Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Ajour Systemnavn: Ajour Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Sentraladministrasjon rådhus Fagsystem oppdatert av andre enn kommunen. Fagområder: Landbrukskontoret for saker innen landbruk, jordlov, konsesjonslov, skogbrukslov. Sakstyper: Fradeling, konsesjonssaker, reguleringsplaner, forpaktningsavtaler. Systemet registrerer ikke korrespondanse Systemet tar ikke vare å historiske opplysninger. Informasjonen finnes i sin helhet på papir.

330 Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Landbrukskontoret FM Statens Landbruksforvaltning Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Ja

331 Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Ikke-sensitiv Innfordring - skatt 2000 Systemnavn: Innfordring - skatt 2000 Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Sentraladministrasjon rådhus Annet interadministrativt system. Fagområde: skatt. Sakstyper: skatterestanse. Systemet brukes til registrering av korrespondanse og interndokumenter. Systemet tar vare på historiske opplysninger i den aktive basen. Informasjonen finnes ikke i sin helhet på papir. Saksbehandlingen vedrørende innhenting blir ikke tatt ut på papir. Skatt

332 Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato:

333 Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Skatteutvalget Systemnavn: Skatteutvalget Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Sentraladministrasjon rådhus Fagsystem oppdatert av andre enn kommunen. Fagområde: økonomikontoret. Sakstyper: ettergivelse av skatt. Systemet brukes til registrering av korrespondanse, inngående og utgående post. Systemet tar vare på historiske opplysninger i den aktive databasen. Informasjon finnes i sin helhet på papir. Skatt IBM

334 Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Libro Økonomi

335 Systemnavn: Libro Økonomi Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Økonomi Lisensinnehaver: Brukergruppe: Økonomikontoret Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Ephorma Versjon 2.04 Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon:

336 Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Ikke-sensitiv VG lan Systemnavn: VG lan Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe:

337 Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato:

338 Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Gprog byggeledelse Systemnavn: Gprog byggeledelse Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat:

339 Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Gjødselsplanlegging Systemnavn: Gjødselsplanlegging Tatt i bruk: Avsluttet dato:

340 Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Hjemmel: Tabelluttrekk: Ja

341 Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Infosys Systemnavn: Infosys Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson:

342 Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv

343 Normix Systemnavn: Normix Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon:

344 Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Avling Systemnavn: Avling Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler:

345 Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Ja

346 Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Jordregister Systemnavn: Jordregister Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Tekniske data

347 Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Skogkultur Systemnavn: Skogkultur Tatt i bruk:

348 Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja

349 Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Multiplan Systemnavn: Multiplan Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig:

350 Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato:

351 Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Balsfjordsystemet - lege Systemnavn: Balsfjordsystemet - lege Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Lege Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat:

352 Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Unique lønn Systemnavn: Unique lønn Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data

353 Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Lønnsmapper Lønn Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Hjemmel: Tabelluttrekk: Ja

354 Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Unique personal Systemnavn: Unique personal Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Personalarkiv (arkivdel Personal) Personalmapper

355 Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv

356 Unique økonomi Systemnavn: Unique økonomi Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Regnskapsbilag Budsjett, regnskap, fakturering, inn/ut lån, LTB Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon:

357 Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Notis wp tekstbehandler Systemnavn: Notis wp tekstbehandler Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Postjournaler Sentraladministrasjon rådhus

358 Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Ja

359 Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Oskar sosial Systemnavn: Oskar sosial Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Helse, omsorg og barnevern Sosial var tidligere under Helse og sosial, i dag ligger det under NAV

360 Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Marthe - barnevern

361 Systemnavn: Marthe - barnevern Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Barnevern og helse Barnevern Saksbehandling Postlister It - konsulent It - konsulent Alle dokumenter i papirform ligger i mappe på klienter. Postliste skrevet ut. Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon:

362 Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Allianse økonomi og faktura Systemnavn: Allianse økonomi og faktura Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Regnskapsbilag

363 Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Ja

364 Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Allianse WinSos Systemnavn: Allianse WinSos Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Sosial - NAV Konvertert til Humanus sosial. Tekniske data

365 Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Allianse BvPro Systemnavn: Allianse BvPro

366 Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Barnevern Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig: Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Konvertert til Visma Familia i Leverandør/kontaktperson: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering

367 Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato: Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Allianse Gerix Systemnavn: Allianse Gerix Tatt i bruk: Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Lisensinnehaver: Brukergruppe: Systemansvarlig:

368 Driftansvarlig: Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: Tekniske data Databaseplattform: Produksjonsformat: Arkivformat: Lokalisering/Plassering: Systemdokumentasjon: Brukerdokumentasjon: Avlevering Ja Hjemmel: Tabelluttrekk: Metadata: Dato:

369 Meldeplikt: Klassifikasjon: Ja Sensitiv Daglig arkiv Oversikt over fysiske arkiv og lokalisering. Helsesenteret 2.etg Barnevern Helsesenter 2. etg. gang Hengeskap: Klientenmapper arkivert i hengemapper, etter fødselsdato Hylle 1: Permer med fosterforeldre og avlastere A-Å Permer med tilsynsfører A-Å Hylle 2: Permer med rapporter fra Fylkesmannen Permer med vedtak 2008 til dags dato Helsesenteret 2. etg. barnevern kontor Aktive klintmapper er arkivert i låsbare skap på hver enkelt saksbehandler kontor

370 Helsesenter 2. etg. Felleskontor Helsesenter 2.etg Felleskontoret Seksjon 20: Skuffe1: Støttekontaktmapper pr bruker A-J Skuffe 2: Støttekontaktmapper pr bruker K-Å Prosjekt funksjonshemmede Ledsagerbevis pr bruker A-Å Skuff 3: Vederlag beboere BBS Etteroppgjør BBS Skuff 4: Skap 19: Postjournal Profil fra 2011

371 Skap 18: Saksarkiv Skap 14: Bolig Balsfjord bo-. og service senter Skap 13: Skuff 1: Omsorgslønn Skuff 2: Saksarkiv Skuff 3: saksarkiv Skap 12: Klientarkiv Skap 11:

372 Klientarkiv Skap 10: Klientarkiv Parkeringskort Transporttjeneste kort Frisklivssentralen Skap: Klientarkiv Malangstun Legekontor ekspedisjon 3 skap: Aktive pasientjournaler Legekontor gang Arkivskap: Journaler døde Kontor hjemmetjeneste

373 Skap: Aktive klienter - hjemmebrukere - fra 2011 Kontor enhetsleder Arkivskap: Aktive personalmapper - fra 1988 Balsfjord bo- og servicesenter Kontor enhetsleder I skap: Oppfølgingsplaner sykemeldte Taushetserklæringer Vaktrom korttidsavdeling Arkivskap: Journaler for langtidspasienter, korttidspasienter og utskrevne pasienter Kontor fagleder skjermet avdeling Arkivskap:

374 Journaler til alle på avdelingen En del ligger også i Profil Kontor til fagleder på boavdelingen Arkivskap: Journaler til alle på avdelingen En del ligger også i Profil Kontor fagleder hjemmetjenesten Skap: Evabøker Protokoller Arkivskap: Ikke aktive brukere Personalmapper Sakarkiv diverse Vedtak på tjenester til brukere (skrevet ut fra Profil) Vaktrom hjemmetjenesten Arkivtralle:

375 Aktive brukere NAV Arkivrom Hylle på arkivrom: Vedtakspermer for 2-3 år Anvisningspermer Refusjonskrav fra 2007 Klientmapper aktive siste år Klientmapper i bokser Klientmapper avslutta tidligere år Postlister i permer fra 2010 til i dag PPT Arkiv- og kopirom Låsbare arkivskap: Klientmapper Personalmapper Møtebok Avtalebok for ansatte Rådhus Arkivet er fullelektronisk, men enkelte ting som regnskapsbilag samles i permer.

376 Hvelvet 1. etg Regnskapsbilag fra 2011 til i dag Regnskapsbilag VAR fra 2008 Regnskapsbøker fra Kommunestyreprotokoler fra Generalutskrifter fra Avtalepermer nr 1-13 fra 2005 til i dag Avtaler kommunale vannverk Gårds- og bruksnummer arkiv - Næring Byggesaker fra 1980 til i dag - er under digitalisering fra 1. september 2014 Delesaker fra 1980 til i dag Landbrukssaker fra 1980 til i dag Oppmålingssaker fra 1980 til i dag Plansaker fra 1980 til i dag Biblioteket Bortsettingsarkiv Rådhus Fjernarkiv, kjeller Magasin 1

377 Fag 1: Hylle 4: Fotoarkiv Hylle 5: Arkiv teknisk, detaljplan, kart Hylle 6: Klientmapper sosial Støttekontakt Kontrollutvalg saksarkiv Hylle 7: Arkivnøkler Fag 2: Hylle 1: Budsjett 1990 Budsjettsaker Skolestyresaker Malangen kommune Jordstyreprotokoll Hylle 2:

378 Kulturstyre Utskrift kulturstyre Hylle 3: Kulturutvalg Barnehagenemnda Hylle 4: Kultur og oppvekst møtebøker Arbeids- og miljøutvalg Skolestyre møtebøker Administrasjonsutvalget Hovedstyre miljøvern Hylle 5: Administrasjonsutvalg Ansettelsesutvalg Eldreråd innkalling Regnskap/saksmappe Barnehagens venner 1984 Hylle 6: Tiltaksnemnda utskrift Lønns- og finansutvalget Hovedstyre helse og omsorg Flyktningekomite protokoll 1990 Byggeherreregnskap Byggekomite protokoll

379 Brannprotokoll Utvalg miljøundersøkelse Heimstell og forbrukernemnd protokoll Innland fiskenemnd Hylle 7: Kopibøker Tennes skole Lærerrådsprotokoll Tennes skole Karakterprotokoll Tennes skole Foreldreråd Tennes skole Journal inng. Tennes skole Samarbeidsutvalget Tennes skole Storsteinnes ungdomsklubb Europa regnskapsprotokoll Fag 3: Hylle 1: Friluftsnemnda, friluftsplan 1983 Friluftsnemnda, protokoll og hovedutskrift Møteprotokoll hovedutvalg kultur 1988 Bygningsrådet Teknisk utvalg protokoll Bygderåd protokoll Bygdenemnda Kommuneplanutvalg 1990 Hylle 2: Møtebøker teknsk sektor

380 Teknisk hovedutvalg Hylle 3: Teknisk hovedutvalg Teknisk hovedutvalg, hovedutskrifter Teknisk hovedutvalg, generalutskrifter Byggenemnd protokoll Hylle 4: Generalutskrift teknisk Hovedutskrift næring Landbruk/næringskomite Drifts- og forvaltningskomite Diverse skriv/permer Diverse Husbanken Postliste teknisk Hylle 5: Postliste teknisk Journal kommuneingeniørkontor Postliste rådmann Fag 4: Hylle 3: Fuglelia barnehage - Personalmapper

381 Fuglelia barnehage - Barn f Hylle 4: Skrållan barnehage Lønnsmeldinger 1997, Observasjoner , Opptak , Barn gått ut , Personalmapper, barn med spesielle behov og fraværsmapper. Fag 5: Hylle 3: Hovedmanntall kommune- og fylkestingvalg, stortingsvalg , 2007 Hylle 4: Valgmateriell Magasin 2 Reol 1 Fag 1 Hylle 1-3: Permer byggearbeid skoler og diverse Hylle 4:

382 Saker teknisk Hylle 5: Permer kultur Hylle 6: Tegninger Balsfjord Rådhus Fag 2 Hylle 1: Folkebad Teknisk Konsesjon Hylle 2: Teknisk Hylle 4: Voksenopplæring Hylle 5: Meistervik barnehage

383 Fag 3 Hylle 1-5: Teknisk Fag 4 Hylle 1-2: Teknisk Hylle 3-6: Kopibøker teknisk Fag 5 Hylle 1-4: Teknisk Hylle 5: Regnskap Reol 2 Fag 1

384 Hylle 3: Idrettshaller kultur Teknisk Fag 2-5: Teknisk Magasin 3 Reol 1 Fag 2-5 Landbruk Reol 2 Fag 1-2: Landbruk Fag 3: Hylle 5: Bygdebøker Tennes sanitetsforening - protokoller og regnskap

385 Fag 4-5: Landbruk Magasin 4 Reol 1 Landbruk Reol 2 Fag 1: Hylle 3: Kultur og oppvekst Hylle 4: Miljøretta helsevern Hylle 5: Anbud hovedbank tjenestepensjon Fag 2 Hylle 3:

386 Scannet saksarkiv Magasin 5 Reol 1 Fag 1 Hylle 3-4: Storsteinnes skole - avgangselever (født ) Hylle 5, 6 og 7: Scannet saksarkiv Fag 2 Hylle 2-6: Skannet saksarkiv Magasin 5 Reol 2 Fag 1 Journalkort landbruk

387 Fag 2 Hylle 1-4: Bøker Hylle 5: Regnskap Hylle 6: Overformynderi Magasin 6 Fag 1 Hylle 2: AMU Hylle 3: Diverse lønn og personal Hylle 4: Diverse lønn

388 Hylle 5: Diverse skatt Hylle 6: Skattesaker Regnskapssaker Tennes vannverk Fag 2 Hylle 2-5: Diverse lønn og personal Hylle 6: Kommunerevisjon Fag 3 Hylle 3-5: Permer hjelpeverge klientmapper Hylle 7: Revisjon

389 Fag 5 Hylle 1-2: Teknisk Magasin 7-9 Regnskap Magasin 10 Skatt, etableringslån, bostøtte, skjenkebevilling, husleie Bortsettingsarkiv 2. etg. Rom personalarkiv Personalmapper Magasin 1 Hylle 1-4: Møtebøker formannskap Regnskap Hylle 5:

390 Saksarkiv kontrollutvalget Magasin 2 Reol 1 Hylle 1-3: Møtebok balsfjord kommunestyre Reol 2 Hylle1-2: Formannskapsinnkallinger Hylle 2-3: Generalutskrift Møteprotokoll og innkallinger kommunestyre Hovedutvalg for miljøvern Planutvalget innkallinger 2008 Valg av styrer råd og utvalg Magasin 4 Reol 1 Hylle1-4:

391 Saksarkiv ephorte Reol 2 Hylle1-2: Postliste juli 2008 Magasin 5 Reol 1 Hylle 1-5: Saksarkiv Brannordning Magasin 6 Reol 1 Hylle 1-5: Saksarkiv Reol 2 Hylle 1-6:

392 Saksarkiv Magasin 7 Reol 1 Hylle 1-3: Saksarkiv Hylle 4-5: Diverse basvo Kuben Næringsfond Div kultur Hylle 6: Diverse kultur ou 1995 Ppt-avtalen Teknisk-anbud Slam Renovering skolebygg Magasin 8 Reol 1

393 Hylle 1: Lokale forhandlinger Hylle 2: Prosjekt kommunen for framtiden Balsfjord mottakstasjon Trollskogen barnehage Hylle 6: Vitnemål karakterer grunnskole Frammøtebøker fuglelia barnehage Reol 2 Hylle 2: 3 ringpermer overformynderiet Hyller på vegg: Fag 1 Hylle 1: Diverse ringpermer generalplan, næringsfond, miljøvern, Hylle 2:

394 OU Hylle 3: Ansettelsesutvalget Kultur/oppvekstkomite Utgående brev 2002 Renholdsplan 1980 Husaksjonen 1985 Skolestrukturen 2001 Barnehageprosjektet Hylle 5: Fag 2 Postliste nov april 2010 Hylle 1: Kartotekkort Hylle 2: Møtebøker adm.ut.valg, næringsforvaltningskomite, helse og omsorg Hylle 3: Regionråd balsfjord, Karlsøy, Tromsø Revisjon/kontrollutvalg Pers. Retningslinjer

395 Pålegg fra arb.tilsynet Nye storsteinnes skole Fag 3 Hylle 1: Husleiekontrakter 2000 Rutine for utleie BBCs, byggtekniske Hylle 2-4: Byggteknisk Arkivskap til høyre: Regnskap Hylle over arkivskap: Journalkort Overformynderiet Klientmapper Arkivserie: Klientmapper

396 Daglig ansvar: Arkivansvarlig Arkiv: Balsfjord kommune Journalførende enhet: Overformynderiet Inngående korrespondanse, saksdokumenter, søknader, uttak. Tilgang for: Autoriserte brukere Ordning: Alfabetisk Periode: Fram til 2013 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Før 1995 i ringpermer på bortsettingsarkiv fjernarkivet kjeller Rådhuset og bortsettingsarkiv 2.etg Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Klassifikasjon: Sensitiv Klientmapper hjelpeverge Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Klientmapper hjelpeverge Arkivansvarlig Balsfjord kommune

397 Journalførende enhet: Overformynderiet Klientopplysninger, oppnevning av setterverge, dommeravhør mindreårige, oppnevning av hjelpeverge. Tilgang for: Autoriserte brukere Ordning: Alfabetisk Periode: Fram til 2013 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Fjernarkiv kjeller Rådhus Nei Type: Original Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Klassifikasjon: Sensitiv Overformynderi regnskap Arkivserie: Daglig ansvar: Arkiv: Journalførende enhet: Overformynderi regnskap Arkivansvarlig Balsfjord kommune Overformynderiet

398 Regnskapsoversikt med opplysninger om hjelpetrengende og verge. Samt midler som til enhver tid disponeres. Tilgang for: Autoriserte brukere Ordning: Periode: Fram til 2013 Oppbevaringsmedium: Papir Fysisk plassering: Fjernarkivet i kjeller Rådhuset. Nei Type: Kassasjonshjemmel: Produsert i elektronisk system: Dato: Klassifikasjon: Sensitiv Malangstun Lagerrom kjeller Arkivbokser i hylle: Tidligere ansatte fra 1983 Døde brukere fra 2002 Journalpapirer fra kardex - beboere, fra 2006

399 Vederlagspermer Balsfjord bo- og servicesenter Fjernarkiv, kjeller Hyller Tidligere kulturkontor saksarkiv NAV Sykehjemmet - ukelister og diverse permer Magasin 1 Reol 1 Fag 2 Fysioterapi Fag 3-6 Arkiv sosialtjenesten Reol 2 Fag 1 Kopibøker rådmannskontoret 80-04

400 Fag 2-6 Saksarkiv Magasin 2 Reol 1 Fag 2 Hjemmetjenesten st.nes diverse Fag 3 Psykiatri og rehabilitering Fag 4 Fag 5 BBS morsmapper tom 09 Roffa og petersborg diverse Fag 6 Kirkeveien og midttun Reol 2

401 Fag 1 Sosialtjeneste diverse Fag 6 Saksarkiv U sortert på alfabetet - næringsfond Magasin 3 Saksarkiv rådmann Magasin 4 NAV Magasin 5 Reol 1 Fag 1 Fag 2 Fag 3 Regnskap innbundet Postlister Flykninger

402 Budsjett Fag 4 og 5 Saksarkiv Fag 6 Innbundet avisutklipp Karl Indredaviks Klassedagbøker Tennes skole Skolekontoret Menighetsrådet Skolestyret Magasin 7 Fag 1 Skolekontoret saksarkiv Skole Musikkskolen Balsfjord posten Helsesenter Mellomlagringsarkiv - kjeller Helsesenter Rom 1 Fakturagrunnlag helsesenter

403 Sakarkiv Kopibøker Diverse tilskott telefon, snøbrøyting Postlister OU-Orm Adm. Vedtak Eldreråd Edruskapsnemnd Hovedutvalg Klientutvalg Barnevernskonsulent Regnskap/budsjett/årsmelding Postjournaler Tilskudd bo-brensel Bostøtte Hjemmetjenesten balsfjord: Døde brukere, Evabøker og ukeplaner Sandbukt gård, bo-delen Møtebøker hovedutvalget helse og sosial i arkivskap Møtebøker eldreråd Tilsyn aldershjem Barnevern låste skap Rom 2 helsestasjon: manuelle helsekort, bokser alfabetisk, skolevis legekontoret: pasientent arkiv mapper i reol Morsarkiv Mellomlagrings arkiv - gang 2.etg rom 233

404 Saksarkiv klientarkiv Arkivdepot Depotordning Kommunen har med hjemmel i arkivforskriftens 5-1 og selskapsavtalens 4, pkt. 3, gjort vedtak om overføring av depotoppgaver til Interkommunalt arkiv Troms (IKAT). 2. Kommunens oppgaver Kommunen skal sørge for at: - Eldre papirbasert arkiv fra alle kommunale enheter blir avlevert til Interkommunalt arkiv Troms når de er år gamle. PPT egen avtale om avlevering hvert 5. år. - Avsluttet arkiv etter nedlagte enheter blir avlevert straks, med mindre arkivet kan overføres til en annen kommunal enhet som overtar ansvarsområdet. - Arkiv som skal avleveres er behandlet i samsvar med arkivforskriftens enten av kommunen selv eller av IKAT. - Personregistermateriale blir avlevert i tråd med tidligere inngått avtale. - Det utpekes en instans som står ansvarlig for å håndtere tilbakelån av arkivmateriale for bruk i administrasjonen og/eller av publikum, og for å støtte IKAT i formidlingsarbeidet - Private arkivskapere fra kommunen inkluderes i ordningen etter samråd med IKAT, og avtale om overtakelse om eiendomsrett er inngått (i de tilfeller det er mulig). 3. Arkivdepotets oppgaver IKAT skal sørge for at: - Kommunen får nødvendig veiledning før overføring av arkivmaterialet. - Det avleverte arkivmaterialet oppbevares og sikres i arkivlokaler som tilfredsstiller kravene i arkivforskriftens

405 - Det finnes oversikt over alle avleveringer og total arkivbestand. - Arkivmateriale som er skadet blir sikret særskilt, i påvente av konservering og/eller reparasjon. - Forespørsler om bruk og utlån ekspederes i tråd med utlånsregler fastsatt i kommunens arkivplan, vedtatt av x utvalg dd.mm.åå (eller utlånsreglement fastsatt av administrasjonssjefen dd.mm.åå.). - Avlevert arkivmateriale blir tilgjengliggjort for publikum på IKATs (statsarkivets) lesesal i tråd med gjeldende regelverk om offentlighet, innsynsrett og personvern. - Oversikt over tilgjengeliggjort materiale publiseres via Internett og trykte publikasjoner. - Aktiv formidling blir vektlagt, og at det søkes om prosjektmidler til formidlingstiltak rettet mot et differensiert publikum. - Det gjennomføres tiltak som fremmer bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiver i kommunen Arkivkatalog Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) har ansvar for å ordne og katalogisere arkivmateriale som er gått ut av forvaltningsmessig bruk. Arbeidet gjennomføres i flere omganger. En arkivkatalog er et hjelpemiddel til å finne fram i arkivmaterialet etter at det er avlevert til arkivdepot. Den gir oversikt over kommunale arkivskapere, strukturen i de enkelte arkivene og innholdet i arkivstykkene. For å finne fram til en bestemt sak eller et saksforhold må en som regel i tillegg bruke de interne registrene i arkivene, postjournalene eller kopibøkene. En generell oversikt over hvordan en kan finne fram i eldre arkiv finnes på nettsidene til IKA Troms Publikumstjenester Som en del av depotoppgavene har IKAT ansvar for å tilby kommunens innbyggere publikumstjenester knyttet til bruk av kommunens eldre og avsluttete arkiver. Oversikt over hvilke tjenester som tilbys finnes her på IKATs nettsider.

406 Alle rettigheter Arkivplan.no Laget av NXC.no Nettstedskart