Rutine for postbehandling

Transkript

1 Rutine for postbehandling Gjelder fra Rev. nr 1 DM dokumentnr Godkjent av Økonomi/administrasjon/ Bernt Bauge Utarbeidet av Arkiv/Ingeborg Svenseid Side 1 av Innholdsfortegnelse 1 Formål Omfang Ansvar/myndighet Definisjoner Postbehandling Rutiner for mottak, sortering og åpning av post hos postmottak Post adressert til DNO&B Personlig adressert post Post som skal spesialbehandles Oversikt over innkommende post Utsendelse av post Telefaks Intern kontroll/avviksbehandling Referanser og vedlegg Dokumenthistorikk... 11

2 2 1 FORMÅL Formålet med rutinen Sikre at arkivverdig post journalføres og registreres i DNO&Bs arkivsystem, DM. Sikre at vi oppfyller offentlighetslovens krav til journalføring av inn- og utgående dokumenter Sikre korrekt distribusjon/forsendelse av post og pakker 2 OMFANG Rutinen gjelder sentralt postmottak og alle ansatte som mottar/sender korrespondanse. 3 ANSVAR/MYNDIGHET Alle ansatte er ansvarlig for å følge rutinene. Arkivleder er ansvarlig for oppdatering av rutinene. 4 DEFINISJONER Begrep DM Arkiv Forklaring DNO&Bs arkiv- og dokumenthåndteringsløsning Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, dvs dokumenter som mottas eller produseres av en enkelt arkivskaper og samles som resultat av dennes virksomhet Arkivverdig dokument Alt som er gjenstand for saksbehandling, dvs. alt som avkrever et svar Har verdi som dokumentasjon Eksempler er dokumenter som: Forplikter organisasjonen til en handling Dokumenterer forpliktelser eller ansvar Omfatter informasjon forbundet med organisasjonens virksomhet Saksdokument Etter offentlighetsloven er forvaltningens saksdokumenter dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt frem for et slikt organ. I arkivsammenheng brukes begrepet i hovedsak på samme måte. Møteprotokoller samt registre og databaser regnes som arkivdokumenter (se dette), men vanligvis ikke som saksdokumenter, jf. arkivforskriften 2-4. Postjournal System for fortløpende registrering av referanseopplysninger om arkivdokumenter. Denne registreringen knytter enkeltdokumenter til saker, gir grunnlag for saksadministrasjon, arbeidsstyring og praktisering av bestemmelser om partsinnsyn og offentlighet. Journalføring DNO&B produserer postjournal ut fra registreringen i DM Systematisk og fortløpende loggføring av opplysninger om inn- og utgående dokumenter samt interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen.

3 3 5 POSTBEHANDLING 5.1 Rutiner for mottak, sortering og åpning av post hos postmottak For å sikre at innkommende post registreres/journalføres i DM idet den kommer inn, vil posten bli åpnet sentralt og arkivverdige dokumenter skannes og registreres i DM. Dette skal sikre at vi oppfyller kravene i offentlighetsloven til journalføring av innkommende post, samt bidra til å bygge opp fullelektronisk arkiv. Rutinen er som følger: Innkommende fysisk post åpnes av sentralt postmottak. Det som er arkivverdig skannes og registreres i DM av sentralt postmottak/arkiv i DNO&B og distribueres elektronisk i DM til mottaker (dokumenteier). Papiret sendes ikke lenger til mottaker. Innkommende e-post til [email protected] åpnes av adm. sekretær, og arkivverdig e-post registreres i DM. Distribueres via DM til mottaker (dokumenteier). Innkommende telefaks gjennomgås daglig av sentralt postmottak, og arkivverdig telefaks registreres i DM. Alle DM-brukere må opprette et fast søk i DM for Dagens post og knytte e-postvarsling til søket. Se oppskrift. Tabellene under viser ansvar i forbindelse med postbehandling. Innkommende fysisk post: Hva Hvem Kommentar Åpner innkommende post Sentralt postmottak Unntak fra åpning: post adressert til Personal, BHT, evt. andre definerte unntak, samt personlig adressert post. Se kap. 5.3 Skanner og registrerer arkivverdige dokumenter i DM. Vurderer om dokumentet skal på Postjournal Oppbevarer fysisk papirpost etter skanning Sentralt postmottak/ Arkiv hos DNO&B Arkiv hos DNO&B Iht utvelgelses- og registreringsregler, se Arkivhåndboka - rutine for registrering Korrespondanse oppbevares kronologisk i ett år, som sikkerhet for skannet dokument. Makuleres etter ett år (forslag). Behandler dagens post i DM Oppretter hurtigsøk på Dagens post Mottar varsling pr e-post om dagens post Endre til annen dokumenteier og gi vedkommende beskjed (sende referanse til Dokumenteier (mottaker av post) Signerte kontrakter oppbevares i papir i sentralarkiv Gi korrekt tilgang i DM Alle må opprette et hurtigsøk på Dagens post og knytte DMNotify til søket (e-postvarsling)

4 4 dokumentet i DM) Verifiserer at dokumentet skal på Postjournal Innkommende e-post til [email protected]: Hva Hvem Kommentar Åpner innkommende e-post Adm.sekretær Importerer/registrerer arkivverdige dokumenter i DM. Adm.sekretær Iht utvelgelses- og registreringsregler, se Arkivhåndboka - rutine for registrering Vurderer om dokumentet skal på Postjournal Importert e-post oppbevares i Adm.sekretær Oppbevares f.eks én måned, som en mappe i e-postkassen Behandler dagens post i DM Oppretter hurtigsøk på Dagens post Mottar varsling pr e-post om dagens post Endre til annen dokumenteier og gi vedkommende beskjed (sende referanse til dokumentet i DM) Verifiserer at dokumentet skal på Postjournal Dokumenteier (mottaker av post) sikkerhet Gi korrekt tilgang i DM Alle må opprette et hurtigsøk på Dagens post og knytte DMNotify til søket (e-postvarsling) Post adressert til DNO&B Brev og telefaks Post adressert til DNO&B (Organisasjonens navn står først) Post adressert til avdelingene (Avdelingsnavnet står først) Sentralt postmottak mottar, åpner og vurderer om dokumentet skal skannes/registreres i DM. Vurderer også om dokumentet skal inngå i Postjournal. Skanner og registrerer arkivverdige dokumenter i DM. Fyller ut profilkortet med dokumenteier, tittel på brev, dokumentdato og Inn i feltet Inn/Ut/Intern. Distribueres til mottaker via DM. Alle skal ha hurtigsøk for Dagens post. Det fysiske dokumentet merkes med DM dokumentnummer og oppbevares kronologisk i Arkiv Ikke arkivverdig post se kap i Arkivhåndboka rutine for registrering Innkommende telefaks

5 5 Telefaks kommer inn i egen postboks i Outlook. Gå til fellesmapper, alle fellesmapper, Den Norske Opera & Ballet, [email protected]. Videresend dokumentet til rett mottaker. Registreres i DM hvis det er arkivverdigverdig. Ferdigbehandlet innkommende telefaks legges i mappen ferdigbehandlet, som ligger under [email protected]. Innkommende telefaks mottas av Arkiv og resepsjonen har tilgang til faks-postkassen i Outlook. E-post DNO&Bs offisielle e-postadresse er [email protected] Sentralt postmottak (ved Inger) mottar, åpner og vurderer journalføring/videresending/sletting. Arkivverdig e-post registreres i DM fyll ut profilkortet med dokumenteier, tittel på brev, dokumentdato og Inn i feltet Inn/Ut/Intern. Distribueres til mottaker via DM. Alle skal ha hurtigsøk for Dagens post. Se også punkt Personlig adressert e- post Personlig adressert post Personlig adressert postsending (Dvs: personnavn står foran DNO&B) Sendes uåpnet direkte til den ansatte Hvis dokumentet er arkivverdig, er mottaker ansvarlig for å skanne og registrere dokumentet i DM fyll ut profilkortet med dokumenteier, tittel på brev, dokumentdato, Inn i feltet Inn/Ut/Intern og avsenderfirma i Firma/kontakt. Fra abeidstakerorganisasjoner til den enkelte ansatte Personlig adressert telefaks Sendes uåpnet direkte til den ansatte Som over

6 6 Personlig adressert e-post Behandles som annen inngående post. Hvis dokumentet er arkivverdig, er mottaker ansvarlig for å arkivere e-posten i DM Post som skal spesialbehandles Verdipost Anbud Føres i egen protokoll. Skal alltid åpnes og kvitteres for av to personer. Stemples med dagens dato/klokkeslett og sendes uåpnet direkte til mottaker. Mottaker er ansvarlig for å registrere innkommende anbud i DM Returpost etter masseutsendelser (beskrive)

7 7 5.2 Oversikt over innkommende post Tabellen under gir en oversikt over innkommende post og om dokumentene skal registres i DM eller behandles i andre systemer. Oversikten viser også om dokumentene skal registreres på postjournal. For detaljer se Arkivhåndboka rutine for registrering Dokumentkategori Behandling På postjournal Dokumenter som omhandler kunstnerisk og faglig programmering og planlegging av repertoar Registreres i DM, men skal ikke inngå i Postjournal Dokumenter som fører til saksbehandling, dvs som avkrever et svar Registreres i DM Ja Kontrakter Post til BHT (Bedriftshelsetjenesten) Signerte kontrakter registreres i DM Original oppbevares i sentralt fysisk arkiv Arbeidsavtaler skannes ikke, men sendes direkte til Personal. Skal ikke åpnes. Legges direkte til BHT Følgende kontrakter inngår ikke på postjournal: arbeidskontrakter kunstnerkontrakter. Se Arkivhåndboka for registreringsregler: DNO-# Arkivhåndbok - kontraktsarkiv og rutine for kontraktsbehandling Fakturaer Purringer Reiseregninger fra ansatte Legges direkte til økonomiavdelingen.

8 8 Reisedokumentasjon (billett/faktura) Sendes samlet til regnskap. Regnskap sender eventuelle billetter videre Meldinger om påleggstrekk Oversendelser fra Skattefogden o.l. Legges direkte til Personal/Lønn Lønn og godtgjørelse Legges direkte til hver enkelt medarbeider i egne hyller for lønn Personalmeldinger Post fra NAV Post fra Statens innkrevingssentral Sykemeldinger vedr. tilsatte Søknader Legges direkte til personalseksjonen som sørger for kopiering/viderefordeling. Hvis det kommer inn søknader i papir skal disse leveres direkte til Personal Registreres elektronisk via HR manager Pressemeldinger Legges til adm. leder/informasjonsavdelingen. Skal ikke journalføres Mottatte rundskriv B-post, C-post adressert til DNO&B Informasjonsmateriell og reklame (uadressert) Legges til adm. leder B- og C-post adressert til DNO&B åpnes av sentralt postmottak Ikke arkivverdig post legges rett i posthyllen til den enkelte. Leveres vedkommende som kan ha nytte av tilbudet. Kastes hvis uaktuell. Hvis rundskrivet fører til saksbehandling, eller skal være viktig vedlegg i sak, skal det behandles som arkivverdig post, d.v.s. journalføres. Vurderes hvis arkivverdig

9 9 Offentlige publikasjoner: Bøker Tidsskrifter Offentlige rapporter Årsmeldinger Aktuelle publikasjoner m.v. av interesse for DNO&B leveres til den ansvarlige. Det som skal inngå i Musikkbiblioteket, sendes ditfor registrering. 5.3 Utsendelse av post Type post Vekt og volum/ pris Andre kriterier Aktivitet/kommentar Brev innland Maks vekt 2 kg Inntil 2cm tykk, maks lengde/bredde 35,3cm x 25cm =pristabell 1 (innstilling på frankeringsmaskin) Leveres innen kl for utsendelse samme dag. Frankeres med frankeringsmaskin.* Sendes som A-post. Leveringstid 1-2 virkedager. Inntil 7 cm tykk, maks lengde/bredde 35,3cm x 25cm =pristabell 2 Over 7 cm tykk, maks lengde/bredde 35,3cm x 25cm =pristabell 3 Brev utland Se brev innland. Leveres innen kl for utsendelse samme dag. Tolldeklarasjon klistres på (liten grønn lapp) dersom sendingen inneholder annet enn dokumenter. Frankeres med frankeringsmaskin.* Sendes som A-post. Leveringstid 2-4 virkedager i Europa og inntil 10 virkedager til resten av verden. Rekommandert post innland Opptil A5 og inntil 2 cm tykk (små) kr. 110,- Opptil A4 inntil 2 cm tykk (store) - kr. 140,- MÅ leveres fysisk på et postkontor. Kan spores med et sporingsnummer du mottar på kvitteringen. Frankeres med frankeringsmaskin (ekstra innstillinger med tre varianter) * Blir automatisk forsikret for 1000kr. Over A4 over 2 cm tykk (maxi) - kr. 240,- Rekommandert post kan ta 1-2 dager lengre enn brev (se over).

10 10 Rekommandert post utland Opptil A5 og inntil 2 cm tykk (små) kr. 120,- Opptil A4 inntil 2 cm tykk (store) - kr. 180,- MÅ leveres fysisk på et postkontor. Kan spores med et sporingsnummer du mottar på kvitteringen. Som over. Over A4 over 2 cm tykk (maxi) - Kr 340,- Pakker innland Pakker innland ekspress-over-natt! Alt over 2 kg. Maks vekt 35kg. Maks lengde 240cm. Maks lengde pluss omkrets 360cm. Pristillegg på pakker med lengde over 120cm, bredde over 60cm og/eller høyde over 60cm. Alt over 2 kg. Maks vekt 35kg. Maks lengde 240cm. Maks lengde pluss omkrets 360cm. Pristillegg på pakker med lengde over 120cm, bredde over 60cm og/eller høyde over 60cm. Leveres innen kl for utsendelse samme dag. Standard adressekort. Fakturareferanse påføres. Leverandører: Posten, Tom`s budtjeneste. Leveres innen kl for utsendelse samme dag. Standard adressekort. Fakturareferanse påføres. En ekstra lapp på adressekortet må påføresav postansvarlig. Pakker utland Se Pakker innland. Leveres innen kl for utsendelse samme dag. Leveringstid ca 2-5 dager. Alle pakker har sporingsnummer. Erstatning på opp til kr ved skade eller tap. Leveranse innen kl neste dag, ev. innen kl på mindre steder. Alle pakker har sporingsnummer. Erstatning på opp til kr ved skade eller tap. Adressekort for utland og invoice. Fakturareferanse påføres. Leverandører: Posten, UPS * All frankert post har et ID-nummer for eventuell retur.

11 11 Pakkepost (dette avsnittet er under utarbeidelse) Den enkelte ansatte er ansvarlig for å pakke og merke pakker som skal sendes. Alle pakker som skal sendes med Posten/Bring må bestilles på mybring.no. <brukernavn/pw> På mybring.no får man oversikt over pakkeforsendelser og kan spore tilbake til avsender når faktura mottas. 5.4 Telefaks Utgående telefaks Telefaks må sendes via e-post. For å sende et fysisk dokument, må det først skannes og sendes til en relevant e-post adresse fra skanneren. Når dokumentet ligger på en datamaskin kan det sendes som telefaks via operaens e-post ved å bruke følgende adresse: mottakers For å sende til utlandet: For innkommende telefaks, se punkt INTERN KONTROLL/AVVIKSBEHANDLING Arkivleder vil foreta internkontroll og oppfølging. 7 REFERANSER OG VEDLEGG Offentleglova LOV Forskrift til Offentleglova Rettleiar til Offentleglova ny-offentleglov-med-forskrift-tek-til-a-.html?id= Arkivloven og Arkivforskriften Kontaktinformasjon/hurtighjelp i postbehandling 8 DOKUMENTHISTORIKK Dato for endring Januar 2012 Rev. nr. Endret av Kim Ortveit Endring godkjent av Ingeborg Svenseid Endringer Utsendelse av post iht. oppdaterte regler hos Posten/Bring Telefaks-rutine