Protokoll/ePhorte. Status. 1. Formål med behandlingen/systemet. Martha Sep 21 at 9:21 am. Saksbehandling og arkivering. Martha Sep 21 at 9:24 am

Transkript

1 Protokoll/ePhorte Deltakere: Martha Rapport generert på: April 01, 2019 Behandlingsansvarlig Personvernombud Intern ansvarlig Kontaktperson overfor myndighetene Status Behandler sensitive opplysninger I tråd med GDPR Må vurderes nærmere Ikke i tråd med GDPR 1. Formål med behandlingen/systemet Martha Sep 21 at 9:21 am Saksbehandling og arkivering Martha Sep 21 at 9:24 am Håndtering av sensitive og ikke sensitive opplysninger 2. Systemer (inkluderte systemer) i behandlingen Systemer: Visma barnehage Visma Flyt skole Visma rekruttering Martha Sep 21 at 9:53 am Fagsystem som har integrasjon mot sak-arkivsystemet. 3. Behandlinger gjennom systemet Behandlinger:

2 Registrering av folkevalgte Kommunikasjon skole hjem Systemadministrasjon Saksbehandling Fatte vedtak Datafangst Innsynsforespørsler Møte- og utvalgsbehandling Elevdokumentasjon Personaldokumentasjon Barnehagebarn dokumentasjon Generell saksbehandling 4. Hvor innhentes opplysningene fra Innsamler av opplysningene: Fra den registrerte Matrikkel Office 365 Fagsystem barnehage Fagsystem skole Fagsystem rekruttering Altinn Skjemaimport 5. Kategorier av registrerte Registrerte: Tjenestemottaker Pårørende Søkere Ansatte Elever Politikere Innbyggere Barnehagebarn Virksomheter 6. Personopplysninger som registreres Personopplysninger som registreres: Navn Fødselsdato Personnummer Bruker-ID Forholdet til skole/barnehage e-postadresse Adresse gnr/bnr Karakterer 7. Sensitive personopplysninger som registreres

3 Sensitive personopplysninger som registreres: Fagforeningstilhørighet Helseforhold Rasemessig eller etnisk bakgrunn 8. Hjemmelsgrunnlag Hjemmelsgrunnlag: Alkoholloven Arbeidsmiljøloven Arkivloven Barnehageloven Barnevernloven Forvaltningsloven Helse og omsorgstjenesteloven Helsepersonelloven Introduksjonsloven Jordloven Kommuneloven Konsesjonsloven Lov om eiendomskatt til kommunene Lov om husbanken Lov om sosiale tjenester i NAV Matrikkelloven Opplæringsloven Personopplysningsloven Skattebetalingsloven Plan og bygningslov Eiendoms-seksjoneringslov 9. Alternativt behandlingsgrunnlag Alternativt behandlingsgrunnlag: Samtykke Avtale/kontrakt Nødvendig for å utføre oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet 10. Viderebehandling av opplysningene Viderebehandling: Det inngås samtykke for viderebehandlingen Vi har lovhjemmel for viderebehandlingen 11. Interne brukere av personopplysninger Brukere av personopplysningene: Ansatte

4 12. Interne brukere av sensitive personopplysninger Brukere av sensitive personopplysninger: Rolle- og rettighetsbasert tilgangsstyring 13. Mottakere av personopplysningene Mottakere av personopplysninger: Politi Tilsynsmyndigheter NAV Fagforeninger Pensjonskasser 14. Mottakere av sensitive personopplysninger Mottakere av sensitive personopplysninger: Foresatte 15. Overføring til tredjeland Overføring til tredjeland: Vi sender ikke opplysninger til tredjeland 16. Sletting og lagring Sletting og lagring: Følger Arkivloven Følger riksarkivarens forskrift om bevaring og kassasjonsbestemmelser i kommunal og fylkeskommunal sektor 17. Hvor lagres dataene? Datalagring: Godkjent arkivkjerne på lokal server 18. Automatiske avgjørelser

5 Automatiske avgjørelser: Vi benytter ikke automatiske avgjørelser