AKTIVKOMMUNE. Brukerveiledning for administratorer og saksbehandlere

Transkript

1 AKTIVKOMMUNE Brukerveiledning for administratorer og saksbehandlere

2 INNHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKSJON... 3 TILGANG TIL SYSTEMET... 3 INNSTILLINGER... 4 KONFIGURASJON... 4 GRUNNDATA ADMINISTRER LOKALISERING REGISTRERE NY EIENDOM OPPRETTE BYGG/ANLEGG RESSURSER SESONGER/RAMMETID AKTIVITETER MÅLGRUPPE ALDERSGRUPPE... 8 ORGANISASJONER GRUPPER... 9 BEGREPENE TILDELING, INTERNTILDELING, ARRANGEMENT TILDELING INTERNTILDELING ARRANGEMENT SØKNAD BEHANDLING AV SØKNAD OPPRETTE TILDELINGER FRA BACKEND

3 INTRODUKSJON AktivKommune er en plattform på web med det formål å håndtere administrasjon og utleie/utlån av blant annet idrettshaller, idrettsanlegg, kulturlokaler, offentlige byrom og andre ressurser (utstyr) som kommunen eier eller disponerer. Ønsket med dette dokumentet å gi en innføring i hvordan administratorer og saksbehandlere for AktivKommune kan benytte systemet. AktivKommune består av en administrasjonsdel (backend) og en brukerdel (frontend). Dette dokumentet fokuserer på backend. TILGANG TIL SYSTEMET Enten man er administrator, saksbehandler eller begge, må man ha tilgang til systemet for å kunne oppdatere, endre informasjon om bygg/anlegg samt behandle innkommende søknader. For å opprette en ny, eller endre en eksisterende bruker, logg inn som administrator. Fra menyen velger du: ADMINISTRASON ADMIN ADMINISTRERE BRUKERE Her kan man enten opprette ny bruker ved å klikke på knappen «Legg til» eller redigere en allerede eksisterende bruker i listen. Figur 1 - Opprette ny bruker Under fanen «Applikasjoner» (vist til høyre i figur 1), gir man brukere tilgang til moduler og definerer hvorvidt man skal ha tilgang som administrator eller bruker. Man kan definere egne tilganger på gruppenivå under ADMINISTRASJON ADMIN ADMINISTRERE GRUPPER, i stedet for å gi enkelttilganger under «Applikasjoner» på hver enkelt bruker (figur 2). 3

4 INNSTILLINGER Det er mulig å definere innstillinger i AktivKommune. Muligheten finner du blant annet på menylinjen oppe til høyre når du er logget inn i backend. Her er delt opp i tre deler «Dine innstillinger», «Standardinnstillinger» samt «Påkrevde innstillinger». Figur 2 - Innstillinger Der kan man definere de ulike innstillingene som påvirker både frontend og backend. Videre finnes det en rekke andre innstillinger for løsningen, hvor enkelte vil diskuteres videre i dette dokumentet: ADMINISTRASJON BOOKING INNSTILLINGER BOOKING INNSTILLINGER KONFIGURASJON Avsnittet inneholder flere muligheter for konfigurasjon i AktivKommune. De ulike innstillingene som kan settes bør gjennomgås i samarbeid med IT-personell. ADMINISTRASJON ADMIN GLOBAL KONFIGURASJON Her defineres blant annet innstillinger for konfigurasjon av moduler, SMTP- og sikkerhetsinnstillinger. ADMINISTRASJON BOOKING KONFIGURASJON Konfigurasjon som definerer blant annet innstillinger for host og avsenderadresse. Her finnes også valg hvor man kan laste opp bilde på forsiden og definere størrelse på dette. ADMINISTRASJON BOOKINGFRONTEND KONFIGURASJON Her ligger valgene for blant annet hvilken type innlogging som skal benyttes. Kan angis en del parametere for innlogging med ID-porten og kobling mot Altinn. 4

5 GRUNNDATA Før AktivKommune tas i bruk må det opprettes en del grunndata, deriblant bygg, ressurser, sesonger og organisasjoner m.m. Videre vil dette beskrives nærmere ADMINISTRER LOKALISERING Legg inn data om ulike gatenavn, områder og bydeler i kommunen under menylinjen ADMINISTRASJON EIENDOM ADMINISTRER LOKALISERING. Deretter kan man opprette nye eiendommer og koble de ulike elementene sammen med hverandre REGISTRERE NY EIENDOM Nye eiendommer registreres av systemansvarlige. Naviger deg frem til EIENDOM LOKALISERING EIENDOM. Opprett en ny eiendom ved å klikke på knappen «Ny». Skriv inn lokasjonskoden i feltet «Eiendom», deretter navn, kategori, bydel og eier. Etter at eiendommen er registrert, må det registreres minimum ett bygg/anlegg som tilhører eiendommen. Dette gjøres i menyvalget under: EIENDOM LOKALISERING BYGNING OPPRETTE BYGG/ANLEGG Bygg og haller må opprettes i systemet før man kan opprette tildelinger. For å opprette et nytt bygg/anlegg, gå til: BOOKING BYGG/ANLEGG. Opprett nytt bygg ved å klikke på knappen «Ny» og fyll inn informasjon som navn på bygg/anlegg, aktivitet og lokasjonskode. Forslag til lokasjonskoder vil dukke opp mens man skriver da lokasjonskoden tidligere ble lagt inn under oppretting av eiendom. Det blir nå opprettet en kobling til eiendommen. 5

6 Figur 3 - Nytt bygg/anlegg Etter et bygg er opprettet, kan du knytte ulike dokumenter til det. Dette gjør du under BOOKING BYGG/ANLEGG DOKUMENTER. Avhengig av hvilken kategori som benyttes, vil det ha betydning for hvordan dokumentet blir håndtert og vist av systemet RESSURSER En ressurs kan være: 1. en del av et bygg, som f.eks. en hall, eller garderobe, eller 2. en del av et uteområde, f.eks. en park, en fotballbane, eller 3. utstyr som kan leies/lånes ut, f.eks. AV-utstyr, håndballmål, kano Ressursene kan leies ut hver for seg eller samlet. Ressurser opprettes og endres under BOOKING BYGG/ANLEGG RESSURSER. Ressurser knyttes opp mot et bygg/anlegg under opprettelse, og kan sorteres på tall. Sortering på ressursen definerer hvilken rekkefølge de vises i frontend SESONGER/RAMMETID Til en ressurs defineres en sesong (et gitt tidsrom som ressursen leies/lånes ut). Sesonger opprettes under BOOKING SESONGER. Angi en til/fra dato og gi sesongen ønsket navn. Det opprettes en sesong for hvert bygg, og sesongene varierer da fra bygg til bygg. 6

7 Figur 5 - Opprette rammetid Figur 4 - Opprette sesong Rammetid må settes på sesongen da rammetiden er med på å definere sesongen. Etter en sesong er opprettet, klikk på den og velg knappen «Rammetid». Legg til ønskede dager og avgrens tidsrommet det skal være mulig å booke ressursen AKTIVITETER En aktivitet sier noe om hvilke aktiviteter de ulike lag og organisasjoner driver med. Dette vil være nødvendig å fylle ut flere plasser i systemet, blant annet legger man inn hvilken aktivitet et bygg/anlegg tilhører. Det må opprettes minst en aktivitet i systemet. Aktiviteter opprettes under BOOKING INNSTILLINGER AKTIVITETER. Figur 6 Eksempel på aktiviteter Figur 7 - Verktøyvalg Ofte kan det være aktuelt å dele opp aktiviteter i to grupper, idrett og kultur, og deretter opprette underpunkter til hver av disse. Hvordan man ønsker å opprette aktiviteter, er opp til hver enkelt kommune. En aktivitet kan ikke slettes, men settes som inaktiv i systemet. 7

8 5.7. MÅLGRUPPE En målgruppe opprettes og defineres under BOOKING INNSTILLINGER MÅLGRUPPE. Det er mulighet for å opprette flere målgrupper. Dette benyttes til statistikk men også i forhold til å hente ut informasjon om brukere. Hver målgruppe knyttes til en aktivitet. Figur 8 - Eksempel målgruppe 5.8. ALDERSGRUPPE Man kan også definere ulike aldersgrupper ettersom hvilken informasjon man ønsker å samle inn. På lik linje med målgruppe har dette også som formål å samle inn statistikk. I tillegg spiller det inn en rolle om hvorvidt det skal faktureres for bruk eller ikke. Figur 9- Eksempel aldersgruppe ORGANISASJONER Under BOOKING ORGANISASJONER finner man en oversikt over eksisterende organisasjoner, samt muligheten til å legge inn flere. For å opprette en ny organisasjon, klikk på knappen «Ny» og fyll inn informasjon om organisasjonen i feltene. Informasjonen kan senere redigeres for de som står oppført som kontaktpersoner ved pålogging via ID-porten. Dersom det registreres bookingansvarlige tilknyttet en organisasjon, vil disse få tilgang til å opprette tildelinger for de lag/gruppe som hører inn under organisasjonen. 8

9 6.1. GRUPPER For hver organisasjon, må det opprettes minst en gruppe. Som eksempel kan et idrettslag ha flere grupper/lag. Grupper opprettes under BOOKING ORGANISASJONER GRUPPER. Gruppen blir knyttet til en organisasjonen under oppretting. For å opprette en ny gruppe under en organisasjon, velg (marker) først aktuell organisasjon, og trykk deretter på knappen «NY». Skriv inn aktuell informasjon om gruppen, og trykk til slutt på knappen «Legg til» (du må skrolle helt ned på siden først) Organisasjonene skal selv vedlikeholde dette registeret, selv om saksbehandler også har muligheten til å endre på informasjonen. BEGREPENE TILDELING, INTERNTILDELING, ARRANGEMENT I AktivKommune er det tre begreper verdt å merke seg som brukes gjennomgående i søkeprosessen og ellers ved oppretting av nye tildelinger. De forklares kort under TILDELING En tildeling kan kort forklares som rammetiden for en organisasjon. Her er det spesifisert hvilken organisasjon som har tildelt hallen til hvilken tid. En tildeling kan inneholde flere interntildelinger, som da spesifiserer nærmere hvem som benytter bygg/anlegget. En tildeling må opprettes før det kan opprettes en interntildeling. En tildeling kan opprettes av saksbehandler eller systemadministrator. Eksempel: Idrettslaget «BIL» er tildelt alle ressurser i «Storhallen» den kl INTERNTILDELING En interntildeling er en nærmere spesifisering av en tildeling, f.eks. om det er lag A eller B som benytter lokalet i det gitte tidsrom. Det er meningen at representanter for den organisasjon som har fått tildelt en tid på en ressurs (tildeling), selv skal kunne legge inn en eller flere interntildelinger innenfor angitt rammetid for tildelingen. Disse representanter må først logge seg på AktivKommune for å legge inn interntildelinger, eller endre på disse. Saksbehandler skal også kunne gjøre dette ved behov. 9

10 Eksempel på interntildeling: Gruppen G12 (gutter12), som tilhører idrettslaget «BIL», benytter ressurs 1 i «Storhallen» den ARRANGEMENT Et arrangement er en enkeltstående hendelse over en eller flere dager. Denne kan legges utenfor sesong og er ofte spesielle hendelser som håndballturnering, konsert, eller liknende. Et arrangement vil alltid være øverst dersom datoen/tiden allerede har en tildeling (eller interntildeling). Tildelingen eller interntildelingen kommer i andre rekke, og vil ikke bli synlig i kalendervisningen for aktuelt tidsrom. Arrangementet overstyrer en tildeling og/eller interntildeling. Det er saksbehandler eller systemadministrator som kan godkjenne (og legge inn) arrangementer. SØKNAD I backend kan man se hvilke søknader som er sendt inn på de enkelte bygg. Saksbehandler kan godta, avslå eller gjøre endringer på søknader både i søkeprosessen og i ettertid. Dialog mellom søker og saksbehandler kan gjennomføres helelektronisk. Historikk for hver søknad blir logget og lagret i systemet. Når en ny søknad er sendt inn fra brukeren i frontend, havner den under BOOKING SØKNADER. Her er det også mulighet til å legge inn en ny søknad i backend ved på klikke på kappen «Ny». Dette kan det være behov for dersom en saksbehandler får en henvendelse per telefon og legger den inn i systemet på vegne av søker. Her vil saksbehandler få frem alle søknader på de bygg som saksbehandler har tilgang til. For å jobbe med en søknad, må man ligge som saksbehandler av saken. Figur 10 - Eksempel på ny søknad 10

11 Dersom man klikker seg inn på en søknad som ikke tilhører noen, vil det dukke opp følgende melding: «For å jobbe med denne søknaden, må du først bli saksbehandler for denne søknaden». Bla ned i bunnen av siden og klikk på knappen «Bli Saksbehandler» BEHANDLING AV SØKNAD På menyvalget BOOKING SKRIVEBORD vil saksbehandler få frem sakene som er tildelt seg. Man sorterer på «Status» i nedtrekksmenyen for å filtrere de sakene man ønsker å se. For å åpne en søknad og starte behandling av den, klikk på sakens ID i venstre kolonne. Under punkt 4, «Når», definerer saksbehandler om søknaden tildeles som en tildeling, interntildeling eller arrangement. Dersom det opprettes en tildeling eller interntildeling, vil det komme beskjed om å fylle ut organisasjonsnummer og fødselsnummer. Det må opprettes en eller flere tildelinger, interntildelinger eller arrangementer før søknaden kan aksepteres. Figur 11 - Behandling av søknad Dersom det finnes en interntildeling fra før, er det ikke mulig å registrere en ny interntildeling over den eksisterende. Saksbehandler må da inn på den allerede eksisterende interntildelingen og sette den som inaktiv før ny interntildeling kan registreres. Dersom det er snakk om et arrangement, kan denne opprettes over en tildeling eller interntildeling. Saksbehandler må i etterkant gå inn på gjeldende interntildeling og sette denne som inaktiv, samtidig som saksbehandler varsler de som har denne interntildelingen. 11

12 Det er mulig å kommunisere med søker via kommentarfeltet som finnes i hver enkelt søknad. Figur 12 - Kommentarfelt Når ny kommentar legges inn, vil søker motta mail med link til søknad. Her kan søker svare på kommentar og holde en dialog med saksbehandler og vice versa. Historikk lagres som nevnt tidligere i saken. Figur 13 - Eksempel på historikk (grønn: bruker - rød: saksbehandler) Man kan definere hvilket «standardoppsett» for mail som går ut til bruker under: BOOKING INNSTILLINGER E-POST OPPSETT BOOKING INNSTILLINGER ARRANGEMENT E-POST OPPSETT 12

13 8.2. OPPRETTE TILDELINGER FRA BACKEND Saksbehandlere i AktivKommune har også mulighet for å opprette arrangementer, tildeling og interntildelinger uten at det ligger en søknad til grunn. Tildelinger, interntildelinger og arrangementer kan legges inn av saksbehandler uten søknad under menyen BOOKING SØKNAD ved å klikke på knappen «Ny». I menylisten her ligger det også en kalender-ukeplan som gir en visuell visning av hver enkelt bygg, hvor det enkelt kan opprettes og redigeres på tildelinger og interntildelinger. Figur 14 - Utsnitt fra kalender-ukeplan 13