Arkivplan. Fylkesarkivet 27. november Fylkesarkivet i Oppland

Transkript

1 Arkivplan Fylkesarkivet 27. november 2008

2 Arkivplan Hvorfor arkiv planlegging? Mengdeproblemet Årlig dok. tilvekst ca. ca. 9 cm cm pr. pr. innbygger Kassasjon og og arkivplanlegging kan redusere denne tilveksten Organisasjonsproblemet Dobbeltarkivering Uklare ansvarsforhold Uoversiktlig arkivorganisasjon Ansvarsproblemet Hvem har arkivansvaret i i kommunen?

3 Arkivforskriften Forskrift om offentlige arkiv pålegger alle offentlige organ å utarbeide arkivplaner i form av samlede oversikter over arkivet og arkivarbeidet: "Eit offentlig organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan som viser kva arkivet omfatter og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet,"

4 Målsetting Arkivplanen skal være et hjelpemiddel for å styre arkivdanningen, samtidig som den er en oppsknft på hvordan arkivet skal bygges opp og bevares. Arkivplanen trekker opp rammene for arkivtjenesten slik den skal være, og etablerer en felles arkivpolitikk for hele virksomheten. Arkivplanen bidrar til en kvalitetssikring av virksomhetens arkivtjeneste.

5 Innhold Organisering Oversikt over hvordan arkivtjenesten er organisert. Ansvar og ansvarsplassering. Reglement Oversikt over aktuelle lover og forskrifter. Rutiner Retningslinjer og rutinebeskrivelser for bruk, oppbevaring, sikring, periodisering, overføring m.m. Oversikt (innhold og oppsett) Oversikten over all dokumentasjon uavhengig av medium, alle registrene, databasene papirdokumentene, fotosamlingene, filmene, kassettene osv. Oversikt og beskrivelse av bruk av arkivnøkler og andre fagsystemer Arkivdepot Krav til depot og rutiner for avlevering, oppbevaring, sikring og tilgjengeliggjøring av historisk materiale Tiltaksplan for nødvendige utbedringer

6 Arkivplan - oversikt ARKIVPLAN 1. Organisring 2.Reglement 3. Innhold 4. Oppsett 5.Depot 6. Handl plan Overordnede Samling av Oversikt over aktiv Bruken av Oversikt over Tiltak jf. krav retningslinjer rutiner, lover dokumentasjon arkivnøkler og materialet i i arkivfor arkiv og instrukser evt. med andre systemer fjernmagasiner forskrifter. organiseringen for dokument- kassasjonsplan for oppbevaring og regler for av arkiver og behandling og (arkivserieplan) av dokumenter bruk og lån dokument- arkivering (arkivkatalog) tjenesten

7 Arkivplan - Organisering Definere oppgaver for arkivtjenesten Utarbeide definerbare mål Konkretisere oppgaver Beskrive arkivorganiseringen Beskriv arkivansvaret på påalle nivåer Beskriv organiseringen av av arkivtjenesten Organisasjonskart over arkivenes fysiske plassering

8 Organisering Beskrive arkivordningen Kommunen som ett eller flere organer Arkivskapere Organisering av aktivt materiale, bortsatt materiale,avsluttet materialer

9 Papirbaserte Noark 3 systemer var det vanlig å ha en Kommune med flere organer Sentraladministrasjonen Arkivansvar: arkivleder Delarkiv 1 Delarkiv 2 Rådmannen Teknisk sektor Delarkiv 3 Kultur Ytre enheter Som egne organer Med eget arkiv og egen arkivleder og egen journal

10 Flere organer 2

11 Kommunen som ett organ med elektronisk arkiv (Noark-4 ) (5) Sentralarkiv i rådhuset med en arkivleder med ansvar for all arkivdanning i kommunen evt. Inklusiv depot. Arkivdel 1 Sakarkiv Arkivdel 2 Personalarkiv Arkivdel 3 Gårds og bruksnr. ark Arkivdel 4 Ytre enheter. Hver definert som egen arkivdel Hver Arkivdel kan utgjøre en egen journalførende enhet, men alle journalfører i Samme database

12 Kommunen som ett organ 2

13 Arkivplan - Reglement ARKIVPLAN Organisring 2.Reglement 3. Innhold 4. Oppsett 5.Depot 6. Tiltakspl. Samling av Rutiner og Instrukser Fordokument- Behandling og arkivering

14 Aktuelle lover og forskrifter Lov om arkiv av 4. desember 1992 (arkivloven) Forskrift om offentlege arkiv (arkivforskriften) av 11. desember 1998 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver av Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967 (forvaltningsloven) Lov om offentlighet i forvaltningen av 19. juni 1970 (offentlighetsloven) Ny offentlighetslov trer i kraft Lov om personopplysninger av 14. april 2000 (personopplysningsloven) Lov om elektronisk signatur (2001) Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (2002) Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 (barnevernloven) Lov om helsepersonell av 2. juni 1999 (helsepersonelloven) Forskrift om pasientjournal Lov om opphavsrett til åndsverk m.v. Forskrift til åndsverkloven

15 Mer om ny offentlighetslov Loven gir økt innsynsrett i forvaltningens saksdokumenter, og redusert mulighet til å unnta dokumenter fra offentliggjøring Innsynsretten gjelder flere virksomheter enn tidligere. Dvs en rekke statlige og kommunale virksomheter (foretak og aksjeselskaper) som tidligere har vært unntatt fra loven kommer nå inn under den nye loven. Adgangen til å unnta dokumenter fra offentligheten innskrenkes Styrket rettigheter til den som begjærer innsyn Loven er tilpassa den teknologiske utviklingen. Journal på internett

16 Reglement Arkivreglementet skal ellers omfatte: Rutiner for for oppfølging av av saksbehandlingen Ekspedering og og arkivering Innsyn og og utlån Periodisering og og bortsetting Avlevering til til depot

17 Reglement En sikker og styrt arkivdanning krever utarbeidelse av rasjonelle rutiner for dokumenthåndtering og arkivering (Arkivreglement). Reglementet skal: kontrollere og styre dokumentbehandlingen støtte saksbehandlingen og oppgaveutførelse trygge og sikre oppbevaringen av dokumentasjonen

18 Reglement Hva skal reglementet omfatte? Rutiner for for postbehandling Rutiner for for innsyn og og utlån Rutiner for for periodisering og og bortsetting. Både elektroniske og og papirbaserte arkiver Rutiner for for arkivbegrensning, bevaring og og kassasjon Rutiner for for oppbevaring og og sikring

19 Arkivplan - Innhold ARKIVPLAN Organisring 2.Reglement 3. Innhold 4. Oppsett 5.Depot 6. Tiltak Oversikt over Hva arkivet Inneholder av Dokumentasjon (arkivserieplan)

20 Innhold Det skal lages en oversikt over materialet i i arkivet Hvem er er arkivskapere og hvor befinner arkivene seg? Innhold i i dagarkiv, mellomarkiv og fjernarkiv Arkivserier er er et et viktig begrep

21 Innhold Når en skal lage en oversikt over materialet bør en ha tenkt nøye igjennom formålet let. Hva som skal registreres og framgangsmåten. Hva regnes som arkivmateriale og hvor blir dette oppbevart? Husk arkivmateriale er mer enn papirdokumenter. Registre, databaser, foto, film og lyd er også arkiver. Det er viktig at denne kartleggingen blir rullerende. Hvis ikke mister den mye av aktualiteten.

22 Innhold Hva er et arkivdokument? (Ikke alle dokumenter er arkivverdige. Skillet mellom arkivverdig og arkivuverdig er ikke alltid like klart.) Hva er arkivskapere? Hva er enkeltarkiver? På hvilket nivå skal registreringen foregå? Dokument, stykker, serier? Hva er en arkivserie?

23 Innhold

24 Innhold EKSEMPEL på påserieregistrering: SERIETYPE Aa Aa ARKIVSERIE: ANSVAR: INNHOLD: ORDNING: OVERFØRING: OMFANG: TILVEKST: OPPBEVARING: PLASSERING: OVERFØRING: KASSASJON: MERKNAD: MØTEBOK FOR FOR KOMMUNESTYRET FORMANNSKAPSSEKRETÆR ORIGINALE REFERAT. SAKSUTR., INST./VEDTAK KRONOLOGISK HVERT HVERT ÅR ÅR TIL TIL MELLOMARKIV HM HM 11 PERM PERM Eks.: Eks.: RINGPERM Eks.: Eks.: HYLLE HYLLE I I EKSPEDISJONEN. 44 ÅR ÅR I I MELLOMARKIV. NEI NEI INNBINDES ÅRLIG ÅRLIG

25 Arkivplan - Oppsett ARKIVPLAN Organisring 2.Reglement 3. Innhold 4. Oppsett 5.Depot 6. Tiltak Bruken av Arkivnøkler og Andre systemer For oppbevaring Av dokumenter

26 Ordningsprinsipper Består eller omfattes av to hovedelementer: Inndelingsprinsipp Dette bestemmer hva materialet skal inndeles etter. De vanligste er kronologisk, etter objekt eller etter emne. Rekkeordningssystemet Bestemmer hvilke kriterier som skal brukes for å holde enheter fra hverandre. F. Eks dato, fortløpende numrering, navn, personnr. arkivkode

27 Ordningsprinsipper En del eldre sakarkiver er ordnet og oppsatt etter stigende journalnumre. Dvs etter dokumentenes kronologi. Fortløpende numrering i stigende rekkefølge. Nyere sakarkiver er ordnet etter arkivnøkkel. Dvs inndeling etter emne ogg rekkeordning etter kodesystem. F.eks desimalsystemet

28 Eksempler på arkivdel, ordningsprinsipp og rekkeordning: ARKIV PRINSIPP REKKEORDNING Møteprotokoller fra styrer og utvalg Dato På det enkelte styre, føring etter saksnummer innenfor året Kopibok Dato På dokumentdato innenfor året Saksarkiv Emnekode Arkivkode etter arkivnøkkel Personalarkiv Objektkode Alfabet eller identifikasjonsnummer Bilagsarkiv Nummer Fortløpende nummersystem innenfor regnskapsåret (bilagsnummer) Eiendomsarkiv Objektkode Identifikasjonsnummer (gards-og bruksnummerr) Kartarkiv Objektkode Geografi- og nummersystem (Kommunenummer/kartnummer)

29 Oppsett Oversikt over bruken av arkivnøkkelen og andre ordningssystemer i i saksarkivet Oversikt over andre ordingssystemer til til bruk på spesialserier. (Personalmapper, Eiendomsarkiver og lignende) Oversikt over registre, fagsystemer og databaser, herunder nødvendig dokumentasjon Systemer for gjenfinning og bruk etter bortsetting/fjernarkivering

30 Oppsett Det er et krav at sakarkivet i et offentlig organ skal være oppstilt etter en godkjent emnebasert arkivnøkkel, og at det utarbeides systematisk ordnet oppstillingsplaner for alle registre og dokumenter som ikke inngår i saksarkivet. (Forskrift om, off. arkiv 2-3.2, 2-5. Disse samles i arkivplanen. Vi får dermed oversikt over: Arkivnøkkel med spesifikasjon vedr. bruken fagsystemer og spesialarkiver og oppstillingen av disse dokumentasjon over elektroniske databaser

31 Oppsett Det eneste lovbestemte ordningssystemet er at sakarkivet i alle offentlige organ skal bruke en godkjent emnebasert arkivnøkkel, men ellers står en fritt til å bruke andre ordningsprinsipp i registre, fagsystemer og spesialarkiver Formålet er å finne fram i arkivet på en praktisk måte Ordningssystemene må derfor være tilpasset type materiale som arkivet inneholder.

32 Oppsett Objektarkivering Objekter som dokumenter omhandler er ofte utgangspunktet for et ordningssystem. All dokumentasjon om et objekt samles for seg. Det sentrale er hvem dokumentene omhandler. Objektet kan være en person, en bygning, sted, anlegg, utstyr, prosjekt m.m. Dokumentene i et slikt objekt-arkiv kan være ordnet etter alfabet, numreringssystemer eller en kombinasjon av disse. Å arkivere etter objekt kalles gjerne for dossierprinsippet.

33 Oppsett Objektarkiv- forts. Kodene ved arkivering kan være fødselsnummer, personnummer, foretaksnummer, registreringsnummer på kjøretøy, gårds- og bruksnummer m.m. Inne i mappene for hvert objekt kan dokumentene ordnes etter dato eller journalnumre. Prinsippet er svært utbredt i fagsystemer og spesialarkiver. Og dette er gjerne de store arkivseriene: Eiendomsarkiver, klientarkiver, pasientarkiver, personalarkiver. Behandlingsmåten er det derfor viktig å få fram i en arkivplan.

34 Fagsystemer/personregistre Etter arkivforskriften har arkivleder et ærlig ansvaret for en korrekt håndtering av informasjonen i fagsystemer med tanke på framtidig lagring og tilgjengeliggjøring. Dette innebærer at fagsystemer som inneholder data som etter loven er bevaringsverdig, må inngå i arkivplanarbeidet på lik linje med de Noark-baserte elektroniske arkiver jf I noen av fagsystemene legges det inn personopplysninger og opplysninger som etter offentlighetslovens 3 må regnes som saksdokumenter. Slik som ulike typer rapporter, innstillinger om vedtak. Der det er mulig må arkivet sørge for at det blir tatt ut papirutskrifter og at disse dokumentene arkiveres sammen med den fysiske saksmappa.

35 Arkivplan for elektroniske arkiver Det må utarbeides en egen separat plan for håndtering og oppbevaring av elektroniske arkiver. I denne vil kartlegging av systemer som er i bruk være en viktig del.

36 Krav til dokumentasjon Dokumentasjonen er like nødvendig som selve arkivet når det gjelder langtidslagring av elektroniske arkivmateriale. Bestemmelser om dokumentasjon er derfor tatt med flere steder i forskriften til arkivloven. I 2.5 heter det: "For databaser og anna elektronisk arkivmateriale skal det utarbeidast dokumentasjon som gjer det mogleg å nytte materiale også etter at den ordinære bruken er avslutta." Videre i 5-4: "Materiale på elektronisk lagringsmedium skal være dokumentert på en slik måte at informasjonen kan nyttast." Kravet til dokumentasjon av elektroniske av elektroniske arkiver kommer igjen i forbindelse med påbudet om utarbeidelse av arkivplaner. I 2-6 heter det: "Arkivplanen skal innehalde ein fullstendig ajourført øversyn øver dei systema som blir nytta til journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokument. Elektronske system skal være fullgodt dokumenterte."

37 Arkivplan - Depot ARKIVPLAN Organisring 2.Reglement 3. Innhold 4. Oppsett 5.Depot 6. tiltak Oversikt iover materiale i fjernarkivet og regler for bruk og utlån.

38 Depot DEPOTORDNING kommunene plikter selv å ta vare på egne eldre/avsluttede arkiver. Arkivforsk. 5-1, jfr. Arkl. 6 mange kommuner har ennå utilfredsstillende ordninger problem i forhold til til materialet og tilgjengelighet Krav til depot er strengere enn for aktive arkiver

39 Depot Alt arkivmateriale som er avsluttet og ute av aktivt buk skal overføres til kommunens felles arkivdepot for oppbevaring. Arkiforskr. 5-1.) Dette gjelder både papirmateriale og elektroniske arkiver/fagsystemer

40 Depot Avlevering/Deponering Ved avlevering til depot overføres ansvaret for materialet til kommunens arkivleder. Materialet som overføres depot skal være klargjort, ordnet og kassasjonsbehandlet. (Arkivforsk 5-3 og 5-4) Materialets proviniens skal opprettholdes( 5-4) Det skal utarbeides oversikt over hva materialet inneholder Riksarkivet har utarbeidet normalretningslinjer for avlevering til depot. Når det gjelder avlevering/deponering av elektroniske arkiver er det nødvendig å kjennet til statlig regelverk.

41 Depot Arkivforskriftene presiserer muligheten av å benytte regionale arkivinstitusjoner til depot (forskr. 5-1) Ansvaret og eiendomsretten il materialet vil fortsatt ligge i kommunen. Det kan være aktuelt for kommunen å benytte et regionalt depot for deler av arkivmassen. (f.eks. elektronisk materiale, sensitive personopplyssninger og historisk materiale)

42 Depot Materialet skal plasseres i depot på en oversiktlig måte. Serie for serie etter proviniens. Det skal utarbeides regler for bruk og utlån. Oppbevaring og tilgjengeliggjøring av elektroniske arkiver må inngå som en del av arkivplanen Avlevert materiale skal gjøres tilgjengelig etter gjedende regler (Arkivforsk. 5-6)

43 Tiltaksplan ARKIVPLAN Organisring 2.Reglement 3. Innhold 4. Oppsett 5.Depot 6. tiltak Det skal utarbeides en handlingsplan som sikrer en l løsing for depot i jf. kravene i arkivforskriften

44 Arkivforskriftene - krav til depot Krav til utbedring av eksisterende arkivlokaler Utbedringer vil kreve investeringer Forslag - overgangsperiode - inntil 13 år Oversikt og planer - innen 3 år! (Arkivforskriften 4-11)

45 Organisering av planarbeidet Hvordan bør arkivplanarbeidet organiseres? Initiativet til til iverksetting må komme fra fra kommunens øverste ledelse Ansvaret for for gjennomføringen av av arkivplanarbeidet bør ledes av av en en representant fra fra arkivverket, f. f. eks. fylkesarkivet Det bør opprettes en en arbeidsgruppe hvor arkivpersonalet i i administrasjonen er er representert. Arbeidsgruppa skal koordinere arbeidet og og stå for for utarbeide av av selve planen Den samme gruppa bør også stå for for

46 Organisering av arbeidet Hva skal til for å lage en arkivplan? Tidsplan. Det tar tid å lage en arkivplan. Det er er avhengig av lokale forhold. Ressurser. Det er er svært ressurskrevende å lage en arkivplan og det er er avgjørende at at ledere på alle plan er er innstilt på å avsette tid og ressurser til til dette arbeidet. Uansett er er dette en en god investering som alle i i virksomheten får glede av.