Skanning og klargjøring for arkivering

Transkript

1 Skanning og klargjøring for arkivering Oppsett av skanningprogrammet Pixedit er beskrevet i egen veiledning; Installasjonsveiledning - skanning i utlendingsforvaltningen. NB: Husk at skanneren må rengjøres hyppig. Manglende renhold er en kjent årsak til flere feilsituasjoner Klargjøring av skanning-bunke Det anbefales at det på skanning-stedet finnes muligheter til å ta fargekopi. Følgende forberedelser skal da gjøres: 1. Stifter må fjernes og museører rettes opp 2. Det må tas kopi av ark som inneholder påstiftede eller pålimte fotografier. Lim/klister-rester og stifter ødelegger raskt skanneren. 3. Det må tas kopier av sider hvor papirkvaliteten ikke egner seg for bunkeskanning, eller hvor papirstørrelsen avviker vesentlig fra A4. 4. Grupper dokumentene ulike bunker. Alle dokumenter som ligger i samme bunke vil bli lagret med samme dokumentnavn i dokumentlisten. 5. Skill de ulike bunkene med skilleark, se beskrivelse under. Skilleark for hoveddokument og vedlegg kan med fordel være trykt på farget papir med ulik farge (relativt LYSE farger anbefales, men ikke rosa/rødt papir). Dette gjør det raskere både å legge inn og fjerne skilleark etter skanning. Skilleark Hovedskilleark (to typer) = standard hovedskilleark og unikt strekkodeskilleark Dokumentskilleark = standardskilleark og dokumenttypespesifikt skilleark Standardskillearkene er tilgjengelig som vedlegg til Installasjonsveiledning - skanning i utlendingsforvaltningen. Unikt strekkodeskilleark skrives ut fra fagsystemene Spesifikke dokumenttypeskilleark er tilgjengelige på UDI regelverk. Bruk av skilleark Skilleark ved mottak av søknad papir: 1. Benytt ett hovedskilleark. Plasser søknad bak hovedskillearket. 2. Benytt ett dokumentskilleark foran hvert vedlegg. Skilleark ved mottak av søknad web: 1. Benytt ett hovedskilleark. Plasser dokumentskilleark bak hovedskillearket. 2. Plasser vedlegg bak det første dokumentskillearket beskrevet i pkt Benytt deretter ett dokumentskilleark før hvert påfølgende vedlegg. Skilleark ved mottak av innkommende korrespondanse: 1. Benytt ett hovedskilleark. Norvis - norsk

2 2. Plasser et dokumentskilleark bak hovedskillearket. Plasser brevet/dokumentet bak dokumentskilleraket. 3. Benytt ett dokumentskilleark før hvert påfølgende vedlegg. Eksempler på skilleark: Hovedskilleark: Dokumentskilleark:

3 Arkivering av vedlegg til søknad registrert på nett Skriv ut sakspesifikt strekkodeskillearkark fra aktivitetstrinn i arbeidsprosessen. Det er også mulig å skrive ut skillearket fra utvalget i postregistrering i postklienten. Benytt dette når du skanner dokumentene Etter skanning skal du knytte dokumentene til riktig sak Klikk på knappen Skannede dokumenter i postklienten. Dokumentene vil nå dukke opp i dokumentvisningsvinduet. Visningen vil kun inneholde dokumenter som tilhører den aktuelle saken. NB: For at denne funksjonen skal virke er det en forutsetning at den overordnede katalogen som dokumentene skannes til er angitt korrekt, og at du har benyttet det unike strekkodeskillearket.

4 Legg til dokumenter for arkivering Trykk nå Legg til dokument -knappen (hurtigtast = ALT +) Når du benytter dokumenttype-spesifikke skilleark vil du slippe å angi dokumenttype i postklienten. Du vil fortsatt måtte angi dokumentinformasjon for pass for å knytte disse mot riktig registrering i databasen. Legg til vedlegg (personlige dokumenter) Det fremvises neste dokument, i eksemplet et PASS. Dette skjermbildet vil dukke opp selv om det er benyttet dokumenttype spesifikt skilleark for reisedokumentet. Viktig: Legg FØRST inn nummer-feltet. Da vil systemet sjekke om reisedokumentet finnes fra før, og evt. kunne hente opp de øvrige opplysninger. Dersom reisedokumentet finnes på en annen person før man et spørsmål om man likevel vil registrere dette på angitt sak. Dette kan være relevant når man skal registrere et pass hvor barn er innskrevet i foreldrenes pass.

5 Arkivering av dokumenter på eksisterende hendelser/korrespondanser Hvis det er behov for å registrere inn dokumenter eller vedlegg på eksisterende korrespondanse eller søknad mottatt hendelser er dette mulig fra arbeidsprosessen «Link electronic/scanned documents». Arbeidsprosessen velges fra stjernen på sak og person. Velg «Link other incoming documents to existing events» Velg deretter aktuell søknad mottatt (SØKM) eller korrespondanse inn (KORI) hendelse, ved å klikke på denne. Trykk på Legg dokument til hendelse. For å knytte det skannede dokumentet til hendelsen. Tilknytt dokumentene på vanlig måte.