Birkenes kommune Servicetorvet
|
|
- Mons Magnussen
- 8 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Birkenes kommune Servicetorvet Tom Olstad Økonomisjef Pb BIRKELAND Dok. ref. Dato: 10/511-10, jp Saksbehandler: CBIR Notat med oppfølging: Arkivinstruks for journalføring av dokumenter ARKIVINSTRUKS FOR JOURNALFØRING AV DOKUMENTER JOURNALFØRINGSPLIKT Ifølge Forskrift om offentlege arkiv, 2-6 første ledd, er det journalføringsplikt for alle dokumenter som etter offentlighetsloven 4 må regnes som saksdokumenter for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Dette gjelder også e-post, telefaks og SMS: I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokument, jf. 1-1 til 1-3, registrerer organet i journalen så langt organet finn det tenleg. OFFENTLIGHET OG MEROFFENTLIGHET Ifølge Lov om kommuner og fylkeskommuner, 4, er kommunen pålagt å drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Dette betyr at kommunen er pålagt å sørge for at allmennheten får tilgang til den informasjon som er nødvendig for et levende lokaldemokrati. Ønske om arbeidsro og frykt for kritikk må ikke være til hinder for dette. Offentleglova 2006, som trådte i kraft , understreker kommunelovens 4 og baserer seg på meroffentlighetsprinsippet. I formålsparagrafen, 1, står det at: Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon. Med meroffentlighet menes at dokumenter som i utgangspunktet kan unntas fra offentlighetsloven, skal være offentlige så langt de ikke inneholder taushetsbelagte og personsensitive opplysninger etter gjeldende norsk lov. VIKTIG: Alle ansatte i kommunen skal derfor praktisere "meroffentlighet" i alle dokumenter som kan ha allmennhetens interesse. Postboks 115 Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: 4795 Birkeland postmottak@birkenes.kommune.no
2 DOKUMENTER UNNTATT OFFENTLIGHET / INNSYN Intensjonen med Offentleglova er at alle dokumenter i utgangspunktet skal være offentlige såfremt de ikke kan unntas med hjemmel i norsk lov. Birkenes kommune vurderer innkomne, utgående dokumenter og notater i henhold til Offentleglova av 2006, og dokumenter som er unntatt offentlighet, påføres tilgangskode samt lovhjemmel i sak- /arkivsystemet. SYSTEMINFORMASJON Birkenes kommune praktiserer fulltekstpublisering av sin offentlige postliste på hjemmesiden og har således en elektronisk postjournal for sentraladministrasjonen. Det elektroniske sak-/arkivsystemet som brukes av Birkenes kommune, er ACOS WebSak (Basis og Fokus), og systemleverandør er ACOS ( ARKIVDELER Birkenes kommune journalfører sine dokumenter i arkivsaker, som opprettes i sak/arkivsystemets arkivdeler. De aktive arkivdelene som brukes i sak-/arkivsystemet, er bygningsarkivet (BA12), barnemappearkivet (BARN), eiendomsskattearkivet (EIENDOM), elevmappearkivet (ELEV), elevmappearkivet for Kulturskolen (KULTURSKOL), møtearkivet (MA12), personalarkivet (PARK), sentralarkivet (SA12) og skjøtearkivet (SKJØTE). For tiden periodiseres følgende arkivdeler: Bygningsarkivet fra (BARK) arvtaker er BA12 Møtearkivet fra (MARK) arvtaker er MA12 Sentralarkivet fra (SARK) arvtaker er SA12 Dette innebærer at sakene i disse arkivdelene skal avsluttes innen 2 år, og at arkivdelen da skal avsluttes. Nye saker opprettes i arvtaker-arkivdelen. Dersom saksbehandlingen i enkelte saker ikke er fullført i arkivdelen som periodiseres, blir saken flyttet over i arvtaker-arkivdelen (før den gamle arkivdelen avsluttes). Følgende arkivdeler er avsluttet: Landbruksarkivet fra (LARK) Historiske arkivdeler: For tiden digitaliseres bygningsarkivet (byggesaker) fra Historisk materiale i disse sakene arkiveres i arkivdelen BAHISTORIS. De manuelle arkivseriene i Birkenes kommune (papirbaserte) vil bli beskrevet i eget kapittel i Arkivplanen, se Manuelle arkivserier under punktet Arkivserier. POSTBEHANDLING Poståpning Innkommet post til Birkenes kommune åpnes ved felles postmottak, jf. Forskrift om offentlege arkiv 3-1 på kommunehuset. (NB! Felles postmottak er ikke innført enda, det må vedtas ved rullering av arkivplanen) Dette gjelder både papirpost og elektronisk post. Papirpost åpnes for Side 2 av 12
3 tiden av Servicetorvet. Dette bør gjøres av arkivtjenesten (Ved rullering av arkivplan bør det vedtas at arkivtjenesten også foretar sentral poståpning av papirposten). E-post til kommmunen kommer inn til Arkivtjenesten åpner denne og foretar postsortering. Søknader som fylles ut på kommunens hjemmeside under elektronisk søknadssenter, blir importert via ACOS Mottak inn i sak-/arkivsystemet av arkivtjenesten. Postsortering Posten sorteres i hovedsak i arkivverdig og arkivuverdig, jf. Forskrift om offentlege arkiv Arkivverdig post til sentraladministrasjonen også kalt sakspost journalføres i sak- /arkivsystemet. 2. Arkivuverdig post sorteres videre i infopost og søppelpost. Infopost er for eksempel personlig adressert post eller rundskriv av interesse for saksbehandler. Disse videreformidles saksbehandler (papir legges i posthylle og e-post videresendes fra postmottaket). Søppelpost er for eksempel reklame, spam-e-post og liknende. Dette kasseres av arkivtjenesten. 3. Post til ytre enheter (skole, barnevern, PPT, barnehage osv.) legges i posthylle og blir håndtert av sekretær/arkivpersonal på den ytre enheten, som foretar arkivbegrensning og journalføring. Arkivverdig dokument til fagsystem (Gerica for sykehjem, HsPro for Helsestasjon, Familia for barnevern, osv.) blir arkivert i papir-saksmappe på den gjeldende ytre enheten av sekretær/arkivpersonal. (NB! Dette bør endres når kommunen innfører felles postmottak. Arkivtjenesten bør være felles, sentralisert og foreta sentral poståpning, -sortering, arkivbegrensning og journalføring.) Arkivbegrensning Ved behandling av innkommet post foretar arkivtjenesten en grundig vurdering av både papirdokumenter og elektronisk post med hensyn til arkivbegrensning. Ikke all post skal journalføres! Dette gjøres i henhold til Forskrift om offentlege arkiv, 3-18 første ledd og 3-19 samt Offentleglova 4. Dokumenter som ikke fører til saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, jf. Forskrift om offentlege arkiv 2-6, ansees som arkivuverdig. Arkivuverdige dokumenter skal ikke journalføres i sak-/arkivsystemet (se nedenfor). Ifølge Forskrift om offentlege arkiv 3-19 skal arkivuverdig materiale skilles ut ved arkivbegrensning. Dette gjelder følgende materiale som legges i posthylle eller sendes på e-post til rett mottaker: Infopost: Trykksaker Rundskriv uten oppfølging Annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale Blanketter som ikke er utfylt. Det er utgiveren som har arkiveringsansvaret. Personlig adressert post, når arbeidstaker ikke har gitt fullmakt til åpning av denne Post som er adressert til arbeidstakerorganisasjoner Bilag som ikke er viktig bakgrunnsmateriale til en sak Forespørsler om informasjonsmateriale så lenge disse ikke krever offisielle svar Kopier av inngående brev når originalen er registrert fra før Melding om adresseforandringer Hotell- og reisebestillinger Kursinnbydelser, -påmeldinger, -bekreftelser og invitasjoner Offisielle invitasjoner til kommunen Skriv til generell informasjon med kortvarig verdi (åpning av ny bankfilial, rutetabeller, etc.) Side 3 av 12
4 Søppelpost: Reklame kasseres Spam kasseres Annet arkivuverdig materiale uten informasjonsverdi Fakturaer Fakturaer skannes av Servicetorvet og blir gjort tilgjengelig elektronisk i Visma Enterprise. Anbud Anbud journalføres ved anbudsåpning. Tilbud Etterspurte tilbud sorteres og leveres saksbehandler for oppbevaring i tilbudsperioden. Egenmeldinger og sykemeldinger Egenmeldinger og sykemeldinger sendes økonomikontor og NAV til registrering og behandling. Tvilstilfeller Dersom arkivtjenesten er i tvil om et dokument skal journalføres, påføres kommunens datostempel, og deretter kontaktes gjeldende saksbehandler. Ettersom det forutsettes at han/hun har større saksinnsikt på sitt fagområde enn arkivet, vil saksbehandler måtte gi beskjed til arkivtjenesten om dokumentet skal journalføres eller ikke dersom det er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. REGISTRERING OG SKANNING Registrering og fordeling Inngående dokumenter registreres av arkivtjenesten i sak-/arkivsystem eller fagsystem (etter postsorteringreglene nevnt ovenfor), jf. Forskrift om offentlege arkiv 2-7. Opplysningar i journal- og arkivsystem, 2-9. Elektronisk journalføring, 3-4. Stempling av saksdokument, 3-5. Registrering og fordeling og 3-6. Behandling av dokument som tilhøyrer den same saka. Arkivtjenesten foretar registrering og fordeling av dokument ifølge kommunens ansvarsoversikter/organisasjonskartet. Dersom arkivtjenesten ikke kan fordele til rett saksbehandler, går dokumentet til nærmeste leder til fordeling. Arkivverdig e-post mottatt direkte av saksbehandler, skal vedkommende selv importere og arkivere i rett arkivsak. Skanning Inngående dokumenter registreres i eksisterende sak, eller i ny sak. Birkenes kommune benytter bunkeskanning (PixEdit), som sikrer OCR-gjenkjenning av PDF-filene. Dette gjør det mulig å søke på ord og begreper i PDF-filene, når disse er skannet. PixEdit oppretter deretter journalpost automatisk med hoveddokument og vedlegg (ved bruk av strekkode-skilleark), som plasseres i en postfordelingsak. Arkivtjenesten fordeler journalpostene fra postfordelingssaken til korrekt arkivsak i sak-/arkivsystemet. Journalposten får status M - midlertidig. JOURNALFØRING OG OFFENTLIGHET Inngående dokument Når den inngående journalposten er fordelt til korrekt sak fra postfordelingssaken, kvalitetssikres journalposten og metadataene (tittel, journaldato, brevdato, avsender, kopimottaker, offentlighetsvurdering, tilgangsgruppe, saksbehandler, osv.) før journalpoststatusen endres til J - Side 4 av 12
5 Journalført. Offentlighetsvurdering foretas etter Offentleglova 3 med vekt på meroffentlighetsprinsippet. Arkivverdige e-poster som er arkivert av saksbehandler, får status S - registrert. Denne kvalitetssikres av arkivtjenesten på lik linje med inngående dokument (over), og journalpoststatus endres til slutt til J. Utgående dokument og notat Den samme kvalitetsrutinen gjelder for utgående dokumenter og notater (både internt notat uten oppfølging X-notat og notat med oppfølging N-notat), som saksbehandlere produserer. Disse får journalpoststatus F ferdig, når saksbehandler er ferdig med dokumentene. Deretter journalfører arkivtjenesten disse og endrer status til J. Saksbehandler/saksansvarlig har imidlertid det overordnede dokumentansvaret og må foreta offentlighetsvurderingen. Registrering av avsender / mottaker Avsender/mottaker registreres med full postadresse i sak-/arkivsystemet, og i de tilfeller hvor e- postadresse er oppgitt, registreres også denne. Når det gjelder den offentlige postjournalen på Internettsiden, vises imidlertid ikke postadressen, men kun navn på avsender/mottaker i de tilfeller de er offentlige (se Bruk av tilgangskoder og lovhjemler nedenfor). Journalføring av intern dokumentasjon Intern, skriftlig kommunikasjon, særlig via e-post, i kommunen journalføres når denne regnes som arkivverdig, dvs. at den foregår som et ledd i saksbehandlingen. Kommunens skriftlige internkommunikasjon journalføres som internt notat uten eller med oppfølging eller som eksternt, internt notat (NB! Denne dokumenttypen er ikke opprettet enda), dersom kommunikasjonen foregår mellom to selvstendige kommunale organ. Alle notater vil bli lagt ut på den offentlige postjournalen på Internett og vil bli vurdert med hensyn til offentlighet på lik linje med inn- og utgående dokumenter (NB! Dette er ikke blitt gjennomført enda). Dette må sees i sammenheng med Offentleglovas bestemmelser i 14 og 16 samt Forskrift om offentlege arkiv 2-6. Journalføringsregler ulike dokumenttyper Arkivtjenesten har lagd en oversikt over de ulike typer dokumenter som kommunen har befatning med, og disse er registrert på Skjema for kartlegging av egne dokumenttyper. Det er utarbeidet en arkivrutine for hver av kommunens avdelinger og enheter, og skjemaet inngår som vedlegg til hver enkelt rutine. Målet er til en hver tid å ha oversikt over hva som skal journalføres til/fra de enkelte enheter. (NB! Denne kartleggingen er ikke foretatt tilfredsstillende, det må gjøres ved rullering av arkivplanen) STATUSKODER PÅ SAKER OG JOURNALPOSTER En arkivsak må opprettes før tilknyttede journalposter kan registreres. Når saken avsluttes (kode A), sperres den for alle nyregistreringer. Saksbehandler har ansvaret for å melde fra til arkivet når en sak skal avsluttes! Følgende statuskoder benyttes i WebSak: På saksnivå: R - reservert av saksbehandler B - under behandling Side 5 av 12
6 A - avsluttet etter kvalitetskontroll av arkivtjenesten X - ingen oppfølging U - saken utgår På journalpostnivå: J - journalført av arkivtjenesten M - midlertidig journalført av arkivtjenesten S - registrert i førstehånd eller ajourført av saksbehandler eller leder (gjelder e-poster) R -reservert av saksbehandler, uferdig konsept X -ingen oppfølging U -dokumentet utgår F -ferdig fra saksbehandler eller leder, klar for ekspedering E -ekspedert av saksbehandler, leder eller en annen instans A -avsluttet etter kvalitetskontroll av arkivtjenesten DOKUMENTTYPER Følgende typer dokumenter kan registreres i WebSak: I -Inngående brev U -Utgående brev N -Internt notat (med oppfølging) X -Internt notat (uten oppfølging) S -Saksfremlegg/innstilling Side 6 av 12
7 BRUK AV TILGANGSKODER, AVSKJERMINGSNIVÅ OG LOVHJEMLER Tilgangskoder Det brukes følgende tilgangskoder i WebSak: BA Barnemappe E Elevmappe IP Ikke publisert P Personalsaker (Personalmappe og generelle personalsaker) SL Startlån U Ikke offentlig (Denne vil bli endret til U.O.) Autorisasjoner for brukere - tilgangsstyring Tilgangskoder tildeles etter den ansattes saklige administrative behov (man får kun tilgangskoden(e) man behøver for å utføre sine arbeidsoppgaver). Avskjermingsnivå Det benyttes følgende avskjermingsnivåer i WebSak: 1 Dokument skjermes for innsyn. Avsender og journalposttittelfelt 1 og 2 er synlig 2 Dokument og journalposttittelfelt 2 skjermes, avsender er synlig 3 Dokument, journalpostittelfelt 2 og avsender skjermes for innsyn. Kun journalpostittel 1 er synlig på den offentlige postlisten. Sakstittel er alltid synlig. Lovhjemler I tillegg til tilgangskodene angis korrekt lovhjemmel, for eksempel Offlv. 13, jf. Fvl. 13 for taushetsbelagte opplysninger (jf. Forvaltningsloven 13). I ansettelsessaker/stillingsutlysninger benyttes Offlv. 25. I anbudssaker brukes Offlv. 23 inntil avgjørelse om valg av leverandør er tatt. I personalarkivet brukes tilsvarende koder P1, P2 og P3 samt korrekt lovhjemmel for personalsaker, som er Offlv. 23. For opplysninger som ikke skal utleveres etter Matrikkelloven, benyttes Matrikkelloven 30. For opplysninger som ikke er offentlige i eiendomsskattesaker benyttes Offlv. 13, jf, Ligningsloven Ansvar for bruk av tilgangskode og graderinger Inngående dokumenter Arkivtjenesten er ansvarlig for å foreslå bruk av tilgangskode/gradering av inngående dokumenter når det er aktuelt. Leder/saksbehandler kontrollerer om tilgangskode/gradering er riktig og gir tilbakemelding dersom denne bør endres. Endelig fastsetting av tilgangskode/gradering, eller oppheving av denne, skjer etter enighet mellom arkivtjenesten og saksbehandler. Tilgangskoden skal alltid være hjemlet i lov! Utgående dokumenter og notater Leder/saksbehandler er ansvarlig for å sette tilgangskode/gradering av utgående dokumenter og notater når det er aktuelt. Arkivtjenesten kontrollerer om tilgangskode/gradering er riktig og gir tilbakemelding dersom denne bør endres. Tilgangskoden skal alltid være hjemlet i lov! Når en sak er journalført, vil den bli tilgjengeliggjort i den offentlige journalen. Side 7 av 12
8 Tilgangskoden IP ikke publisert Birkenes kommune benytter koden IP, Ikke publisert, om dokumenter som ikke legges ut på den offentlige postjouornalen. Dette er dokumenter som riktignok ikke er blitt unntatt offentlighet, men som kommunen ikke vil nettpublisere av hensyn til innholdet. Innsyn kan i begge tilfeller begjæres skriftlig eller muntlig til kommunen, som vil behandle disse innen fem dager. Har vedkommende ikke fått svar innen denne fristen, har innsynsbegjærer automatisk klagerett, jf Offentleglova, SAKSBEHANDLING Når et arkivverdig inngående dokument er journalført og fordelt til saksbehandler, dukker det opp i hans/hennes innboks i sak-/arkivsystemet og må behandles. Dokumentet må avskrives (dvs. følges opp/behandles), enten med utgående dokument eller ved å ta det til etterretning (TE), eller orientering (TO), osv. Se egen rutine Saksbehandlingsregler for mer informasjon. Adminstrasjonsenhet Alle saksbehandlere er tilknyttet en administrasjonsenhet, og har kun tilgang til dokumenter journalført på den enheten de er registrert på. Avdelingsleder kan be om utvidede tilganger for den ansatte, dersom vedkommende skal utføre oppgaver for andre enheter. Produksjon av utgående dokument eller notat Hvis inngående dokument skal besvares med et utgående dokument, opprettes en ny utgående journalpost. Denne kan avskrive den inngående, om det skal avgis et endelig svar. Dersom det skal lages et foreløpig svar etter Forvaltningsloven 11a, avskriver saksbehandler ikke det inngående før endelig svar kan gis. Det velges korrekt brevmal i rett arkivsak, og når dokumentet er kvalitetssikret og ferdig til utskrift (gradert dokument) eller ekspedering via e-post (ugradert dokument), kan saksbehandler ferdigstille ved å endre journalpoststatus til F Ferdig. Dersom saksbehandler skal starte en sak med utgående dokument, må vedkommende først lage en ny arkivsak, se eget punkt for dette. Elektronisk godkjenning Dokumenter som krever godkjenning av nærmeste leder, avdelingsleder, tjenestesjef eller rådmann, skal sendes til elektronisk godkjenning. Det lages derfor en oppgave på journalposten med merknad, og så sendes opppgaven til godkjenning. Dersom dokumentet blir elektronisk godkjent av leder, blir journalpoststatus automatisk satt til F Ferdig og dokumentet kan ekspederes uten underskrift. Ved ikke-godkjent, returneres oppgaven med merknader, og saksbehandler lager ny versjon, som sendes til ny godkjenning, eventuelt kan leder ved mindre endringer selv lage ny versjon og ferdigstille dokumentet. Ferdigstille dokument Når saksbehandler er helt ferdig med et dokument, påføres status F - Ferdig. Da skal arkivtjenesten kontrollere og påføre kode J for Journalført (som nevnt over under punktet journalføring). NB! Dersom saksbehandler vil endre på dokumentet i ettertid, er dette ikke mulig fra saksbehandlers side. Dokumentet vil være skrivebeskyttet! Vedkommende må i unntakstilfelle ta kontakt med arkivet, som kan sette saken tilbake på R for Reservert (gjelder utgående dokument). KVALITETSSIKRING AV OFFENTLIG JOURNAL Dokumentrapport Utgående journalposter som er ferdigstilt (journalpoststatus F) eller ekspedert av saksbehandler (journalpoststatus E) eller e-poster importert av saksbehandler (journalpoststatus S), skal Side 8 av 12
9 arkivtjenesten journalføre daglig. Det kjøres derfor en rapport på dette, og denne kvalitetssikres før dokumentene journalføres (journalpoststatus endres til J) i sak-/arkivsystemet etter gjeldende regler. Innsyn i offentlig postjournal Når dagens dokumenter er journalført, kjøres en dokumentrapport mot ACOS sin innsynsmodul, kalt Innsyn, som genererer den offentlige postjournalen. Denne blir tilgjengeligjort på vår hjemmeside når Innsyn oppdateres, se nærmere info nedenfor (tekst på vår hjemmeside under Innsyn). Dokumentrapporten skal kjøres daglig og sjekkes av minimum 2 personer før Innsyn kan oppdateres. Dersom dette ikke er mulig en dag, skal rapporten ikke oppdateres av viktige kvalitetshensyn! INTERNETTPUBLISERING Birkenes kommune har valgt å nettpublisere sine offentlige saksdokumenter i fulltekst på den offentlige postlisten. Kommunen har ingen plikt til å nettpublisere dokumenter og har en bevisst holdning til hva som publiseres og hvilke konsekvenser dette kan få for den enkelte. INNHOLD Postlisten inneholder kommunens inngående og utgående dokumenter samt saksfremlegg som er offentlige. Birkenes kommunes personalarkiv, elevmappearkiv og barnemappearkiv er ikke tilgjengelig på den offentlige postlisten. Det samme gjelder postlisten for fagsystemer innen barnevern, PPT, sykehjem, hjemmesykepleien osv., som håndterer journaler med opplysninger unntatt offentlighet og sensitive personopplysninger etter personopplysningsloven. OPPDATERING Postlisten oppdateres 2 dager etter at et dokument er journalført. Årsaken til dette er gjennomføring av internkontroll, kvalitetssikring og forsvarlig saksbehandling. Dokumentene ligger ute i 6 mnd, saksfremlegg vil alltid ligge ute. RETT TIL INNSYN Birkenes kommune praktiserer meroffentlighetsprinsippet etter offentleglova. Innsyn i saksbehandlingen øker innbyggernes engasjement for lokaldemokratiet, og gir dessuten mulighet til å kontrollere og påvirke kommunens virksomhet. Etter offentleglova er saksdokumenter og postjournaler åpne for innsyn, dersom ikke annet følger av lov eller forskrift. Alle kan kreve innsyn i saksdokumenter og journaler. Innsynsbegjæringer sendes til postmottak@birkenes.kommune.no. Oppgi så presist som mulig hvilke dokumenter du ønsker innsyn i. Vennligst opplys om du er part i saken, da har du større innsynsrett. Utdypende informasjon om Birkenes kommunes offentlige journal Avvik i den offentlige postjournalen Når det oppdages avvik i postjournalen, skal dette rettes umiddelbart. Feilen rettes i sak-/ arkivsystemet straks, dokumentrapporten kjøres og dokument med feil blir enten fjernet fra eller publisert på hjemmesiden under postliste. Avvik noteres i arkivets logg, og avviksmelding skrives til nærmeste leder. Det legges vekt på tiltak for å hindre gjentakelse. AVSLUTNING AV SAK Når saksbehandler har avsluttet en sak i WebSak, skal arkivtjenesten kvalitetssikre saken før avskriving gjennomføres. Saksbehandler gir til enhver tid beskjed til arkivet når en sak skal avsluttes, slik at arkivtjenesten kan gjennomføre dette. Side 9 av 12
10 UTLÅN AV ARKIVMATERIALE Ved utlån av saker fra papirarkiv benyttes lånekort. I papirarkiv/depot skal lånetaker kvittere for utlån. I elektronisk journal kan man benytte utlånsfelt Utlån av journalpost. BEVARING OG KASSASJON Saker som arkiveres elektronisk, skal ikke kasseres. Unntak fra dette er arkivdel som inneholder elektroniske rundskriv, eller eksterninfo som inneholder dokumenter som ikke har betydning for saksbehandling. Disse skal kasseres etter 5 år. Dette skjer automatisk ved at bevaringstid angis i Websak. Arkivdeler som er papirbasert, bevares/kasseres etter Riksarkivarens retningslinjer for bevaring og kassasjon (se egen del av arkivplanen som omhandler dette: Arkivbegrensning, kassasjon og periodisering under punktet Arkivrutiner). ARKIVBEGREPER - ordliste Arkivkode og klassering (arkivnøkkel = K-kodene) Arkivverdig post journalføres og klasseres i henhold til Kommunenes arkivnøkkel, K-kode-systemet, for det gjeldende saksområdet. Det er saken som skal bestemme arkivkode, og ikke de enkelte dokumentene. Saken skal plasseres på emnet det dreier seg om. Hvis saken består av flere emner, er hovedprinsippet at saken legges på ett av emnene med viktigste K-kode øverst. Arkivar kan bruke flere klasseringer dersom dette er hensiktsmessig med hensyn til rask gjenfinning og nøyaktig kategorisering av emner. Innkomne dokumenter klasseres av arkivtjenesten. I tvilstilfeller skal arkivar rådføre seg med saksbehandler og omvendt. Er saksbehandler ikke enig i klasseringen, må eventuelle rettinger skje i samråd med arkivaren. Arkivsak vs. sak I forvaltningen brukes begrepet "sak" om et sammenhengende, administrativt begivenhetsforløp som oppstår på grunn av en henvendelse utenfra, eller på initiativ fra virksomheten selv. I NOARK (NOrsk ARKivstandard) brukes begrepet "sak" om enkeltdokumenter som naturlig hører sammen i en mappe, og som derfor har samme saksnummer. Mappen kalles også arkivsak. Opprettelse av ny arkivsak Hvis dokumentet ikke tilhører en eksisterende sak, må ny sak opprettes. Arkivet foreslår arkivkode/klassering, og saksbehandler skal kontrollere denne ved oppretting av nye saker. Saksbehandler som ønsker å opprette ny sak, kan henvende seg til arkivet dersom saksbehandler trenger bistand for å få saken opprettet. Som hovedregel gjelder at den enhet som starter en sak i WebSak, skal ha saksansvar og dermed også arkivansvar for saken. Det reelle fagansvaret skal gjenspeiles i sak-/arkivsystemet Journalpost En journalpost er en registrering av dokumenter i en arkivsak. En journalpost kan vise til flere dokumenter, men bare ett kan være hoveddokument. Ett og samme dokument kan tilknyttes flere journalposter via dokumentlink. Alle vedlegg som knyttes til et hoveddokument, skal arkiveres. Journalposttittel Journalpostittelen skal gjenspeile innholdet i dokumentet og er ikke nødvendigvis alltid samsvarende med brevets brødtekst, som kan være misvisende. I mange tilfeller er brødteksten en referanse til et Side 10 av 12
11 forutgående brev og identisk. For eksempel er svar på Oppstart av reguleringsplan som regel Kommentar eller Merknad til reguleringsplan. Navn på dokumentene bør således gjenspeile saksprosessen i en sak, dersom det er mulig. Dette gir allmennheten en pekepinn på hvor langt prosessen er kommet. K-kodene K-kodene er en arkivnøkkel som er basert på emne eller saksinnhold, og den er bygd opp etter desimalsystemet med følgende hovedinndeling: 1. K-1-kodene består av fellesklassene, som har en numerisk inndeling fra 0-9 (3,7,8 og 9 er ennå ikke i bruk). Disse klassene beskriver i hovedsak saksområder som angår kommunens egenforvaltning og drift (gjelder organisasjon, administrasjon, folkevalgte organer, planer, økonomi, personale, lønn, eiendommer og materiell. 2. K-2-kodene består av fagklassene og er alfabetisk inndelt (I og O, Æ,Ø og Å brukes ikke). Disse klassene beskriver kommunens utadrettede fagområder og samfunnsoppgaver. Opplæring og undervisning har to klasser (A,B), kultursektoren to klasser (C,D), helse- og sosialsektoren fire klasser (F,G,H,J), miljøsektoren én klasse (K), teknisk sektor fem klasser (L,M,N,P,Q), energiforsyning to klasser (S,T) og landbruk én klasse (V). Fem klasser er ennå ikke tatt i bruk (E,R,W,Y,Z). 3. K-3-kodene består av tilleggskodene, som har en &-kode. Disse kan ikke brukes alene, men anvendes kun for å presisere emnet i en sak nærmere. Kodene er generelle og kan derfor brukes til ulike typer saker. VIKTIG FOR SAKSBEHANDLER: Dersom saksbehandler har behov for å opprette ny sak selv, tar han/hun kontakt med arkivet dersom vedkommende er usikker på rett klassering. Kommunenes arkivnøkkel, K-kodeboka, er skannet inn og ligger tilgjengelig for alle saksbehandlere på sak 09/805! Kopi til Kopi av inngående post Arkivtjenesten skal registrere kopi der dette er angitt eller logisk, men det er saksbehandler som har ansvar for at dokumentet blir fordelt riktig. Kopi av utgående post og notater Det er saksbehandlers ansvar å fordele utgående post og sende kopi til dem som skal ha dette. Kryssreferanse jfsak/pres Hvis opprettet sak har sammenheng med eller bør vise til tidligere opprettet sak eller en annen relevant sak, skal kryssreferanse settes inn. Dette gjøres på saksnivå under feltet Jfsak/pres. Her lages ny referanse ved å velge PK-henvisning og deretter oppgis ArkivsakID på sak den gjeldende saken skal kobles til. Det genereres deretter en kobling mellom begge sakene. Referanse Avsenders referanse (angitt som Vår referanse) skal alltid registreres av arkivet hvis den er oppført i et inngående dokument. Dette gjøres i feltet Ref. Det er som regel en henvisning til avsenders saksnr., saksbehandler og år. Registreringen forenkler gjenfinning av dokument og sak. Deres referanse er en henvisning til tidligere brev som Birkenes kommune har sendt. Side 11 av 12
12 Saksansvarlig Saksansvarlig er vedkommende som er ansvarlig for behandling av saken i sin helhet. For at saksansvarlig skal kunne oppføres, må han/hun være registrert som saksbehandler i WebSak. Systemansvarlig sørger for dette etter å ha mottatt Startmelding fra ansattes ansvarlige leder. Saksnummer - arkivsakid Når ny sak opprettes, tildeler journalsystemet automatisk nytt saksnummer/arkivsakid. Sakstittel Denne tittelen er overskriften på saksmappen. Sakstittelen formuleres slik at den gjenspeiler hovedinnholdet i en bestemt sak. Både sakstittelfelt 1 og sakstittelfelt 2 tas i bruk om nødvendig. Rekkefølgen på sakstittel-feltene bør også være i samme rekkefølge som klasseringene, slik at den innholdsmessige logikken bevares. For eksempel: Sakstittelfelt 1. Birkeneshallen Klassering: K1-613 Sakstittelfelt 2. Utleie Klassering: K3-&53 NB! Sakstittelfeltene skal ikke inneholde sensitive opplysninger! Feltene er synlige på den offentlige postjournalen. Skriveregler Skrivereglene er kommunens norm for klart og tydelig språk i forvaltningen, og da særlig ved registrering i sak-/arkivsystemet. Reglene sier noe om oppbygging av saks- og dokumenttittel, forkortelser, dato/tid, begreper m.m. skal registreres. Dette følger av den interne rutinen Skriveregler for registrering i WebSak. (NB! Rutinen må utarbeides ved rullering av arkivplanen) Christer Birkeland Arkivleder Mottakere: Tom Olstad Økonomisjef 4795 BIRKELAND Kopi til: Gro Anita Trøan Kari Kvifte Birkeland Siri Lima Flakk Rådmann Avdelingsleder Side 12 av 12
SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.
KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten
DetaljerPostbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe
Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler
DetaljerRUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK,
RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, SORTERING OG REGISTRERING AV POST POSTMOTTAK TYDAL KOMMUNE... 2 POSTRUTINER FOR LEGEKONTORET... 2 MOTTAK AV E-POST... 3 MOTTAK AV ELEKTRONISKE-SKJEMA (E-SKJEMA)... 3 UTLEGGING
DetaljerRutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere
ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner
DetaljerAll post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I.
Rutine for mottak, sortering og registrering av post Postmottak Tydal kommune All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret,
DetaljerARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE.
ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. Winsak saksnr. 02/5001 - løpenr. 11329/03 Sist revidert: 31. januar 2005 Ansvarlig for ajourhold: Arkivleder. DEFINISJONER: Arkivverdig post: Post som skal tas vare
DetaljerRutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU
Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:
DetaljerVelkommen til nettkurs i saksbehandling i ephorte web og ephorte Outlook Ring inn på telefon Tast kode #
1 Nettkurs ephorte Nina Farahi, senior-/fagkonsulent (ephorte) Velkommen til nettkurs i saksbehandling i ephorte web og ephorte Outlook Ring inn på telefon 23 96 10 04 Tast kode 199193712# Agenda Sak/Journalpost/Dokument
DetaljerInnføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen
Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...
DetaljerHøgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1. Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen
Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1 (INTERNT NOTAT) Versjon 4 Dato: 28. september 2008 Utarbeidet av Arkivleder Jorunn Pedersen Innhold 1 Registrering av interne notat ved HiT 2 Når opprettes interne
DetaljerKontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune
Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og
Detaljerephorte grunnkurs for saksbehandlere
ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og
DetaljerOrdliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk
Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode
DetaljerARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet
ARBEIDSOPPGAVER for arkivarer ved Sentralarkivet Prioritering Veiledning av ledere, saksbehandlere og superbrukere. Veilede saksbehandlere/ledere i bruk av ephorte. Være i dialog med/veilede superbrukerne
DetaljerHvordan unnta et dokument (journalpost) fra offentlighet i WebSak
ID Nfk.F.4.1.4.2.8 Versjon 0.03 Gyldig fra 07.11.2016 Siste versjon 01.03.2017 Forfatter May Moursund Verifisert Godkjent Hvordan unnta et dokument (journalpost) fra offentlighet i WebSak
DetaljerBrukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3.
Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Hva skal registreres og arkiveres?... 5 4. Saks- og journalpostbegrepet...
DetaljerBalsfjord kommune for framtida. Arkivforvaltningen. Balsfjord kommune
Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1 Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder.
DetaljerOpplæring i ESA 8 Saksbehandlere
1 Opplæring i ESA 8 Saksbehandlere Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir
DetaljerBRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 13.10.2014
BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 13.10.2014 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Narum Dato: 13.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret Formålet
DetaljerBRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015
BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 13.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret Formålet
DetaljerHøgskolen i Telemark Arkivseksjonen
Høgskolen i Telemark seksjonen Versjon 12 Journalnr: 2009/304 Dato: 13.10.2011 ets oppgaver, oppfølging, kvalitetssikring Ansvar Driftsoppgaver (Rutiner, veiledninger m.v. finnes i følgende interne dokumenter:
Detaljerephorte grunnkurs for saksbehandlere
ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og
DetaljerStandard dokumentproduksjon
Brukerhåndbok for Kontor 2000 Standard dokumentproduksjon Begreper:... 1 Registrere ny sak:... 3 Unnta saken fra offentlighet:... 3 Fane 1 Parter:... 3 Fane 2 arkiv:... 3 Registrere ny journalpost:...
DetaljerArkivrutiner. WebSak Basis og WebSak Fokus
Arkivrutiner WebSak Basis og WebSak Fokus Dette dokumentet beskriver hvordan kommunene i Nordhordland skal bruke WebSak Basis og WebSak Fokus i sine daglige arkivoppgaver. Grunnlagsdokument for innføring
DetaljerGrunnkurs arkiv. Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dagens meny 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv, slik at saks- og dokumentbehandlingen
DetaljerPostadresse Besøksadresse Kontakt Saksbehandler
Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon Brukerveiledning i for saksbehandlere ephorte versjon 2.1.8.09 september 2008 Innhold: Oppstart og pålogging...2 Skjermbildet...2 Venstremenyen...3 Verktøylinjen...4
DetaljerJOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST
JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE N R. 1700-2 /2007 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i sak 33/07 INNHOLDSREGISTER 1. INNLEDNING... 4 1.1 Bakgrunnen for
DetaljerGrunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen 0900-1130 1130 lunsj 1215-1500 Formål med grunnkurs i arkiv Gode og grunnleggende kunnskaper om arkiv,
DetaljerESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER. for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne
ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne 9. desember 2013 1 Morgenstemning http://www.youtube.com/watch?v=kkorp05l95c 2 HVEM GJØR HVA? - 1 Dokumentsenteret Saksbehandler»
DetaljerHøgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon
Høgskolen i Telemark Sentral arkivfunksjon Brukerveiledning i for saksbehandlere ephorte versjon 2.1.8.09 februar 2009 Innhold: Oppstart og pålogging... 2 Skjermbildet... 2 Venstremenyen... 3 Verktøylinjen...
DetaljerRutiner for utvalgsbehandling
Rutiner for utvalgsbehandling Etnedal kommune Innholdsfortegnelse 1 Formål... 3 2 Omfang... 3 3 Ansvar/myndighet... 3 4 Rollebeskrivelser... 3 4.1 Møtesekretær... 3 4.2 Utvalgsleder... 3 4.3 Stedfortreder...
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Kristiansand kommune Postboks 417 Lund 4604 KRISTIANSAND Dato 31.05.2018 Din ref. 201802212-9 Vår ref. 2018/2553 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport
DetaljerPublisering av fulltekstdokumenter
Publisering av fulltekstdokumenter Bærum kommune Rådgiver Gunn Sværen 01.12.2016 Hvem er jeg? Gunn Sværen Rådgiver, Digitalisering og IT Utvikling Ansatt i Bærum kommune siden 2006 Bakgrunn: bibliotekar
DetaljerDokumentfangst i praksis
Dokumentfangst i praksis Hvordan få kontroll på arkivverdig informasjon fra e-post, SMS, nettsider og sosiale medier? IKATs Kontaktseminar 22. 23. mai 2014 Noark 5 Første versjon ble publisert sommeren
DetaljerMerkantilsamling 2019
-Ein tydeleg medspelar Merkantilsamling 2019 Ruth Wenche Stavik, nestleiar arkiv - Dokumentsenteret ephorte Dei 6 første sidene er gjengangarar, vi tar dei med for at alle nye (og gamle) arkivarar skal
DetaljerOppdatert 1.mai 2011. Rutine for postbehandling, registrering og arkivering ved KHiO
Rutine for postbehandling, registrering og arkivering ved KHiO 1 Innhold Innledning... 3 Formål... 3 Lover og forskrifter... 3 Begrepsbruk... 3 Rutine for overgang til elektronisk arkivering (periodisering)...
DetaljerSaksbehandler: Tom Oddby Arkiv: 041 Arkivsaksnr.: 14/ Dato: PRAKTISERING AV ÅPENHET OG INNSYN I DRAMMEN KOMMUNE
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Tom Oddby Arkiv: 041 Arkivsaksnr.: 14/2364-1 Dato: 24.2.2014 PRAKTISERING AV ÅPENHET OG INNSYN I DRAMMEN KOMMUNE â INNSTILLING TIL FORMANNSKAPET/BYSTYRET: Rådmannens forslag
DetaljerÅpenhet i Bærum kommune
Åpenhet i Bærum kommune Innlegg på Norsk Arkivråds kommunekonferanse 14.02.2012 v/gunn Sværen, rådgiver, Bærum Kommune Agenda Kort om Bærum kommune Åpenhetsindeksen - resultat for Bærum kommune Hva gjør
DetaljerVeileder for ledere i Public 360. Innhold. UiS 2017
Veileder for ledere i Public 360 UiS 2017 Innhold Formålet med veilederen... 2 1. Lederrollen... 2 1.1 Roller i Public 360... 2 1.2 Bytte mellom lederrolle og saksbehandlerrolle... 2 1.3 Stedfortreder...
DetaljerAnsvarlig Dokument Innhold UOFF Merknader
Høgskolen i Telemark RUTINE 3 TILSETTINGSSAK ephorte-sak 2009/305 Versjon: 3 Dato: 13.11.2012 Utarbeidet av: Jorunn Pedersen Innhold: 1. Oppretting av tilsettingssak 2. Dokumenter i tilsettingssaker på
DetaljerDok.dato: Vår Ref: Arkiv: N-051 POSTRUTINAR FOR SENTRALARKIVET - INNGÅANDE POST
SUND KOMMUNE Dok.dato: 30.04.2013 Vår Ref: 2013000469-10 Arkiv: N-051 POSTRUTINAR FOR SENTRALIVET - INNGÅANDE POST POSTMOTTAK, SORTERING OG TILRETTELEGGING Sund kommune har eit felles postmottak for kommunehuset
DetaljerARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER
ARKIV OG SAKSHANDSAMINGSRUTINAR FOR FAMILIESENTER Familiesenteret er eit førebyggjande tilbod til barn, unge, deira foreldre og nettverk. På familiesenteret i Øygarden jobbar familieterapeutar og kommunepsykolog.
DetaljerAGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING
AGDENES KOMMUNE RUTINEBESKRIVELSE POSTBEHANDLING ARKIVERING 1999/revidert 2007 og 2012 Innhold 1. GENERELT... 3 1.1 Generelle krav... 3 1.2 Organisering / ansvar / målsetting... 3 1.3 Rutinebeskrivelsen...
DetaljerOrganisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA
Dokumenteier: Seksjon for Dokumentasjons- Godkjent av: og informasjonsforvaltning A.Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.0 Opprettet dato:29.08.2014 Endret dato: 29.08.2014 Organisering og dokumentasjon av studentmapper
DetaljerRutine for journalføring av dokumenter i personalmappe
Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av
DetaljerTilgangsstyring i PUBLIC 360
Tilgangsstyring i PUBLIC 360 Innholdsfortegnelse TILGANGSKODER...2 ARV AV INSTILLINGER FRA SAK TIL DOKUMENT GRADERING PÅ FILNIVÅ...2 BRUK AV OFFENTLIG OG INTERN TITTEL...3 TILGANGSGRUPPER...4 MEDLEMSKAP
DetaljerJournalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet
Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring
DetaljerRetningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune
Fagområde: Administrasjon Dok. type: Rutine Dok. nr.: BKDOK-2005-00432.01 Rev. dato: 24.06.02 Gyldig til: 31.12.2012 Side 1 av 5 Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune 1. Innledning
DetaljerInformasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune
Informasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune 20.02.2019 Kristin Nilsen, Dokumentasjonssenteret 26. april 2019 Ramberg i Flakstad kommune Foto: Erik Veigård Positive funn
Detaljer1. Lage sak. Søk etter aktuell saksbehandler Trykk Sett en prikk i Trykk. Status: Preutfylt med status R.
1. Lage sak KOKEBOK MILJØENHETEN/BYANTIKVAREN ESA Web september 2009 ny sak (øverst i venstre hjørne) Velg saksart STD Velg sakstype STD Skriv inn en beskrivende tittel: Gateadresse og gnr/bnr skal alltid
DetaljerPOST- OG DOKUMENTBEHANDLING VED HØGSKOLEN I TELEMARK
Høgskolen i Telemark ephorte - Sak 2006/1 - dok. nr. 3 POST- OG DOKUMENTBEHANDLING VED HØGSKOLEN I TELEMARK Bruk av ephorte web Gjeldende f.o.m. 1. mai 2006 Dokumentinformasjon: Versjon: 7 Sist oppdatert:
DetaljerFrokostsamling 6. juni 2008. Ås kommune
Frokostsamling 6. juni 2008 Tema for samlingen er: Litt repetisjon Saksflyt Saker som skannes inn av arkivet Saksmapper; når opprettes og avsluttes sak, gradering av dokumenter Arkivterminologi Litt repetisjon
DetaljerNKF konferanse 2.11.09 Forum for bygg og
NKF konferanse 2.11.09 Forum for bygg og eiendom offentlighetsloven May Britt Dahl Spesialrådgiver Bergen kommune/ Leder NKF Hordaland Bakgrunn for lovendringen Skape tillitt til offentlig forvaltning.
DetaljerProsedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv
Side 1 av 5 Prosedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv Formål Denne prosedyren skal sikre at arkivverdige dokumenter blir arkivert på en sikker
DetaljerInnsyn og offentlighet
Innsyn og offentlighet Avklaringer Innsyn: (ekstern) forespørsel om å få tilgang til saksdokumenter Sikkerhet Gradering Tilgangsstyring Hindre innsyn for andre (utenforstående) Fire lover: Grunnloven offentleglova
DetaljerDa pedagogen møtte arkivaren
Da pedagogen møtte arkivaren Bakgrunn for arbeidet i Moss kommune Lovverk og planer som initierer digitale mapper i skoleverket. Høsten 2008 gjøres vedtak i ledergruppa i Moss kommune om digitale elevmapper
DetaljerArkivrutiner. Etnedal kommune
Arkivrutiner Etnedal kommune Oppdatert aug. 2010 Innholdsfortegnelse 1 Formål... 4 2 Omfang... 4 3 Ansvar/myndighet... 4 3.1 Generelt... 4 3.2 Systemeier... 4 3.3 Ansvar for arkivdanning... 4 3.4 Arkivansvarlig...
DetaljerHva er Sak. Hva er Journalpost
ESA 8.1. 11.02.16 1 Innhold Hva er Sak... 3 Hva er Journalpost... 3 Lage en ny sak... 5 Registrere en ny journalpost... 10 Svar på Journalpost ( svar på brev/innkommen post )... 17 Arkiver e-post... 21
Detaljerephorte Velkommen til ephorte-kurs Viderekommende
ephorte Velkommen til ephorte-kurs Viderekommende Anita Kildemo Flor Seksjon for dokumentforvaltning Trondheim Wenche Bergmo Seksjon for dokumentforvaltning Oslo Agenda Oppstart Agenda Kort om arkivverdighet
DetaljerPeriodisering, bortsetting og avlevering
Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning
DetaljerVedtatt av: Byråd for kultur og næring Vedtatt:
Oslo kommune Byrådet Rundskriv Vedtatt av: Byråd for kultur og næring Vedtatt: 04.11.2004 Erstatter: Saksnr: Eier/ ansvarlig: Byråd for kultur og næring Ikrafttredelse: 04.11.2004 Dok.nr: RS-0073 Rundskriv
DetaljerRutine for journalføring av personalsaker
Rutine for journalføring av personalsaker Alle som har stilling i Lunner kommune har sin egen personalsak. Det ble et skarpt periodeskille i januar 2006, da innførte Lunner kommune full elektronisk arkiv.
DetaljerArkivforvaltningen i Målselv
Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder
DetaljerEvaluering av offentleglova Har den virket etter hensikten? Kontaktseminar 2016
Evaluering av offentleglova Har den virket etter hensikten? Kontaktseminar 2016 Evaluering av offentleglova Lov 19. mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd Trådte i kraft 1.
DetaljerType avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner - navn på tjeneste/produkt - instituttet det er gjort innkjøp for
Rutine for saksbehandling og arkivering av anskaffelser i Ephorte ved MN-fakultetet og institutter Sakstype: Sakstittel: Arkivdel: Én saksmappe per anskaffelse Type avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner
Detaljer5.2 Pressebestillinger
5.2 Pressebestillinger Formål Rutinen skal sikre at pressens bestillinger av dokumenter fra Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP) blir forskriftsmessig behandlet. Andre henvendelser om innsyn håndteres
DetaljerGrunnkurs arkiv. Turid Holen, arkivsjef. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Interkommunalt Arkiv i Vest - Agder
Grunnkurs arkiv Turid Holen, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program: 0900-1130 1130 lunsj 1215 1500 Arbeidsform: innledning om viktige emner - spørsmål og diskusjon i plenum oppgaveløsning
DetaljerOffentleglova. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd. Ikrafttredelse
Offentleglova Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd Ikrafttredelse 01.01.2009 Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd 1 Formål Formålet med lova er å leggje til rette for
DetaljerElevarkiv - rutiner og bestemmelser
Elevarkiv - rutiner og bestemmelser Rådgiver Turid Holen, IKAVA Dagens program 09.00 09.15 Velkommen 9.15 10.00 Arkiv i skolen? 10.15-11.00 Hva skal arkiveres? 11.15-12.00 Innhold elevmappe 12.00-13.00
Detaljerephorteoutlook for leder og saksbehandler
ephorteoutlook for leder og saksbehandler Kvæfjord, Evenes, Tjeldsund Revisjonshistorie Revisjon nr. Revisjonsdato Endringer Revidert av EVRY 2013-2015 2 INNHOLD 1 INNLEDNING... 5 2 Introduksjon til grensesnittet...
DetaljerSVAR - TILBAKEMELDING AV FORELØPIG RAPPORT ETTER TILSYN ARKIV - HEMNE KOMMUNE
Sentraladministrasjon Statsarkivet i Trondheim Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 14/1390-9 057 &58 HK/RÅD/ERO 22.10.2014 SVAR - TILBAKEMELDING AV FORELØPIG RAPPORT ETTER TILSYN ARKIV - HEMNE
DetaljerArkivplan - internkontroll
Arkivplan - internkontroll Pål Mjørlund Kommunearkivkonferansen 2018 Disposisjon Hvorfor har vi internkontroll? Kvalitet i arkiv Verktøy for å sikre internkontroll Hva er internkontroll? Rådmannens internkontroll
DetaljerVedlegg I Rutiner for behandling av innsynskrav
Vedlegg I Rutiner for behandling av innsynskrav Innhold 1 Publisering på offentlig elektronisk postjournal (OEP)... 2 1.1 Hva skjer før publisering i OEP?... 2 1.2 Hva skjer etter publisering i OEP?...
DetaljerSjekkliste Trondheim kommune. Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende
Sjekkliste Trondheim kommune Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende Listen beskriver en trinnvis prosess som må gjennomgås ved utvikling av ett nytt system
DetaljerVelkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)
Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet
DetaljerArkivrutine for PhD programmet Rutine for MN-fakultetet og underliggende institutter Oppdatert:
Opprette sak: Ny saksmappe opprettes dersom det ikke finnes sak eller dersom eksisterende sak er ferdigstilt/avsluttet. Ferdigstilt/avsluttet sak kan gjenåpnes etter vurdering. Sakstittel: Utførende: [Navn
DetaljerHøringsuttalelse fra Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder til ny forskrift om offentlege arkiv
Administrasjonsavdelingen Kulturdepartementet Deres ref. Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Dato 2016/15425 10.01.2017 Høringsuttalelse fra Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder til ny forskrift om offentlege
DetaljerRetningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager
Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Innledning Arkiv er en viktig del av kommunal forvaltning. Arkivene skal dokumentere kommunens saksbehandling, og således være etterprøvbare
DetaljerBERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for service, utvikling og tekniske tjenester. Til administrasjonene
BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for service, utvikling og tekniske tjenester Rundskriv Dato: 24. juni 2002 Saksnr.: 200206442-6 Saksbehandler: MAMI Emnekode: BSUT-0526 Til administrasjonene Bruk av E-post,
DetaljerDokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?
Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og
DetaljerARKIVRUTINER VISMA OPPVEKST BARNEHAGE. Bjugn kommune
5408/2013 ARKIVRUTINER FOR VISMA OPPVEKST BARNEHAGE Bjugn kommune i Arkivrutiner Visma Oppvekst Barnehage Sak/arkiv Bjugn kommune benytter ephorte som kommunalt arkivsystem Visma Oppvekst Barnehage (heretter
DetaljerOpplæring i ESA - Personalsaker
Opplæring i ESA - Personalsaker Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir gjenstand
DetaljerRutinehåndbok. Rutinehåndbok ved NMH. Rutiner for dokumentbehandling og oppbygging av det elektroniske arkivet ved Norges musikkhøgskole Public 360
Rutinehåndbok Rutinehåndbok ved NMH Rutiner for dokumentbehandling og oppbygging av det elektroniske arkivet ved Norges musikkhøgskole Public 360 Versjon 2019 1 Innholdsfortegnelse 0 ENDRINGER... 10 1
DetaljerKvalitetssikring sjekkliste for arkivarar
Kvalitetssikring sjekkliste for arkivarar Arkivaren er sisteinnstans og skal kvalitetssikra bruken av ephorte utført av leiarar, sakshandsamarar og arkivarar. Arkivarane har ei viktig rolle for å halde
DetaljerNorsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK. 12. februar 2015 Jorunn Bødtker
Norsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK 12. februar 2015 Jorunn Bødtker Arbeidsgruppens mandat Foreslå konkrete tiltak innenfor områdene kultur, organisasjon,
DetaljerHARSTAD KOMMUNE HVORDAN SKRIVE INNKALLING TIL DIALOGMØTE 1 I EPHORTE BRUKERMANUAL
HARSTAD KOMMUNE HVORDAN SKRIVE INNKALLING TIL DIALOGMØTE 1 I EPHORTE BRUKERMANUAL 2 1. Start/innledning: 1. Send inn kopi av IOP (skrives ved 4 ukers sykefravær) til postmottak for innscanning og registrering
DetaljerAnbud, innkjøp, anskaffelser og sånn: Journalføring og innsyn. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Anbud, innkjøp, anskaffelser og sånn: Journalføring og innsyn Registrering, journalføring etc. Anbudene registreres i sak-/arkivsystemet. Registrert saks- og dokumentnummer skrives utenpå konvolutten.
DetaljerBrukerdokumentasjon. Outlook2Ephorte Gecko Informasjonssystemer AS Jarle Trydal
Outlook2Ephorte 4.3 01.03.2016 Gecko Informasjonssystemer AS Jarle Trydal INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 INNLEDNING... 3 OVERORDNET BESKRIVELSE... 3 Støttede versjoner... 3 Generelle forutsetninger...
Detaljerpalmar.brunvold@ibisikt.no K 2000 esak NOARK-4 Litt om NOARK-4 funksjonalitet i forhold til K 2000 esak Basis K 2000 esak versjon 5.3 Kan kjøres som KOARK, standard, NOARK-3 eller NOARK-4 De fleste felt
DetaljerOrganisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA
Dokumenteier: Enhet for arkiv Godkjent av: Doknr/versjonsnr: Opprettet dato: Endret dato: Organisering og dokumentasjon av studentmapper ved HiOA Formål: Formålet med rutinen er å få en enhetlig organisering
DetaljerOffentlighet og innsyn. Espen Sjøvoll Norsk Arkivråd 30. januar 2018
Offentlighet og innsyn Espen Sjøvoll Norsk Arkivråd 30. januar 2018 I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova 4 må reknast som saksdokument for organet,
DetaljerTil alle ephortebrukere
Til alle ephortebrukere Det vises til oppfølgingsbrevet etter arkivtilsyn. Denne brukerveiledningen er ment som støtte til deg som saksbehandler, til å følge opp de deler av dokumentoppfølging som hver
DetaljerRUTINEHÅNDBOK FOR POST, - ARKIV- OG SAKSBEHANDLING ÅLESUND KOMMUNE
RUTINEHÅNDBOK FOR POST, - ARKIV- OG SAKSBEHANDLING ÅLESUND KOMMUNE 2 1. Rutine for god forvaltningsskikk / behandlingsmåte i forvaltningssaker... 7 1.1. Generelt... 7 1.2. Begrepet saksdokument... 7 1.3.
Detaljer09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI. Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012.
09/1338-8 060 INFORMASJONSSTRATEGI Hemne kommunestyre, 10.mai 2011. Revidert pr. 06.09.2012. - 1 - Innledning. Hemne kommunes informasjonsstrategi er basert på åpenhet overfor publikum og media. Åpenhet
DetaljerBRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU
BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 - Doktorgradsmapper Versjon/dato for revisjon: 18.03.2015 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 18.03.2015 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret
Detaljerephorte Viktige funksjoner for ledere i ephorte
ephorte Viktige funksjoner for ledere i ephorte Anita Kildemo Flor Seksjon for dokumentforvaltning Trondheim Wenche Bergmo Seksjon for dokumentforvaltning Oslo Agenda Oppstart Kort om arkivverdighet Begreper
Detaljerog effektiv earkivforvaltning
Uttrekks- og avleveringsmodul og effektiv earkivforvaltning Kort om: Hva påvirker og styrer «fremtiden»? ACOS Løsningskonsept og vår erfaring Uttrekk & avlevering i teori Uttrekk & avlevering i praksis
DetaljerVi oversender ikke dokumenter som er gjort tilgjengelige på vårt Saksinnsyn.
Oslo kommune Plan- og bygningsetaten Olivia Paulsen Deres ref.: Vår ref.: 201516426-70 Oppgis alltid ved henvendelse Dato: 05.10.2017 Saksbeh.: Alexander Hexeberg Dahl Arkivkode: 531 Svar på innsynsbegjæring
DetaljerMine restanser. Svare på notat Avskrive restanse
Mine restanser. Svare på notat Avskrive restanse Formål Når du som saksbehandler mottar et dokument som krever oppfølging, kalles dette en restanse og det settes et oppfølgingsflagg på posten. Du får restanse
Detaljer