Taushetsplikt og konfidensialitet

Transkript

1 Taushetsplikt og konfidensialitet 1. TAUSHETSPLIKT Taushetsplikt er forbud mot å gi ut opplysninger. Konfidensialitet er å sikre at informasjon bare er tilgjengelig for de som skal ha tilgang. Ansatte i KIM-senteret har taushetsplikt om opplysninger vedkommende i medfør av sitt arbeid får vite om bedriftens medarbeidere eller medarbeideres forhold. Taushetsplikten gjelder ikke bare overfor utenforstående, men også i forhold til kolleger, som ikke har behov for de aktuelle opplysninger av hensyn til sitt arbeid. Hva som legges i taushetsbelagte opplysninger fremgår nedenfor under prosedyrer for konfidensialitet. Taushetsplikt for KIM-senteret er hjemlet i arbeidsgivers styringsrett jfr. arbeidsavtaler, stillingsbeskrivelser og Personalhåndbok og i personopplysningsloven. Taushetsplikten er ikke til hinder for at en ansatt informerer overordnede om forhold i bedriften som antas å være i strid med gjeldende lover og regler. Se rutiner for Varsling av kritikkverdige forhold i KIM-perm for medarbeidere eller KIM-perm for ansatte eller rutiner for klagebehandling. Brudd på taushetsplikt er oppsigelsesgrunn. Brudd på taushetsplikt kan også føre til suspensjon inntil arbeidsgiver har undersøkt forholdene i saken. Her blir saksgang i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser fulgt. Alle ansatte plikter å signere en avtale om taushetsplikt ved ansettelse i tillegg til arbeidsavtale, stillingsbeskrivelse og Personalhåndbok. 2. KONFIDENSIALITET For å overholde taushetsplikten som ansatt i KIM-senteret skal prosedyrer nedenfor følges ved oppbevaring, innhenting og deling av personopplysninger. En personopplysning er en opplysning eller vurdering som direkte eller indirekte kan knyttes til en enkeltperson. Eksempler på personopplysninger er: navn, adresse, telefonnummer, e-post adresse, fødsels- og personnummer helseopplysninger eller andre private forhold. Side 1 av 5 Evaluert oktober 2014

2 Oppbevaring av personlige opplysninger i KIM-senteret KIM-senteret omfattes av personopplysningsloven som gjelder på alle rettsområder eller samfunnsområder hvor man behandler personopplysninger. Alle papirer som inneholder personopplysninger om den enkelte medarbeider skal ligge i system i arkivskap som til enhver tid skal være låst. Koordinator oppretter en mappe for hver medarbeider for papirer som arkiveres etter nummer. Alle søkere registreres i personalsystemet Ad Opus. Dette er et system som er passordbelagt og tilgjengelig for koordinator, tilrettelegger og arbeidsledere. Alle søkere registreres etter nummer. I Ad Opus registreres personopplysninger, fravær, referat fra medarbeidersamtaler, rapporter og andre nødvendige opplysninger i løpet av arbeidspraksisen. Ved avslutning av APS eller AB i KIM-senteret skal medarbeiderens mappe med papirer legges over i et låst fjernarkiv. Papirene oppbevares i 2 år. Etter 2 år skal mappen gjennomgås og det skal kun tas vare på kvartalsrapporter og sluttrapport. Papirene skal etter dette makuleres. I Ad Opus gjøres personen om til inaktiv og samme prosedyre i forhold til oppbevaring av opplysninger som med papirmappe gjelder. Alle ansatte som jobber med personopplysninger på data eller i papirform i løpet av arbeidsdagen har ansvar for at dette skjer forsvarlig i forhold til oppbevaring og innsyn fra uvedkommende. Papirer skal låses inn og datamaskin logges av nås ansatte forlater arbeidsplassen i løpet av en arbeidsoppgave. Administrasjonen har egne arkiv med personopplysninger som angår ansatte. I tillegg benytter KIM-senteret Mamut og Sticos i personalarbeidet. Alle har innsynsrett i sine sakspapirer etter Personopplysningsloven 18. Sending av e-post med personlige opplysninger Henvendelser til NAV eller andre innsøkende innstanser per e-post kan inneholde fullt navn og adresse, men ingen andre personopplysninger som for eksempel fødsels- eller personnummer, jfr. Personopplysningsloven 2 nr. 1. Sensitiv informasjon skal ikke sendes per e-post, for eksempel opplysninger om helseforhold eller diagnoser, jfr. Personopplysningsloven 2 nr. 8. Slike opplysninger skal sendes per post. Alle parter (NAV, andre innsøkende eller KIM-senteret) kan med hensyn til forsvarlig saksbehandling kreve at henvendelsen skal sendes per post eller gis ved personlig fremmøte. Taushetsplikt og konfidensialitet Side 2 av 5 Evaluert oktober 2014

3 Informasjon over telefon Ved henvendelser på telefon fra NAV eller andre innsøkende kan arbeidsleder eller koordinator gi ut opplysninger per telefon om den enkelte medarbeider til vedkommendes saksbehandler. Ved henvendelse på telefon kan vi også her kreve at henvendelsen foretas skriftlig per brev. KIM-senteret ønsker at all kommunikasjon med saksbehandler i NAV eller andre innsøkende skal skje i samråd med medarbeider. Vi har som rutine å kontakte saksbehandler per telefon senest etter 14 dager hvis medarbeider uteblir fra jobb uten å melde fravær og vi ikke oppnår kontakt med vedkommende. Informasjon og dokumentasjon innhenting, deling og distribusjon Felles for all innhenting, deling og distribusjon av personlig informasjon og dokumentasjon er at det i hovedsak skal skje i samråd med medarbeider. Innhenting, deling og distribusjon av personlig informasjon skal kun skje ved at KIM-senteret følger eksterne eller interne rutiner og krav, eller fra oppdragsgiver eller i saker der det er til det beste for medarbeider. For nærmere beskrivelse av rutiner som angår innhenting, deling og distribusjon av opplysninger av personlig art i løpet av arbeidspraksisen henvises til interne rutiner for oppfølging av medarbeidere, både APS og AB. En kort oppsummering: Innhenting: Søknad med utfyllende papirer sendes KIM-senteret ved innsøking. Ved innhenting av personlig informasjon eller dokumentasjon utover dette skal det foreligge samtykke fra medarbeider i hvert enkelt tilfelle. I tilfeller der søknad blir behandlet i Rådgivende utvalg og søknaden er mangelfull vil vi etterspørre nødvendig opplysninger skriftlig til NAV eller andre innsøkende. Deling: Deling av informasjon skal kun skje med NAV eller andre innsøkende innstans som er vår oppdragsgiver. Ved avvik fra dette skal det i hver enkelt sak foreligge et skriftlig samtykke fra medarbeider. I enkelte tilfeller vil koordinator eller arbeidsleder ha mulighet til å vike fra dette. Dette fremgår av teksten under. I møter som basismøte eller andre samarbeidsmøter der arbeidsleder eller koordinator deltar, skal det i forkant av møtet være en samtale med medarbeider slik at medarbeider er klar over hva som i hovedsak vil være tema og enighet om deling av opplysninger. KIM-senteret vurderer individuelt hva som er nødvendig å dele av opplysninger både ut fra hensynet til medarbeider og fra bestilling fra oppdragsgiver. I enkelte tilfeller vil det forekomme uenighet mellom arbeidsleder/koordinator og medarbeider i hvilke opplysninger som skal kommer frem i rapporter. I slike tilfeller vil det fremgå i rapporten eller i et følgebrev. Taushetsplikt og konfidensialitet Side 3 av 5 Evaluert oktober 2014

4 Kvartalsrapport I henhold til NAV sine kravspesifikasjoner for APS sender vi kvartalsrapporter til saksbehandler eller innsøkende. Opplysningene og informasjonen i denne skal være kjent for medarbeider gjennom medarbeidersamtaler. Kvartalsrapporten skal i hovedsak gjennomgås og signeres av medarbeider. Dersom medarbeider ikke er tilstede på jobb i perioden for utsendelse av kvartalsrapport eller sluttrapport vil arbeidsleder kontakte medarbeider for å lese rapporten på telefon. I tilfeller der medarbeider ikke er tilgjengelig på telefon sendes rapport til saksbehandler. Opplysninger om årsak til at medarbeider ikke har signert rapport skal fremgå av følgebrevet. Avdeling Kontoret har ansvar for logistikken rundt rapporteringen og sending, men er ikke i befatning med innholdet i rapportene. Rapporter sendes per post. Alle medarbeidere på avdeling Kontoret signerer en taushetserklæring ved oppstart. For nærmere informasjon se Kravspesifikasjon- Kontoret- Kvartalsrapporter. Sluttrapporter APS Samme rutine som ved kvartalsrapporter. Rapporter i AB Samme rutine som på APS. Overgang APS til Arbeid med bistand (AB) I overgangen mellom APS for medarbeidere som har vært i KIM-senteret og til AB i KIM-senteret vil det avholdes møte med medarbeider, arbeidsleder og tilrettelegger i AB. Tilrettelegger i AB overtar sakspapirer. Deretter vil det etter rutine avholdes trekantsamtaler med deltaker, tilrettelegger og saksbehandler i NAV. Oversendelse av rapporter etter medarbeiders ønske I tilfeller der medarbeider ønsker at rapport eller andre papirer skal sendes til en innstans skal det alltid foreligge et skriftlig samtykke fra medarbeider i hvert enkelt tilfelle. Distribusjon: Kvartalsrapporter Fremgår i interne rutiner for oppfølging av medarbeidere på APS og AB. Sluttrapporter Fremgår i interne rutiner for oppfølging av medarbeidere på APS og AB. Taushetsplikt og konfidensialitet Side 4 av 5 Evaluert oktober 2014

5 3. TAUSHETSPLIKT MELLOM ANSATTE - ETIKK For å opprettholde et positivt og inkluderende arbeidsmiljø mellom ansatte i KIM-senteret er det viktig å til enhver tid vurdere de opplysninger man gir om og mellom hverandre, enten det er taushetsbelagte opplysninger eller opplysninger av annen art som gjelder medarbeidere eller andre ansatte. 4. TAUSHETSPLIKT MELLOM MEDARBEIDERE - ETIKK Her gjelder samme retningslinjer som hos ansatte. Alle ansatte og medarbeidere skal vurdere lovlighet, hensikt og nødvendighet når man deler informasjon som angår andre. Taushetsplikt og konfidensialitet Side 5 av 5 Evaluert oktober 2014