Visma - Rekruttering. Brukerveiledning - Notodden kommune

Transkript

1 Visma - Rekruttering Brukerveiledning - Notodden kommune En veiledning til bruk i virksomhetene, tilpasset Notodden kommunes rutiner og prosedyrer knyttet til rekruttering. Helene Steinmoen

2 VISMA REKRUTTERING Innhold Behov:... 3 Slik starter vi opp:... 3 Utfylling av skjema:... 5 Stillingsinformasjon: Steg 1 av Lønnsopplysninger og kontering: Steg 2 av Kontaktpersoner og saksbehandlere: Steg 3 av Spørsmål: Steg 4 av Produksjon av tekst: Steg 5 av Valg av annonsemedia: Steg 6 av Valg av brevtyper: Steg 7 av Hvem signerer brevene:... 7 Behandling av sakens status:... 9 Under Arbeid:... 9 Klar til utlysning:... 9 Utlyst:... 9 Søkere vurderes:... 9 Avsluttet:... 9 Behandling av søkers status: Sammenligningsfunksjon: Utsending av brev: Bekreftelsesbrev: Invitasjon til intervju: Tilbudsbrev: Avslagsbrev: Egendefinert brev: Bekreftelse på trukket søknad: Funksjonsforklaring: Veiledere ved tilsetting: Visma - Rekruttering Side 2

3 Behov: En (eller flere) stilling(er) skal lyses ut. Dialog mellom virksomhet og personal. Hvor og når kunngjøringen skal vises. o Grunnpakke. o Eventuelle andre medier. Søknadsfrist fastsettes. Slik starter vi opp: Logg inn på Visma - HRM Velg rekruttering fra menyen Velg rekrutteringsadministrasjon fra undermeny Skjermen er delt i to hoveddeler Venstre side: Oversikt over alle saker. Meny med alternativer for saksbehandling Høyre side: Saksdetaljer og søkerdetaljer. Faner med temaer og detaljer innenfor hvert tema. Når vi oppretter en ny sak er statusen automatisk satt til under arbeid. Dette gir tilganger til å redigere og endre innhold etter behov. Saken er synlig for deg selv og administrator/saksbehandler på personal (Dette velges ved oppretting av ny sak). Åpne meny for sak (til venstre) Velg: Ny stilling Et nytt vindu åpnes og detaljene fylles ut. Visma - Rekruttering Side 3

4 Alle felt som er merket med stjerne (*) må fylles ut før Neste -knappen blir aktiv, slik at du kan gå videre. Det er 7 steg som skal fylles ut; 1. Stillingsinformasjon, 2. Lønn og kontering, 3. Kontaktpersoner, 4. Forhåndsdefinerte spørsmål til søkerne 5. Produksjon av tekst o Undermenyer som utgjør en disposisjon for teksten. 6. Valg av media 7. Valg av brev Visma - Rekruttering Side 4

5 Utfylling av skjema: Stillingsinformasjon: Steg 1 av 7 Alle punkter merket med * må være utfylt for at man skal komme videre til neste side. Overskriften Tittel skal i angitt rekkefølge, inneholde: 1. Stillingstype 2. Stillingsstørrelse i pro cent 3. Fast eller vikar 4. Lokasjon Eksempel: Lærer 100 %, fast ved Heddal Barneskole Jobbkategori (1) Det må velges ett av alternativene på rullegardina. Innsyn hvem kan se saken? Evt. Intern kunngjøring Tabell, stilling, stillingstype Ordningsverdi. Dersom det er et vikariat eller annen midlertidig tilsetting må ordningsverdien endres. Alternativer vises på rullgardin. Utlysningsdato, søknadsfrist og tiltredelsesdato Vår referanse (Tallet som står der er midlertidig og den endelige verdien føres inn etter at saken er opprettet i ESA.) Lønnsopplysninger og kontering: Steg 2 av 7 Opplysningene er forhåndsdefinert for stillinger som ligger på ramme. Dette overføres fra Steg 1. Stillinger som ikke ligger på ramme bør stå med blanke felt, da disse opplysningene videreføres til tilbudsbrev og lønn. Kontaktpersoner og saksbehandlere: Steg 3 av 7 Kontaktpersoner i virksomheten Saksbehandler i virksomheten Saksbehandlere på personal (p.t. både Aslaug Flugon og Helene Steinmoen) Antall stillinger og stillingsprosent. Spørsmål: Steg 4 av 7 Det er valgfritt om man vil benytte spørsmål Førerkort Svaralternativene viser hvilke(n) førerkortklasse(r) søkeren har. Norskkunnskaper Svaralternativene er basert på internasjonal egenvurderingsmatrise. Andre språk. Det kan legges til spørsmål om dere skulle se behovet for det. Dette må gjøres av administrator (personal) Visma - Rekruttering Side 5

6 Produksjon av tekst: Steg 5 av 7 For noen jobbkategorier er det lagt inn forhåndsdefinert tekst. Teksten kan redigeres etter eget ønske. Annen forhåndsdefinert tekst kan også legges inn, men det må gjøres av administrator og gjelder for alle som benytter denne jobbkategorien. Temaene er ment som en huskeliste og er satt opp i en anbefalt rekkefølge. Overskrifter/temaer kan endres og fjernes dersom det er ønskelig. Overordnet introduksjonstekst: Introduksjonstekst om Notodden kommune er lagt inn som standard. Dersom det ønskes en standard tekst for deres virksomhet/lokasjon, kan administrator legge inn tekst og eventuelt bilde etter deres ønske i grunndata. Dere vil kunne velge mellom selskapstekst og lokasjonstekst. Kort om stillingen: Denne teksten kommer frem på listen over ledige stillinger på kommunens hjemmeside. Dette bør være en kort og tiltalende beskrivelse av stillingen. Arbeidsoppgaver: Viktig å få med en god beskrivelse av arbeidsoppgavene. Bruk gjerne punktliste. Punktliste lages ved å benytte bindestrek med mellomrom etter. Fint om alle bruker samme standard på punktliste. Kvalifikasjoner: Husk å skille mellom kvalifikasjoner og egenskaper. Bruk gjerne punktliste. Personlige egenskaper: Dersom begrepet personlig egnethet vektlegges benyttes, bør det være beskrevet hvilke egenskaper som etterspørres. Bruk gjerne punktliste Vi tilbyr: Her skal vi selge stillingen. Egenreklame hvorfor bør søkeren velge akkurat oss. Lønnsvilkår: Standard er lagt inn på de fleste kategorier Annet: Åpent for relevant tilleggsinformasjon. Som f eks politiattest, arbeidsgiver disponerer bil, Dersom teksten under Annet er viktig eller tilknyttet noe som står under en annen overskrift, kan feltet flyttes opp eller ned ved hjelp av flytt opp eller flytt ned knappene. Dersom det ikke er behov for å skrive noe her, kan overskriften fjernes velg fjern Overskriften kan også endres Søknad sendes: Standard tekst ligger inne Visma - Rekruttering Side 6

7 Valg av annonsemedia: Steg 6 av 7 Hake av hvilke kunngjøringskanaler som brukes. Grunnpakken inneholder at stillingen kunngjøres i utvalgte lokalaviser, på NAV.no og på Notodden kommunes nettside. Valg av brevtyper: Steg 7 av 7 Brev velges automatisk basert på sakens status og søkerens status. Når en status endres genereres de rette brevene og legges i utboks. Innenfor hver brevtype, finner vi flere alternative maler slik at ikke samme brev sendes ut til søkere f eks på ferievikariater, faste stillinger eller legehjemler. Standard svar (disse er nummerert med 1) er tilrettelagt for faste stillinger og langtidsvikariater, dersom det er behov for en annen standardmal, må dette velges. I tillegg kan det være behov for å redigere brevene. Dette er fullt mulig men du får bare endret ett og ett brev. Ved store utsendinger med samme endringer til alle mottakerne, kan administrator hjelpe med å gjøre endringer i malene. Følgende brevtyper er tilgjengelig i alle saker: Bekreftelse: Søknad mottatt Invitasjon til intervju: Denne genereres basert på oppsatte avtaler i tilhørende kalender Tilbud: Tilsettingsbrev Avslag: Endelig svar på søknad Egendefinert: Brukes ved kommunikasjon med enkeltsøkere. Trukket søknad: Bekreftelse på mottatt melding om trukket søknad. Hvem signerer brevene: Etter at brevtype er definert, må det defineres hvem som skal signere brevene Bekreftelse*: Saksbehandler i virksomheten Invitasjon til intervju: Saksbehandler i virksomheten Tilbud*: Saksbehandler på personal Avslag: Saksbehandler i virksomheten/personal Egendefinert: Saksbehandler i virksomheten /personal Trukket søknad*: Saksbehandler i virksomheten Brevene merket * er påkrevet i alle saker som ender i tilsetting. Fullfør: Vi avslutter oppretting av saken ved å: Velge Fullfør Endre sakens status til Klar til utlysning Sende e-post til Aslaug Flugon med melding om at saken ligger klar til videre behandling. Lage saksmappe slik det er beskrevet på neste side. Visma - Rekruttering Side 7

8 Saksmappe ( Gul mappe ) for manuell arkivering På tegningen under vises hva som skal stå på mappen. Sakstittel (rød), søknadsfrist (blå) og saksnummer (grønn). Saksnummeret vil først bli tildelt når personal har publisert og overført saken til ESA. Når du mottar e-post om at saken er på nettet, vil saksnummer fremkomme på Oversikt og saksnummeret må føres på den gule mappen. Mappen skal inneholde: 1. Kunngjøringstekst 2. Offentlig søkerliste 3. Utvidet søkerliste 4. Evt. meldinger om trukket søknad 5. Ett navnløst eksempel på innkalling til intervju 6. Protokoll fra tilsettingsutvalget. (Malen hentes fra Notodden kommunes hjemmeside) 7. Referat fra tilsettingsutvalget. (Malen hentes fra Notodden kommunes hjemmeside) 8. Et navnløst eksempel på avslagsbrev. Visma - Rekruttering Side 8

9 Behandling av sakens status: Under Arbeid: Saken opprettes, tekst utarbeides. Så lenge status er Under arbeid kan teksten redigeres. Du må fullføre alle de sju stegene og velge fullfør for at saken skal lagres. Dersom du avbryter underveis, mister du alt du har lagt inn. Klar til utlysning: Saksbehandler setter saken i status klar til utlysning når saken er ferdig opprettet. Send e-post til personal p.t. Aslaug Flugon, når saken er klar. Aslaug videresender forslaget til tillitsvalgte som kan komme med eventuelle bemerkninger til kunngjøringsteksten. Personal samordner kommunenes kunngjøringer for ledige stillinger i en henvisningsannonse i aktuelle aviser. Ved eventuell utvidet kunngjøring er personal behjelpelige. Utlyst: Personal sette saken i denne statusen når saken er klar for å publiseres på Notodden kommunes nettside. Saken opprettes i ESA og vi får tildelt saksnummer som kommer opp i feltet SakArkiv. Personal sender E-post når saken er publisert. Saksnummer føres på gul mappe i virksomheten. Søkere vurderes: Saksbehandler sette saken i denne statusen når søknadsfristen har løpt ut. Det genereres automatisk søkerlister til arkiv ESA. Søkerlister må skrives ut og legges i gul mappe : Offentlig søkerliste. (Denne utskriften skal ikke skrives på) Utvidet søkerliste. (Denne utskriften skal ikke skrives på) o En kopi sendes tillitsvalgte. Fagforbundet hovedtillitsvalgt skal alltid ha en kopi. Øvrige tillitsvalgte som får tilsendt lister når deres forbund er representert, er Utdanningsforbundet, Sykepleierforbundet og SON. o Dersom søkere ber om søkerliste er det denne listen de skal ha. Listen skal sendes med vanlig post og med et følgebrev som informerer om taushetsplikt. Videresend eventuelle forespørsler om søkerlister til personal og de vil sende liste og brev til den aktuelle søkeren Intern søkerliste. (Denne utskriften er en kladd og kan benyttes for notater.) o Denne listen inneholder søknadstekst og det er kun tilsettingsmyndighet som skal ha tilgang til denne. Avsluttet: Personal setter saken i denne statusen når saken er ferdig. Avlagsbrev til alle søkere som ikke har fått endret status, sendes ut. Visma - Rekruttering Side 9

10 Behandling av søkers status: Velg først aktuell sak i ruten til venstre. Fanene øverst til høyre i bildet viser saksdetaljer og søkerdetaljer. Noen av fanene som f eks Søkere, har undermenyer på en ny rad med faner Bildet får to menyknapper. Venstre menyknapp: Søkerdetaljer o Personalia, CV, søknadstekst, m.m. Søkerstatus Produksjon av invitasjon til intervju. Produksjon av tilbud. Sammenligningsfunksjon: Kan være et hjelpemiddel i tilsettingssaker med mange søkere. Programmet gjør sine anbefalinger basert på konkrete data. Saksbehandler kan legge inn sin vurdering. Visma - Rekruttering Side 10

11 Utsending av brev: Brev genereres ut fra sakens og søkerens status. Når en søker får status vurderes åpnes tilgangen til brev som invitajon til intervju samtidig som tilgangen til nye statuser åpnes. En søker som trekker søknaden vil få status trukket søknad og bekreftelsesbrev på trukket søknad legges i utboksen samtidig som vedkommende slettes fra listen over de som skal ha svar senere i saksbehandlingen. Dersom saksbehandler velger ut kandidater som ikke er aktuelle ved å sette status til avslag, vil avslagsbrev legge seg i utboksen med en gang og avslagsbrev kan sendes. Søkere som ikke får endret sin status på noe vis får først svar når saken avsluttes. I Notodden kommune har vi valgt at alle brev utenom tilbudsbrev sendes ut på e-post. Søkere kan reservere seg fra å motta brev på e-post (under 1 % av søkerne velger det). I de tilfellene vil brevet sendes rett til skriver og saksbehandler må sende brevet med vanlig post. Dersom vi får feilmelding på e-postadresse, sendes brevene per post. Alle søknader som kommer inn og brev som sendes ut via Vismas rekrutteringsmodul registreres automatisk i ESA. Foreløpig skjer overføringer til ESA når saksbehandler velger det. Bekreftelsesbrev: Så snart en søknad kommer inn vil vi se at det ligger bekreftelsesbrev i utboksen. OBS!!! Vent med å sende ut brevene til du har sjekket om innholdet er slik du vil ha det. Alle brevene er like, så det er ikke behov for å sjekke alle. Men om du ønsker å endre noe, må endringen utføres i ALLE brevene ett og ett. Snakk eventuelt med personal om å legge inn flere/andre alternativer dersom brevene må endres ofte. Visma - Rekruttering Side 11

12 For å sende brev som ligger klare i utboksen: (Denne fremgangsmåten anbefales) Meny i venstre bildehalvdel Velg: Logg o Velg: Brev (Du får opp et nytt vindu med liste over brev som ligger i utboksen.) o Høyreklikk på linjen for valgte mottaker og velg Vis brev Du får ikke lagret endringer i denne innstilling Om du vil endre noe i brevet velg: Rediger brev o Dersom du redigerer får du spørsmål om du vil lagre når du lukker vinduet. Lagringen skjer direkte på riktig sted, og redigert brev er klart i utboksen. o Husk at endringene må gjøres i alle brev om ønskelig. o Send ett og ett brev ved å høyreklikke på linjen for valgte mottaker og velg Send brev Send alle brev i utboksen ved å gå til: (Denne fremgangsmåten har høy Oooops-faktor.) Gå til Meny i venstre bildehalvdel Velg: Brev Brev som er klare til å sendes fremstår med sort skrift velg aktuelt alternativ. Klikk på den og alle brevene innefor valgt brevtype sendes med en gang. Invitasjon til intervju: Når status endres til vurdert, åpnes alternativene intervju og innstilt. Fra status innstilt kan status endres videre til intervju eller tilbud Invitasjon til intervju produseres via egen modul. Der tid, sted og deltakere legges inn. Velg meny i høyre halvdel av bildet. Velg status Intervju Velg nytt intervju Siden for detaljer åpnes. Fyll ut detaljer Sett status til forslag eventuelt avtalt Lukk vinduet. Avtalen lagres og brev genereres. Sjekk innhold og send brev slik det er beskrevet på side 9 Tilbudsbrev: Dette brevet sendes fra personal Avslagsbrev: Dersom ikke saksbehandler i virksomheten velger å sende ut avslagsbrev mens saksbehandlingen pågår, vil avslagsbrev sendes ut fra personal når saken avsluttes. Egendefinert brev: Denne malen benyttes ved særskilt kommunikasjon med enkeltsøkere og kan kun sendes til en og en søker. Malen inneholder kun logo, mottakers navn og adresse, referanselinje med dato og saksnr, overskrift med sakstittel, signatur fra saksbehandler og borden i bunnteksten. Velg mottaker fra listen over søkere. o Finner du ikke navnet på listen? - Dersom søkeren har fått endret status, kan navnet være flyttet til en annen liste se i så fall under fanen Søke på jobbsøkere og kryss av alle alternativene. Velg Send brev til søker. Visma - Rekruttering Side 12

13 Skriv inn tittel og tekst. o Dersom du ikke skriver noe her, kan det gjøres i redigering når brevet er i produksjon Velg Ok Du får spørsmål om hvem som skal signere brevet. Velg hovedkontakt. Vinduet lukkes og du må gå inn på meny nederst på venstre side. Velg Logg Velg Brev Listen med brev kommer opp. Velg aktuelt brev Høyreklikk på linjen og velg Rediger brev Brevet åpnes og du kan redigere Lukk brevet med krysset i høyre hjørne Du får spørsmål om du vil lagre endringer Velg Ja Brevet lukkes og er nå lagret med endringer. Listen over brev står åpen. Høyreklikke på linjen for det redigerte brevet. Velg Send brev Bekreftelse på trukket søknad: Søkeren kan trekke søknaden elektronisk. Dersom det gjøres, vil bekreftelsesbrev for trukket søknad automatisk genereres å legge seg i utboksen. Dersom vi mottar muntlig henvendelse om at en søker trekker sin søknad, må vi be vedkommende gjøre det på Min side under Mine søknader der de la inn søknaden. Dersom vi mottar skriftlig melding om at en søker trekker sin søknad, skal notatet skannes på postmottak og legges inn i ESA. Vi må i disse tilfellene endre søkerens status manuelt. Visma - Rekruttering Side 13

14 For å endre status: Velg fanen Søkere øverst til høyre. Her står alle søkere som har vanlig søkerstatus. Velg aktuell søker og merk linjen (linjen fremstår som mørkere grå) Trykk på menyknappen under venstre bildehalvdel. Velg Status Trukket søknad Det blir nå generert et brev til søkeren som bekrefter at vi har registrert at han/hun har trukket sin søknad. Søkeren får ny status og stenges ute fra videre saksbehandling. Om vedkommende ønsker å gjenopprette sin søknad, må vedkommende søke på nytt. Brevet sendes på samme måte som bekreftelsesbrev. OBS!!! Husk å sjekket at innholdet er slik du vil ha det. Sending av brev er vist på side 11 og 12. Visma - Rekruttering Side 14

15 Funksjonsforklaring: Skjermbilder av spørsmålene og svaralternativene som er gitt. Dine norskkunnskaper På siste side vises en detaljert forklaring på hva de forskjellige språknivåene betyr Har du førerkort? Øvrige språkkunnskaper /Language skills Visma - Rekruttering Side 15

16 Funksjonsforklaring: Jobbkategorier: Velges ved registrering av nye saker: o Hjelper søkerne til å finne frem til den typen stilling de søker. o Legger grunnlag for hvilke forhåndsdefinerte tekster som velges under tekstproduksjon i annonsen. Veiledere ved tilsetting: Annen informasjon om tilsettinger i Notodden kommune På denne siden finner du fire dokumenter Retningslinjer for tilsettinger i Notodden kommune: Generelle retningslinjer for alle tilsettingssaker. VISMA rekruttering Brukerveiledning. Hvem gjør hva når virksomhet har tilgang til rekrutteringsmodulen Beskrivelse av tilsettingsprosessen. Hvem gjør hva når virksomheten ikke har tilgang til VISMA rekruttering Tilsettingsreglement for Notodden kommune Visma - Rekruttering Side 16

17 Visma - Rekruttering Side 17