Arkivrutinar - barnehage

Transkript

1 Arkivrutinar - barnehage Retningsliner for elektroniske saker som gjeld barn i barnehagane i Ulstein kommune Gjeld frå Lnr /2015 0

2 Innleiing Arkiv er ein viktig del av kommunal forvaltning. Arkiva skal dokumentere kommunen si sakshandsaming, og på denne måten vere etterprøvbare både i samtid og ettertid. I tillegg dokumenterer kommunale arkiv innbyggarane si historie i høve til rettar og plikter knytt til kommunal tenesteyting. For mange vil arkiva frå barnehagane vere den første omfattande dokumentasjonen av eiga historie. Av omsyn til dei yngste innbyggarane er det difor svært viktig at arkivdanninga i barnehagesektoren fylgjer gode og sikre rutinar, slik at historia ikkje går tapt. Heimel for handsaming av personopplysningar Personopplysningslova gir kommunane høve til å opprette personregister for handsaming av personopplysningar. Heimel og vilkår for å handsame personopplysningar går fram av 8 i lova: «Personopplysninger (jf. 2 nr.1) kan bare behandles dersom den registrerte har samtykket, eller det er fastsatt i lov at det er adgang til slik behandling, eller behandling er nødvendig for». Opplysningar om barn i barnehagar er unnateke konsesjonsplikt og meldeplikt, jf i personopplysningslova. Definisjonar Arkivdel ein definert del av eit arkiv som er ordna etter eitt og same prinsipp. I desse retningslinene er ordningsprinsippet fødselsnummer. Dersom det vert nytta mellombelse fødselsnummer vert desse endra når barnet får permanent fødselsnummer. Objekt fysiske eller logiske einingar som arkivmaterialet kan omhandle, og som materialet dermed kan ordnast etter. I desse retningslinene er kvart enkelt barn eit objekt i arkivdelen. Sak eitt eller fleire dokument som naturleg høyrer saman, utløyst av ei konkret hending. esak ein samanhengande, administrativ hendingsgang som oppstår på grunn av ein henvendelse utanfrå, eller på initiativ frå kommunen sjølv. Saksdokument vert knytt saman gjennom eit felles saksnummer. Eit objekt i arkivet vil kunne bestå av fleire ulike saker som vert knytt til objektet gjennom felles objektkode (primært ordningsprinsipp). Offentlegheitsvurdering Offentlegheit i barnesakene skal vurderast etter bestemmelsane i «Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd» (offentleglova). Offentleglova 11 pålegg kommunen å vurdere meiroffentlegheit i høve til opplysningar som kan unntakast. Heimelshenvisningane i tabellen nedanfor er veiledande. Innhaldet i dokumenta styrer kor vidt heile eller deler av dokumentet kan unntakast, jf. bestemmelsane om teieplikt. 1

3 TYPE SAK Søknad om barnehageplass Møte mellom barnehage og skule om barn med spesielle behov Foreldresamtale i samband med overføring av opplysningar til skule Overgangssamtale med barnehage og skule Samtykkeerklæringar Eigenerklæring om barnet si helse (barnehagelova 23) Endringar i eigenerklæring om barnet si helse Overføring av opplysningar frå tidlegare barnehage i annan kommune Hjelpemiddel i dagleglivet Skyss frå heim til barnehage TILHØYRANDE DOKUMENT Søknad med eventuelle vedlegg Førebels svar frå kommunen frå føresette klage Innkalling Referat Notat med samtykkeerklæring dokumentasjon på opplysningar som foreldre ikkje ynskjer overført til skule ARKIVDEL MERKNAD HEIMEL Unntak av ordinære søknader utan teiepliktige opplysningar vil vere å trakke ut over offentleglova sine bestemmelsar Møtet vert halde året før skulestart Avklaring mellom barnehage og forelder på kva opplysningar skulen skal ha Referat frå møte Referat vert også arkivert i elevarkivet saman med eventuell korrespondanse Skjema med samtykke til bilde, videofilmar, religiøst forkynnande arrangement, buss/bil, bading og liknande Dokument som inneheld sensitive personopplysningar skal unntakast offentlegheit. Dette vil særleg gjelde religiøst forkynnande arrangement Skjema frå føresette Skjema frå føresette Førespurnad Overføringsbrev med samtykke og kopi av dokumentasjon Søknad Tildeling Sakene kan gå via hjelpemiddelsentralen Søknad Uttalar frå fagetatar korrespondanse klage 2

4 Foreldresamtalar Skademelding/ Legeerklæring Søknad om fritak frå feriekrav Permisjon med betalingsfri Spesialpedagogiske tiltak Kartlegging Henvisning til spesialist Utredning frå spesialist Utviklingsskjema Referat Eventuelt notat som dokumenterer at nokon ikkje har møtt til samtale Skademeldingsskjema og erklæring frå lege/ tannlege Søknad Uttalar frå fagetatar korrespondanse Søknad Evt. korrespondanse med fagetat Evt. klage Henvisning Sakkunnig vurdering Samtykke til iverksetting av spesialpedagogisk hjelp Enkeltvedtak Pedagogisk plan Halvårsrapport Evaluering Henvisningar til diverse instansar Kartleggingar Klage Referat frå samarbeidsmøte, tverrfaglege møte, møte med føresette m.m Skjema Resultat Eventuelt andre type dokument Henvisningsskjema til dømes til PPT, logoped, fysioterapeut Dokument som gjeld utredning Møtereferat Gjeld også for barn som av omsyn til dei spesialpedagogiske tiltaka har barnehageplass i annan kommune TRAS-skjema eller liknande (som dokumenterer utvikling over tid) vert oppbevart i barnehagen, og skanna inn på saka etter siste kartlegging 3

5 Ansvarsgruppemøte Notat/nedteikning om uttalar eller hendingar som gir grunn til bekymring knytt til barnevern og liknande Kontakt med barnevernet Søknad om endring i barnehagetilbod Oppseiing av barnehageplass Overføring av opplysningar til ny barnehage utanfor kommunen Refusjonskrav for barn heimehøyrande i annan kommune Søknad om innsyn Søknad om redusert foreldrebetaling Søknad om gratis kjernetid Innkalling Referat Notat Opplysningsplikt til barnevernet har ingen formkrav. Dersom opplysningar skal nedfellast skriftleg gjeld innsynsreglar i hht. gjeldande lovverk, samt at kontradiksjonsprinsip pet skal leggast til grunn bekymringsmelding frå barnehagen Uttale frå barnehagen korrespondanse Søknad med eventuelle vedlegg frå kommunen klage Oppseiing Førespurnad frå ny barnehage Samtykke frå føresette Overføringsbrev Krav Vedlegg: pedagogisk plan, sakkunnig vurdering. Vedlegga skal ikkje arkiverast i saka. Skriftleg henvendelse frå føresette/fullmektig Skriftleg svar frå Ulstein kommune sitt sentralarkiv Vedlegga er arkivet på barnet Henvendelsar pr. epost er å definere som skriftleg henvendelse 4

6 Bevaring/kassasjon esakene skal bevarast i si heilheit. Periodisering esakene skal periodiserast. For å unngå at saker knytt til eitt og same barn eksisterer i unødig mange periodar, vert det tilrådd å periodisere kvart 6. år. Alternativt kan kommunen legge opp til periodisering i samband med kommunen si ordinære periodisering, som i hovudregel er kvart 4. år. Uavhengig av intervall skal periodiseringsprinsippa fylgje ordinær periodisering. Tilgangar Det er kun tilsette med tenestlege behov som får tilgang til barnesakene. Innsyn Krav om innsyn i barnesak vert handsama etter reglane om innsyn i forvaltningslova 18-20, og etter innsynsbestemmelsane i personopplysningslova 18. Part har som hovudregel rett til innsyn i sine eigne saker. Innsynet skal gjerast saman med arkivleiar, eventuelt saman med anna kvalifisert personell. Den som krev innsyn gir beskjed om kva saker vedkomande ynskjer innsyn i, etter å ha fått presentert ei oversikt over kva saker/journalpostar som finst. 5

7 Sentralarkiv Postmottak ephorte Postmottaket: Tlf Arkivet/ePhorte: Tlf Kontaktpersonar Elin Haddal, tlf Epost: Asbjørg Garshol, tlf , mob Epost: Kontakt oss gjerne for bistand, opplæring og rettleiing! Vi held til i rådhuset, 1. etg. 6

8 Foto Madeleine Pettersson 7