Håndbok for Bedriftsansvarlig (BA)

Transkript

1 Håndbok for Bedriftsansvarlig (BA) Håndboken er for deg som har rollen bedriftsansvarlig i Autorisasjonsordningen for finansielle rådgivere (AFR). Den skal gi deg en enkel oversikt over dine oppgaver i ordningen. Som BA er du kontaktpunktet mellom egen bedrift og AFR s sekretariat. Sørg for å informere godt i egen finansbedrift om at du er BA, og at alle henvendelser rundt ordningen i første omgang skal gå til deg. Husk og informer dine kandidater om å sette seg godt inn i regelverket for ordningen før de starter på autorisasjonsløpet. Ved spørsmål, henvend deg til [email protected] Se om du finner det du leter etter her, før du kontakter AFR. Innhold 1. Informasjon og dokumenter for bedriftsansvarlige Administrasjon av kandidater Bedriftens ansvar regler og rutiner (gjelder begge prøvene) Kunnskapsprøven... 3 a. Kunnskapsprøven internt:... 4 b. Kunnskapsprøven hos FU: Praktisk prøve... 5 a. Før gjennomføring:... 5 b. Etter gjennomføring: Registrering av yrkesrelevant praksis Register over autoriserte finansielle rådgivere Uthenting av resultat/rapporter Bestilling av diplom og autorisasjonsbevis Melde ut / overta kandidater Utmelding/oppsigelse fra finansbedrift... 9 Håndbok for bedriftsansvarlig v Side 1

2 1. Informasjon og dokumenter for bedriftsansvarlige Som BA har du ett sted å forholde deg til: På kan du logge deg inn med tildelt brukernavn og passord. Da kommer du til oppslagstavlen hvor du vil finne funksjoner til å administrere kandidater, hente ut rapport osv., samt nyttig og løpende oppdatert informasjon for deg som er BA, alle dokumenter det vises til i denne håndboken og andre dokumenter og manualer, tilgang til case og dilemmaer for praktisk prøve m.v. 2. Administrasjon av kandidater a. Innmelding av kandidater: Når du skal melde inn kandidater i ordningen, logger du deg på og trykker på funskjonen Ny bruker. Den ser slik ut: Etter at kandidatene er innmeldt, får de tilgang til å bruke kartleggingstesten. Hver kandidat blir tildelt 10 forsøk. NB: Når kandidatene skal ta i bruk kartleggingstesten blir de bedt om og samtykke til behandling av personopplysninger (samtykke til registrering). Her samtykkes det også til offentliggjøring av autoriserte rådgivere i det nasjonale registeret. Dette må de gjøre første gang de skal ta kartleggingstesten. Håndbok for bedriftsansvarlig v Side 2

3 b. Innlogging med brukernavn og passord for kandidater: Husk å sende ut e-post med brukernavn til kandidatene. Følg malen for hvordan e-posten skal se ut. Denne finner du i brukermanualen for bedriftsansvarlige. Ved første gangs innlogging må kandidatene trykke Glemt passord. Da får de tilsendt link og ka opprette eget passord. 3. Bedriftens ansvar regler og rutiner (gjelder begge prøvene) Regelverkets kapittel 3 behandler selve autorisasjonsprøvene. Husk at det er bedriftens ansvar å forberede kandidater og legge til rette for gjennomføring av kunnskapsprøven og den praktiske prøven. Se spesielt: 3 1 om leders ansvar for oppfølging ved ikke bestått og krav til minst 1 måned til neste prøve 3 6 om tilrettelegging ved særskilte behov, og eventuelle avbrudd av eksamen 3 8 om klagebehandling For disse og flere regler er det utarbeidet rutiner for finansbedriftene som finnes på AFRs hjemmesider, under manualer og dokumenter på oppslagstavlen, under Regler og Rutiner. Vi minner om at finansbedriften ansvar for å oppbevare dokumentasjon på innvilging av ekstra tid (herunder legeerklæring) og dispensasjoner. Dersom en kandidat av ulike årsaker har fått tildelt ett ekstra forsøk, må du som BA melde i fra om dette til [email protected]. Dette må skje i god tid før prøven skal avvikles, slik at vi kan få lagt til ett ekstra forsøk. 4. Kunnskapsprøven Finansbedriftene velger selv om kunnskapsprøven skal gjennomføres bedriftsinternt eller hos Folkeuniversitetets testsentra (FU). Håndbok for bedriftsansvarlig v Side 3

4 a. Kunnskapsprøven internt: Dersom dere skal avvikle kunnskapsprøven internt i finansbedriften, må det oppnevnes en testleder som har det praktiske ansvaret for gjennomføringen. Det vil oftest være behov for eksamensvakter i tillegg for å føre kontroll med kandidatene i henhold til regelverket. Sjekk Regelverkets 3-5 for krav til avvikling av kunnskapsprøven og bruk av testleder. Som BA må du sette deg godt inn i dette. Regelverket finnes på hjemmesiden til AFR. Testleder må meldes inn av AFR etter informasjon fra BA.(Skjema for innmelding/endring av TL finner du på hjemmesiden). For å sikre oss at testleder har satt seg godt inn i alle manualer og dokumenter, slik at man kan løse eventuelle situasjoner som kan oppstå, må testleder bestå en testledertest som gjelder for både kunnskapsprøven og oppdateringsprøven. Når denne er bestått vil vedkommende få tildelt brukernavn og passord som testleder for ordningen. AFR skal informeres om avlegging av kunnskapsprøven internt i finansbedriften. Send en e-post med følgende innhold til [email protected]: Dato for når testen skal avholdes, klokkeslett, kontaktperson og dennes e-post og telefonnummer. Informasjonen benyttes til å planlegge behov for support og eventuelle tilsyn fra AFR. Det er viktig å merke seg at dersom AFR ikke mottar informasjon om avvikling av kunnskapsprøven internt i bedriften, kan ikke AFR ta ansvar for support under prøven. Det er ikke support etter kl Sørg for at testleder setter seg inn i regelverk og øvrig dokumentasjon for intern avvikling av kunnskapsprøven. All nødvendig dokumentasjon for testledere får man tilgang til ved å logge inn på våre hjemmesider, og se under manualer og dokumenter i relevant kategori. Håndbok for bedriftsansvarlig v Side 4

5 Alle kandidater som skal avlegge kunnskapsprøven (enten det er internt eller hos FU), må få tilsendt dokumentet informasjon til kandidat før kunnskapsprøven i god tid før prøven avvikles. Dokumentet ligger under manualer og dokumenter til både BA, kandidat og testleder. b. Kunnskapsprøven hos FU: Dersom kunnskapsprøven skal avlegges hos FU kan bedriften beslutte om kandidatene skal melde seg opp til kunnskapsprøven selv, eller om du som BA skal gjøre dette. Påmelding skjer gjennom AFRs påmeldingssystem som er en del av Portalen. Også kandidatene har tilgang til Portalen ved å logge seg på som kandidat. Manualen for påmeldingssystemet finner du på Ekstranettet. I påmeldingssystemet finner du oversikt over tilgjengelige eksamener. Påmeldingen kan slettes inntil 4 uker før eksamensdato, men merk at depositumsavgiften vil bli fakturert så lenge man har meldt seg opp til en eksamen. Påmeldingen gjøres bindende når det er 4 uker igjen til eksamen. Kandidatene kan ikke selv melde seg av eksamen, dette må BA gjøre. 5. Praktisk prøve a. Før gjennomføring: Når kunnskapsprøven er bestått, skal kandidaten avlegge praktisk prøve. Praktisk prøve må avlegges senest innen to år etter at kunnskapsprøven er bestått. Første steg her er å få på plass sensor 1 og sensor 2. Vi viser til rammeverket for praktisk prøve og ber om at du som BA setter deg godt inn i dette, herunder kompetansekrav til sensorer og rollefordeling. Rammeverket er tilgjengelig under manualer og dokumenter for praktisk prøve. Det er utarbeidet en Veiledning til praktisk prøve til bruk for sensor, og tilgjengelig for kandidat. Den finner du også under manualer og dokumenter. Håndbok for bedriftsansvarlig v Side 5

6 Praktiske prøver skal meldes inn til sekretariatet i forkant: [email protected] med dato for når testen skal avholdes, klokkeslett, kontaktperson og dennes e-post og telefonnummer. Case og etisk dilemma er tilgjengelig under manualer og dokumenter. Husk at kandidaten skal få utdelt del 1 av caset en uke før eksamen. Du har også ansvar for å sende både case og dilemma til sensorene. AFR henter inn taushetserklæring fra deg som BA. Det er viktig at det er etablert rutiner i bedriften for taushetsplikt fra sensorer og kandidatenes side rundt innhold i cases, og rutiner for at ikke noe av dette materiellet lagres eller oppbevares tilgjengelig for andre. Ved valg av cases må det tas hensyn til at samme case ikke bør benyttes for kandidater som naturlig har kommunikasjon med hverandre. b. Etter gjennomføring: Når praktisk prøve er gjennomført må du som BA logge deg inn og legge inn resultatet via Brukersider(se i manualen). Resultat skal registreres straks selv om prøven ikke er bestått. 6. Registrering av yrkesrelevant praksis Bedriftsansvarlig skal registrere yrkesrelevant praksis for sine Kandidater (se i manualen). En Kandidat må ha ett års yrkesrelevante praksisen før vedkommende er autorisert. BA er ansvarlig for at rett dato legges inn slik at ingen rådgivere kommer i det nasjonale registeret uten å være autorisert. En Kandidat kan altså gjennomføre og bestå Kunnskapsprøven og Praktisk prøve uten å være autorisert. For mer informasjon om hva som er yrkesrelevant praksis, se skrivet Anbefalte retningslinjer: Yrkesrelevant praksis -veiledning og kontroll som ligger under manualer og dokumenter. Alle dine Kandidater som er autorisert frem til har fått registrert yrkesrelevant praksis som godkjent. For BA vil datoen for når yrkesrelevant praksis er oppnådd komme frem i portalen, mens i Kandidatbildet vil det bare fremkomme som godkjent: ja eller nei. Håndbok for bedriftsansvarlig v Side 6

7 8. Register over autoriserte finansielle rådgivere For å finne ut om en rådgiver er autorisert kan kunder søke på rådgiverens navn i registret (via hjemmesiden til AFR). Dersom kandidaten har endret navn må AFR kontaktes for oppdatering av dette. Finansbedriften har ansvar for å melde ut kandidater og for å oppdatere informasjon om kandidater i testsystem og portal slik at registeret kun inneholder autoriserte finansielle rådgivere. 9. Uthenting av resultat/rapporter Som BA kan du hente ut resultater for kunnskapsprøven. Oversiktene er nødvendig for planlegging og rapportering i egen finansbedrift. Se BA manualen for fremgangsmåte og bruk. Akkumulerte tall må man selv beregne basert på sammenlagte månedstall. Håndbok for bedriftsansvarlig v Side 7

8 10. Bestilling av diplom og autorisasjonsbevis Etter at kandidaten har bestått både kunnskapsprøven og praktisk prøve, og har oppfylt kravet om ett års yrkesrelevant praksis, kan du som BA bestille autorisasjonsbevis(kort). Diplom blir sendt ut automatisk når kandidaten er autorisert. Begge deler er sendes kostnadsfritt. For bestilling se rutine i manualen. Diplomer og autorisasjonsbevis sendes ut i midten av hver måned. Det vil si at dere må legge inn bestillinger innen den 31. i hver måned for å få de med på neste forsendelse. Det er du som bedriftsansvarlig som har ansvar for at det ligger inne rett adresse på forsendelsene av autorisasjonsbevis og diplom. I de tilfellene der kandidatene ikke har mottatt autorisasjonsbevis/diplom, må du som BA gå inn og bestille dette på nytt. 11. Melde ut / overta kandidater Dersom årsaken er ansettelse i annen finansbedrift, er det den nye finansbedriften som skal ha kandidaten inn i sitt register, som må henvende seg til [email protected] og be om å få overført kandidaten til seg og må oppgi følgende data: Nåværende finansbedrift Navn på kandidaten E-postadresse Den nye Finansbedriften vil da få tilgang til Kandidaten og dens tidligere resultater i Portalen. NB: Dersom du skal flytte kandidater mellom egne avdelinger kan du som bedriftsansvarlig gjøre dette selv. Dette gjøres på brukersider når du er logget inn på AFRs sider. Bedriften må ha etablert rutine for å inndra og makulere kort/autorisasjonsbevis som av en eller annen grunn ikke lenger er gyldige. Håndbok for bedriftsansvarlig v Side 8

9 12. Utmelding/oppsigelse fra finansbedrift Dersom en finansbedrift ønsker å melde seg ut av ordningen må man snarest kontakte sekretariatet. Oppsigelsesfristen vil være 2 måneder fra melding om utmelding er mottatt. Bedriften må varsle sine innmeldte om oppsigelsen og konsekvensene. Samtidig må AFR varsles om hvilken informasjon som er gitt internt og få en oversikt over planlagte aktiviteter og hvordan disse søkes løst (avlyses m.v.). Straks AFR har fått slikt varsel, vil vi på selvstendig grunnlag sende en informasjon til hver rådgiver som er autorisert om at de meldes ut av registeret, fra hvilken dato og konsekvenser av utmeldingen. I tillegg vil finansbedriften motta et følgebrev med retur av tilslutningsavtale. Rådgiverne flyttes over til en gruppe med "utmeldte" og autorisasjonen blir "hvilende" frem til de eventuelt blir innmeldt fra en ny tilsluttet finansbedrift. De vil ikke få tilgang til oppdateringsprøven. Konsekvenser av utmelding: Autoriserte kandidater innmeldt av bedriften er ikke lenger å anse som autoriserte og kan ikke lenger søkes opp i vårt register. o Dette gjelder ansatte i bedriften o Dette gjelder ansatte i tilknyttede agenter der slike finnes Sensorer tilknyttet bedriften kan ikke lenger praktisere som sensorer o Planlagte praktiske prøver må kanselleres Planlagte prøver for kandidater som er i et autorisasjonsløp, må avlyses o Påmeldinger til kunnskapsprøven må strykes (det er 1 måneds påmeldingsfrist til Folkeuniversitets tester) Alle autorisasjonsbevis må inndras og sendes til AFR for makulering. Håndbok for bedriftsansvarlig v Side 9