Kontor 2000 for saksbehandlere

Transkript

1 Kontor 2000 for saksbehandlere Søk etter saker Oppfølging av saker Avgjøre behandlingsmåte Politisk behandling Arbeidsnotater Journalføring av eposter Innscanning av inngående brev Opprette ny sak Avslutte sak HJERTESUKK

2 Søking etter saker. I Kontor 2000 er den enkleste måten å søke etter saker, følgende: Klikk på ikonet Søk etter saker, og du får opp slikt bilde, hvor du åpner fane 7 Ordsøk Skriv først et %-tegn, deretter et søkeord som du tror forekommer enten i sakstittel eller navn/adresse på parten, og avslutt med %-tegn. Alt skrives fortløpende uten mellomrom. Antall bokstaver i søkeordet avgjør hvor bredt eller smalt du søker. For eksempel vil søkeordet %bygg% søke mye bredere, og få opp adskillig flere alternativer enn søkeordet %industribygg%

3 Her kan du bla deg nedover til du finner saken du søker, og deretter dobbeltklikke på denne. Lista vil være organisert slik at siste sak står øverst på lista.

4 Trengs det oppfølging av saken? Dersom arkivet har journalført en henvendelse du finner ut at det ikke er noen grunn til å følge opp, går du til fane 3 Merknader og skriver at saken ikke vil bli fulgt opp, og grunnen til det, så gir du saken Status som A Avsluttet før du leverer mappa tilbake til arkivet.

5 Avgjørelse om behandlingsmåte. Trengs det å gi et foreløpig svar? Hvis du finner at svaret er ja på dette spørsmålet, gjør du følgende: Gå til fane 6 Journalposter høyreklikk og velg Produser fra sak og deretter Tekstdokument Velg FSV Foreløpig svarbrev fra rullgardinmenyen Malnavn, og klikk på Produser dokument. Skriv inn det du ønsker av informasjon til parten, og ta nødvendige utskrifter.

6 Kan saken behandles etter delegert myndighet? Dersom kommunens delegeringsreglement i tillegg til din sunne fornuft tilsier at denne saken kan du som saksbehandler avgjøre, så gjør du et vedtak, og bruker K2000 slik: *Åpne fane 7 Behandlinger *sett Beh.type til DS (Delegert behandling), *avgjør om det er klageadgang eller ikke, (Ja/Nei). *fra Rullgardinen Utvalg velges FOR Formannskap, selv om det er Kommunestyret som er delegerende myndighet (dette for oversiktens skyld) *sett Status til BE Behandlet. Rull deg mot høyre med horisontal rullepil

7 til du får slikt bilde: Her velger du et av de forhåndsdefinerte Behandlingsresultat, eller du skriver meget kortfattet en fritekst og klikker lagre til slutt. (Det er dette Behandlingsresultat som vil framgå av evt. rapporter.) Nå høyreklikker du på musa og velger Lag melding om vedtak

8 Her velger vi ALLTID RDV Melding om delegert vedtak. Klikk på Produser dokument og skriv inn vedtaket på den måten du ønsker å informere parten. Ta de nødvendige utskrifter, send brevet, og gi saken Status som A Avsluttet før du leverer mappa tilbake til arkivet.

9 Politisk behandling Dersom du selv har funnet ut, eller formannskapet/ordfører/rådmann har sagt at dette er en sak som skal formannskaps- og /eller kommunestyrebehandles, så må du åpne fane 7 Behandlinger Her settes Beh.type til PS Politisk behandling, du må avgjøre om det er klageadgang, du må velge enten FOR Formannskap eller KOM Kommunestyre fra rullgardina Utvalg, Nå klikker du på Lagre, deretter høyreklikk og velger Lag saksframlegg (Malen du benytter vil vanligvis være S Saksframlegg, denne er generell og inneholder ikke noe som er ferdigutfylt)

10 Bildet forteller nok om hvordan saksframlegget utformes. Det viktige er at saksframlegget skrives mellom de blå linjene.mens innstillingen (forslaget til vedtak) skrives mellom de røde. Vær litt nøye med hvordan du formulerer teksten mellom de røde linjene. For det første er det ALLTID rådmannen som innstiller, hvilket bør framgå av teksten. Videre er det forskjell på forslag til vedtak og forslag til innstilling.

11 Dersom en sak endelig vedtas i formannskapet (hhv. Planutvalg/ Administrasjonsutvalg) skal det hete forslag til vedtak. Det samme, dersom en sak går direkte til kommunestyret. Hvis saken skal endelig avgjøres i kommunestyret, men din innstilling gjelder behandlingen i formannskap (planutvalg/administrasjonsutvalg), så skal det framgå at det du ber om, er at underutvalget gjør en innstilling til kommunestyret, som etter din mening bør se ut på en bestemt måte. Vi vil anbefale følgende standardformuleringer: Rådmannen viser til saksframlegget, og ber formannskapet/ planutvalget/ administrasjonsutvalget fatte følgende vedtak: Rådmannen viser til saksframlegget, og ber formannskapet/ planutvalget/ administrasjonsutvalget gi følgende innstilling til kommunestyret: Dersom disse formuleringene ikke er tydelige, kan det hende at noe blir protokollert som vedtak, som i virkeligheten er en innstilling til kommunestyret.

12 Når du er ferdig med å skrive saksframlegget, lagrer du med den blå vifta. Da vi slik «plakat» dukke opp, og du velger «Saksframlegget klart for rådmannens godkjenning» og klikker OK Når saksframlegget er ferdigskrevet og rådmannen har godkjent det, overlates saksmappa til møtesekretær med beskjed om at saken er klar til politisk behandling

13 Når det gjelder vedlegg, så er regelen at disse bør begrenses mest mulig, da heller et lengre saksframlegg som forteller innholdet i de brev du ellers ville ha lagt ved. Viktige brev/e-poster som du vurderer må ligge ved saken, skal også være tilgjengelige i K2000, derfor må du sørge for at slike blir lagt inn som journalposter. Servicekontoret hjelper deg med å scanne inn filer som skal være egne journalposter. For å tilknytte eposter, se seinere avsnitt. Etter behandling i formannskap/planutvalg/ administrasjonsutvalg/kommunestyre er utsendelse av politiske vedtak og orientering til berørte parter, saksbehandlers ansvar (fullført saksbehandling). Når møtet er avholdt får saksbehandler en melding om vedtaket fra møtesekretær sammen med saksmappa. Saksbehandler skriver så meldinga til parten, og legger om ønskelig ved saksframlegget. Deretter settes status på saken til A Avsluttet før saksmappa bringes tilbake til arkivet.

14 Arbeidsnotater. Ofte vil det være behov for å lage seg notater, enten for egen del noe du må huske på, eller at du vil informere en medarbeider/medarbeidergruppen om utvikling i en sak. Det kan være at noen telefonisk gir opplysninger som er verd å ta vare på, eller at du ønsker at politikerne skal drøfte saken på uformell basis og få signaler derfra, før du tar en avgjørelse. I alle disse tilfellene er det lurt å bruke NOT Notatmal for notater som ikke skal på postlista Gå til fane 6 Journalposter, høyreklikk og velg Produser fra sak og deretter Tekstdokument Velg NOT Notatmal- for notater som ikke skal på postliste med rullgardina Skriv på innholdslinja hva det dreier seg om Trykk på Produser dokument -knappen og skriv inn notatet ditt

15 Journalføring av E-poster. Når du arbeider med saker vil det hende at du mottar innspill, opplysninger eller annet materiale som er relevant for den aktuelle saken, på E-post. Dette skjer oftere og oftere, og vil antagelig være hovedkommunikasjon om få år! Disse E-postene bør (skal) lagres som en journalposter i saken i K2000. Åpne saken som du vil opprette den nye journalposten i, gå til fane 6 Jounalposter høyreklikk og velg Produser fra sak og deretter Tekstdokument.

16 Fra rullgardinmenyen Malnavn velger du nå enten: LIM Til innliming av scannede dokumenter og av eposter (dette gjelder notater og uformelle henvendelser) eller «BRI Blankt ark for inngående innscannede brev» Husk å skrive i feltet Innhold hva journalposten dreier seg om, teksten der hentes pre-valgt fra saken, og er ofte ikke presis for innholdet i den enkelte journalpost. Klikk Produser fra sak, og du får opp et helt tomt dokument. Fra Outlooken din åpner du den eposten du vil tilknytte, og deretter kopierer du teksten i denne. Gå så tilbake til det åpne dokumentet, og lim inn.

17 Tilknytting av PDF-fil Du får sikkert mange epostvedlegg av typen xxx.pdf. Disse krever en annen prosedyre for å bli overført til Kontor Her må du først lagre vedlegget på et sted hvor du finner det igjen. Åpne fane 6 Journalposter Høyreklikk og velg ny jounalpost

18 Velg journaltype I eller X (Inngående brev eller internt notat) Fyll inn innholdslinja slik at det blir lett å finne igjen når du åpner saken seienere Avsenderinfo fylles evt ut Klikk Lagre Og deretter Lukk I dette neste bildet klikker du OK på at «Ingen oppgave utføres»

19 Journalposten du nettopp har laget vil framstå uthevet med blått Klikk på Tekstdokument Og videre på Tilknytt fil

20 Klikk på «Bla Gjennom...» Nå gjelder det å huske hvor du lagra PDF-fila!!! Stien til lagra PDF-fil vil vises her når du har hentet den Fra Verktøy-menyen velger du RA-PDF Fra Variant-menyen velger du Arkivformat Til slutt klikker du OK I dette neste bildet klikker du OK for «Dokument er ferdig og ekspedert» Nå har du lagra fila der den hører hjemme!

21 Innskanning av inngående brev. Korrespondanse med omverdenen skal kunne gjenfinnes i Kontor Det betyr at alle inngående brev skal scannes inn. For møtesekretær er det også mye enklere å lage møtepapirer dersom det meste av vedlegg er å finne elektronisk i de ulike sakene, og ved at en slipper leite huset rundt etter leselige kopier. Rent praktisk er det Servicekontoret som tar seg av innskanningen, du bare leverer fra deg originalen der, og ber om at skanning blir gjort, og på hvilken sak den skal arkiveres!

22 Behov for å opprette ny sak. Noen ganger vil du få behov for å opprette en ny sak, selv om denne ikke er basert på et eksternt skriv. Klikk på ikonet Ny sak, og få opp følgende bilde: Skriv inn sakstittel i feltet for dette, og hvis saken har en ekstern part, dennes navn og adresse på fane 1 Parter. Gå nå til fane 2 Arkiv

23 Her setter du markøren i feltet Emnekode og trykker på F2-tasten. Da får du opp neste plakat, og kan bruke søkefeltet for å finne riktig k-kode (%søkeord%) Når dette er gjort og du har trykket på Lagre -knappen, så er saken opprettet, og du kan gå videre til fane 6 Journalposter, og evt. opprette et notat, skrive et brev eller annet, som du hadde tenkt å bruke den nyopprettede saken til.

24 Avslutning av sak. For at Kontor 2000 skal fungere som et hjelpemiddel til å holde oversikt over hvor mange saker Krødsherad kommune til enhver tid har til behandling, er det uhyre viktig at ferdigbehandlede saker blir avsluttet. Alle saker som er registrert med en emnekode etter k-kodeprinsippet, skal en eller annen gang avsluttes, i motsetning til objektarkivkodene Eiendom (GNR) og Personalarkiv (FNR), som aldri avsluttes. Det er 4 forhold som medfører at en sak kan kalles ferdigbehandlet: 1. Saken vurderes til ikke å trenge noen oppfølging. I disse tilfellene anbefales det at saksbehandler enten lager et notat som kort og godt forteller at saken er vurdert til ikke å trenge oppfølging, eller enda enklere, at man på fane 3 Kommentarer skriver at saken ikke vil bli fulgt opp. 2. Saken besvares med et enkelt brev til parten, uten at dette formaliseres som et delegert vedtak. 3. Reglement og sunn fornuft tilsier at saksbehandler kan fatte et delegert vedtak, og man gjør det. (Se bruksanvisning på dette punkt) 4. Saken er sluttbehandlet politisk i enten formannskap,administrasjonsutvalg eller kommunestyre. I dette tilfelle får saksbehandler mappe og sak tilbake fra møtesekretær med et følgeskriv som sier hva vedtaket ble. Saksbehandler ekspederer så vedtaket, eventuelt med vedlegg av en kopi av saksframlegget til parten(e), eller setter ut i livet det som vedtaket går ut på. I alle de 4 tilfellene er nå saken ferdigbehandlet og SKAL avsluttes. Dette gjøres slik: Status på saken (her er det viktig å skille mellom sak og journalpost) settes til A Avsluttet.

25 Framgangsmåten er enkel Gå på rullgardina Status, og velg A Avsluttet, og trykk deretter på Lagre -knappen. Følg øvrige anvisninger på skjermen. Husk å bringe mappa til arkivet, eller for de ytre etater (HSO og Krøderen skole) som ofte ikke sitter på den fysiske mappa, gi arkivet beskjed om at saken kan avsluttes.

26 Helt til slutt, Et hjertesukk! Arbeidsnotater. I svært mange saker lager vi oss arbeidsdokumenter. Det kan være snakk om delutredninger, opplistinger eller foreløpige saksframlegg. Videre kan det være snakk om gule lapper som skrives med basis i en telefonsamtale. Kulturen her i kommunen er den at dette i beste fall skrives som dokumenter i Word, og lagres etter eget forgodtbefinnende på steder som ingen andre enn saksbehandler selv vet om. HVORFOR I ALL VERDEN JOBBER VI SLIK??? Det naturlige ville ha vært å bruke NOT Notatmal- for notater som ikke skal på postliste i Kontor 2000, for å ha all relevant informasjon om en sak samlet på et sted. Vi må snart komme dithen at vi i hvert fall ikke bruker tid på å finne igjen notater!! Tida vår er for kostbar til det!