Publisering av fulltekstdokumenter

Transkript

1 Publisering av fulltekstdokumenter Bærum kommune Rådgiver Gunn Sværen

2 Hvem er jeg? Gunn Sværen Rådgiver, Digitalisering og IT Utvikling Ansatt i Bærum kommune siden 2006 Bakgrunn: bibliotekar Deltar i prosjekt einnsyn - referansegruppen arbeidsprosesser og kvalitetssikring 2

3 Agenda Kort om Bærum kommune Åpenhet verdier, holdninger og kompetanse Prinsipper/omfang/rutiner for publisering Erfaringer 3

4 Bærum kommune 191 kvadratkilometer innbyggere Over 130 nasjonaliteter Visjonen: Sammen skaper vi fremtiden Mangfold-raushet-bærekraft ansatte 200 tjenestesteder

5 Meroffentlighet Kommuneloven 4 pålegger kommunen å drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Dette betyr at kommunen må sørge for at allmennheten får tilgang til den informasjon som er nødvendig for et levende lokaldemokrati. Ønsket om arbeidsro og frykt for kritikk må ikke være til hinder for dette Meroffentlighetsprinsippet skal ligge til grunn ved vurdering av offentlighet. Samtidig skal kommunen sikre at personvernhensyn blir ivaretatt på en forsvarlig måte. 5

6 Verdier 6

7 Rådmannens plattform God arbeidsgiverpolitikk, godt omdømme, læring, endringsvilje, nytenking, lean, medarbeiderskap nettbasert, tilgjengelig, åpen, god service, innbyggerdialog 7

8 Kompetanseheving Kurs om offentlighet og saksbehandling Motivasjon: Hvorfor? Offentlighetsvurdering: Offentleglova Hvordan: Praktisk veiledning 8

9 Prinsipper for publisering Hovedregel er at offentlig journal skal gjøres tilgjengelig på internett Saksdokumenter publiseres dersom disse ikke er unntatt offentlighet eller unntatt publisering 9

10 Dokumenttyper som omfattes Inngående dokumenter Utgående dokumenter N-notater X-notater i plan-/byggesaker X-notater til politisk behandling Øvrige X-notater (dokumenter og journalføringer) anses som interne arbeidsdokumenter, og blir ikke publisert Politiske saksdokumenter Saksframlegg, sakskart, møteprotokoller 10

11 Publiseres ikke Arkivdeler hvor ordningsprinsippet (klassering) er navn eller personnummer/fødselsnummer, er som helhet unntatt fra publisering på internett (dvs både journalopplysninger og dokumenter) Eksempler: Elevmapper grunnskolen Billighetserstatning barnevernsbarn Helsesaker Personalsaker 11

12 Dokumenter unntatt publisering Dokumenter der avsender er privatperson og ber om at dokumentet ikke blir publisert på nett Dokumenter som etter en skjønnsmessig vurdering ikke egner seg for publisering på nett, for eksempel dokumenter som inneholder sjikanelignende omtale eller røper private opplysninger om avsender eller andre privatpersoner. Personsensitive opplysninger som unntaksvis ikke er unntatt offentlighet (ref Personopplysningslovens 2 nr 8) Dokumenter hvor publisering på nett vil innebære krenkelse av immaterielle rettigheter (åndsverk) 12

13 Ansvar og rutiner Saksbehandler: Vurdere om dokumentet er offentlig/skal unntas offentlighet Vurdere om offentlig dokument skal unntas publisering Arkivtjenesten: Inngående dokumenter: Forhåndsklassering/Ikke publiser ved journalføring Utgående dokumenter/notater: Kontroll av saksbehandlers gradering/ikke publiser, ved journalføring Daglig kontroll av postlister før publisering Nødrutine ved feilpublisering (ja, vi gjør feil) 13

14 Kort historikk Startet forsiktig med intern publisering av Plan- og byggesaker i 2006 Gikk «live» på internett januar

15 Automatisk publiseringsrutine Automatisk publiseringsrutine basert på regelsett Nattlige automatiske oppdateringer (mandag-fredag) Stoppes i påske- og juleferie, samt bevegelige helligdager 15

16 Innsynsbaser Postlisten: tilgjengelig ett år tilbake i tid Plan- og byggesaker: 2004 Politiske saker:

17 Skjerming av personnavn Postliste: tilgjengelig ett år Øvrige innsynsbaser: ikke mulig å søke på avsender/mottaker 17

18 Antall publiserte dokumenter Postlisten, siste år: Plan- og byggesaker, totalt hittil: Politiske saker, totalt hittil:

19 Gevinster Åpenhet Fulltekstpublisering har i høy grad bidratt til åpenhet rundt kommunens virksomhet Omdømme - høyt verdsatt tjeneste! En av de mest besøkte sidene på kommunens nettside Innbyggere, organisasjoner, næringsliv og media kan enkelt betjene seg selv og setter stor pris på det Store interne besparelser 106 journalførte innsynsbegjæringer så langt i

20 Hva er viktig for å lykkes? Gjennomgå saksområdene i samarbeid med saksbehandlere/ledere (inkl ROS-analyse) Etablere klare retningslinjer prinsipper, ansvar og rutiner Bistand juridisk kompetanse Forankring i virksomhetens ledelse (må godkjenne retningslinjene) Kontinuerlig opplæring/veiledning og lett tilgjengelig brukerstøtte (endringsledelse) Starte forsiktig med saksområder/arkivdeler som er «greie» og hvor saksbehandlere/ledere er motiverte Gode rutiner for kvalitetssikring og beredskap Prioritere hvor det er viktig å kontrollere grundig Beredskap ved feilpublisering 20

21 Takk for meg! Beredt og modig inn i fremtiden...