Flatanger kommune. Saksframlegg. Oppvekst og kultur Flatanger. Etablering av en kommunal Facebookside

Transkript

1 Flatanger kommune Oppvekst og kultur Flatanger Saksmappe: 2011/ Saksbehandler: Kari Imsgard Saksframlegg Etablering av en kommunal Facebookside Utvalg Utvalgssak Møtedato Flatanger Formannskap Rådmannens innstilling Flatanger kommune oppretter egen Facebook-side i tråd med forslag til retningslinjer utarbeidet av arbeidsgruppen slik det fremgår av saksframlegget.

2 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I Vedrørende bruk av sosiale medier Delta S Vedrørende bruk av sosiale medier i arbeidstiden I Anmodning om å opprette Delta Flatanger hjemmeside på sosialt medie S Anmodning om å opprette hjemmeside på sosialt medie Facebook I Retningslinjer Facebook Cathrine Nielsen Guldvik I FW: Facebookside Postmottak Flatanger kommune I FW: Facebookside Postmottak Flatanger kommune I FW: Facebookside Postmottak Flatanger kommune I FW: Ang forespørsel - Facebookside Postmottak Flatanger kommune U Nedsettelse av arbeidsgruppe med Tove Mette Aune m.fl. mandat som grunnlag for opprettelse av kommunal Facebook-side. S Etablering av en kommunal Facebookside Saksopplysninger Arbeidstakerorganisasjonen Delta v/htv Karin Høstland sendte brev hvor de anmoder om at det opprettes en kommunal hjemmeside på Facebook. Det ble satt ned en arbeidsgruppe i august 2012 som skulle jobbe med etablering av en kommunal hjemmeside på Facebook. Gruppen består av: Kari Imsgard, kultursjef (Leder, og kaller inn til møte) Brit Fløan Øie, sekretær på kommunens servicekontor Tove Mette Aune, konsulent i økonomiavdelinga/it kontakt Mandat: Innen 15.desember 2012 komme med et forslag på innhold, rutiner på drift og forvaltning av tjenesten. Videre må et evt. Investeringsbehov inkl. kostnad konkretiseres, samt forventet årlig ressursbehov på drift beregnes. Arbeidsgruppen har hatt fire møter fra høsten 2012 og fram til våren Pga. sykefravær over tid hos en av representantene i gruppen, har prosessen blitt sterkt forsinket. Arbeidsgruppen har tatt i utgangspunkt i retningslinjer for bruk av Facebook i Namsos kommune, samt KS sitt veikart for sosiale medier i kommunesektoren. I tillegg har arbeidsgruppen gått gjennom retningslinjer for ca. 10 andre kommuner i Norge, samt sjekket ut ca. 10 kommunale Facebook-sider for å se hvordan disse er bygd opp. Arbeidsgruppen har vært i kontakt med ansatte som har ansvar for drifting av Facebook-sidene i Namsos og i Overhalla kommuner.

3 Det er i dag fire facebook-sider med tilknytning til kommunen. Disse er: Klubbstyret (ungdomsklubben); brukes kun av styremedlemmer og leder i ungdomsklubben, Flatanger Ungdomsråd intern, brukes kun av styret, ordfører og sekretær og Flatanger Ungdomsråd som brukes til å informere om arbeidet i ungdomsrådet, og bygdekinoen som brukes til å informere om filmene som kommer på bygdekinoen i Flatanger. Det forventes at opprettelse av en kommunal Facebook-side ikke fører til økte utgifter. Det er gratis å opprette Facebook-side og det forventes at eventuell hjelp til dette kan løses innenfor den IT-ressursen Flatanger kommune betaler for i dag. Tilbakemeldinger fra Overhalla og Namsos kommuner tyder på at det ikke fører så mye ekstraarbeid å besvare henvendelser på Facebook, og det er derfor ikke er nødvendig å øke bemanning for å drifte Facebook-siden. Forslag til retningslinjer for bruk av Facebook i Flatanger kommune Hvorfor skal Flatanger kommune ha egen Facebook-side? Flatanger kommune ønsker å være tilstede på arenaer der vi når mange av våre innbyggere og andre som er interessert i Flatanger. Facebook skal brukes som en kanal for nyhetsformidling, informasjon og kunngjøringer for Flatanger kommune. Redaktøransvar Rådmannen har det overordnede redaktøransvaret. Servicekontoret er webredaktør og har det daglige ansvaret for driften av Facebook-siden. Oppstart av nye aktiviteter på Facebook-siden skal avklares med webredaktør i forkant. Ansattes og enhetenes ansvar Ansatte som deltar i sosiale medier som representant for Flatanger kommune skal følge disse retningslinjene. Den enkelte enhet har ikke anledning til å opprette egen profil på Facebook, men webredaktør kan gjøre unntak dersom dette vurderes som hensiktsmessig. Hovedkanaler for krisesituasjon Flatanger kommune sine nettsider skal benyttes for å gi informasjon i forbindelse med en krisesituasjon. Facebook eller andre sosiale medier skal ikke erstatte krisekommunikasjon på kommunens hjemmeside, men kan være et tillegg til dette og hjelpe til med å spre informasjon. Kommunikasjon til egne ansatte og pårørende vil fortsatt skje i henhold til vedtatte beredskapsplaner. Retningslinjer for kommunens offisielle konto Vær til stede, delta i debatten. Det er viktig at vi deltar og skaper engasjement. Du representerer kommunen. Fremsett meninger og ideer på en respektfull måte. Hvis du henviser til sider på Internett, bør du stille strenge krav til kildene du bruker. Skriv under med navn og tittel. Besvar alltid faktafeil eller spørsmål om kommunens tjenester og tilbud. Svar på alle positive kommentarer, si takk. Tilpass svar ut i fra avsender, form og innhold. Negative kommentarer skal også besvares. Vær positiv når du svarer. Hvis innholdet er irrelevant, ute av sammenheng, støtende, personangrep eller i strid med norsk lov, går vi ikke i dialog. Personangrep og lovstridig innhold fjernes av webredaktør.

4 Beskytt konfidensiell informasjon, arbeidskollegaer og samarbeidspartnere. Unngå å publisere konfidensiell informasjon om planer, strategier eller virksomhet. Bruk gjerne bilder for å fange oppmerksomhet. Husk å avklare opphavsretten til bildene før de legges ut på Facebook-siden. I beredskaps- eller krisesituasjoner er det flatanger kommune sin ledelse som skal informere omverdenen. Saksbehandling skal ikke skje på Facebook. På spørsmål som krever saksbehandling/arkivering må innsenderen gjøres oppmerksom på at det må sendes en formell henvendelse på e-post eller som vanlig brev til kommunen. Politiske henvendelser skal alltid henvises til politisk nivå. Nyheter som legges ut på kommunens hjemmeside under Aktuelt, legges automatisk på kommunens facebook-side. Ansattes bruk av sosiale medier Vær gjerne aktiv i faglige diskusjoner. Støtt opp om våre mål og visjoner. Opptre på samme måte som du ville gjort ellers i hverdagen. Bruk sunn fornuft. Vær bevisst på rollen din som ansatt i Flatanger kommune. Får du spørsmål/kommentarer som er rettet til Flatanger kommune, må du være tydelig på at du svarer på vegne av Flatanger kommune. Vær åpen om hvor du jobber. Presiser når du ytrer deg som privatperson og ikke på vegne av Flatanger kommune. Henvendelser direkte til Flatanger kommune besvares av servicekontoret. Husk at hvis noe først er publisert på Internett så er det vanskelig å slette det. Alle kan gjøre feil. Oppdager du at du har skrevet noe feil/uriktig/uheldig, så rett opp og beklag. Informer webredaktør umiddelbart. Har du spørsmål angående retningslinjene, send en e-post til webredaktør eller servicekontoret. Privat bruk av sosiale medier(facebook, MSN, Twitter og lignende nettsteder) skal ikke skje i arbeidstiden. Ved privat bruk av sosiale medier på fritida bør det utvises stor forsiktighet, og man skal være bevisst på hvordan man omtaler sin arbeidsplass, spesielt med tanke på taushetsplikten og av hensyn til kravet om lojalitet. All offentlig opptreden skal være forenlig med våre etiske retningslinjer. Respons på innlegg. Hvem svarer på hva og hvor hurtig? Besvar relevante spørsmål så fort som mulig, helst samme dag, gi eventuelt et foreløpig svar og en tidsangivelse for når svaret kan forventes. Servicekontoret vurderer om de skal svare, eller om en kollega eller en leder bør besvare henvendelsen. Vurdering Arbeidsgruppens forslag til innhold, rutiner på drift og forvaltning av tjenesten sikrer at den kommunale Facebook-siden og driften av denne ivaretas på en god måte. En egen Facebookside for Flatanger kommune vil øke servicetilbudet i kommunen og gjøre det enklere å kommunisere med innbyggerne, fritidsboligeiere og tilreisende. Ved positivt vedtak settes Facebook-siden i drift tidlig høsten 2014.

5 Rune Strøm Rådmann Gurid Halsvik Oppvekstsjef