Det forutsettes at fakultetet er ansvarlig for den strategiske styringen i bruken av stillingene.

Transkript

1 UNIVERSITETET I OSLO DET MATEMATISK- NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET Til MN-fakultetsstyret Sakstype: Vedtakssak Saksnr.: 3 Møtedato: Notatdato: Saksbehandler: Ingrid Uldal Sakstittel: Delegasjon av tilsettingsmyndighet for stipendiater Tidligere vedtak i saken / Plandokumenter / Henvisning til lovverk etc.: Universitetsstyrets vedtak i sak 3 i møtet 7. september Normalreglenes 7. De viktigste problemstillinger: Universitetsstyret har i møte 7. september 2004 (sak 3) vedtatt en betinget (delvis) delegering av tilsettingsmyndigheten i saker som gjelder tilsetting i professorstillinger og stipendiater. Fakultetene gis med dette adgang til å legge til rette for enklere saksbehandling for de nevnte stillingskategorier. For tilsetting i stipendiatstillinger: Fakultetsstyret gis mulighet til å delegere tilsettingsmyndigheten for stipendiater til instituttnivå der innstillingen fra vurderingskomiteen er enstemmig, ikke påklages og tas til følge. Når en eller flere av disse betingelsene ikke er oppfylt, fattes tilsettingsvedtaket av fakultetet. Når det gjelder tilsetting av stipendiater vil fakultet med dette fremme forslag om at tilsettingsmyndigheten delegeres til instituttnivået med virkning fra 1. mars Det forutsettes at tilsettingsmyndigheten legges til instituttstyret eller et eget tilsettingsutvalg. Ved Institutt for geofag forutsettes det opprettet et eget innstillings- og tilsettingsorgan. Institutt- /senterleder er innstillingsmyndighet i tilsettingssaker som gjelder stipendiater. Delegasjonen vil omfatte både kunngjøring og tilsetting i stilling. Delegasjon av tilsetting skjer under forutsetning av enstemmig uttalelse fra bedømmelseskomiteen. De administrative retningslinjer gir en mer detaljert beskrivelse av de krav som følger av delegert myndighet. Fakultetsdirektøren vil foreslå en prøveperiode frem til Det forutsettes at fakultetet er ansvarlig for den strategiske styringen i bruken av stillingene. Forslag til vedtak: Fakultetsstyret slutter seg til forslaget fra fakultetsdirektøren og vedtar at tilsettingsmyndigheten for stipendiatstillinger delegeres til fakultetets institutter og sentre med virkning fra 1. mars Institutt- /senterleder er innstillingsmyndighet. Delegasjonen forutsetter enstemmig uttalelse fra vurderingskomiteen. Hvis denne betingelsen ikke er oppfylt, fattes tilsettingsvedtaket av fakultetets tilsettingsutvalg. Tilsettinger uten forutgående kunngjøring foretas av dekan. Delegasjon av tilsettingsmyndigheten etableres som en prøveordning frem til Vedlegg: Brev fra universitetsdirektøren, datert 24. september 2004 Rutinebeskrivelse for tilsetting av stipendiater i fakultetets tilsettingsutvalg Forslag til ny rutinebeskrivelse ved delegert tilsettingsmyndighet til instituttene. Faculty of Mathematics and Natural Sciences University of Oslo

2 Retningslinjer for utlysning og tilsetting i stipendiatstillinger Vedtatt av fakultetsstyret Lov-/regelanvendelse: Universitetsloven, Tjenestemannsloven, Arbeidsmiljøloven, Forvaltningsloven, Forskrift om partsoffentlighet i tilsettingssaker, Personalreglement ved Universitetet i Oslo, Reglementshåndbok for Universitetet i Oslo: Retningslinjer for tilsetting som stipendiat ved universiteter og høgskoler, Regler for oppdragsstillinger. Fakultetsstyrets vedtakssak 15 av UTLYSNING Alle stillinger som skal tilsettes for mer enn ett år, skal som hovedregel kunngjøres offentlig, dvs. i Norsk lysingsblad og når det er hensiktsmessig i dagspressen. I tillegg legges alle kunngjøringer ut på UiOs nettsider. Instituttet utarbeider forslag til utlysningstekst i samarbeid med fakultetet, jf. skjemaet Kunngjøring av stipendiatstillinger. Kunngjøringen skal inneholde beskrivelse av stillingen, det aktuelle arbeidsområdet og kvalifikasjonskrav. Ved fakultetet er det innført et generelt krav om at søkere må være ferdige med hovedfag/mastergrad innen søknadsfristen*. Så vidt mulig skal det/de aktuelle fagretninger for stillingen samt arten av pliktarbeidet angis. Det bør angis fra hvilket tidspunkt stillingen er ledig. Utlysningen kan inneholde opplysninger om at søkeren må legge frem faglig begrunnet forslag for sin forskerutdanning, og at rettledning i utarbeidelse av slikt forslag vil bli gitt dersom søkeren ønsker det. Kunngjøringen skal også inneholde opplysninger om lønnsvilkår, søknadsfrist, arbeidssted og særlige vilkår for stillingen, regelverk (henvisning til Retningslinjer for tilsetting som stipendiat ved universiteter og høgskoler), den dokumentasjon som skal vedlegges søknaden, at interesserte vil få tilsendt eventuell stillingsbeskrivelse ved å henvende seg til fakultet, og at søkere skal benytte fakultetets Søknadsskjema for stipendiatstilling ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Universitetet i Oslo, Application Form for Research Fellowship at the Faculty of Mathematics and Natural Sciences * Det kan utarbeides en mer utførlig stillingsbeskrivelse som kunngjøringsteksten bygger på, jf. skjemaet Stillingsbeskrivelse. Skjemaene inneholder fast tekst som gjelder alle stipendiatstillinger. Instituttet fyller inn spesielle krav og ønsker. Forslag til utlysningstekst og eventuell stillingsbeskrivelse godkjennes av instituttstyret. Forslag til kunngjøring, eventuell stillingsbeskrivelse og instituttstyrets vedtak sendes med følgebrev og til fakultetet. I oversendelsesbrevet til fakultetet skal det redegjøres for behovet for stillingen, den økonomiske situasjon og hvordan stillingen skal lyses ut. For eksternt finansierte stipendiatstillinger oversendes forslag til kunngjøring med opplysninger om hvordan stillingen skal lyses ut samt kopi av kontrakten som danner grunnlag for stillingen.

3 Fakultetet sender utlysningsteksten til tjenestemannsorganisasjonene. Tjenestemannsorganisasjonene kan kreve tre dagers frist for å drøfte stillings- og lønnsplassering før enhver stilling kunngjøres. Eventuelle drøftinger skal gjennomføres på fakultets- eller tilsvarende nivå. Når anmodning om å lyse ut stillingen er vedtatt i fakultetsstyrets tilsettingsutvalg, oversender fakultetet utlysningsteksten til Organisasjons- og personalavdelingen (OPA) ved Personalseksjonen for kunngjøring. Søknadsfristen bør være minimum tre uker. SØKNADSBEHANDLING Generelt For alle stillinger bør man som hovedregel bruke intervju. Etter søknadsfristens utløp sender fakultetet brev til alle søkere med bekreftelse på mottatt søknad vedlagt forenklet søkerliste (med navn, alder, akademisk grad og bostedskommune) originale søknader, kunngjøring, søkerliste og Retningslinjer for tilsetting som stipendiat ved universitetet og høgskole til instituttet, sammen med sjekkliste for søknadsbehandlingen.* Oppnevning av sakkyndig (bedømmelses) Instituttet, dvs. innstillingsorganet, skal oppnevne minst tre sakkyndige som skal avgi en uttalelse på grunnlag av kunngjøring, eventuell stillingsbeskrivelse, samt søknadene med vedlegg. Begge kjønn skal være representert blant de sakkyndige. Hvis dette ikke er mulig, må det begrunnes. Stipendiater og postdoktorer kan inngå blant de sakkyndige. Ved eksternt finansierte stipendiatstillinger oppnevnes prosjektleder eller annen sentral person i prosjektet som har fått innvilget midler til stillingen. Vedtak om oppnevning av sakkyndig sendes fakultetet til orientering. vurdering (bedømmelse) av søkerne Ved vurdering av søkerne skal det legges vekt på deres forutsetninger for å gjennomgå forskerutdanning. Vurderingen baseres i første rekke på dokumenterte kvalifikasjoner, samt faglig begrunnet forslag for deres forskerutdanning der dette kreves i henhold til kunngjøringen. Personlig egnethet undersøkes gjennom intervjuer og referanser. Komiteen skal vanligvis rangere de tre best egnede søkere, dersom det er så mange er kvalifisert for stillingen. Dersom de ved vurderingen finner flere søkere tilnærmet like godt egnet, skal de rangere kvinnelig søker foran mannlig søker. Uttalelsen skal inneholde: en kort omtale av søkerne en kort begrunnelse hvis søkere ikke rangeres for innstilling en begrunnet rangering av søkere som anbefales innstilt for tilsetting

4 Vurdering av utenlandsk utdanning ved fakultetet eller Universitetets internasjonale avdeling for opptak til ph. d.-programmet skal følge innstillingen for søkere som innstilles for tilsetting. Behandlingstiden bør være to-fire (maksimum) uker fra oppnevning av den sakkyndige komiteen.* INNSTILLING De sakkyndiges uttalelse leveres til fakultetet for gjennomsyn før behandling ved instituttet. Komiteens uttalelse skal behandles av instituttstyret, som fatter vedtak om innstilling og rangering. Instituttstyrets innstilling og rangering sendes fakultetet ved referat fra instituttstyremøtet. Alle saksdokumenter og komplette søknader skal følge saken til fakultetet. Forslag til lønnsplassering utover vanlig begynnerlønn i stipendiatstilling SKO 1017 skal følge saken i eget notat. TILSETTING Instituttets innstilling og rangering legges frem som tilsettingssak for vedtak i fakultetsstyrets tilsettingsutvalg. Etter behandling i fakultetsstyrets tilsettingsutvalg sender fakultetet tilbud om tilsetting til søker som er innstilt på 1. plass. Den som mottar tilbudet gir skriftlig beskjed til fakultetet om hun/han aksepterer stillingen, eller ikke. Dette skal normalt skje innen 14 dager fra dato på tilbudsbrevet. Dersom vedkommende ikke aksepterer stillingen, sendes tilbud til søker som er innstilt på 2.plass. Når stillingen er besatt, underretter fakultetet de øvrige søkerne om hvem som er tilsatt og returnerer søknadspapirene. Samtidig sender fakultetet arbeidsavtalen, utfylt skjema "Vedlegg til arbeidsavtale v/uio" og CV til OPA v/lønningsseksjonen, med kopi til instituttet og fakultetets studieseksjon. Ved tiltredelse fyller fakultetet/instituttet ut skjemaet "Bekreftelse på tiltredelse" og sender det til OPA v/lønningsseksjonen sammen med skattekort og eventuelt skjema for melding om redusert ferie (maiseptember). Kopi av "Bekreftelse på tiltredelse" sendes til instituttet/fakultetet, inkl. fakultetets studieseksjon. * Foreslåtte endringer i dagens retningslinjer.

5 Sjekkliste for saksbehandlingsprosedyrer ved tilsetting i stipendiatstillinger UTLYSNING Forslag til utlysningstekst utarbeides, evt. i samsvar med stillingsbeskrivelse eller prosjektkontrakt Godkjenne kunngjøringen, evt. stillings- beskrivelsen Sende skjemaene til tjenestemannsorganisasjonene Sende skjemaene til OPA, Personalavdelingen SØKNADSBEHANDLING Mottak av søknader Utarbeide søkerliste Skrive bekreftelse om mottatt søknad Levere søknader m.m. til instituttet Returnere søknader etter at tilsettingssaken er avsluttet INNSTILLING Oppnevne sakkyndig Vurdere søknader, sjekke referanse Evt. intervju av søkere Vurdering av utenlandsk utdnnning for opptak til ph. d.-programmet Levere vurdering og rangering av søkerne (sakkyndig uttalelse) Godkjenne vurdering og rangere fatte vedtak om innstilling Evt. foreslå lønnsplassering utover vanlig begynnerlønn i stipendiatstilling Fatte vedtak om tilsetting TILSETTING Fatte vedtak om tilsetting Utarbeide tilbudsbrev, arbeidsavtale, inkl. beregning av lønn Motta svar på tilbud om stilling Sender utfylte, undertegnede tilsettings- Papirer til OPA, institutt og MN studieseksjon Sende Bekreftelse på tiltredelse til OPA og () institutt og fakultet

6 Forslag til NYE retningslinjer for utlysning og tilsetting i stipendiatstillinger Vedtatt av fakultetsstyret Lov-/regelanvendelse: Universitetsloven, Tjenestemannsloven, Arbeidsmiljøloven, Forvaltningsloven, Forskrift om partsoffentlighet i tilsettingssaker, Personalreglement ved Universitetet i Oslo, Reglementshåndbok for Universitetet i Oslo: Retningslinjer for tilsetting som stipendiat ved universiteter og høgskoler, Regler for oppdragsstillinger. Fakultetsstyrets vedtakssak 15 av UTLYSNING Alle stillinger som skal tilsettes for mer enn ett år, skal som hovedregel kunngjøres offentlig, dvs. i Norsk lysingsblad og når det er hensiktsmessig i dagspressen. I tillegg legges alle kunngjøringer ut på UiOs nettsider. Instituttet utarbeider forslag til utlysningstekst i samarbeid med personalkonsulent, jf. skjemaet Kunngjøring av stipendiatstillinger. Kunngjøringen skal inneholde beskrivelse av stillingen, det aktuelle arbeidsområdet og kvalifikasjonskrav. Ved fakultetet er det innført et generelt krav om at søkere må være ferdige med hovedfag/mastergrad innen søknadsfristen.* Så vidt mulig skal det/de aktuelle fagretninger for stillingen samt arten av pliktarbeidet angis. Det bør angis fra hvilket tidspunkt stillingen er ledig. Utlysningen kan inneholde opplysninger om at søkeren må legge frem faglig begrunnet forslag for sin forskerutdanning, og at rettledning i utarbeidelse av slikt forslag vil bli gitt dersom søkeren ønsker det. Kunngjøringen skal også inneholde opplysninger om lønnsvilkår, søknadsfrist, arbeidssted og særlige vilkår for stillingen, regelverk (henvisning til Retningslinjer for tilsetting som stipendiat ved universiteter og høgskoler), den dokumentasjon som skal vedlegges søknaden, at interesserte vil få tilsendt eventuell stillingsbeskrivelse ved å henvende seg til fakultet, og at søkere skal benytte fakultetets Søknadsskjema for stipendiatstilling ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, Universitetet i Oslo, Application Form for Research Fellowship at the Faculty of Mathematics and Natural Sciences * Det kan utarbeides en mer utførlig stillingsbeskrivelse som kunngjøringsteksten bygger på, jf. skjemaet Stillingsbeskrivelse. Skjemaene inneholder fast tekst som gjelder alle stipendiatstillinger. Instituttet fyller inn spesielle krav og ønsker. Forslag til utlysningstekst, eventuell stillingsbeskrivelse og hvordan stillingen skal lyses ut godkjennes av instituttstyret. Forslag til kunngjøring, eventuell stillingsbeskrivelse og instituttstyrets vedtak sendes til fakultetet med opplysninger om hvordan stillingen skal lyses ut. For eksternt finansierte stipendiatstillinger oversendes forslag til kunngjøring med opplysninger om hvordan stillingen skal lyses ut samt kopi av kontrakten som danner grunnlag for stillingen.

7 Fakultetet sender utlysningsteksten til tjenestemannsorganisasjonene. Tjenestemannsorganisasjonene kan kreve tre dagers frist for å drøfte stillings- og lønnsplassering før enhver stilling kunngjøres. Eventuelle drøftinger skal gjennomføres på fakultets- eller tilsvarende nivå. Fakultetet oversender utlysningsteksten til Organisasjons- og personalavdelingen (OPA) v/personalseksjonen for kunngjøring. Søknadsfristen bør være minimum tre uker. SØKNADSBEHANDLING Generelt For alle stillinger bør man som hovedregel bruke intervju. Etter søknadsfristens utløp sender fakultetet brev til alle søkere med bekreftelse på mottatt søknad vedlagt forenklet søkerliste (med navn, alder, akademisk grad og bostedskommune) originale søknader, kunngjøring, søkerliste, Retningslinjer for tilsetting som stipendiat ved universiteter og høgskoler) til instituttet, sammen med sjekkliste for søknadsbehandlingen. Oppnevning av sakkyndig (bedømmelses) Instituttet skal oppnevne minst tre sakkyndige som skal avgi en uttalelse på grunnlag av kunngjøring, eventuell stillingsbeskrivelse samt søknadene med vedlegg. Begge kjønn skal være representert blant de sakkyndige. Hvis dette ikke er mulig, må det begrunnes. Stipendiater og postdoktorer kan inngå blant de sakkyndige. Ved eksternt finansierte stipendiatstillinger oppnevnes prosjektleder eller annen sentral person i prosjektet som har fått innvilget midler til stillingen. vurdering (bedømmelse) av søkerne Ved vurdering av søkerne skal det legges vekt på deres forutsetninger for å gjennomgå forskerutdanning. Vurderingen baseres i første rekke på dokumenterte kvalifikasjoner, samt faglig begrunnet forslag for deres forskerutdanning der dette kreves i henhold til kunngjøringen. Personlig egnethet undersøkes gjennom intervjuer og referanser. Komiteen skal vanligvis rangere de tre best egnede søkere, dersom det er så mange er kvalifisert for stillingen. Dersom de ved vurderingen finner flere søkere tilnærmet like godt egnet, skal de rangere kvinnelig søker foran mannlig søker. Uttalelsen skal inneholde: en kort omtale av søkerne en kort begrunnelse hvis søkere ikke rangeres for innstilling en begrunnet rangering av søkere som anbefales innstilt for tilsetting Vurdering av utenlandsk utdanning ved fakultetet eller Universitetets internasjonale avdeling for opptak til ph. d.-programmet skal følge innstillingen for søkere som innstilles for tilsetting. Behandlingstiden bør være to-fire (maksimum) uker fra oppnevning av den sakkyndige komiteen.*

8 INNSTILLING De sakkyndiges uttalelse leveres til fakultetet for gjennomsyn før behandling ved instituttet. Komiteens uttalelse skal behandles av instituttstyret, som fatter vedtak om tilsetting. TILSETTING Instituttstyret fatter vedtak om tilsetting. Instituttstyrets vedtak om tilsetting sendes fakultetet ved referat fra instituttstyremøtet. Alle saksdokumenter og komplette søknader skal følge saken til fakultetet. Forslag til lønnsplassering utover vanlig begynnerlønn i stipendiatstilling SKO 1017 skal følge saken i eget notat. Fakultetet sender tilbud om tilsetting til søker som er innstilt på 1. plass. Den som mottar tilbudet gir skriftlig beskjed til fakultetet om hun/han aksepterer stillingen, eller ikke. Dette skal normalt skje innen 14 dager fra dato på tilbudsbrevet. Dersom vedkommende ikke aksepterer stillingen, sendes tilbud til søker som er innstilt på 2.plass. Når stillingen er besatt, underretter fakultetet de øvrige søkerne om hvem som er tilsatt og returnerer søknadspapirene. Samtidig sender fakultetet arbeidsavtalen, utfylt skjema "Vedlegg til arbeidsavtale v/uio" og CV til OPA v/lønningsseksjonen, med kopi til instituttet og fakultetets studieseksjon. Ved tiltredelse fyller fakultetet/instituttet ut skjemaet "Bekreftelse på tiltredelse" og sender det til OPA v/lønningsseksjonen sammen med skattekort og eventuelt skjema for melding om redusert ferie (maiseptember). Kopi av "Bekreftelse på tiltredelse" sendes til instituttet/fakultetet, inkl. fakultetets studieseksjon. * Forslag til endringer i dagens retningslinjer, i tillegg til delegeringen til instituttene.

9 Sjekkliste for saksbehandlingsprosedyrer ved tilsetting i stipendiatstillinger UTLYSNING Forslag til utlysningstekst utarbeides, evt. i samsvar med stillingsbeskrivelse eller prosjektkontrakt Godkjenne kunngjøringen, evt. stillings- beskrivelsen Sende skjemaene til tjenestemannsorganisasjonene Sende skjemaene til OPA, Personalavdelingen SØKNADSBEHANDLING Mottak av søknader Utarbeide søkerliste Skrive bekreftelse om mottatt søknad Levere søknader m.m. til instituttet Returnere søknader etter at tilsettingssaken er avsluttet INNSTILLING Oppnevne sakkyndig Vurdere søknader, sjekke referanse Evt. intervju av søkere Vurdering av utenlandsk utdanning for opptak til ph. d.-programmet Levere vurdering og rangering av søkerne (sakkyndig uttalelse) Godkjenne vurdering og rangere fatte vedtak om tilsetting TILSETTING Fatte vedtak om tilsetting Evt. foreslå lønnsplassering utover vanlig begynnerlønn i stipendiatstilling Utarbeide tilbudsbrev, arbeidsavtale, inkl. beregning av lønn Motta svar på tilbud om stilling Sender utfylte, undertegnede tilsettings- Papirer til OPA, institutt og MN studieseksjon Sende Bekreftelse på tiltredelse til OPA og () institutt/fakultet