ESA. Brukerveiledning for saksbehandlere Versjon 8.0. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Dato: Oktober Side 1

Transkript

1 ESA Brukerveiledning for saksbehandlere Versjon 8.0 Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 1

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Pålogging ESA forside med oppgaveliste Lese mottatt dokument Endre frist på oppgave Søk Regler for utfylling av felt i søkebildene Søk etter kjent saksnummer Søk etter kjent journalpostnummer Søk etter sakstittel Søk etter dokumenttittel Søk etter saker Søk etter journalposter Besvare mottatt dokument Avskrive med kode Lag svar/foreløpig svar på mottatt dokument Endre dokument Lage nytt dokument i sak Utvalgsbehandling av saker Registrere utvalgsbehandling Lage saksframlegg Lage melding om vedtak i delegert sak Lage/tilknytte vedlegg Lage ny arkivsak Registrere part i sak Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 2

3 12 Gradere sak eller journalpost Sende dokumenter som e-post Ekspedere en ferdig journalpost Send kopi av et dokument Lage oppgave For kommentar til Sak eller Journalpost Gi oppgave Kommentere oppgave Lese kommentar som er gitt Se på oppgaver på journalpost eller en sak Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 3

4 1 Pålogging Hvis du er usikker på hvor oppstartsikonet for ESA ligger på din PC må du ta kontakt med systemansvarlig for ESA i din organisasjon. Når du har funnet oppstartsikonet kan du dobbeltklikke på dette. Du kommer da inn til bildet for pålogging til ESA. For å tilfredsstille offentlige krav til sikkerhet, settes systemet opp slik at du som bruker må logge deg på med brukerident og passord. Ident og passord får du tildelt av systemansvarlig i din organisasjon. Passordet vises som stjerner på skjermen av sikkerhetsmessige grunner. Slik logger du deg på systemet: Fyll inn Brukerid og trykk TAB-tasten Brukerid fylles ut og markøren hopper til neste felt Fyll inn Passord Feltet passord fylles ut med for hvert tegn du skriver. Du kommer til ESA forside Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 4

5 2 ESA forside med oppgaveliste Etter pålogging vises ESA Forside. Hvilke valgmuligheter forsiden viser, er til dels avhengig av tilgjengelige moduler og hvordan systemet er satt opp i din organisasjon. Bildet nedenfor viser hvordan forsiden vanligvis vil se ut, og under overskriften Mine oppgaver, vises en eller flere lister over den påloggede brukerens oppgaver Søkefelt Vis/skjul kalender Utskrift av det som vises Oppfrisker skjermbildet Mine oppgaver egne og felles Nedtrekkslisten bak symbolet på hver rad viser aktivitets-alternativer du kan utføre. Hvilke valg som vises avhenger av type oppgave. Herfra kan du velge hvilke aktivitet du vil utføre, for eksempel Vis sak eller Produsere dokument. Kalender med tidsfrister Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 5

6 ESA Forside Velg type søk Søk etter kjent saksnummer dokumentsymbolet for å lese/endre dokument, Avslutter ESA Velge oppgavevisning Åpner søkebildet - sak Åpner søkebildet - journalpost Hjelp og brukeradministrasjon: Hjelp til den oppgaven du jobber med Åpner brukerhåndbok Opplysninger om deg som bruker Legge inn din e-postadresse / melding i e-post om ny oppgave Listen Mine oppgaver har disse overskriftene: Ikke arkiverte dokumenter her ligger dokumenter som du ikke har arkivert i fra Word Mottatt post her ligger inngående journalposter der du er mottaker/kopimottaker og som ikke er besvart/lest. Her ligger også saksframlegg som er returnert/ikke godkjent av leder Under arbeid her ligger journalposter/dokumenter du arbeider med og som ikke er ferdigstilt/ekspedert. Milepæler her ligger feks sakstype BYG og viser påbegynt milepæl Til godkjenning her ligger saksframlegg som er sendt til deg som leder for godkjenning Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 6

7 3 Lese mottatt dokument Utgangspunkt: ESA Forside - Mottatt post Slik leser du hoveddokument: på dokumentsymbol Dokumentet vises i aktuelt visningsverktøy, feks PDF Creator på for å lukke dokumentet ESA forside vises Slik leser du vedlegg til journalpost: på foran oppgaven Velg Vis journalpost fra lista Liste over aktivitets-alternativer vises Kikk på dokumentsymbol for aktuelt vedlegg på for å lukke dokumentet Journalpost vises Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 7

8 4 Endre frist på oppgave Slik kan du endre frist eller utsette en oppgave: Utgangspunkt: ESA Forside Velg aktuell journalpost på foran oppgaven Liste over aktivitets-alternativer vises deretter på valget Fordel / Endre oppgave fra lista Detaljbilde for Oppgave vises Fyll inn dato i feltet Utsatt til Ny dato registrert i feltet Utsatt til Detaljbilde for Oppgave vises. Oppgaven skal automatisk nå være blitt flyttet til oversikten Mine utsatte oppgaver i forsidebildets venstre kolonne. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 8

9 5 Søk Ved hjelp av søkefeltet som ligger helt øverst i ESA skjermbildet, kan du hurtigsøke etter saker og journalposter. 5.1 Regler for utfylling av felt i søkebildene Følgende regler gjelder for hvordan du kan fylle ut feltene i søkebildet: Søk skiller ikke mellom store og små bokstaver slik at disse kan brukes om hverandre. Du kan benytte jokertegnet * sammen med tekst hvor som helst i søkebildene. Hvis du for eksempel skriver Vold*, vil søkeresultatet inneholde for eksempel både Voldsveien og Voldgata. Både * og % kan benyttes som jokertegn. Blank mellom ord benyttes for å angi enten eller. Eksempel: avfall søppel. Søket finner alle saker evt. journalposter hvor enten ordet avfall eller ordet søppel forekommer. & mellom ord benyttes for å angi både og. Eksempel: avfall & miljø. Søket finner alle saker evt. journalposter hvor både ordet avfall og ordet miljø forekommer. Det er pr. dato ikke mulighet for å søke på blankt (tomt) felt. 5.2 Søk etter kjent saksnummer Søk etter kjent saksnummer Velg Hent sak Skriv inn saksnummer Aktuell sak vises: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 9

10 5.3 Søk etter kjent journalpostnummer Søk etter kjent journalpostnummer Velg Hent journalpost Skriv inn journalpostnummer Aktuell journalpost vises: 5.4 Søk etter sakstittel Søk etter sakstittel Velg Ordsøk sak Skriv inn søkeord eller deler av søkeord Liste over søkeresultat vises. på aktuell sak for å vise saken. 5.5 Søk etter dokumenttittel Søk etter dokumentittel Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 10

11 Velg Ordsøk journalpost Skriv inn søkeord eller deler av ord Liste over søkeresultat vises. på aktuell journalpost eller dokumentikon for å vise eller endre 5.6 Søk etter saker Søk etter saker Velg Sak i venstremeny Velg Søk Følgende skjermbilde vises: Fyll in søkebegrep og klikk Feltene i vinduet: Saksbehandler og Org.enhet er forhåndsutfylt med dine initialer/din enhet, tidsintervallet er satt til én måned. Nullstill hvis du ønsker å starte med blanke felt. Søkeord Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 11

12 Her kan du spesifisere ord som må finnes i enten Sakstittel, Merknad eller Part i saken. Hvis du angir flere ord, er det tilstrekkelig at ett av disse blir funnet. Saksart og Sakstype: Her velger du fra en nedtrekksliste. Status og Gradering: Her velger du fra en nedtrekksliste. Fra dato og Til dato: Disse er automatisk fylt inn og dekker foregående måned. Du kan skrive inn andre datoer, eller klikke kalender knappen og velge derfra. Saksbehandler Feltet er automatisk fylt inn med dine initialer, men du kan skrive inn en annen saksbehandlers initialer eller søke i saksbehandler registeret ved hjelp av autofullfør funksjonen. Org. enhet Feltet er automatisk fylt inn med din enhet, og endres dersom du i Saksbehandler feltet søker opp en annen saksbehandler i hjelperegisteret. Du kan skrive inn en annen enhet eller søke i hjelperegisteret for organisasjonsenheter ved hjelp av autofullfør funksjonen. Under Sakspart i Etternavn/firma skriver du etternavnet eller navnet på firmaet du søker. Du kan også spesifisere Fornavn. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 12

13 5.7 Søk etter journalposter Søk etter kjent journalpost Velg Journalpost i venstremeny Velg Søk Følgende skjermbilde vises: Fyll in søkebegrep og klikk Feltene i vinduet: Saksbehandler og Org.enhet er forhåndsutfylt med dine initialer/din enhet, tidsintervallet er satt til én måned. Nullstill hvis du ønsker å starte med blanke felt. I feltet Søkeord kan du spesifisere ord som må finnes i enten Innhold, Merknad, eller ekstern avsender eller mottaker. Hvis du angir flere ord, er det tilstrekkelig at ett av disse blir funnet. Saksbehandler Feltet er automatisk fylt inn med dine initialer, men du kan skrive inn en annen saksbehandlers initialer eller søke i saksbehandler-registeret ved hjelp av autofullfør funksjonen. Org. enhet Feltet er automatisk fylt inn med din enhet, og endres dersom du i Saksbehandler feltet søker opp en annen Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 13

14 saksbehandler i hjelperegisteret. Du kan skrive inn en annen enhet eller søke i hjelperegisteret for organisasjonsenheter ved hjelp av autofullfør funksjonen. Status og Gradering: Her velger du fra en nedtrekksliste. Fra dato og Til dato: Disse er automatisk fylt inn og dekker foregående måned. Du kan skrive inn andre datoer, eller klikke kalender knappen og velge derfra. Journaltype Her velger du fra en nedtrekksliste. Under Ekstern avsender/mottaker i Etternavn/Firma skriver du etternavnet eller navnet på firmaet du søker. Du kan også spesifisere Fornavn. Under Detaljert skriver du inn Saksnr (År/nr) som begge må være fylt ut om det skal tas i betraktning. Du kan velge journalposter der dokumentet er av en gitt type, f.eks. FAKTURA eller VEDTAK i Dok. kategori. Hvis du haker av Med vedlegg vil du finne også journalposter der vedlegget har angitt dokumentkategori. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 14

15 6 Besvare mottatt dokument 6.1 Avskrive med kode Funksjonen benyttes i de tilfellene hvor man ikke skal lage et svarbrev til mottatt journalpost (dokument), men ferdigbehandle journalposten ved for eksempel å ta det til etterretning eller lignende. Journalpost avskrives ved å påføre kode for avskriving, eksempelvis TE tatt til etterretning. Når journalposten er avskrevet, blir den borte fra mottakernes oppgaveliste. Det gjøres oppmerksom på at dokument hvor du er kopimottaker, eller interne dokument type X ikke skal avskrives/besvares. Disse blir automatisk borte fra oppgavelista når de er lest av mottaker. Slik avskriver du fra oppgavelista: Utgangspunkt: Forside - Mottatt post Velg aktuell journalpost på foran oppgaven Du får frem en liste med aktivitets-alternativer. deretter på valget Avskriv med kode fra lista Skjermbilde med overskriften Avskriv med kode vises. Velg aktuell avskrivningskode i feltet Avskrivningsmåte på knappen Velg Oppfrisk (øverst til hjørne) Avskrivningsmåte fylt ut Journalposten blir avskrevet. Oppgaven blir da umiddelbart borte fra din oppgaveliste Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 15

16 6.2 Lag svar/foreløpig svar på mottatt dokument Funksjonen Lag svar benyttes i de tilfellene hvor svaret (produksjon av utgående journalpost) gjør at mottatt journalpost er ferdig behandlet. Funksjonen gir automatisk avskriving av mottatt journalpost, og mottatt journalpost blir fjernet fra din oppgaveliste. Funksjonen Lag foreløpig svar benyttes i de tilfellene hvor svaret (produksjon av utgående journalpost) IKKE bidrar til at mottatt journalpost er ferdigbehandlet, men hvor utgående journalpost kun er et foreløpig svar. Funksjonen gir automatisk foreløpig avskriving av mottatt journalpost, men journalposten blir ikke fjernet fra din oppgaveliste. Slik kan du lage svar evt. foreløpig svar på mottatt dokument fra oppgavelista: Utgangspunkt: Forside - Mottatt post Velg aktuell journalpost på foran oppgaven Du får frem en liste med aktivitets-alternativer. deretter på valget Lag svar eller Lag foreløpig svar fra lista Skjermbildet Ny journalpost vises Journalpost som besvares er automatisk markert med en hake til venstre. Velg dokumentmal fra nedtrekkslista Sjekk at feltet Type er korrekt utfylt Sjekk at journalposten du skal besvare har hake i avkryssingsboksen til venstre. Feltet dokumentmal utfylt Type U - utgående Skjermbildet Ny journalpost vises: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 16

17 Kontroller om det som står under til/fra - avsender eller mottaker er korrekt Avsender: Her står du automatisk som avsender. Feltet Til: Her står automatisk avsender på mottatt brev. Det du skriver i feltet Innhold blir overskrift på dokumentet Øvrige felt er automatisk fylt ut, og skal ikke endres Når du er ferdig med brevet fanekort Du kommer over i tekstbehandleren. Informasjon fra journalen er lagt inn iht. malen du valgte. Oversikt over journalpostaktiviteter vises: på diskettsymbolet Arkiver Bortsett fra valget Arkiver og lukk og valget Arkiver og fortsett med redigeringen er de resterende kundespesifikke oppsett tilpasset egen organisasjon. Velg aktuell aktivitet Og klikk Velges en aktivitet som ferdigstiller dokument, konverteres dokumentet til PDF format (arkivformat). Dokumentet arkiveres og du returnerer til ESA Journalpostbildet. Avskrivningsmåte vises på Mottaker (fanekort Avsender/Mottaker) på den inngående journalposten. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 17

18 7 Endre dokument Slik henter du opp et dokument for videre redigering: Utgangspunkt: Forside Under arbeid Journalposter som ikke er ferdigstilt, og som du har anledning til å endre vises med et word-symbol På aktuell journalpost du skal redigere på Følgende skjermbilde vises: Velg Når du er ferdig med dokumentet fanekort Du komme over i tekstbehandleren Oversikt over journalpostaktiviteter vises: på diskettsymbolet Arkiver Bortsett fra valget Arkiver og lukk og valget Arkiver og fortsett med redigeringen er de resterende kundespesifikke oppsett tilpasset egen organisasjon. Velg aktuell aktivitet Og klikk Velges en aktivitet som ferdigstiller dokument, konverteres dokumentet til PDF format (arkivformat). Endringene du har gjort blir lagret og du returnerer til ESA Journalpostbildet. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 18

19 8 Lage nytt dokument i sak Du kan lage brev eller notat med utgangspunkt i en sak. Det forutsetter at du vet hvilken sak du skal registrere dokumentet i og har hentet frem fram aktuell sak ved hjelp av de oversikter og funksjoner som systemet har for søk etter saker. Skal du lage flettebrev til flere mottakere, se beskrivelse på slutten av dette dokumentet. Slik lager du et dokument med utgangspunkt i en sak: Utgangspunkt: Oversiktsbildet Sak Sak hvor journalpost skal lagres Skjermbildet Ny Journalpost vises. øverst i Saksbildet. Velg dokumentmal fra nedtrekkslista Sjekk at feltet Type er korrekt utfylt Feltet dokumentmal utfylt Eksempelvis: U (eksternt) eller N (internt) Skjermbildet Ny journalpost vises: Avsender: Her står du automatisk som avsender. Det du skriver i feltet Innhold blir overskrift på dokumentet Øvrige felt er automatisk fylt ut, og skal ikke endres Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 19

20 Slik registrerer du ekstern mottaker: Adresseinformasjon er IKKE registrert i adresseregisteret: Skjermbildet Ny mottaker vises: Skriv inn navn/adresse på ekstern mottaker Skjermbildet Ny journalpost vises og er oppdatert med Mottaker Adresseinformasjon er registrert i adresseregisteret: Skjermbildet Ny mottaker vises: Skriv inn deler av navn i feltet Søk Skriv * er for oppslag i hele adresseregister Velg/klikk på korrekt adresselinje Alle adresser med aktuelt søkebegrep vises i lista Alle felt som har data knyttet til den valgte adressat fylles da automatisk ut i skjermbildet Ny mottaker Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 20

21 Hvis det er en Kopimottaker som du vil legge inn, så må du sette hake i feltet Valgt adressat oppdateres i skjermbilde Ny journalpost i oversikten Mottaker. Adressaten er registrert som part i saken: Skjermbildet søk avs/mott vises, eks: Velg Parter og klikk Søk Oversikt over adressater vises Velg med dra/slipp Flyttes til oversikten Mottakere Valgt adressater oppdateres i skjermbilde Ny journalpost i oversikten Mottaker Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 21

22 Når adressat(er) er registrert fortsett her: Når du er ferdig med brevet fanekort Du kommer over i tekstbehandleren. Informasjon fra journalen er lagt inn iht. malen du valgte. Oversikt over journalpostaktiviteter vises: Bortsett fra valget Arkiver og lukk og valget Arkiver og fortsett med redigeringen er de resterende kundespesifikke oppsett tilpasset egen organisasjon. Velg aktuell aktivitet Velges en aktivitet som ferdigstiller dokument, konverteres dokumentet til PDF format (arkivformat). Dokumentet arkiveres og du returnerer til Journalpostbildet fanekort Dokument vises Og klikk Hvis dokumentet du laget var registrert med flere mottakere, kan du kan du flette inn adressatene i dokumentet slik: Utgangspunkt Journalpost Nedtrekksliste med aktive/ikke-aktive valg fremkommer Fane Dokumenter på foran dokumentikon på valget Flett adresser inn i flettebrev fra lista Du kommer over i tekstbehandleren og adressene er flettet. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 22

23 Skriv ut dokumentet på for å lukke dokumentet ESA journalpost vises Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 23

24 9 Utvalgsbehandling av saker 9.1 Registrere utvalgsbehandling Slik registrerer du utvalgsbehandling: Utgangspunkt: Sak på fanen Utvalgsbehandling på foran Behandlingstype Politisk: Velg PS- Politisk behandling eller Delegert: Velg DS Delegert behandling på knappen Oversiktsbildet Sak Fanen legger seg forrest i skjermbildet og dens felter blir synlige og tilgjengelige. Skjermbildet Ny behandling vises Velg Utvalg fra rullgardinliste Politisk: Velg Behandlingstype PS fra rullegardinliste eller Delegert: Velg Behandlingstype DS fra rullegardinliste Sakens tittel er automatisk blitt kopiert over bildets tittelfelt. Kode for utvalg utfylt. Feltet Møtedato skal vanligvis stå blankt. Behandlingstype utfylt med PS (eller DS dersom delegert) Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 24

25 Vurder og fyll evt. inn data andre av tilgjengelige Status skal være RE - registrert felter og trykk deretter på Politisk behandling: Hvis flere utvalg skal behandle saken Radene nummereres automatisk. Du kan redigere rekkefølgen med knappen Fanen Utvalgsbehandling får igjen fokus. Utvalg(ene) som du har registrert vises nå her. Endringene blir lagret. 9.2 Lage saksframlegg Når du har registrert hvilke utvalg som skal behandle saken, kan du lage saksframlegget. Slik lager du saksframlegg: Utgangspunkt: Sak fane Utvalgsbehandling på knappen Feltene Dok.mal og Type er preutfylt. på Oversiktsbildet Sak fane Utvalgsbehandling vises Skjermbildet Ny journalpost vises Dok.mal - S Type - S Skjermbildet Ny journalpost vises Skjermbilde her Du kommer over i tekstbehandleren. Informasjon fra journalen er lagt inn iht. malen du valgte. Når du er ferdig med saksframlegget Liste over aktiviteter vises: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 25

26 fanekort Velg aktivitet og klikk Velges en aktivitet som ferdigstiller dokument, konverteres dokumentet til PDF format (arkivformat). Skal dokumentet videresendes for godkjenning, klikk symbol og velg saksbehandler i neste bilde: Når valgt, klikk Velg aktivitet Dokumentet arkiveres og du returnerer til Journalpostbildet fanekort Dokument vises Og klikk Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 26

27 9.3 Lage melding om vedtak i delegert sak Når du har registrert hvilke utvalg saken er delegert fra, kan du lage melding om vedtak. Slik lager du melding om delegert vedtak: Utgangspunkt: Sak fane Utvalgsbehandling på foran Behandlingslinjen Velg Melding om vedtak Oversiktsbildet Sak fane Utvalgsbehandling vises Skjermbildet Ny journalpost vises Her er feltet Dok.mal RDV og Type U utfylt. Du kan velge andre maler. Velg deretter Lag dokument Melding om vedtak Feltene Dok.mal og Type er preutfylt. Avsender: Her står du automatisk som avsender. Dok.mal RDV (du kan velge andre dokumentmaler) Type - U Skjermbildet Ny journalpost vises: Det du skriver i feltet Innhold blir overskrift på dokumentet Øvrige felt er automatisk fylt ut, og skal ikke endres Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 27

28 Ekstern mottaker: Skjermbildet Ny mottaker vises: Skriv inn navn/adresse på ekstern mottaker Skjermbildet Ny journalpost vises og er oppdatert med Mottaker Når du er ferdig med brevet fanekort Du kommer over i tekstbehandleren. Informasjon fra journalen er lagt inn iht. malen du valgte. Oversikt over journalpostaktiviteter vises: Bortsett fra valget Arkiver og lukk og valget Arkiver og fortsett med redigeringen er de resterende kundespesifikke oppsett tilpasset egen organisasjon. Velg aktuell aktivitet Velges en aktivitet som ferdigstiller dokument, konverteres dokumentet til PDF format (arkivformat). Dokumentet arkiveres og du returnerer til Journalpostbildet fanekort Dokument vises Og klikk NB: Dersom du skal lage Melding om politisk vedtak, velges Melding om vedtak på aktuell behandlingslinje (PS) Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 28

29 10 Lage/tilknytte vedlegg Utgangspunkt: Journalpost fane Dokumenter Følgende skjermbilde vises Dersom dokumentet tilhører en annen journalpost: Skjermbildet Hent vedlegg vises Sakens saksnr vises (alt skriv snr til aktuell sak) knappen + knappen Sett hake i dokument(er) som skal være vedlegg Fane Dokument vises med oppdaterte dokumenter i oversikten: Tilknyttet dokument vises med vedleggssymbol anmerket med pil, vedlegget beholder journalpostens dokumenttittel. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 29

30 Dersom dokumentet ligger lagret lokalt eller på et felles filområde: Følgende skjermbilde vises: Rediger Dokumenttittel Malnavn: tomt felt Dokumentkategori: Vedlegg Fane Dokument vises med oppdatert dokumenttittel: på foran Dokumenttittel på valget Tilknytt fil fra lista Følgende skjermbilde vises: knappen Bla gjennom.. Velg aktivitet for å arkivere vedlegg, for eksempel Vedlegg ferdig Du kommer nå inn i filstrukturen og kan tilknytte vedlegg derfra. Velg aktuelt dokument. Følgende skjermbilde vises: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 30

31 Tilknyttet dokument vises med vedleggssymbol. Dersom du skal lage vedlegg basert på en dokumentmal: Følgende skjermbilde vises: Rediger Dokumenttittel Malnavn: tomt felt Dokumentkategori: Vedlegg Fane Dokument vises med oppdatert dokumenttittel: på foran Dokumenttittel på valget Produser dokument fra lista Du kommer over i tekstbehandleren. Informasjon fra journalen er lagt inn iht. malen du valgte. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 31

32 Når du er ferdig med dokumentet fanekort Oversikt over journalpostaktiviteter vises: Bortsett fra valget Arkiver og lukk og valget Arkiver og fortsett med redigeringen er de resterende kundespesifikke oppsett tilpasset egen organisasjon. Velges en aktivitet som ferdigstiller dokument, konverteres dokumentet til PDF format (arkivformat). Velg aktuell aktivitet Dokumentet arkiveres og du returnerer til Journalpostbildet fanekort Dokument vises Og klikk Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 32

33 11 Lage ny arkivsak Alle journalposter må i henhold til NOARK standarden knyttes til en sak. Hvis du skal registrer en journalpost (dokument) og saken ikke er opprettet, må du registrere saken før du kan registrere journalposten (dokumentet). Slik registrerer du en ny sak: Utgangspunkt: valget Ny sak i venstremenyen Fyll inn Sakstittel og evt. Merknad Det er to felt for å registrere tittel på saken. Linje 2 kan skjermes hvis saken graderes. Kontroller at saksansvarlig er korrekt evt. endre predefinerte data om saken. Registreringsbildet for ny sak Status: R Saksnummer reservert vil si at saksbehandler har opprettet en ny sak, og saken er ikke kontrollert av arkivet. Statuskode vil være avhengig av oppsett av ESA. Skjermbilde for saken vises. Fra dette oversiktsbildet for sak kan du øverst velge knappen for å få registrert en journalpost i saken. Hvis du får følgende melding ved lagring: Er årsaken at din organisasjon har satt opp ESA slik at det ikke er mulig å lagre en sak uten at det er registrert arkivkode på saken. Du må da registrere arkivkode på saken før du kan lagre den. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 33

34 Slik registrerer du arkivkode: Nedre del av skjermbildet ved opprettelse av ny sak ser slik ut: Trykk på Skjermbilde Ny arkivkode vises: Feltet Type er preutfylt og er i samsvar med Arkivdel Velg Type fra rullgardinliste Valgt type vises. Velg aktuell type og fyll inn verdi (arkivkode) eksempel FE og 623 Oversiktsbildet for sak. Saken er nå opprettet og arkivkode er registrert på saken. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 34

35 11.1 Registrere part i sak Til en sak kan det registreres en eller flere parter. Slik kan du hente parten/adresse fra adresseregistret: Utgangspunkt: Oversiktsbildet Sak. Sak på fane Flere saksdetaljer Liste over sakens faner fremkommer. på Parter i nedtrekkslisten under Flere saksdetaljer på valget Fane Parter vises. Skjermbildet Søk i adresseregister vises: Fyll inn søkebegrep Fyll inn søkebegrep og klikk på. Søkeresultatet fremkommer i listeform under søkefeltene. i avkryssingsboksen til venstre utenfor de Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 35

36 adressatene som du ønsker å ha som parter i saken. Slik registrerer du en ny part: Utgangspunkt: Sak på fane Flere saksdetaljer Detaljbildet for sak. Valgte adresser er lagt inn som parter. Registrerte parter på saken er lagret. Er parten registrert i adresseregisteret med en rolle, vises rollen i en egen kolonne foran navnet. Oversiktsbildet Sak. Liste over sakens faner fremkommer. på Parter i listen under på valget Fanen Parter vises Skjermbilde Ny part vises Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 36

37 Fyll inn feltene adresse informasjon Hvis saken er gradert og du ønsker å skjerme opplysninger om parten, sett hake i feltet Skjermet Parten blir skjermet for innsyn. Hvis du skal registrere flere parter, og gjenta overnevnte prosedyre Oppdatert liste over adressater i fanen Parter vises Registrerte parter på saken blir lagret. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 37

38 12 Gradere sak eller journalpost For å skjerme innsyn i saker eller journalposter, kan du gradere sak eller journalpost. Hvis en sak eller journalpost skal graderes, må hjemmel for gradering registreres. Saker og journalposter som er gradert, er merket med symbolene og øverst til venstre i oversiktsbildet for sak/journalpost. Forskjellen på disse symbolene og de tilsvarende for ugraderte saker og journalposter, er at de som symboliserer gradering har et lite hengelåssymbol nede i det høyre hjørnet. En sak som er gradert kan inneholder journalposter som ikke er gradert. Slik graderer du en sak eller journalpost: Utgangspunkt: Sak eller Journalpost Velg fanen som Gradering Oversiktsbildet for en sak eller oversiktsbildet for en journalpost. Fane gradering vises med aktuelle felt: Velg gradering fra nedtrekksmeny Disse feltene er like for sak og journalpost (med et lite unntak for objektkode i saksbildet) Liste over organisasjonens graderingskoder vises: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 38

39 Velg en av graderingskodene. Velg felt som skal skjermes: Hake på Skjerm alle hvis journalpost skal unntas offentlighet Hjemmel, Graderingskode, Avgraderingskode og Avgraderingsdato fylles ut automatisk. NB: De 2 feltene i forhold til avgradering kan i enkelte tifeller være tomme Følgende felt skjermes: Adressater/parter i sak/jp journalpost/sakstittel linje 2, Merknad og objektkode. Skjermede felt merkes med rosa bakgrunn. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 39

40 13 Sende dokumenter som e-post Er modulen E-post installert i din organisasjon, kan du kan ekspedere en ferdig journalpost med alle dokumenter til alle mottakere av journalposten der det er registrert en e-postadresse. Det er som regel begrensinger på forsendelse av graderte dokumenter via e-post. Du kan også sende kopi av et eller flere dokumenter fra en journalpost; det stilles da ikke krav om at dokumenter, eller journalpost må være ferdigstilt Ekspedere en ferdig journalpost Ekspedering regnes som en formell forsendelse og kan derfor ikke gjøres med journalposter som har status som reservert/konsept. I tillegg må alle dokumentene i journalposten, være på elektronisk format. Ved ekspedering lagres opplysningene, om hvem, som har mottatt journalposten. Alle mottakere må være registrert på journalposten. Legger du til nye for forsendelsen, vil de automatisk bli overført til journalposten også. Slik ekspederer du en ferdig journalpost med alle dokumenter: Utgangspunkt: Journalpost Oversiktsbildet for aktuell Journalpost vises. Følgende knapper vises: på knappen Send Følgende menyen vises: på valget Ekspeder journalpost e-post Følgende skjermbilde vises: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 40

41 I bildets øvre del vil det være listet opp alle eksterne mottakere i journalposten som det er registrert e-postadresse til. Skal du sende til flere mottakere:, og skriv inn Fornavn, Etternavn og E-postadresse. Velg også om mottakeren skal være vanlig mottaker, kopimottaker eller blindkopi -mottaker. Trykk så på OK-knappen Tittel feltet er hentet fra journalpostens Innhold felt og kan endres. Melding er basert på en forenklet tekst, og kan endres før dokumentet sendes. Standard-teksten som kommer fram i meldingen kan endres av din administrator. Under vises oversikt over de elektroniske dokumenter som tilhører denne journalposten. Haker du av Arkivformat vil arkivformatet benyttes der det finnes. Knappene brukes for å sende e-posten eller for å avbryte. Fyll ut/endre aktuelle felt og trykk deretter på knappen nederst i bildet. Følgende melding gis: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 41

42 13.2 Send kopi av et dokument Du kan også sende kopi av et eller flere dokumenter fra en journalpost, det stilles da ingen krav om at dokumenter eller journalpost må være ferdigstilt. Slik sender du kopi av et dokument: Utgangspunkt: Journalpost Oversiktsbildet for aktuell Journalpost er hentet frem. Du kan dermed se bl.a. disse knappevalgene i toppen av denne. på knappen Send Følgende meny vises: på valget Send kopi som e-post Følgendes skjermbilde vises: I bildets øvre del vil det være listet opp alle eksterne mottakere i journalposten som det er registrert e-postadresse til. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 42

43 Legge til flere mottakere:, og skriv inn Fornavn, Etternavn og E-postadresse. Velg også om mottakeren skal være vanlig mottaker, kopimottaker eller blindkopi -mottaker. Trykk så på OK knappen. Tittel feltet er hentet fra journalpostens Innhold felt men kan endres fritt. Melding er basert på en forenklet tekst, og kan endres fritt før dokumentet sendes. Standard-teksten som kommer fram i meldingen kan endres av din administrator. Under vises de elektroniske dokumenter som finnes i dokumentlageret for denne journalposten. Haker du av Arkivformat, vil arkivformatet benyttes der det finnes. Fyll ut/endre aktuelle felt og trykk deretter på knappen nederst i bildet. Knappene brukes for å sende e-posten eller for å avbryte. Følgende melding gis: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 43

44 14 Lage oppgave For kommentar til Sak eller Journalpost Du kan be om en kommentar til sak/journalpost ved å registrere dette som en oppgave. Mottaker av oppgaven får denne i sin oppgaveliste under mottatt post Gi oppgave Slik lager du en oppgave for kommentar på sak/journalpost (for eksempel sender et saksframlegg du har under arbeid til en annen saksbehandler): Utgangspunkt: Journalpost eller Sak Oversiktsbildet Journalpost eller Sak Dersom Journalpost vises disse alternativene: (til høyre i skjermbildet) på valget Ny oppgave Fyll inn tekst i feltet Beskrivelse. Fyll inn evt. fristdato Fyll inn saksbehandler i felt Fordelt til: Skjermbildet Ny oppgave vises med utfylt oppgavetypetekst For kommentar Teksten du fyller inn her kommer opp i mottakers oppgaveliste Kalenderen til mottaker vises med et symbol på fristdatoen. Liste over alternativer vises: (autocomplete-felt og skriv inn min 2 tegn) Velg mottaker fra oversiktsliste Feltet fylles nå ut med den valgte mottaker Oppgaven kommer nå på mottakers oppgaveliste, og mottaker kan feks hent opp dokumentet for redigering Det vises til høyre i oversikten Alle oppgaver hvem oppgaven er sendt til på aktuell journalpost Skal du gi samme oppgave til flere brukere kan du benytte knappen Kopier til flere nederst til venstre i det samme bildet for Ny oppgave. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 44

45 14.2 Kommentere oppgave Hvis noen har bedt deg om å kommentere en journalpost/sak, får du dette som en oppgave i din oppgaveliste under oppgavegruppen Mottatt post. Slik registrerer du din kommentar på mottatt oppgave: Utgangspunkt: ESA Forside - Mine oppgaver ESA forside på til venstre for dokumentbeskrivelsen Er det en journalpost, vises følgende skjermbilde: på aktuell oppgave Les/ rediger dokumentet du har mottatt Er det en sak det er bedt om kommentar på, vil det stå Vis sak i 1 linje. Følgende skjermbilde vises: For å kommentere: Trykk på valget Kommenter Skriv inn din kommentar i felt Kommentar Du får da frem en oversikt over kommentarer på denne journalposten / saken. Om du vil endre din kommentar, kan du bare klikke på den aktuelle kommentarlinja. Kommentar lagret. Oppgaven vises nå i mottakers (den som sendte deg oppgaven) oppgaveliste Mottatt post med info Kommentar er gitt 14.3 Lese kommentar som er gitt Hvis du har bedt om en kommentar på en sak eller journalpost vil denne vises i din oppgaveliste Mottatt post. Slik leser du kommentarer som er gitt: Utgangspunkt: ESA forside Mottatt post ESA Forside Mottatt post på Er det en journalpost, vises følgende skjermbilde: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 45

46 Vis kommentar Du får opp følgende skjermbilde, og kan lese kommentaren som er gitt: For å fjerne oppgaven når kommentaren er lest, Er det en journalpost, vises følgende skjermbilde: klikk Velg Oppgave er manuelt utført, fjern den Alle kommentarer som er gitt, vises under fanekort Kommentarer på Sak eller Journalpost 14.4 Se på oppgaver på journalpost eller en sak Du kan se alle ikke utførte oppgaver knyttet til en journalpost eller sak fra oversiktsbildet for journalpost/sak: Se oppgaver på Journalpost: Bildets høyre kolonne viser oversikten. Se oppgaver på Sak: Bildets høyre kolonne viser oversikten Her kan du bl.a. få frem hvem en oppgave er sendt til og hvem som har gitt oppgaven. Mye av denne infoen fremkommer ved bare å la markøren hvile over oppgaveteksten. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.0 Side 46