ESA. Nyheter i Webklient og tjenestesnitt Versjon 8.0.5

Transkript

1 ESA Nyheter i Webklient og tjenestesnitt Versjon 8.0.5

2 EVRY Postboks FORNEBU Telefon: (sentralbord) evry.com Avfotografering eller annen reproduksjon av dokumentet for videre distribusjon er ikke tillatt uten særskilt avtale med EVRY EVRY. Med enerett.

3 Innholdsfortegnelse 1 Nyheter i Web-klient Overordnet Nytt brukergrensesnitt Forbedringer i Oppgave, saks- og journalpostflyt Utvalgsbehandling Forbedringer i Byggesak, plansak Tekstproduksjon, skanning og PDF-konvertering Tekstproduksjon på Mac (8.0.3) LibreOffice vs. OpenOffice.org (8.0.3) Serverbasert skanning (8.0.4) Forbedringer i GeoIntegrasjon Forbedringer i Noark Overlappingsperiode (8.0.2) Lederklient (8.0.4) ESA Forsendelse (8.0.4) Nyheter i tjenestesnittet ESA Web Services Offentligtjenesten GeoIntegrasjon... 9 ESA Nyheter i versjon Web Side 3

4 1 Nyheter i Web-klient 1.1 Overordnet Brukergrensesnittet er fullstendig skrevet om basert på Web 2.0-teknologi Møtesekretærmodulen fra versjon 7.0 er videreført som del av den nye Webklienten Mulig å arbeide med flere saker og journalposter samtidig også i brukergrensesnittet Enda sterkere oppgaveorientering Tekniske moduler tilpasset Plan- og bygningsloven 2008 Raskere og bedre tekstproduksjon Automatisk PDF-konvertering Serverbasert skanning Elektronisk forsendelse Lederklient GeoIntegrasjon Noark Nytt brukergrensesnitt Bruker kan ha flere utvalgsmøter, saker, journalposter og oversikter åpne samtidig. Alle lister kan sorteres, grupperes (krever modulen Min ESA), kolonnebredder kan tilpasses, kolonner kan skjules og tas frem. Menyer lett tilgjengelig i listene. Informasjonen i sak og journalpost er organisert i faner tilsvarende Windowsklienten. Hvilke faner som skal åpnes automatisk, samt rekkefølgen på dem er konfigurerbar. Enkeltklikk på rader i oversikter/faner gir detaljbilde bruker kan redigere direkte i. Dra og slipp mellom lister. Store registre har «autofullfør» nedtrekksliste tilpasses fortløpende under inntasting. Veivisere for ny sak og for ny journalpost, kan starte tekstproduksjon direkte fra veiviseren for journalpost. Det kan registreres utlån på sak. Det meste kan gjøres fra oppgavelisten. I tillegg kan det meste rundt journalpost gjøres fra journalpostlisten i saken journalposten tilhører. Loggen knyttet til sak/journalpost kan vises som fane i sak/journalpost. Interne og eksterne avsendere / mottagere vises i samme liste og kan plukkes fra samme autofullførliste. Adresseregisteret kan vedlikeholdes på Web (alt unntatt SRU-funksjonene i 8.0). Bruker med flere roller kan bytte rolle uten å logge ut og inn igjen. Oppsett for bruker kan konfigureres direkte fra Web brukergrensesnitt Forbedringer i Autofullfør er endret slik at data hentes i det man slutter å skrive. Skriver man * i feltet, hentes alle mulige verdier umiddelbart. Merk at det kan konfigureres at hentingen først gjøres om et minimum antall tegn er tastet inn (standardverdi er 3). ESA Nyheter i versjon Web Side 4

5 1.3 Oppgave, saks- og journalpostflyt I tillegg til mine oppgaver, ufordelte oppgaver og utsatte oppgaver er det egen oppgaveliste for ledere: Min enhets oppgaver. Man kan rulle kalenderen, dvs. at man kan se oppgaver med frist for vilkårlig måned. Oppgaver kan utføres fra kalenderen. Milepæloppgaver kan gis en startfrist i antall dager før fullføringsfrist. Dette i kombinasjon med at milepælstatusen Påbegynt er splittet i Klar og (reelt) Påbegynt, sikrer at oppgaver påbegynnes i tide. Modulen Fristserver kan gi purring til både saksbehandler og leder på frister som er oversittet, inkl. startfrister. Frist kan settes ut i fra en angitt milepæl i saksgangen slik at man sikrer at lovpålagte frister, som de satt av Plan- og bygningsloven, overholdes. Milepæler kan defineres som eksterne. Disse teller ikke med ved beregning av frist ut i fra tidligere milepæl. De kan også filtreres vekk fra visningen i oppgavelisten, men vil dukke opp hvis de oversittes. Oppgaver over frist kan vises i egen oversikt. Fra oppgavelisten kan kommandoer/aktiviteter utføres fra en meny eller fra et popupbilde. Det vil også være mulig å se hoveddokument og vedlegg for en journalpost fra dette popup-bildet. Oppgaver knyttet til sak/journalpost vises i egen oversikt i bildene for sak/journalpost med samme muligheter som den ordinære oppgavelisten. Milepæler kan defineres som politiske. Disse vil bli satt til utført så snart utvalgsbehandlingen av saken er ferdig. Saksgangen for en sak kan endres og det kan enkelt legges til både enkeltmilepæler og tilleggsmaler. Nye milepæler legges automatisk inn i aktivitetsoversikten knyttet til milepælene over/under. Det kan settes opp journalpostflyt basert på statuskoder og journalpostaktiviteter. Denne flyten blir satt automatisk ut i fra milepæl (ved produksjon av dokument fra milepæloppgave), dokumentmal for hoveddokumentet eller journalposttypen. Når det er satt journalpostflyt på en journalpost, vil kun aktiviteter tilknyttet denne vises i valglistene ved bl.a. arkivering av dokument. Endring av journalpoststatus utfører ikke lenger aktiviteter, det forutsettes at bruker i stedet jobber ut i fra aktivitetslisten ved endring av status. 1.4 Utvalgsbehandling Saksnummer kan endres. Papirløse møter er sterkt utvidet både mht. sammenstillingsmuligheter og distribusjon. Utvalgsbehandlingen er sterkere knyttet inn i saksflyten. Milepæler kan defineres som politiske og da avventer saksgangen at saken er ferdigbehandlet politisk og at møtesekretæren har gitt beskjed om dette. Også forarbeidet kan legges inn i saksflyten ved at saksfremlegg produseres som aktivitet i saksflyten med prosess som ender i å sette behandlingen klar. Saksfremlegg kan tilknyttes utvalgsbehandling i ettertid. Det er enkelt å legge til vedlegg til saksfremlegget og vedleggene er enkelt tilgjengelig via saksfremlegget. Også saksprotokoll, samlet saksfremstilling og initierende dokument er lett tilgjengelig. Det kan enkelt registreres flere runder. Flere behandlinger kan settes opp raskt ved dra og slipp. ESA Nyheter i versjon Web Side 5

6 Behandlingsresultat kan settes ut i fra valg fra journalpostflyten Forbedringer i Møtekalenderen vil ikke lenger vise utgåtte utvalg med mindre de har møter i det viste tidsrommet Papirløse møter støtter kopiering både til politikerportal og til FTP-server. Det er mulig å sende SMS til politikerne når dokumentene er lagt ut. 1.5 Byggesak, plansak I byggesak er tiltak, eiendommer, bygninger, adresser og dispensasjoner samlet på en fane. Dispensasjoner kan stedfestes, kan kobles til vedtak og kan listes i plansakene hvis de er koblet opp mot en plan. Ansvarlige i byggesak kan i tillegg til adresseinformasjonen under parter registreres på byggesaken med informasjon om godkjenninger. Tilsyn kan knyttes mot journalpost med for eksempel tilsynsrapport. Adresseregisteret kan vise oversikt over alle saker hvor adressaten har vært ansvarlig eller hvor det er utført tilsyn med mulighet for å hente opp aktuell sak direkte. Plansak er utvidet med informasjon iht. krav til digitalt planregister. Plansak kan vise oversikt over alle dispensasjoner som er gitt til planen med mulighet til å hente opp aktuell sak direkte. Plansak er utvidet med direkte kobling til plankart. 1.6 Tekstproduksjon, skanning og PDF-konvertering Ny modul for serverbasert tekstproduksjon produserer dokumentene vesentlig raskere. Arkivering og valg av aktivitet skjer via plugg-inn i tekstbehandlerne (Arkiv Plugin med redusert funksjonalitet). Dette sikrer at dokumentene blir arkivert og at aktivitet blir utført. Tekstbehandler kan mellomlagre i ESA slik at dokumentet hele tiden ligger oppdatert i arkivet. Ikke arkiverte dokumenter vises på oppgavelisten med mulighet for å gå til journalposten, arkivere eller frigi. Arkivere og frigi kan også gjøres fra dokumentoversikten på journalposten. Når man velger en aktivitet som ferdigstiller dokumentet (setter status F på dette), vil det bli laget PDF-variant umiddelbart. Ny modul for automatisk PDF-konvertering sørger for at alle dokumenter med status F blir konvertert til PDF hvis de ikke allerede er på det (ref. punktet over). I er denne en ekte serverprosess. Rekkefølgen på vedleggene kan endres. Dokumentversjoner kan slettes uten å slette beskrivelsen Tekstproduksjon på Mac (8.0.3) Tekstproduksjonen er utvidet med støtte for Mac. Løsningen forutsetter serverbasert tekstproduksjon og krever at ESA WebDAV-server installeres. ESA Nyheter i versjon Web Side 6

7 1.6.2 LibreOffice vs. OpenOffice.org (8.0.3) LibreOffice har tatt over i markedet for OpenOffice.org. Begge baseres på samme opprinnelige kode. Begge har hatt hyppige oppdateringer og ikke alle endringer har vært «heldige». D.v.s. at integrasjon mot ESA som virket den ene dagen, plutselig slutter å virke den andre dagen. Nye versjoner av produktene bør derfor ikke lastes ned ukritisk. ESA satser videre på LibreOffice og har kuttet videreutvikling for OpenOffice.org Serverbasert skanning (8.0.4) Støtte for Techsofts Docserver som tar inn skannede bunker og etterbehandler disse automatisk. Alternativ 1: Automatisk arkivering av dokumentene. Alternativ 2: Klient der man kan verifisere at dokumentet er OK før man trykker på Arkiver. Med denne kan man også overskrive tidligere arkivert utgave av dokumentene. Har man allerede arkivert en utgave, får man opp begge på skjermen og kan velge hvilken man vil beholde Forbedringer i Serverbasert tekstproduksjon kan nå gjøres uten bruk av DDE og makroer. Dette gir enda raskere og enda sikrere produksjon og redigering. 1.7 GeoIntegrasjon ESA støtter både Geolok 2 og GeoIntegrasjon mht. visning av eiendommer, bygninger, henting av nabolister etc. Saksbehandler kan også benytte tjenestene hent posisjon og hent kartutsnitt. ESA kan vise saker, journalposter, planer, eiendommer (alle saker med referanse til eiendommen), bygninger (som for eiendom). Det kan gjøres oppslag i matrikkelen ved registrering av bygningsnummer slik at man sikrer at man velger bygning ut i fra registrert eiendom. Registrert eiendom kan valideres mot matrikkelen Forbedringer i GeoIntegrasjon er i henhold til versjon 1.1 av standarden. ESA kan hente «nabolister» også for planer (dvs. alle eiendommer berørt av planen). ESA kan hente punkt (posisjon) til dispensasjoner og som referanse. ESA kan vise kart med utgangspunkt i punktet (fordrer kart med slik mulighet, p.t. ikke standardisert i GeoIntegrasjon). 1.8 Noark 5 Godkjent Noark 5 system. Brukergrensesnittet er uavhengig av Noark 4 / Noark 5, alle anbefales å oppgradere (minimal jobb). Viktigste forskjell er mer logging, samt at journalposter automatisk får sakens gradering. ESA Nyheter i versjon Web Side 7

8 1.9 Overlappingsperiode (8.0.2) Hvis saken ligger i en arkivdel som er i en overlappingsperiode og det registreres en ny journalpost i saken, vil saken automatisk flyttes over i den nye arkivdelen. Hvis arkivdelen det flyttes fra er på papir, vil det legges ut oppgave med beskjed om å flytte saken fysisk. Finnes det en gruppe OVERLAPP, legges meldingen til denne gruppen, ellers til gruppen ALLE. Hvis gruppen kun har ett medlem, legges meldingen direkte til denne (og ikke som ufordelt til gruppen) Lederklient (8.0.4) Dette er en ny modul beregnet på ledere som skal fordele og godkjenne. Den kan kjøres på PC, nettbrett og mobiltelefon. Oversikt over oppgaver. Utfør oppgave. Enkel dokumentproduksjon (noen begrensninger ut i fra hvilken støtte den enkelte enhet gir mulighet for) ESA Forsendelse (8.0.4) Dette er en ny modul som støtter elektronisk forsendelse av utgående brev via tjenestene KS SvarUt og Digipost. Vi anbefaler oppsett der saksbehandler eller godkjenner utfører en oppgave som legger journalposten med ferdige og godkjente dokumenter klar til forsendelse via ESA Forsendelse. Oppsett er beskrevet i installasjonshåndboken. Bruk er beskrevet brukerhåndboken. Hvis forsendelse til en mottager feiler vil avsender få beskjed. 2 Nyheter i tjenestesnittet Tjenestesnittet er de programtjenester ESA tilbyr til eksterne programmer som ønsker å integrere seg mot ESA for arkivering og fremhenting av arkivmateriale/saksinformasjon. 2.1 ESA Web Services Tjenestesnittet er utvidet med 38 nye tjenester og 21 nye objekter. Det er lagt til nye felt i 20 objekter, mens det er fjernet felt fra ett objekt (Oppgjstatus). De 6.1-kompatible tjenestene er fjernet. 2.2 Offentligtjenesten Utvidet med GeoIntegrasjon offentlige innsynstjenester mot sak og arkiv dokumentert på GeoIntegrasjon er definert som «Noark 5 tjenestesnitt». GeoIntegrasjon erstatter Plandial.og ESA Nyheter i versjon Web Side 8

9 2.3 GeoIntegrasjon Arkivtjenester (både innsyn og oppdatering) «Noark 5 tjenestesnitt» dokumentert på Sakstjenester (innsyn i saksprosessen, dvs. milepælene). Innsynstjenestene kan benyttes både som offentlige og som interne tjenester. Offentlige tjenester kan gjøres tilgjengelig eksternt og trenger ikke pålogging. Samspill mellom sak og kart: ESA kan kalles fra eksterne programmer for å vise sak, journalpost, dokument, plan, eiendom og bygning. Er det flere saker/journalposter som tilfredsstiller kriteriene, vises det et søkeresultat. Integrasjonen støtter versjon 1.1 av standardene f.o.m ESA Nyheter i versjon Web Side 9