1.1 Personalreglement

Transkript

1 1.1 Personalreglement Dato: , endret Virkeområde Dette reglementet gjelder for tjenestemenn hos Stortingets ombudsmann for forvaltningen (Sivilombudsmannen). Bestemmelsene i reglementet 8, 9, 12, 16, 17 og 24 gjelder ikke for tilsetting i stillinger hvor Stortingets presidentskap er tilsettingsmyndighet. Bestemmelsene i reglementet 2, 3, 4, 5, 6, 8, 9, 11, 12 og 13 gjelder ikke for midlertidige tilsettinger inntil 6 måneder i henhold til reglementet 10. KUNNGJØRING 2 Kunngjøring av stillinger Ledige faste og midlertidige stillinger skal normalt kunngjøres offentlig og besettes etter alminnelig konkurranse. Offentlig kunngjøring er ikke nødvendig ved tilsettinger som nevnt i reglementet 11. Ledige stillinger skal gjøres kjent internt. Fraværende tjenestemenn skal så langt som råd er, gis underretning om ledige stillinger. Offentlig kunngjøring skjer i Norsk lysingsblad og ellers på den måten ombudsmannen bestemmer. 3 Kunngjøringens innhold Kunngjøringen skal inneholde en kortfattet beskrivelse av stillingen, det aktuelle arbeidsområdet og kvalifikasjonskrav. Den skal også inneholde opplysninger om stillingens omfang, lønnsvilkår, arbeidssted, fra hvilket tidspunkt stillingen er ledig, om den er fast eller midlertidig og søknadsfristen. Ved midlertidig tilsetting angis tilsettingens varighet. Det skal opplyses om det er mulighet for fast tilsetting. I kunngjøringen skal det informeres om hvem som kan gi nærmere opplysninger om stillingen. Kunngjøringen skal utformes slik at den ikke virker diskriminerende på noen grupper, jf. arbeidsmiljøloven 55A. Søknadsfristen må ikke være kortere enn to uker fra innrykk i Norsk lysingsblad. 4 Fremgangsmåten ved kunngjøring

2 Før kunngjøring av ledig stilling skal kunngjøringen sendes de tillitsvalgte med en rimelig frist til å kreve drøftinger. Gjenstand for drøfting er kunngjøringens innhold og lønnsplassering. 5 Fornyet kunngjøring Dersom tilsettingsmyndigheten ønsker å fravike kvalifikasjonskravene i kunngjøringen skal stillingen kunngjøres på nytt. Tilsettingsmyndigheten kan beslutte å kunngjøre stillingen på nytt dersom det ikke har meldt seg tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere eller når forholdene har endret seg vesentlig. SAKSBEHANDLING 6 Behandling av søknader og vurdering av søkere Etter utløpet av søknadsfristen skal det så snart som mulig settes opp en utvidet søkerliste. Listen skal inneholde søkernes navn, alder, utdannelse og praksis både i offentlig og privat virksomhet. Videre skal det settes opp en offentlig søkerliste. Listen skal inneholde søkernes navn, alder, stilling eller yrkestittel og bostedskommune eller arbeidskommune. Søkerne skal underrettes om at søknaden er mottatt og den videre saksgangen. Dersom saksgangen blir forsinket, skal søkerne informeres om dette. For stillinger der tilsetting foretas av tilsettingsrådet, skal utvidet søkerliste sendes medlemmene av rådet så snart som mulig. Tilsettingsrådet tar stilling til hvem som skal innkalles til intervju. De søkerne som etter en vurdering av søknadene synes å være best kvalifisert, skal normalt innkalles til intervju. Ved avgjørelsen av hvem av søkerne som skal intervjues skal det legges vekt på utdanning, praksis, kvalifikasjoner og egnethet ut fra de kravene som er stilt i utlysingsteksten. Ombudsmannen bestemmer hvordan intervju skal gjennomføres og hvem som skal delta. I saker der tilsettingsrådet er tilsettingsmyndighet, har medlemmene av rådet alltid rett til å være til stede og stille spørsmål. Nye opplysninger av betydning som kommer frem under intervjuet, skal nedtegnes. Det samme gjelder opplysninger som er innhentet fra oppgitte referanser. En søker har rett til å be om at det ikke blir innhentet opplysninger om ham eller henne hos vedkommendes nåværende eller tidligere arbeidsgiver. Tilsettingsmyndigheten kan ta i betraktning søknader som er kommet inn etter søknadsfristens utløp. Slike søknader skal derfor alltid gjøres kjent for tilsettingsmyndigheten. TILSETTINGSMYNDIGHETENE 7 Tilsettingsorganer

3 Stortingets presidentskap tilsetter tjenestemenn i ledende stillinger etter innstilling fra ombudsmannen. Ombudsmannen kan tilsette tjenestemenn midlertidig for inntil 6 måneder, jf. reglementet 10. Øvrige tjenestemenn tilsettes av tilsettingsrådet. 8 Tilsettingsrådet Tilsettingsrådet skal bestå av tre medlemmer: ombudsmannen, en representant fra vedkommende tjenestemannsgruppe og administrasjonssjefen eller en kontorsjef. I saker som gjelder tjenestemenn fra juristgruppen, deltar en kontorsjef oppnevnt av ombudsmannen ved behandlingen i tilsettingsrådet. I øvrige saker deltar administrasjonssjefen. Ombudsmannen oppnevner ved behov personlige vararepresentanter for kontorsjefen og administrasjonssjefen. Tjenestemannsorganisasjonene oppnevner tjenestemannsrepresentanter med vararepresentanter, jf Oppnevning av tjenestemannsrepresentanter til tilsettingsrådet Tjenestemannsgruppene er som følger: - Juristgruppen - Administrativ gruppe Den tjenestemannsorganisasjon innen vedkommende tjenestemannsgruppe som enten selv eller gjennom tilslutning til en hovedsammenslutning, er forhandlingsberettiget, oppnevner en representant for tjenestemennene med personlig vararepresentant. Er flere organisasjoner innen vedkommende tjenestemannsgruppe forhandlingsberettiget, oppnevner de i fellesskap en representant med personlig vararepresentant. Tjenestemannsrepresentantene bør være fast tilsatt hos Sivilombudsmannen. Tjenestemannsrepresentantene oppnevnes for ett år om gangen. Dersom både tjenestemannsrepresentanten og vararepresentanten er forhindret fra å møte, oppnevner vedkommende tjenestemannsorganisasjon en setterepresentant. TILSETTING 10 Midlertidig tilsetting Uten kunngjøring av stillingen kan ombudsmannen tilsette tjenestemenn midlertidig for et tidsrom inntil 6 måneder, jf. ombudsmannsloven 14 første ledd andre punktum. Tilsettingsrådet skal ha underretning om slike midlertidige tilsettinger.

4 Dersom det er sannsynlig at vikariatet eller engasjementet vil vare utover 6 måneder, skal tilsettingsmyndigheten foreta tilsetting etter kunngjøring og konkurranse på vanlig måte. 11 Forlengelse av midlertidig tilsetting overgang fra midlertidig til fast stilling Tjenestemann som er midlertidig ansatt etter offentlig kunngjøring og ordinær tilsettingsprosedyre, kan ved ledighet i stillingen eller tilsvarende stilling få forlenget sin midlertidige tilsetting eller tilsettes fast av tilsettingsmyndigheten uten ny kunngjøring. Nærmeste overordnede skal uttale seg om tjenestemannens skikkethet for stillingen. 12 Saksbehandlingen i tilsettingsrådet Tilsettingsrådet skal fortrinnsvis behandle tilsettingssaker og andre saker i samlet møte. Skriftlig behandling kan finne sted hvis saken ikke volder tvil og saksbehandlingsreglene i tjenestemannsloven ikke er til hinder for det. Ethvert medlem av rådet kan forlange at en sak som er forelagt skriftlig, blir overført til muntlig behandling i tilsettingsrådet. Oppnås ikke enstemmighet ved skriftlig behandling av en sak, skal det innkalles til møte. Innkallingen skal skje med rimelig frist. Rådet må være fulltallig for å være vedtaksført. Det er en tjenesteplikt å delta ved rådets behandling. Avgjørelser treffes ved alminnelig flertall. Er det i en tilsettingssak uenighet i rådet om hvem som bør tilsettes, avgjøres tilsettingen av Stortingets presidentskap. Mindretallet begrunner sitt standpunkt i møtet. Medlemmene av tilsettingsrådet skal ivareta interessene til alle søkere, både eksterne og interne. De skal aldri møte med noen form for bundet mandat, og kan ikke instrueres. Rådsmedlemmene har ikke anledning til å diskutere enkeltsaker med utenforstående på en måte som kan komme i konflikt med reglene om taushetsplikt. Et rådsmedlem er inhabil til å delta ved rådets behandling av en sak hvis det foreligger slike forhold som nevnt i forvaltningsloven 6 første eller annet ledd. 13 Tilsettingsvedtaket tilsetting i rekkefølge Tilsettingsorganet treffer vedtak om tilsetting på grunnlag av en skriftlig vurdering av søkerne. Ved avgjørelsen legges det blant annet vekt på egnethet, herunder faglige og personlige kvalifikasjoner, muntlig og skriftlig formuleringsevne, samarbeidsevne, utdannelse og relevant praksis. Tilsettingsorganet kan treffe vedtak om tilsetting i rekkefølge. 14 Melding om tilsetting arbeidsavtale Ved tilsetting gis tjenestemannen skriftlig underretning hvor han eller hun orienteres om de lover, instrukser og reglementer som for tiden gjelder for tjenesten. Videre skal det inngås skriftlig arbeidsavtale i henhold til bestemmelsene i arbeidsmiljøloven 55 B og 55 C. I de første 6 måneder er tjenestemannen tilsatt på prøve. Tilsettingsmyndigheten kan bestemme at slik prøvetid også skal gjelde selv om tjenestemannen går direkte over fra annen

5 statsstilling. Tjenestemmen skal underrettes om prøvetiden, jf. tjenestemannsloven 8. Skjemaet «Melding om prøvetidsreglene» må undertegnes av den som tilsettes. Ved midlertidig tilsetting skal underretningen inneholde opplysninger om forventet varighet. Ved underretning om tilsetting fastsettes en rimelig frist for den som er ansatt til å avgjøre om vedkommende tar stillingen. Alle søkere underrettes når stillingen er besatt. Underretningen skal inneholde navnet på den søkeren som er tilsatt i stillingen. Organisasjonene underrettes om hvem som er tilsatt. OPPSIGELSE, ORDENSSTRAFF, SUSPENSJON OG AVSKJED 15 Hvem som kan treffe vedtak Vedtak om at en tjenestemann skal sies opp, ilegges ordensstraff, gis avskjed eller suspenderes treffes av tilsettingsorganet med hjemmel i tjenestemannsloven 8, 9, 10, 14, 15 og 16. For stillinger hvor tilsettingsmyndigheten er tillagt Stortingets presidentskap, gir tilsettingsrådet forslag til vedtak om oppsigelse, ordensstraff, suspensjon og avskjed. Dersom saken krever særlig rask avgjørelse, kan vedtak om suspensjon eller overføring til annen tjeneste etter tjenestemannsloven 16 også treffes av ombudsmannen. Vedtaket skal straks meldes til tilsettingsrådet. Rådet kan omgjøre vedtaket og kan også treffe vedtak etter 16 om vilkårene for det foreligger. 16 Uenighet om oppsigelse, ordensstraff eller avskjed Hvis det i tilsettingsrådet ikke er enighet om oppsigelse, ordensstraff eller avskjed, kan medlemmet som er i mindretall kreve at saken avgjøres av presidentskapet. Det samme gjelder hvis mindretallet ønsker en ilagt ordensstraff skjerpet, jf. tjenestemannsloven 18 nr Klage over oppsigelse, ordensstraff, suspensjon og avskjed Stortingets presidentskap er klageinstans for vedtak fattet av tilsettingsrådet om oppsigelse, ordensstraff, suspensjon og avskjed. Samtidig med underretning om vedtaket skal tjenestemannen orienteres om muligheten til å klage over vedtaket og hvordan klagen skal fremsettes. Klagefristen er 3 uker. 18 Sletting av anmerkning om ordensstraff Anmerkning om ordensstraff etter tjenestemannsloven 14 skal slettes etter 5 år. PERMISJONER

6 19 Utdanningspermisjon Ombudsmannen avgjør søknader om utdanningspermisjon, herunder om det skal ytes full eller delvis lønn til tjenestemannen i permisjonstiden. Nærmeste overordnede skal uttale seg om søknaden bør innvilges. Det vises for øvrig til bestemmelsene i arbeidsmiljøloven 33 D. 20 Velferdspermisjon permisjon med og uten lønn Søknader om velferdspermisjon med lønn inntil to uker avgjøres av administrasjonssjefen. Permisjoner som søkeren etter lov eller avtale har ubetinget krav på å få innvilget, for eksempel fødselspermisjon, avgjøres av ombudsmannen eller den han bemyndiger. 21 Andre permisjoner Permisjon for tidsbegrenset tjenestegjøring i annen stilling relevant for tjenesten, for eksempel som dommerfullmektig, kan normalt gis for inntil 2 år. Permisjon for å overta annen statsstilling eller stilling utenfor statsforvaltningen, bør gis inntil 1 år. Unntaksvis kan slike permisjoner forlenges. Ombudsmannen kan avgjøre søknader om permisjoner som uttrykkelig er nevnt i første og annet ledd. Øvrige søknader om permisjon avgjøres av tilsettingsrådet. Organisasjonene skal underrettes om vedtak i saker som gjelder permisjon. *Øvrige permisjoner, se fotnote. ANDRE BESTEMMELSER 22 Fungering i høyere stilling Alle tjenestemenn har plikt til å fungere i høyere stilling i inntil 6 måneder. 23 Ferie og ferielister Ferie avvikles i henhold til ferielovens bestemmelser, gjeldende tariffavtaler og eventuell lokal særavtale om praktisering av ferieloven og tariffavtalene. Ferieliste skal settes opp i så god tid som mulig, jf. ferieloven 6 første ledd. 24 Protokoll Alle saker som behandles i tilsettingsrådet, skal føres i en protokoll. Protokollen skal inneholde dato for møtet, de tilstedeværendes navn og stilling/funksjon, anførsler om at habilitetsspørsmålet er vurdert og opplysninger om vedtak med stemmegivning, herunder stemmegivningen til det enkelte rådsmedlem. Mindretallets begrunnelse skal føres i protokollen. Protokollen skal underskrives av samtlige rådsmedlemmer. Hvert medlem kan kreve sin mening tatt med i protokollen.

7 25 Taushetsplikt og innsynsrett Tilsettingsrådets medlemmer plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det de i forbindelse med behandlingen i tilsettingsrådet får vite om noens personlige forhold. Det vises for øvrig til reglene i ombudsmannsloven 9 annet ledd. I en tilsettingssak har en søker rett til å gjøre seg kjent med opplysninger om seg selv og om andre søkere etter bestemmelsene i forvaltningsloven av 15. desember 2006, nr kapittel Bistand av fullmektig muntlig forklaring Den som er part i en sak, har rett til å la seg bistå av fullmektig på ethvert trinn i saken. Som fullmektig kan brukes enhver myndig person eller den tjenestemannsorganisasjon parten er medlem av. Fullmektig som ikke er advokat, skal legge frem skriftlig fullmakt. Før en tjenestemann ilegges ordensstraff, sies opp, suspenderes eller gis avskjed, skal vedkommende gis anledning til å forklare seg muntlig for den myndighet som skal avgjøre saken, jf. tjenestemannsloven 18 nr. 1 første ledd. 27 Attest tjenesteuttalelse Tjenestemann som fratrer sin stilling etter oppsigelse eller som ellers ber om det, skal få skriftlig attest. Denne skal inneholde opplysninger om tjenestemannens navn, fødselsdato, stillingsforhold og arbeidsforholdets varighet. Dessuten skal det gis opplysninger om hvilke arbeidsområder tjenestemannen har hatt. For øvrig gjelder arbeidsmiljøloven 68. Den tilsatte kan også be om tjenesteuttalelse. REVISJON IKRAFTTREDELSE 28 Revisjon Ombudsmannen og hver av partene i virksomheten kan når som helst kreve at reglementet tas opp til ny revisjon. Når krav om revisjon er fremsatt, skal forhandlinger om nytt reglement starte senest innen 3 måneder. Dette reglementet gjelder til nytt reglement er vedtatt av Stortingets presidentskap. 29 Ikrafttreden Reglementet trer i kraft 1. november Fra samme tidspunkt oppheves «Reglement for tilsetting m.v. ved kontoret til Stortingets ombudsmann for forvaltningen» vedtatt av Stortingets presidentskap 21. februar 1980 med senere endringer. For arbeidstakerorganisasjonene: Anne Marie Sviggum for STL

8 Hanne S. Nymoen for Sivilombudsmannens juristforening For arbeidsgiver: Grethe Fjeld Heltne administrasjonssjef NesteTil toppen *Øvrige permisjoner, se 'Annet om om arbeidsvilkår, lønn og personal' punkt 7.10