Oslo kommune Utdanningsetaten Arkivrutiner for skolene

Transkript

1 Rutine skolene Side Inngående post 2 Journaler og restanselister 4 Sakarkiv 6 Elevmapper 7 Personalmapper 8 Utgående post, telefaks og e-post 9 Praktisering av offentlighetsloven 10 ering av dokumenter i anskaffelsessaker Definisjoner

2 RUTINE: Inngående post I Formål med rutinen: Gi retningslinjer hvordan inngående post skal behandles av saksbehandler. II Tidspunkt/hyppighet: Daglig. III Rutineflyt: Hendelse/aktivitet All post skal åpnes i arkivet, arkivpersonalet etar vurdering av arkivverdigheten alle dokumenter. 3-1 Personlig adressert post leveres uåpnet til adressaten med mindre det er inngått avtale med adressaten om at arkivtjenesten kan åpne slik post. Adressaten plikter og lever brevet tilbake til arkivtjenesten dersom det viser seg å være ett saksdokument skolen Ikke arkivverdig post (kopier, møtereferat, møte-/kursinvitasjoner) deles direkte til saksbehandler. verdig post journalføres og sendes riktig saksbehandler 2-7. Opplysningar i journal- og arkivsystem Innføring i journalen skal skje på ein måte som gjer det mogleg å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjerast utan å røpe opplysningar som er undergitt teieplikt i lov eller medhald av lov, eller som elles kan unntakast frå offentleg innsyn etter 5 eller 6 i offentlegheitslova. Ved registrering av dokument i journalen skal ein føre inn følgjande: a) journalføringsdato, b) saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journalar), c) sendar og/eller mottakar, d) opplysningar om sak, innhald eller emne, e) dateringa på dokumentet. I tillegg skal journalen innehalde arkivkode (etter arkivnøkkelen), ekspedisjons- eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte. Ansvarlig /saksbeh. 2

3 Post, telefaks og e-post som er mottatt direkte av saksbehandler skal returneres til arkiv journalføring før det saksbehandles, dette gjelder også hastesaker. Faktura /kredittnota mottaksstemples og sendes mottaker. Verdipost føres i egen bok med signatur fra poståpner og kvittering fra mottaker Journalført post deles til riktig saksbehandler av postdeler i den enkelte avdeling. Postdeler gjennomgår delingslisten og vurderer offentlighet før deling til saksbehandler. Forhåndsklassifiseringer skal vise til den korrekte og konkrete lovbestemmelsen. Saksbeh. /saksbeh. Leder 3

4 RUTINE: Journaler og restanselister I Formål med rutinen: Offentlig journal skal ivareta allmennhetens krav til innsyn etter offentlighetsloven. Restanselistene skal sikre at innkomne dokumenter behandles. II Tidspunkt/hyppighet: Daglig. III Rutineflyt: Hendelse/aktivitet Ansvarlig Post journal Alle dokumenter som er gjenstand saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon skal føres inn i postjournalen Den enkelte avdeling etar offentlighetsvurdering på egne innkommende dokumenter. Leder gjennomgår postjournalen og vurderer offentlighet før deling til saksbehandler. Forhåndsklassifiseringer skal vise til den korrekte og konkrete lovbestemmelsen. Eventuelle endringer føres inn i journalen av arkivansvarlig. En kopi av postjournalen settes i egen ringperm og oppbevares i arkivet i kronologisk rekkefølge. Leder/ Offentlig journal Ifølge Forskrift til arkivloven 2-7 skal det når det ikke er mulig å registrere et dokument uten å røpe opplysninger som er undergitt lovhjemlet taushetsplikt, eller som allmennheten elles ikke kan kreve, benyttes nøytrale kjennetegn, utelatelser eller overstryking på den kopien eller utskriften av journalen som allmennheten kan kreve innsyn i. Hel overstryking av en innføring kan bare benyttes dersom det er nødvendig ikke å røpe opplysninger som er undergitt lovhjemlet taushetsplikt. I postjournalen sladdes alle opplysninger på innføringer som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. 4

5 Offentlig journal oppbevares i arkivet og fremvises på espørsel Restanseliste Offentlige arkiver er pålagt å føre restansekontroll. Det skal kontrolleres fire ganger i året at innkomne dokumenter blir behandlet. Dette gjøres å sikre at de sakene som legges fram et offentlig organ, blir behandlet og ikke bare lagt bort. Restanselisten er en oversikt over alle inngående dokumenter som ikke er avskrevet. Rapporten blir sortert på avdeling, seksjon, saksbehandler, saksnummer og dokumentnummer. Hver enkelt saksbehandler får oversikt over sine restanser på egen liste. Saksbehandlerne skal returnere restanselisten til arkivet med påtegning om status de enkelte dokumenter. Dokumenter som er ferdigbehandlet, skal sendes til arkivet sammen med listen. 5

6 RUTINE: Sakarkiv I Formål med rutinen: ering av felles administrative saker II III Tidspunkt/hyppighet: Rutineflyt: Hendelse/Aktivitet Sakarkivet inneholder dokumentene som ordnes etter emne i arkivnøkkelen Dokumenter som tilhører samme sak skal samles i eget omslag omslaget påføres arkivkode og sakstittel Sakarkivet skal stilles opp etter s arkivnøkkel Ansvarlig 6

7 RUTINE: Elevmapper I Formål med rutinen: Sikre at vedtak som vedrører den enkelte elev kan dokumenteres ettertiden II Tidspunkt/hyppighet: Daglig. III Rutineflyt: Hendelse/aktivitet Dokumenter som vedrører enkeltelever skal arkiveres i elevmappen til den enkelte eleven. Elevmappene skal stilles opp etter fødselsdato Når eleven slutter på skolen skal mappen overføres til bortsettingsarkivet. Elevmappen skal ikke overføres til ny skole. Det er kun anledning til å overføre opplysninger som er nødvendige av hensyn til elevens videre skolegang. Opplysninger om oppførsel og disiplinære hold skal ikke overføres til ny skole, unntatt når grunnen til overflytting av eleven gjelder slike hold og det er nødvendig med opplysninger i denne bindelse. Elevmappene avleveres til byarkivet tidligst 25 år etter at de ble avsluttet. Elevarkivet skal holdes låst og kun betjenes av autorisert personell, Det skal føres tilgangskontroll til arkivet Ansvarlig / Saksbeh. Leder/arkiv /leder /leder Leder/arkiv 7

8 RUTINE: Personalmapper I Formål med rutinen: Sikre at den enkeltes personalmappe dannes og oppbevares slik at den dokumenterer den enkeltes ansettelseshold. II Tidspunkt/hyppighet: Daglig. III Rutineflyt: Hendelse/aktivitet Dokumenter som angår den enkelte arbeidstaker og dennes tjenestehold arkiveres i vedkommendes personalmappe Personalmappene skal ordnes etter fødselsnummer Dokumenter som skal bevares legges i eget omslag merket bevares Dokumenter som kan kasseres oppbevares i eget omslag hvor kassasjonsdato dokumentene påføres Når en ansatt slutter skal personalmappen ryddes og flyttes til bortsettingsarkivet. (personalmapper skal ikke oversendes ny arbeidsgiver) Personalmappene avleveres til byarkivet tidligst 25 år etter at den ble avsluttet. Se veiledning i arkivering av personalsaker Det skal føres tilgangskontroll til arkivet Ansvarlig Leder/arkiv /leder Leder/arkiv 8

9 RUTINE: Utgående post, telefaks og e-post I Formål med rutinen: At alle innkommende henvendelser blir besvart og at alle utgående dokumenter blir journalført. II Tidspunkt/hyppighet: Daglig. III Rutineflyt: Hendelse/aktivitet Ansvarlig Originaldokumentet (brevet) pluss to kopier (en kopi til saken og en Saksbeh. kopi til kopibok) og en kopi av eventuelle vedlegg leveres arkiv journalføring og utsending. Originaldokument med underskrift og eventuelle vedlegg konvolutteres. Det samme gjelder eventuelle papirkopier som skal sendes til andre mottakere. Dokumentet føres inn i journalen og en kopi arkiveres på saken, kopien påføres journalnummer og arkivkode. Dersom det utgående brevet er svar på et innkommet dokument skal det arkiveres sammen med dokumentet det besvarer. Kopi nr. 2 settes inn i kopiboka Saksdokumenter som blir sendt som telefaks eller e-post skal i Saksbeh./arkiv tillegg sendes som vanlig brevpost. 9

10 RUTINE: Praktisering av offentlighetsloven I Formål med rutinen: Riktig bruk av offentlighetsloven II Tidspunkt/hyppighet: Daglig III Rutineflyt: Offentlighetsloven sier at valtningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Enhver kan kreve å få gjøre seg kjent med det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak. Det samme gjelder journalen. Følgende muligheter unntak vil være mest aktuelle Skolene: 5. Unntak interne dokumenter Dokument som et valtningsorgan har utarbeidet sin interne saksberedelse kan unntas fra offentlighet. Det samme gjelder dokument et organs interne saksberedelse som er utarbeidet a. av et underordnet organ b. av særlige rådgivere eller sakkyndige c. av et departement til bruk i et annet departement. Unntaket omfatter også dokument som gjelder innhenting av slikt dokument. Det omfatter ikke dokument innhentet som ledd i den alminnelige høringsbehandling av lover, skrifter eller lignende generelle saker. Bestemmelsene i første og annet ledd gjelder ikke saksframlegg med vedlegg som blir gitt til et kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalgt organ. 5a. Unntak opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt Opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov er unntatt fra offentlighet. Dokumentet øvrig er offentlig, når ikke disse delene alene gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet eller de unntatte opplysninger utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold. Dokument påført lovlig beskyttelsesgrad kan unntas i sin helhet. 6. Unntak på grunn av dokumentets innhold Følgende dokumenter kan unntas fra offentlighet: 1) Dokument som inneholder opplysninger som om de ble kjent, ville kunne skade rikets sikkerhet, landets svar eller holdet til fremmede makter eller internasjonale organisasjoner. 10

11 2) Dokument hvor unntak er påkrevd a) av hensyn til en svarlig gjennomføring av statens, kommunens eller vedkommende organs økonomi-, lønns- eller personalvaltning b) av hensyn til en svarlig gjennomføring av økonomiske rammeavtaler med næringslivet c) di offentlighet ville motvirke offentlige kontroll- eller reguleringstiltak eller andre nødvendige pålegg eller bud, eller medføre fare at de ikke kan gjennomføres 3) Statsrådets protokoller. 4) Dokument i sak om ansettelse eller fremmelse i offentlig tjeneste. Unntaket gjelder ikke søkerliste. Søkerliste skal settes opp snarest etter søknadsfristens utløp og skal uten søkernes navn inneholde deres alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette. Det skal framgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har. 5) Anmeldelse, rapport og annet dokument om lovovertredelse 6) Besvarelse til eksamen eller lignende prøve samt innlevert utkast til konkurranse eller lignende. 7) Dokument utarbeidet av et departement i bindelse med de årlige statsbudsjetter eller langtidsbudsjetter. 8) Personbilde inntatt i et personregister. Som personregister regnes registre, tegnelser m.m. der personbilder er lagret systematisk slik at den enkelte personens bilde kan finnes igjen. 9) Dokument som inneholder opplysninger innhentet ved vedvarende eller regelmessig gjentatt personovervåking. Når et saksdokument er unntatt fra offentlighet, kan hele saken unntas fra offentlighet dersom de øvrige saksdokumenter ville gi et åpenbart misvisende bilde av saken og offentlighet kan skade samfunnsmessige eller private interesser. 6a. Opplysninger hvor unntak er påkrevd di offentlighet ville lette gjennomføringen av straffbare handlinger, kan unntas fra offentlighet. Dokumentet øvrig er offentlig, når ikke disse delene alene gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet eller de unntatte opplysninger utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold. Bare 5a pålegger unntak fra lovens hovedregel. Det oppdres til mest mulig offentlighet selv i saker der loven gir mulighet unntak. Dokumenter som skal unntas fra offentlighet må merkes med lovhjemmel. For utgående brev skal opplysningene skrives inn ifølge brevmalen. For innkomne dokumenter og dokumenter utferdiget av UDE utenom brevmalen, skal det stemples på dokumentet med fastsatt stempel og påføres. Der det finnes avsatt plass paragrafhenvisning på dokumentmalen, skal dette brukes (f.eks. notat). 11

12 Opplysninger om at et dokument er unntatt offentlighet skal føres inn i journalen ved registrering dersom dette står oppført på dokumentet. Bare tittel på brevet skal registreres som dokumentbeskrivelse. Dokumenter unntatt offentlighet skal likevel føres i journalen. Dersom det er umulig å registrere dokumentet uten å røpe opplysninger som er unntatt offentlighet, skal disse opplysningene sladdes fra Offentlig journal. ansvarlig skal gå igjennom dagens innkomne post å se om journalen røper opplysninger som er underlagt taushetsplikt eller er unntatt offentlighet av annen grunn. 12

13 RUTINE: ering av dokumenter i anskaffelsessaker I Formål med rutinen: Dokumentere at anskaffelser har skjedd iht regelverk. II Tidspunkt/hyppighet: Ved alle anskaffelser over ,- eks mva. III Rutineflyt: Hendelse/aktivitet Ansvar dokumentasjon: Det er virksomheten som etar anskaffelsen som er ansvarlig å dokumentere anskaffelsesprosessen. Anskaffelsesprosessen dokumenteres i virksomhetens sakarkiv og ved at det opprettes en ansaffelsesprotokoll. Anskaffelsesnummer: et kontaktes tildeling av anskaffelsesnummer. Anskaffelsesnummeret skal bestå av: Løpenummer, virksomhetens navn og årstall (eks: 1- Helsfyr skole 2006). Tildelte anskaffelsesnummer samles i egen oversikt. Oversikten skal ha kolonne : Anskaffelsesnummer, dato signering av anskaffelsesprotokoll, hva anskaffelsen gjelder og antatt anskaffelsesverdi (ekskl. moms) Dokumentasjon i sakarkiv: o Dokumentene behandles i henhold til gjeldende regelverk på området. På arkivområdet gjelder loven med skrifter og instruks. o Hele prosessen må kunne dokumenteres i ettertid, det vil si at arkivverdige dokumenter fra behovsmelding til kontrakt er inngått og eventuelle klagerunder er avklart blir bevart i virksomhetens sakarkiv. Saksdokumentene må bevares i papirmat såfremt virksomheten ikke har et arkivsystem godkjent av Riksarkivaren (NOARK-system) o Alle inn- og utgående dokument som naturlig hører til anskaffelsessaken journalføres i virksomhetens postjournal. Innkomne tilbud journalføres samlet når åpningsfristen er utløpt. I postjournalens merknadsfelt føres anskaffelsesnummeret Ansvarlig Saksbeh. Saksbeh./arkivet Saksbeh./arkiv Anskaffelsesprotokoll: Anskaffelsesprotokollene limes tløpende Saksbeh./arkiv 13

14 inn i en protokoll i kronologisk rekkefølge etter anskaffelsesnummer. Ved årsskiftet renskrives oversikten over virksomhetens anskaffelser og limes inn i første side i protokollen. Sidene i protokollen skal være nummererte Kassasjon: Anskaffelsesprotokollene bevares. Anskaffelsessakene tas vare på i ti år etter at varen er betalt under utsetning av at det ikke er garantihold e.l. som tilsier lengre bevaring. Ikke antatte tilbud kan kasseres eller sendes tilbake til anbyderne etter at evt. klagefrister er ute, med mindre revisjonen eller regelverket som gjelder de ulike typer anbud sier noe annet. Om dokumentasjon sendes tilbake til anbyder, bør dette anmerkes i feltet tilleggsopplysninger i journalen. Definisjoner 14

15 Aktivt arkiv som er i daglig bruk hos arkivskaper. Samling dokumenter som er blitt til som ledd i en virksomhets arbeid, og som samles som resultat av denne virksomheten. Begrepet benyttes også om oppbevaringssted arkiv, arkivtjeneste og/eller arkivdepot. begrensning Tiltak å hindre at arkivuverdig materiale blir journalført eller arkivlagt. depot institusjon nøkkel plan skaper Institusjon eller annen organisatorisk enhet hvor bevaringsverdig materiale oppbevares permanent. depotet avlaster arkivskaperen lagring av eldre arkivmateriale, sørger best mulig miljø arkivmaterialet og legger holdene til rette betjening av brukere som er interessert i materialet. Byarkivet er s arkivdepot. faglige institusjoner; har som regel ansvar opplæring/veiledning, depot og midling. Statlige: Riksarkivet, Statsarkivene. : Byarkivet. Kodesystem bestemming av emne og arkivering av saker. Virksomheter i skal bruke Felles arkivnøkkel Oslo kommune (som ble tatt i bruk i 1996). Samlet oversikt over produksjon og oppbevaring av arkivmateriale fra en virksomhet. Den skal også inneholde bestemmelse og rutiner om hvor og hvordan dette skal finne sted. En organisatorisk enhet eller person som skaper arkiv som ledd i sin virksomhet. uverdig Dokumenter som verken er gjenstand saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, og som der ikke skal journalføres eller arkiveres. verdig Inngående og utgående dokument som etter offentlighetslovens 2 og 3 må regnes som saksdokument organet di de er gjenstand saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon. Avlevering Avskrivning Bevaringsverdig Bortsettingsarkiv Database Dokument Overføring av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot. I er dette Byarkivet. Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er blitt avsluttet. materialet som det er behov å bevare ettertiden. Rom oppbevaring av arkivmateriale som er ute av daglig bruk. Strukturert samling av søkbar inmasjon, lagret på elektroniske medier. Medium som lagrer inmasjon senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. Elektronisk arkiv hvor dokumenter primært er lagret elektronisk. Det mest av 15

16 arkivet på papir er å anse som kopier. Journal Journalføring Register over saksdokumenter som behandles i en virksomhet. Systematisk og tløpende loggføring/registrering av opplysninger i en journal. Alle inn- og utgående saksdokumenter som er gjenstand saksbehandling og har verdi som dokumentasjon skal journalføres. Virksomhetsinterne dokumenter kan journalføres Kassasjon Kopibok Lagringsmedium Offentlig journal Fjerning/tilintetgjøring av arkivmateriale som har vært gjenstand saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon. Kassasjon i Oslo kommunes arkiver skal skje i henhold til skrift om offentlige arkiv og retningslinjer gitt av Riksarkivaren og av Byarkivet. Kronologisk samling av kopier av alle dokumenter som er blitt produsert i virksomheten. Medium lagring av inmasjon. Det skal benyttes godkjent arkivbestandig lagringsmedium all arkivinmasjon som skal bevares og avleveres. En kopi av journalen som legges frem allmennheten hvor opplysninger som er unntatt offentlighet er skjermet. Ordningssystemer Prinsipp inndeling og rekkeordning av arkivmaterialet. Noark Periodisering Restanseliste Norsk standard. Standard elektroniske journal- og arkivystemer i offentlig sektor. Avgrensning i tid å bevare orden og oversikt i arkivene ved bortsetting. Liste over mottatte dokumenter som ikke er avskrevet. Sak Saksdokumenter En sak omfatter de saksdokumenter, registreringer, påskrifter mm. som inngår i behandlingsløpet. Dokumenter som er utferdiget av, kommet inn til eller lagt frem et valtningsorgan, jf.offentlighetsloven 2 og 3. Alle saksdokumenter som er gjenstand saksbehandling og som har verdi som dokumentasjon skal journalføres og arkiveres. 16